注文書の費用対効果は「作業時間」で決まる：小売の発注を1件あたりで見積もり、電子化を判断する方法

◆監修・編集責任者　小園 将隆　2026年10月26日

B2B EC-COLUMN

注文書の費用は何で決まるか：1件あたりを3つに分けて見積もる

注文書の紙代や通信費は小さいのに、FAXの送信と再送、台帳への再入力、届いたかを確かめる電話、誤発注の手戻りに毎日時間を取られている。
そう感じているなら、まず注文書の費用を直接費・作業時間・ミス対応の3つに分け、1件あたりの金額にしてみることです。
その数字に件数を掛ければ、今のまま続ける場合、書式や手順を整える場合、電子化する場合を同じ物差しで比べられます。
ただし減らせるのは、電子の注文を受け付ける取引先あての分だけです。
保存や法令の条件を確かめ、小さく試して測ってから決めます。

直接費（紙・郵送・通信）

最初に数えやすいのは、注文書を出すたびにお金が出ていく直接費です。
用紙やトナー、FAXの通信料、郵送する場合の切手代や封筒代がこれに当たります。
控えを紙で綴じて残しているなら、ファイルや保管棚、置き場所の費用もここに入ります。

直接費は請求書や購買の明細から月額を拾い、その月に出した注文書の件数で割れば1件あたりの金額になります。
明細があるので数字にしやすい反面、FAXの通信料のように他の用途と合算されている費用は、注文書の分だけを切り出せないこともあります。
その場合は送信枚数の記録などから注文書の割合を見積もれば足ります。

ここで直接費だけを見て判断しないことが大切です。
紙代や通信料は1件あたりにすると小さな金額になりやすく、これだけを電子化の費用と並べると「わざわざ変えるほどではない」という結論に傾きます。
紙代や郵送代が小さいのに手間が重いと感じているなら、その差は次に見る作業時間の側に表れています。

作業時間（作成・送付・再入力・確認・変更対応）

注文書1件にかかる作業を、手を動かす順に分けてみます。

• 作成：発注数を決めたあと、品番・数量・納期・届け先を注文書に書き込む
• 送付：FAXの送信、送信結果の確認、届かなかったときの再送
• 再入力：同じ内容を発注台帳やExcel、社内のシステムへ入力し直す
• 確認連絡：届いたか、納期どおりに出荷できるかを電話やメールで確かめる
• 変更対応：数量の変更や追加、取消のたびに注文書を出し直し、相手に伝える

発注数を決めるまでの判断の時間は、ここから外しておきます。
在庫や売れ行きを見て数量を決める仕事は、注文書を紙で出しても電子で出しても残るからです。
見積もりに入れるのは、決めた内容を相手に届け、社内の記録とそろえるまでの時間です。

時間の出し方は、担当者に工程ごとのおおよその分数を聞くか、1〜2週間ほど実際に記録してもらう方法があります。
確認連絡や変更対応は毎回起きるわけではないので、1回あたりの所要時間に加えて、何件に1回起きているかも数えます。
たとえば変更対応が10件に1回なら、1回の対応時間の10分の1を1件あたりの時間として足します。

合計した分数に人件費の単価を掛けると金額になります。
単価は給与だけでなく、社会保険料などの会社負担も含めた1時間あたりの額で考えると実態に近づきます。
社内に原価計算で使う決まった単価があれば、それに合わせておくと稟議の場で説明しやすくなります。

自社の作業を数えるときは、注文書を受け取る取引先の側で何が起きているかも視野に入れておくと、確認連絡や変更対応がなぜ発生するのかが見えやすくなります。
食品の小売・卸売で受注業務を担当する人への調査では、FAX・メール・電話で注文を受けている90名のうち、注文書の「手入力」に手間がかかると答えた人が60%、注文確認の連絡が41.1%、注文の変更対応が40%、注文書の管理（保管義務）の煩雑さが30%でした¹。
これは注文を受ける側への2023年の調査で、複数回答です。
発注する側の作業時間を測ったものではありません。

それでも、出す側の作業を考える手掛かりにはなります。
FAXで送った注文書は、受け取った取引先で手入力されることがあります。
手書きの数字が読みにくい、品番が先方の登録と合わないといったことがあれば、取引先から問い合わせの電話が入り、その対応は発注担当者の確認連絡の時間になります。
受け手側の手入力や確認の負担は、送り方次第でこちら側の作業にも返ってくると考えられます。

ミス対応（誤発注・納品違いの手戻り）

3つ目は、誤発注や納品違いが起きたときの手戻りです。
数量の桁を書き違えた、品番を一行ずれて写した、届け先の店舗を取り違えたといった誤りは、気づいた時点で取引先への連絡、注文の出し直し、返品や追加発注の調整が必要になります。
食品のように日持ちしない商品では、余った分の扱いや売り場の欠品まで影響が広がることもあります。

金額にするときは、月あたりの発生件数に、1件の対応にかかる時間と人件費単価を掛けます。
返品の送料や廃棄など実際に出たお金があれば、それも足します。
欠品による売り逃しは金額を決めにくいため、作業時間の合計とは混ぜずに別に書き留めておくと、比べる数字がぶれません。

ミス対応を数えるときは、誤りの原因も一緒に分けておくと後の判断に効きます。
転記や読み違いから起きた誤りは、入力の回数を減らす仕組みで減らせる余地があります。
一方、発注数そのものの見込み違いは、注文書の出し方を変えても減りません。
この区別をしないまま電子化の効果に含めると、導入後に「思ったほど減らない」というずれが生まれます。

ここまでの3つを合わせると、注文書1件あたりの費用は「1件あたりの直接費＋1件あたりの作業時間×人件費単価＋月のミス対応費用÷月の件数」で表せます。
この式は費用の内訳を整理するための考え方で、どこにいくらかかっているかを自社の数字で埋めるための枠です。

現状維持・簡易な改善・電子化を同じ軸で比べる

共通の比較軸と期間

1件あたりの費用が出たら、それを使って選択肢を並べます。

• 現状維持：今の注文書の書式と送り方を続ける
• 簡易な改善：書式の統一、品番と単価を選んで入れられるExcelの雛形、FAXからメール添付への切り替え、発注台帳と注文書を一度の入力で作る工夫など、手順と道具の見直し
• 電子化：受発注システムやWeb上の発注画面、EDI（企業間で決まった形式の取引データをやり取りする仕組み）などで、注文をデータとして取引先へ渡す

3つは別々の話に見えますが、前の節の費用の内訳を使うと同じ物差しに載せられます。
軸は、初期費用、継続費用、削減できる作業、取引先側の負担、誤りの減り方の5つです。
期間は3年など一つに固定し、どの選択肢も同じ期間の合計で比べます。

期間をそろえるのは、初期費用の重さが比較の期間によって変わるからです。
1年で比べると初期費用が大きく見え、長く取りすぎると、その間に取引先の構成や件数が変わる前提が入り込みます。
見落としやすいのは、現状維持にも費用がかかっていることです。
今の作業時間は、何も変えなければ毎月同じように積み上がっていきます。

初期費用には、契約や設定の料金だけでなく、社内の準備に使う時間も入れます。
品番の一覧を整える、取引先に新しい送り方を案内する、担当者が操作を覚えるといった時間です。
簡易な改善でも雛形づくりの時間はかかりますが、電子化では取引先への案内や設定が加わる分、ここが膨らみやすくなります。

比較表の読み方

表のすべての欄を同じ重さで見る必要はありません。
判断が分かれやすいのは、削減できる作業と取引先側の負担の2つです。

簡易な改善で減るのは、主に自社の中の作業です。
注文書と発注台帳を一度の入力で作れるようにすれば、社内での再入力は減ります。
しかし取引先がPDFやFAXを受け取り、自社の画面に打ち込む流れは変わらないため、相手側の手入力と、そこから生じる確認の電話は残ります。
電子化はこの部分まで届く可能性がある一方、効果が出るのは取引先がその形式を受け取れる場合に限られます。

電子化で取引先の負担が必ず減るとも限りません。
発注データを取引先が自社のシステムへ取り込めるなら手入力は減りますが、発注側が用意した画面に取引先がログインして確認する形だと、取引先にとっては見に行く画面が一つ増えます。
取引先の協力が得られなければ対応してもらえず、削減できる範囲は狭まります。
表の電子化の欄で削減できる作業を「対応取引先あて」に限っているのはこのためです。

表の各欄には、相場の金額ではなく自社の見積もりを入れます。
電子化の料金や削減の度合いは、提供する会社や契約の条件、取引先の状況で大きく変わるため、一社の料金や他社の削減例をそのまま当てはめても自社の答えにはなりません。
現状維持の欄には前の節で出した1件あたりの費用に月の件数と36か月を掛けた額を、ほかの2つには初期費用と残る費用の3年分の合計を入れると、比べる数字がそろいます。

件数・取引先数・誤発注の頻度で、どの方法が割に合うか

損益分岐の式

比較表の電子化の欄を埋めるには、毎月いくら減るかを見積もる必要があります。
考え方は単純で、月間の削減額が、月々の継続費用と初期費用の月割りを上回るかどうかを見ます。

• 月間の削減額＝電子化できる月の件数×1件あたりの削減時間×人件費単価＋減る誤発注の件数×1件あたりの手戻り費用＋減る直接費
• 月間の費用＝継続費用＋初期費用÷比較する月数＋併用で増える手間

「電子化できる月の件数」は、全体の発注件数ではありません。
電子の注文を受け付ける取引先に出している件数だけです。
「1件あたりの削減時間」も、前の節で数えた作業時間がすべて消えるわけではなく、送付・再入力・確認のうち仕組みで置き換わる部分に限ります。
品番や数量を入れる作業そのものは、どの方法でも残ります。

最後の「併用で増える手間」は、電子と紙やFAXの二つの流れを並行して回す間に生じる作業です。
取引先の対応状況は、電子化できる件数を通じて削減額を決め、同時に併用の手間を通じて費用の側も動かします。
一つの条件が式の両側に効くため、対応状況の見込みが甘いと試算は二重にずれます。

仮の数字で見る3つの条件

式の動きを確かめるために、仮の数字を置いてみます。
以下は計算の流れを示すための仮定で、実際の事例や業界の平均ではありません。
月の発注が200件、そのうち電子の注文を受け付ける取引先あての分が120件、仕組みで置き換わる作業が1件あたり10分、人件費単価を1時間2,000円とします。
このとき作業の削減は120件×10分で月20時間、金額にすると月4万円です。
さらに転記ミスによる手戻りが月2件減り、1件の対応に1時間かかっていたとすれば、月4,000円が加わります。

この月4万4,000円が、継続費用と初期費用の月割り、併用の手間の合計を上回れば、比較の期間内で元が取れる見込みになります。
下回るなら、電子化の前に簡易な改善で同じ作業を減らせないかを考える余地があります。
電子化は現状維持とだけでなく、より安く同じ作業を減らせる方法とも比べる必要があるからです。

一つ目の条件は、件数が多い場合です。
削減額は件数に比例して増えるため、継続費用が件数でほとんど変わらない契約なら、件数が多いほど有利になります。
仮の例で電子化できる件数が倍になれば、作業の削減も月40時間になります。
反対に件数が少なければ、削減額が継続費用に届かないことも十分ありえます。

二つ目は、取引先が集中している場合です。
件数の多くを少数の取引先が占めていれば、その数社が電子の注文に対応するだけで、電子化できる件数が大きくなります。
取引先が数十社に分散し、それぞれ月に数件ずつという形だと、多くの取引先に対応してもらわない限り削減額は伸びません。
月の件数の合計だけでなく、取引先ごとの内訳を出しておくと、この違いが見えます。

三つ目は、誤発注の影響が大きい場合です。
件数がそれほど多くなくても、1件の誤りが返品や廃棄、売り場の欠品につながる商品を扱っていれば、手戻り費用の項が大きくなります。
ただし、ここで減らせるのは転記や読み違いから起きた誤りに限られます。
前の節で原因を分けて数えた件数を使い、発注数の見込み違いまで削減に含めないようにします。

この3つは重なることもあり、どれか一つが当てはまれば必ず割に合うというものではありません。
式に自社の数字を入れ、削減額と費用の差がどのくらいあるかを見て判断します。

▼ 図の内容を文字で読む

1. 取引先の対応状況
2. 電子化できる件数を決める
3. 併用で増える手間を決める
4. 月間の削減額
5. 電子化できる件数×1件あたりの削減時間×人件費単価

取引先が対応しない場合と、書面・保存の決まりで選択肢はどう変わるか

取引先が電子対応しない場合の削減範囲

式の「電子化できる件数」を決めるのは、取引先の対応状況です。
電子の注文書を受け付けない取引先には、電子化した後もFAXや書面で注文を出し続けることになり、その分の送付・再入力・確認は今のまま残ります。

一部の取引先だけが対応する場合、効果は対応先の件数分にとどまるうえ、二つの流れを並行して回す手間が加わります。
発注担当者は取引先ごとに送り方を使い分け、電子で出した注文とFAXで出した注文を一つの台帳にそろえる必要があります。
この照合が手作業になると、電子化で減らしたはずの転記が別の場所で生まれます。
併用の手間を費用の側に入れておくのは、この戻りを見落とさないためです。

見積もりは、導入前に取引先へ受け取り方を尋ね、対応すると答えた先の件数で行うのが手堅い方法です。
「いずれ対応してもらえるはず」という見込みで全件を削減対象に入れると、試算と実際の差が大きくなります。
尋ねるときは、データで受け取れるか、受け取ったデータを自社の受注処理へ取り込めるか、画面で確認する形なら負担にならないかを聞いておくと、比較表の取引先側の負担の欄も埋められます。

注文書の保存期間

どの方法を選んでも、出した注文書の控えは保存が必要です。
法人税法では、注文書や契約書、領収書などの書類を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存することになっています²。
青色申告で欠損金が生じた事業年度などは、さらに長い期間の保存が求められます²。

紙で控えを残している場合、この7年分の保管場所と、必要なときに探し出す時間が直接費と作業時間に含まれます。
受注側の調査でも、注文書の管理（保管義務）の煩雑さが課題の一つに挙がっていました¹。
電子化すると紙の保管は減りますが、保存そのものが要らなくなるわけではありません。

電子でやり取りした注文のデータには、紙とは別の保存の決まりがあります。
国税庁の保存期間の案内でも、電子取引のデータの保存方法については電子帳簿保存法の資料を参照するよう示されています²。
どのような形で保存すれば要件を満たすのか、導入しようとする仕組みでそれに対応できるのかは、国税庁の資料や顧問の税理士に確かめておく必要があります。

取適法の対象かどうかの確認

電話やFAXで発注している場合に気になるのが、取適法（中小受託取引適正化法）との関係です。
この法律の対象となる取引では発注の内容を明示する義務があり、電話だけで発注すると明示義務の違反になります³。
急ぎで電話で伝えた場合でも、その直後に内容を明示する必要があります³。

ただし、小売の仕入がすべてこの法律の対象になるわけではありません。
公正取引委員会の説明では、規格品や標準品を購入する取引は原則として委託に当たらず、小売業者がメーカーのブランド商品を自社向けに変更せずに発注する場合も同様とされています³。
一方、仕様を指定して製造を依頼する場合は委託に当たります³。
自社向けの仕様で作ってもらう商品を扱っているなら、その発注は対象になりうるということです。

対象になるかどうかは、取引の内容に加えて、発注する側と受ける側の資本金や従業員数の基準でも決まります。
個別の取引が当てはまるかは、公正取引委員会の資料で確かめ、迷う場合は専門家に判断を仰ぐのが確実です。
FAXや電子の方法で明示する場合の細かな要件、たとえば電子で送るときに相手方の承諾が要るかどうかも、同じく確かめておく点です。
費用対効果の話に戻すと、対象となる取引があるなら、電話だけの発注をなくして記録が残る形にそろえることは、作業時間の削減とは別の理由で必要になります。

印紙税の確認

印紙税で確かめておきたいのは、注文書そのものより、取引先から返ってくる注文請書の扱いです。
国税庁の印紙税額の一覧では、請負に関する契約書（第2号文書）の例として、工事注文請書や物品加工注文請書が挙げられています⁴。

この一覧には注文書そのものの記載はなく、小売の通常の仕入で交わす注文請書が課税されるかどうかも、このページからは判断できません。
電子でやり取りした場合の扱いも書かれていません。
取引先と請書を交わす運用があり、電子化で書類の形が変わるなら、税務署や税理士に確かめたうえで、比較表の費用に入れるかどうかを決めます。

▼ 図の内容を文字で読む

1. 注文書の保存
2. 確定申告書の提出期限の翌日から7年間
3. 電子で受け渡した注文のデータは電子帳簿保存法の資料で確認
4. 取適法の対象か
5. 対象の取引では電話だけの発注は明示義務の違反

小さく試して費用対効果を確かめる：何をどの期間で測るか

試す範囲の決め方

ここまでの見積もりは、どれも仮置きの数字を含みます。
1件あたりの削減時間も、取引先が実際に対応するかも、試してみるまでは確かな数字になりません。
そこで本格導入の前に範囲を絞って試し、測った数字を式に戻して判断します。

試す相手は、発注件数が多く、電子の注文を受け付けると答えた取引先を1〜2社選ぶと、短い期間でも件数が集まり差が見えやすくなります。
期間は1〜3か月ほどを目安にします。
月末の締めや季節の繁忙期をまたぐかどうかで変更や確認の件数は変わるため、比べる期間の条件をそろえることも意識します。

大事なのは、試す前の数字を同じ定義で取っておくことです。
試行を始めてから「以前は1件15分くらいだった」と思い出して比べると、前後の差が記憶に左右されます。
試行の数週間前から、対象の取引先あての注文について、作業時間や確認連絡の件数を記録しておきます。

測る指標

測る項目は、損益分岐の式に戻せるものにします。

• 1件あたりの作業時間（作成・送付・再入力・確認・変更対応の合計）
• 社内での再入力の件数
• 確認連絡の件数（こちらからの連絡と、取引先からの問い合わせ）
• 注文の変更の件数と、1回の対応時間
• 誤発注・納品違いの件数と、その原因（転記・読み違いか、発注数の見込み違いか）
• 取引先の対応状況と、併用の手間

取引先にも、手入力や確認の電話が減ったかを聞いておくと役立ちます。
受け手側で読み違いや入力の手間が減れば、取引先からの問い合わせが減り、それはこちらの確認連絡の件数にも表れるはずです。
本格導入のときに取引先の協力を得られるかを見極める材料にもなります。

試行の最初の数週間は、操作に慣れる時間が上乗せされます。
初月の数字だけで判断せず、慣れた後の週の数字と試行前を比べると、続けたときの姿に近づきます。

判断の基準

試行で得た数字は、損益分岐の式にそのまま入れ直します。
実測の削減時間と、本格導入した場合に対応が見込める取引先の件数を使い、月間の削減額が費用を上回るかを見ます。

結果は大きく3つに分かれます。

• 削減額が費用をはっきり上回る：対応取引先を順に広げ、広げた先でも同じ指標を測り続ける
• 差がわずか、または下回る：対象を件数の多い取引先に絞るか、簡易な改善で同じ作業を減らせないかを比べ直す
• 取引先の対応が進まない：電子化できる件数が増えない限り削減額は伸びないため、時期や方法を見直す

どの結果になっても、注文書1件あたりの費用が実測で分かったことは次の判断の土台になります。
電子化しても、発注数を決める判断や、対応しない取引先とのFAXのやり取りはなくなりません。
何の作業が減り、何が残るのかを数字で説明できる状態で導入を決めれば、稟議でも導入後の振り返りでも同じ物差しが使えます。

▼ 図の内容を文字で読む

1. 試行前の数字を同じ定義で測る
2. 対象の取引先で試す
3. 慣れた後の数字を測る
4. 式に入れて削減額と費用を比べる
5. 範囲を広げるか見直す

削減できる範囲は、取引先ごとの受け取り方や、いまの発注データの形によって変わり、社内の数字だけでは見積もりきれない部分が残ります。

いまの発注の流れと件数をもとに、どの転記や確認が仕組みに置き換えられ、どこが手作業として残るかを整理できます。無料相談で要件を整理する

要点の整理

費用の見積もり	直接費・作業時間・ミス対応に分け、1件あたりの金額にする
比べ方	現状維持・簡易な改善・電子化を、3年など同じ期間の合計で比べる
削減できる範囲	電子の注文を受け付ける取引先あての件数分だけ
割に合いやすい条件	件数が多い、取引先が集中している、転記由来の誤りの影響が大きい
制度の確認	注文書の保存は原則7年、取適法の対象取引は電話だけの発注は不可、注文請書の印紙税
決め方	1〜3か月の試行で同じ定義の数字を測り、式に戻す

試行の範囲や測り方を決めても、対応取引先が増えたときの運用や併用期間の手間は、導入する仕組みの形によって見通しが変わります。 試行で測った数字を前提に、本格導入した場合の運用の形と、取引先側に求める対応の範囲を確かめられます。

よくある質問

注文書1件あたりの費用は、何をどう数えれば出せるか

直接費、作業時間、ミス対応の3つに分けて数えます。
直接費は用紙・通信・郵送などの明細を月の件数で割り、作業時間は作成・送付・再入力・確認・変更対応の分数に人件費単価を掛けます。
ミス対応は、誤発注や納品違いの月の件数に1件の対応時間と単価を掛け、返品の送料などの実費を足して件数で割ります。
発注数を決める判断の時間は、どの方法でも残るため含めません。

取引先の一部だけが電子注文に対応する場合、効果はどう見積もるか

電子化で減らせるのは、対応する取引先あての件数分だけです。
その件数に1件あたりの削減時間と人件費単価を掛け、電子とFAXの二つの流れを並行して回す手間を費用の側に加えます。
見込みではなく、事前に取引先へ尋ねて対応すると答えた先の件数で見積もると、試算と実際の差が小さくなります。

電話やFAXで発注していても、法令上の問題はないか

取適法の対象となる取引では、電話だけの発注は発注内容の明示義務の違反になり、急ぎで電話した場合も直後に明示が必要です³。
ただし、メーカーのブランド商品を自社向けに変えずに仕入れるような規格品の購入は、原則として委託に当たりません³。
FAXや電子の方法で明示する場合の細かな要件は、公正取引委員会の資料で確かめる必要があります。

注文書は何年保存する必要があるか

法人税法では、注文書を含む書類を、確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存します²。
青色申告で欠損金が生じた事業年度などは、さらに長い保存が求められます²。
電子でやり取りした注文のデータは、電子帳簿保存法に沿った保存方法を国税庁の資料などで確かめておきます²。

小売の仕入は取適法の対象になるか

規格品や標準品の購入は原則として委託に当たらず、メーカーのブランド商品を自社向けに変更せずに発注する場合も同様とされています³。
一方、仕様を指定して製造を依頼する場合は委託に当たります³。
実際に対象となるかは、取引の内容に加えて双方の資本金や従業員数の基準でも決まるため、個別には公正取引委員会の資料や専門家に確かめます。

試行期間中は何を指標にして、本格導入の可否を判断するか

1件あたりの作業時間、再入力の件数、確認連絡の件数、変更の件数と対応時間、誤発注・納品違いの件数と原因、取引先の対応状況と併用の手間を測ります。
試行前にも同じ定義で数字を取り、慣れた後の数字と比べます。
その実測を損益分岐の式に入れ、月間の削減額が費用を上回るかで、範囲を広げるか見直すかを決めます。

1. 1　出典：株式会社ハンモック「食品業の受注業務に関する実態調査」（2023年）
2. 2　出典：国税庁「タックスアンサー No.5930 帳簿書類等の保存期間」
3. 3　出典：公正取引委員会「よくある質問コーナー（取適法）」（2026年）
4. 4　出典：国税庁「タックスアンサー No.7140 印紙税額の一覧表（第2号文書）」