注文書が出せないときの代替発注と保存のポイント｜停止の原因別に、メール・電話での発注の条件を整理

◆監修・編集責任者　小園 将隆　2026年10月2日

B2B EC-COLUMN

注文書が出せない・届いたか分からないとき、まず何が起きうるか

発注システムが止まった、メールやFAXが送れない、承認者がいなくて注文書が出せない。
そうした日でも、取引先の作業や納期は待ってくれません。
まず、止まった原因が自社側か相手側かを見分けます。
そうすると、次に確かめることが決まります。
取引が取適法の対象なら、発注内容は書面かメール等の電磁的方法で明示する必要があり、電話だけでは済ませられません。
メール等で代わりに送るなら、相手方の画面に文字で明確に表示される形にします³。
やり取りした記録は、法人なら原則7年保存します¹。
メールで受け渡した注文は、データのまま保存します²。

自社側の停止（システム・送付手段・担当者不在）

注文書が止まったときに現場で困ることは、四つに分けると整理しやすくなります。
納期遅延、二重発注、内容の食い違い、記録の欠落です。
どれが多いかを示す分け方ではなく、何から確かめるかを決めるための分け方です。

納期遅延は、取引先が注文を受け取れず、材料の手配や作業に入れないまま日が過ぎることです。
二重発注は、たとえば担当者が急いで電話やメールで発注したあと、復旧したシステムからも同じ注文書が送られるような場面で起きます。
内容の食い違いは、電話で伝えた数量や納期と、後から送った注文書の記載がずれることです。
記録の欠落は、誰がいつ、どの手段で、何を発注したのかを後から追えなくなることを指します。

自社側の停止は、さらに三つに分かれます。
一つ目は、発注システムそのものが動かない場合です。
二つ目は、メールサーバーやFAXなど送付手段だけが使えない場合です。
三つ目は、承認者や発注担当者が不在で手続きが進まない場合です。
どの場合も、最初に確かめたいのは「止まった時点で、どの注文がどこまで進んでいたか」です。

たとえば、次の三種類の注文が混在しているとします。
システム上で作成済みだが送信前だった注文、送信操作はしたが相手に届いたか分からない注文、まだ作成していない注文です。
この三つを区別せずに全部を電話で発注し直すと、送信済みだった分が相手の手元で二重になります。
逆に、送信済みと思い込んでいた分が実は送れていなければ、納期遅延につながります。
注文番号ごとに状態を書き出しておけば、代わりの手段で送るべき注文だけを選べます。

担当者不在の場合は、システムも送付手段も動いています。
それでも承認が下りないため、注文書が出せない状態です。
ここで問題になるのは送る手段ではなく、誰が代わりに承認してよいかです。
承認の代行は、事前の備えとして最後の節で扱います。

届いたか分からない場合の確認

送信の操作は済んでいるのに、相手から受領の連絡がない場面があります。
ここで最も避けたいのは、確かめないまま同じ注文を送り直すことです。
相手の受信箱には実は届いていて、担当者がまだ見ていないだけかもしれないからです。

確認は、止まっていない別の経路で、注文番号を示して行います。
メールで送ったなら電話で、FAXで送ったならメールや電話で「注文番号〇〇の注文書は届いていますか」と尋ねる形です。
品名や数量だけで尋ねると、似た注文が複数あるときに取り違えが起きます。

届いていなかった場合は、元の注文と同じ注文番号で送り直します。
件名や本文に「再送」と書いておけば、相手は新しい注文ではないと判断できます。
番号を振り直すと、後から届いた元の注文と再送分が、別々の注文として処理されるおそれがあります。
届いていた場合も、確認した日時と相手の担当者名を記録しておくと、後で記録を整理するときに使えます。

相手側が受注・受付を止めた場合に確認すること

自社は送れる状態でも、取引先の受注システムが止まっていたり、取引先が一時的に受付を止めていたりすることがあります。
この場合は、注文書をどの手段で送るかより先に、納期どおりに納めてもらえる見込みがあるかを確かめます。
別の手段で注文を送り込んでも、相手が処理できなければ納期は守られないからです。

確かめておきたいのは、次のような点です。

<ul><li>受付の再開の見込み</li><li>停止前に送った注文が受け付けられているか</li><li>停止中に代わりに注文を受け付ける窓口や手段があるか</li><li>各注文の納期をそのまま守れるか、ずれる場合はいつになるか</li></ul>

受付停止が一時的な障害ではなく、取引そのものの停止に関わる場合もあります。
そのときは、既に出した注文の扱いが契約の条項によって変わります。
解除や履行の扱いは、個別の契約書の確認と、必要に応じて法務の担当者や専門家の判断に委ねます。
現場では、注文番号ごとの状態と相手の回答を記録として残すことに集中します。

代替手段で発注するとき満たすべき条件

メール・SMS等で明示できる条件

原因と注文の状態が分かったら、次は停止中に何で発注するかを決めます。
取引が取適法の対象であれば、ここに法律上の条件が加わります。
取適法は旧下請法を引き継いだ法律です。
委託する事業者が中小の受託事業者に発注するとき、発注内容を書面または電磁的方法で明示することを求めています。

公正取引委員会の運用基準は、電子メールやEDIのほか、SMSやSNSのメッセージ機能でも明示できるとしています³。
EDIは、企業間で注文などのデータを決まった形式でやり取りする仕組みです。
運用基準は条件として、相手方の電子計算機の画面に文字等で明確に表示されるものであることを挙げています³。

この条件は、受け取った側が画面で内容を読み取れることを求めています。
実務では、普段の注文書に書いている品名、数量、単価、納期、納品場所などを、メールの本文や添付ファイルで文字として読める形にして送ることになります。
手段を変えても載せる中身を普段の注文書と同じにしておけば、受け取った側も社内の処理を変えずに済みます。

注意したいのは、この条件が取適法の対象取引に関するものだという点です。
対象かどうかは、取引の類型と、発注する側・受ける側の資本金などの区分で決まります。
対象外の取引では、法律上の明示の義務ではなく、社内の統制と取引先との取り決めの問題になります。
それでも、後で内容を確かめられる記録がなければ、食い違いや二重発注が起きたときに判断の手掛かりがありません。
そのため、以下の流れは対象外の取引でも実務上の方法として使えます。

電話発注のあと、書面や電磁的方法で補う

急ぎの注文では、まず電話で相手に伝えたい場面もあります。
電話は、相手がその場で受けられるか、納期に間に合うかをすぐ確かめられる点で役に立ちます。
一方で、口頭のやり取りは相手の画面に文字で残らないため、運用基準が示す条件には当たりません³。

そこで、電話で伝えた内容を、直後に同じ内容のメールなど文字で送る流れにしておくことを提案します。
件名に注文番号と「電話でお伝えした注文の内容です」と入れ、本文に電話で伝えた項目を並べます。
受け取った側が電話のメモと照らし合わせられるので、数量や納期の聞き違いがあればこの時点で見つかります。

時間を空けるほど、電話で伝えた内容と後から送る文面がずれやすくなります。
電話をかけた担当者自身が、通話のメモを見ながらその場で送れば、伝えた人と書いた人が別になることによる食い違いも減らせます。

相手からの返信や受領の連絡も、送ったメールと同じ注文番号でまとめておきます。
返信があれば、届いたか分からないという迷いも、その注文については解消されます。

未定事項があるとき

停止中の発注では、単価や数量の一部をすぐに決められないこともあります。
運用基準は、内容が定められないことに正当な理由がある場合について定めています。
その場合は、未定の事項について、定められない理由と、定める予定期日を明示します³。
例として、ソフトウェアの作成委託、広告制作物、修理の委託、試作品の製造などが挙げられています³。

これらの例は、取引の性質上、発注の時点で仕様や費用が確定しにくいものです。
システムが止まって単価表が開けないという事情とは、性格が違います。
手元の資料が見られないだけなら、前回の注文書の控えや見積書のメールなど、システムの外にある記録から単価を確かめます。
そのほうが、未定のまま出すよりも食い違いを減らせます。

それでも未定の項目が残る場合は、どの項目が未定か、なぜ今決められないか、いつまでに決めるかをメールの本文に書いておきます。
後で確定させたときの連絡も、元の注文と同じ番号で送ります。

社内承認と証跡

代わりの手段で発注するときに見落とされやすいのが、社内の承認です。
システムでは承認を経ないと注文書が出ない仕組みでも、メールや電話では担当者一人で発注できてしまいます。
急ぎの場面ほど、承認を後回しにした注文が生まれやすくなります。

停止中の承認を残す方法として、承認者に発注内容をメールやチャットで送り、承認の返信をもらってから取引先へ送る形が考えられます。
承認の返信を取引先へ送ったメールと一緒に保存しておけば、後でシステムへ登録し直すときに、誰が承認した注文かを確かめられます。
これで承認漏れがなくなるとは言い切れません。
それでも、復旧後に承認の有無を一件ずつ聞いて回る手間は減ります。

送ったメールは、担当者個人の受信箱だけに置かず、部署で共有している場所にも残しておきます。
担当者が休んだり異動したりしても、停止中に何を送ったかを他の人がたどれるようにするためです。

後から注文書と記録を整え、保存する

後追いで整える記録の範囲

システムが復旧したら、停止中にメールや電話で出した注文を、通常の注文書の記録とつなげます。
ここで整えるのは、最初の発注だけではありません。
運用基準は、明示した内容が後で変更されたり明確化されたりすることがあるため、それらも含めて保存する必要があるとしています³。

停止中の一つの注文について残しておきたい記録は、次のとおりです。

<ul><li>電話で伝えた内容のメモ（日時・相手の担当者名）</li><li>電話のあとに送った確認のメール</li><li>相手からの返信や受領の連絡</li><li>再送したメールと、再送した理由</li><li>未定事項を確定させたときの連絡や、数量・納期を変えたときの連絡</li><li>社内の承認の返信</li></ul>

復旧後にシステムへ注文書を登録し直す場合は、停止中に使った注文番号をそのまま使います。
新しい番号を振るなら、元の番号との対応を記録します。
システムに登録した注文書が相手に自動で送られる設定になっていると、相手から見れば同じ注文が二度届くことになります。
登録の前に、その注文書が相手へ送られる設定かどうかを確かめておくと、二重発注を防ぐ手掛かりになります。

相手に実際に届いたのはメールのほうで、システムの注文書は社内の管理のための写しになる、という関係も意識しておきます。
後で内容を確かめるとき、相手が受け取った内容の証拠になるのはメールのほうです。
どちらか一方だけを残すのではなく、両方を同じ注文番号で結び付けておきます。

法人の保存期間

税務の面では、法人は帳簿と、注文書や契約書などの取引に関する書類を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存します¹。
青色申告で欠損金が生じた事業年度などは、10年になります¹。

数え始めるのは発注した日ではなく、その事業年度の申告書の提出期限の翌日です。
停止中に出した注文も、通常の注文書と同じ事業年度の書類として扱います。
別のフォルダに置いたまま、期間の管理から漏れないようにします。
個人事業主の保存期間は法人とは別に定められているため、ここで述べた期間は法人の場合に限ります。

取適法の対象取引では、これとは別に、取適法の側でも発注の内容や変更の記録を保存する必要があります³。
税務の保存と取引法の保存は、目的の違う別の制度です。
税務の期間を満たしていれば取適法の保存も足りる、という置き換えはできません。
取適法上の保存期間は、公正取引委員会の資料で確かめておく必要があります。

電子取引データの保存要件

停止中にメールで送った注文や、取引先からメールで受け取った返信は、電子帳簿保存法でいう電子取引にあたります。
電子取引とは、注文書や見積書などの取引情報を、紙ではなく電子データでやり取りすることです。
国税庁は、電子取引の取引情報はデータのまま保存するものとし、書面に出力したものだけを保存することは原則として認められないとしています²。

停止の場面で気をつけたいのは、ここです。
普段は紙の注文書を郵送やFAXで送っている会社でも、停止中にメールで発注すれば、その注文はデータとして保存する対象になります。
メールを印刷して紙の注文書のファイルに綴じただけでは、原則として足りません。
メールそのものや添付ファイルを、データのまま保存しておく必要があります。

データの保存には、後から取引を探し出せるようにする検索機能の確保などの要件があります。
基準期間の売上高が5,000万円以下の事業者は、この検索機能の確保が不要とされています²。
ただし、不要になるのは検索機能の確保であり、データで保存すること自体は変わりません。
改ざんの防止などほかの要件も含め、自社にどの要件がかかるかは、国税庁の電子帳簿保存法の一問一答で確かめておくと安心です。

検索機能が不要な規模であっても、停止中の注文を後で探す場面は実務上あります。
ファイル名に取引の日付、取引先名、注文番号を入れて一つのフォルダにまとめておけば、必要な注文を探す手間が減ります。
これは法律上の要件とは別の、自社の工夫です。

事前にどこまで備えるか

代替の送付先と連絡先

ここまでで、停止中に何で発注すればよいか、後で何をどれだけ保存するかが分かりました。
残るのは、次に止まったときのために、事前にどこまで用意しておくかです。
備えは、代替の送付先と連絡先、承認権限の代行、取引先との取り決めの三つに分けて考えます。

停止のときに最初に困るのは、取引先の連絡先が止まったシステムの中にしか登録されていない状態です。
発注システムが動かなければ、取引先の受注担当のメールアドレスも電話番号も開けなくなります。
主な取引先については、代わりに注文を送るメールアドレス、受注の担当者、電話番号を、システムの外にも一覧として持っておきます。

一覧には、取引先側の代わりの窓口も入れておきます。
相手の受注システムが止まったとき、どこに連絡すれば受付の状況や納期を聞けるかが分かっていれば、最初の節で触れた相手側の停止にもすぐ対応できます。
一覧は担当者が替わると古くなるため、更新する時期を決めておくことも欠かせません。

承認権限の代行

承認者が不在で注文書が出せない場面に備えて、誰が代わりに承認してよいかを決めておきます。
決めておくのは、代わりの承認者、代わりに承認できる金額などの範囲、承認したことをどう残すか、の三点です。

範囲を決めずに代行を認めると、急ぎを理由に、普段なら上位の承認が必要な注文まで通ってしまうことがあります。
逆に代行者がいなければ、承認者が戻るまで注文が止まり、納期遅延につながります。
代行の承認も通常の承認と同じように記録を残すと決めておけば、復旧後に記録をたどる作業が一本で済みます。

取引先との取り決めの確認項目

取引先とは、停止時の扱いについて、事前にいくつかの点を確かめておけます。
契約書のどこにどう書くかは個別の契約によります。
ただ、少なくとも次の項目は話し合っておく価値があります。

<ul><li>停止時に、代わりの手段（メールなど）で送った注文を受け付けてもらえるか</li><li>受け取ったときに受領の連絡をもらえるか、その方法</li><li>再送するときの表示（同じ注文番号を使う、件名に再送と書くなど）</li><li>相手が受付を止めるとき、どこから、どの手段で知らせてもらうか</li><li>電話で急ぎ発注した場合に、後から送る文面の形式</li></ul>

これらは法律で決められた項目ではありません。
最初の節で整理した二重発注や食い違いを減らすための確認事項です。
取引先と合意した内容は、口頭のままにせず、メールなどで残しておきます。

備えの優先順位

すべての取引先について同じ水準の備えを用意するのは、手間がかかります。
まずは、発注の頻度が高い取引先と、一回の発注の金額が大きい取引先から始めることを提案します。
頻度が高い取引先は、停止中に注文が発生する可能性が高くなります。
金額が大きい取引先は、食い違いや二重発注が起きたときの影響が大きくなります。

その次に、納期の余裕が少ない取引先や、代わりの調達先がない取引先を加えていきます。
発注がまれな取引先は、連絡先の一覧に載せておく程度から始めても構いません。
それだけでも、停止時に連絡先が分からないという最初の困りごとは避けられます。

備えをしても、停止そのものが起きなくなるわけではありません。
変わるのは、止まったときにその場で一から確かめる作業の量です。
連絡先を探す、承認者を探す、相手の扱いを聞くといった作業が減ります。

停止時の代わりの発注手段と記録の残し方は、取引先ごとの送付経路や社内の承認の流れで変わります。一般論だけでは、自社のどこで記録が途切れるかが見えにくいためです。

自社の注文書の作成・承認・送付の流れを並べ、停止したときに代わりの手段へ切り替わる箇所と、記録が残らなくなる箇所を確かめられます。無料相談で要件を整理する

要点の整理

停止の原因	自社側か相手側か、届いたか不明かで、最初に確かめることが変わる
注文の状態	作成済み・送信済み・未作成を注文番号ごとに分けてから代わりの手段で送る
代わりの手段	取適法の対象取引は、相手方の画面に文字等で明確に表示される電磁的方法で明示する
電話発注	直後に同じ内容を文字で送り、返信と一緒に残す
保存期間	法人の税務は申告書の提出期限の翌日から原則7年、欠損金の年度などは10年
メールの注文	データのまま保存し、印刷だけで済ませない
事前の備え	頻度と金額が大きい取引先から、連絡先・承認の代行・取り決めを用意する

保存の要件や取引先との取り決めは、取引先の数が増えるほど、一件ずつ整理する負担が重くなるためです。 優先して備える取引先の選び方と、連絡先の一覧や承認の代行ルールなど、最初に用意する項目の範囲を確かめられます。

よくある質問

電話で急ぎ発注した場合、あとから何を送ればよいか

電話で伝えた内容を、直後に同じ内容のメールなど文字で送ります。
件名に注文番号を入れ、品名、数量、単価、納期など、普段の注文書に載せている項目を本文に並べます。
取適法の対象取引では、運用基準が示す電磁的方法の条件は、相手方の画面に文字等で明確に表示されることです³。
口頭だけでは足りません。
相手からの返信も、同じ注文番号でまとめて保存します。

自社の取引が取適法の対象かどうかは、どこで確認するか

取適法の対象かどうかは、取引の類型と、発注する側・受ける側の資本金などの区分で決まります。
区分の詳細は、公正取引委員会の取適法に関する資料で確かめてください。
対象外の取引には法律上の明示の義務はかかりません。
それでも、後で内容を確かめられる記録を残しておく実務上の必要は変わりません。

メールで受けた注文書を紙に印刷して保存するだけでよいか

原則として足りません。
メールで受け渡した注文情報は電子取引にあたり、データのまま保存します。
書面に出力したものだけの保存は、原則として認められていません²。
印刷した紙を手元の確認用に使うことはできますが、メールや添付ファイルそのものも保存しておきます。

停止中に二重発注になった場合、まず何を確認するか

まず、相手が二件をそれぞれ別の注文として受け付けたかを、注文番号を示して確かめます。
そのうえで、どちらを有効とし、どちらを取り消すかを相手と合意し、合意の内容をメールなどで残します。
取適法の対象取引では、明示した内容の変更や明確化も含めて保存が求められます³。
取り消しのやり取りも元の注文と一緒に残しておくと、後でたどれます。

相手側が受付を止めたとき、納期はどう確認するか

止まっていない窓口（電話や別のメールアドレスなど）に連絡し、注文番号ごとに受付の状況と納期を守れるかを尋ねます。
納期がずれる場合は、いつになるかを文字で回答してもらい、元の注文と一緒に保存します。
取引そのものの停止に関わり、既に出した注文の扱いが問題になる場合は、契約の条項を確かめます。

売上高5,000万円以下なら、電子取引データ保存の何が不要になるか

基準期間の売上高が5,000万円以下の事業者は、検索機能の確保が不要になります²。
ただし、電子取引の取引情報をデータのまま保存すること自体は不要になりません²。
ほかの要件の扱いは、国税庁の電子帳簿保存法の一問一答で確かめてください。

1. 1　出典：国税庁「タックスアンサー No.5930 帳簿書類等の保存期間」（2026年確認）
2. 2　出典：国税庁「電子帳簿保存法一問一答 Ⅰ通則【制度の概要等】」（2026年確認）
3. 3　出典：公正取引委員会「製造委託等に係る中小受託事業者に対する代金の支払の遅延等の防止に関する法律の運用基準」（2026年確認）