受発注システムの初期費用は受注側でいくら？SaaS・スクラッチの目安と、費用が変わる条件

◆監修・編集責任者　小園 将隆　2026年10月5日

B2B EC-COLUMN

受注側が受発注システムの見積もりを取る前に知っておきたい費用の見方

FAXやメールで届いた注文を販売管理の画面やExcelへ打ち直していると、システム化したくても、いくら用意すればよいのか見当がつかず、見積もり依頼の手前で止まりがちです。
受注側の初期費用は、SaaSかスクラッチかという導入方式で桁が変わり、同じ方式の中でも受け取る注文の形、取引先ごとの対応、連携範囲、カスタマイズで上下します。
提供元の一社は、SaaSで初期30〜50万円・月額10〜20万円、スクラッチでは数百万円から数千万円規模という目安を示しています¹。
自社の受注の形を先に整理し、同じ条件で見積もりを取り、補助金の対象かも確かめれば、提示された金額が妥当かを判断しやすくなります。

受注側が払う費用は、発注側の費用とは分けて考える

受発注システムという言葉は、注文を出す側と受ける側の両方を含みます。
発注側が仕入れ先へ注文を送るための仕組みと、受注側が届いた注文を受け付けて出荷や請求へつなぐ仕組みでは、費用を払う主体も、必要な機能も異なります。
料金ページや解説記事を読むときに、どちらの立場の費用なのかが混ざると、自社が払う金額の見当を誤ります。

受注側で費用を考えるときの出発点は、いま届いている注文を誰がどこへ転記しているかです。
たとえばFAXで届いた注文書を担当者が読み取り、販売管理の画面に品番と数量を打ち込み、出荷指示書を別に作っている場合、システム化で減らしたいのはこの転記と照合の手間です。
どの転記をなくしたいのかが定まると、必要な機能の範囲が決まり、その範囲が費用の大きさに直結します。

金額を左右するのは、導入方式と受注の形

初期費用を決める要素は、大きく二つに分けると整理しやすくなります。
一つは、既製のサービスを契約して使うSaaSか、自社向けに作り込むスクラッチかという導入方式です。
もう一つは自社の受注の形で、受け取る注文の形式、取引先ごとに異なる対応の多さ、既存システムとの連携、移行するデータの量によって、同じ方式でも追加の作業が増えたり減ったりします。

方式の違いは金額の桁を変え、受注の形の違いはその桁の中での上下を決める、という関係で捉えると、見積もりの数字を読みやすくなります。
見積もりが想定より高いとき、方式の選び方がずれているのか、方式は合っていて追加要件が積み上がっているのかを切り分けられるからです。

初期費用に含まれるものと、月額に回るもの

初期費用の目安

受発注システムの費用は、導入時に一度払う初期費用（イニシャルコスト）と、使い続ける間に払う運用費用（ランニングコスト）に分かれます。
SaaS型について、受発注システムを提供する竹田印刷（TS-BASE運営）は、初期費用の目安を30〜50万円としています¹。
これは同社が自社の記事で示す目安であり、市場全体の相場を集計した数字ではありません。
対象とする企業の規模も記事では明記されていないため、自社の規模や受注の件数にそのまま当てはまるとは限りません。

初期費用の中に何が含まれるかは、製品や契約によって異なります。
見積書を受け取ったら、初期費用の行にアカウントの開設や基本設定だけが入っているのか、取引先や商品のデータ登録、操作説明まで含まれているのかを読み分けると、各社の金額を同じ土台で比べられます。

月額（運用費用）の目安

運用費用の目安は、同じ記事で月額10〜20万円とされています¹。
初期費用より月額のほうが小さく見えても、契約期間が長くなるほど累計は増えていきます。
導入時の金額だけで比べず、何年使う前提で総額を見るのかを決めておくと、初期費用が安く月額が高い製品と、その逆の製品を同じ物差しで比べられます。

月額は、システムを使える状態を保つために払い続ける費用です。
一度払えば終わる初期費用とは性格が違うため、予算を判断する立場の人にとっては、導入年度の支出と翌年度以降の固定費を分けて示せるようにしておくと、社内で導入を諮るときの説明がしやすくなります。

アカウント数による従量課金

同記事では、SaaSはアカウント数に応じて月額が加算されると説明されています¹。
アカウントとは、システムにログインして操作する利用者ごとの権利のことです。
受注担当者だけが使うのか、出荷や請求の担当者も画面を見るのか、営業担当者が受注状況を確かめるのかで、必要なアカウント数は変わります。

また、オプションの追加や独自のカスタマイズは、別途のコストになるとされています¹。
つまり、目安として示される初期費用と月額は、標準の機能を標準の使い方で利用する場合の金額であり、自社に合わせて足した分はその外側に積み上がると読むのが自然です。
この記述は同社の料金体系についてのもので、他社の製品がすべて同じ課金の仕組みとは限りません。

受注側の初期費用が上下する条件

受け取る注文の形

前の節で見た別途のコストが受注側ではどこで生まれやすいのかを、受注の作業に沿って整理します。
ここで挙げる条件は、オプションやカスタマイズが別費用になるという記述¹を手掛かりにした編集上の整理であり、条件ごとの金額を示すものではありません。
どの条件がどれだけ費用を動かすかは製品と要件によって変わるため、見積もりの段階で一つずつ確かめる対象になります。

最初の条件は、注文がどんな形で届くかです。
取引先がWebの画面から直接入力してくれるなら、受注側は届いたデータを確認するだけで済みます。
一方、FAXや紙の注文書、メールに添付されたExcelで届く注文が多い場合は、その内容を誰かがシステムへ入れる工程が残ります。

このとき考え方は二つに分かれます。
取引先にWebでの入力へ切り替えてもらうよう依頼するか、FAXやメールで届く注文を受注側で取り込む工程を残したままシステム化するかです。
前者は取引先の協力が前提になり、後者は取り込みの方法によって必要な機能が変わります。
どちらを選ぶかで、標準機能で足りるのか、追加の機能が必要になるのかが分かれます。

取引先ごとの個別対応

取引先によって、注文書の様式、商品コードの付け方、掛け率や納品条件が異なることがあります。
受注側がその違いを担当者の判断で吸収している場合、システムに置き換えるときに、違いを設定やカスタマイズで再現する必要が出てきます。

たとえば、ある取引先は自社の品番で注文してくるのに、別の取引先は先方の品番で注文してくる状況を考えてみます。
今は担当者が対応表を見ながら読み替えていても、システムではその読み替えをどこかで行う仕組みが要ります。
標準の機能で取引先別の設定ができれば追加費用は小さく済み、できなければ個別の作り込みが必要になります。
取引先ごとの違いが多いほど、見積もりで確かめる事柄も増えていきます。

既存システムとの連携・データ移行

受注した内容を、販売管理や在庫管理、会計などの既存システムへ渡す必要があるかどうかも、費用を動かす条件です。
受発注システムで受けた注文を担当者が既存の販売管理へもう一度打ち込むのであれば、転記は場所を変えて残ります。
この二重入力をなくすには二つのシステムの間でデータを受け渡す仕組みが必要で、その仕組みは製品の標準で用意されている場合もあれば、別途の作業になる場合もあります。

データ移行は、取引先の一覧、商品マスタ、価格、過去の受注履歴などを新しいシステムへ移す作業です。
どこまでを移すかによって作業量が変わり、Excelで管理してきた情報の形式がそろっていない場合は、移す前の整理にも手間がかかります。
移行の範囲を「取引先と商品だけ」「過去の履歴も含める」のように先に決めておくと、各社の見積もりの前提をそろえられます。

SaaS・ハーフスクラッチ・フルスクラッチで、受発注システムの初期費用と運用負担はどう違うか

三つの方式の費用規模

SaaSは既製のサービスを契約して使う方式、フルスクラッチはゼロから自社向けに開発する方式、ハーフスクラッチは既存の仕組みを土台に自社向けの部分を作り込む方式です。
導入方式ごとの費用の規模は、竹田印刷の同じ記事で次のように示されています¹。

表を見ると、SaaSとスクラッチの間で初期費用の単位そのものが変わることが分かります。
SaaSが数十万円の範囲であるのに対し、ハーフスクラッチは数百万円から、フルスクラッチは数千万円の規模です¹。
運用費用もフルスクラッチでは数十万から数百万円とされ、作り込むほど維持にかかる費用も大きくなる傾向が読み取れます。

表の数字を読むときの注意

これらは一社が自社の記事で示した目安を、同じ資料の中で並べたものです。
他社の見積もりや別の資料の数字と組み合わせて相場を作ることはできません。
また、導入にかかる期間や保守の内容の違いは、この比較には含まれていません。

それでも、方式によって桁が変わるという点は、予算の当たりをつけるうえで役に立ちます。
予算として数十万円の範囲しか用意できないのに、取引先ごとの完全な個別対応を求めれば、要件と予算が食い違います。
逆に、基幹システムとの密な連携が欠かせないのにSaaSの目安の金額だけで予算を組むと、カスタマイズの段階で別途の費用が積み上がり、想定とずれる可能性があります。

自社の受注の仕方に合わせて、どの方式から検討するか

標準機能で足りる受注ならSaaSから

方式を選ぶときは、費用の安い順に見ていくより、自社の受注の仕方がどの方式の守備範囲に収まるかから考えるほうが、判断がぶれにくくなります。
ここで示すのは編集部としての検討の順序であり、どの会社にも当てはまる正解ではありません。

注文書の様式がほぼ決まっていて、取引先の数もそれほど多くなく、取引先ごとの特別な扱いが少ない場合は、SaaSの標準機能で受注業務を回せる可能性があります。
この場合はSaaSを出発点にして、標準機能でどこまで今の転記がなくなるかを確かめるのが現実的です。
足りない部分があっても、社内の手順を合わせられるなら、カスタマイズをせずに済むこともあります。

個別様式や密な連携が必須ならハーフスクラッチ以上も視野に

取引先ごとに異なる様式で注文を受ける必要があり、それを取引先に変えてもらえない場合や、既存の基幹システムと受注データを細かく連携させることが業務上欠かせない場合は、SaaSの標準機能では収まらないことがあります。
そこで初めて、ハーフスクラッチ以上の方式を検討する理由が生まれます。
ただし前の節の表のとおり初期費用の規模が一段上がるため、その作り込みが本当に必須なのかを見極めてから進むのが筋です。

必須要件と任意要件を分けて確かめる

方式を見極めるのに役立つのが、要件を「なければ業務が回らないもの」と「あれば便利なもの」に分けておくことです。
そのうえで、必須の要件がSaaSの標準機能で満たせるかを提供元に確認します。
必須要件が標準機能で満たせるなら、任意要件は後から追加するか運用で補うかを検討すればよく、初期費用を抑えた形で始められます。
標準機能で満たせない必須要件がある場合は、その部分だけを追加開発で補うのか、方式そのものを変えるのかを比べることになります。

製品によって標準機能の範囲は違うため、ある製品で必須要件を満たせなくても、別の製品では標準で対応している場合があります。
一社の回答だけで方式を決めず、複数の提供元に同じ必須要件を示して比べると、方式の判断と製品の判断を切り分けられます。

受発注システムの見積もりを取る前に整理しておくこと

各社に同じ条件を渡す

見積もりの金額が会社ごとに大きく違うとき、その差は製品の価格だけでなく、各社が想定した前提の違いから生まれていることがあります。
アカウント数で月額が変わり、オプションやカスタマイズが別費用になるという仕組み¹を踏まえると、前提をそろえずに依頼すれば、比べているのは製品ではなく想定の違いになりかねません。
依頼の前に、次の項目を一覧にして各社へ同じ内容で渡すと、金額の差がどこから来ているのかを読み取りやすくなります。

• 受け取っている注文の方式（FAX、メール、電話、Webなど）と、おおよその件数
• 取引先の数と、取引先ごとに異なる様式や条件の有無
• システムを操作する人と、必要なアカウント数
• 連携したい既存システム（販売管理、在庫管理、会計など）
• 新しいシステムへ移すデータの範囲
• 必須要件と任意要件の区分、カスタマイズを望む点

見積書で確かめる箇所

見積書が届いたら、初期費用の行と月額の行に何が含まれているか、そして別途とされている項目は何かを並べて見ます。
同じ初期費用の金額でも、データ登録や取引先ごとの設定が含まれている見積もりと、それらが別途とされている見積もりでは、実際の支払いが変わります。

アカウント数についても、今の受注担当者だけで見積もるのか、出荷や請求の担当者まで含めるのかで月額が変わります¹。
導入後に利用者が増えたときに月額がどう変わるのかを見積もりの段階で聞いておくと、翌年度以降の固定費を読み違えにくくなります。

受発注システムの初期費用を抑える補助金：条件と確認先

補助率と補助額

受発注システムの導入費用には、IT導入補助金の通常枠を使える可能性があります。
2026年度の事務局サイトでは「IT導入補助金2026」と「デジタル化・AI導入補助金2026」の表記が使われています。
通常枠の補助率は1/2以内で、低賃金で雇用する従業員が30%以上を占める場合は2/3以内とされています²。
補助額は導入するソフトウェアが対応する業務プロセスの数で区分され、1プロセス以上で5万円以上150万円未満、4プロセス以上で150万円以上450万円以下です²。

補助率は上限を示すもので、申請した費用に対して必ずその割合が補助されるわけではありません。
また補助額には下限もあるため、対象になる経費が小さすぎる場合は使えないことがあります。

対象経費

対象となる経費は、ソフトウェアの購入費とクラウドの利用料（最大2年分）が必須で、機能拡張、データ連携、導入コンサルティング、設定、研修、保守サポートなどは任意で加えられる経費とされています²。
SaaSで導入する場合、初期費用だけでなく、クラウド利用料として払う月額の一部も対象経費に含められる点は、予算を組むうえで押さえておきたいところです。
前の節で見た連携やデータ移行に近い作業も、任意の経費として挙げられた区分に当たるかを確かめる余地があります。

一方で、汎用的な業務プロセスのみに対応するソフトウェアは対象外です²。
補助の対象になるのは事務局に登録されたITツールで、検討中の受発注システムが登録されているかどうかは製品ごとに異なります。

対象事業者

申請できるのは中小企業・小規模事業者等で、業種ごとに資本金と従業員数の基準があります²。
たとえば製造業は資本金3億円以下または従業員300人以下、小売業は資本金5,000万円以下または従業員50人以下が基準です²。
受注側の事業者でも業種によって基準が異なるため、自社がどの業種区分に当たるかを先に押さえておく必要があります。

申請前に確認すること

ここで紹介した内容は、2026年度版の通常枠について事務局サイトに示された内容の要約です。
申請の締切や受付の状況、登録ITツールの要件、手続きの順序は公募要領で確かめる必要があります。
見積もりを取った製品が補助の対象になるかどうかも製品ごとに異なり、特定の製品が対象になるとは言えません。

補助金を使うかどうかで、契約や発注のタイミングの組み方が変わる可能性があります。
見積もりを比べる段階で、各提供元に補助金の対象として登録されているかを尋ねておけば、金額と並べて比較の材料に加えられます。

自社の受注の形がSaaSの標準機能で収まるのか、追加の作り込みが要るのかは、注文の届き方や取引先ごとの違いを一つずつ照らし合わせないと判断しにくいためです。

いまの受注の流れと転記している箇所を整理し、必須要件と任意要件をどう分けるか、見積もり依頼で何をそろえて伝えるかを確かめられます。無料相談で要件を整理する

要点の整理

軸	基準
費用の決まり方	導入方式で桁が決まり、受注の形・連携・カスタマイズで上下する
SaaSの目安	竹田印刷の目安で初期30〜50万円・月額10〜20万円。一社の目安として扱う
スクラッチの目安	同社の目安でハーフスクラッチは初期数百〜数千万円、フルスクラッチは初期数千万円
方式の出発点	必須要件がSaaSの標準機能で満たせるかで判断する
見積もり依頼	注文の方式・取引先・アカウント数・連携・移行範囲をそろえて各社へ渡す
補助金	通常枠は補助率1/2以内。対象事業者・登録ITツール・締切は公募要領で確認

見積もりの金額差が前提の違いから来ているのか、補助金の対象経費をどう切り分けるかは、各社の見積書と自社の条件を並べて見ないと読み取りにくいためです。 受け取った見積書の初期費用・月額・別途費用の範囲を比べ、自社の条件に照らして確認すべき点と補助金の確認先を整理できます。

よくある質問

取引先が指定するシステムで受注する場合、受注側は費用を負担するのですか？

誰が費用を負担するかは、取引先との取り決めやそのシステムの提供条件によって異なり、一律には言えません。
指定を受けた段階で、受注側に利用料や初期設定の費用がかかるのか、アカウントはいくつ必要か、自社の既存システムとつなぐ作業は誰が行うのかを取引先に確かめると、自社で用意すべき予算が見えてきます。

アカウント数が増えると、月額はどう変わりますか？

竹田印刷の記事では、SaaSはアカウント数に応じて月額が加算されると説明されています¹。
受注担当者だけでなく、出荷や請求の担当者、営業担当者も使うなら、その分だけ月額が増える可能性があります。
課金の仕組みは製品によって違うため、利用者が増えたときの月額を見積もりの段階で各社に尋ねておくと安心です。

FAXで届く注文を、そのままシステムで受けられますか？

対応は製品によって異なります。
FAXで届く注文をシステムへ取り込む方法があるのか、受注側の担当者が入力する工程が残るのかは、見積もりの際に提供元へ確かめる点です。
取引先にWebでの入力へ切り替えてもらえるなら、FAXからの転記そのものを減らす道もあります。

補助金は、申請前に契約したシステムにも使えますか？

契約時期の扱いは、最新の公募要領に定められた手続きを確かめてから判断する必要があります。
契約を先に進める前に手続きの順序を確認し、検討中の製品が登録ITツールかも提供元に尋ねておくと、補助を受けられないまま契約してしまう事態を避けやすくなります。

SaaSでは足りず、個別開発が必要になるのはどんなときですか？

取引先ごとに異なる様式で注文を受ける必要があり、取引先に変えてもらえない場合や、既存の基幹システムと受注データを細かく連携させることが業務上欠かせない場合です。
まず要件を必須と任意に分け、必須要件がSaaSの標準機能で満たせるかを複数の提供元に確かめます。
満たせない部分があれば、その部分だけの追加開発で補うか、ハーフスクラッチ以上へ方式を変えるかを、費用の桁の違いも踏まえて比べます。

1. 1　出典：株式会社竹田印刷（TS-BASE運営）「Webの受発注システムの選び方とコストの目安」（2026年）
2. 2　出典：独立行政法人中小企業基盤整備機構（IT導入補助金事務局）「IT導入補助金2026 通常枠・申請対象者」（2026年）