手書き注文書とシステム受注の併用期間は何で決まる？目安と終了の判断条件

◆監修・編集責任者　小園 将隆　2026年11月4日

B2B EC-COLUMN

システムを入れても手書き注文書が止まらないとき、まず切り分けること

システム受注を始めたのに、取引先からは手書きの注文書やFAXが届き続け、紙を見ながら同じ注文を入力し直す作業が終わらない。
この併用期間を決めるには、二つの期間を分けて考えます。
一つは社内で新旧の数字を突き合わせる期間で、月次締めを2回またぐことが安全ラインとされています¹。
もう一つは取引先が手書きを出し続ける期間で、こちらには共通の目安が見当たりません。
取引先を分け、分類ごとに終了日を置いて決めていきます。

二つの「併用期間」を分ける

受注入力の画面を新しくしても、取引先の発注担当者がこれまでどおりFAXを送ってくれば、受注側の担当者は紙を受け取り、読み、システムへ入力する作業を続けることになります。
「いつまでこの併用を続けるのか」という問いには、性質の違う二つの期間が重なっています。

一つは、社内の記録を旧来のやり方から新しいシステムへ移し、両方の数字が合っているかを突き合わせる期間です。
手書きの受注台帳や表計算のシートとシステムの受注データを並べ、締めの結果が一致するかを確かめます。
この期間は自社の作業だけで終わりを決められます。

もう一つは、取引先が手書きの注文書やFAXを送り続け、自社がそれを受け付ける期間です。
こちらは相手の事情で長さが変わります。
社内の突き合わせが済んで旧来の台帳を閉じたあとでも、紙で届く注文がある限り、受け取って入力する作業は残ります。

二つを分けずに「あと何週間で手書きをやめる」と決めると、ずれが起きます。
社内の確認は終わったのに取引先の準備が間に合わず、締め切りの後もFAXが届き続ける。
反対に、主な取引先は切り替えたのに社内の突き合わせが済んでおらず、旧来の台帳を閉じてよいか判断できない。
終わりの決め方を二つに分けておくと、どちらの理由で併用が続いているのかが見えるようになります。

共通の目安が見つからない理由

取引先が手書き注文書を出し続ける期間について、業界で共通に使える週数や月数の目安は確認できません。
受注側から見ると物足りない答えですが、目安が置きにくいのには理由があります。

手書きをやめられるかどうかは、取引先側の条件で決まる部分が大きいからです。
たとえば、発注を一人の担当者が手書きで続けてきた取引先と、自社の仕組みから発注書を出力してFAXしている取引先とでは、Web受注の画面へ移る負担がまったく違います。
前者は入力の仕方を覚えれば済むかもしれませんが、後者は社内の発注の流れごと見直す必要が出るかもしれません。
こうした差を一つの期間でまとめることはできません。

そのため、取引先の手書き受付の終わりは「何週間」ではなく、取引先をいくつかに分け、分類ごとに終了日を置くという考え方で決めていきます。
一方、社内の突き合わせの期間には資料に手がかりがあります。
先にそちらの物差しを固めておくと、取引先側の終了日を置く土台になります。

社内の並行稼働は月次締めを2回またぐ、が出発点

6〜8週間という目安の読み方

販売管理システムのデータ移行を解説した記事では、6〜8週間の並行稼働期間を設けることが多いと書かれています¹。
並行稼働とは、旧来のやり方と新しいシステムを同時に動かし、両方の結果を比べる期間のことです。
ただし、この週数には算出の根拠が示されておらず、一社の解説にとどまります。
対象も社内のシステムの入れ替えで、取引先が手書きをやめるまでの期間を述べたものではありません。

同じ記事が週数よりも重く見ているのは、月次締めを2回またぐことです。
1回目の締めで主な差異を洗い出し、2回目の締めで結果が一致することを確かめる、という考え方が安全ラインとして示されています¹。

週数より締めの回数で考えるほうが扱いやすいのは、受注の誤りが表に出るのが締めのときだからです。
日々の入力では一件ずつの注文しか見えませんが、締めで月の受注件数や金額、取引先ごとの請求額を集計すると、入力漏れや二重入力が差額として現れます。
週数で区切ると、始めた日によっては期間の中に月末の締めを1回しか含まないこともあります。
何週間たったかより、締めを何回くぐったかのほうが、確かめた中身を正確に表します。

この考え方は、手書き注文書をシステムへ入力しながら運用する期間の確認にも当てはめられます。
資料はデータ移行について述べたもので、ここからは編集上の当てはめです。
1回目の締めでは、紙の注文書の控えから集計した件数・金額と、システム上の受注件数・金額を比べます。
差があれば、入力されていない注文書、二度入力された注文、数量や品番の読み違いなど、差の原因を一件ずつたどり、入力の手順を直します。
2回目の締めでは、直した手順のまま運用して一致するかを見ます。
1回目は原因を探して直すための締め、2回目は直した手順が機能しているかを見る締め、と役割が違います。

締めが月末でない事業者は、自社の締め日を基準に読み替えます。
月の途中に締め日があるなら、その締めを2回またぐのが同じ考え方です。
取引先ごとに締め日が違う場合は、突き合わせの単位をどの締めに置くかを先に決めておくと、差が出たときにどこまで遡ればよいかがはっきりします。

移行のタイミング

切り替えを始める時期について、同じ記事は月末締めの直後、できれば四半期末か期末が現実的だとしています。
締め処理の最中に移行すると、新旧のどちらの数字が正しいのか分からなくなるためです¹。

受注の場面に置き換えると、月の途中でシステムへ切り替えた場合、その月の前半の注文は紙の台帳に、後半の注文はシステムに記録されます。
月末に請求額を出そうとすると、二か所の記録を合算しなければならず、どちらにも載っていない注文や両方に載っている注文を探す作業が増えます。
締めの直後に始めれば、新しい月の注文はすべて同じ扱いで記録でき、1回目の締めで比べる範囲もそろいます。

過去の記録をどこまで移すかも、始める前に迷いやすい点です。
記事では、新システムへ移すのは直近の月次集計データとし、明細の全件移行は分析の要件がはっきりしている場合に限るとしています¹。
過去の手書き注文書を一枚ずつ入力し直す必要があるかどうかは、その明細を後で何に使うかで判断できます。

▼ 図の内容を文字で読む

• 確かめること
  • 社内：紙の控えとシステムの受注データが一致するか
  • 取引先：新しい方式で注文を送れるか
• 終わりを決める人
  • 社内：自社
  • 取引先：自社と取引先
• 物差し
  • 社内：月次締めの回数（2回またぐ）
  • 取引先：分類ごとの終了日（共通の目安は確認できない）

▼ 図の内容を文字で読む

1. 月末締めの直後に開始
   • 新しい月の注文から同じ扱いで記録する
2. 1回目の締め
   • 紙の控えとシステムの件数・金額を比べる
   • 差の原因をたどり入力の手順を直す
3. 2回目の締め
   • 直した手順のまま一致するかを見る
4. 旧来の台帳を閉じる判断
   • 差がなければ社内の突き合わせを終える

取引先を分けて切り替える順番の決め方

件数・対応力・読取の手間の3軸

取引先が手書きをやめられるかどうかは一律ではないため、全取引先に同じ終了日を置くのは現実的ではありません。
そこで、取引先を次の三つの軸で見て、どこから切り替えるかを決める方法を提案します。

• 注文件数：その取引先から届く注文書の枚数や明細の行数。
  多いほど、切り替えたときに減る入力作業が大きくなります。
• システム対応力：取引先の発注担当者がWeb画面への入力やデータでの発注に移れるかどうか。
  担当者が代わっても続けられるかも含めて見ます。
• 読取の手間：注文書が読みにくく、確認に時間がかかる度合い。
  FAXの潰れや手書きの癖で、数量や品番を取引先へ問い合わせる回数が多いほど大きくなります。

三つ目の軸は見落とされがちですが、受注側の負担に直結します。
FAXは送受信のときに画像が圧縮されて画質が落ち、OCRで読み取る場合は認識の精度が下がって、校正や修正の手間が増えるとされています³。
人が目で読む場合も、潰れた数字を見分けたり、取引先へ確認の電話を入れたりする時間が同じ注文書に集中します。
件数がそれほど多くなくても、一枚あたりの手間が大きい取引先は、切り替えの効果が見えやすい相手です。

件数は受注の記録から、読取の手間は入力担当者への聞き取りや問い合わせの記録から、ある程度つかめます。
システム対応力だけは、取引先に聞かないと分かりません。
案内を出す前に、主な取引先の発注担当者へ、どのような方法で発注書を作っているか、Web画面への入力に移れそうかを尋ねておくと、分類の精度が上がります。

先に切り替える取引先

三つの軸を重ねると、取引先はおおむね次の四つに分かれます。
並べた順は編集上の提案で、この順で進めると効果が大きいことを示した実績ではありません。

• 件数が多く、対応力もある取引先：最初に切り替えます。
  減る入力が大きく、相手の負担は小さめです。
• 件数が多いか読取の手間が大きく、対応力に不安がある取引先：二番目に、操作の説明や手助けを添えて切り替えます。
  それでも難しければ、FAXをOCRで取り込む運用を検討します。
• 件数も読取の手間も小さい取引先：急ぎません。
  ほかが落ち着いてからまとめて案内します。
• 件数が少なく、対応力も低い取引先：例外の候補です。
  無理に切り替えを迫るより、受付を残す前提で扱いを決めます。

最初のグループを先にする理由は、受注側の作業が目に見えて減るからだけではありません。
新しい受注の流れに無理がないかを、協力を得やすい相手と確かめられることも大きいからです。
ここで入力画面の分かりにくさや、取引先の品番と自社の品番の対応の不足が見つかれば、二番目のグループに案内する前に直せます。

二番目のグループは、切り替えたときに減る作業が大きい一方で、案内を出すだけでは動きにくい相手です。
最初のグループで寄せられた質問をもとに説明を用意しておくと、同じ問い合わせに何度も答える手間を減らせます。

▼ 図の内容を文字で読む

• 最初に切り替える
  • 件数が多く、対応力もある
  • 最初に案内し、新しい受注の流れの不具合もここで見つける
• 支援して切り替える
  • 件数が多いか読取の手間が大きく、対応力に不安がある
  • 説明を添えて案内し、難しければOCRでの取り込みを検討する
• 急がない
  • 件数も読取の手間も小さい
  • ほかが落ち着いてからまとめて案内する
• 例外の候補
  • 件数が少なく、対応力も低い
  • 受付を残す前提で扱いを決める

併用中の「正」をどちらにするか、二重入力をどう防ぐか

経路ごとに正を決める

併用中にいちばん混乱しやすいのは、同じ注文が紙とシステムの両方に存在する状態です。
締め処理の最中に新旧が混在すると、どちらの数字が正しいのか分からなくなる、という指摘があります¹。
受注の一件一件でも同じことが起きます。

たとえば、Web受注に切り替えたばかりの取引先が、念のためと同じ注文をFAXでも送ってきたとします。
受付の担当者がFAXを見て入力すると、システムには同じ注文が二件並びます。
出荷の担当者はそのまま二回出荷するかもしれず、気づくのが請求の段階になれば、取引先への訂正の連絡も必要になります。

これを避けるため、注文ごとに、受け取った経路で正とする記録を一つに決める運用を提案します。

• Web受注やデータで届いた注文：システムの受注データを正とします。
  紙に印刷して控えを作る場合も、控えから入力し直しません。
• FAXや紙で届いた注文：届いた注文書を正とし、システムへの入力はその転記として扱います。
  入力したら注文書に受注番号を書き込み、入力済みであることが紙の上で分かるようにします。
• 同じ注文が二つの経路で届いたとき：取引先の発注番号や発注日で照合し、先に届いた経路のものを正として、後から届いたほうは入力しません。

この決め方で減るのは、どちらの記録を見ればよいかを担当者がその都度確かめる手間です。
二重入力が起きなくなると保証するものではなく、照合する項目を決めておくことで、重複に気づく場所を受付の段階に寄せる仕組みです。
取引先にも、Webで送った注文はFAXで重ねて送らなくてよいことを、切り替えの案内のときに伝えておきます。
注文の変更や取り消しも、元の注文と同じ経路で受け付けるようにしておくと、記録が二か所に分かれにくくなります。

FAXのOCR取り込みの精度を事前に確かめる

紙やFAXの注文書がしばらく残るなら、手で打ち込む代わりにOCR（画像から文字を読み取る仕組み）で取り込む方法があります。
PFUのコラムでは、同社の基準帳票を使ったFAX注文書の検証で、従来のOCRの認識率が80%、AI-OCRでは98%だったと紹介されています³。

この数字をそのまま自社に当てはめることはできません。
検証は同社の基準帳票で行われたもので、測定方法の詳細は書かれておらず、手書き文字についての記述もありません。
同じコラムでも、AI-OCRの精度は学習データによって大きく変わるため、導入前に自社に届くFAX注文書で確かめることを勧めています³。

確かめるときは、読みやすい注文書だけでなく、潰れの多いFAXや、手書きの癖が強い取引先の注文書を混ぜて試すと、実際の運用に近い結果が見えます。
OCRで減るのは打ち込みの作業で、読み取った結果を注文書と見比べ、数量や品番を確かめる作業は残ります。
その確認の時間が手入力より短くなるかどうかが、取り込みを続けるかの判断になります。

手書きを終えてよい条件と、切り替えられない取引先の扱い

終了判断の条件

手書きの受付を終えてよいかは、次の条件がそろっているかで判断します。
いずれも編集上の提案で、資料が終了の基準として示したものではありません。

• 社内の突き合わせ：月次締めを2回またいで、紙の控えとシステムの受注データの間に説明のつかない差がない。
• 取引先の切り替え：対象の分類の取引先から、新しい方式で実際に注文が届いている。
• 終了日の告知：対象の取引先に終了日を伝え、準備に必要な期間を置いている。
• 例外の扱い：切り替えられない取引先の注文をどう受けるかが決まっている。

一つ目は自社だけで確かめられます。
二つ目以降は取引先ごとの状況で、分類単位で満たされたかを見ていきます。
二つ目で案内への同意ではなく実際の注文を見るのは、了承の返事があっても、繁忙期や担当者の不在でFAXに戻ることも考えられるからです。
新方式で届いた注文が続いているかどうかは、受注データを経路別に見れば分かります。

例外の取引先

分類を進めても、最後まで手書きやFAXでしか発注できない取引先は残りえます。
こうした取引先に切り替えを強く求めると、取引そのものに響くこともあります。
受付を終えるのではなく、例外として受け付け続ける運用を決めておくほうが、ほかの取引先の終了を先延ばしにせずに済みます。

例外の受付を残すときは、受け取る窓口を一つのFAX番号や一人の担当に寄せ、どの取引先が例外かを一覧にしておきます。
件数がまとまってあるなら、前の節で触れたOCRでの取り込みを例外の受け口として使う方法もあります。
例外の一覧は一度決めて終わりにせず、決算期や取引条件の見直しの時期など、自社で決めた区切りに取引先の状況が変わっていないかを見直します。

紙の注文書の保存期間

手書きの受付を終えることと、受け取った紙の注文書を保管し続けることは、別の判断です。
法人は、取引に関して作成または受け取った注文書などの書類を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存することになっています²。
欠損金が生じた事業年度など、さらに長い保存が求められる場合もあります²。

受付を終えた後も、それまでに届いた紙の注文書は保存期間が明けるまで残ります。
事業年度ごとに束ねて、いつまで保存するかを箱や一覧に書いておくと、廃棄してよい時期を後で探さずに済みます。
紙をスキャンして原本を処分したい場合は、ここで述べた保存期間とは別の要件が関わる可能性があるため、顧問の税理士などに確かめてから決めてください。

▼ 図の内容を文字で読む

• 終了日を決める前提
  • 月次締めを2回またいで差がない（終了日を確定できる）
  • 新しい方式で実際に注文が届いている（終了日を告知できる）
• 切り替えられない取引先
  • 例外として受付を続ける窓口を決める
• 受付を終えた後の紙の注文書
  • 確定申告書の提出期限の翌日から7年間は保存する

取引先への案内と終了日の決め方

分類ごとの告知時期

取引先への案内は、二つの段階に分けて考えると進めやすくなります。
一つ目は新しい発注の方法を知らせ、使い始めてもらう案内です。
二つ目は、手書きやFAXの受付を終える日を伝える告知です。
最初から終了日だけを知らせると、取引先は準備の時間がないまま発注の方法を変えなければならず、結局FAXが届き続けることになりかねません。

分類ごとに見ると、最初に切り替えるグループには早い段階で一つ目の案内を出し、新方式での注文が届き始めてから終了日を告知します。
支援して切り替えるグループには、最初のグループで見つかった分かりにくい点を直した後で案内し、操作の説明や問い合わせ先を厚めに添えます。
急がないグループには、ほかが落ち着いてからまとめて案内できます。
例外の候補には終了日を告知せず、受付を続けることと、その窓口を伝えます。

告知に含める事柄は、終了日、終了日以降の発注の送り先、終了日の後にFAXが届いた場合の扱い、問い合わせの窓口です。
文面や進め方は、取引先との契約や商習慣に合わせて組み立てます。
取引基本契約などで発注の方法を定めている場合は、案内の前にその条項を確かめておきます。

終了日の確定

終了日は、社内の並行稼働の確認が終わってから確定させます。
月次締めを2回またいで差がないことを確かめる前に終了日を約束すると、突き合わせで問題が見つかったときに、取引先に告げた日を動かすことになるからです。

日付そのものは、締めの直後に置くと扱いやすくなります。
締めの途中で受付の方法が変わると、同じ月の注文が紙とシステムに分かれ、どちらの記録が正しいかの確認が増えるという点は、社内の移行と同じです¹。
月の区切りで受付を終えれば、その月の締めまでは従来どおり、次の月からは新方式だけ、と取引先にも説明しやすくなります。

終了日の後にFAXが届いたときの扱いも、確定と同時に決めます。
受け付けずに返すのか、しばらくは受け付けたうえで新方式の案内を添えるのかで、受注側の担当者の動きが変わります。
受け付ける場合も、届いた件数を取引先ごとに数えておけば、どの取引先にもう一度案内が必要かが分かります。

どの取引先から切り替え、いつ終了日を置くかは、自社の締めの区切りと取引先ごとの注文の状況を並べてみないと決めにくいためです。

相談では、いまの受注経路と締めの区切りを整理し、突き合わせの期間と取引先の分け方をどう置くかを一緒に確かめられます。無料相談で要件を整理する

要点の整理

軸	基準
社内の突き合わせの期間	月次締めを2回またぎ、1回目で差を洗い出し、2回目で一致を確かめる
切り替えの開始時期	締めの直後に始め、締めの最中は避ける
取引先の順番	注文件数・システム対応力・読取の手間で分ける
併用中の正	受け取った経路で一つに決め、同じ注文を二重に入力しない
受付の終了日	突き合わせが済んでから分類ごとに確定する
紙の注文書	受付を終えても確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存する

受付を終えた後も例外の取引先や紙の運用が残り、新しい受注の流れとどうつなぐかは自社だけでは見通しにくいことがあるためです。 相談では、例外として残す受付の範囲と、新しい受注の流れに乗せる取引先の切り分けを確かめられます。

よくある質問

手書き注文書を受け付ける併用期間の共通の目安はありますか

取引先の手書き注文書をいつまで受け付けるかについて、共通に使える週数や月数の目安は確認できません。
販売管理システムの移行で6〜8週間の並行稼働を設けることが多いとする解説はありますが¹、これは社内の新旧の突き合わせの期間で、算出の根拠も示されていません。
取引先側の期間は、取引先を分けて分類ごとに終了日を置く方法で決めます。

月次締めがない、または不定期な場合、突合の期間はどう決めますか

受注の件数や金額を集計して一致を確かめられる区切り、たとえば請求の締めを突き合わせの単位に置き、それを2回またぐと考えます。
資料は月次締めを前提にした説明なので、この読み替えは編集上の当てはめです。
1回目で差の原因を直し、2回目で直した手順のまま一致するかを見る、という役割の分け方は変わりません。

切り替えに応じない取引先のFAX注文書は、いつまで受けるべきですか

一律の期限を置くより、例外の取引先として受け付け続ける運用を決めるほうが、ほかの取引先の終了を遅らせずに済みます。
受け取る窓口を一つに寄せ、例外の一覧を作り、決算期などの区切りで状況を見直します。
件数がまとまってあるなら、OCRでの取り込みを例外の受け口にする方法もあります。

手書きの受付を終えた後、紙の注文書は何年保存しますか

法人税法上、注文書を含む書類は、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間の保存が原則です²。
欠損金が生じた事業年度などでは、さらに長い保存が求められます²。
受付を終えても、それまでに受け取った注文書の保存期間は短くなりません。

FAX注文書のOCR取り込みは、導入前に何を確かめますか

自社に実際に届くFAX注文書で、どの程度読み取れるかを確かめます。
PFUの検証では従来のOCRが80%、AI-OCRが98%という認識率でしたが³、同社の基準帳票での結果で、手書き文字についての記述はありません。
潰れの多いFAXや癖の強い手書きも混ぜて試し、読み取り結果を注文書と見比べる確認の時間がどれだけ残るかを見て判断します。

1. 1　出典：株式会社ripla「販売管理システムのデータ移行を成功させる5ステップ」（2026年）
2. 2　出典：国税庁「タックスアンサー No.5930 帳簿書類等の保存期間」（現行制度）
3. 3　出典：株式会社ピーエフユー「FAX注文書はOCRできる？精度を向上させる3つのポイント」（2025年）