食材発注を本部主導で導入するには｜決める範囲と方式の選び方、段階導入の進め方

◆監修・編集責任者　小園 将隆　2026年11月8日

B2B EC-COLUMN

店舗ごとの食材発注で、本部から見えなくなるもの

店舗が仕入先へ電話やFAX、LINEで個別に注文していると、本部の手元に残るのは月末の請求書くらいです。
同じ食材の単価差や締め時間の違いにも、気づくのが遅れます。
まず変えられるのは、本部が決める範囲です。
発注先・商品マスタ・取引先別単価・締め時間・承認の要否は本部が決め、数量や臨時発注は店舗に残します。
そのうえで、既存運用の整理、仕入先ごとのサービス、本部統一の仕組みを、仕入先の受け取り方と費用の課金単位で比べます。
最後に、一部の店舗と仕入先で試してから広げるかを判断します。

単価・納品条件・締め時間が店舗ごとに違うと何が困るか

店舗が仕入先へ直接注文する運用では、注文の中身は店舗と仕入先の間で完結します。
記録は、電話ならメモか記憶に、FAXなら店舗の控えに、LINEなら担当者のスマートフォンに残ります。
本部に届くのは、月末に仕入先から来る請求書と、店舗から上がる仕入高の報告が中心です。
このため本部が把握できるのは、注文が終わり、納品され、請求が締まった後の金額だけになります。

たとえば、店舗Aは青果卸から玉ねぎを箱単位で、店舗Bは近くの別の八百屋からバラで仕入れているとします。
請求書を並べると、店舗Bの玉ねぎ代が高く見えます。
ただ、その差が単価の違いなのか、規格や等級の違いなのか、少量配送の配送料が乗っているのかは、請求書の合計からは分かりません。
明細を一行ずつ突き合わせ、店舗に注文時の条件を聞き直して、ようやく原因に近づけます。
店舗数や仕入先が増えるほど、この照合は本部の手作業として積み上がっていきます。

締め時間も同じ構造です。
仕入先ごとに、前日の何時までに注文すれば翌朝届くかが違い、その情報は店舗の発注担当者の頭の中にあります。
担当者が休んだ日に締めを過ぎて欠品が出ても、本部からは「なぜ漏れたのか」が見えません。
電話で伝えた数量と届いた数量が違ったときも、注文の記録が店舗にしか無いため、どちらの誤りかを後から確かめにくくなります。

導入のゴールを「統一」ではなく「把握する項目」に置く

ここで「全店舗を同じシステムに乗せる」ことを目標にすると、導入そのものが止まりやすくなります。
仕入先が対応できない、店舗が慣れないといった理由が出てくるからです。
先に決めたいのは、本部が何を把握できれば原価管理や発注ミスの問題が解けるのか、という項目の一覧です。

• 発注先：どの店舗が、どの仕入先から何を買っているか
• 単価：同じ品目を、取引先ごとにいくらで買っているか
• 納品条件：最低ロット、配送曜日、配送料の有無
• 締め時間：仕入先ごとの注文の締めと納品のタイミング
• 請求との突合：注文した内容と請求された内容が合っているか

並べてみると、項目によって本部の関わり方が違うことに気づきます。
単価や発注先は、本部が交渉や選定をして「決める」ものです。
一方、日々の注文数量は、本部が「知る」ことはできても、決めるのは客数や仕込み量を見ている店舗です。
導入で統一するのは前者で、後者は記録が本部に届けば足ります。
この区別が、本部と店舗の線引きの土台になります。

▼ 図の内容を文字で読む

1. 店舗の発注担当者
   • 電話・FAX・LINEで仕入先へ注文
   • 締め時間と注文内容は本人が把握
2. 仕入先
   • 注文を受けて納品
   • 月末に請求書を発行
3. 本部
   • 届くのは請求書と仕入高の報告
   • 単価差・規格差・配送料の内訳は明細照合まで見えない

導入の前に本部が決めておく範囲と、店舗に残す裁量

本部が決める項目

本部が決める項目は、店舗ごとに変わると集計や比較が成り立たなくなるものです。
ここでは発注先・商品マスタ・取引先別単価・締め時間・承認の要否の五つを挙げます。
商品マスタとは、品名・規格・入数・単位など、注文で使う品目の定義をまとめた一覧のことです。

• 発注先：店舗が注文してよい仕入先の一覧。
  新しい仕入先を加える手順も本部が持つ
• 商品マスタ：品名・規格・単位の表記。
  「玉ねぎ1箱」と「玉ねぎ（kg）」が混在すると店舗間で比べられない
• 取引先別単価：本部が仕入先と取り決めた単価。
  店舗は入力せず、マスタから表示する
• 締め時間：仕入先ごとの注文締めと納品日の対応
• 承認の要否：どの条件の注文に本部の承認を挟むか

承認は、付ければ付けるほど安心に見えます。
ただし食材発注では、締め時間との兼ね合いがあります。
夕方の営業中に翌朝分を注文する店舗で、すべての注文に本部承認を求めると、承認待ちの間に締めを過ぎてしまいます。
マスタにない品目や、登録外の仕入先への注文など、本部が事前に知っておくべき注文に絞って承認を挟むほうが、運用と管理の両方が成り立ちやすくなります。

店舗に残す項目

店舗に残すのは、注文の数量と臨時発注です。
数量は、予約の入り方、天候、仕込みの残りで日々変わり、その判断材料を持っているのは店舗です。
本部が数量まで決めようとすると、店舗は実態に合わない数を受け取り、結局は電話で追加注文をすることになります。

臨時発注は、欠品や急な宴会予約などで、通常の締めやマスタの範囲外で注文する場面です。
これを禁止すると現場が回らず、自由にすると本部から再び見えなくなります。
たとえば、臨時発注も同じ仕組みから出し、理由を短く選ぶ欄を付けておけば、本部は「どの店舗が、どの理由で、どれくらい臨時発注しているか」を後から追えます。
臨時発注が多い品目は、定番の数量や締め時間の設定を見直す手掛かりにもなります。

まとめると、本部は「何を、どこから、いくらで」を決め、店舗は「どれだけ、いつ」を決める、という線の引き方です。
これは編集部の提案で、公的な基準ではありません。
セントラルキッチンから半製品を届けている業態や、本部が一括で数量を決めている給食事業では、数量も本部側に寄せるほうが自然な場合があります。

マスタ項目を絞る考え方

マスタを作り始めると、項目を増やしたくなります。
産地、等級、保存温度、アレルゲン、発注単位と請求単位の換算と並べるうちに、登録作業が終わらず試行が始まらない、という止まり方をしやすくなります。

参考になるのが、中小企業庁が紹介している中小企業共通EDIの考え方です。
EDIとは、企業間で注文や納品などのデータを決まった形式でやり取りする仕組みを指します。
共通EDIは、取引先ごとにばらばらだったデータ形式を国際標準に準拠して共通化する仕様で、2018年に初版が公開されました。
注文で扱える項目を幅広く定める一方で、業務アプリが最低限備えるべき項目を別に絞って示しています¹。

自社のマスタにも、同じ二段構えが使えます。
まず、本部が把握したい項目に直接つながる品名・規格・単位・単価・仕入先を必須にし、それ以外は任意項目として後から足します。
なお共通EDIは製造業を含む受発注一般の仕様で、食材発注専用の標準ではなく、記載も2018年時点のものです。
項目の中身をそのまま借りるのではなく、「全体を決めたうえで最低限を絞る」という順序を借りる、という使い方になります。

▼ 図の内容を文字で読む

• 受発注で扱い得る項目全体
  • 産地・等級・保存温度・アレルゲンなど
  • 必要になった時点で任意項目として後から追加
• 本部がマスタで持つ項目
  • 品名・規格・単位
  • 仕入先・取引先別単価・締め時間
• 店舗が注文のたびに入力する項目
  • 数量
  • 臨時発注の理由を選ぶ欄

食材発注の導入方式の選択肢と、費用の見方

3方式を同じ観点で比べる

本部が決める項目が見えてくると、それをどの方式で店舗と仕入先に届けるかを選べるようになります。
選択肢は大きく三つあります。

• 既存運用の整理：電話・FAX・メールの注文はそのままに、本部が発注書の書式、仕入先一覧、締め時間表を配り、注文の控えを本部へ集める
• 仕入先ごとの受発注サービス：仕入先が用意している受注サイトやアプリを、店舗が仕入先ごとに使う
• 本部統一の仕組み：本部がマスタを管理する発注システムやEC型の受発注サービスを導入し、店舗は共通の画面から各仕入先へ注文する

判断が分かれるのは、仕入先の数と、仕入先がどこまで対応できるかです。
仕入先ごとのサービスは、仕入先側に仕組みがあれば店舗はすぐ使い始められます。
ただ、仕入先が五社あれば店舗の画面も五つになり、本部が見るデータも五つの形式に分かれます。
本部統一の仕組みは、本部がマスタを一か所で持てる反面、すべての仕入先に新しい受け取り方をお願いする必要があります。
既存運用の整理は費用の面では始めやすい方式ですが、本部に集まるのは控えの紙やファイルで、集計の手間は残ります。

三つの方式は、どれか一つを選ぶものとは限りません。
本部統一の仕組みを入れながら、対応できない仕入先だけ既存運用を続ける、という組み合わせも現実的です。
その振り分け方は、仕入先が対応できない場合の考え方と合わせて決めることになります。

課金単位の違い（店舗ID・プラン月額・FAX回数）

費用を比べるとき、金額より先に見ておきたいのが課金単位です。
何の数が増えると費用が増えるのかが、サービスによって違うからです。

インフォマートの「BtoBプラットフォーム 受発注」は、買い手の店舗IDごとに使用料がかかる方式です。
2024年の料金改定では、買い手の店舗ID使用料が1店舗あたり一律200円増額され、本部の料金は変更なしとされました²。
この方式では、費用は主に店舗数に連動します。
なお、改定前の店舗ID使用料は改定のお知らせに明記されていないため、ここから1店舗あたりの総額は計算できません。

CORECの料金プランでは、発注側に無料プランと月1,480円（税抜）のビジネスプランがあり、受注側にも無料プランとビジネスプランがあります。
発注側のプランには、FAX送信可能回数の上限が設けられています³。
この方式では、発注側の費用はプランの選択と、FAXで注文を送る量によって変わります。
受注側のプランもあるため、仕入先がどのプランで受けるのか、仕入先に費用がかかるのかも確認の対象に入ります。

二社の例は、それぞれのサービスの特定時点の条件で、食材発注の相場や優劣を示すものではありません。
読み取れるのは、同じ店舗数でも「店舗ごと」に払うか、「発注側のプランとFAXの量」で払うかで、費用の増え方が変わるということです。
自社で見積もるときは、店舗数、仕入先の数、そのうちFAXで受ける仕入先の数、週あたりの注文回数を書き出し、候補ごとの課金単位に当てはめます。
マスタ登録や店舗への説明にかかる本部の作業時間は、どの方式でも利用料とは別に発生します。

▼ 図の内容を文字で読む

• 既存運用の整理
  • 店舗は従来どおり注文し、本部が書式と控えを管理
  • 仕入先は原則として変更なし
  • 新たな利用料は生じにくく、作業時間が中心
• 仕入先ごとの受発注サービス
  • 店舗が仕入先ごとに別の画面を操作
  • 仕入先自身がサービスを提供していること
  • 費用は仕入先側の条件による（要確認）
• 本部統一の仕組み
  • 店舗は共通の画面で注文し、本部がマスタを管理
  • 仕入先は受注画面での受信かFAX受信に対応
  • 例：店舗IDごとの使用料、発注側のプラン月額とFAX送信回数（要確認）

仕入先が対応できない、店舗が使いこなせないときの変え方

仕入先ごとの対応方法の分け方

本部統一の仕組みを選んでも、すべての仕入先がすぐに新しい受け取り方へ移れるとは限りません。
中小企業庁の解説でも、EDIは1社だけが導入しても効果を得られず、取引先と共通認識を持って進める必要があるとされています。
同じ解説では、受注側は対応したサービスと業務アプリを使うだけで済み、大きな費用はかからないとも書かれています¹。
ただしこれは2018年時点の受発注一般についての記述で、食材の仕入先がどれだけ対応しているかを示すものではありません。

費用が小さくても、仕入先にとっては注文を受け取る窓口が一つ増えることになります。
青果や精肉の小さな業者が、取引先ごとに違う画面を見て回るのは負担です。
そこで、仕入先を一律に移すのではなく、対応方法ごとに分けて扱う考え方があります。

• システムで受注する仕入先：受注画面やデータで注文を受け取れる。
  本部の記録と仕入先の受注内容が同じデータでつながる
• FAXで受け取る仕入先：店舗は共通の画面から注文し、仕組みの側からFAXで仕入先へ送る。
  仕入先の受け方は変わらず、本部側に発注記録が残る
• 当面は既存運用の仕入先：取引量が少ない、臨時にしか使わないなど。
  電話やFAXで注文しつつ、注文内容を本部の仕組みへ記録する

二つ目の分け方が使えるかどうかは、サービスの仕様しだいです。
CORECは、発注側のプランにFAX送信可能回数が定められており、発注側からFAXで仕入先へ送れる例です³。
回数に上限があるため、FAXの仕入先が多く注文回数も多い場合は、プランの選び方に影響します。
他のサービスで同じことができるかは、各社の仕様で確かめる必要があります。
また、FAXで送る場合も、仕入先側で注文を自社の受注台帳へ手入力する作業は残ります。
本部の見える範囲は広がりますが、仕入先側の手間が減るわけではありません。

どの仕入先から移るかは、取引量と発注頻度で考えるのが一つの目安です。
毎日注文する主要な仕入先がシステムで受けてくれれば、本部が把握できる発注の割合は大きく動きます。
月に数回しか使わない仕入先は、無理に移さず記録だけ残すほうが、仕入先との関係も保ちやすくなります。

店舗の入力負担を減らす

店舗のスタッフが仕組みを使わなくなるのは、電話一本で済んでいた注文が画面操作になり、手間が増えたと感じるときです。
品目を一覧から探す、規格を選ぶ、単価を確かめる、仕入先を選ぶ、といった操作が重なると、営業の合間には電話のほうが早くなります。

入力負担は、本部が決めた項目をどこまでマスタに持たせるかで変わります。
単価・仕入先・締め時間がマスタに入っていれば、店舗はそれらを入力も確認もせず、数量だけを打てばよくなります。
店舗ごとによく使う品目だけを並べた定番リストを用意すれば、検索の手間も小さくなります。
締め時間を画面に表示しておけば、担当者が仕入先ごとの締めを覚えておく必要も薄れます。

これで減るのは、単価の聞き取り、仕入先ごとの発注書の書き分け、締め時間の確認といった作業です。
数量の判断と、納品時の検品は店舗に残ります。
導入後に店舗から「使いにくい」という声が出たときは、操作説明を増やす前に、店舗が何を入力しているかを見直すほうが効くことがあります。
本部がマスタを整えるほど店舗の入力が減るという関係は、試行の段階で確かめておけます。

▼ 図の内容を文字で読む

• システムで受注する仕入先
  • 受注画面やデータで注文を受け取る
  • 本部の記録と受注内容が同じデータでつながる
• FAXで受け取る仕入先
  • 店舗は共通の画面から注文し、仕組みの側からFAXで送る
  • 仕入先の受け方は変わらず、本部側に発注記録が残る
• 当面は既存運用の仕入先
  • 取引量が少ない、臨時にしか使わない仕入先
  • 電話やFAXで注文しつつ、内容を本部の仕組みへ記録

基幹・会計・請求との連携と、一部から広げる進め方

連携が要る条件・要らない条件

基幹システムや会計ソフトとの連携は導入の検討で必ず話題になりますが、要否は発注データを何に使うかで決まります。
本部が発注データを、月末の請求書との照合や仕入計上に使うつもりなら、発注の仕組みから会計や仕入管理へデータを移す作業が毎月発生します。
これを手で写しているなら、連携で減るのはその転記です。

たとえば、本部の経理担当者が毎月、発注の仕組みから出したCSVを開き、仕入先ごとに金額を集計して会計ソフトへ入力しているとします。
連携すれば、この集計と入力は短縮できます。
一方で、欠品で数量が変わった、規格違いの品が届いた、といった納品時の差は、発注データだけでは分かりません。
請求書と発注記録の差を確かめ、どちらに合わせるかを決める作業は、連携しても残ります。

逆に、試行段階で店舗も仕入先も少ないうちは、CSVの出力と手作業の照合でまかなえることがあります。
最初から連携を前提にすると、会計側の科目や取引先コードの設計まで決める必要が出て、試行の開始が遅れます。
まず発注データが本部に集まる状態を作り、照合や転記の手間が実際にどれだけ発生するかを見てから連携の範囲を決める、という順序も選べます。
電子帳簿やインボイス制度との関係は、利用するソフトや自社の経理処理によって扱いが変わるため、ソフトの提供者や顧問の税理士に確かめる事柄です。

試行の範囲と併用期間

一部から広げるときは、対象を店舗と仕入先の両方で絞ります。
店舗は、発注担当者が固定していて、取り扱う品目がその業態の典型に近い店舗が向いています。
例外の多い店舗から始めると、仕組みの問題なのか店舗固有の事情なのかが分けにくくなるためです。
仕入先は、取引量が多く協力を得やすい一社か二社に、FAXで受け取る仕入先を一社加えると、システム受注とFAX送信の振り分けを両方試せます。

試行中は、新しい仕組みと従来の電話・FAXが並ぶ併用期間になります。
併用期間は、始める前に終わりを決めておきます。
終わりが決まっていないと、店舗は慣れた電話に戻りやすく、本部には半分だけ集まったデータが残ります。
期間は、少なくとも一度は仕入先の請求の締めをまたぐように取ると、発注記録と請求書を照合する流れまで確かめられます。

定着の判断と補助金の確認

広げるかどうかの判断には、導入前に書き出した「本部が把握したい項目」をそのまま使います。
試行店舗について、発注先と単価が本部で一覧できるようになったか、締め後の追加注文や電話での注文がどれだけ残っているか、請求書と発注記録の差がどれだけ出たか、といった点を見ます。
これは編集部が提案する見方で、決まった基準値があるわけではありません。
数字の大小より、差が出たときに原因を発注記録から追えるようになったかが、本部統一の効果を見る手掛かりになります。

電話での注文が残っている場合は、その中身を見ると次の手が分かります。
臨時発注が多いなら定番の数量や締め時間の設定、特定の仕入先に偏っているならその仕入先の振り分け、特定の店舗に偏っているなら入力の手間や説明の不足が疑われます。
原因によって直す場所が違うので、残った電話注文を一括りに「定着していない」と判断しないことが大切です。

導入費用には、補助金を使えるかも確かめておきます。
デジタル化・AI導入補助金2026のインボイス枠（インボイス対応類型）は、インボイス制度に対応し、会計・受発注・決済のいずれかの機能を持つソフトを対象とし、区分によっては複数の機能が求められます。
対象経費には、データ連携ツール、導入コンサル、導入設定・マニュアル設定・導入研修、PC・タブレット等が含まれ、ハードウェアだけの申請はできません⁴。

試行や展開に置き換えると、店舗で注文に使うタブレットや、店舗スタッフ向けの導入研修も、ソフトと組み合わせれば対象経費に入り得ます。
ただし、申請者の要件、使いたいツールが補助対象として登録されているか、採択されるかは別に確かめる必要があり、ここで挙げた区分だけで使えるとは判断できません。
補助金を使う場合は、申請から交付までの手順と試行の開始時期の関係も、公募要領で確かめておく必要があります。

本部が決める項目と店舗に残す項目の線引きは、業態や仕入先の構成で変わります。自社だけで整理すると、いまの運用に引っ張られやすくなります。

現在の仕入先と注文の流れを一緒に書き出し、本部が把握したい項目と、方式を比べるときに確かめる条件を整理できます。無料相談で要件を整理する

要点の整理

軸	基準
導入のゴール	全店舗の統一ではなく、本部が把握したい項目を決める
本部が決める	発注先・商品マスタ・取引先別単価・締め時間・承認の要否
店舗に残す	数量と臨時発注（理由を残して本部から見えるように）
方式の比較	操作する人、仕入先に求める対応、費用の課金単位、FAX併用、連携の要否
仕入先の振り分け	システム受注／FAXで受け取る／当面は既存運用で記録だけ残す
連携の要否	発注データを請求照合や仕入計上に使うか、転記がどれだけ発生するか
広げる判断	把握したい項目が見えるようになったか、残った電話注文の原因は何か

試行の対象、仕入先の振り分け、連携の範囲は、始める前に決めておかないと併用期間が長引きやすくなります。 試行する店舗と仕入先の候補、併用期間の終わり方、広げるかを判断するときに見る項目を、自社の状況に当てはめて確認できます。

よくある質問

仕入先がFAX受注のままでも、本部の発注統一はできますか。

本部側の記録をそろえるという意味では、進められる場合があります。
店舗が共通の画面から注文し、仕組みからFAXで仕入先へ送れるサービスなら、仕入先の受け方を変えずに発注記録を本部に集められます。
CORECは発注側のプランにFAX送信可能回数が定められている例で³、他のサービスで同じ使い方ができるかは仕様の確認が必要です。
仕入先側で注文を手入力する作業は残ります。

店舗数が増えたとき、費用は何に連動して増えますか。

サービスの課金単位によって変わります。
インフォマートの「BtoBプラットフォーム 受発注」は買い手の店舗IDごとに使用料がかかる方式で²、店舗数に連動します。
CORECは発注側・受注側それぞれのプラン月額と、発注側のFAX送信可能回数で条件が決まります³。
候補ごとに、店舗数、FAXで送る仕入先の数、注文回数のどれに費用が連動するかを確かめ、マスタ登録など本部の作業時間も別に見込みます。

本部が決める項目と店舗の裁量は、どこで線を引けばよいですか。

一つの目安は、本部が「何を、どこから、いくらで」を決め、店舗が「どれだけ、いつ」を決める分け方です。
発注先・商品マスタ・取引先別単価・締め時間・承認の要否は、店舗ごとに変わると集計や比較ができなくなるため本部に寄せます。
数量と臨時発注は店舗に残し、臨時発注は理由を残す形で本部から見えるようにします。
本部が数量まで決めている業態では、線の位置が変わります。

最初に試す店舗と仕入先は、どう選べばよいですか。

店舗は、発注担当者が固定していて、品目が業態の典型に近い店舗が向いています。
仕入先は、取引量が多く協力を得やすい一社か二社に、FAXで受け取る仕入先を一社加えると、システム受注とFAX送信の両方を試せます。
併用期間の終わりを先に決め、請求の締めを一度またいで発注記録と請求書を照合できるようにします。

補助金を使うとき、本部と店舗のどちらの費用が対象になり得ますか。

デジタル化・AI導入補助金2026のインボイス枠では、対象経費は本部用か店舗用かではなく、経費の種類で示されています。
ソフトに加え、データ連携ツール、導入設定・マニュアル設定・導入研修、PC・タブレット等が対象経費に含まれ、ハードウェアだけの申請はできません⁴。
店舗で使うタブレットや店舗向けの研修も対象になり得ますが、申請者の要件や対象ツールの登録、採択は別に確認が必要です。

1. 1　出典：中小企業庁（ミラサポplus）「企業間のデータ連携で、受発注の業務コストを削減する！」（2020年）
2. 2　出典：株式会社インフォマート「『BtoBプラットフォーム 受発注』料金改定のお知らせ」（2024年）
3. 3　出典：COREC「料金プラン」（2026年）
4. 4　出典：独立行政法人中小企業基盤整備機構「デジタル化・AI導入補助金2026 インボイス枠（インボイス対応類型）」（2026年度）