手書き注文書からの移行、拠点ごとに時期をずらす併用は可能か｜順序と期間の判断基準

◆監修・編集責任者　小園 将隆　2026年9月20日

B2B EC-COLUMN

手書き注文書からの移行、拠点ごとの併用は可能か

拠点ごとに時期をずらした併用は可能です。ただし期限を決めない併用は注文の行き違いやデータの二重管理を招きやすいため、対象拠点と終了時期、新旧の見分け方を先に決め、切替後は旧方式を速やかに終える進め方が基本になります。同じ取引先が複数拠点と取引している場合は区切り方を変える必要があります。

手書きの注文書から新しい受発注システムへ切り替える場面では、全拠点を同じ日に一斉に切り替える方法と、拠点ごとに時期をずらして新旧の方式をしばらく併用する方法が考えられます。
拠点ごとに時期をずらす併用は、運用として可能です。受発注の窓口が拠点単位で分かれていて、どの拠点宛の注文をどちらの方式で受けるかを切り分けられるなら、切替の単位を拠点に置けるからです。
一方で、可能であることと、期限を決めずに続けてよいことは別の話です。併用は新しい方式に慣れる時間を確保する代わりに、同じ業務を二通りの手順で回す負担を引き受ける選択でもあります。

併用を選ぶ理由として実務上わかりやすいのは、うまくいかなかったときの影響範囲を小さく保てる点です。
全拠点を一斉に切り替えると、想定外の不具合や操作の不慣れが起きたときに、受注そのものが全社で滞ります。先に一つの拠点だけを新方式にしておけば、そこで見つかった手直しを残りの拠点の切替前に反映でき、問い合わせ対応も一か所に集中させられます。
また、手書き注文書の運用では、受け取った注文書を担当者が基幹システムへ入力し直す作業が発生します。食品業の受注業務を対象とした2023年の調査では、注文書の手入力に手間を感じると回答した割合は60%でした¹。この入力の負担は拠点ごとに事情が異なることもあり、負担の重い拠点から先に手当てするという考え方は取りやすいものです。

逆に、一斉に切り替えたほうが早く終わる場合もあります。
拠点数が少なく、注文書の様式や受付の運用に拠点間の違いがほとんどなく、切替当日に各拠点へ支援を回せる体制が組めるのであれば、併用の期間そのものが不要になります。併用は移行を確実に進めるための手段であって、それ自体が目的ではありません。
自社がどちらに近いかは、拠点間で運用がどれだけ揃っているかと、切替直後に人を割けるかどうかを見れば見当が付きます。

併用を進めると決めた場合、始める前に決めておきたいことがあります。併用の対象にする拠点、併用を終える時期、併用中に新旧どちらで受けた注文かを見分ける方法、そして問い合わせの受け先です。
この四つが決まらないまま「しばらく両方で」と始めると、どの注文がどこで処理されているのかを社内の誰も把握できない状態になりやすくなります。終わりの時期については、後述のとおり外部資料から一律の目安を引くことはできませんが、決めないまま始めないという点は先に固められます。

手順としては、対象と期限を決めてから先行拠点を切り替え、併用期間中に新旧のデータを突き合わせて手直しし、残る拠点を順に切り替えて、最後に旧方式の受付を終える、という流れになります。
このうち見落とされやすいのが最後の段階です。旧方式を終える日が工程表に載っていないと、切替が済んだ拠点でも念のために手書きの注文書が残り続け、二重の窓口がそのまま固定化してしまいます。

併用期間中に起こりやすい問題と対処の考え方

併用期間に問題が出やすいのは、同じ一件の注文が新旧のどちらにも記録される場合と、どちらにも記録されない場合です。
前者は、取引先が念のため両方の方法で送った、あるいは拠点の担当者が手書きの控えを作ったうえでシステムにも登録した、といった経緯で起こります。後者は、切替日をまたぐ注文について、送る側と受ける側が「もう新方式のはず」「まだ手書きのはず」と互いに思い込むことで起こります。
どちらも、受け付けた注文の単位に一意の番号を付け、どの方法で受けたかを記録として残しておけば、後から突き合わせて気づくことができます。

併用中は、注文の内容や受付の有無を電話やメールで確かめるやり取りも増えやすくなります。同じ調査では、注文の確認連絡に手間を感じると回答した割合は41.1%でした¹。移行前から確認の負担が一定程度ある状態に、併用に伴う確認が上乗せされる形になります。
そのため、併用期間中の問い合わせを受ける窓口を先に決め、取引先へも切替日と窓口を事前に伝えておくと、拠点ごとの個別対応が積み重なる事態を避けやすくなります。窓口を決めるときは、拠点の担当者が判断に迷ったときに聞く先と、取引先が問い合わせる先を分けて考えると整理しやすくなります。

なお、併用期間中の具体的な防止策は、導入するシステムの仕様によって変わります。
ベンダーから提示される移行手順ガイドやデータ出力仕様には、併用時に想定されている運用や、出力できる項目の範囲が記載されていることがあります。本記事では各社の原文を確認していないため、どの製品でも同じ対処ができるとは書けません。
ここで挙げた番号の付け方や窓口の一本化は、手元の仕様を確認したうえで自社の運用へ落とし込むための出発点として読んでください。仕様に照らして実現できない部分があれば、その分は人手の確認で補うのか、切替の単位を変えるのかを判断することになります。

もう一点、見落としやすいのが締め処理との関係です。月次の締めをまたいで併用すると、同じ月の売上や在庫の動きが二か所に分かれて残ります。
締め日を境に受付方法を切り替える、あるいは締めの前後で必ず件数を突き合わせるなど、締めとの関係を先に決めておくと、月次の集計で差分を追う作業を減らせます。この判断は自社の会計や在庫の運用に依存するため、経理や在庫管理の担当を交えて決める必要があります。
対象と期限、併用中の運用の型が見えたら、次に決めるのはどの拠点から切り替えるかです。

拠点ごとの移行順序をどう決めるか

どの拠点から切り替えるべきかについて、取引量や拠点規模と適切な順序の関係を示す一次資料は、今回の調査では確認できませんでした。
そのため以下は、確認済みの事実ではなく、実務上の判断材料の整理として読んでください。順序そのものに唯一の正解があるわけではなく、自社のどの条件を重く見るかによって結論は変わります。

順序を決める前に、拠点ごとの運用がどれだけ違うのかを洗い出しておくと、その後の判断が楽になります。
同じ手書きの注文書といっても、拠点によって様式が違う、電話で受けた内容を担当者が注文書に書き起こしている、値引きや納期の扱いが口頭の慣行になっている、といった差が残っていることがあります。こうした差は新方式へ載せ替える段階で表に出るため、先に把握しておけば、どの拠点で手直しが増えそうかを見積もれます。
洗い出しは、拠点ごとに直近の注文書を何件か集め、項目の違いと例外的な扱いを並べるだけでも足がかりになります。

検討の材料は、大きく三つに分けると整理しやすくなります。取引の量と様式、拠点の体制、回線と機器の状況です。
取引の量と様式は、切替によって得られる効果の大きさと、想定しておくべき例外の多さの両方に効きます。拠点の体制は、切替直後の問い合わせや手直しを吸収できるかどうかに効きます。回線と機器の状況は、そもそも切替の時期を自由に選べるかどうかに効きます。

先行拠点を小さめの拠点にする考え方の利点は、影響の範囲を限定できることです。
注文件数が少なければ、不具合が出ても手作業で追いつける余地があり、切替直後の混乱が取引全体へ波及しにくくなります。一方で、件数が少ない拠点では例外的な注文の型が出そろわず、本格展開してから初めて見つかる問題が残ります。

逆に、取引件数の多い拠点や注文書の様式が多様な拠点を先にする考え方もあります。
難しい条件を先に通しておけば、その後の拠点で確認すべき点が減り、全体の期間を短くできる場合があります。ただし、うまくいかなかったときの影響も大きいため、切替直後に人員を厚く配置できることが前提になります。
どちらを選ぶかは、手直しに割ける人員と、受注が滞ったときに許容できる影響の大きさで決まります。どちらが優れているとは言えず、自社の条件に照らして選ぶ性質の判断です。

見落とされやすいのは、同じ取引先が複数の拠点と取引している場合です。
一方の拠点だけを新方式にすると、その取引先は同じ時期に新方式と手書きの二通りの送り方を使い分けることになります。取引先側の手間が増えるだけでなく、送り先や送り方を取り違える原因にもなります。
取引先の重なりが大きい場合は、拠点単位ではなく取引先単位で区切る、あるいは重なりの大きい拠点同士を同じ回で切り替えるといった調整が必要になります。どの取引先がどの拠点と取引しているかは、順序を決める前に一覧にしておくと判断が早くなります。

時期の面では、拠点ごとの繁忙期を避けることが実務上の制約になります。
受注が集中する時期に切替を重ねると、操作に不慣れな状態で処理量の山を迎えることになります。年度や季節で受注に山谷がある場合は、山の前後を外した期間を先に押さえ、そこから逆算して準備や研修の日程を置く進め方が取りやすくなります。
順序と時期の枠組みが決まったら、次に決めるのは併用を実際にどれだけの期間続けるのかという問題です。

併用期間の目安と電話回線のIP網移行という制約

併用期間の長さについて、何か月が適切だと示す公的な基準は今回の調査では確認できませんでした。
そのため、標準の月数を持ち出すことはできません。代わりに、期間を決めるための区切りの置き方を整理します。判断の材料になるのは、取引先へ切替を通知してから実際に切り替わるまでに必要な時間、月次や年度の締めとの関係、そして併用の負担に耐えられる人員の余力です。

通知に要する期間は、取引先の側でも社内の手順を変える必要があるため、こちらの準備期間だけでは決められません。
取引先ごとに事情が違う以上、一律の通知期間を置いたうえで、対応が難しい取引先とは個別に期日を調整する形が現実的です。締めとの関係では、併用の開始と終了を締め日に合わせると、集計が期間の途中で分断されるのを避けられます。
人員の余力については、併用中は新旧の両方の手順を回すことになるため、通常期の人数のまま長期間続ける前提を置かないほうが安全です。

併用期間中は、拠点の担当者が新旧どちらの手順も把握している必要があります。
そのため、切替前の手順書をそのまま置き換えるのではなく、併用中だけ有効な手順を別に用意し、併用の終了時に破棄する形にしておくと混乱を避けやすくなります。手順書には、どの注文をどちらの方式で受けるか、判断に迷ったときの問い合わせ先、そして併用の終了予定を書いておきます。
操作に不慣れな担当者がいる拠点では、切替の初回だけ支援に入る、最初の数日は入力内容を別の担当が確認する、といった手当ても考えられます。ただし、新しい方式が最初から必ず現行より遅くなると決まっているわけではないため、どの程度の支援が要るかは事前に実際の注文で試して判断するのが確実です。

期間を区切るうえで、もう一つ考えておきたい外部の事情があります。手書きの注文書をFAXでやり取りしている場合、FAXが乗っている固定電話網そのものが移行の途上にあるという点です。
総務省の情報通信審議会報告書では、2017年時点で、固定電話網からIP網への移行を2025年までに完了する方針が示されていました²。これは2017年時点の計画に関する記載であり、現在の進捗や、自社が契約している回線が実際にどのような扱いになっているかは、同省の最新の公表資料と通信事業者への確認で改めて把握する必要があります。

この事情が併用の判断に関係するのは、併用期間を長く取るほど、旧方式が前提としている条件そのものが動く可能性を抱え込むことになるためです。
回線の方式が変わった場合にFAXの送受信がどうなるかは、利用している機器や契約の内容によって異なり、一律には言えません。だからこそ、併用を無期限に延ばさず、終了時期を決めて工程に載せておくことが、外部の変化に振り回されないための現実的な備えになります。
回線や複合機の更新予定がすでにある拠点については、その予定と切替時期を突き合わせ、同じ時期に二つの変更が重ならないように配置することも検討できます。

併用を予定どおり終えられない場合もあります。
そのときに必要なのは、期限を曖昧に延ばすことではなく、延長する範囲と理由、そして新しい終了時期を決め直すことです。たとえば、特定の取引先だけが手書きを続けているなら、その取引先に限って受付を残し、拠点内の他の取引は新方式へ寄せるという切り分けができます。
全体の併用を延ばすのか、一部だけを残すのかを区別すると、抱える負担の大きさが変わります。残す場合は、対象と期限を一覧にして社内で共有し、拠点ごとの判断で手書きの受付が広がらないようにしておきます。

拠点ごとに時期をずらした併用は可能ですが、成否を分けるのは併用そのものの巧拙よりも、対象と終了時期を先に決めているかどうかです。
順序は取引の量と様式、拠点の体制、回線と機器の状況から自社の条件に合わせて選び、期間は取引先への通知と締めの区切りに合わせて決めます。そのうえで、旧方式を終える日を工程に明記しておけば、併用は移行を助ける手段として機能します。

拠点ごとの併用が可能だと分かっても、自社のどの拠点から、どの期間で切り替えるかは、取引先の重なりや拠点ごとの体制、回線の状況を並べて見ないと決められません。手元の移行手順ガイドとデータ出力仕様を読み解く段階で、判断材料の整理を一緒に進める相手がいると、順序と期限の検討が具体化します。

拠点ごとの受注件数と取引先の重なりを整理したうえで、先行拠点の候補と併用の終了時期の置き方、繁忙期を外した切替時期の候補を確かめられます。無料相談で要件を整理する

併用を続けやすい場合と、早めに終えるべき場合

併用によって増える確認や突き合わせの負担が、拠点の中に収まるか外へ広がるかという条件で分けて並べています。

• 受注の窓口が拠点ごとに分かれていて、同じ取引先が複数の拠点と取引していない場合は、併用の影響が拠点の中に収まりやすく、期間を取りやすくなります。

• 同じ取引先が複数の拠点と取引している場合は、取引先側に二通りの送り方が生じるため、併用を短く区切るか、拠点単位ではなく取引先単位で区切る調整が必要になります。

• 月次や年度の締めをまたぐ併用は、集計の突き合わせ作業が増えます。開始と終了を締め日に合わせられるなら、確認の手間は小さく収まります。

• 切替直後の問い合わせや手直しに人員を割ける拠点なら併用を短くできますが、割けない拠点では準備と支援の期間を別に確保したうえで時期を決めます。

• FAX回線や複合機の更新予定が近い拠点は、回線側の変更と受発注方式の変更が重ならないよう、どちらを先にするかを決めてから切替時期を置きます。

同じ取引先が複数の拠点と取引していることが分かった時点で、拠点単位の区切りから取引先単位の区切りへ考え方を切り替えます。

要点の整理

軸	基準
併用の可否	対象拠点・終了時期・新旧の見分け方・問い合わせ先を決めたうえでなら可能
移行順序	取引の量と様式、拠点の体制、回線と機器の状況を照らし合わせて選ぶ
取引先の重なり	複数拠点と取引する先がある場合は取引先単位で区切るか同じ回でまとめる
併用期間	通知に必要な時間と月次・年度の締めの区切りに合わせて決める
旧方式の終了	終了日を工程に明記し、延長する場合は範囲と新しい期限を決め直す
回線の前提	固定電話網のIP網移行の進捗は最新の公表資料と通信事業者へ確認する

併用期間中の二重登録の防ぎ方や締めとの突き合わせ手順は、導入するシステムの出力仕様と自社の会計・在庫の運用に左右されるため、一般論のままでは自社の手順に落ちません。仕様の確認と運用の設計を同時に進める段階で相談すると、後戻りを減らせます。 受付番号の付け方、本社側で二系統を区別する取り込み方、締めとの合わせ方、旧方式を終える日の工程への載せ方を、自社の運用に沿って具体化できます。

よくある質問

手書き注文書と新システムを併用する期間中、控えの保管方式はどちらに統一すべきですか

併用期間中も、控えを探すときの手間を考えると保管先は片方に寄せておくほうが扱いやすくなります。ただし、どちらに寄せるかは自社の文書保存の規程と取引先との取り決めによって決まるため、一律に新しい方式へ統一すべきとは言えません。<br>実務上は、手書きで受けた分についても受付の記録を新方式側に残し、原本の保管は従来の規程に従う、という形で参照先と保管先を分ける方法があります。この場合は、記録と原本が対応していることを確認する手順を決めておく必要があります。<br>いずれの方法を取る場合も、併用の終了時点で保管方法をどう戻すのかまで決めておくと、期間が終わった後に二通りの保管が残らずに済みます。

拠点ごとに移行時期が異なる場合、本社の受注・在庫管理システムとの連携はどう調整すればよいですか

拠点ごとに移行時期が違うと、本社側には新方式から届くデータと、手書きの注文書から入力されたデータの二系統が同時に集まります。<br>まず確認したいのは、ベンダーのデータ出力仕様で、どの項目がどの形式で出せるのか、拠点や受付方法を見分けられる情報が含まれるのかという点です。ここが分からないまま連携の設計を進めると、本社側で二系統を区別できなくなります。<br>出力できる項目を把握したうえで、取り込み時に受付方法の区分を付ける、締めのタイミングで件数を突き合わせる、といった運用を決めます。データが出せることと連携が実際に動くことは別なので、試験用のデータで一度通してから本番の切替日を確定すると安全です。

取引先が手書きの注文書のままの場合、いつまで受け付ける必要がありますか

いつまで受け付けるかは取引先との取り決めで決まるため、自社の都合だけで打ち切れるとは限りません。<br>現実的な進め方は、切替の予定時期を早めに伝えたうえで、取引先ごとに移行の可否と時期を確認し、対応が難しい先については受付を残す期限を個別に合意することです。全社で一律の期限を置きつつ、例外だけを個別の合意として管理すると、どの取引先が未対応かを把握しやすくなります。<br>受付を残す場合も、対象の取引先と期限を一覧にして社内で共有しておかないと、拠点ごとの判断で手書きの受付が元に戻ってしまうことがあります。

併用期間中にFAX回線側でIP網への移行が進むと、注文データの授受方法に影響はありますか

総務省の情報通信審議会報告書では、2017年時点で、固定電話網からIP網への移行を2025年までに完了する方針が示されていました²。ただしこれは2017年時点の計画に関する記載であり、現在の進捗や自社の回線がどう扱われるかは、同省の最新の公表資料と契約している通信事業者への確認が必要です。<br>FAXが直ちに使えなくなると決まっているわけではありませんが、利用している機器や契約の条件によって影響の出方が変わるため、併用期間を長く取るほど前提を確認し直す手間が増えます。<br>併用の終了時期を決めるときに、拠点ごとの回線や複合機の更新予定を並べて確認しておくと、受発注方式の変更と回線側の変更が同じ時期に重なる事態を避けられます。

1. 1　出典：株式会社ハンモック「食品業の受注業務に関する実態調査」（2023年）　経路
2. 2　出典：総務省「固定電話網の円滑な移行（情報通信審議会報告書）」（2017年）　経路