展示会受注システムの効果｜転記作業の削減と受注データ活用

◆監修・編集責任者　小園 将隆　2026年9月10日

B2B EC-COLUMN

展示会受注システムとは

展示会受注システムとは、展示会の会場で受け付けた注文をその場でデータとして記録し、基幹システムへ引き渡す仕組みです。紙の注文書を前提にした運用では、会場での記入と社内での打ち直しという2回の入力が発生します。この仕組みの狙いは、入力を1回に減らし、会期中から受注データを社内で共有できる状態へ変えることにあります。得られるものは工数の削減だけではありません。受注確定が前に動き、生産と仕入の判断に使える情報が早く揃います。

紙の運用との違いは、入力の回数と情報の鮮度に表れます。紙の注文書は会場で1枚ずつ書き上げ、会期の後に社内へ持ち帰ってから基幹システムへ入力します。会場と社内で同じ内容を2回扱うため、書き誤りと読み誤りという2種類の誤りが入り込みます。データで受け付ける運用では、入力の時点でマスタと突き合わせるため、登録のない品番や単価の取り違えをその場で弾けます。

受発注システムやBtoB EC（取引先が自社の画面から発注する企業間の通信販売の仕組み）との違いは、想定する場面にあります。BtoB ECは日常の追加発注を受け持ちます。展示会受注システムは、会期という限られた期間に、商談の場で明細をまとめて登録する場面を受け持ちます。商品マスタと取引先マスタを共通の土台にできるため、2つを併用して会期の受注と日常の発注をつなぐ設計も採れます。

対象となる業種は、品番の枝分かれが多く、季節ごとに商品が入れ替わる分野です。アパレル・食品・生活雑貨のように、1品番がカラーとサイズの組み合わせで明細の件数を押し上げる商材ほど、転記の負担が重くなります。業種別の展示会は新規取引の入口として使われ、会期中の受注量が期の計画を左右します⁴。開催形態は自社会場での単独開催、合同展示会への出展、オンラインの併催の3つに分かれますが、受注の入口をデータへ寄せる考え方はどの形態でも変わりません。

会場から使う仕組みであるため、端末と通信の手当てが前提になります。会場のネットワークは来場者と共用になる場合があり、通信が細るとデータの保存に時間がかかります。2025年に公表された公的な統計では、クラウドサービスを利用する企業の割合は8割に近い水準です¹。通信が途切れた場面に備え、端末側で入力を保持して後から送る動きを持つかどうかを確かめておきます。

導入は情報システム部門だけの仕事ではありません。受注管理・営業企画・情報システムの3者が、マスタの持ち主と締切の決め方を先に取り決めておく必要があります。会期の直前に仕様を詰め始めると、商品マスタの登録が間に合わず、会場で品番を呼び出せない事態を招きます。準備の順序を決めることが、会期当日の混乱を抑える一歩になります。

展示会の受注で転記作業が生まれる理由

転記が生まれる理由は、担当者の慣れや能力ではなく、注文を受け取る場所と入力する場所が離れている点にあります。会場での手書き、社内への持ち帰り、基幹システムへの打ち直し、差異の照合という4つの段が並び、同じ内容が2回書かれます。段が増えるほど誤りの入り口も増え、確認の工数が積み上がります。転記を減らす道は、この並びのどこを削れるかを見極めることから始まります。

会場での手書きは、商談の流れを止めないために選ばれてきた方法です。相手の前で画面を操作するより、注文書へ品番と数量を書き込むほうが速い場面もあります。ただし手書きの控えは、書いた本人以外には読み取りづらく、数字の1と7、カラー略号の判別に時間を要します。会期後の入力担当者が書き手へ確認を戻す往復が、見えにくい工数として残ります。

品番・カラー・サイズの展開は、明細の件数を押し上げます。1つの品番に色と丈の組み合わせが並ぶと、1社分の注文書が複数枚にわたります。手書きでは同じ品番を何度も書くため、書き写しの負担が明細の件数に比例して増えます。データで受ける運用では、品番を1回選べば色とサイズの一覧が展開され、数量の欄だけを埋める流れに変わります。

入力の負荷は、会期の終了後に一気に集まります。出荷や生産の締切が動かない一方で、注文書の到着は会期の最終日以降にまとめて発生します。この時期に入力と照合が重なるため、繁忙期の残業と確認漏れが同時に起こりやすくなります。差異の照合を後回しにすると、受注確定が遅れ、取引先への納期回答も後ろへずれます。

転記の誤りは、伝票の直しだけでは済みません。数量の桁を1つ多く入力すれば、在庫の引き当てと生産の指示がその数量のまま進みます。単価の取り違えは請求の差異となり、取引先との確認の往復を招きます。誤りが下流の工程へ流れた後の手直しは、入力の時点で気づく場合と比べて関係する部門が増えます。

どこに時間がかかっているのかは、感覚では判断できません。1回の展示会について、注文書の枚数、明細の件数、入力に充てた時間、照合で見つかった差異の件数の4項目を記録すると、削る対象がはっきりします。この4項目は導入後の比較にも使えるため、最初の会期から残しておく値打ちがあります。

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展示会受注システムの導入で得られる効果

展示会受注システムの効果は、3つの段で現れます。第一に、入力が2回から1回に減り、打ち直しと照合の工数が落ちます。第二に、入力の時点でマスタと突き合わせるため、登録のない品番や単価の取り違えに起因する問い合わせが減ります。第三に、受注データが会期中に社内へ流れ、生産と仕入の判断を前へ動かせます。金額に置き換えやすいのは第一の効果ですが、事業への影響が大きいのは第三の効果です。

工数の削減は、打ち直しと照合の2つに分けて捉えます。打ち直しは注文書の明細を画面へ入力する作業で、明細の件数にほぼ比例します。照合は入力結果と控えを突き合わせる作業で、手書きの読み取りに迷った箇所ほど時間を取ります。データで受ければ両方が消えるのではなく、照合の対象が読み取りの誤りから相手との合意の確認へ移ります。削減の幅は明細の件数と現在の入力体制に左右されますので、自社の記録から見積もる必要があります。

誤りの減少は、問い合わせの件数に表れます。品番と単価がマスタから引かれるため、登録のない品番の受付と旧価格の適用が起きません。数量の桁違いのように人が入力する項目は残りますので、上限の警告や単位の表示で気づける設計が欠かせません。受注の控えをその場で相手と確認できる運用にすると、会期後の食い違いの確認が減ります。

即時共有の効果は、判断の時期を前へ動かす点にあります。会期の初日から受注データが積み上がれば、売れ筋と滞留の傾向を会期中に把握できます。生産の枠取りや仕入の発注を、注文書の入力が終わるのを待たずに検討できます。2025年に公表された日米独の3か国の比較調査があります²。そこでは、取り組みの有無ではなく、集めたデータを判断へ結び付ける度合いが成果の差につながると整理されています²。

効果が出にくい条件も先に押さえておきます。商品マスタの登録が会期に間に合わない場合、会場で品番を呼び出せず、自由入力の欄が使われます。自由入力が増えると、会期後に品番を当てる作業が発生し、転記が別の形で戻ってきます。取引先ごとの掛率や例外の単価が仕組みの外にある場合も、確認の往復が残ります。

効果の範囲を誤って説明すると、社内の期待とずれます。会場での商談そのものは短くならず、相手と決める時間は変わりません。減るのは会期後の打ち直しと照合であり、そこに使っていた人手を確認や納期回答へ振り替える形になります。この振り替えを設計しないまま導入すると、削減した時間が別の作業で埋まり、効果が見えなくなります。

転記をなくすためのデータ連携の考え方

転記をなくす土台は、連携の方式ではなくマスタの整備です。商品マスタと取引先マスタが揃っていれば、会場での入力は選ぶ操作へ変わります。整備が追いつかないまま連携だけを作ると、会場で自由入力が増え、会期後に品番を当てる作業が生まれます。連携の方式はファイル受け渡し・API連携・標準EDIの3つに大別され、取引先の対応状況と社内の体制で選び分けます。

商品マスタは、品番・カラー・サイズ・単価・上代の項目を、会期の開始前に登録しておきます。展示会では新しい季節の商品を扱うため、登録の対象は毎期入れ替わります。登録の締切を会期の何日前に置くかを決めていないと、直前の追加登録が会場での混乱に直結します。廃番と入れ替えの扱いも先に決め、会場で選べる範囲を絞ります。

取引先マスタには、取引先の識別番号、担当者、締切、掛率、与信の枠の5項目を持たせます。展示会では初めて商談する相手も来場しますので、登録のない相手をどう扱うかを決めておきます。仮登録で受け付けて後から本登録へ寄せる運用にすると、会場で商談を止めずに済みます。仮登録の件数と本登録への切り替えの期限を記録しておくと、放置を防げます。

ファイル受け渡しは、所定の形式のデータを書き出して基幹システムへ取り込む方式です。項目名と桁数の取り決めが要りますが、既存の仕組みへ手を入れる範囲は狭く済みます。API連携（外部の仕組みを呼び出すための接続口を使う方式）は、在庫や与信をその場で問い合わせられる点が利点です。応答が遅れた場面の振る舞いを決めておかないと、会場の入力が止まります。標準EDI（業界で共通化された受発注データの様式）を使う方式もあり、発注・出荷・受領・請求といった業務のメッセージが標準化されています⁵。

在庫と与信をどこまで会場で見せるかは、商談の進め方に直結します。実在庫をそのまま見せると、会期中の引き当てが競合し、後から数量を削る連絡が増えます。展示会向けの枠を切り出し、その範囲だけを参照させる決め方が扱いやすくなります。与信は残枠の金額を出すか、超過の警告だけを出すかを、取引先の区分ごとに決めます。

内製で連携を組む場合、3領域の知識が要ります。基幹システムの受注データの設計、データの形式と文字コードの取り決め、会場の通信が不安定な場面の再送の設計です。1つでも欠けると、会期の直前に不具合が出て手入力へ戻る事態を招きます。外部の支援を使うかどうかの判断は、この3領域を社内で賄えるかで決まります。

展示会当日から受注確定までの運用の流れ

運用は、展示会前の準備、会場での受注入力、展示会後の修正受注の3段階で組み立てます。展示会前の準備では商品マスタの登録と取引先の権限設定を終えます。会場での受注入力では品番の呼び出しとその場での内容確認を型として決めます。展示会後の修正受注では、修正受注の反映と受注確定の処理の期限を先に置きます。段階ごとに担当と締切を割り当てると、会期中に迷う場面が減ります。

展示会前の準備で決めるのは、登録の締切と権限の範囲です。商品マスタの登録は、会期の初日から品番を選べる状態を作ることが目的になります。取引先の権限設定では、誰がどの取引先の価格を見られるかを分けます。応援で入る人員へ同じ権限をまとめて渡すと、価格の出し分けが崩れます。会期の前に端末の台数と充電の手当ても済ませておきます。

会場での受注入力は、操作の型を1つに決めておくと速くなります。取引先を選び、品番の呼び出しから色とサイズの一覧を開き、数量の欄だけを埋める流れです。入力を終えたら、その場での内容確認を相手と一緒に済ませます。控えを画面で見せるか印刷して渡すかは、会場の設備で決めます。この確認を省くと、会期後の問い合わせが増えます。

展示会後の修正受注は、件数と期限を管理します。会期中に決めきれなかった数量や、後から届く追加の注文が対象です。修正受注の反映では、いつの時点の内容が正なのかを1つに定めます。受注確定の処理は、生産と仕入の締切から逆算して期限を置きます。期限を過ぎた変更は次の受注として扱う決め方にすると、確定が動きません。

例外の扱いを決めておくと、会場で判断を迫られません。通信が途切れた場面は端末側の保存で受け、復旧後に送る手順を決めます。登録のない品番を求められた場面は、仮の行として受け付け、確定の前に品番を当てます。仮の行の件数を会期ごとに数えると、次回の登録の締切を見直す材料になります。

電子で授受した取引情報を電子のまま保存する扱いは、2024年から求められています³。保存の期間は原則7年で、検索の要件として取引年月日・取引金額・取引先の3項目で探せる状態が挙げられています³。受注の控えをデータで渡す運用へ変える場合、この保存の要件を満たす置き場所を先に決めておきます。紙とデータが混在する期間は、どちらが正かを決めて記録します。

導入前に確認したい要件と注意点

導入前に確認する要件は、会場の前提、権限と価格、保存の3つに整理できます。会場のネットワークと端末は、会期の受注量を支えられるかを実地で確かめます。権限と価格は、取引先ごとの掛率をどこまで画面へ出すかを決めます。保存は、データで授受した取引情報の置き場所と期間を決めます。この3つを詰めずに会期を迎えると、当日の運用が紙へ戻ります。

会場のネットワークは、来場者と共用になる場合があります。共用の回線では、来場が集中する時間帯に通信が細ります。回線を別に手配するか、通信の途切れに耐える動きを持つ仕組みを選ぶかの判断が要ります。端末は画面の大きさと入力の速さで選び、明細の一覧が1画面に収まるかを確かめます。予備の端末と電源の確保も、会期の途中で止まらないための備えです。

価格の出し分けは、取引先ごとに異なる掛率を扱うため注意が要ります。担当者の権限を取引先の区分で分け、担当外の価格が見えない状態にします。応援の人員へ一時的な権限を渡す場合は、期限を付けて会期の終了で切ります。画面へ出す金額を上代だけにするか、掛率の後の金額まで出すかは、会場の人の流れも踏まえて決めます。

データで受け渡した取引情報の保存は、税務上の定めに沿わせます³。受注の控え、修正の履歴、確定の記録のうち、どれが保存の対象になるかを整理します。保存の期間と検索の要件を満たす置き場所を決め、担当と手順を文書にします。仕組みの中に保存の機能があるか、別の置き場所へ移すのかで、運用の手間が変わります。

取引先の側にも前提があります。標準EDIで受け渡す場合、相手の対応の状況によって使える様式が変わります⁵。相手が紙の控えを求める場合は、印刷して渡す手順を残す判断も要ります。受発注のデジタル化を扱う展示の分野が設けられた催事もあり、取引先の受け入れの状況を確かめる場として使えます⁶。自社だけの都合で様式を決めると、会期の後の調整が増えます。

見落としやすいのは、会期の後の作業の割り当てです。転記が減った分の人手をどこへ回すかを決めていないと、削減が数字として見えません。もう1つは、会期ごとの記録の残し方です。注文書の枚数、明細の件数、修正の件数、確定までの日数の4項目を毎期そろえて残すと、次の判断が速くなります。

効果の測り方と社内で合意を得る進め方

社内の合意は、削減の見込みを語るのではなく、現状の作業時間の棚卸しから始めます。現状の作業時間の棚卸し、指標の設定、先行導入、社内展開の4つの段で進めると、判断の材料が順に揃います。指標は入力の時間と差異の件数を軸に置き、会期ごとに同じ物差しで測ります。1つの展示会で先行導入して数字を取り、その結果で範囲を広げる順序が現実的です。

指標は、投資の判断に使える形へ寄せます。1回の展示会について、注文書の枚数、明細の件数、入力に充てた時間、差異の件数、受注確定までの日数の5項目を測ります。時間は担当者ごとの合計で取り、繁忙期の残業の時間と分けて記録します。差異の件数は、原因を読み取りの誤りと合意の齟齬に分けて数えると、改善の当てどころが見えます。

現状の作業時間の棚卸しは、1つの会期を対象に実測します。記憶や見積もりで埋めると、導入の後との比較ができません。入力の担当者へ、開始と終了の時刻を作業の単位で記録してもらいます。手戻りの時間は入力と分けて残し、どちらが多いかを見ます。この記録が、社内の説明で使える材料になります。

先行導入は、範囲を絞って始めます。1つの展示会、1つの部門、扱う品目の一部に限れば、不具合が出ても紙へ戻せます。会期の前に操作の練習の場を設け、応援の人員も含めて手順をそろえます。会期の後に指標を突き合わせ、削減の内訳と残った作業を整理します。ここで残った作業が、次の会期の改善の対象になります。

社内展開の順序は、依存の関係で決めます。マスタの整備が進んだ品目群から広げ、例外の単価が多い取引先は後へ回します。展開のたびに手順書を更新し、応援の人員が読める形にします。情報システム部門の負荷が会期へ集中しますので、他の作業の予定と重ならないよう調整します。

内製で完結させる場合、基幹システムの設計、データの様式、会場の通信の3領域を社内で賄う必要があります。人員の確保が難しい場合、外部の支援を使う判断は、会期に間に合わない事態を避けるための選択になります。判断の材料は、この3領域のどこが欠けているかと、会期までに残された期間です。

よくある質問

展示会受注システムの導入にはどれくらいの期間が必要ですか

期間は、商品マスタと取引先マスタの整備の状況で変わります。マスタが揃っていれば、会場での入力の設計と基幹システムとの受け渡しの取り決めが主な作業です。整備が進んでいない場合は、品番の体系の見直しから必要になります。会期を基準に逆算し、登録の締切と操作の練習の場を先に日程へ置く進め方が現実的です。

費用はどのような内訳になりますか

費用は、初期の設定、利用の料金、連携の開発の3つに分かれます。初期の設定にはマスタの取り込みと画面の項目の調整が含まれます。利用の料金は、会場で使う端末や利用者の数で変わる方式が採られます。連携の開発は、ファイル受け渡し・API連携・標準EDIのどの方式を選ぶかで幅が出ます。金額は条件で変わりますので、自社の明細の件数と会期の数を添えて見積もりを取ります。

会場の通信が不安定な場合でも使えますか

通信の途切れに備えた動きがあるかで判断します。端末側で入力を保持し、復旧の後に送る仕組みであれば、会場の回線が細っても入力を止めずに済みます。回線を来場者と共用する会場では、混雑する時間帯に速度が落ちます。予備の回線と端末を用意し、通信が戻らない場面の手順も決めておきます。

紙の注文書を併用したままでも効果は出ますか

一部の取引先が紙を求める場合でも、データで受ける割合を増やせば打ち直しは減ります。ただし紙とデータが混在する期間は、どちらの内容が正かを決めて記録する必要があります。混在の期間を長く置くと確認の工数が残りますので、切り替えの期限を会期の単位で決める進め方が扱いやすくなります。

取引先ごとに異なる価格を会場で扱えますか

取引先マスタに掛率を持たせ、担当者の権限で表示の範囲を分ける形で扱えます。担当外の取引先の価格が見えない設定にし、応援の人員の権限には期限を付けます。例外の単価が仕組みの外にある場合は、確認の往復が残ります。会期の前に例外の件数を数え、マスタへ寄せられる分を移しておきます。

1. 1　出典：総務省「令和7年版 情報通信白書（クラウドサービスの利用状況）」（2025）　経路
2. 2　出典：独立行政法人情報処理推進機構（IPA）「DX動向2025 － 日米独比較で探る成果創出の方向性」（2025）　経路
3. 3　出典：国税庁「電子帳簿保存法（電子取引データ保存）に関する特設ページ」（2026）　経路
4. 4　出典：一般社団法人日本展示会協会「展示会産業とは（国内の展示会開催規模に関する記載）」（2026）　経路
5. 5　出典：一般財団法人流通システム開発センター（GS1 Japan）「流通BMS（流通ビジネスメッセージ標準）の解説」（2026）　経路
6. 6　出典：RX Japan株式会社「BtoB EC・受発注DX EXPO 来場案内（展示対象・開催概要）」（2026）　経路