Web受注システムの初期費用はいくら？一人担当が見積もりで確認する項目と進め方

◆監修・編集責任者　小園 将隆　2026年10月29日

B2B EC-COLUMN

Web受注システムの初期費用の見積もりが読めないとき、まず何を分けて見ればよいか

電話・FAX・メールで届く注文を台帳へ転記し、確認の電話にも応じながら、Web受注化の予算案まで一人で用意する。
この状況で見積もりを取っても、総額が妥当かどうかを判断する手掛かりがなければ、稟議の説明は組み立てられません。
まず費用を、導入形態で決まる初期費用、オプションやアカウント数で増える部分、保守を誰が担うかの3つに分けて見ます。
受発注システムの提供元が示す目安では、SaaS型は導入まで50万円程度、個別開発は多くの場合数千万円です¹。
自社の取引条件を書き出して同じ条件で見積もりを取り、補助金と会計処理まで確認すれば、根拠のある予算案になります。

注文処理の負担と、費用の根拠がない状態

見積書を受け取って最初に迷うのは、書かれた初期費用が高いのか安いのかを判断する基準がないことです。
同じ「Web受注システム」でも、既製のサービスを契約して使うのか、自社向けに作るのかで、初期費用に入る中身はまったく違います。
さらに、初期費用が小さく見えても、月額やオプションの側に費用が回っている場合があります。
金額の大小だけを並べると、こうした違いが見えないまま比較することになります。

たとえば、取引先から届いたFAXを見て受注台帳に打ち込み、在庫を確かめて出荷の指示を出す流れを、一人で回している場合を考えます。
Web受注に替えたい理由は、打ち込みの手間や、手書きの数字を読み違えていないかの確認を減らしたいことにあるはずです。
ところが比較が初期費用の額だけになると、その転記を本当に減らせる構成なのか、導入後に誰が設定変更や問い合わせに対応するのかが抜け落ちます。
稟議で説明が必要になるのも、金額そのものに加えて、なぜこの額なのか、この先いくらかかるのかという点です。

費用を分ける3つの見方

見積もりを読むときは、費用を次の3つに分けておくと、比較の前提がそろいます。

• 導入形態で決まる初期費用：既製のサービスを契約するか、パッケージを土台に追加開発するか、一から開発するかで、最初に払う費用の性格が変わる
• 使い方に応じて増える費用：利用するアカウント数に応じた従量課金、オプションの追加、独自のカスタマイズ
• 保守運用を誰が担うか：システムの管理や不具合への対応を、提供元が行うのか自社で行うのか

SaaS（インターネット経由で提供されるサービスを契約して使う形態）は、自社でシステムを開発したりハードウェアを購入したりする必要がないため、初期費用を抑えやすいとされています¹。
その一方で、料金はアカウント数に応じた従量課金が一般的で、オプションの追加や独自のカスタマイズには別に費用がかかると説明されています¹。
つまり、初期費用の小ささは、使う人数や追加する機能によって月々の支払いが増える仕組みと組み合わさっています。
初期費用の欄だけを見て安いと判断すると、この増え方を見落とします。

3つ目の保守運用は、見積書の金額欄には直接出てこないことがあります。
しかし、受注業務も担っている担当者にとっては、導入後に不具合や設定変更が起きたとき、自分が対応するのか提供元に頼めるのかで、日々の負担が大きく変わります。
費用の額と同じ重さで見ておく理由はここにあります。

▼ 図の内容を文字で読む

• 導入形態で決まる初期費用
  • 既製のサービスを契約する
  • パッケージを土台に追加開発する
  • 一から開発する
• 使い方に応じて増える費用
  • アカウント数に応じた従量課金
  • オプションの追加
  • 独自のカスタマイズ
• 保守運用を誰が担うか
  • 提供元が管理・不具合に対応する
  • 自社で管理・不具合に対応する

SaaS・ハーフスクラッチ・フルスクラッチで、初期費用と運用の負担はどう違うか

3形態を同じ軸で比べる表

受発注システムを提供する竹田印刷が自社の記事で示している目安では、SaaS型は導入までに50万円程度、毎月の運用に20万円程度かかる想定です¹。
一から開発するフルスクラッチ型は、多くの場合、初期費用が数千万円かかるとされています¹。
どちらも同社の調べによる目安で、企業の規模や必要な機能によって変わるため、個別の見積もりで確かめるよう示されています¹。
対象とした企業の規模も示されていないので、市場全体の相場としてではなく、形態によって費用の桁がどれだけ違うかをつかむ手掛かりとして使います。

表で判断が分かれるのは、初期費用の額よりも保守運用の欄です。
SaaS型ではシステムの管理や保守運用をサービス事業者が行い、フルスクラッチ型では自社で対応するため、専門の技術者を確保し、その人件費を見込む必要があると説明されています¹。
受注処理と導入作業を一人で担っている会社が個別開発を選ぶと、開発費に加えて、稼働後の不具合対応や改修を誰が引き受けるのかという問題が残ります。
担当者がその役割まで兼ねることになれば、受注業務の負担を減らしたいという当初の目的と逆向きに進みます。

ハーフスクラッチ型は、既存のパッケージを土台にするため初期費用を抑えやすい一方、追加で開発する機能が多いほど高くなるとされています¹。
保守運用を誰が担うかは同じ資料に書かれていないため、この形態を検討するなら、パッケージ部分と追加開発部分のそれぞれについて、不具合が起きたときの対応先を見積もりの段階で尋ねておく必要があります。
追加開発した部分だけが自社対応になる契約であれば、一人担当にとっての負担はフルスクラッチ型に近づきます。

SaaS型の月額20万円程度という数字も、同社の想定です¹。
アカウント数に応じた従量課金が一般的とされているので¹、実際の月額は利用する人数によって上下します。
初期費用を抑えられる分、年単位で見た支払いは月額の側で積み上がっていきます。
予算案では初期費用と月額を分けて書き、何年分を見込んだ数字かを添えておくと、上司や経営者に説明しやすくなります。

「30～50万円」と「50万円程度」の表記差の読み方

同じ記事の中で、SaaS型の初期費用は表では30～50万円、本文では「導入までに50万円程度」と書かれており、表記が一致していません¹。
どちらが実態に近いかを資料だけで決めることはできないため、この記事では本文の「導入まで50万円程度」を目安として扱っています。

予算案の最初の目安に使うなら、幅の下側の30万円を前提にするより、50万円程度を高いほうの値として置き、実際の見積もりで置き換えていくほうが、後で予算が足りなくなる事態を避けやすくなります。
表の幅は、提供元や機能によって初期費用が変わることを示していると読めますが、30万円で収まるのがどんな条件なのかは示されていません。
上司や経営者に目安を伝える段階では、出典と「提供元が示す目安で、見積もりで確定する」という条件を一緒に書いておくと、金額が変わったときにも説明がつきます。

▼ 図の内容を文字で読む

• SaaS
  • 導入まで50万円程度、毎月20万円程度の想定
  • アカウント数・オプション・カスタマイズで増える
  • 保守運用はサービス事業者
• ハーフスクラッチ
  • パッケージを土台にするため初期費用を抑えやすい
  • 追加開発する機能が多いほど高くなる
  • 保守運用の担い手は見積もりで確認
• フルスクラッチ
  • 初期費用は多くの場合数千万円
  • 保守運用の人件費を見込む
  • 保守運用は自社で専門の技術者を確保

取引形態と既存システム連携を書き出して、必要な機能と見積もり条件にする

自社条件の書き出しシート

形態の見当がついても、同じSaaS型どうしの見積もりを比べると、金額の差がどこから来ているのか分からないことがあります。
理由の一つは、オプションの追加や独自のカスタマイズが別費用になるため¹、自社の取引に必要な条件が標準の範囲に収まるかどうかで、見積もりの中身が変わることです。
条件を伝えないまま依頼すると、ある事業者は必要な機能をオプションとして含め、別の事業者は含めずに出す、ということが起こり得ます。
そうなると、安く見える見積もりは、必要な条件を満たしていないだけかもしれません。

そこで見積もりを依頼する前に、自社の受注がどういう条件で動いているかを一枚に書き出しておくことを勧めます。
書き出す項目は、たとえば次のようなものです。

• 取引先の種類：法人の取引先か、個人の顧客か、その両方か
• 価格の決め方：全取引先に同じ価格か、取引先ごとに単価や値引き率が違うか
• 支払い方法：掛け売り（後日まとめて請求する取引）か、注文時の支払いか
• 注文の受け方：Web受注に移ったあとも、電話やFAXで注文する取引先が残るか
• 受注後の転記先：受注した内容を、今どのシステムや台帳に入力しているか
• 利用する人数：社内で受注画面を操作する人数と、注文を入れる取引先の数

このうち見落としやすいのが、受注後の転記先です。
たとえば今、FAXで届いた注文を受注台帳に打ち込み、同じ内容を販売管理ソフトにも入力し、月末には請求のために会計ソフトへ金額を移している場合を考えます。
Web受注にすれば、FAXを読み取って打ち込む最初の転記はなくなります。
しかし、Webで受けた注文を販売管理ソフトへ移す仕組みがなければ、担当者はWebの管理画面を見ながら販売管理ソフトに打ち込むことになり、転記の場所が移るだけです。
どの転記を減らしたいのかを書いておくと、既存システムとの連携が必要かどうか、必要ならどの情報までかが、見積もりの条件として明確になります。

電話やFAXで注文を続ける取引先が残る場合も、同じ考え方が当てはまります。
その注文を担当者がWeb受注の画面に代わりに入力するのか、従来の台帳で別に管理するのかで、受注情報が一か所に集まるかどうかが変わります。
管理が二つに分かれると、在庫や出荷を確かめるたびに両方を見比べる手間が残るため、併用の方針も書き出す条件に入れておきます。

オプション扱いかを事業者に問う

書き出した条件は、そのまま事業者への質問になります。
条件ごとに、標準の機能で対応できるか、オプションになるか、個別のカスタマイズが必要かを尋ね、オプションやカスタマイズになるものは費用を分けて書いてもらいます。
同じ条件の一覧を複数の事業者に渡せば、どの見積もりも同じ前提で作られるので、金額の差が機能の範囲の差なのか、料金の設定の差なのかを見分けやすくなります。

連携については、どのシステムと、どの情報を、どちらの向きに受け渡したいのかまで伝えると、回答が具体的になります。
たとえば「Webで受けた注文の明細を販売管理ソフトへ移したい」「取引先ごとの単価を販売管理ソフトの登録内容から反映したい」のように書けば、事業者は対応できるかどうかと、その費用がどの区分に入るかを答えやすくなります。
回答は口頭で済ませず、見積書か書面に残してもらうと、稟議の資料にもそのまま使えます。

アカウント数による従量課金が一般的とされている点¹も、ここで確かめておきます。
アカウントとして数えるのが社内の利用者なのか、注文を入れる取引先なのかで、取引先が増えたときの月額の動き方が変わるためです。
書き出しシートの「利用する人数」は、この回答を月額に当てはめるときに使います。

▼ 図の内容を文字で読む

1. 受注台帳への打ち込み
   • Web受注にすればFAXを読み取って打ち込む転記はなくなる
2. 販売管理ソフトへの入力
   • 連携がなければ管理画面を見ながら打ち込み、転記の場所が移るだけ
   • どの情報をどちらの向きに渡すかを見積もり条件にする
3. 月末の会計ソフトへの金額入力
   • 請求のための転記が残るかを書き出して確かめる

一人担当で、自分で進める作業と外に任せる作業をどう切り分けるか

保守運用は誰が担うか

保守運用をサービス事業者が担うSaaS型を選んでも¹、導入と運用のすべてが担当者の手を離れるわけではありません。
システムそのものの管理や不具合への対応は事業者側の仕事になりますが、扱う商品や価格、取引先の情報は自社の業務から生まれるもので、それを準備し、変わったときに更新するのは自社です。
取引先に新しい注文方法を案内し、使い方の問い合わせに答えるのも、取引先との関係を持っている自社の側になります。

一人で切り分けを考えるときは、作業を「自社の情報や取引先との関係に関わるもの」と「システムの設定や維持に関わるもの」に分けると見通しが立ちます。
前者は外に任せにくく、担当者が中心になって進めることになります。
後者は、提供元の支援に含められるかを確かめたうえで、任せる範囲を決めていきます。
補助金の要件や会計処理のように、判断に専門知識が要るものは、別に相談先を決めておきます。

どれだけの作業を一人で回せるかは、取引先の数、商品の数、価格の決め方の複雑さによって変わり、一律には言えません。
そのため、作業量を見積もってから任せる範囲を決めるより、先に提供元が支援できる範囲を確かめ、残った作業を自分の担当として書き出すほうが、抜け漏れに気づきやすくなります。

導入設定・研修を支援に含められるか

提供元に任せられる作業を考える手掛かりになるのが、IT導入補助金の通常枠で示されている経費の区分です。
そこでは、ソフトウェア購入費やクラウド利用料のほかに、導入コンサル、導入設定・マニュアル設定・導入研修、保守サポートといった役務が、補助対象経費の区分として挙げられています³。
導入時の設定や研修、保守サポートが、ソフトウェアとは別の費用として扱われ得るということです。

ただし、この区分は補助の対象になり得る費用の種類を示したもので、どの事業者もこれらの支援を提供しているという意味ではありません³。
見積もりの初期費用にどの設定作業が含まれているのか、研修やマニュアルは付くのか、保守サポートはどこまでかは、事業者ごとに確かめる必要があります。
特に、商品や価格の情報を最初に登録する作業を提供元が引き受けるのか、担当者が自分で入力するのかは、一人担当の負担を大きく左右します。
商品数が多ければ、この登録作業を日常の受注業務と並行して進める時間が足りなくなることもあるため、引き受ける範囲は見積もりの段階で書面に残しておきます。

支援を見積もりに含めれば初期費用は上がりますが、その分、担当者が自分で抱える作業は減ります。
どちらを選ぶかは、受注業務を止めずに導入作業へ割ける時間と、予算との兼ね合いで決めることになります。
判断材料をそろえるために、支援を含めた場合と含めない場合の両方で見積もりを出してもらう方法もあります。

見積もりを比べるとき、初期費用以外に何を確認するか

見積もりの質問表

自社の条件と、自分が担う作業の見当がついたら、見積もりの比べ方に移ります。
ここでは初期費用の額だけでなく、その額に何が含まれ、何が含まれていないかを、すべての事業者に同じ質問で確かめます。
事業者ごとに書式の違う見積書をそのまま横に並べても、前提がそろっていなければ比較にならないからです。

• 初期費用に含まれる作業：導入設定、初回のデータ登録、研修、マニュアルのうち、どれが含まれるか
• 月額の決まり方：アカウントとして何を数えるか、人数が増えたら月額はどう変わるか
• 標準機能とオプション：書き出した自社の条件のうち、オプションやカスタマイズになるものと、その費用
• 保守運用の範囲：不具合への対応や問い合わせの窓口を、どこまで事業者が受け持つか
• ドメインとSSL証明書：独自ドメインやSSL証明書（通信を暗号化するための電子証明書）の費用が別にかかるか
• 契約と支払いの条件：解約するときの条件、決済に関わる手数料の有無

このうちドメインとSSL証明書の費用は、フルスクラッチ型では別途発生すると説明されています¹。
SaaS型やハーフスクラッチ型でも同じように別費用になるかは事業者によって異なるので、含まれているかを聞いておかないと、見積もりどうしの前提がずれたままになります。
解約の条件や決済に関わる手数料も、事業者によって定め方が違い得る項目です。
見積書に書かれていなければ、質問して回答をもらっておきます。

月額・オプション・追加費用の並べ方

回答がそろったら、見積もりを一つの表に並べ直します。
行には初期費用、月額、オプションとカスタマイズの費用、支援の範囲、自社で担う作業を置き、列に事業者を並べます。
月額は、稟議で示す年数など比較する期間をそろえて掛け合わせ、初期費用と足した合計の行も加えておくと、形態や料金体系の違う見積もりを同じ物差しで見られます。

たとえば、事業者Aは初期費用が低く月額が高い、事業者Bは初期費用が高く月額が低い、という組み合わせになることがあります。
初期費用だけを見ればAが安く見えますが、期間をそろえて合計すると順番が入れ替わる場合があります。
どちらが有利かは、何年使う前提で予算を組むかで変わります。

金額に大きな差があるときは、その差がどの行から生まれているかを見ます。
差額の大きさだけで、高い見積もりが割高だとも、安い見積もりが条件を満たしていないとも決められません。
オプションとして含めた機能の違いなのか、支援の範囲の違いなのか、月額の数え方の違いなのかを、明細と回答を突き合わせて確かめると、比較の結論を説明できるようになります。
「自社で担う作業」の行に差があれば、それは金額に表れない担当者の負担の差として、稟議の資料に書き添えておく意味があります。

予算化・稟議で使える補助金と会計処理の確認点

通常枠の補助率と補助額

見積もりが出そろうと、予算案に載せる金額が見えてきます。
この段階で確かめたいのが、IT導入補助金の通常枠です。
概要ページでは、補助率は原則1/2以内で、賃金に関する条件を満たす場合は2/3以内とされています³。
補助額は、対象となる業務プロセスが1つ以上で5万円以上150万円未満、4つ以上で150万円以上450万円以下です³。

補助対象経費の区分にはソフトウェア購入費とクラウド利用料（最大2年分）があり、機能拡張やデータ連携ツール、セキュリティといったオプションや、導入設定・研修・保守サポートなどの役務も含まれます³。
SaaS型のように月額で支払う形でも、クラウド利用料として区分が設けられている点は、予算案を考えるうえでの手掛かりになります。
ただし、補助の対象になるソフトウェアは定められた業務プロセスを1種類以上備えている必要があり、汎用的なプロセスだけのものは申請できません³。
実際にどの費用が対象になるかはITツールの登録内容によるため³、検討中のシステムが補助の対象として登録されているか、見積もりのどの行がどの区分に当たるかを事業者に尋ねておきます。

注意したいのは、閲覧した概要ページの賃金条件が令和7年度の期間を参照していることです。
補助金は公募の回ごとに要件や金額、条件が変わることがあるため、ここに挙げた数値は概要をつかむためのものとして扱い、申請を考えるときは最新の公募要領で確かめます。
また、補助率が1/2以内ということは、補助を受けられても残りは自社の負担です。
予算案では補助がない場合の総額を基本に置き、補助を受けられた場合の自社負担を別に示しておくと、結果に左右されずに説明できます。

取得価額と耐用年数の確認点

会計上の扱いも、予算案の書き方に関わります。
国税庁の説明では、購入したソフトウエアの取得価額は、購入代価に、購入に要した費用と事業に使うために直接要した費用を加えた額で、導入時の設定作業や自社の仕様に合わせるための付随的な修正作業の費用も含めるとされています²。
耐用年数は、複写して販売するための原本や研究開発用が3年、その他が5年です²。
自社の受注業務に使うソフトウエアは前の二つに当たらないため「その他」に当たると読めますが、個別の判断は税理士などに確かめる必要があります。

ここで見積もりの明細が意味を持ちます。
購入するソフトウエアの場合、設定作業の費用が本体とは別の行に書かれていても、取得価額の一部として扱うことになります。
同じ明細の行は、補助金の経費区分とも対応しています。
見積もりの段階でソフトウェア、クラウド利用料、オプション、設定や研修などの役務を分けて書いてもらえば、補助金の区分との照合と、会計上の扱いの確認を、同じ資料で進められます。

一方で、国税庁のこの説明は購入したソフトウエアについてのもので、SaaS型の月額利用料をどう扱うかは対象にしていません²。
法人か個人事業かによる違いも、この説明からは分かりません。
月額で支払う形態を選ぶ場合や、初期費用が購入の対価なのか利用契約に伴うものなのか判断しにくい場合は、見積書を持って税理士などに確かめてから予算案の科目を決めると、後の手戻りを防げます。

▼ 図の内容を文字で読む

• ソフトウェアの購入費
  • 補助金：ソフトウェア購入費の区分
  • 会計：購入代価として取得価額に含める
• クラウド利用料（月額）
  • 補助金：クラウド利用料の区分（最大2年分）
  • 会計：月額利用料の扱いは税理士などに確認
• 導入設定・研修・保守サポート
  • 補助金：役務の区分
  • 会計：購入ソフトの設定作業費は取得価額に含める
• オプション（機能拡張・データ連携ツール・セキュリティ）
  • 補助金：オプションの区分

自社の取引条件や転記先を書き出しても、それが標準の機能で足りるのか、オプションや個別対応になるのかは、受注業務と並行して一人で見極めるのが難しいところです。

書き出した条件をもとに、見積もり依頼で尋ねるべき項目と、自社で担う作業の範囲を一緒に整理できます。無料相談で要件を整理する

要点の整理

軸	基準
費用の分け方	導入形態で決まる初期費用、アカウント数・オプション・カスタマイズで増える費用、保守運用の担い手に分けて読む
初期費用の目安	提供元の目安でSaaS型は導入まで50万円程度・月20万円程度、フルスクラッチ型は多くの場合数千万円。見積もりで確定させる
一人担当の負担	保守運用を事業者が担うか自社が担うかで分かれる。商品・価格・取引先の情報と取引先への案内は自社に残る
見積もり依頼	取引条件と受注後の転記先を書き出し、標準・オプション・カスタマイズのどれになるかを同じ条件で尋ねる
見積もりの比較	期間をそろえた合計額、支援の範囲、自社で担う作業を並べ、差額は明細と回答で原因を確かめる
補助金	通常枠は原則1/2以内。金額や要件は最新の公募要領で確かめ、補助がない場合の総額を予算の基本に置く
会計処理	購入ソフトは設定作業費も取得価額に含める。SaaSの月額利用料は税理士などに確かめる

複数の見積もりを同じ前提に並べ直し、補助金の経費区分とも照らし合わせる作業は、受注業務を続けながら進めるには手間がかかります。 手元の見積書の内訳をもとに、比較の前提がそろっているか、確認が漏れている項目がないかを確かめられます。

よくある質問

Web受注システムの見積もりで、初期費用0円のプランと有料プランは何が違うのですか？

初期費用が0円と示されていても、総額が小さいとは限りません。
SaaS型は開発や機器の購入が不要なため初期費用を抑えやすい一方、アカウント数に応じた従量課金や、オプション・カスタマイズの別費用によって総額が変わると説明されています¹。
有料プランとの違いは、初期費用に含まれる設定作業や支援の範囲、月額の水準にあることが考えられるため、比較する期間をそろえた合計額と、自社で担う作業の量の両方で比べます。

電話・FAXで注文する取引先が残る場合、Web受注とどう併用すればよいですか？

併用で気をつけたいのは、注文が二か所で管理されることです。
在庫や出荷を確かめるたびに、Webの管理画面と従来の台帳を見比べる手間が残ります。
電話・FAXの注文を担当者がWeb受注の画面に代わりに入力できるかは製品によって異なるので、併用の方針を見積もり依頼の条件に入れ、事業者に確かめておきます。

導入前に整えておくべき商品・顧客・価格のデータには何がありますか？

Web受注の画面で取引先に商品と価格を示すには、その元になる情報が要ります。
今の注文処理で使っている商品の一覧、取引先の一覧、取引先ごとの単価や値引き、支払い条件が、どこにどの形で残っているかを先に洗い出しておくと、初回の登録を誰がどこまで行うかを事業者と相談しやすくなります。
登録作業を提供元の支援に含められるかは、見積もりの段階で確かめます。

クラウドの月額利用料は、税務上どう扱うのですか？

国税庁のタックスアンサーNo.5461は、購入したソフトウエアの取得価額と耐用年数についての説明で、SaaS型の月額利用料の扱いは対象にしていません²。
法人か個人事業かによる違いもこの説明からは分からないため、見積書を持って税理士などに確かめてから、予算案の科目を決めてください。

補助金を使う場合、いつまでに事業者と申請を進める必要がありますか？

申請の時期や手順は公募の回ごとに定められるため、最新の公募要領で確かめる必要があります。
閲覧した通常枠の概要ページも、賃金条件で令和7年度の期間を参照していました。
補助の対象はITツールの登録内容によるとされているので³、見積もりを依頼する段階で、検討中のシステムが補助の対象として登録されているか、申請をどう進めるかを事業者に尋ねておくと、契約の時期と公募の日程を合わせて考えられます。

1. 1　出典：株式会社竹田印刷「Webの受発注システムの選び方とコストの目安」（2026年）
2. 2　出典：国税庁「タックスアンサーNo.5461 ソフトウエアの取得価額と耐用年数」（2026年）
3. 3　出典：独立行政法人中小企業基盤整備機構（IT導入補助金事務局）「通常枠」（2026年）