紙の発注が残る取引先との併用はどう進める？オンライン受発注への移行手順と併用の終え方

◆監修・編集責任者　小園 将隆　2026年10月5日

B2B EC-COLUMN

紙の発注が残る取引先がある中で、オンライン受発注への移行は何から決めるか

オンライン受発注への移行を決めたものの、紙の注文書やFAXでしか受けられない取引先が残り、発注が二本立てになる。
漏れや二重入力を減らすために変えられるのは、全ての取引先を一斉に切り替えようとしないことです。
まず取引先を発注方法・頻度・注文内容で棚卸しして、切替の順番を決めます。
併用中は注文の記録先を1か所に集め、変更・取消の連絡経路をそろえます。
併用の終わりは期限ではなく、自社で決めた基準で判断します。
電子受発注は自社だけでは効果が出にくく、取引先と共通認識を持つことが前提になります¹。

二本立てになる場面

たとえば、毎週のように同じ部材を注文する仕入先は、オンライン受発注に切り替えられたとします。
一方で、加工を頼む外注先は、これまでどおり紙の注文書をFAXで受け取る運用のままです。
このとき発注担当者は、システムの発注画面と紙の発注書を使い分けることになります。
まだ届いていない注文を確かめるにも、画面の発注残一覧とFAX控えの束を両方めくらなければなりません。

この二本立ては、移行が遅れているから起きるものではありません。
取引先が別々の会社である以上、ある程度は避けにくい途中経過です。
中小企業庁のミラサポplusは、EDI（企業間で注文などの取引データを決まった形式でやりとりする仕組み）について、1社だけが導入しても効果は得られず、取引先企業と共通認識を持って連携しながら導入することを勧めています¹。
発注側がシステムを用意しても、受ける側が使えなければ、その取引先との発注は紙やFAXのまま残ります。
切替の速さは、自社の決定ではなく、取引先ごとの準備で決まるということです。

そのため、最初に決めるのは「いつまでに全部切り替えるか」ではありません。
決めるのは、取引先ごとにどう扱うかと、二本立ての間に社内の注文の記録をどこに集めるかの二つです。
なお、この資料は中小企業共通EDIの実証事業を紹介した記事で、紙やFAXとの併用の進め方そのものは述べていません。
ここから先の段取りは、取引先との共通認識が前提になるという事実を受けて、この記事として組み立てた進め方です。

取引先ごとの棚卸し項目

棚卸しは、取引先一覧に列を足した表1枚で始められます。
見る項目は次のとおりです。

• 現在の発注方法：電話・FAX・メール・紙の発注書のどれで出しているか
• 発注の頻度と件数：毎週の定型発注か、年に数回の注文か
• 注文内容：品番と数量で決まる定型品か、仕様や図面を都度すり合わせる注文か
• 取引先の担当者と連絡経路：誰が受け、変更や問合せをどこへ伝えているか
• 取引先側の受け方：オンラインで受けられるか、ほかの受発注の仕組みをすでに使っているか、切替への意向はどうか
• 社内の承認と会計の流れ：誰が承認し、請求書とどこで照合しているか

このうち判断を左右しやすいのは、注文内容と取引先側の受け方です。
品番と数量だけで決まる注文は、画面の入力欄に収まりやすいでしょう。
一方、図面や仕様の確認を伴う注文は、オンラインで発注しても、添付ファイルを送るメールや電話でのすり合わせが並走しがちです。
そうした取引先を早い段階で切り替えると、経路が減るどころか一つ増えることがあります。

取引先側の受け方は、こちらから聞かなければ分かりません。
相手の担当者が一人で受注を回している場合、その人が新しい操作を覚える余裕があるかどうかで、切替の時期が変わります。
表の欄は推測で埋めず、分からない欄は「未確認」と書いて、次の連絡で尋ねる項目として残しておきます。
そうすれば、依頼の段階で同じことを聞き直さずに済みます。

取引先が多い場合は、件数の多い先から表を埋めていけば十分です。
この表が、次に見る混乱の場所の洗い出しと、取引先の振り分けの土台になります。

紙とオンラインを併用すると発注側にどんな混乱が生じ、どこで防ぐか

記録・承認・変更取消・受領のどこで二本立てになるか

棚卸し表の「発注方法」の列を見ると、オンラインの取引先と紙・FAXの取引先が混ざっています。
二本立ての混乱は、発注を出す瞬間よりも、その前後の作業で起きます。
一つの注文を追いかけて、記録・承認・変更や取消・受領確認の順に見ていきます。

まず記録です。
オンラインで出した注文はシステムに残ります。
一方、紙で出した注文は、控えをファイルに綴じるか、担当者が表計算ソフトへ書き写すことになります。
発注残の一覧が二つになり、書き写しを忘れた注文は、一覧には載らないまま控えの束の中で納期を迎えます。

承認も分かれます。
オンラインの注文は画面上で承認され、紙の注文は押印や回覧で承認されるとすると、承認済みかどうかを確かめる場所が経路ごとに違います。
承認待ちの注文を探すとき、担当者は二か所を見ることになります。

いちばん食い違いが起きやすいのは、変更と取消です。
たとえば、オンラインで出した注文の数量を、急ぎだからと電話で減らしてもらったとします。
取引先の担当者は電話のメモを見て出荷しますが、システム上の注文は元の数量のままです。
納品の時点で、発注側の記録と現物が合わなくなります。
逆に、紙で出した注文をFAXで取り消したつもりが相手に届いておらず、改めてオンラインで出し直した結果、同じ注文が二重に届くこともあり得ます。

最後が受領確認です。
注文を受けたという返事が、オンラインで返る取引先とFAXで返る取引先が混在すると、注文が受け付けられたかを確かめる手順も二通りになります。
納品時に照合する元の書類も経路によって違うため、どの控えと照らすかを担当者がその都度判断することになります。

防ぐ手立ての候補

四つの場面のうち、記録と変更・取消に歯止めを置くと、残りの承認と受領確認も追いやすくなります。
ここで挙げる二つは、効果を測った実例があるものではなく、この記事として提案する運用です。

一つ目は、注文の記録先を1か所に集めることです。
紙やFAXで出す注文も、発注台帳に先に登録してから注文書を送ります。
台帳は、システムの手入力欄でも、共有の一覧表でもかまいません。
順番を「登録してから送る」に固定しておけば、発注残を見る場所は台帳一つになり、承認待ちや受領待ちの注文もそこで探せます。
紙の取引先がある限り入力の手間そのものは残りますが、どちらの一覧に載っているかを探す確認と、書き写し忘れによる漏れを減らす狙いがあります。

二つ目は、変更と取消を、元の注文と同じ経路で連絡することです。
オンラインで出した注文はオンラインで変更し、紙で出した注文は変更内容を書いた書面で送ります。
急ぎで電話を使うこと自体は止めなくてかまいません。
電話で伝えたあとに、同じ経路で正式な変更を送り、台帳の数量も直すところまでを一つの手順にしておきます。
そうすると、記録と現物の食い違いを納品前に見つけやすくなります。

どこまで効くかは、取引先の数、発注の件数、使っているシステムの作りによって変わります。
ルールを決めたら、併用を始めてから一定の期間、漏れ・重複・食い違いが起きた件数と、それが記録・承認・変更取消・受領のどこで起きたかを書き留めておきます。
原因の場所が偏っていれば、ルールのどこを直すべきかが見えてきます。
この記録は、あとで併用を終えるかどうかを判断する材料にもなります。

取引先ごとに、オンライン化する・紙を残す・段階的に切り替えるをどう振り分けるか

振り分けの軸

棚卸し表がそろったら、取引先を「オンライン化する」「段階的に切り替える」「紙を残す」の三つに振り分けます。
この区分は公的な分類ではなく、切替の順番を決めるためにこの記事で置いた整理です。
振り分けに使うのは、取引先側の対応可否、発注の件数、緊急度、社内の承認・会計の流れの四つの軸です。

先に切り替える候補になりやすいのは、件数が多く、品番と数量で決まる定型の注文を出している取引先です。
紙のままにしておくと、書き写しと確認がいちばん多く発生する相手なので、ここが片付くと台帳への手入力の量も小さくなります。
ただし、取引先側がオンラインで受けられることが前提です。
件数が多くても相手の準備が整っていなければ、この区分には入りません。

後に回す候補は、緊急の発注が多い取引先と、単発の取引先です。
その場で電話して在庫や納期を確かめながら決めるような発注は、画面へ入力してから送る流れと合わない場面があります。
年に数回しか注文しない取引先に新しい操作を覚えてもらうのは、相手にとって負担のわりに得るものが少ないこともあります。

取引先側の事情は、こちらが想像で決めつけないほうが安全です。
新しい仕組みを使う費用、慣れた方法を変える手間、ほかの発注元から別の仕組みを求められている事情など、相手には相手の判断材料があります。
棚卸し表の「取引先側の受け方」の欄が未確認のままなら、まず尋ねることが振り分けの第一歩になります。

社内の承認・会計の流れも、振り分けを変えることがあります。
金額が大きく承認者が増える取引先や、請求との照合を特別なやり方で行っている取引先があるとします。
その場合は、システムの承認設定や会計への受け渡しがその流れに合うかを確かめてから切り替えるほうが、移行後の手戻りが少なくなります。

3区分の表

四つの軸で見たときの典型を表にすると、次のようになります。

判断が割れやすいのは、真ん中の「段階的に切り替える」です。
同じ取引先に対して、オンラインと紙の二つの経路を同時に開いておくことになります。
何も決めなければ、前の節で見た変更・取消の食い違いがいちばん起きやすい相手です。
この区分に入れるときは、「定型品はオンライン、仕様の確認が要る注文は当面紙とメール」のように、どの注文をどちらで出すかを注文の種類や品目で決め、取引先にも同じ内容を書面で伝えておきます。
経路の決め方が担当者の判断に任されていると、同じ品目でも日によって経路が変わってしまいます。

「紙を残す」は、切替をあきらめるという意味ではありません。
理由と見直しの時期を記録した例外として扱うことで、紙の取引先が増えたり、いつの間にか固定化したりするのを防ぎます。
その記録の仕方は、取引先への依頼と合わせて最後の節で扱います。

併用中の記録・承認・保存は、社内でどう一本化するか

オンラインのデータの保存

併用中の社内の記録と承認待ちの管理は、前に見たとおり発注台帳一つに集めます。
ただし、記録とは別に、受け取った書類やデータをどう保存するかという問題が残ります。
こちらは、経路によって扱いが分かれる可能性があります。

国税庁は、取引先とPDFなどのデータで請求書や領収書をやりとりした場合、そのデータもルールに基づいて保存する必要があると案内しています²。
紙に印刷すること自体は禁止されていません²。
つまり、オンラインで受け取ったものを印刷して綴じていても、それだけでデータの保存が不要になるとは読めません。

また、2024年（令和6年）以後の電子取引では、保存できなかったことに相当の理由があり、税務調査の際にダウンロードや印刷したものの提示に応じられる場合には、単なる保存で差し支えない場合があるとされています²。
どんな場合が「相当の理由」に当たるかなどの細かな条件は、同庁の一問一答などで確かめる必要があり、ここでは断定できません。

注意したいのは、このページで例に挙がっているのは請求書や領収書などで、注文書や受注確認が対象書類に含まれるかは明記されていない点です。
オンライン受発注のシステムで受け取る受注確認や請求のデータが、自社にとって保存の対象になるかは、後に挙げる確認事項として扱います。
そのうえで社内の運用としては、オンラインで受けたデータを、取引先・日付・金額で後から照合できる形で、システム内か決めた保存先に残しておくのが無理のない出発点です。

紙の書類の扱い

紙の注文書の控えや、FAXで返ってきた注文請書の保存方法については、ここで確かな根拠を示せません。
併用中に保存方法まで変えると、どの書類がどこにあるか分からなくなりやすくなります。
紙で授受した書類は、まずは現在の社内ルールのまま保管を続け、変える場合は経理と決めてから変えるのが安全です。

ここで、記録と保存を分けて考えると整理しやすくなります。
記録先は台帳一つに集めますが、保存物はオンラインのデータと紙の書類という二系統に分かれたままです。
二系統を無理に一つにまとめる必要はありません。
台帳に「発注経路」と「保存場所」の欄を設け、どの注文の原本がシステムにあるのか、どのファイルに綴じてあるのかを台帳からたどれるようにしておきます。
取引先との合意で経路が決まり、その経路で保存の扱いが分かれる以上、取引先との調整と社内の保存手続きは、別々ではなく同時に設計しておくほうが手戻りが少なくなります。

判断が分かれやすいのは、FAXを複合機で受信して、データのまま保存している場合です。
取引先から見れば紙のFAXの運用でも、社内に届く形はデータなので、紙とデータのどちらとして扱うかで保存先が変わり得ます。
自社の受信の仕方を台帳の「保存場所」の欄に書き添えておくと、経理に確認するときにも話が早くなります。

経理・税理士に確認すること

保存の扱いは、取引の種類や会社の体制によって変わり、記事の側で一律に決められるものではありません。
経理担当者や顧問の税理士に相談するときは、次の点を持っていくと話がまとまりやすくなります。

• 注文書・注文請書・受注確認の通知が、自社の保存対象としてどう扱われるか
• オンライン受発注のシステムで受け取るデータを、どこにどの形で保存すればよいか
• 2024年以後の電子取引で、単なる保存で差し支えない場合が自社に当てはまるか
• 複合機でデータとして受信しているFAXをどう扱うか
• 紙で授受した書類の保存方法を、併用中や併用後に変える必要があるか

棚卸し表と、台帳の「発注経路」「保存場所」の欄を見せながら尋ねれば、取引先ごとに、どの書類がどちらの系統に入るのかを具体的に確認できます。

取引先への依頼と、紙との併用を終える基準

依頼の伝え方

振り分けで「オンライン化する」「段階的に切り替える」に入れた取引先には、切替をお願いすることになります。
導入は取引先と共通認識を持って進めることが前提なので¹、依頼は「この日から変わります」という通知ではなく、相手の受け方を確かめながらすり合わせる形が向いています。
伝える内容は、次の四つにまとめられます。

• 切替の目的：二重入力や変更の食い違いなど、自社が何に困っていて何を減らしたいのか
• 自社が変える点：発注の出し方、承認、連絡の窓口のうち何が変わるか
• 取引先にお願いする操作：注文の確認、受注の返事、納期の回答などを、どの画面でどう行ってほしいか
• 移行後の連絡経路：変更・取消・問合せをどこへ伝えればよいか、急ぎの場合はどうするか

特に最後の連絡経路は、取引先側の担当者が日々いちばん迷う部分です。
前に決めた「変更と取消は元の注文と同じ経路で」というルールを依頼の時点で相手にも共有しておくと、切替後の食い違いを相手の側からも防げます。
段階的に切り替える取引先には、どの注文をどちらの経路で出すかの取り決めも、ここで一緒に渡します。

取引先にとっての利点を伝えたいときは、根拠のある範囲にとどめます。
中小企業共通EDIの実証事業では、EDIを導入した企業に総じて業務効率化の効果が見られ、受注側の中小企業でも業務時間の削減が報告されています¹。
ただしこれは、EDIを導入した実証事業での結果です。
取引先が使う仕組みや注文の内容が違えば、同じになるとは限りません。
「必ず楽になる」と約束するのではなく、こうした報告があると背景として伝える程度が誠実です。

費用の負担や操作の支援をどうするかは、取引先ごとに事情が違い、ここで目安を示せるものではありません。
相手に新しい費用や作業が生じるのはどこか、それを誰がどう負うかを先に整理し、取引条件の一つとして話し合っておきます。
そうしておけば、あとで「聞いていなかった」という行き違いを避けやすくなります。

断られた場合

依頼しても、取引先がすぐには切り替えられないことはあります。
そのときは無理に押し切るよりも、その取引先を例外として台帳に残し、紙やFAXでの手順を続けながら見直しの時期を決めておくほうが、併用中の混乱を広げずに済みます。

断られた理由は、できるだけ具体的に聞いておきます。
費用が理由なのか、操作を覚える人手がないのか、ほかの発注元とは別の仕組みを使っているのかで、次に打てる手が違うからです。
費用なら条件の話し合い、人手なら操作の説明や切替時期の後ろ倒し、別の仕組みなら現状の経路のまま例外として続けるかの検討、というように、見直しのときに考える中身が変わります。

例外台帳は、棚卸し表に列を足すだけで作れます。
記録しておきたいのは次の項目です。

• 取引先名と相手の担当者
• 現在の発注経路（紙・FAX・電話など）
• 例外にした理由（聞き取った内容）
• 紙での発注・変更・受領確認の手順
• 自社側の担当者
• 次に見直す時期

終了基準と例外の残し方

併用をいつ終えるかは、期限から決めないほうがよいと考えます。
期限を先に置くと、取引先の準備が追いつかないまま切替を迫る形になりやすく、取引先と共通認識を持って進めるという前提¹と食い違うからです。
期限の代わりに、自社で決めた指標が基準に届いたかどうかで判断します。

指標の候補は、オンラインで出した発注の割合、例外として残っている取引先の数、そして併用中に記録してきた漏れ・重複・食い違いの件数の推移です。
どの値に届けば終えてよいかは、取引先の数や発注の件数、扱う品目によって変わるため、記事として示せる一般的な基準値はありません。
自社の発注の実態を見ながら、承認や経理に関わる部署と一緒に決めることになります。

ここでいう併用の終わりは、全ての取引先がオンラインになることとは限りません。
紙の取引先が残っていても、それが例外台帳で管理され、通常の発注はオンラインで流れている状態になれば、二本立ての運用はひとまず終えられます。
終えたあとは、「紙の注文も台帳に先に登録する」といった併用中のルールを、例外の取引先にだけ適用する手順へ縮めます。
担当者が日々二つの手順を意識しなくて済むようにするためです。

例外は、残したら終わりではありません。
台帳に書いた見直しの時期が来たら、理由がまだ当てはまるかを取引先に尋ね、事情が変わっていれば振り分けをやり直します。
反対に、理由がはっきりしないまま例外が増えていくなら、依頼の伝え方か振り分けの軸のどこかを見直す合図になります。

取引先ごとの振り分けや台帳の欄の置き方は、取引先の数や注文の内容、社内の承認の流れによって答えが変わり、一般論だけでは決めきれない部分が残ります。

棚卸し表と現在の発注経路をもとに、どの取引先から切り替えるか、併用中の記録と連絡のルールをどう置くかを確かめられます。無料相談で要件を整理する

要点の整理

軸	基準
最初に決めること	取引先ごとの扱いと、併用中の記録先
棚卸し	発注方法・頻度と件数・注文内容・連絡経路・取引先側の受け方・承認と会計の流れ
振り分け	オンライン化する／段階的に切り替える／紙を残す
併用中のルール	紙の注文も台帳へ先に登録し、変更・取消は元の注文と同じ経路で連絡
保存	データと紙の二系統を台帳からたどる。対象かどうかは経理・税理士に確認
終了	期限ではなく自社で決めた指標で判断し、残る紙は例外台帳で管理

依頼の伝え方や併用を終える指標は、取引先との関係や自社の発注の実態に合わせて決める必要があり、担当者一人で判断を抱えやすいところです。 例外として残る取引先の扱いと、併用を終える指標の置き方を、自社の状況に照らして整理できます。

よくある質問

紙の発注を続ける取引先に、費用負担や操作支援をどう考えて切替を依頼すればよいですか。

相手に新しい費用や作業が生じる箇所を先に整理し、誰がどう負うかを取引条件の一つとして話し合うのが出発点です。
負担の目安を示せる根拠はないため、一方的に決めずに取引先ごとにすり合わせます。
操作の支援は、取引先の担当者が日々行う注文の確認、受注の返事、納期の回答の手順に絞って説明すると、相手が切替を判断しやすくなります。

オンラインで受けた注文データと紙の注文書は、保存の扱いがどう違いますか。

国税庁は、データで受け取った取引情報はそのデータもルールに基づいて保存が必要としています²。
印刷は禁止されていませんが、印刷だけでデータの保存が不要になるとは読めません。
注文書が対象書類に含まれるかや、紙で授受した書類の扱いは同庁のそのページに明記がないため、経理担当者や税理士に確認が必要です。
社内では、台帳に保存場所の欄を設けて二系統をたどれるようにしておくと確認しやすくなります。

緊急の発注や単発の発注は、併用中どの経路で出せばよいですか。

電話やFAXで出すこと自体は止めなくてかまいません。
ただし、出す前か直後に同じ発注台帳へ登録するルールにしておくと、記録先が二つに割れません。
オンライン化した取引先へ電話で急ぎの注文を出した場合は、その注文を取引先の側でどう記録するかもあらかじめ取り決め、台帳に「電話で発注済み」と残して、後からオンラインで出し直して二重にならないようにします。

併用中の変更・取消は、元の注文と同じ経路で連絡すべきですか。

この記事では、元の注文と同じ経路で連絡することを勧めます。
経路が分かれると、取引先は電話のメモで動き、発注側の記録は元のまま、という食い違いが起きやすいからです。
急ぎで電話を使った場合も、あとから同じ経路で正式な変更を送り、台帳の数量も直すところまでを一つの手順にしておきます。

最後まで紙が残る取引先は、例外としてどう管理すればよいですか。

例外台帳に、取引先名と担当者、現在の発注経路、例外にした理由、紙での手順、自社側の担当者、次に見直す時期を記録して管理します。
見直しの時期に理由がまだ当てはまるかを確かめ、事情が変わっていれば振り分けをやり直します。
紙の取引先が残っていても、台帳で管理されていれば、二本立ての運用そのものは終えられます。

1. 1　出典：中小企業庁（ミラサポplus）「企業間のデータ連携で、受発注の業務コストを削減する！」（2020年）
2. 2　出典：国税庁「国税庁の取組紹介-電子帳簿保存法」（2026年時点の公開ページ）