展示会の注文転記は減らせる？紙の受注を端末入力に替える判断と試し方

◆監修・編集責任者　小園 将隆　2026年11月8日

B2B EC-COLUMN

展示会後の転記は、注文の流れのどこで起きているのか

展示会から戻ると、机の上には紙の注文書と名刺の束が残り、それを見ながら受注管理や表計算に同じ内容を打ち直すことになります。
この転記は、会場での記入、会期後の受注入力、在庫・納期の確認、請求側への引き継ぎという4つの工程に分けると、減らせる部分と残る部分が見えてきます。
展示会受注システムで会場の端末に入力して主に減るのは、会期後の再入力です。
在庫・納期の確認や請求への引き継ぎがどこまで減るかは今使っている管理との連携次第で、効果の大きさを示す一次情報は確認できていません。
だからこそ、紙を一度にやめるより、次の展示会で一部だけ置き換えて測るほうが確かな判断材料になります。

会場での記入

ブースで注文を受けた営業担当者が紙の注文書に書くのは、取引先名、商品名か品番、数量、希望納期、それに色違いを分けて送る、届け先が本社と違うといった欄外のメモです。
来場者と話しながら書くので、品番を途中まで書いて商品名で補ったり、数量の単位を省いたりすることがあります。
書いた本人はその場の会話を覚えているため、その時点では困りません。

問題になるのは、この紙が後で別の人に読まれることです。
注文の内容は紙に書かれた時点では、まだ受注管理にも表計算にも入っていません。
つまり会場での記入は、注文を記録する工程であると同時に、後で入力し直すための下書きを作る工程でもあります。
ここで書いた内容の分かりやすさが、次の工程の手間を左右します。

会期後の受注入力

会期が終わると、営業事務の担当者が注文書の束を受け取り、1枚ずつ受注管理や表計算に入力します。
ここで同じ内容が2回目に書かれます。
紙に商品名しか書かれていなければ、商品の一覧から品番を探して当てはめる作業が加わります。
判読しにくい数字や略語があれば、会場にいた営業担当者に聞き直すことになり、相手が外回りに出ていれば返事を待つ間、その注文は入力途中のまま止まります。

この工程の負担は、注文書の枚数だけでは決まりません。
1枚の注文書に商品が何行並ぶか、欄外のメモがどれだけあるか、聞き直しが何件出るかで変わります。
会期後に出荷が遅れる原因が、入力そのものより聞き直しの待ち時間にあるということも起こり得ます。

在庫・納期確認

受注の入力が済んでも、注文書の内容はまだ使われ続けます。
在庫の表や倉庫の担当者に問い合わせて、注文された数量を出せるか、希望納期に間に合うかを照らし合わせるからです。
受注管理と在庫の管理が別の表になっている会社では、品番と数量をもう一度見比べたり、在庫側の表へ引当てのメモを書いたりする作業が発生します。

在庫が足りなければ、取引先へ連絡して数量や納期を変えてもらい、その変更を受注の記録へ書き戻します。
この工程の転記は、注文書から直接ではなく、入力済みの受注データから別の表へ移す形になるのが特徴です。
そのため、会場での記入をどう変えても、受注と在庫がつながっていない限り、この工程の書き写しは残ります。

請求側への引き継ぎ

出荷が済むと、請求書を作る担当者や会計の担当者へ、どの取引先に何をいくらで出したかを渡します。
受注管理と請求の仕組みが一体になっていれば、この引き継ぎは画面上の操作で済みます。
別々であれば、受注の記録を見ながら請求側にもう一度入力することになり、展示会特価や送料の扱いのように注文書の欄外にしか書かれていなかった条件が、ここで抜けやすくなります。

こうして並べると、紙の注文書1枚の内容は、会場で書かれ、会期後に入力し直され、在庫確認で品番と数量の一部がもう一度写され、請求でさらに入力されるというように、工程をまたぐたびに書き写されている可能性があります。
自社で同じ品番・数量が何回書かれているかを工程ごとに数えてみると、転記の負担がどこに偏っているかが分かります。
これは実測の結果ではなく、手元の注文の流れを点検するための整理の枠です。
工程の分け方が自社と合わなければ、実際の流れに合わせて区切り直してかまいません。

▼ 図の内容を文字で読む

1. 会場での記入
   • 営業担当者が紙の注文書に手書き
   • 条件は欄外のメモに残る
2. 会期後の受注入力
   • 営業事務が受注管理や表計算へ打ち直す
   • 判読できない箇所は聞き直し
3. 在庫・納期確認
   • 品番と数量を在庫の表と照合
4. 請求側への引き継ぎ
   • 受注の記録を請求側へ入力
   • 欄外の条件が抜けやすい

会場で端末に入力すると、何が変わり何が残るのか

置き換わる作業

会場で端末に入力すると、最初の工程で書かれるのは紙の下書きではなく、注文のデータそのものになります。
営業担当者が商品を選び、数量を入れ、取引先を指定した時点で、品番と数量は手書きの文字ではなく選んだ項目として記録されます。
そのため、会期後に営業事務の担当者が手書きを読み解いて品番を当てはめる作業と、判読できない箇所を聞き直す作業は、置き換わる可能性が高い部分です。

ただし、再入力そのものがなくなるのは、端末のデータを会期後に受注管理や表計算へそのまま渡せる場合です。
端末の画面や印刷した控えを見ながら受注管理に入力し直すのであれば、読みやすくはなっても、会期後の入力という工程は残ります。
この場合に減るのは判読と聞き直しで、転記の回数は変わりません。
会場入力の効果を見積もるときは、入力する場所が変わることと、転記がなくなることを分けて考える必要があります。

残る作業

在庫・納期確認と請求側への引き継ぎは、会場入力を始めただけでは変わりません。
端末で受けた注文が在庫の管理とつながっていなければ、品番と数量を在庫の表と見比べる作業はこれまでどおり発生します。
請求の仕組みとの間に受け渡しの方法がなければ、請求側への入力も残ります。
4つの工程のうち、会場入力が直接働きかけるのは前半の2つで、後半の2つは連携の有無で残り方が決まります。

新しく生まれる作業もあります。
端末で商品を選ぶには、会期前に商品の一覧を端末側に用意しておく必要があります。
会場では来場者と話しながら画面を操作することになり、紙なら走り書きで済んだメモをどこに入れるかを決めておかないと、かえって記録が漏れます。
入力した内容を来場者と一緒に画面で確かめる手順を入れれば、数量の聞き違いは会場で直せますが、その分ブースでの時間は増えます。

ミスの種類も変わります。
手書きの読み違いは起きにくくなる一方で、似た名前の商品を一覧から選び間違える、数量の桁を押し間違えるといった誤りは端末でも起こります。
会場入力はミスをなくす仕組みではなく、ミスが起きる場所を会期後の事務所から会場の画面の前へ移す仕組みだと考えると、必要な備えが見えやすくなります。

公開されている機能の例

展示会の注文管理向けアプリの例として、QUALITY START,INC.が提供するiOSアプリ「Handy (ハンディ) 〜展示会での注文管理サービス〜」のApp Store掲載ページを見ると、更新履歴に、バーコードリーダーでの入力、同一商品をカートに複数登録する機能、注文検索からPDFを直接印刷する機能、行ごとの摘要の編集、連続入力の改善が挙げられています¹。

これらを前に見た工程に当てはめると、それぞれがどの作業に関わるかが分かります。
バーコードリーダーでの入力は、たとえば見本品に付けたバーコードを読み取って商品を特定する使い方をすれば、一覧から選ぶ際の取り違えを減らす方向に働きます。
同一商品を複数登録できれば、同じ品番でも納期や届け先が違う注文を別の行として分けられます。
行ごとの摘要は、紙なら欄外に書いていたメモの置き場になります。
注文検索からのPDF印刷は、来場者に渡す控えや社内で回す注文の写しを、紙で用意したい場面に使えます。

一方で、この掲載ページにはオフラインでの動作や、CSVなどの形式でのデータ出力についての記載が見当たりません¹。
記載がないことは機能がないことを意味しないため、会場の通信や受注管理への取り込みに関わる部分は、提供元に直接確かめる必要があります。
アプリの価格は「Free」と表示されていますが、これはアプリ自体の表示で、注文管理サービス全体の利用料金は掲載ページからは分かりません¹。
ここで挙げた機能は1製品のiOSアプリの掲載内容であり、サービス全体の機能や、展示会向けの製品一般に当てはまるものではありません。

▼ 図の内容を文字で読む

• 置き換わる作業
  • 手書きを読み解いて品番を当てはめる作業
  • 判読できない箇所の聞き直し
• データを渡せれば減る作業
  • 会期後の受注入力（渡せなければ画面を見て入力し直す）
• 連携がなければ残る作業
  • 在庫・納期確認
  • 請求側への引き継ぎ
• 新しく生まれる作業
  • 会期前の商品の一覧の用意
  • 来場者と画面で内容を確かめる手順

小規模で始めるときの最低限の準備と、連携の確認事項

商品・取引先マスタ

マスタとは、商品や取引先の一覧を、品番や取引先コードと一緒に登録しておく基本の台帳のことです。
会場で端末から商品を選べるのはこの一覧が端末側に入っているからで、紙の注文書なら不要だった準備が会期前に必要になります。
少人数の会社では、商品の一覧が表計算にまとまっていても、品番の付け方が時期によって違ったり、展示会だけで扱う商品や特別価格が別のメモにあったりすることがあります。
このまま端末に持ち込むと、会場で探している商品が見つからない、価格が違うといった形で準備不足が表に出ます。

確かめたいのは、商品の一覧をどう端末へ持ち込むかです。
表計算のファイルを読み込めるのか、画面から1件ずつ登録するのかで、会期前の手間は大きく変わります。
バーコードで読み取る使い方をするなら、見本品や商品カードにバーコードを付ける作業も加わります。
取引先についても、既存の取引先の一覧を端末で選べるようにするのか、会場では名刺の情報だけを控えて後で登録するのかを決めておくと、新規の来場者から注文を受けたときに迷いません。

会場の通信環境

展示会場の通信は、来場者が多い時間帯に不安定になることがあり、ブースの場所によって電波の届き方も違います。
判断が分かれるのは、通信が切れている間に端末が注文を受け付けられるかどうかです。
端末の中に一時的に保存して、つながったときに送る仕組みなら、会場での操作はそのまま続けられます。
通信がないと入力そのものができない仕組みなら、その間は紙に戻るしかありません。

前の節で例に挙げたアプリの掲載ページには、オフラインでの動作についての記載がありません¹。
どの製品を使う場合でも、通信が切れたときの動作は導入前に提供元へ確かめ、できれば会期前に事務所で通信を切った状態で操作してみると、会場で慌てずに済みます。
あわせて、予備の紙の注文書を端末の入力項目と同じ並びで用意しておくと、通信が戻った後に紙で受けた分を端末へ入れ直すときに読み替えが要りません。
紙を完全になくす前提ではなく、紙を予備として残す前提で準備するほうが、会場での止まり方が小さくなります。

出力形式と既存システムへの取り込み

会期後の再入力がなくなるかどうかは、端末のデータを受注管理や表計算へそのまま渡せるかで決まります。
ここで確かめる点は、注文データをどの形式で取り出せるか、取り出したファイルの項目の並びが自社の受注管理の取り込み形式と合うか、品番や取引先コードが両方で一致しているか、の3つです。
ファイルを出せても、項目の並びやコードが違えば、取り込む前に表計算で並べ替える作業が毎回発生します。

確かめ方としては、自社の受注管理に取り込むときのサンプルファイルや、表計算の受注台帳の列見出しを手元に用意し、提供元にこの形に合わせて注文データを出せるかを聞くのが確実です。
受注管理の側でファイルの取り込みができない場合は、端末のデータを受注の台帳そのものにするのか、受注管理には手で入れ続けるのかを先に決めておかないと、記録が二重になって照合の手間が増えます。
例に挙げたアプリの掲載ページにはデータ出力の記載がなく¹、この点は製品ごとの確認が欠かせない部分です。

出展回数・注文件数別に、全面導入・一部置換・現状維持を選ぶ

出展回数と注文件数

どの形が合うかは、会期後の転記がどれだけ繰り返されるかと、会期前の準備をどれだけの回数で使い回せるかの釣り合いで考えると整理しやすくなります。
ここでいう全面導入は会場の注文をすべて端末で受けること、一部置換は取引先や商品の一部だけを端末に替えて残りを紙で受けること、現状維持は紙のまま受けて注文書の様式や会期後の手順を見直すことを指します。

出展の回数が多く、1回あたりの注文件数も多い会社では、会期後の再入力と聞き直しが展示会のたびに積み重なります。
商品の一覧を端末へ持ち込む準備も、一度整えれば次の展示会で使い回せるため、回数が多いほど準備の負担は相対的に軽くなります。
この条件では、全面導入に向けて検討する理由が強まります。

反対に、出展が少なく、注文件数も営業事務の担当者がその日のうちに入力し終えられる程度であれば、端末の準備や操作の練習にかかる手間のほうが目立つ場合があります。
そのときは、注文書に品番欄を設ける、欄外のメモを書く場所を決めるといった紙の様式の見直しで聞き直しを減らす方法も、比べてみる価値があります。
回数と件数のどちらか一方だけが多い場合はこれだけでは決まらず、一部置換から始める余地を残しながら、次の2つの軸で判断を詰めていきます。

新規客と既存客の比率

既存の取引先からの注文は、取引先の一覧から選ぶだけで済み、前回に近い内容になる場合もあるため、端末での入力に向いています。
新規の来場者からの注文は、取引先がまだ一覧にないうえ、取引条件や届け先の確認も必要で、会場で端末に一から入力すると時間がかかります。
新規の比率が高い展示会で全面導入にすると、ブースでの入力に手間取って来場者を待たせる場面が出やすくなります。

このようなときは、既存の取引先は端末、新規の来場者は紙の注文書と名刺で受ける一部置換が考えられます。
会期後の転記は新規の分だけに絞られ、新規の取引先は社内で取引開始の手続きを済ませてから登録できます。
逆に既存の取引先が大半を占める展示会では、端末で受けられる注文の範囲が広く、全面導入に近い形を試しやすくなります。

既存の受注管理の有無

受注管理の仕組みがあり、ファイルの取り込みに対応しているなら、端末のデータを取り込めると確かめられた時点で、会期後の再入力を減らせる見込みが立ちます。
表計算で受注を管理している場合は、端末から出したデータを受注台帳に貼り付けられる形になっているかが分かれ目です。
列の並びが合えば転記は貼り付けに変わり、合わなければ並べ替えの手間が残ります。
どの形でも渡せず画面を見て入力し直すしかないなら、会場入力で減るのは判読と聞き直しにとどまり、紙の様式の見直しと比べて判断することになります。

受注を管理する仕組みが特になく、紙の注文書そのものを台帳として保管している会社では、端末のデータが初めての受注の記録になります。
この場合、会期後の再入力はもともと少ない代わりに、在庫の確認や請求のたびに紙を探して読み直す手間がかかっていることがあります。
端末に注文を集めて検索できるようになればその探し直しは減りますが、請求側への引き継ぎは別に考える必要があります。

軸ごとに、どの条件が全面導入、一部置換、現状維持のどれへ判断を傾けるかを並べると次のようになります。
数値の目安は置いていません。
自社がどの欄に当てはまるかを軸ごとに見て、欄が分かれたときは一部置換から始めると、次の節で説明する試し方へそのままつなげられます。

▼ 図の内容を文字で読む

• 全面導入
  • 出展回数も注文件数も多い
  • 既存の取引先が大半を占める
  • 端末のデータを受注管理へ取り込める
• 一部置換
  • 回数か件数の一方だけが多い
  • 新規の来場者と既存の取引先が混ざる
  • 表計算の列を合わせれば貼り付けられる
• 現状維持
  • 出展も注文件数も少なく、その日のうちに入力できる
  • 新規の来場者が中心
  • 取り込みも貼り付けもできず再入力が残る

効果を確かめる小さな試し方

測る指標

効果を確かめるには、ここまで見てきた転記の工程に沿って、何が減ったかを数えられる形で残す必要があります。
測る指標として、次の4つを提案します。

1つ目は会期後の転記にかかった時間で、注文書や端末のデータを受注管理へ入れ終えるまでを、紙で受けた分と端末で受けた分に分けて記録します。
2つ目は入力の訂正件数で、受注を入れた後に数量や品番を直した件数です。
3つ目は確認の問い合わせ件数で、営業事務の担当者が営業担当者や取引先に内容を聞き直した回数を数えます。
4つ目は受注から出荷までの日数で、会期の最終日から出荷までに何日かかったかを注文ごとに残します。

この4つを選ぶのは、それぞれが作業の違う場所を映すからです。
転記の時間は会期後の受注入力の重さを、訂正件数は会場で起きたミスがどれだけ後まで残ったかを、問い合わせ件数は判読と聞き直しの負担を、出荷までの日数はそれらが重なった結果としての遅れを示します。
基準になる数字は用意していません。
比べる相手は業界の平均ではなく、同じ展示会で紙で受けた自社の注文です。

1回の展示会での分けて試す方法

試し方として、次の展示会で注文を紙で受ける分と端末で受ける分に分ける方法を提案します。
同じ会期、同じ商品、同じ営業事務の担当者の手で処理されるため、別の展示会どうしを比べるより条件の違いが小さくなります。
分け方は、前の節の判断軸に合わせて、既存の取引先は端末、新規の来場者は紙とするのが始めやすい形です。

ただし、この分け方には偏りがあります。
既存の取引先の注文はもともと内容が分かりやすいため、端末の分の数字が実力以上によく見えるおそれがあります。
偏りを小さくしたい場合は、営業担当者ごとや会期の日ごとに紙と端末を割り振る方法もあります。
どの分け方を選んでも、会期前に決めた割り振りを会期中に変えないことと、注文書と端末の注文に同じ番号の振り方を使って後から突き合わせられるようにしておくことが、比較を成り立たせる条件になります。

記録には特別な仕組みは要らず、表計算に注文ごとの行を作り、受け方、転記にかかった時間、訂正の有無、問い合わせの有無、出荷日を書き込めば足ります。
時間は1件ずつ計らなくても、紙の分と端末の分をまとめて処理した時間を分けて記録すれば比べられます。
会期前の準備にかかった時間も残しておくと、続けるかどうかを決めるときに、減った手間と増えた手間を並べて見られます。

続けるか戻すかの判断

結果を見るときは、4つの指標のどれが動いたかで、次の打ち手が変わります。
転記の時間と問い合わせ件数が端末の分で減っていれば、会場入力が会期後の受注入力に効いていると読めます。
その場合は、紙で受けた範囲のうち端末に移せそうな取引先や商品を、次の展示会で広げる判断につながります。

転記の時間がほとんど変わらなかった場合は、端末のデータを受注管理へ渡せず、画面を見て入力し直していないかを見直します。
渡し方が解決できなければ、会場入力で得られるのは読みやすさにとどまるため、準備の手間と比べて紙に戻す、あるいは紙の様式の見直しを選ぶ理由になります。
訂正件数が端末の分で増えた場合は、商品の一覧の作り方や似た商品の並べ方に原因があることがあり、すぐに戻すより一覧を整えてもう一度試す価値があります。

出荷までの日数は、在庫・納期確認と請求側への引き継ぎの影響も受けるため、会場入力だけで縮むとは限りません。
転記の時間が減ったのに出荷までの日数が変わらないなら、残っている時間は後半の2つの工程にあり、次に検討すべきは在庫や請求との連携だと分かります。
こうして1回ごとに範囲を調整しながら続ければ、紙を一度にやめるかどうかを先に決めなくても、自社にとっての置き換えの範囲が記録から見えてきます。

▼ 図の内容を文字で読む

1. 端末で受ける範囲を決める
2. 紙と端末に分けて受ける
3. 4つの指標を記録する
4. 広げる・戻す・連携を検討する

自社の注文の流れを4つの工程に当てはめても、受注と在庫、請求がどうつながっているかは、社内の表や仕組みを並べてみないと判断しにくいものです。

受発注の流れを工程ごとに一緒に整理すると、会場入力で減る転記と残る転記、導入前に提供元へ確かめるべき項目を、次の展示会の前に洗い出せます。無料相談で要件を整理する

要点の整理

会期後の再入力	端末のデータを受注管理や表計算へ渡せるときに減る
判読と聞き直し	会場で端末に入力すれば起きにくくなる
在庫・納期確認と請求	在庫や請求の仕組みとつながっていなければ残る
導入前の確認	商品の一覧の持ち込み方、通信が切れたときの動作、出力形式と取り込み
判断の軸	出展回数と注文件数、新規客と既存客の比率、既存の受注管理の有無
試し方	同じ展示会で紙と端末に分け、転記時間・訂正件数・問い合わせ件数・出荷までの日数で比べる

試した結果、転記は減ったのに出荷までの日数が変わらない場合、残る課題は在庫や請求との連携にあり、受発注全体の流れを見直す段階に入ります。 記録した指標をもとに相談すると、次に端末へ移す範囲や、受注・在庫・請求のどこをつなぐと転記が減るかを、自社の条件に沿って確かめられます。

よくある質問

展示会の注文を会場で端末入力すると、注文書の記入ミスは本当に減るのか

手書きの文字を読み違える、品番を当てはめ間違えるといった、紙を後で読み直す段階のミスは起きる場所がなくなります。
一方で、一覧から似た商品を選び間違える、数量を押し間違えるといった誤りは端末でも起こります。
公開されている展示会向けアプリの例ではバーコードリーダーでの入力に対応しており¹、見本品のバーコードを読み取る運用にすれば商品の選び間違いを減らす方向に働きますが、どれだけ減るかを示す一次情報は確認できていません。
自社では、同じ展示会で紙と端末で受けた分の訂正件数を比べると判断できます。

会場の通信が不安定なとき、端末入力はどう備えればよいか

まず、通信が切れている間に端末が注文を保存しておけるのか、入力自体ができなくなるのかを提供元に確かめます。
例に挙げたアプリの掲載ページにはオフライン動作の記載がなく¹、記載がないことは機能がないことを意味しないため、問い合わせでの確認が必要です。
そのうえで、端末の入力項目と同じ並びの紙の注文書を予備として用意し、紙で受けた分を通信が戻った後に誰が端末へ入れるかを決めておくと、会場で受注が止まりにくくなります。

端末で入力した注文を、今使っている受注管理や表計算に取り込めるか

製品によって異なり、一般的にできるとは言えません。
例に挙げたアプリの掲載ページにはCSVなどのデータ出力の記載がありません¹。
確かめるのは、注文データを取り出せる形式、項目の並びが自社の取り込み形式や受注台帳の列と合うか、品番や取引先コードが一致するかの3点です。
自社のサンプルファイルを提供元に見せて、その形で出せるかを聞くのが確実です。
取り込めない場合、会場入力で減るのは判読と聞き直しにとどまり、会期後の再入力は残ります。

年に1〜2回しか出展しない場合でも、システムを入れる意味はあるか

意味があるかは、回数よりも1回あたりの注文件数と、会期後の転記や聞き直しにどれだけ手間がかかっているかで決まります。
回数が少ないと、商品の一覧を端末へ持ち込む準備や操作の練習の手間が目立ちやすくなります。
例に挙げたアプリは価格が「Free」と表示されていますが、これはアプリ自体の表示で、注文管理サービス全体の利用料金は掲載ページからは分かりません¹。
注文書に品番欄を設けるなど紙の様式を見直す方法と比べ、それでも差が見込めるなら、次の展示会で一部だけ試すのが現実的です。

新規の取引先は、会場で端末入力してよいか

入力すること自体は運用の決め方次第ですが、新規の取引先はまだ取引先の一覧になく、取引条件や届け先の確認も必要なため、会場で一から入力すると来場者を待たせやすくなります。
注文の内容だけを端末に入れて取引先情報は名刺で控える、あるいは新規の分は紙の注文書で受けるといった分け方をすると、社内で取引開始の手続きを済ませてから登録できます。
どちらの分け方ができるかは、使う製品で取引先を後から登録・紐づけられるかによるため、導入前に確かめておきます。

1. 1　出典：QUALITY START,INC.「Handy (ハンディ) 〜展示会での注文管理サービス〜」App Store掲載ページ（2026年閲覧）