LINE受発注の商品マスタ登録、一人担当者はどこまで自分でできる？負担を抑える考え方

◆監修・編集責任者　小園 将隆　2026年9月30日

B2B EC-COLUMN

LINE受発注導入でまず一人担当者が把握すべきこと

取引先から「LINEで注文できるようにしてほしい」と言われて調べ始めたら、商品マスタの登録という作業が出てきた。
仕入れも在庫も受注も一人で見ている状況では、まずここで手が止まります。
結論から言えば、自社が何をいくらで売っているのかを一覧に起こす作業は、一人でも着手できます。
判断を分けるのは商品点数と、手元の資料で型番や品名の表記がどれだけ揃っているかです。
LINE公式アカウント自体は商品情報を蓄えて検索する仕組みを持たないため、一覧は別に用意することになります。
点数が多く整理から始まる場合は時間がかかるので、自分で決めるしかない範囲と、外に相談できる範囲を先に分けておくと、作業量の見通しが立ちます。

取引先に「LINEなら注文できる」と言われるのは、それが特別な業務用の道具ではないからです。
全年代におけるLINEの利用率は91.1%ですが⁵、これは13歳から79歳までの個人の利用実態を調べた令和6年度の調査によるもので、業務での利用に限った数字ではありません。
それでも、取引先に新しいアプリを入れてもらう説得が要らないという点は、受発注の入口を変えるときに大きな違いになります。

ところが、いざ導入を検討し始めた一人担当者が最初にぶつかるのは、連絡手段の話ではありません。
「いつものやつ、10ケース」という一文から、どの商品のどの規格を、どの単価で出すのかを特定しているのは、これまで担当者の頭の中でした。
電話でもファックスでも同じように処理できていたのは、その対応表が頭にあったからです。

受発注を仕組みに載せるということは、この頭の中の対応表を外に出すことを意味します。
商品マスタの登録とは、自社が何をいくらで売っているのかを、後から誰が見ても同じように引ける形で一覧に起こす作業です。
「マスタ」は基準になる台帳という意味で、注文も請求も、ここに載っている商品を指すことで成立します。

注文が届いてから出荷や請求に進むまでの間には、必ず商品を特定する工程が挟まります。
この工程を頭の中だけで済ませていると、請求書に載る品名が時期によって変わったり、同じ商品に二つの呼び名が付いたりします。
一人で回している間は気づきにくく、取引先から「前と違う名前で届いた」と問い合わせが来て初めて表に出る種類のずれです。

つまり最初に把握しておきたいのは、LINEを使えるようにすることと、商品情報を持つことが別々の作業だという点です。
前者は公式アカウントを開設すれば形になりますが、後者は自社の扱う商品を棚卸しする作業で、社外の誰かが代わりに決められない判断を含みます。

作業量を見積もるときは、二つの量を分けて考えると見通しが立ちます。
一つは最初に作る量、つまり今扱っている商品を一覧に起こす一回きりの作業です。
もう一つは作った後に直し続ける量で、価格改定や商品の入れ替えのたびに発生します。
導入の可否を判断するときに見落とされやすいのは後者で、最初の登録を気合いで乗り切っても、更新が続かなければ一覧は半年で実態とずれていきます。

一人担当者に固有の事情もあります。
日中は電話や出荷の対応が入るため、まとまった時間を確保しにくいことです。
この立場で見るべきなのは「一度で終わる作業か」ではなく「途中で止めても再開できる作業か」で、商品マスタの登録には、分割しやすい部分と、一気に決めないと迷いが増える部分が混ざっています。
この混在の仕方が、作業量の見通しを立てにくくしている正体です。

LINEだけでは商品マスタとして機能しない理由

メッセージ保存期間は無料プランで半年

商品情報を別に持つと言われても、トークに全部残っているのだから十分ではないか、という疑問はもっともです。
ここで効いてくるのが保存期間で、LINE公式アカウントでは、テキストメッセージおよび画像やビデオなどのコンテンツメッセージ、ファイルの保存期間は無料範囲では半年です¹。

半年という区切りが問題になるのは、商品の動き方が一定ではないときです。
季節品や年に一度しか出ない備品は、前回の注文から半年以上空くことがあります。
「去年と同じ型番で」と言われて過去のやり取りをさかのぼろうとしたときに、その記録がもう残っていない可能性がある、ということです。
これは無料範囲での条件なので、有料のオプションを使う前提かどうかで前提は変わります。

タグは無料プランで実質1個まで

それならタグで整理すればいい、という案も出てきます。
作成できるタグの種類は無料範囲で最大5個、ノートは無料範囲では各チャットルームに1件までとされ¹、さらに一つのチャットに付与できるタグは無料範囲では1個までです¹。
有料のチャットProオプションでは最大30個まで追加できます¹。

数の制限以上に効いてくるのは、タグが何に付く印なのかという点です。
タグはやり取りをしている相手や会話に付けるもので、商品そのものに属性を持たせる場所ではありません。
取引先ごとの取扱品目をノートに書き込む手もありますが、無料範囲では各チャットルームに1件なので、品目が増えるほど一つの文章に詰め込むことになります。

商品の一覧に求められるのは、品名や型番と価格が並んでいて、そこから絞り込んで照合できることです。
チャットの履歴は時系列に並んでいるため、「この型番の現在の価格」を引く用途には向きません。
逆に言えば、LINE側に無理をさせる必要はないということでもあります。

設計としては、LINEは注文のやり取りが発生する入口に限定し、商品情報は表計算のファイルか受発注の仕組み側に置きます。
この分け方にしておくと、LINEのプランを上げなくても商品情報の管理は成立しますし、後から別の連絡手段が加わっても一覧は作り直さずに済みます。

置き場を表計算にするか受発注の仕組み側にするかは、この段階で決めきらなくて構いません。
先に必要なのは、どの商品をどの名前と価格で扱うかを一覧の形にすることで、その中身は置き場を変えても持ち越せます。
逆に、置き場を先に決めて中身を後回しにすると、導入の直前に整理だけが残った状態で期日を迎えます。

商品マスタ登録は一人でどこまで進められるか

商品情報を別に持つと決まったところで、次は誰が作るかです。
「商品マスタ登録」と一語で呼ぶと大きな塊に見えますが、実際には性質の違う作業が並んでいます。

この五つのうち、外に出せないのは一番目と三番目です。
どの商品を一覧に載せ、どれを外すかは、在庫の残り方や取引先との経緯が絡む判断で、外部の誰かに判断材料がありません。
価格も同じで、定価のほかに取引先別の単価や数量による条件がある場合、その取り決めを把握しているのは担当者だけです。

残りの二番目と四番目、五番目は性質が違います。
型番の全角と半角が混ざっている、色とサイズの並べ方が資料によって逆になっている、同じ商品が仕入先の呼び名と自社の呼び名で二重に載っている——こうしたばらつきをそろえる作業は、ルールさえ決まれば手を動かす作業に変わります。
手を動かす作業である以上、点数が増えれば時間はそのぶん膨らみます。

点数が増えたときに何が起きるかは、実際の導入事例から輪郭がつかめます。
ヨーロッパのスポーツ自転車部品を日本市場に提供する専門卸売業者である株式会社ポディウムでは、Web受発注システムを導入する際に、2万点くらいあった商品登録をだいぶ精査したと述べられています²。
商品マスタやカテゴリの整理からやり直す形になり、現場は大変だった、という振り返りです²。

この事例はLINEでの受発注ではなくWeb受発注システムを導入した際の話で、インタビューにも代表者と営業担当の二名が登場しており、一人体制で完了した実績として確認されたものではありません。
点数も負担感も業種や規模で変わるので、数字をそのまま自社に当てはめる材料ではないということです。
読み取れるのは、点数が多い場合には入力そのものより手前の整理に負荷が寄る、という関係のほうです。
入力は一定のペースで進みますが、整理は「この二つは同じ商品か」という判断が一件ずつ入るので、そこで手が止まります。

では自社がどちら寄りなのかを、どう測ればよいでしょうか。
所要時間の一般的な目安を示せる実測は手元にないので、自社の商品で試すのが確実です。
手元の資料から十点だけ選んで実際に一覧へ入力し、迷って手が止まった回数を数えてみます。

迷いの中身で、次にやることが分かれます。
止まった理由が「型番の書き方をどちらに合わせるか」なら、先に表記のルールを一枚にまとめる作業が必要で、これは一度決めれば残りは流れます。
止まった理由が「この商品をそもそも載せるか」なら、商品の絞り込みという別の作業が混ざっている合図で、こちらは一人でしか決められません。
十点のうちに後者の迷いが三度も四度も出るようなら、入力を始める前に扱う商品を決める時間を取ったほうが、結局は早く終わります。

手を動かす部分を外に出す判断もあります。
先の卸売業の事例では、要望に対して「できません」で終わらせず「こういう方法ならできます」と代替案を示す対応があったと記録されています²。
導入を支援する側にどこまで頼めるかは契約の内容で変わりますが、相談の余地があるのは機能の可否だけでなく、進め方そのものだということです。
一人で全部やるか、全部任せるかの二択で考える必要はありません。

登録・導入の負担とコストを抑える方法

費用は初期費用・月額利用料・導入関連費の3層構成

作業の切り分けが見えてくると、次は費用の話になります。
発注システムの費用は、初期費用と月額利用料と導入関連費という三つの層からなる総額として考えます⁴。
見積書に並んだ数字を一つの金額として眺めてしまうと、どこを削れるのかが分からなくなります。

導入形態でも差が出ます。
クラウド型は初期費用を0円から数万円と低めに設定する例が多く⁴、初期の持ち出しを抑えたい場合に選ばれます。
これは費用構造の一般的な傾向についての説明であって、個別の製品の価格を示すものではないため、実際の比較は見積もりで行うことになります。

一人担当者にとって重要なのは、登録作業をどこまで任せるかが導入関連費に効いてくるという点です。
全部を任せれば導入関連費は増えますが、自分の時間は空きます。
逆に全部を自分でやれば費用は抑えられるものの、日々の受注対応と並行する分だけ導入が後ろにずれます。
前の節で見たとおり判断が要る部分は任せられないので、費用を検討するときは「任せられる作業がどれだけあるか」を数えてから見積もりを取るほうが、各社の金額を比べやすくなります。

デジタル化・AI導入補助金2026の機能要件（会計・受発注・決済）

費用そのものを軽くする方向としては、補助金があります。
デジタル化・AI導入補助金2026のインボイス枠（インボイス対応類型）では、補助額50万円以下の区分で「会計」「受発注」「決済」のうち1機能以上、補助額50万円超350万円以下の区分で2機能以上を有することが機能要件とされています³。
後者の区分では、ソフトウェアの補助率は2/3以内です³。

この要件が実務で効いてくるのは、入れたい機能と希望する補助額がかみ合わないときです。
受発注の機能だけを入れたい場合、1機能で足りる区分に収まるかどうかで、申請できる補助額の上限が変わります。
会計や決済まで含む構成にすれば上の区分を狙えますが、当面使わない機能を抱えることになるなら、運用の手間が増える分を差し引いて考える必要があります。

ここで挙げた区分と機能要件は2026年度時点の内容で、公募回や年度によって変更される可能性があります。
申請を前提に計画を立てるなら、最新の公募要領で区分と要件を確認してください。

もう一点、一人担当者の場合に見落としやすいのが申請の手間です。
補助金は費用を下げますが、申請と報告の作業は同じ担当者に乗ります。
登録作業と申請作業の時期が重なると、どちらも中途半端になりやすいので、費用が下がる効果と自分の時間の空き具合を並べて考えたほうが、判断を誤りません。

登録後の更新を一人で回すための考え方

登録が終われば作業が終わるわけではありません。
商品は入れ替わり、価格は変わります。
ただ、更新の頻度や作業量について一般的な目安を示せる実測のデータは確認できていないため、ここからは回数の話ではなく、どういう設計にしておくと一人でも回るか、という考え方として書きます。

起点にするのは頻度ではなく出来事です。
仕入先からの価格改定の連絡、取扱いの終了、新商品の追加、取引先別の条件の変更——商品の一覧を直す必要が出るのは、だいたいこのどれかが起きたときです。
この出来事をあらかじめ書き出しておくと、「気づいたら直っていない」という状態を減らせます。

そのうえで、変更をそのつど即座に反映することを前提にしない設計にします。
連絡が来るたびに一覧を直そうとすると、日中の受注対応の合間に細切れの作業が挟まり、直し忘れが出ます。
変更点を控えておき、決めた日にまとめて反映するほうが、一人で回すには続きます。
反映までのあいだに生じるずれは、注文を受けた時点で確認する運用で吸収します。

一人担当であることには、両面があります。
誰かと調整する必要がないので更新のルールは決めやすい一方、不在のあいだは完全に止まります。
そこで、いつ何を変えたかを一覧の脇に記録しておくと、戻ってきたときに続きから再開できますし、取引先から「前はこの価格だったはず」と言われたときに経緯をたどれます。

契約の段階で確認しておきたいのは、更新で困ったときに相談できる相手がいるかどうかです。
先に挙げた卸売業の事例では、要望に対して代替案を示す対応が記録されていました²。
これは一社の導入時に確認された対応であって、どの場面でも同じ返答が得られるという保証ではありませんが、商談の段階で「こういう更新が発生したらどう対応できますか」と具体的に聞いておけば、運用に入ってから一人で抱え込む場面は減らせます。

更新のしやすさは、登録のときの作り方でかなり決まってしまいます。
分類を細かく切りすぎれば、新商品を一つ足すたびにどこへ入れるか迷います。
粗すぎれば、取引先が目当ての商品を見つけられません。
最初に一覧を作る段階から、半年後に自分がこれを直す場面を想像しておくと、後で効いてきます。

ここまでで、自分で決めるしかない部分と、外に出せる部分の輪郭が見えてきたはずです。
最後に、切り分けの目安を一覧にしておきます。

自社でしか決められない部分と、仕組み側の設定で吸収できる部分の境目は、扱う商品の数や取引先ごとの条件によって動きます。手元の商品リストを見ながらでないと切り分けが決まらない場面では、Web受発注の導入を支援してきた側に一度当ててみると、判断が早くなります。

商品点数と、いま手元にある資料の状態を伝えていただければ、整理から始める必要があるのか、入力から着手できるのかの見当と、任せられる作業の範囲をお伝えできます。無料相談で要件を整理する

一人で対応できる作業と外部に相談する作業の切り分け

自社の判断が必要かどうかを軸に、登録にまつわる作業を並べています。

• 売る商品を残すか外すかの絞り込み——在庫と取引先の事情が絡むため、自社でしか決められない

• 価格と取引先別の条件の確定——取り決めを把握しているのが担当者だけなので、自社で決める

• 型番や規格の表記ルールを決める——決めるのは自社、決めた後に適用する作業は相談できる

• 既存の表や仕入先資料からの入力と移行——点数が多いほど、任せる価値が出る

• 商品の分類やカテゴリの組み直し——整理からやり直す規模なら、進め方ごと相談する

• 取引先に見える一覧や画面の設定——仕組み側の設定なので、提供元に相談する

• 導入後に更新が発生したときの手順——契約前に提供元と詰めておく

商品点数が少なく手元の資料の表記が揃っている場合は、相談する範囲の項目も自分で進められます。

要点の整理

軸	基準
商品情報の置き場	チャットの履歴ではなく、表計算か受発注の仕組み側に一覧として持つ
一人で決める範囲	載せる商品の絞り込みと、価格や取引先別の条件
相談してよい範囲	表記ルールの適用、入力と移行、分類の組み直し、画面側の設定
点数が多いときの負荷	入力そのものより、手前の整理に時間が寄る
費用の見方	初期費用・月額利用料・導入関連費の三層に分けて比べる
補助金の確認	補助額の区分ごとの機能要件と、最新の公募要領
更新の設計	頻度ではなく、価格改定や取扱終了などの出来事を起点にする

導入後の更新を一人で続けられるかどうかは、最初の一覧の作り方でかなり決まります。分類の粒度や取引先別の条件の持たせ方は、後から直すと影響が広がる部分です。 更新が起きるきっかけと、そのときに誰が何を直すのかを持ち込んでいただければ、いまの想定が運用に載る形かどうかを一緒に確認できます。

よくある質問

LINE公式アカウントの有料オプション（チャットPro）を使えば、商品マスタを別に用意しなくてもよいですか

タグはチャットProオプションで最大30個まで追加できますが¹、タグはやり取りをしている相手や会話に付ける印であって、商品名や型番と価格を並べて照合する場所ではありません。
分類を細かくできても、「この型番の現在の価格はいくらか」を引く用途は満たせないため、商品情報は別に持つ前提で考えるほうが確実です。
オプションの導入を検討するなら、商品の管理ができるかどうかではなく、問い合わせ対応の振り分けが楽になるかどうかで判断してください。

デジタル化・AI導入補助金2026は、LINEを使った受発注ツールにも使えますか

インボイス枠（インボイス対応類型）では、補助額50万円以下の区分で「会計」「受発注」「決済」のうち1機能以上、補助額50万円超350万円以下の区分で2機能以上を有することが機能要件とされています³。
判断が分かれるのは連絡手段がLINEかどうかではなく、導入するソフトウェアがこの機能要件を満たすかどうかです。
したがって、まず検討中のツールがどの機能を備えているかを確認し、そのうえで希望する補助額の区分と突き合わせることになります。
ここで挙げた区分と要件は2026年度時点の内容で、公募回や年度により変更される可能性があるため、申請前に最新の公募要領で確認してください。

商品マスタ登録を外部に依頼する場合、何を確認しておくとよいですか

依頼の範囲がどこからどこまでかを先に決めることです。
型番の表記をそろえる作業まで含むのか、整った表をこちらで用意して入力だけ頼むのかで、必要な費用も準備も変わります。
あわせて、こちらから渡すデータの形式と、その費用が初期費用と導入関連費のどちらに載るかを見ておくと、見積もりを比べやすくなります⁴。
もう一つは、要望をそのままの形では実現できないときに代替案が返ってくるかどうかです。
ある卸売業の導入事例では、要望に「できません」で終わらせず別の方法を示す対応が記録されています²。
商談の段階で少し無理のある要望を一つ出してみると、返し方の違いが分かります。

商品マスタの更新担当や頻度は、導入前にどう決めておくとよいですか

更新頻度の一般的な目安を示せる実測のデータは確認できていないため、回数から決めるのは現実的ではありません。
それよりも、価格改定・新商品の追加・取扱いの終了・取引先別条件の変更といった、更新が必要になる出来事を書き出し、それぞれ誰が気づいて誰が直すのかを決めておくほうが動きます。
一人担当なら気づく人と直す人が同じなので手順は短くて済みますが、不在のあいだは止まります。
いつ何を変えたかを記録する場所と、反映が間に合わないときに取引先へどう伝えるかまで決めておくと、運用が続きます。

1. 1　出典：LINEヤフー株式会社「LINE公式アカウント マニュアル(チャット)」（2026年）
2. 2　出典：株式会社フライトソリューションズ「EC-Rider B2B 導入事例(株式会社ポディウム様)」（2025年）
3. 3　出典：独立行政法人中小企業基盤整備機構「デジタル化・AI導入補助金2026 インボイス枠(インボイス対応類型)」（2026年度）
4. 4　出典：株式会社フライトソリューションズ「発注システムの費用はいくら？内訳と補助金活用法」（2026年）
5. 5　出典：総務省情報通信政策研究所「令和6年度情報通信メディアの利用時間と情報行動に関する調査報告書」（令和6年度）