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LINE受発注の誤認・見落としを減らす運用ルールと、移行を考える目安

◆監修・編集責任者 小園 将隆 

B2B EC-COLUMN

この記事のポイント

  • LINE受発注の誤認は、注文と雑談の混在、訂正の分散、受け取った側の確認が残らないことの三つのずれが重なって起きる
  • 書式・確認返信・台帳への転記を組み合わせると、トークを遡って最新の数量を探す作業を減らせる
  • LINE公式アカウントでは担当者とステータスで対応状況を残せるが、無料プランでは履歴が半年、タグは1チャット1個まで
  • 履歴・タグ・複数人での対応はLINEの中で補強でき、転記や在庫との照合が手作業で回らなくなったときが窓口を移す目安になる
  • 窓口を移すときはLINEと併用し、週に一度、新旧の窓口と台帳を突き合わせて漏れと二重計上を確かめる

An adult using a smartphone at an office desk with a laptop for work.
▽ 写真の出典元

トークを遡って最新の数量を探す場面で、なぜLINE受発注の誤認が起きるのか

朝に届いた注文の数量が、夕方の「やっぱり増やせますか」で変わっていた。
そのたびにトークを遡り、どれが注文で、どれが最新の数量かを確かめていないでしょうか。
誤認の多くは、LINEの仕様と受注作業のずれから起きます。
注文と雑談が同じ画面に流れ、訂正が別のメッセージで続き、送信取消で履歴が変わるためです。
注文の書式と確認返信を決め、確定した内容を台帳へ転記すれば、LINEのままでも遡って探す手間は減らせます。
LINE公式アカウントなら担当者や対応状況も残せます。
ただし無料プランでは履歴が半年で消え、タグは1個までです1。
この限界が、移行を考える目安になります。

注文と雑談・写真が同じ画面に流れる

LINEのトークは、届いた順にメッセージが並ぶだけの画面です。
注文も、季節のあいさつも、店先の写真も、スタンプも、同じ流れの中に同じ見た目で届きます。
どれが注文なのかは、受け取った担当者が読み取って決めるしかありません。

このため、見落としの多くは「読まなかった」ことではなく、「注文だと判断しなかった」ことから起きます。
商品の写真に「これ、またお願いします」と添えてあれば注文です。
しかし写真だけが届いた場合、在庫の問い合わせなのか、届いた品の報告なのか、受け手には決められません。
忙しい時間帯にスタンプや雑談の通知が続くと、その間に挟まった一行の注文は、未読の束の中で目に留まりにくくなります。

メールや注文書と違い、トークには件名も、品名や数量を書く欄もありません。
そのため「これは注文か」を毎回判断する作業が、受注担当者の側に残り続けます。

訂正・追加が別メッセージで続く

次に起きやすいのが、数量や納品日の取り違えです。
仮の例で考えます。
取引先から朝に「明日の納品で、A品を10ケースお願いします」と届き、昼に雑談と写真をはさんで、夕方に「さっきの、12にできますか」と届いたとします。

この場合、最新の注文は「A品・12ケース・明日納品」です。
しかし、その内容はどのメッセージにもまとまって書かれていません。
朝の一通と夕方の一通を組み合わせて、初めて分かります。
夕方のメッセージが引用付きでなければ、「さっきの」がA品を指すのか、昼に話題に出た別の商品を指すのかも、文脈から推し量るしかありません。

受け取った担当者が朝の時点で10ケースを社内に伝えていたら、夕方の訂正をもう一度引き継ぐ必要があります。
引き継いだ相手が朝のメッセージだけを見ていれば、10ケースのまま手配が進みます。
トークを遡って最新の数量を探す作業は、こうして訂正が届くたび、担当者が替わるたびに繰り返されます。

送信取消と既読の仕様が確認を難しくする

さらにLINEには、履歴そのものが変わる仕様があります。
個人向けのLINEでは、通常の利用者は送信後1時間以内なら送信取消ができます3。
送信取消をすると、送った側と受け取った側の両方のトークルームから内容が消え、受け取った側には取り消した旨が表示されます3。
一方「削除」は、自分のトークルームから消すだけで、相手の画面には影響しません3。

取引先が個人のLINEから注文を送っている場合を考えます。
取引先が数量を打ち間違えて取り消し、送り直すと、受注担当者の画面には「取り消しました」の表示と新しいメッセージが残ります。
取り消し前の内容を見て手配を始めていたら、どこまで直すかを、消えた内容を思い出しながら判断しなければなりません。
なお、LYPプレミアム会員は通常より長い期間取り消せます3。

受注側がLINE公式アカウントを使っている場合、公式アカウントから送ったチャットは、送信から24時間以内なら取り消せます1。
これは自社の返信にかかわる仕様です。
取引先から届いた注文の取消には、取引先が使っているLINEの条件がかかります。
つまり取消できる期間は、送る側と受ける側がそれぞれどのLINEを使っているかで変わります。
自社の確認返信も一日のうちなら消せてしまいます。
返信を誤ったときは取り消さずに訂正を送り直すほうが、履歴を追いやすくなります。

既読の扱いも、確認を難しくします。
LINE公式アカウントのチャットでは、既読を付けずに、未読バッジを残したまま受信メッセージを確認できます1。
後で落ち着いて読みたいときには便利ですが、取引先からは注文が見られたのかどうかが分かりません。
社内でも、誰かが中身を確認したのに未読のまま残っていれば、別の担当者は「まだ誰も見ていない」と受け取ります。

まとめると、誤認は三つのずれが重なって起きています。
注文と雑談が混ざること、訂正が別のメッセージに分かれること、受け取った側の確認がどこにも残らないことです。
これはLINEの欠陥というより、会話のための仕組みの上で、注文の確定と引き継ぎという別の作業をしているために生まれるずれです。

仮の例で見る、訂正が別のメッセージで届く流れ(模式図)
朝の注文、昼の雑談と写真、夕方の訂正が別々に届き、最新の注文は二通を合わせて分かることを示す図1朝:A品10ケース、明日の納品で注文が届く2昼:雑談と写真がはさまる3夕方:「さっきの、12にできますか」と訂正が届く4最新の注文はA品12ケース・明日納品朝と夕方を合わせて初めて分かる

▼ 図の内容を文字で読む
  1. 朝:A品10ケース、明日の納品で注文が届く
  2. 昼:雑談と写真がはさまる
  3. 夕方:「さっきの、12にできますか」と訂正が届く
  4. 最新の注文はA品12ケース・明日納品(朝と夕方を合わせて初めて分かる)

LINEのまま続ける運用ルールと、公式アカウントのチャット機能でできる範囲

書式を決める・確認返信を定型にする

前の節の三つのずれに、それぞれ別の対策を当てれば、LINEのままでも遡る手間を減らせます。
注文の混在には書式、確認が残らない問題には確認返信、訂正の分散には台帳への転記を当てます。
転記は、この節の後半で触れる履歴の消失にも効きます。
いずれも効果の大きさを示す実測はなく、作業の仕組みから考えた提案です。

書式は、注文を一通にまとめてもらうための目印です。
品名・数量・納品日が一通にそろっていれば、受注担当者は「これは注文か」で迷わずに済みます。
前後の雑談や写真を、注文の材料として読む必要もなくなります。
項目を増やしすぎると取引先の手間になるので、取り違えると困る項目だけに絞ります。

<ul><li>品名(「いつもの」ではなく品名で)</li><li>数量(単位も添えて)</li><li>納品日</li><li>届け先(届け先が複数ある取引先のみ)</li></ul>

確認返信は、受け取った側が注文の内容を一通にまとめ直して返すことです。
先ほどの仮の例なら、夕方の訂正を受けた時点で「以下の内容で承りました。A品12ケース、明日納品」と返します。
こうすると、朝と夕方に分かれていた内容が自社の一通にまとまります。
後から見る人も、確認返信だけ読めば最新の注文が分かります。
取引先も、数量が違えばその場で指摘できます。

確認返信には、既読が付かない問題を補う役割もあります。
既読の有無ではなく、返信を送ったかどうかで「確認した」ことが取引先にも社内にも伝わるからです。
返信の文面を定型にしておくと、担当者ごとに書き方がぶれず、確認の抜けにも気づきやすくなります。
公式アカウントでは手動のチャットと応答メッセージを併用できるので1、注文の書式を応答メッセージで案内する使い方も考えられます。

担当者・ステータス・タグで状態を残す

LINE公式アカウントで受けている場合は、書式と確認返信に加えて、チャットごとに状態を持たせられます。
担当者が決まっていないチャットでは、最初にチャットを送信したメンバーが担当者になります1。
複数の管理者で運用でき、チャットを「要対応」と「対応済み」に振り分けられます1。

この振り分けは、自社で意味を決めて使うと効果が出やすくなります。
たとえば「要対応」は確認返信をまだ送っていない状態、「対応済み」は確認返信を送り、台帳にも転記した状態と決めておきます。
そうすれば担当者が替わっても、要対応の一覧を見れば手を付けるべき注文が分かり、トークを最初から遡る必要がなくなります。
対応済みのチャットに夕方の訂正が届いたら、要対応に戻します。

タグは、チャットに目印を付ける機能です。
ただし無料プランでは、1チャットに付けられるタグは1個までです1。
「注文あり」「訂正あり」「納品日未確定」のように状態ごとに付け分けることはできないので、用途を一つに絞ります。
状態はステータスで持たせ、タグは取引先の区分など変わりにくい目印に使う、という分け方が考えられます。
チャットProオプションでは、1ユーザーに最大30個のタグを付けられます1。

費用の面では、チャットの送受信と応答メッセージは、プランの配信通数に数えられません2。
月額固定費はライトプランが5,000円、スタンダードプランが15,000円(いずれも税別)です2。
ただしこれは、一斉配信などのメッセージ通数に応じた区分です。
取引先との一対一のやりとりで注文を受けるだけなら、注文が増えても、それを理由に上位プランが必要になるわけではありません。
一方、チャットProオプションの料金はプラン料金とは別に確かめる必要があります。
タグや保存期間のために検討するときは、提供元の案内で金額と条件を確認します。

保存期間と転記のルール

見落としやすい限界が、履歴の保存期間です。
LINE公式アカウントの無料プランでは、チャットの内容の保存期間は半年です1。
チャットProオプションでは5年間保存されます1。

半年という期間は、日々の注文を処理するだけなら気になりません。
困るのは、季節ごとの注文を前年と比べたいとき、請求の内容で取引先と食い違ったとき、担当者が替わって過去の経緯を確かめたいときです。
そのときトークが残っていなければ、根拠を示せません。
グループや複数人トークでは、画像やファイルの保存期間がさらに短く設定されています1。
注文書の写真やファイルをグループで受け取っているなら、なおさら早く手元に移す必要があります。

そこで、確定した注文は台帳へ転記します。
台帳は表計算のシートでも、社内で使っている受注の記録でもかまいません。
大事なのは、LINEを「注文が届く経路」、台帳を「最新の注文が置かれている場所」と分けることです。
台帳に転記してあれば、訂正の経緯も半年より前の注文も、トークを遡らずに確かめられます。

転記のルールは、少なくとも次の三つを決めておくと運用が崩れにくくなります。

<ul><li>転記する時点:確認返信を送ったときに転記し、ステータスを対応済みにする</li><li>訂正が届いたとき:変更前の値と訂正を受けた日を残して台帳を更新し、改めて確認返信を送る</li><li>転記する人:そのチャットの担当者が行う</li></ul>

転記は手間が増えるように見えますが、減るのは「どれが最新か」をトークから探す作業です。
代わりに残るのは、確認返信と台帳の内容が一致しているかを見る確認です。

起きているずれ 運用ルール 減る作業 残る確認
注文と雑談の混在 品名・数量・納品日を一通にまとめる書式 これが注文かを判断する作業 書式の外で届いた注文の拾い上げ
確認が残らない 内容を書いた確認返信を定型で送る 既読の有無から確認済みかを推し量る作業 返信を送ったかどうかの確認
訂正の分散と履歴の消失 確定した注文を台帳へ転記 トークを遡って最新の数量を探す作業 確認返信と台帳の一致
ずれごとに当てる運用ルール(作業の仕組みから考えた提案)
注文の混在、確認が残らない問題、訂正の分散に、書式・確認返信・台帳への転記をそれぞれ当てることを示す図注文の混在、確認が残らない問題、訂正の分散に、書式・確認返信・台帳への転記をそれぞれ当てることを示す図注文の混在品名・数量・納品日を一通にまとめる書式を決める確認が残らない内容を書いた確認返信を定型で送る訂正の分散と履歴の消失確定した注文を台帳へ転記する

▼ 図の内容を文字で読む
  • 注文の混在
    • 品名・数量・納品日を一通にまとめる書式を決める
  • 確認が残らない
    • 内容を書いた確認返信を定型で送る
  • 訂正の分散と履歴の消失
    • 確定した注文を台帳へ転記する
ステータスの使い方の例(自社で意味を決める場合)
要対応から対応済みへ進め、訂正が届いたら要対応に戻す流れを示す図1要対応:確認返信をまだ送っていない2対応済み:確認返信を送り、台帳にも転記した3夕方の訂正が届いたら要対応に戻す

▼ 図の内容を文字で読む
  1. 要対応:確認返信をまだ送っていない
  2. 対応済み:確認返信を送り、台帳にも転記した
  3. 夕方の訂正が届いたら要対応に戻す

取引先にお願いするときの伝え方

お願いは最小限に絞る

ここまでの運用で受注側が担う作業は、確認返信、ステータスの振り分け、台帳への転記です。
取引先にお願いするのは、そのうち取引先にしかできないことだけに絞ります。
具体的には次の二つです。

<ul><li>注文は、決めた項目をそろえて一通にまとめて送る</li><li>訂正や追加は、元の注文を引用するか「訂正」と書いて送る</li></ul>

アプリを替えてもらう、専用の注文フォームに入力してもらう、といったお願いは、この段階では含めません。
取引先がLINEを使う理由が気軽に送れることにあるなら、その利点を残し、受け取る側で整える部分を増やすほうが受け入れてもらいやすいはずです。

伝え方の例を挙げます(仮の文面です)。

「いつもご注文ありがとうございます。
数量の行き違いを防ぐため、今後のご注文は、品名・数量・納品日を一通にまとめてお送りいただけますと助かります。
変更があるときは、元のメッセージを引用していただくか、『訂正』と添えてください。
お受けしたご注文は、こちらから内容を書いて確認のご連絡をお送りします。」

最後の一文が大切です。
頼むだけでなく受注側が何をするかも伝えると、お願いの理由が「こちらの都合」ではなく「行き違いを一緒に防ぐため」として伝わります。
こうした依頼がどの程度守られるか、取引先がどれだけ負担に感じるかを示す調査はありません。
まずは関係の近い取引先から試し、反応を見ながら広げるのが現実的です。

依頼前に友だち追加を済ませる

LINE公式アカウントで受ける場合、依頼より先に済ませておきたいのが友だち追加です。
友だち追加をしていないユーザーには、メッセージを受信した日時から限られた期間しか返信できません1。

注文が届いてすぐ返すなら問題は起きにくいでしょう。
しかし納品日が先の注文や、在庫を確かめてから返事をする問い合わせでは、返信までに日が空くことがあります。
その間に期限を過ぎると確認返信そのものが送れなくなり、前の節で決めた運用が成り立ちません。
依頼文に「確認のご連絡を確実にお届けするため」と理由を添えて、友だち追加もお願いしておきます。

効果を数える

運用を変えたら、効果を感覚ではなく数で確かめます。
数えるのは次の三つです。

<ul><li>数量・納品日などの取り違えの件数</li><li>注文の内容を確かめるために取引先とやりとりした往復の回数</li><li>決めた書式の外で届いた注文の件数</li></ul>

依頼の前と後で、同じ長さの期間を区切って比べます。
取り違えや確認の往復が減っていれば、書式と確認返信が働いていると判断できます。
書式の外で届く注文が特定の取引先に偏っているなら、その取引先にだけ改めてお願いするか、受注側で書式に整えてから確認返信する、という分け方もできます。
それでも減らない場合は、運用ではなく仕組みの限界に近づいている可能性があります。

取引先と受注側の役割分担
取引先へのお願い、受注側が担う作業、依頼前に済ませることを分けて示す図取引先へのお願い、受注側が担う作業、依頼前に済ませることを分けて示す図取引先にお願いすること決めた項目をそろえて一通にまとめて送る訂正や追加は元の注文を引用するか「訂正」と書く受注側が担う作業確認返信を送るステータスを振り分ける台帳へ転記する依頼前に済ませること友だち追加をお願いする

▼ 図の内容を文字で読む
  • 取引先にお願いすること
    • 決めた項目をそろえて一通にまとめて送る
    • 訂正や追加は元の注文を引用するか「訂正」と書く
  • 受注側が担う作業
    • 確認返信を送る
    • ステータスを振り分ける
    • 台帳へ転記する
  • 依頼前に済ませること
    • 友だち追加をお願いする

LINEのままで足りる状態と、受注の窓口を移すべき状態の分かれ目

判断の4つの軸

書式・確認返信・転記を続けても困りごとが残るとき、それがLINEの中で補強できる限界なのか、窓口そのものを移すべき限界なのかで、次の手が変わります。
判断の軸は次の四つです。

<ol><li>履歴の保存:半年より前の注文を、トークで確かめる必要があるか</li><li>タグと担当:1チャットに付ける目印が1個で足りるか</li><li>複数人での対応:注文を複数の担当者で同時に受けるか</li><li>転記と連携:台帳への転記や在庫との照合を、手作業で続けられるか</li></ol>

一つ目から三つ目は、LINE公式アカウントの中で補強できる範囲です。
履歴は、台帳への転記ができていれば半年でも足ります。
転記をせずにトークを記録として残したいなら、保存期間が5年になるチャットProオプションが選択肢になります1。
タグも同じオプションで最大30個になり1、状態や商品の区分を付け分けられます。

複数人での対応は、いま個人のLINEで受けているかどうかで答えが変わります。
個人のLINEでは、注文はその担当者の端末に届くため、休みや交代のたびに引き継ぎが必要です。
公式アカウントなら複数の管理者で運用でき、担当者とステータスで誰が対応しているかを残せます1。
複数人で受ける必要が出てきたら、まず個人のLINEから公式アカウントへ移すことが、LINEの中での補強にあたります。

四つ目は性質が違います。
ここで確認した公式アカウントのチャット機能は、担当者、ステータス、タグ、保存期間といった、やりとりの状態を管理するものです。
トークに届いた注文の内容を台帳や在庫の記録へ渡す仕組みは、その中に含まれていません。
転記の量が増えて担当者の手が回らなくなったときや、在庫と照らし合わせないと受けられない注文が増えたときが、受注の窓口を別に移すことを考える目安になります。

注文が月に何件を超えたら、取引先が何社を超えたら移すべき、という数字の目安は示せません。
同じ件数でも、品目の数や訂正の多さで負担は変わるからです。
前の節で数えた取り違えと往復の件数が、運用を見直しても減らないかどうかが、自社にとっての判断材料になります。

移行先の選択肢を同じ軸で比べる

窓口を移すと決めた場合の選択肢を、履歴の保存、取引先側の操作、費用の根拠という同じ軸で並べます。

判断が分かれやすいのは、取引先の操作をどこまで変えるかです。
LINE WORKSは、フリー・スタンダード・アドバンストのいずれのプランでも、LINEユーザーとのトークが使えると案内されています4。
受注側が業務用のLINE WORKSに移っても、取引先はLINEから送り続けられる、という連続した移り方が考えられます。
ただし、取引先の画面でどう表示され、どんな操作が要るかは、導入前に試して確かめる必要があります。

履歴の残り方も、選択肢によって大きく違います。
LINE WORKSのフリープランは、トーク履歴の保存が2週間で、ダウンロードもできません4。
フリープランは利用できる人数にも上限があり、スタンダード以上はユーザー数の上限がありません4。
フリープランのまま注文を受けると、公式アカウントの無料プランより早く履歴が消えるため、転記のルールはむしろ厳しくする必要があります。
有料プランを前提にするなら、保存期間を料金ページで確かめてから決めます。

費用の決まり方も異なります。
LINE WORKSのスタンダードプランは、1ユーザーあたり月450円(年額契約・税抜)です4。
受注側で使う人数に比例して費用が増える仕組みなので、注文の件数より、何人で受けるかで費用が決まります。
公式アカウントは、前の節で見たとおり、チャットの送受信が配信通数に数えられません2。

受発注システムは、注文を受ける場そのものを受発注の仕組みに移す選択肢です。
取引先側の操作や履歴の扱いは製品ごとに異なり、同じ軸で比べられる資料はありません。
費用の例として、ある提供元は自社のSaaS型受発注システムについて、ランニングコストの目安を月10〜20万円と案内しています5。
これは1社が自社の製品について示した目安で、どの規模・機能を前提にした金額かも書かれておらず、相場ではありません5。
同社は、SaaSではアカウント数に応じて月額料金が加算される従量課金制が一般的だとも説明しています5。
検討するときは、自社の取引先数と必要な機能を伝えて、複数の提供元の見積もりを比べることになります。

選択肢 履歴の保存 取引先側の操作 費用の根拠
LINE公式アカウント(無料プラン) 半年 普段のLINEから送る(友だち追加を依頼) チャットの送受信は配信通数に数えない
LINE公式アカウント+チャットPro 5年間 無料プランと同じ オプション料金は提供元で確認
LINE WORKS フリーは2週間(ダウンロード不可)・有料は料金ページで確認 LINEユーザーとのトークが使える(操作は導入前に確認) スタンダードは1ユーザー月450円(年額契約・税抜)
SaaS型受発注システム 製品ごとに確認 製品ごとに確認 1社の目安で月10〜20万円(規模・機能の前提の記載なし)
LINEの中で補強できる範囲と、窓口を移す目安
履歴・タグと担当・複数人での対応はLINE内で補強でき、転記と在庫の照合が回らなければ窓口を移すことを示す図履歴・タグと担当・複数人での対応はLINE内で補強でき、転記と在庫の照合が回らなければ窓口を移すことを示す図LINEの中で補強できる履歴の保存は台帳への転記かチャットProオプションタグと担当はチャットProオプション複数人での対応は個人のLINEから公式アカウントへ受注の窓口を移す目安転記や在庫との照合が手作業で回らなくなったとき自社の判断材料件数の数字の目安は示せない取り違えと往復の件数が運用を見直しても減らないか

▼ 図の内容を文字で読む
  • LINEの中で補強できる
    • 履歴の保存は台帳への転記かチャットProオプション
    • タグと担当はチャットProオプション
    • 複数人での対応は個人のLINEから公式アカウントへ
  • 受注の窓口を移す目安
    • 転記や在庫との照合が手作業で回らなくなったとき
  • 自社の判断材料
    • 件数の数字の目安は示せない
    • 取り違えと往復の件数が運用を見直しても減らないか

LINEと併用しながら取りこぼしなく切り替える進め方

一部の取引先から順に移す

窓口を移すときに起きやすいのは、新しい窓口を案内したあとも、LINEに注文が届き続けることです。
取引先にとって、慣れた送り先を変えるのは手間がかかります。
そこで一斉に切り替えるのではなく、LINEと新しい窓口を併用する期間を設け、一部の取引先から順に移す進め方を提案します。
以下は、作業の流れから組み立てた進め方です。

最初に移す取引先には、決めた書式で送ってくれている取引先や、注文の頻度が高く、移ったときに手間の減り方が分かりやすい取引先が向いています。
併用期間中にLINEで届いた注文は、取引先に送り直しを頼まず、受注側が新しい窓口と台帳へ転記します。
そのうえで、LINEの確認返信に、新しい窓口の案内を定型で添えます。
注文を断らずに受けながら案内を続けることで、取引先は自分のペースで移れます。

旧履歴の保存と週次の突き合わせ

切り替える前に、LINEに残っている履歴のうち必要な部分を、台帳など手元の記録へ移しておきます。
公式アカウントの無料プランでは履歴が半年で消えるため1、移行の準備に時間がかかると、その間にも古い注文の記録は失われていきます。
すでに台帳への転記を続けていれば、この作業はほとんど残りません。
先に決めた転記のルールは、移行の準備も兼ねていることになります。

併用期間中は、週に一度、LINEに届いた注文、新しい窓口に届いた注文、台帳の内容を突き合わせます。
見るのは次の二点です。

<ul><li>どちらかの窓口に届いたのに、台帳に載っていない注文がないか</li><li>同じ注文が両方の窓口に届き、二重に計上されていないか</li></ul>

LINEで注文を受けたあと、取引先が同じ内容を新しい窓口からも送ってくる場合もあり得るため、漏れだけでなく二重の計上にも注意が要ります。

突き合わせで漏れが出なくなり、LINEに届く注文がほとんどなくなったら、LINEを注文の窓口として使うのをやめる時期を取引先に伝えます。
その後もLINEに注文が届いたときの扱い(受けて転記するのか、新しい窓口へ案内するのか)を決めておくと、切り替えの最後で取りこぼしが出にくくなります。

LINEと併用しながら受注の窓口を切り替える進め方(提案)
準備、一部の取引先から移す、併用と週次の突き合わせ、切り替えの順序を示す図1旧履歴の必要部分を台帳へ移しておく2一部の取引先から順に移し、LINEに届いた注文は受注側が転記する3週に一度、新旧の窓口と台帳を突き合わせ、漏れと二重計上を確かめる4LINEでの受付をやめる時期を取引先に伝える

▼ 図の内容を文字で読む
  1. 旧履歴の必要部分を台帳へ移しておく
  2. 一部の取引先から順に移し、LINEに届いた注文は受注側が転記する
  3. 週に一度、新旧の窓口と台帳を突き合わせ、漏れと二重計上を確かめる
  4. LINEでの受付をやめる時期を取引先に伝える

書式や転記のルールを決めても取り違えが減らないとき、原因がトークの運用にあるのか窓口の仕組みにあるのかは、自社の注文の流れを外から見ないと切り分けにくいためです。

いまの受注の流れ(トーク・確認返信・台帳)のどこで確認が重なっているか、LINEのまま補強すれば足りるかを一緒に整理できます。無料相談で要件を整理する

要点の整理

軸 基準
注文の混在 品名・数量・納品日を一通にまとめる書式を決める
確認が残らない 内容を書いた確認返信を定型で送る
訂正の分散 確定した注文を台帳へ転記し、変更前の値も残す
履歴の保存 公式アカウントの無料プランは半年、チャットProは5年間
タグ 無料プランは1チャット1個、チャットProは最大30個
窓口を移す目安 転記や在庫との照合が手作業で回らなくなったとき
移し方 併用期間を設け、週に一度、新旧の窓口と台帳を突き合わせる

移行先を比べるとき、取引先側の操作や履歴の扱いは製品ごとに異なり、資料だけでは自社に当てはめにくいためです。 取引先の数や注文の流れをもとに、どの軸で移行先を比べるか、併用期間をどう進めるかを確かめられます。

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よくある質問

個人のLINEと公式アカウントで、注文を受けるときの違いは何ですか

大きな違いは、やりとりの状態を残せるかどうかです。
LINE公式アカウントのチャットでは、担当者の設定、「要対応」「対応済み」の振り分け、タグが使え、複数の管理者で運用できます1。
送信取消の期間も異なります。
個人向けLINEは通常の利用者で送信後1時間以内3、公式アカウントのチャットは送信から24時間以内です1。
ただし、取引先から届いた注文の取消には、取引先が使っているLINEの条件がかかります。

注文の訂正を取引先が送信取消してしまったら、どうすればよいですか

送信取消をされると、受注側の画面からも内容が消え、取り消した旨だけが表示されます3。
消えた内容は画面から確かめられないため、取引先に改めて送ってもらい、確認返信で品名・数量・納品日を書いて返します。
取り消される前に確認返信を送り、台帳へ転記していれば、自社の返信と台帳に元の内容が残ります。
そこから、どこまで手配が進んでいたかを判断できます。

履歴が半年で消えるのを、転記なしで補うには何が要りますか

公式アカウントのまま補うなら、チャットProオプションで保存期間を5年間にする方法があります1。
オプションの料金はプラン料金とは別なので、提供元の案内で確かめてください。
ただし保存期間が延びても、トークの中から最新の数量を探す手間は残ります。
履歴を残すことと、最新の注文を一か所にまとめることは別の課題です。
取り違えが問題なら、転記を続けたほうが確認は楽になります。

取引先がLINE以外を使いたがらないとき、どこまでLINEで受けてよいですか

注文を台帳や在庫の記録へ渡す作業を手作業の転記で回せているうちは、LINEで受け続けられます。
書式と確認返信で取り違えを抑え、履歴やタグが足りなければ公式アカウントの機能で補う、という範囲です。
転記が追いつかない、在庫と照らし合わせないと受けられない注文が増えた、という状態になったら、その取引先だけLINEを残し、ほかの取引先から新しい窓口へ移す併用も考えられます。
LINE WORKSのように、受注側が移ってもLINEユーザーとトークできる選択肢もあります4。

LINE WORKSと公式アカウントは、受注の窓口としてどう違いますか

公式アカウントは、LINEユーザーとのチャットを担当者やステータスで管理でき1、チャットの送受信は配信通数に数えられません2。
LINE WORKSは、どのプランでもLINEユーザーとのトークが使えます4。
費用はスタンダードプランで1ユーザーあたり月450円(年額契約・税抜)と受注側の人数に応じてかかり、フリープランではトーク履歴が2週間で消えます4。
取引先側の操作がどう変わるかは、導入前に実際に試して確かめてください。

◆監修・編集責任者

小園 将隆

株式会社フライトソリューションズ ECサービス部 マネージャー

BtoB通販のパッケージシステム「EC-Rider B2B Ⅱ」の導入支援をはじめ、製造業、卸売業をはじめとした法人向け通販サイト構築を多数手掛ける。卸売領域の専門知識をもとに、日本の商習慣に固有の課題をパッケージシステムの機能追加によって解決。BtoB流通の販路拡大を支援する。

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  1. 1 出典:LINEヤフー株式会社「LINE公式アカウント マニュアル(チャット)」(2026年)
  2. 2 出典:LINEヤフー株式会社「LINE公式アカウント 料金プラン」(2026年)
  3. 3 出典:LINEヤフー株式会社「LINEヘルプセンター:メッセージの取り消し(送信取消)と削除」(2026年)
  4. 4 出典:ワークスモバイルジャパン株式会社「LINE WORKS 料金ページ」(2026年)
  5. 5 出典:株式会社竹田印刷「Webの受発注システムの選び方とコストの目安」(2026年)

画像の出典元

  1. An adult using a smartphone at an office desk with a laptop for work./Photo by https://kaboompics.com/ on Pexels

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◆この記事について

独自調査以外の一次情報は、省庁・公的機関を中心とした信頼性の高い情報源から引用し、出典を明記しています。
年次更新される統計については、引用元の最新版を確認したうえで掲載しています。

※この記事は上記の監修・編集責任者がAIの協力を得て制作しています。

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