納品書発行の費用対効果を比較する方法｜紙の費用とシステム導入費用の考え方

◆監修・編集責任者　小園 将隆　2026年10月1日

B2B EC-COLUMN

紙の納品書発行に今かかっている費用を洗い出す

納品書の発行は、1件ずつ見れば数分で終わる作業です。
ところが取引先が増えると、印刷して折って封入し、宛名を確かめて投函するまでの時間が、月末や締め日にまとまって押し寄せます。
電子化すれば楽になりそうだとは分かっていても、毎月の費用を払ってまで変える価値があるかは、感覚では決められません。
手がかりになるのは、紙の発行費用と電子化ツールの費用を、月間の発行件数という同じ軸に載せ直すことです。
郵送費のように公開された料金で確認できる部分と、印刷代や作業時間のように自社で数えるしかない部分を分けると、比べられる形になります。
システム側は初期費用0円から10万円、月額0円から数万円まで幅があり、件数が少なければ無料の範囲で足り、多いほど有料の帳票発行システムでも回収しやすくなります。

郵送費は全国一律の料金で確認できる

納品書の発行費用を数えようとすると、最初に手が止まるのは「どこまでを費用に含めるか」です。
用紙とインクはすぐ思いつきますが、封入している時間や、宛名を確かめるために注文画面を開き直す数分は、請求書のように金額では残りません。
まずは一連の作業を並べて、どの工程でお金が出ていき、どの工程で時間が消えているのかを分けて見ます。

このうち、自社で測らなくても金額が確定しているのが郵送費です。
定形郵便物は50g以内で110円と、全国一律の料金が公開されています²。
定形として扱われるのは長さ14〜23.5cm、幅9〜12cm、厚さ1cm以内、重さ50g以内の封筒で、A4用紙を折って入れる長形3号はこの寸法の範囲に収まる大きさです。
ただし明細の枚数が増えて50gを超えれば料金は変わるため、納品書に何枚добавが付くのかは一度量っておくと確実です。

ここまで分かれば、郵送している納品書の通数に110円を掛けるだけで、月の郵送費が出ます。
月に50通送っているなら5,500円、200通なら22,000円です。
この金額は電子化で確実に消えていく費用なので、比較の起点になります。

一方で、商品に納品書を同梱している場合、郵送費はもともと発生していません。
その場合に電子化で減るのは印刷と封入の手間であり、郵送費の削減をあてにすると効果を大きく見積もりすぎることになります。
郵送している先と同梱している先が混ざっているなら、通数を分けて数えておくと、後の比較がずれません。

印刷代・用紙代・人件費は自社の実測が必要

残りの用紙代・印刷代・人件費には、郵送費のような公開された単価がありません。
用紙の値段は購入先と枚数で変わり、印刷代も複合機の保守契約の内容によって1枚あたりの実質的な負担が違います。
そのため本記事では相場を示さず、自社の支払いから割り戻す方法でお伝えします。

手がかりになるのは、すでに支払っている金額です。
直近3か月の用紙・トナー・封筒の購入額と複合機の保守料を合計し、同じ期間に発行した納品書の通数で割れば、1通あたりのおおよその金額が出ます。
複合機を納品書以外にも使っているなら、全体の印刷枚数のうち納品書が占める割合で按分します。
一円単位まで正確である必要はなく、十円単位で把握できていれば比較には足ります。

作業時間は、ある1日の発行作業を最初から最後まで記録するのが早道です。
納品書を作って印刷し、折って封入し、宛名を確かめて投函するまでを通して測り、その日の通数で割ります。
1通あたり3分なら、月200通で10時間です。
この時間に自社の時間あたり人件費を掛けた額が、紙の運用で毎月使っている人のコストになります。

費用の全体像がつかめないまま検討が止まるのは、珍しいことではありません。
東京商工会議所が2024年10〜11月に東京23区の中小企業を対象として行った調査では、電子化・デジタル化の課題として「コスト負担」を挙げた企業が31.9％ありました¹。
これは課題として挙がった割合であり、納品書の発行にいくらかかっているかを示す数字ではありません。
だからこそ、自社の金額を先に出してしまえば、負担感の話を金額の話に変えられます。

電子化ツール導入にかかる費用を確認する

初期費用0円〜10万円台まで幅がある製品例

紙側の金額が出たら、次は比べる相手の金額です。
電子化ツールの費用は、導入時に一度だけ支払う初期費用と、使い続けるあいだ毎月かかる月額費用に分かれます。
この二つは性格が違うので、分けて見ないと高いか安いかの判断ができません。

初期費用は、確認できた範囲でも0円から10万円まで開きがあります。
受注データから納品書・請求書をPDF形式で作成できるCORECは初期費用0円⁵、マネーフォワード クラウド請求書も全プランで初期費用0円です⁴。
一方、請求書・納品書・支払明細書・領収書などをまとめて電子化する楽楽明細は、初期費用が100,000円（税抜）と公開されています³。

初期費用の有無は、試しやすさに直結します。
0円であれば、合わなければやめるという判断が取りやすく、郵送費の削減が見込めるかを実際の運用で確かめられます。
初期費用がある場合は、払いきりの金額を何か月で取り戻すつもりかを先に決めておかないと、導入後に効果を判断する基準が持てません。
この回収の考え方は、次の節で金額の並べ方として扱います。

月額費用も無料〜数万円まで幅がある

月額費用も、無料から数万円まで幅があります。
CORECには月額0円の無料プランがあり、ビジネスプランは月額2,980円（税別）です⁵。
マネーフォワード クラウド請求書は、ひとり法人プランが月額2,480円、ビジネスプランが月額6,480円（いずれも年払い・税別）で、見積書・納品書・請求書・領収書の作成はどのプランでも利用できます⁴。
楽楽明細の月額費用は25,000円〜（税抜）です³。

この並びを見ると安い順に検討したくなりますが、金額の差は対象業務の差でもあります。
税込と税抜の表記、年払いと月払いの違いもあり、表示額をそのまま足し引きすると比較がずれます。
いずれも2026年時点で各社が公開している料金で、プランごとに使える帳票の種類や条件が異なるため、自社が出したい帳票が対象に入っているかを先に見ます。

価格帯の違いを決めているのは、どこまでの業務を引き受けるかです。
納品書と請求書をPDFで作れればよいのか、取引先ごとの送付方法や発行後の管理まで含めて任せたいのかで、必要になる金額帯が変わります。
月額が高いものを先に外すのではなく、自社の件数で回収できるかどうかを次に確かめます。

導入費用を回収できるか、比較の型で確かめる

月間発行件数を基準にした比較の型

紙側とシステム側の金額が揃っても、単位が違うままでは比べられません。
紙の費用は1通あたりで積み上がり、システムの費用は件数にかかわらず毎月同じ額がかかります。
そこで、月間の発行件数を共通の軸にして、両方を「月いくらか」に直します。

紙側の月額は、発行件数×（郵送費＋用紙・印刷・封筒の1通あたり実額）に、作業時間×時間あたり人件費を足した額です。
郵送費は定形郵便物50g以内で110円²、1通あたりの実額と作業時間は前の節で出した自社の数字を使います。
同梱している分は郵送費を含めず、印刷と封入の分だけを数えます。

システム側の月額は、月額費用に、初期費用を回収したい月数で割った額を足します。
初期費用100,000円（税抜）の製品を1年で回収すると決めれば、月額費用に初期費用の12分の1を上乗せした金額が、その年の実質的な負担です³。
3年で見るなら上乗せは36分の1になります。
どちらが正しいということはなく、何年使うつもりかという自社の前提を先に決める話です。

この二つを並べて、紙側が大きければ差額が毎月の削減額になり、システム側が大きければ、その差額は作業時間が減ることに対して払う金額ということになります。
なお、この並べ方は金額を比べられる形にするための整理であり、各社が示している算出式ではありません。
実際の数字は、自社の発行件数と作業時間を当てはめて出してください。

差額を見るときに迷いやすいのが、人件費の扱いです。
納品書の発行が減っても担当者の給与がすぐ減るわけではないので、削減額がそのまま現金として浮くとは限りません。
浮くのは時間であり、その時間を何に使うかを決めていないと、効果は計算の上だけのものになります。
締め日にまとまって取られていた時間が空くなら、そこで何をするかまで含めて考えると、社内でも説明しやすくなります。

もう一つ、紙を完全にやめられるとは限らない点も、型に織り込んでおきます。
取引先の一部が紙での受け取りを続ける場合、郵送費と封入の作業はその分だけ残ります。
全件が電子化できる前提で差額を出すと、導入後に思ったより減っていないという結果になりやすいので、切り替えられそうな通数で計算しておくほうが安全です。

発行件数・業務量によって費用対効果が変わる条件

件数が少ない場合は無料〜低額プランで足りることが多い

同じ型に当てはめても、発行件数によって結論の出方はかなり違います。
月に10通ほどしか郵送していない場合、郵送費は110円を掛けて1,100円です²。
用紙代や印刷代を足しても、月額数千円のプランの金額には届きません。

それでも電子化する意味があるかは、作業時間と、書き間違いを直す手間をどう見るかで決まります。
件数が少ない事業者ほど、発行作業は本業の合間に差し込まれるため、時間あたりの負担は金額以上に重く感じられます。
とはいえ、郵送費の削減だけでは押し切れない以上、まず費用をかけずに試せる選択肢から入るのが現実的です。
CORECのように初期費用0円・月額0円の無料プランがあるものなら、削減額が月額を上回るかを気にせずに運用を試せます⁵。

取引先が電子受発注の仕組みを使っている場合は、選べる幅がもう少し広がります。
中小企業庁のミラサポplusでは、中小企業共通EDI規格に対応したプロバイダーや業務アプリを利用する場合、受注側企業の導入費用は大きくかからないとされています⁶。
ここには具体的な金額が示されていないため、いくらで済むかは個別に確認が必要ですが、注文を受ける側だからといって必ず高額な投資が要るわけではない、という目安にはなります。

件数が多い・複数帳票を扱う場合は帳票発行システムの費用が回収しやすい

件数が増えると、同じ比較の結論が逆に振れます。
月に500通を郵送しているなら、郵送費だけで55,000円です²。
ここに用紙代・印刷代と、封入にかかる時間の人件費が乗ります。

この規模になると、初期費用100,000円（税抜）・月額25,000円〜（税抜）の帳票発行システムでも、郵送費の削減だけで月額を上回る計算が成り立ちます³。
初期費用を12か月で割って上乗せしても、紙側の金額との差は残ります。
ただし実際の月額はプランの内容や対象になる帳票数で変わるため、自社の件数を伝えたうえで見積もりの金額を確かめる必要があります。

もう一つ効いてくるのが、扱う帳票の数です。
納品書だけを電子化しても、請求書や支払明細書を紙で送り続けるなら、印刷機と封筒の作業は残ります。
楽楽明細のように請求書・納品書・支払明細書・領収書などをまとめて電子化できる製品であれば、削減の対象が納品書以外にも広がります³。
同じ月額でも、載せられる帳票が多いほど1通あたりの負担は下がります。

逆に言えば、件数が多くても取引先の多くが紙を希望している場合は、回収の見通しは甘くなります。
切り替えに応じてもらえそうな取引先がどのくらいあるかは、金額の計算と同じくらい結果を左右します。
この点は、送付先の一覧を見ながら通数を数えておくのが確実です。

ここまでが、自社の件数で判断するための考え方です。
続いて、置かれている状況別に、どの費用帯から検討すると無理がないかを見ていきます。

紙側の1通あたりの金額と作業時間は、自社の支払い実績と業務の流れを見ないと出てこない部分で、ここが曖昧なままだと比較の結論も揺れてしまいます。

発行している通数、郵送と同梱の内訳、締め日に集中している作業の中身を一緒に並べ直すと、どの費用を比較に入れるべきかと、電子化で動く部分がどこかを確かめられます。無料相談で要件を整理する

対象規模・目的別に見る、検討しやすい費用帯

検討する場合	こんな状況	判断の基準
件数が少なく、まず無料で電子化したい	発行件数が少なく、費用をかけずに受注データから納品書を作りたい	初期費用・月額ともに0円の範囲で業務が回るか
納品書を中心に軽く電子化したい	見積書から領収書まで出しているが、初期投資は抑えたい	初期費用0円で、月額数千円のプランに必要な機能が収まるか
複数帳票を一括発行し、件数が多い	請求書・納品書・支払明細書を締め日にまとめて発行している	初期費用と月額が高めでも、郵送費と作業時間の削減で回収できるか

件数が少なく、まず無料で納品書を電子化したい場合

受注データから納品書を「作る」のではなく「出す」形に変える

注文はメールや電話で受け、Excelの雛形に品名と数量を打ち直して納品書にする。
この作り方だと、注文の内容を読み取って転記する時間が毎回かかり、数量や単価の打ち間違いも起こります。
件数が少ないうちは何とかなりますが、増えるほど確認に時間が取られていきます。

ここで変えられるのは、納品書を一から作るのではなく、受注データから出す形にすることです。
CORECは受注データから納品書・請求書をPDF形式で作成でき、初期費用は0円、無料プランは月額0円です⁵。
受注側・卸事業者向けの仕組みなので、取引先からの注文をその画面で受けている場合には、転記そのものが減ります。

判断の基準は単純で、初期費用と月額の両方が0円の範囲で業務が回るかどうかです。
無料プランで使える機能や条件はプランごとに決まっているため、自社の発行件数や納品書に載せたい項目が範囲に収まるかは、申し込み前に確認します。
範囲を超えたときにいくらになるのかも合わせて見ておくと、件数が伸びたときに慌てずに済みます。

費用が0円でも、取引先の受け取り方が変わらなければ郵送はなくなりません。
PDFをメールで受け取ってもらえるのか、紙を希望する先が残るのかで、削減できる郵送費は変わります。
全部を一度に切り替えようとせず、受け取り方を変えてもよいという先から始めるほうが、現場の負担は軽く済みます。

納品書を中心に軽く電子化し、低コストで運用したい場合

見積書から領収書までを同じ画面でつなぐ

見積書はWord、納品書はExcel、請求書は会計ソフトというように、書類ごとに作る場所が分かれていることがあります。
同じ取引先・同じ品名を何度も打ち直すので、金額が食い違ったときにどれが正しいのか分からなくなります。
納品書だけを電子化しても、この打ち直しは残ります。

マネーフォワード クラウド請求書は全プランで初期費用0円、見積書・納品書・請求書・領収書の作成に対応しています⁴。
月額はひとり法人プランが2,480円、ビジネスプランが6,480円（いずれも年払い・税別）です⁴。
帳票の作成そのものはどのプランでも使えるため、プランを上げる理由は、利用する人数や必要になる他の機能の側にあります。

基準は、初期費用0円で、月額数千円のプランに必要な機能が収まるかどうかです。
納品書を含む帳票の作成だけが目的なら、上位プランが必須とは限りません。
何人で使うのか、どこまでを同じ場所で扱いたいのかを決めてからプランを選ぶ、という順になります。

この費用帯で見落としやすいのが、送る手段の話です。
作成が画面の中で完結しても、取引先が紙を受け取る前提のままなら、印刷して封入する作業は変わりません。
月額数千円の負担に見合うかどうかは、作成の手間がどれだけ減るかに加えて、送付をどこまで電子に寄せられるかで決まります。

複数帳票を一括発行し、発行件数が多い場合

締め日に集中する発行作業をまとめて移す

締め日になると、請求書・納品書・支払明細書を順に出力し、複合機の前で仕分けと封入が続く。
人手を増やして対応している場合、その日のために予定を空けておく必要があり、他の業務が後ろ倒しになります。
帳票ごとに担当が分かれていると、どれが何通出たのかを後から数えるのも手間です。

楽楽明細は請求書・納品書・支払明細書・領収書などの帳票を電子化でき、初期費用100,000円（税抜）、月額費用25,000円〜（税抜）です³。
金額だけを見れば、無料で始められる選択肢との差は大きく見えます。
ただし判断の基準は金額の高さではなく、郵送費と封入の時間を合わせた削減額が、初期費用を割り戻した分と月額費用の合計を上回るかどうかです。

この型では、納品書だけで計算しないほうが実態に合います。
同じ締め日に出す帳票をすべて数え、合計の通数で回収を見ると、1通あたりの負担が下がります。
反対に納品書だけを対象にして計算すると、回収できないという結論になりやすく、実際には減らせる作業を取りこぼします。

残る課題は、紙を続ける取引先への対応です。
一部に紙が残ると、電子と紙の二つの運用が並行することになり、どちらで送ったかの管理が新しい手間として出てきます。
導入時には、切り替えに応じる先の割合と、紙を残す先の作業を誰が担当するかまで決めておくと、締め日の混乱を避けやすくなります。

要点の整理

軸	基準
紙側の費用	郵送費は定形郵便物50g以内で110円。用紙・印刷・封筒・作業時間は自社の支払いと実測から1通あたりに割り戻す
システム側の費用	初期費用0円〜100,000円（税抜）、月額0円〜25,000円〜（税抜）。初期費用は回収したい月数で割って月額に足す
比較の軸	月間の発行件数。郵送している分と同梱している分は分けて数える
件数が少ない場合	郵送費の削減だけでは月額に届きにくいため、初期費用0円・月額0円のプランから試す
件数が多い・複数帳票	同じ締め日に出す帳票を合計して回収を見る。紙を続ける取引先の通数は差し引いて計算する
金額比較の限界	税抜・税込の表記、年払いと月払い、対象帳票や機能が異なるため、金額の大小だけで決めない

各社の料金表だけでは、自社の件数で回収できるのか、取引先の受け取り方をどこまで変えられるのかまでは判断できません。 受注から納品書を出すまでの流れと、取引先ごとの送付方法を書き出したうえでご相談いただければ、どの費用帯から検討すると無理がないか、切り替えに応じてもらえそうな範囲はどこかを整理できます。

よくある質問

納品書を電子化する場合、取引先ごとの合意や送付方法の調整はどう進めればよいですか

一斉に切り替えるより、送付先の一覧を作って受け取り方法ごとに分けるところから始めるほうが進みます。
メールでPDFを受け取れる先、社内規定で紙を求める先、担当者が変わったばかりで判断できない先では、話の持っていき方が違います。
合意が取れた先から電子に移し、紙が残る先は通数を数えて郵送費として計算に残しておくと、導入後の効果がぶれません。
なお、受け取った納品書の保存方法には法令上の要件が関わるため、自社と取引先のどちらの保存に影響するのかは、税理士など専門家に確認してください。

無料プランで始めた場合、発行件数が増えたときにどう見直せばよいですか

見直す合図は、無料プランの条件に業務が収まらなくなったときと、作業時間が目に見えて増えたときです。
CORECでは無料プランが月額0円、ビジネスプランが月額2,980円（税別）なので⁵、比べるのは増えた分の郵送費や作業時間と、月額の差額になります。
プランごとに使える機能や条件は決まっているため、件数が伸びる見通しが立った時点で、どの条件に先に当たるのかを確認しておくと、締め日に慌てて切り替えずに済みます。

郵送費以外に、封筒・用紙・印刷機のメンテナンス費用はどう見積もればよいですか

公的な相場は確認できていないため、自社の支払いから割り戻します。
封筒と用紙は直近の購入額、複合機は保守契約の年額を12で割った額を使い、同じ期間の総印刷枚数のうち納品書が占める割合で按分します。
トナーのように数か月に一度しか買わないものは、いったん年額にならしてから月数で割ると、月によって金額が跳ねるのを避けられます。
一円単位で合わせる必要はなく、月の合計が十円単位で分かれば比較には足ります。

会計ソフトや受発注システムと連携させる場合、追加費用が発生することはありますか

本記事で確認した各社の公開料金は、プラン単位の初期費用と月額費用までで、他システムとの連携にかかる費用までは示されていません。
連携できるかどうか、追加の費用がかかるかどうかは、対象のソフトやプランによって変わります。
見積もりを取るときは、連携したいソフト名と、どのデータをどちらからどちらへ渡したいのかを具体的に伝えて、料金に含まれるかを確認してください。
データが用意されていることと、それを自動で取り込む仕組みが用意されていることは別なので、口頭ではなく書面で残しておくと後から確かめられます。

1. 1　出典：東京商工会議所「中小企業のデジタルシフト・DX実態調査 集計結果」（2025年、調査実施2024年10〜11月）
2. 2　出典：日本郵便株式会社「国内の料金表（手紙・封書）」（2026年）
3. 3　出典：株式会社ラクス「楽楽明細 料金プラン・対応帳票案内（公式サイト）」（2026年）
4. 4　出典：株式会社マネーフォワード「マネーフォワード クラウド請求書 料金プラン（公式サイト）」（2026年）
5. 5　出典：ラクーンホールディングス株式会社「COREC 卸売向けBtoBクラウド受注システム 料金ページ」（2026年）
6. 6　出典：中小企業庁「企業間のデータ連携で、受発注の業務コストを削減する！（ミラサポplus）」（2020年）