仕入先への導入が定着しないときの進め方｜分け方・併用の条件・定着の見方

◆監修・編集責任者　小園 将隆　2026年11月1日

B2B EC-COLUMN

仕入先が使ってくれないとき、仕入先側では何が起きているのか

仕入先に新しい受発注の仕組みを使ってほしいと頼んでも、返事がない、使い始めてもFAXや電話に戻る、使うのは一部の仕入先だけ、ということがあります。
そうなると自社は画面とFAXの両方を見て、同じ注文を二度扱うことになります。
中小企業庁の解説では、仕入先は発注元ごとに別システムへの対応を迫られており、1社だけが導入しても効果は出にくいとされています¹。
導入を定着させるには、全社一律の切り替えをやめ、次のように進めるのが現実的です。
仕入先を事情で分けて段階的に依頼し、旧来手段は対象と期限を決めて残します。
止まった先には、原因に合わせた次の手を打ちます。

発注元ごとに別システムを使わされる負担

中小企業庁の解説によると、発注側の企業はそれぞれ独自に作ったシステムを使っています。
そのため受注側の企業は発注先ごとに別のシステムへ対応しなければならず、いわゆる多画面問題によるコスト負担が生じています¹。
多画面問題とは、取引先の数だけログインする画面や操作の手順が増えていく状態のことです。
自社から見れば新しい仕組みは一つです。
しかし複数の発注元と取引している仕入先から見れば、すでに抱えている画面にもう一つ加わることになります。

たとえば、ある仕入先が複数の発注元と取引していて、そのうちいくつかがそれぞれ別の発注画面を使っているとします。
そこへ自社がさらに別の画面を依頼すると、仕入先の担当者は朝の受注確認で画面を順に開いていき、残りの注文はFAXで受けることになります。
画面ごとに、IDの管理、注文の見方、納期回答の入れ方が違うため、覚えることは取引先の数だけ増えます。
依頼文に「操作は簡単です」と書いてあっても、仕入先にとって負担になるのは個々の操作の難しさではありません。
確認する場所と手順が増えること自体が負担です。

電話・FAXに頼る仕入先の事情

同じ解説では、サプライチェーンの3次以下にあたる企業（Tier3以下）は、複数のシステムへの対応が難しいため電話やFAXで取引しているとされています。
そのため、手入力による転記ミスや書類紛失のリスクを抱えています¹。
FAXが残るのは、仕入先が新しいものを嫌うからとは限りません。
FAXなら、どの発注元からの注文も同じ機械で受けられ、紙を受注の束にまとめて処理できます。
取引先が多い仕入先ほど、作業を一つの流れに集めやすい手段です。

もう一つ見落としやすいのが、仕入先の社内での処理です。
仕入先が受けた注文を自社の販売管理や出荷の台帳へ入力している場合、注文がFAXで届いても画面で届いても、その打ち直しは残ります。
画面で受け取る分、印刷や画面の切り替えが増えることもあり、仕入先から見ると作業が減ったと感じにくい場合があります。
依頼しても使われないときは、理由が操作の分かりにくさなのか、仕入先の社内の流れに合っていないことなのかを見分ける必要があります。
どちらかによって、次に打つ手が変わるからです。

1社だけでは効果が出ない仕組みの性質

中小企業庁の解説は、企業間でデータをやり取りする仕組みは1社だけが導入しても効果が得られず、取引先の参加が欠かせないとしています¹。
自社が発注データを画面で出せるようになっても、仕入先が使わなければ、その仕入先とのやり取りは電話やFAXのまま残ります。
一部の仕入先だけが使っている状態では、自社の担当者は画面とFAXの両方を確認し、FAXで届いた回答を画面のデータへ手で反映させることになります。
新しい仕組みを入れる前より、確認先が増えることもあります。

この解説は、受発注のデータ連携を前提にしたものです。
請求書の受け取りや在庫情報の共有でも、相手が使わなければ自社側の手作業が残るという構造は同じだと考えられます。
ただし、仕入先の負担の大きさは仕組みによって違います。
どの仕組みであっても、自社の依頼で仕入先の作業がどれだけ増え、どれだけ減るかを次の点で書き出すと、定着しない理由の見当が付きやすくなります。

• 注文や依頼を確認する場所が、仕入先にとっていくつ増えるか
• 受けた内容を、仕入先の社内のシステムや台帳へ打ち直す作業が残るか
• 納期回答や変更の連絡を、どの手段で返すことになるか
• 分からないときに、仕入先が誰へ連絡すればよいか

▼ 図の内容を文字で読む

1. 発注元ごとの独自システム
   • 仕入先は取引先の数だけ画面と手順を抱える（多画面問題）
2. 仕入先の対応負担
   • 画面ごとにIDの管理や注文の見方が違う
   • 受けた内容を社内の台帳へ打ち直す作業が残る
3. 電話・FAXでのやり取り
   • 手入力による転記ミス
   • 書類紛失のリスク
4. 発注元の二重運用
   • 画面とFAXの両方を確認する
   • 1社だけの導入では効果が出にくい

どの仕入先から、どの順で、何を頼むか

仕入先を分ける5つの軸

中小企業庁の解説は、導入するかどうかを、相談した企業の事情だけでなく取引先の状況や環境も考えて判断するよう示しています¹。
ただし、仕入先をどう分けるかの具体的な方法までは書かれていません。
ここからは、その考え方に沿った編集部としての提案です。
仕入先を次の5つの軸で見ると、誰に何をどこまで頼むかを決めやすくなります。

• 取引量：その仕入先への発注金額や品目数がどれだけ大きいか
• やり取りの頻度：注文、納期回答、変更の連絡がどれだけの間隔で発生するか
• 現在の手段：FAX、電話、メール、他の発注元の画面、標準のEDIなど、いま何で受けているか
• 担当者の負担：受注を誰が何人で扱い、現場や営業と兼務していないか
• 導入メリットの有無：切り替えたときに、仕入先の側で減る作業があるか

取引量と頻度を分けているのは、自社の二重入力を左右するのが金額より件数だからです。
月に一度まとめて大きな注文を出す仕入先より、少額でも毎日のように注文や変更が行き来する仕入先のほうが、FAXからの転記や電話の聞き取りは多くなります。
新しい仕組みで減らしたいのが自社の転記作業なら、頻度の高い先が切り替わったときに最も大きな変化が出ます。

現在の手段については、仕入先がすでに他の発注元と何でつながっているかを聞いておくと、頼む内容が変わります。
小売・卸・メーカー間の標準EDIに流通BMSがあります。
これを導入した卸・メーカーは2025年6月時点の推計で21,600社以上あり、その前の半年間で700社以上増えたとされています²。
この数字が示すのは流通BMSの普及の規模です。
自社の仕入先のうち何社が対応しているかや、定着のしやすさを示すものではありません。
それでも、業界によっては仕入先がすでに標準の方式で受注している可能性があります。
その場合は、自社専用の画面を覚えてもらう前に、仕入先がすでに使っている方式に自社が合わせられないかを確かめる価値があります。

5つの軸で見たうえで、仕入先をおおまかに三つに分けておくと、依頼の順番と内容を決めやすくなります。

• 先に切り替える先：やり取りの頻度が高く、担当者に余裕があるか、すでに何らかの電子的な手段に慣れている仕入先
• 段階的に移す先：頻度は高いが、担当者の負担が大きい、または社内の処理が紙中心の仕入先
• 当面は旧来手段を残す先：頻度が低く、切り替えても仕入先の側で減る作業がほとんどない仕入先

この分け方は実測で確かめた基準ではなく、どの仕入先から声をかけるかを社内で話し合うための目安です。
取引量が大きい仕入先から先に、と考えがちですが、注意が必要です。
大口でも頻度が低く担当者が一人しかいない先に、最初から全面的な切り替えを求めると、止まったときの影響も大きくなります。

段階ごとの依頼内容を仕入先の作業で書く

依頼文を「新しいシステムを使ってください」と書くと、仕入先は何をやめて何を始めればよいのかを自分で考えなければなりません。
依頼の段階ごとに、仕入先の担当者が実際に行う作業として書き換えると、受け取る側は自分の業務のどこが変わるのかを判断できます。

受発注の仕組みを例にすると、次のような段階に分けられます。
最初は、届いた注文を画面で確認し、受け取ったことを画面で返すところまでにとどめます。
この段階では仕入先の社内での処理には手を付けず、FAXで届いていた注文の確認先が画面に変わるだけです。
次に、納期の回答を画面で入力してもらいます。
電話やFAXでの回答が減れば、自社の側では回答を聞き取って入力し直す作業が減ります。
その先で、出荷や納品の連絡、さらに請求の照合へ範囲を広げます。

段階を分ける理由は二つあります。
仕入先が一度に覚える範囲を小さくするためと、どこで止まったかを自社が把握できるようにするためです。
全部の業務を一度に切り替えて使われなくなると、操作の問題なのか、回答の入力が仕入先の社内の流れに合わないのかが分からなくなります。
段階ごとに区切っておけば、注文の確認は画面でできているが納期回答だけ電話に戻っている、といった止まり方が見えます。

順番としては、先に切り替える先から始めるのが一つの進め方です。
そこで出た質問や操作のつまずきを手順書や説明に反映してから、段階的に移す先へ広げます。
先に切り替える先は、操作が簡単だから選ぶのではありません。
自社の転記が大きく減り、問題を早めに見つけられるから選びます。

▼ 図の内容を文字で読む

1. 注文の確認と受領
   • 仕入先：届いた注文を画面で確認し、受け取ったことを画面で返す
   • 仕入先の社内の処理には手を付けない
2. 納期の回答
   • 仕入先：納期の回答を画面で入力する
   • 自社：回答を聞き取って入力し直す作業が減る
3. 出荷・納品の連絡
   • 仕入先：出荷や納品の連絡を画面で行う
4. 請求の照合
   • 仕入先：請求の照合を画面で行う

FAX・電話・メールをいつまで、どの仕入先に残すか

併用の期限と対象を決める

旧来手段を残すかどうかは、残すか止めるかの二択ではありません。
どの仕入先の、どの業務について、いつまで受け付けるかを決めておけば、二重運用を抱える範囲を自社で管理できます。
反対に、期限も対象も決めずに「当面は併用」とすると、仕入先には切り替える理由が生まれず、自社は画面とFAXの両方を見続けることになります。

期限を決めない併用で困るのは、確認の手間だけではありません。
注文の一部が画面に、一部がFAXにある状態では、画面のデータだけで発注残や納期遅れを確認できず、結局は紙と照らし合わせることになります。
新しい仕組みを入れた目的が、注文の状況を一か所で見られるようにすることなら、併用が長引くほどその目的から遠ざかります。

期限は、日数で一律に決めるより、仕入先にとって区切りが分かりやすい時点に合わせると伝わりやすくなります。
たとえば、価格の改定や取引条件の見直し、年度の切り替えといった、もともと仕入先と連絡を取り合う時期です。
あわせて、併用を仕入先単位だけでなく業務単位で決める方法もあります。
通常の注文は画面で受け、急ぎの追加や変更だけは電話でも受け付ける、といった分け方です。
この場合も、電話で受けた内容を誰が画面に反映するのかを決めておかないと、画面のデータに抜けが出ます。

例外の理由と切替の判断基準

旧来手段を残す仕入先については、残す理由を記録しておきます。
理由としては、たとえば次のようなものが考えられます。
仕入先に画面を見る端末や環境がない、受注の担当者が一人で現場の作業と兼務している、取引の頻度が低く切り替えても仕入先の側で減る作業がない、仕入先の取引先のほとんどがFAXで発注しているため社内の流れをFAXに集めている、などです。
理由が分かっていれば、次に見直す時期と、何が変われば切り替えを頼めるかも決められます。
理由のない例外が増えると、例外であることが忘れられ、そのまま期限のない併用に戻ってしまいます。

切り替えを判断する基準も、仕入先の作業で考えます。
たとえば、一定の期間その仕入先とのやり取りが画面の中だけで完結していたか、操作についての問い合わせが落ち着いたか、旧来手段での受付を止めても困る業務が残っていないか、といった点です。
満たせていない点があるなら、受付を止める前に、その原因に手を打つのが先です。
受付を止める際は、いつから何が受け付けられなくなるのか、例外を申し出たいときに誰へ連絡すればよいのかを、仕入先へ前もって伝えておきます。

なお、発注の内容をどの手段で仕入先へ示すかは、取引の種類によっては法律上の扱いに関わる可能性があります。
2026年に施行された取適法（中小受託取引適正化法）の対象となる取引では、発注内容の示し方に法律上の決まりが関わります。
電子的な方法へ切り替えるときに何が求められるかは、ここでは断定しません。
自社の取引が対象になるか、切り替えに何が必要かは、公正取引委員会の「法令・ガイドライン等一覧（取適法）」で確かめたうえで、併用の終わり方を決めてください。

▼ 図の内容を文字で読む

• 期限も対象も決めない併用
  • 仕入先に切り替える理由が生まれない
  • 自社は画面とFAXの両方を見続ける
  • 画面のデータだけでは発注残や納期遅れを確認できない
• 仕入先ごとに期限と対象を決める併用
  • どの仕入先の、どの業務を、いつまで受け付けるかを決める
  • 期限は価格の改定や年度の切り替えなど区切りの時点に合わせる
  • 残す理由を記録する
• 業務ごとに分ける併用
  • 通常の注文は画面で受ける
  • 急ぎの追加や変更だけ電話でも受け付ける
  • 電話で受けた内容を画面へ反映する担当を決める

仕入先に使ってもらうために自社が用意すること

共通の仕組みを選んで仕入先の別システム対応を減らす

仕入先の負担のうち、自社の選び方で減らせるものがあります。
中小企業庁の解説では、標準に対応したプロバイダー（企業間のデータのやり取りを仲介するサービスの提供者）を選ぶと、発注側は独自に作ったシステムを使い続けながら、受注側が複数のシステムに対応する負担を減らせるとしています¹。
これは中小企業共通EDIと呼ばれる考え方の説明です。
発注側と受注側が同じ標準の形式でつながれば、仕入先は発注元ごとに別の画面を覚えなくて済む、という発想です。
同じ解説では相談先としてつなぐITコンソーシアムが紹介されており、相談は無料とされています¹。

これから仕組みを選ぶ、または見直す段階であれば、比べる観点を一つ加えるとよいでしょう。
自社の業務に合うかどうかに加えて、仕入先が他の発注元とも同じ方法で受けられるかという観点です。
そうすれば、冒頭で見た多画面問題を自社が増やさずに済みます。
ただし、個々のプロバイダーの料金や機能はここでは確認していません。
標準に対応していれば仕入先がすぐに使えるとも限りません。
まず仕入先がいま何で受注しているかを聞き、そのうえで候補の仕組みでその仕入先とつなげるかを確かめます。
すでに仕組みを決めて動かしている場合、選び直すのは簡単ではありません。
そのため、次に挙げる支援で仕入先の作業を減らすことが中心になります。

説明・窓口・初期支援

説明や支援は、自社の仕組みの機能から考えるのではなく、仕入先の担当者が注文を受けてから返すまでの作業から逆算して用意します。
以下は編集部としての提案で、どれを用意するかは仕入先の区分と依頼の段階によって変わります。

• 作業順の手順書：画面の機能一覧ではなく、「注文が届いたら」「納期を回答するとき」「注文が変更されたら」のように、仕入先の作業の順で書いたもの
• 名前の分かる問い合わせ窓口：つまずいたときに電話でも聞ける担当者と、受け付ける時間帯
• 最初の数回の同席：初めて注文を確認し、納期を回答する場面に、電話や訪問で付き添う
• 初期の入力代行：切り替え直後の決めた期間だけ、仕入先から電話やFAXで届いた回答を自社側で画面へ入れ、仕入先には画面で結果を確かめてもらう
• 複数の担当者の登録：担当者が休んだり替わったりしても、別の人が画面を見られるようにする

入力代行をすると、自社の手間は一時的に増えます。
それでも、仕入先が画面の見方に慣れるまでの間、データを画面に集めておけるという意味があります。
代行をいつまで続けるかは、併用の期限と同じく先に決めておきます。
手順書で効いてくるのは、仕入先の社内での打ち直しの扱いです。
注文の内容を仕入先の販売管理へ取り込める形で出力できるのか、印刷して打ち直すしかないのかによって、仕入先の作業が減るかどうかが変わります。
手順書にその流れまで書いておくと、仕入先は自社の業務へどう組み込むかを考えやすくなります。

メリットを伝えるときも、仕入先の側で何が減るかで示します。
たとえば、FAXの文字が読み取りにくくて確認の電話をかける手間、自社からの納期確認の電話への対応、注文の控えを探す時間などです。
これらが実際に減るかは仕入先の業務によって違います。
「必ず楽になる」とは伝えず、どの作業が変わる見込みかを具体的に説明するほうが、仕入先にも受け止められやすくなります。

費用負担を決める前の確認事項

仕組みの利用料や、仕入先側の端末・通信、操作を覚える時間を誰が負担するかは、定着に直接影響します。
仕入先にとって費用がかかるのに減る作業が少なければ、使い続ける理由が弱くなるからです。
一方で、負担をどう分けるのが適切かは取引の内容や関係によって違い、一律の答えはありません。

決める前に次の点を整理しておくと、社内でも仕入先とも話し合いの土台になります。

• 何の費用か：仕組みの利用料、仕入先側の端末や通信、操作の習得にかかる時間
• 誰に効果が出るか：自社の転記が減るのか、仕入先の作業も減るのか
• どの仕入先が対象か：先に切り替える先と、当面は旧来手段を残す先を同じ扱いにするか
• どう伝えるか：取引条件として求める形になるのか、任意の選択肢として案内するのか

費用の負担や利用の求め方は、取適法の対象となる取引では、法律上の扱いに関わる可能性があります。
負担を求めてよいか、どこまでなら問題にならないかについて、ここでは結論を出しません。
公正取引委員会の「法令・ガイドライン等一覧（取適法）」で自社の取引が対象になるかを確かめ、必要に応じて法務の担当者や専門家に相談したうえで決めてください。
また、法律上の問題とは別の注意点もあります。
仕入先の事情を聞かないまま負担の配分を通知すると、使われなくなる理由を最初から残すことになりかねません。

定着したかを何で判断し、事例を自社に当てはめるか

定着の指標と見る頻度

定着したかどうかは、導入した仕入先の社数だけでは判断できません。
登録は済んでいても、注文の確認だけ画面で行い、納期回答は電話に戻っている仕入先もあるからです。
編集部としては、次の指標を仕入先ごとに見ることを提案します。

• 利用率：その仕入先とのやり取りのうち、新しい仕組みを通った件数の割合。
  注文、納期回答、変更など業務ごとに分けて見る
• 旧来手段の残存件数：FAX、電話、メールで届いた件数と、その内容
• 問い合わせの件数と内容：操作についての質問か、取引の内容についての質問か
• 自社の打ち直しの残り：仕入先から届いた内容を、自社の担当者が画面やシステムへ手で入れ直した件数

平均ではなく仕入先ごとに見るのは、全体の利用率が上がっていても、頻度の高い一社が電話に戻っているだけで自社の転記が減らないことがあるからです。
見る頻度は、切り替えた直後は短い間隔にし、その仕入先の利用が落ち着いてからは月ごとなど業務の締めに合わせると扱いやすいでしょう。

数字のほかに、問い合わせの中身の変化も手掛かりになります。
「どこを押せばよいか」という質問が減り、「この注文の納期を変えられるか」という取引の相談が画面のやり取りの中で出てくるようになれば、仕入先がその仕組みを業務の一部として使い始めている兆しと見られます。
また、仕入先の担当者が替わったあとも同じように使われているかどうかも見ておきます。
個人が慣れただけなのか、仕入先の社内に定着したのかを見分ける点になるからです。

止まっている仕入先への次の手

指標で止まっている仕入先が見つかったら、まず何が原因かを仕入先に聞きます。
同じ「使われていない」でも、原因によっては打つ手が逆になることがあります。

• 操作が分からない：作業順の手順書を見直し、つまずいた場面に同席する
• 仕入先の社内で打ち直しが増えた：画面の内容を仕入先のシステムへ取り込める形で出せるかを確かめ、難しければ対象の業務を絞る
• 担当者が不在、または交代した：複数の担当者を登録し、引き継ぎ用の手順書を渡す
• 急ぎの連絡だけ電話に戻る：急ぎの扱いを例外として決め、電話で受けた内容を誰が画面に反映するかを決める
• 仕入先の側で減る作業がない：頻度が低いなら、旧来手段を残す先へ移すことも選択肢にする

最後の選択肢は後退のように見えます。
しかし、使われない仕組みへの切り替えを求め続けると、自社の確認先は二つのまま残り、仕入先との関係にも負担がかかります。
旧来手段を残す先として理由と見直し時期を記録しておけば、例外として管理でき、条件が変わったときに改めて依頼できます。
止まった仕入先への対応を記録しておくと、別の仕入先へ広げるときにも、手順書や依頼の段階の見直しに生かせます。

事例を読むときの6つの照合項目

他社の事例を読むと、自社でも同じようにできそうに見えたり、逆に自社とは事情が違うと感じたりします。
どこまで当てはまるかを判断するには、事例と自社を次の6つの項目で照らし合わせます。

• 業種：仕入先の業界でFAXや標準のEDIがどの程度使われているか
• 取引先数：切り替えを頼んだ仕入先の数と、その中での取引の偏り
• 対象業務：注文だけか、納期回答や請求まで含むか
• 費用負担者：仕組みの費用を発注側と仕入先のどちらが負担したか
• 期間：どれだけの期間で、どこまで切り替えたか
• 測り方：何を数えて効果や定着を判断したか

たとえば中小企業庁の解説では、6業界・5地域で行われた12の実証プロジェクトの平均で、中小企業の業務時間が51.4%削減されたと紹介されています¹。
この数字を6つの項目で見ると、業種は複数の業界にまたがり、対象業務は受発注のデータ連携です。
一方、測定の期間や業務時間の算出方法は記載されていません。
また、これは実証に参加した中小企業の業務時間の変化を示す数字です。
何割の取引先が使い続けたかという定着の度合いを示すものではありません。
自社の目標値としてそのまま置くのは避けたほうがよいでしょう。
取引先の参加が進めば業務時間を大きく減らせる可能性を示した参考値として受け止め、自社で測る指標は先に挙げたものから選ぶのが無理のない使い方です。

事例の情報が少ないときは、照合できる項目だけを比べ、分からない項目は分からないまま残しておきます。
費用負担者や測り方が書かれていない事例は、進め方の参考にはなっても、自社で同じ効果が出るかの判断材料にはなりません。
自社の取引先の構成や対象業務に近い部分だけを取り出し、残りは自社の指標で確かめていく。
これが、事例を当てはめるときの現実的な線引きです。

▼ 図の内容を文字で読む

1. 指標を仕入先ごとに見る
2. 止まっている仕入先を見つける
3. 原因を仕入先に聞く
4. 原因に合った手を打つ
5. 旧来手段を残す先と見直し時期を決める

仕入先の分け方や併用の対象は、取引先一覧と現在の受発注の流れを並べてみないと決めにくいものです。社内だけで整理すると、自社の都合に寄った分け方になりがちです。

相談では、仕入先ごとのやり取りの頻度や現在の手段を一緒に整理し、どの仕入先から、どの業務を、どの段階で切り替えるかの案を確かめられます。無料相談で要件を整理する

要点の整理

軸	基準
仕入先の分け方	取引量・やり取りの頻度・現在の手段・担当者の負担・導入メリットの有無で見て、先に切り替える先、段階的に移す先、当面は旧来手段を残す先に分ける
依頼の書き方	段階ごとに、仕入先がやめる作業と始める作業で書く
旧来手段の併用	仕入先と業務ごとに対象を決め、区切りの時点と切替の基準を先に決める
例外	残す理由と見直し時期を記録する
費用負担	何の費用か、誰に効果が出るかを整理し、取適法の扱いを公正取引委員会の資料で確かめてから決める
定着の指標	仕入先ごと・業務ごとの利用率、旧来手段の残存件数、問い合わせの内容、自社の打ち直しの残り
事例の当てはめ	業種・取引先数・対象業務・費用負担者・期間・測り方の6項目で照合する

定着の指標を決めても、それをどのデータから数えられるかは、使っている仕組みや社内での記録の残し方によって変わります。 相談では、自社の受発注の記録から仕入先ごとの利用率や旧来手段の残存件数を数えられるか、記録に何を足せばよいかを確かめられます。

よくある質問

仕入先が小規模でパソコンやメールに不慣れな場合、導入を頼んでよいのでしょうか

頼むこと自体を避ける必要はありませんが、他の仕入先と同じ方法と時期を求めないほうが現実的です。
中小企業庁の解説でも、3次以下にあたる企業は複数のシステムへの対応が難しく、電話やFAXで取引しているとされています¹。
まずは「段階的に移す先」または「当面は旧来手段を残す先」として扱います。
そのうえで、注文を画面で見るだけの段階から始める、電話で聞ける窓口を用意する、最初の数回に付き添う、といった支援を組み合わせます。
やり取りの頻度が低く、切り替えても仕入先の側で減る作業がない場合は、理由を記録したうえでFAXを残す判断もあります。

旧来手段を併用する期間は、どう決めればよいですか

日数を一律に決めるより、まずどの仕入先の、どの業務について旧来手段を受け付けるかを決め、そのうえで終える時点を決めるほうが管理しやすくなります。
終える時点は、価格の改定や年度の切り替えなど、仕入先と連絡を取り合う区切りに合わせると伝わりやすくなります。
受付を止める前には、一定期間、画面の中でやり取りが完結しているか、操作の問い合わせが落ち着いたかを確かめます。
満たせていなければ、その原因への対応を先にします。

仕入先に導入費用を負担してもらってよいですか

一律の答えはなく、ここでは結論を出しません。
まず、仕組みの利用料、端末や通信、操作の習得にかかる時間のうち何の費用なのか、自社と仕入先のどちらに効果が出るのかを整理します。
そのうえで、仕入先の事情を聞きながら決めます。
取適法の対象となる取引では、費用の負担や依頼の方法が法律上の扱いに関わる可能性があります。
公正取引委員会の「法令・ガイドライン等一覧（取適法）」で確かめ、必要に応じて専門家に相談してください。

定着したかどうかを見る指標は何ですか

仕入先ごと、業務ごとに見る次の指標が手掛かりになります。
新しい仕組みを通った件数の割合（利用率）、FAX・電話・メールで届いた件数（旧来手段の残存件数）、問い合わせの件数と内容、自社の担当者が手で入れ直した件数です。
導入した社数だけを見ていると、注文の確認は画面でしているのに納期回答は電話に戻っている、といった状態を見落とします。
操作の質問が減って取引内容の相談が画面上で出てくること、担当者が替わっても使われていることも、定着を見分ける手掛かりになります。

一部の仕入先だけが使っている場合、どう扱えばよいですか

使っている仕入先を基準に「他社もできるはず」と考えるより、使っていない仕入先を原因で分けるほうが、次の手を決めやすくなります。
操作が分からないのか、仕入先の社内で打ち直しが増えたのか、担当者が不在なのか、減る作業がないのかで、対応が変わります。
データ連携は1社だけでは効果が出にくく、取引先の参加が欠かせないとされています¹。
頻度の高い仕入先から優先して原因に手を打ち、頻度が低く負担に見合わない先は例外として旧来手段を残す先へ整理すると、自社が抱える二重運用の範囲をはっきりさせられます。

1. 1　出典：中小企業庁（ミラサポplus）「企業間のデータ連携で、受発注の業務コストを削減する！」（2020年）
2. 2　出典：流通システム開発センター（GS1 Japan）・流通システム標準普及推進協議会「流通BMS（第28回 卸・メーカーの流通BMS導入企業数推計）」（2025年）