得意先の注文の二重入力を減らすには｜原因の切り分けと、自社でできる対策・得意先の協力が要る対策

◆監修・編集責任者　小園 将隆　2026年10月13日

B2B EC-COLUMN

得意先の注文を打ち直す二重入力は、どの工程で起きているのか

月末になると、FAXで届いた注文書、メールに添付されたExcel、得意先の発注システムの画面を見比べながら、自社の販売管理へ一件ずつ打ち直す。
その後も出荷指示や請求書、会計ソフトへ同じ内容を入れ直し、数量の打ち間違いを探して残業になる。
得意先の注文の二重入力は、得意先ごとの形式の違い、自社内のシステム同士の断絶、同じ内容を複数の帳票へ書く運用のどれから生じているかで打つ手が変わります。
まず注文の受領から請求・会計までの入力を書き出して原因を分け、自社の設定や運用で減らせる転記から着手します。
得意先の協力が要る電子化は、相手の状況を確かめてから1社で小さく試します。

注文の受領から請求・会計までの入力工程を書き出す

打ち直しが多いと感じていても、どの画面に何回同じ内容を入れているかを正確に把握できている現場は多くありません。
担当者の頭の中では「受注入力」という一つの作業にまとまっていても、実際には注文書を読む、品番を自社のコードに読み替える、数量と納期を入れる、出荷用の書類を作る、といった細かな入力が重なっています。
まずは注文1件を例にとり、受け取ってから会計に売上が計上されるまでの流れを一列に並べてみます。

たとえば、得意先からFAXで注文書が届き、それを見て販売管理ソフトに受注登録をする場合を考えます。
続けて倉庫向けの出荷指示をExcelで作り、配送伝票を書き、月末には得意先が指定する様式の請求書へ明細を書き写し、最後に会計ソフトへ売上を入れる。
この流れでは、品番・数量・単価・納期といった同じ情報が、工程ごとに別の画面や紙へ繰り返し現れます。
一つひとつの作業は短くても、件数が増える月末や繁忙期にはその積み重ねが残業になり、どこか一か所で打ち間違えると後の工程すべてに誤りが広がります。

書き出すときは、工程ごとに「何を見て（入力元）」「どこへ（入力先）」「誰が」入れているかを記録します。
加えて、通常期と繁忙期でそれぞれ件数と、1件あたりおおよそどれくらいかかっているかを残しておくと、後で対策の効果を比べる基準になります。
この基準がないと、何かを導入した後に本当に楽になったのか、確認作業が増えて相殺されたのかを判断できません。
正確な計測でなくても、同じ方法で前後を比べられれば十分です。

原因を3分類する（得意先の形式差／システム間の断絶／帳票の重複記入）

工程を並べたら、打ち直しが起きている箇所ごとに、その原因を次の三つのどれに当たるかで分けます。

• 得意先の形式差：入力元が得意先ごとに違う状態です。
  FAXの手書き注文、メール本文、Excel、得意先の発注システムの画面など、項目の並びや品番の呼び方がばらばらで、読み替えながら自社の画面に打ち込んでいます。
• システム間の断絶：入力元は自社のデータなのに、ソフト同士がつながっていないため手で移している状態です。
  販売管理に入れた受注を、出荷用のExcelや会計ソフトへもう一度打つ作業がこれに当たります。
• 帳票の重複記入：同じ内容を、受注台帳・出荷指示書・社内回覧用の一覧など複数の帳票に書いている状態です。
  システムの有無に関係なく、運用の決め事から生まれます。

分け方に迷う箇所もあります。
たとえば得意先のExcelを開いて自社の出荷用Excelへ貼り直している作業は、入力元が得意先の形式なので形式差にも見えますし、ソフトがつながっていない点では断絶にも見えます。
その場合は「得意先が形式を変えれば消えるのか、自社側の仕組みを変えれば消えるのか」を基準に、主な原因を一つ選んでおくと次の判断が楽になります。

この分類が大切なのは、原因によって動かす相手が変わるからです。
形式差は得意先が関わり、断絶は自社のソフトの設定や連携、重複記入は社内の帳票ルールの問題です。
同じ「二重入力」でも、得意先にお願いすべきことと、社内の会議で決められることが混ざったままだと、どこから手を付けるべきかが見えなくなります。

▼ 図の内容を文字で読む

1. 注文書を受け取る
2. 販売管理へ受注登録
3. 出荷指示書・配送伝票を作る
4. 請求書を作る
5. 会計ソフトへ売上を入力

▼ 図の内容を文字で読む

• 得意先の形式差
  • 入力元が得意先ごとに違う
  • 動かす相手は得意先との取り決め
• システム間の断絶
  • ソフト同士がつながっていない
  • 動かす相手は自社のソフトの設定・連携
• 帳票の重複記入
  • 同じ内容を複数の帳票に書く
  • 動かす相手は社内の帳票ルール

自社だけで進められる対策と、得意先の協力が要る対策を分ける

自社だけで着手できる範囲

前の分類のうち、システム間の断絶と帳票の重複記入は、入力元も入力先も自社の中にあります。
得意先に何かを頼まなくても、社内で決めれば変えられる範囲です。
手を付けやすさで言えば、まずここから見直すのが自然です。

帳票の重複記入では、同じ内容を書いている帳票ごとに「誰が、何のために使っているか」をたどります。
たとえば社内回覧用の一覧が受注台帳の写しにすぎないなら、受注台帳をそのまま閲覧できるようにすれば一覧を作る作業そのものが要らなくなります。
反対に、出荷担当が倉庫で手に持って使う紙が必要なら、手で書き写すのではなく、受注データから印刷する形に変えられないかを考えます。
帳票を減らすときは、それを使っていた人の作業が困らないかを先に聞いておくと、後から別の手書きメモが生まれるのを防げます。

システム間の断絶は、すでに使っているソフトの取り込みや連携の機能で減らせる余地があるかどうかで判断が変わります。
ここは製品ごとに違うため、次の節で確認の仕方を説明します。

得意先の形式差についても、自社だけでできることが全くないわけではありません。
得意先ごとの品番の呼び方と自社コードの対応表を作っておけば、注文書を見ながら毎回考える時間や、読み替えの誤りは減らせます。
ただしこれは打ち込む作業を楽にする工夫で、入力元が紙やばらばらの形式である限り、打ち込みそのものは残ります。

得意先の協力が要る範囲と、依頼前の確認

入力元そのものを変えるには、得意先の協力が要ります。
注文書の様式を揃えてもらう、FAXではなくデータで送ってもらう、企業間で取引データをやり取りする共通の仕組みに参加してもらう、といった対策です。

企業間で注文書などの取引データを決まった形式で電子的にやり取りする仕組みをEDIと呼びます。
中小企業庁の資料では、EDIは1社だけが導入しても効果を得ることはできず、導入するかどうかは取引先企業の状況も考慮して判断するとされています¹。
受注する側の会社がどれほど準備を整えても、得意先が発注の仕方を変えなければ、手元に届く注文の形式は変わらないということです。

このため、得意先に頼る対策は「相手の状況を確かめてから」進めるものと位置づけておくと判断がぶれません。
依頼の前に把握しておきたいのは、その得意先が現在どんな手段で発注しているか、社内に発注の仕組みを変えられる担当者がいるか、他の仕入先とも同じやり方でやり取りしているか、といった点です。
得意先にとっても発注の手順を変える手間がかかるため、こちらの都合だけで依頼すると話が進みにくくなります。

どの得意先から相談するかは、最初の工程表が手掛かりになります。
注文の件数が多い得意先ほど、入力元が変わったときに減る転記も多くなります。
件数は多いが様式がよく変わる、手書きの追記が多いといった得意先は、自社の負担が大きい割に相手の事情で対応が難しいこともあるため、相手の状況とあわせて見ます。

既存の販売管理・会計ソフトの取り込み・連携でどこまで減らせるか

提供元の仕様書で確認する4項目

販売管理に入れた受注を会計ソフトへ打ち直す、出荷用のExcelへ写す、といったシステム間の断絶は、新しいツールを探す前に、いま使っているソフトで何ができるかを確かめる価値があります。
すでに契約しているソフトの機能で済めば、操作を覚え直す負担も、社内の説明も小さくて済むからです。
ただし、取り込みや連携の機能を備えているかどうか、どこまで使えるかは製品と契約の内容によって異なり、一般論では答えが出ません。

確認するのは、次の4項目です。

• 取り込める形式：どんなファイルを読み込めるか。
  CSV（表の内容を文字だけで表したファイル形式）か、Excelのままか、項目の並びに決まりがあるか。
• 連携できる項目：受注のどの項目が、会計や出荷の側へそのまま渡るか。
• 制限：一度に取り込める件数、取り込みの頻度、取り込み前に必要な整形など。
• 追加費用の有無：取り込みや連携が標準機能か、別契約のオプションか。

4項目のうち、判断が分かれやすいのは連携できる項目です。
品番と数量は会計側へ渡っても、得意先ごとの単価や納期が渡らなければ、その項目だけ手入力が残ります。
工程表に書き出した入力項目と、連携で渡る項目を突き合わせると、どの転記が消えて、どの転記が残るかが具体的に見えてきます。

取り込める形式と制限も、実際の手間を左右します。
取り込み自体ができても、得意先から届くExcelの列の並びが毎回違えば、取り込む前に並べ替える作業が生まれます。
その整形にかかる時間が、これまでの打ち込みより短いかどうかで、使う価値があるかが決まります。
得意先の形式差が大きい場合は、取り込み機能だけでは打ち込みが整形作業に置き換わるだけになることもあります。

追加費用が必要な場合は、後で触れる補助金の対象になるかどうかとあわせて確認すると、検討の手戻りを減らせます。
確認先は、そのソフトの提供元が公開している仕様書や操作マニュアル、問い合わせ窓口です。
販売店を通して契約している場合は、契約中のプランでどの機能が使えるかも販売店に確かめます。

▼ 図の内容を文字で読む

• 取り込める形式
  • CSVかExcelのままか
  • 項目の並びに決まりがあるか
• 連携できる項目
  • 受注のどの項目が会計や出荷へ渡るか
• 制限
  • 一度に取り込める件数と頻度
  • 取り込み前に必要な整形
• 追加費用の有無
  • 標準機能か、別契約のオプションか

得意先と連携する電子化（共通EDI）が向く条件と、受注側の負担

実証での削減率の読み方と限界

得意先が協力してくれる見込みがある場合、選択肢の一つになるのが中小企業共通EDIです。
中小企業庁の資料で紹介されている、中小企業同士でも使いやすいように項目や形式を標準化したEDIの取り組みです。

この資料によると、複数の実証プロジェクトで、大企業より中小企業のほうが業務時間の削減率が高く、大きな削減効果が得られたとされています¹。
得意先との間で標準に沿ったデータのやり取りを始めたとき、受発注の手間が大きく減った例がある、ということです。

この結果を自社に当てはめるときは、対象の違いに注意が要ります。
実証は企業間の取引を電子化した場合の平均であり、自社内の転記を減らした場合や、OCRなどで紙の注文を読み取った場合の効果を示すものではありません。
また参加企業の平均なので、自社で同じだけ減ることを保証する数字でもありません。
得意先と標準に沿って電子化できれば手間が大きく減る見込みがある、という範囲で受け止め、実際の効果は自社で試して測ります。

受注側の導入に必要なもの

受注する側の負担について、資料では、標準に対応したプロバイダーと業務アプリケーションを利用するだけで済み、大きな費用はかからないとされています¹。
プロバイダーは、企業間のデータのやり取りを仲介するサービスです。
ただし資料に具体的な金額は書かれていないため、費用の見積もりは対応するプロバイダーや業務アプリの提供元に確認する必要があります。

標準の仕様では、注文書番号や注文書発行日など、業務アプリケーションに対応を求める最低限必要な項目が定められています¹。
受注側にとってこれが意味するのは、得意先ごとに項目の呼び方や並びが違うという形式差の原因に対して、項目の定義そのものを揃える方向の解決だということです。
注文書を見て読み替える作業が、データを受け取って取り込む作業に変わります。

自社の販売管理ソフトがこの標準に対応していない場合は、対応する業務アプリを別に使うか、受け取ったデータを販売管理へどう渡すかを考える必要があります。
ここで前の節の確認項目が再び関わってきます。
EDIで受け取ったデータを販売管理へ取り込めなければ、注文書の打ち込みは減っても、EDIの画面から販売管理への転記という新しい断絶が生まれるからです。

得意先が参加しない場合

繰り返しになりますが、EDIは1社だけでは効果が出ない仕組みです¹。
得意先がすでに独自の発注システムを使っていて、仕入先はその画面を見て注文を確認する形になっている場合、自社が共通EDIに対応しても、その得意先の注文は画面から打ち直す形のまま残ります。

得意先に打診するときは、相手側の担当者や発注の流れを聞いたうえで、相手にどんな作業が生じるかも含めて相談します。
応じてもらえない、あるいは時期を待つ必要があるときは、自社だけでできる対策に戻ります。
得意先との電子化は、応じてもらえる得意先から一社ずつ広げるものと考えておくと、全社一斉に切り替えられないことで計画が止まるのを防げます。

OCR・RPA・受注管理ツールを選ぶ条件と、残る手作業

試す前の確認観点

得意先に形式を変えてもらえないとき、自社側で形式差に対処する手段として、OCR・RPA・受注管理ツールが候補に上がります。
OCRは紙や画像の文字を読み取ってデータにする技術で、FAXで届く注文書を打ち込む作業の置き換えを狙います。
RPAはパソコン上の決まった操作を自動で繰り返すソフトで、ある画面の内容を別の画面に写すような断絶の作業に使われます。
受注管理ツールは、複数の経路から届く注文を一か所に集めて管理するためのツールです。

どれも打ち込む作業を減らす目的は同じですが、効果は自社の注文の状態に大きく左右されます。
読み取りの精度や向き不向きは製品ごとに異なり、一般的な数値で判断することはできません。
導入を検討する前に、次の観点で自社の注文を見直しておきます。

• 得意先ごとの帳票の種類数：様式が得意先ごとに違えば、読み取りの設定もその種類だけ必要になる可能性があります。
• 手書きや形式の揺れ：同じ得意先でも、手書きの追記や様式の変更がどのくらいあるか。
• 例外を誰が確認するか：読み取れない文字や、数量が合わないときに、誰がどの手順で直すか。
• 確認作業を含めた総入力時間：打ち込みが減った分、読み取り結果を見直す時間が増えていないか。

最後の観点が見落とされやすいところです。
たとえばOCRで注文書を読み取れるようになっても、数量や品番を一件ずつ原本と見比べて確認するなら、担当者の作業は「打つ」から「見比べる」に変わっただけかもしれません。
見比べる時間が打つ時間より短ければ意味がありますが、それは実際に測らないと分かりません。

1社で測ってから広げる

そこで、最初から全得意先に広げるのではなく、特定の得意先1社に絞って試します。
選ぶなら、注文の件数がある程度あり、様式が比較的安定している得意先が比べやすいでしょう。
導入前の入力時間を最初の工程表と同じ方法で測っておき、導入後は打ち込みの時間に加えて、確認や修正にかかった時間も合わせて記録します。

試してみると、ツールを入れても残る手作業が見えてきます。
読み取れなかった注文や数量の食い違いといった例外の処理、得意先の品番と自社コードの対応の更新、得意先が様式を変えたときの設定の見直しなどです。
これらを誰が担うかが決まらないまま広げると、特定の担当者しか直せない状態が新たに生まれます。

1社で総入力時間が減り、残る手作業の担当も決められたら、似た形式の得意先へ広げます。
減らなかった場合も、どの工程で時間がかかったかが記録に残るので、ツールを変えるのか、その得意先には別の対策を取るのかを判断する材料になります。

▼ 図の内容を文字で読む

• 帳票の種類数
  • 様式が得意先ごとに違えば設定もその数だけ必要
• 手書きや形式の揺れ
  • 手書きの追記や様式の変更がどのくらいあるか
• 例外の確認者
  • 読み取れない文字や数量の不一致を誰が直すか
• 総入力時間
  • 読み取り結果を見直す時間が増えていないか

費用負担を軽くする公的支援と、小さく始める順序

デジタル化・AI導入補助金の確認点

ソフトの追加機能やツールの導入に費用がかかる場合、公的な補助金を使える可能性があります。
以前IT導入補助金と呼ばれていた制度は、現在「デジタル化・AI導入補助金2026」として案内されており、対象は中小企業・小規模事業者等とされています²。

補助率や補助額、対象となるツール、申請の時期といった具体的な条件は、事務局が公表する公募要領で確認します。
確認する順番は、自社の規模が対象に当てはまるか、入れたいソフトやツールが補助の対象になるか、申請と導入の時期がどう関係するか、の順が分かりやすいでしょう。
導入を先に済ませてしまうと対象にならない場合もありうるため、時期の確認は契約の前に行います。

注意したいのは、補助金が使えるかどうかを起点にツールを選ばないことです。
補助の対象になるツールが、自社の二重入力の原因に合っているとは限りません。
工程表で原因を分け、どの転記を減らしたいかが決まってから、その手段が補助の対象になるかを確かめる順にすると、使われないツールを入れてしまう失敗を避けられます。

小さく始める4段階

ここまでの内容を進める順にまとめると、次のようになります。

1. 工程の洗い出し：注文1件の流れを書き出し、打ち直しの箇所を3分類し、件数と時間の目安を残す。
2. 自社だけでできる設定・運用の見直し：重複している帳票を減らし、既存ソフトの取り込み・連携を確認する。
3. 得意先1社での試行：協力を得られる得意先との電子化、またはOCRなどのツールを1社分で試す。
4. 試行時間の実測：確認や修正の時間を含めて前後を比べ、広げるかを決める。

(2)と(3)は並行して進められます。
社内の帳票の見直しは得意先の返事を待たずにできますし、得意先への打診には相手の都合で時間がかかることがあるからです。
一方で(1)を飛ばすと、どちらの効果も測れなくなります。

▼ 図の内容を文字で読む

1. 工程の洗い出し
2. 自社だけでできる設定・運用の見直し
3. 得意先1社での試行
4. 試行時間の実測

導入後に例外処理や確認作業を増やさないための運用上の注意

削減分と新規作業を同じ単位で記録する

試行の段階で記録しておきたいのは、減った入力だけではありません。
新しく生まれた確認や例外の作業も、同じ単位で並べて記録します。
たとえば「打ち込みは件数分なくなったが、取り込みエラーの確認が週に何度か発生した」という状態を、件数と時間で並べると、差し引きで本当に楽になったかが見えます。

担当者の欄を設けるのは、作業が誰に移ったかを見るためです。
受注担当の打ち込みが減っても、例外の修正がシステムに詳しい一人に集中していれば、会社全体では属人化が別の場所に移っただけになります。

例外時の担当と代替体制

電子化やツールの導入後も、すべての注文が自動で流れるわけではありません。
運用を始める前に、少なくとも次の三つを決めておきます。

• 取り込み失敗時の担当と手順：データが取り込めなかったとき、誰が気づき、どの画面で何を直すか。
• 得意先ごとの例外ルール：電話で数量の変更を伝えてくる、特定の品だけ別の様式で届くといった得意先固有の事情を、どう処理するか。
• 担当者が休んだときの代替：例外の処理を、ほかの誰ができるようにしておくか。

得意先ごとの例外ルールは、担当者の記憶に頼らず文書にしておきます。
EDIの導入を取引先の状況を考えて判断するのと同じく、例外の扱いも得意先ごとの事情に左右されるため、一律のルールでは吸収できないことがあります。
例外の内容と処理の手順が書かれていれば、担当者が不在の日でもほかの人が注文を止めずに処理でき、得意先に問い合わせる回数も減らせます。

注文データを電子で受け取るようになった後も、紙に印刷して保存する運用を続けている場合は、電子取引データの保存ルールに合っているかを確認しておきます。
具体的な要件は国税庁が公表している一次資料で確かめ、必要に応じて顧問税理士にも相談します。
入力の手間を減らす取り組みが、保存のための別の手作業を生んでいないかという点でも、運用全体を見直すきっかけになります。

▼ 図の内容を文字で読む

• 取り込み失敗時の担当と手順
  • 誰が気づくか
  • どの画面で何を直すか
• 得意先ごとの例外ルール
  • 電話での数量変更など固有の事情の処理
  • 担当者の記憶に頼らず文書にする
• 担当者が休んだときの代替
  • 例外の処理をほかの誰ができるようにするか

工程を書き出しても、一つの作業が得意先の形式差とシステム間の断絶のどちらに当たるのか、社内だけでは判断が分かれることがあります。

注文の受領から会計までの流れを一緒にたどり、自社だけで減らせる転記と、得意先への相談が要る転記を切り分けられます。無料相談で要件を整理する

要点の整理

軸	基準
原因の切り分け	打ち直しの箇所ごとに、得意先の形式差・システム間の断絶・帳票の重複記入のどれかに分ける
着手の順	社内で決められる帳票の見直しと既存ソフトの確認から始め、得意先との電子化は並行して相手の状況を確かめる
既存ソフトの確認	取り込める形式・連携できる項目・制限・追加費用の有無を提供元の仕様書や窓口で確認する
得意先との電子化	1社だけでは効果が出ないため、応じてもらえる得意先から一社ずつ広げる
ツールの試行	特定の得意先1社で、確認・修正の時間を含めた総入力時間を前後で比べる
補助金	減らしたい転記を決めてから、公募要領で規模・対象ツール・時期を確認する

得意先1社での試行を始める段階では、何を記録し、どの結果なら広げてよいかの基準づくりで迷いやすくなります。 試行する得意先の選び方と、減った入力と新たな確認作業を比べる記録の項目を、自社の注文の状態に合わせて確かめられます。

よくある質問

得意先が電子化に応じてくれない場合、自社だけで何ができますか。

自社内のシステム間の断絶と、帳票の重複記入は得意先に頼らず減らせます。
販売管理から会計や出荷用の書類への転記は、既存ソフトの取り込み・連携の機能で減らせる余地があるかを提供元に確認します。
得意先の形式差については、品番の対応表を作って読み替えの迷いを減らす、OCRなどのツールを1社分で試す、といった自社側の工夫が中心になります。

FAXで届く注文を、電子化せずに入力負担を減らす方法はありますか。

FAXの注文書をOCRで読み取ってデータにする方法があります。
ただし様式の種類数や手書きの多さによって読み取りの手間は変わり、読み取り結果を原本と見比べる確認作業が残ります。
特定の得意先1社で、確認時間を含めて導入前より総入力時間が減るかを測ってから判断してください。

補助金を使ってツールを入れる場合、何から確認すればよいですか。

先に、自社の二重入力のうちどの転記を減らしたいかを決めます。
そのうえで、デジタル化・AI導入補助金の事務局が公表する公募要領で、自社の規模が対象か、入れたいツールが補助の対象か、申請と導入の時期の関係を順に確認します。
補助率や補助額などの条件も公募要領で確認してください。

導入後に得意先ごとの例外対応が増えないようにするには、どうすればよいですか。

試行の段階で、減った入力と新しく生まれた確認・例外作業を、件数と時間という同じ単位で記録します。
電話での数量変更など得意先固有の事情は、処理手順とあわせて文書にしておきます。
例外が多い得意先は、無理に同じ仕組みに乗せず、別の対策を取る判断も選択肢です。

担当者が休んでも注文処理が止まらないようにするには、どうすればよいですか。

取り込みに失敗したときの手順と、得意先ごとの例外ルールを文書にし、ほかの担当者でも処理できるようにしておきます。
試行中の記録に担当者の欄を設けておくと、例外の処理が特定の一人に集中していないかを確かめられます。

1. 1　出典：中小企業庁（ミラサポplus）「企業間のデータ連携で、受発注の業務コストを削減する！」（2020年）
2. 2　出典：中小企業基盤整備機構（デジタル化・AI導入補助金事務局）「デジタル化・AI導入補助金2026」（2026年）