FAX受注の費用と費用対効果｜人件費換算と補助上限350万円

◆監修・編集責任者　小園 将隆　2026年9月10日

B2B EC-COLUMN

EC化率43.1%が変えたFAX受注の費用

FAX受注の費用とは、用紙代や通信費ではなく、注文書の確認と入力、そして問い合わせの対応に充てる人の時間を金額へ戻したものです。2024年の企業間取引のEC化率は43.1%で、前年から3.1ポイント上がっています¹。費用対効果は、この人の時間の削減額と、補助を差し引いた実質負担を並べて判断します。

朝の複合機のトレイに、注文書が積まれています。担当者は紙を並べ、品番と数量を指でたどり、受注の画面へ打ち直します。手書きの「1」と「7」が読み分けられず、電話で確かめる。数量が「ケース」か「バラ」かで、もう一度確かめる。この往復のあいだ、出荷の指示は止まったままです。あなたの会社にも、心当たりはないでしょうか。

注文書の受信から差異の照会までを分けて数えると、原価の在り処が見えます。記載内容の確認と受注データの入力は、どちらも人の目と手に頼ります。だから担当者が固定され、紙の読み方と取引先ごとの癖を覚えた人にしか回りません。「あの人しか分からない」という一言が、そのまま受注の段取りになっているのです。

取引の側では、電子化が進んでいます。2024年の国内BtoB-EC市場規模は514.4兆円で、前年比10.6%の増加です¹。同じ年の国内BtoC-EC市場規模は26.1兆円ですから、企業間の取引額は消費者向けを大きく上回ります¹。取引先がWebで発注できる相手を増やしていけば、紙のままの取引だけが手作業として残ります。

この確認と照会に費やした時間は、どの請求書にも載りません。

所定内給与で割り出す受注1件の原価

330,400円を時間あたりへ割り戻す手順

受注1件の原価は、給与額から逆算できます。2024年の一般労働者の所定内給与額は、月額330,400円（男女計）です⁴。この額を自社の所定内労働時間で割れば、1時間あたりの金額が出ます。あとは受注1件の処理時間を掛けるだけです。ここで使う労働時間は、就業規則に書かれた自社の値にしてください。全国の平均の時間数を当てはめると、自社の実態から離れた単価になります。

受注件数と処理時間を自社で実測する取り方

実測は、1週間の受注を数えるところから始めます。取引先ごとに注文書の枚数を数え、1枚あたりの品目数も併せて記録します。次に、受信から入力の完了までを、担当者にストップウォッチで測ってもらいます。測る対象は、確認の電話とその待ち時間を含めた実時間です。

純粋な入力の時間だけを測ると、原価は小さく見えます。「電話が終わるまで手が止まる」時間こそ、費用の本体にほかなりません。測ってみると、入力そのものより確かめる時間の方が長いと気づきますね。

やり直しに戻る時間の数え方

やり直しの時間は、別に数えてください。品番の誤りや数量の単位の違いは、出荷や請求の後で見つかることがあります。その場合、修正は受注の担当者だけで終わりません。倉庫と経理、そして取引先の担当者も巻き込みます。関わった人数と時間を足し、先の時間単価を掛ければ、1件のやり直しの金額が出ます。

紙の受注は、在宅では処理できません。2024年の企業向けの調査では、テレワークを導入している企業の割合は47.3%で、2023年の49.9%から下がっています⁵。導入の目的に業務の効率性（生産性）の向上を挙げた企業は46.9%です⁵。この調査は受注業務そのものを測ったものではありませんが、出社しなければ回らない仕事が残る点は費用の見積もりに入ります。

いまの形を続ける費用は、月額330,400円という給与額を時間へ割り戻した単価の分だけ、毎月出ていきます⁴。

補助を差し引いた導入費用の実質負担

対処は3段で足ります。第一に費用の区分、第二に補助率の確認、第三に実質負担の算定です。この順に見れば、見積書の総額だけで判断することはなくなります。内訳が分かれば、補助の対象になる部分と、ならない部分が分かれます。

費用の区分では、見積書を4つに分けます。初期費用、月額利用料、データ連携費用、保守サポート費用です。データ連携費用は、基幹の仕組みや在庫との受け渡しを作る分にあたります。この4つを分けずに総額で受け取ると、補助の対象の範囲が判断できません。見積書の段階で、項目ごとの金額を書き分けてもらってください。

補助率の確認では、枠ごとの上限額と補助率を照らします。デジタル化・AI導入補助金2026の通常枠は、補助率1/2以内で、4プロセス以上の申請なら上限450万円です³。1プロセス以上の申請は、下限5万円から上限150万円の範囲です³。インボイス枠（電子取引類型）は上限350万円で、中小企業・小規模事業者等の補助率は2/3以内、その他の事業者等は1/2以内です²。枠名・補助率・上限額・受付の時期は年度で改まりますので、公募要領の最新版で確かめてください。

実質負担の算定は、補助額を差し引いた金額を、いまの形を続ける費用と並べる作業です。補助の申請が通るかは、申請の前には分かりません。補助なしの金額でも判断が立つかを、先に確かめてください。

2か月で稼働した移行の費用対効果

費用対効果の判断は、3つの段階に分けます。効果の算定、費用の算定、回収期間の判定の順です。判断軸をこの3つに絞れば、見積書の総額と月額を見比べるだけの検討から抜けられます。

効果の算定では、削減時間の集計から始めます。移行の前と後で、受注1件あたりの処理時間の差を集めます。次が時間単価の掛け戻しです。先の330,400円から出した単価を掛ければ、1か月あたりの金額になります⁴。

費用の算定は、実質負担の確定と月額の年換算の2つです。実質負担の確定では、補助を差し引いた初期費用を押さえます。月額の年換算では、月額利用料と保守サポート費用を年の単位でまとめます。初期費用だけで比べると、月額の側が抜け落ちます。

回収期間の判定では、移行率の想定を先に置きます。取引先の全部が切り替わる前提を置くと、効果は過大に出ます。切り替えに応じる取引先の比率を控えめに置いてから、回収の可否を見てください。

公表されている事例から、期間の目安が取れます。フーヅフリッジ株式会社のBtoB ECサイトは、実質の開発期間が4か月です¹⁰。フリュー株式会社は、3名の立ち上げメンバーで、2か月でのカットオーバーを希望していました⁸。回収期間を考えるときは、この開発の期間を効果が出ないままの期間として先に置いてください。

以降は、自社の条件が標準から外れる場合に、さらに詳しく知りたい方へ向けた内容です。

ここまでの手順を自社の条件で確かめたい場合は、無料相談で要件を整理するのが近道です。

初期費用・月額・連携・保守 — 費用の見直しで確かめる6項目

• 受注1件あたりの処理時間を実測します。受信から入力の完了までを、確認の電話と待ち時間を含めて測ります。

• 時間単価を自社の値で出します。月額330,400円という所定内給与額を、自社の所定内労働時間で割り戻します⁴。

• 見積書を4区分に分けます。初期費用、月額利用料、データ連携費用、保守サポート費用です。

• 補助の枠と上限を照らします。通常枠は補助率1/2以内で上限450万円³、インボイス枠（電子取引類型）は上限350万円です²。

• クラウドの利用料が2年分まで補助の対象に含まれるかを確かめます³。

• 取引先の移行率を控えめに置いて、効果を計算し直します。全部が切り替わる前提では、効果が過大に出ます。

上の並びに順位は付けておりません。順位の出典が取れていないためでございます。

自社の条件がこの並びに収まらない方は、次の型の表から自社に近い行を探せます。

クラウド・発注側負担・少人数・回線終了・書面要件 — 条件別の5つの型

型	当てはまる条件
クラウド利用料込みの見積の型	月額の利用料が費用の中心で、初期費用が小さい
発注側負担での導入の型	自社に予算が付かず、発注側が費用を持つ余地がある
少人数運用の型	受注を数名で回し、専任の担当を置けない
回線終了の期限がある型	受発注に提供終了が予定される回線を使っている
書面要件の対応が要る型	取引条件の明示を紙のやり取りで処理している

クラウド2年分まで補助される費用の内訳

月額の利用料が費用の中心を占める見積では、初期費用に補助を当てる考え方が合いません。クラウドで提供される受発注の仕組みは、初期の設定費用が小さく、稼働の後に毎月の利用料が続きます。第1ブロックの実質負担の見方だけでは、初期費用の補助額しか差し引けません。

この型で見る軸は、金額の大小ではなく経費の区分です。通常枠では、補助の対象になるクラウドの利用料は2年分までとされています³。つまり、月額の何年分が対象に入るかで、実質負担は変わります。見積書の項目名を、公募要領の経費区分の名で書き直してもらってください。

補助を使わない進め方も残しておいてください。初期費用を抑えた最小の構成で、取引先を1社だけ切り替え、効果を測ってから広げる形です。この形なら申請の時期に縛られず、自社の実測値だけで判断できます。

経費区分の読み替えは、公募要領と見積書を1行ずつ突き合わせる作業で、申請の担当者と社内の仕組みを分かる担当者が同じ表を見ながら進める手間がかかります。

費用の項目	補助の対象として確かめる点
ソフトウェアの利用料	クラウドの利用料が2年分まで対象に入るかを確かめます
データ連携の費用	対象の経費区分に該当するかを公募要領で確かめます
保守サポート費用	対象になる期間と範囲が定められているかを確かめます
自社の人件費	申請の対象になる経費かどうかを確かめます

発注側負担で導入する上限350万円の枠

自社に予算が付かない場合、受注側の投資としては通せません。受注業務の手間は自社にありますが、注文の出し方を決めるのは発注側です。第1ブロックの手順は、自社が費用を持つ前提で組んでいます。

この型の軸は、費用の負担の主体です。インボイス枠（電子取引類型）の補助上限額は350万円で、中小企業・小規模事業者等の補助率は2/3以内、その他の事業者等は1/2以内です²。発注側が導入し、取引先が使う形を前提とする枠ですので、受注側の負担の扱いは公募要領で確かめてください。

持ちかける順序を決めておいてください。まず自社の受注件数と処理時間の実測値を示します。次に、発注側の検収と請求の手間がどこで減るかを示します。補助の枠の話は最後です。先に制度の話から入ると、相手方には自社の都合として届きます。

発注側との交渉は、自社の実測値を1枚の資料に落とす作業に加えて、相手方の申請の時期へ合わせる調整が必要で、担当者が動く期間は長くなります。

負担の主体	確かめる点
発注側	補助上限350万円と補助率の適用を確かめます
受注側	仕組みの利用にかかる負担の有無を確かめます
双方	データ連携の費用をどちらが持つかを決めます

3名で受注を回す体制への移行費用

受注を数名で回している場合、専任の担当を置けません。電話とFAXの人手は、担当者が一人休むと止まります。第1ブロックの実測も、測る人の手が空かなければ進みません。

この型の軸は、機能の範囲です。フリュー株式会社は、3名の立ち上げメンバーで、2か月でのカットオーバーを希望しました⁸。少人数で立ち上げるなら、機能を絞る判断を先に決めておく必要があります。取扱商品点数が2万点というBtoB ECサイトの事例もあり、点数が多い場合は商品情報の整備に手間が寄ります⁹。

決め方は、残す業務から書き出す形にしてください。人手で残す業務を先に決めれば、仕組みに載せる範囲が自然に決まります。逆から進めると、機能の要望が増え、稼働の時期が後ろへずれます。

少人数での立ち上げは、機能を絞る判断を短い期間で重ねる作業で、受注の実務を知る担当者が要件の決めに関わり続ける必要があります。

絞る対象	少人数運用での扱い
商品情報	取扱商品点数が多い場合は整備の順序を先に決めます
価格の出し方	取引先ごとの掛率は代表的な区分に寄せます
承認の段取り	与信の確認は既存の運用に合わせます
問い合わせの受け	電話の窓口を残す範囲を決めます

2028年の回線終了から逆算する移行期限

受発注に使っている通信の回線に期限がある場合、検討の時期を自社では選べません。公表されている提供終了の予定年は2028年で、新規の申込の受付は2024年に終わっています⁷。第1ブロックの手順は、時期を自社で決められる前提で組んでいます。

この型の軸は、期限からの逆算です。提供の終了、新規の申込の受付の終了、通信の方式ごとの終了は、それぞれ別の期日です。混同すると、予算計上の年度を1年ずらすことになります。自社が使っている方式について、公表資料で期日を確かめてください。

逆算は、予算計上の年度から始めます。稼働を求める時期を置き、そこから開発の期間を差し引きます。公表されている事例では実質の開発期間が4か月ですので、これを目安の1つに使えます¹⁰。稼働の後に取引先の登録が続く期間も、見込んでおいてください。

期限からの逆算は、予算の年度と取引先の切り替えの順序を同時に決める作業で、稼働の後の登録の期間まで見込む手間がかかります。

確かめる期日	内容
提供の終了	2028年が提供終了の予定年として公表されています
新規の申込	2024年に新規の申込の受付が終了しています
方式ごとの終了	通信の方式ごとに時期が分かれるため公表資料で確かめます

2026年施行の書面要件と受注の記録

取引条件の明示を紙でやり取りしている場合、受注の記録の残し方が課題になります。中小受託取引適正化法は2026年に施行されます⁶。第1ブロックの費用の話とは別に、記録の要件が加わります。

この型の軸は、記録が後から確かめられるかどうかです。電磁的方法による提供が認められる範囲は、条文と公表資料で確かめてください。適用の対象になる基準も、自社の取引の形に当てて条文で確かめる必要があります。

受注の画面に残る記録を、そのまま証跡として使える形にしておいてください。注文の受け付け、条件の提示、確定の時点が別々の場所に散らばると、後から取り出せません。紙とWebが混在する期間は、記録の置き場を1つに寄せてください。

条文の確認と社内の運用の見直しは並行して進む作業で、法務の確認と受注の担当者の手順の直しを同じ時期に進める必要があります。

確かめる事項	確かめ方
施行の時期	2026年に施行される点を公表資料で確かめます
適用の対象	自社の取引が対象になる基準を条文で確かめます
明示の方法	電磁的方法による提供の可否を条文で確かめます
記録の保存	受注の記録を後から取り出せる形を社内で決めます

この型に当てはまる場合は、判断の抜けによる手戻りを防ぐために、無料相談で自社の条件を持ち込むのが確実です。

要点の整理

判断の軸	置く基準
受注1件の原価	月額330,400円という所定内給与額を自社の労働時間で割り戻した単価に、実測した処理時間を掛けます
導入費用の実質負担	通常枠は補助率1/2以内で上限450万円、インボイス枠（電子取引類型）は上限350万円で見ます
回収期間	実質の開発期間が4か月という事例を、効果が出ないままの期間として先に置きます
補助対象の区分	クラウドの利用料が2年分まで対象に入るかを、経費区分の名で確かめます
費用の負担の主体	発注側が費用を持つ枠を使うかどうかを、実測値を示してから決めます
外部から来る期限	2028年の回線の提供終了の予定と、2026年施行の取引条件の明示の要件から逆算します

よくある質問

導入費用の見積書は、どの項目に分けて出してもらえばよいですか

初期費用、月額利用料、データ連携費用、保守サポート費用の4つに分けてもらってください。項目名を公募要領の経費区分の名に合わせると、補助の対象になる範囲がそのまま判断できます。総額だけの見積書では、補助を差し引いた実質負担を出せません。

補助金の枠や補助率は、いつ確かめ直せばよいですか

申請を決める前に、公募要領の最新版で確かめてください。枠名・補助率・上限額・受付の時期は年度で改まります。制度の名も改まっているため、以前の資料の名で探すと最新版に行き当たりません。通常枠の補助率1/2以内、上限450万円という値も、年度ごとに確かめる対象です³。

取引先がFAXのままの場合、費用対効果はどうなりますか

切り替えに応じた取引先の分だけ、効果が出ます。紙の受注が残る間は、確認と入力の手間も残ります。回収期間を出すときは、移行する取引先の比率を控えめに置いてください。全部が切り替わる前提で計算すると、効果は過大に出ます。

人件費の換算に使う金額は、平均の給与額でよいのですか

自社の給与額があるなら、そちらを使ってください。手元にない場合の目安として、2024年の一般労働者の所定内給与額は月額330,400円（男女計）です⁴。この額を自社の所定内労働時間で割り戻し、実測した処理時間を掛けます。労働時間は就業規則の値にしてください。

回線の提供終了の期日は、どれを見ればよいですか

自社が使っている通信の方式について、公表資料で個別に確かめてください。提供終了の予定年は2028年、新規の申込の受付の終了は2024年で、これらは別の期日です⁷。通信の方式ごとの終了の時期も分かれます。1つの年で覚えると、予算計上の年度を誤ります。

クラウドの利用料は、何年分まで補助の対象になりますか

通常枠では、補助の対象になるクラウドの利用料は2年分までとされています³。3年目以降の利用料は自社の負担として、年単位の費用に足してください。月額の利用料が費用の中心を占める見積では、この年数が実質負担を左右します。

1. 1　出典：経済産業省「令和6年度電子商取引に関する市場調査の結果を取りまとめました」（2025年）　経路
2. 2　出典：中小企業庁・独立行政法人中小企業基盤整備機構「デジタル化・AI導入補助金2026 インボイス枠（電子取引類型）」（2026年）　経路
3. 3　出典：中小企業庁・独立行政法人中小企業基盤整備機構「デジタル化・AI導入補助金2026 通常枠」（2026年）　経路
4. 4　出典：厚生労働省「令和6年賃金構造基本統計調査 結果の概況」（2025年）　経路
5. 5　出典：総務省「令和6年通信利用動向調査報告書（企業編）」（2025年）　経路
6. 6　出典：公正取引委員会「中小受託取引適正化法（取適法）関係」（2025年）　経路
7. 7　出典：東日本電信電話株式会社「INSネットの新規申込受付・提供終了について」（2024年）　経路
8. 8　出典：株式会社フューチャーショップ／EC-Rider「導入事例 フリュー株式会社様」（2016年）　経路
9. 9　出典：EC-Rider「導入事例 株式会社ポディウム様」（2025年）　経路
10. 10　出典：EC-Rider「導入事例 フーヅフリッジ株式会社様」（2017年）　経路