食品の注文書の費用と費用対効果｜手入力・訂正の手間を試算して電子化を判断する

◆監修・編集責任者　小園 将隆　2026年11月9日

B2B EC-COLUMN

食品の注文書の手入力・確認連絡・訂正には、どんな費用がかかっているのか

締め時間の前に、FAXやメールで届いた注文書を受注画面へ打ち込む。
数量や納品日が読み取れなければ電話で確かめ、変更が来ればもう一度直す。
こうした作業は毎日の仕事に溶け込んでいて、費用としては見えにくいものです。
食品の受注担当者への調査でも、課題として最も多く挙がったのは注文書の手入力の手間でした¹。
まず自社の作業を「件数×1件あたりの時間×時間単価」で数えます。
導入側の費用は、同じ項目で見積りをそろえて比べます。
そのうえで、取引先の対応状況に合わせて、投資する・段階的に進める・見送るのどれにするかを選びます。

転記・手入力

食品の小売・卸売で受注業務を担う人を対象に、2023年3月に調査が行われています。
この調査では、FAX・メール・電話で注文を受けている90人に、業務の課題を複数回答で尋ねました¹。
最も多く挙がったのが注文書の手入力で、注文確認の連絡、変更対応、作業の属人化、注文書の保管が続きます¹。
注文書を受け取る側への調査なので、注文書を出す側の手間は分かりません。
それでも、受注担当者がどこに時間を取られているかを費用の項目に置き換える手掛かりにはなります。

手入力の費用とは、届いた注文書を見ながら、得意先、商品、数量、納品日を受注画面や販売管理のシステムへ打ち込む時間です。
FAXでは、手書きの数字や略称を読み取る時間が加わります。
メールでは、取引先ごとに違う様式の添付ファイルから必要な欄を探す時間が加わります。
1件ずつは短くても、毎日の件数を掛けると、担当者の勤務時間のかなりの部分が転記に使われていることがあります。
この時間は給与として支払われていますが、受注の費用として別に集計していなければ、見えないまま残ります。

属人化も、費用の見え方を変えます。
ある取引先の書き方の癖や、商品の呼び名と自社の商品コードの対応を、特定の担当者だけが覚えている場合があります。
その人が休むと、ほかの人は1件ごとに過去の注文を探して照らし合わせることになります。
普段の1件あたりの時間だけを測ると、この「担当者がいない日の時間」が抜け落ちます。
試算では別に記録しておくと、実態に近づきます。

確認連絡と訂正の手戻り

確認連絡は、注文書だけでは受注を確定できないときに生じます。
たとえば、数量の数字が読み取れない、規格や入数の指定がない、納品日が締め時間を過ぎた注文になっている、在庫が足りない、といった場面です。
担当者は取引先へ電話やメールで問い合わせます。
相手が不在なら折り返しを待ち、その間はほかの注文の入力を中断します。
締め時間のある食品の受注では、連絡そのものの時間に加えて、待ちと中断で処理が後ろへずれることも負担になります。

訂正は、いったん入力した受注をやり直す作業です。
取引先からの数量や納品日の変更のほか、自社の入力の誤りが後で見つかった場合も含みます。
受注画面を直すだけで済めば、まだ軽いほうです。
出荷指示やピッキングの指示書を作り直す、配送の手配を変える、誤って出荷した商品を引き取りに行く、といった作業が続くと、手戻りは受注担当者の外へ広がります。

注文書の誤りがどれくらいの頻度で起きているかを示す数値は、この調査にはありません。
分かるのは、自由回答にFAXによる受発注の漏れを挙げる声があることくらいです¹。
そのため、誤りや訂正の費用は外部の平均値で置き換えず、自社の記録から拾います。
使うのは、訂正の記録と、再配送・欠品・廃棄といった実費の記録です。

保管と検索

注文書は、受注を入力した後も残ります。
FAXの紙を日付や取引先ごとに綴じる時間、保管場所、後から「あの日の注文で何ケース頼んだか」と問い合わせを受けたときに探す時間。
これらが保管と検索の費用です。
メールで受けた注文書なら紙の置き場所はいりません。
ただ、受信箱や共有フォルダのどこにあるかが担当者ごとに違えば、探す時間は紙と変わりません。

ここまでの作業を並べると、調査で挙がった課題は、そのまま試算で数える費用の項目に対応します。
手入力は転記の時間、確認連絡は問い合わせと待ちの時間、変更対応は訂正と差し替えの時間、保管は綴じ込みと検索の時間です。
属人化は、それ自体が一つの作業というわけではありません。
担当者が不在の日に、転記と確認の時間を押し上げる要因として働きます。

出典：株式会社ハンモック（IDEATECH「リサピー」によるインターネット調査）「食品業の受注業務に関する実態調査」（2026-11-09取得・同上・食品の小売・卸売の受注担当者のうちFAX・メール・電話で受注する人、n=90、複数回答、2023年3月）

自社の件数と時間で費用対効果を試算する手順

数える項目と実測の方法

外部の調査から分かるのは、どの作業に手間を感じる人が多いかまでです。
自社でいくらかかっているかは、自社の件数と時間からしか出せません。
試算に使う数字は次のとおりです。

• 月間の注文書の件数（FAX・メール・電話の受け口別、取引先別）
• 1件あたりの転記にかかる時間
• 確認連絡をした件数と、1回の連絡にかかった時間（折り返しの待ちを含む）
• 変更・訂正の件数と、1件の修正と差し替えにかかった時間、再配送などの実費
• 綴じ込みや検索に使った月間の時間
• 担当者の時間単価（給与に会社負担の社会保険料などを加え、労働時間で割ったもの）

時間は記憶ではなく、記録で取ります。
受付簿や表計算のシートに、注文書を受けた時刻、入力を終えた時刻、確認連絡の有無、変更の有無を書き込んでもらうだけでも、1件あたりの時間と手戻りの件数が見えてきます。
食品の受注は、曜日や季節で件数が揺れます。
締めの重い曜日と軽い曜日の両方を含め、できれば月末や連休前のような繁忙の時期も入れて測ると、平均だけでは見えない山が分かります。

取引先別に集計しておくことも、後の判断に効きます。
同じ月間の費用でも、少数の取引先に件数や変更が集中しているのか、広く薄く分かれているのかで、選べる進め方が変わるからです。

削減見込みを幅で置く

導入後にどれだけ減るかは、作業ごとに「なくなる」「短くなる」「残る」に分けて考えます。
取引先が受発注システムやEDIで注文をデータとして送ってくれば、その取引先の注文書を打ち込む転記はなくなります。
一方で、在庫が足りるか、納品日に間に合うかといった中身の確認は残ります。
FAXやメールで受け続ける取引先の分は、転記もそのまま残ります。

このため、削減見込みは一つの数字ではなく幅で置きます。
控えめな見込みでは、移行の合意が取れている取引先の分だけを数えます。
標準の見込みでは、移行を予定している取引先が予定どおり移った場合を数えます。
どちらも、他社の導入事例の削減率を当てはめるのではなく、移る取引先の実測時間を積み上げて出します。

もう一つ分けておきたいのが、減った時間がお金として減るかどうかです。
担当者の人数を変えない場合、減った時間がそのまま人件費の減少にはなりません。
支出が変わるのは、残業が減る、繁忙期の応援や派遣の時間が減る、再配送のような実費が減る、といった場合です。
空いた時間をほかの仕事に回せることも効果ではあります。
ただ、支出の減少とは別の欄に書いておくと、稟議の場で数字の意味を問われたときに説明しやすくなります。

回収期間の出し方

回収期間は、次の順で出します。

1. 現状の月間費用を出す（転記・確認連絡・変更訂正・保管検索の時間×時間単価に、再配送などの実費を加える）
2. 導入後の月間費用を出す（残る作業の時間×時間単価に、システムの月額・従量の費用を加える）
3. 両者の差を、月間の純削減額とする
4. 初期費用と、移行期間に旧い受け口と並行して動かす二重運用の人時を合計し、月間の純削減額で割る

月額の費用を差し引かずに割ると、回収期間は実際より短く見えます。
また、純削減額がほとんど出ない、あるいはマイナスになるなら、人時の削減だけでは回収できないということです。
その場合は、誤りの減少や担当者が休んだ日の処理といった効果を別に評価するか、対象の取引先を絞るかを考えます。
初年度の費用と削減額の合計も並べておくと、予算を組む単位で比べられます。

▼ 図の内容を文字で読む

1. 現状の月間費用を出す
   • 転記・確認連絡・変更訂正・保管検索の時間×時間単価に実費を加える
2. 導入後の月間費用を出す
   • 残る作業の時間×時間単価にシステムの月額・従量の費用を加える
3. 月間の純削減額を出す
   • 現状と導入後の差
4. 回収期間を出す
   • 初期費用と二重運用の人時の合計を純削減額で割る

電子化・受発注システム・EDIの導入側費用は、何をそろえて比べるのか

現状維持とルール整備の費用

導入の費用を比べるとき、現状維持を0円と置きがちです。
実際には、前の節で数えた転記・確認・訂正・保管の人時が、毎月かかり続けます。
現状維持は、初期費用がかからない代わりに、この月額の人時を払い続ける選択肢として比べます。

その中間にあるのが、システムを入れずにルールを整える方法です。
具体的には、取引先に使ってもらう注文書の様式をそろえて、商品コード、数量の単位、納品日の欄を必ず書いてもらう。
あわせて、注文の受付の締め時間と、締め後の変更の受け方を決めて伝える、といった整備です。
費用は主に様式作りと取引先への依頼にかかる社内の工数で、転記そのものは残ります。
それでも、欄の書き漏れや単位の取り違えが減れば、確認連絡のうち「書いていないから聞く」分が減ります。
現状の費用の中心が確認連絡の多さなら、この方法で足りる部分がないかを先に見ておく価値があります。

システム・EDI・Web受注で見積りにそろえる項目

受発注のシステムには、いくつかの形があります。
EDI（電子データ交換）は、取引先との間で受発注などのデータを決まった形式でやり取りする仕組みです。
Web受注は、取引先がブラウザの画面から注文を入力する形です。
形が違えば、費用のかかる場所も違います。
提供者によって課金の条件も異なるため、下の表は金額ではなく、見積りで同じ項目がそろっているかを比べるためのものです。

表の中で判断が分かれやすいのは、取引先側の負担と、基幹システムとの連携です。
EDIでは、取引先の発注システムと接続する作業やデータの変換が必要になることがあります。
その費用をどちらが持つのかが見積りに書かれていないと、後で追加になります。
Web受注では接続は軽くても、取引先の担当者が画面に入力する作業が新たに生まれます。
FAXを送るより手間が増えると受け取られれば移行が進まず、削減見込みの前提が崩れます。

基幹システムとの連携は、受注データが販売管理や在庫の画面に入るまでに、転記が残るかどうかを決めます。
受発注システムに注文が届いても、それを人が販売管理へ打ち直すなら、手入力の場所が変わっただけです。
データの取り込みは、ファイルを手作業で読み込む形なのか、自動で連携する形なのか。
その設定や改修にいくらかかるのか。
これらを見積りの項目として分けて出してもらうと、比べやすくなります。
移行期間の二重運用と、保存・検索の対応範囲も、同じ表の上でそろえておきます。

▼ 図の内容を文字で読む

• 現状維持
  • 初期費用はかからない
  • 転記・確認・訂正・保管の人時が毎月続く
• ルール整備
  • 様式作りと取引先への依頼の社内工数がかかる
  • 転記は残り、確認連絡の一部が減る
• システム・EDI・Web受注
  • 初期費用と月額・従量を見積りで確認する
  • 取引先側の負担と基幹システム連携を見積りで確認する
  • 移行期間の二重運用と保管・検索の対応を見積りで確認する

食品特有の変更・締め時間は、見積りにどう影響するか

変更件数を別枠で数える

同じ調査では、注文の変更対応に時間がかかると答えた人が40%いました¹。
食品の受注では、天候や売れ行きを見た数量の追加や削減、納品日の前倒しが、締め時間の直前まで入ることがあります。

変更の費用を新規の注文と同じ平均に混ぜると、見えなくなります。
新しい注文の転記は1回で終わります。
これに対して変更は、受注画面を直し、出荷指示やピッキングの指示を差し替え、ときには配送の手配を組み替えるところまで続きます。
締め時間の直前に入れば、出荷の準備をしている人の作業も止まります。
そのため試算では、変更の件数と1件あたりの時間を別の行で記録し、どの時間帯に集中しているかも残しておきます。

システムを入れた場合に何が変わるかも、ここで切り分けます。
変更をデータや画面で受けられれば、電話を聞き取って書き留め、もう一度打ち込む転記は減ります。
一方で、締め後の変更を受けるか断るか、在庫や出荷の準備に間に合うかという判断は、受け口が変わっても担当者に残ります。
ロットや賞味期限の指定、規格の違いを注文ごとにどう扱えるかは、製品ごとに異なります。
変更の多い取引先を移す前に、見積りの段階で実際の注文の例を見せて確かめておくと、移行後に手作業へ戻る部分を事前に把握できます。

取適法の対象となる取引の明示の手戻り

注文書の変更には、法律の面からの手戻りが加わる取引もあります。
取適法は、製造の委託などの取引で、発注する側に発注内容の明示を求めています。
ただし、規格品をそのまま購入する取引は、原則として製造委託に当たらないとされています⁴。
既製の食品を仕入れて販売する注文は、原則としてこの論点の外にあります。
対象かどうかは、取引の内容と、資本金や従業員数の基準によって決まります。

対象となる取引では、電話だけで発注した場合、電話の後で直ちに発注内容を明示しなければなりません。
数量を増やす場合も、増えた分は新たな発注として改めて明示が必要とされています⁴。
受注する立場から見ると、得意先から電話で増量を受けた後に明示の書面やデータが届き、それを自社の受注記録と照らし合わせる作業が生じます。
自社が製造を委託して発注する立場にもあるなら、変更のたびに明示を出し直す作業そのものが費用になります。
変更の多い取引ほど、この照合や出し直しの時間も、試算の変更欄に含めて考えます。

EDIで明示を行う場合は、あらかじめ意味を明示しておけば、内容をパターンコードのような記号で示すこともできるとされています⁴。
対象の取引を多く持つ場合は、変更のたびの明示をどの画面やデータで行うのかも、システムの見積りで確かめる項目になります。

▼ 図の内容を文字で読む

• 変更の連絡を受ける
  • 電話・FAX・メールで数量や納品日の変更が届く
• 受注画面を直す
• 出荷指示とピッキングを差し替える
  • 配送の手配を組み替える場合もある
• 取引先へ変更内容を確かめる
  • 対象となる取引では明示の照合・出し直し

電子化で変わる保存と書面の扱い（注文書の保管・電子取引）

保存期間

注文書や見積書などの取引書類は、法人税法の原則として、確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません²。
欠損金が生じた事業年度などでは、保存期間が長くなる場合もあります²。
受注した注文書を紙で受けている限り、毎年の綴じ込みが積み上がります。
保存期間を過ぎた分を確かめて廃棄する作業も続きます。

受注担当者への調査では、注文書の管理（保管義務）が煩雑だと答えた人が30%いました¹。
この負担を減らす方法は、電子化だけではありません。
紙の綴じ方を年度と取引先で固定し、廃棄できる時期を表紙に書いておくだけでも、探す時間と廃棄の判断にかかる時間は減ります。
保管の費用が試算の中で小さく、件数も少ないなら、ルールの整備で足りる場合があります。
逆に、問い合わせのたびに過去の注文書を探す時間が大きいなら、検索できる形で残す電子化の効果が出やすくなります。

電子で授受した注文書の保存

電子化すると、保存の考え方が変わります。
国税庁は、データで受け取った請求書等について、ルールに基づいてデータで保存する必要があると案内しています³。
注文をメールの添付やWeb受注、EDIで受けるようになれば、紙の注文書を綴じる作業はなくなります。
その代わりに、受け取ったデータを決まった方法で保存する作業が始まります。

ルールどおりに保存できなかったことに相当の理由があると税務署長が認め、データのダウンロードの求めなどに応じられる場合について、国税庁は2024年1月以後は単に保存しておけば差し支えないとしています³。
ただし、これは個別の事情に応じた扱いで、保存の仕組みを整えないまま電子化を進めてよいという意味ではありません。
検索の要件などの細かな条件で自社がどの扱いになるかは、顧問の税理士と確かめておくと確実です。

費用の面で注意したいのは、受け口が混在する期間です。
FAXの注文書は紙で綴じ、メールで受けた注文書はデータで保存するとなると、保存の方法が二つになり、探す場所も二つになります。
システムの見積りでは、受けた注文データをどの形で、どれだけの期間残せるか、取引先や日付で検索できるかを確かめます。
そのうえで、紙で残る分の扱いと合わせて、保管の費用を見積もります。

取引先が対応できない場合の併用と、一部の取引先からの段階導入

優先する取引先の選び方

取引先のすべてが、一度に受発注システムやEDIへ移れるとは限りません。
発注する側にも、自社の発注システムや社内の手順があるからです。
そこで役に立つのが、試算で取っておいた取引先別の集計です。

優先する候補になるのは、次のような取引先です。

• 月間の注文書の件数が多い取引先
• 数量や納品日の変更が多い取引先
• 手書きのFAXや独自の様式で、1件の転記に時間がかかる取引先

費用が一部の取引先に偏っていれば、その取引先を移すだけで削減の多くを取れることがあります。
反対に、件数が多くの取引先に薄く分かれている場合は、一社ずつ移しても削減が小さく、全体の受け口を整えるほうが効くことがあります。
候補を選んだら、取引先にとって何が変わるのかを具体的に伝え、意向を聞きます。
FAXを送る代わりに画面へ入力してもらうのか、先方の発注データをそのまま送ってもらうのか。
先方の手間が増えるのか減るのかで、協力の得やすさは変わります。

受け口の集約と二重運用の費用

FAXやメールで受け続ける取引先が残る場合も、手を打てる場所はあります。
FAXの受信先、注文用のメールアドレス、電話の受付を担当ごとにばらばらにせず一か所に集め、転記する人と手順を一つにそろえる方法です。
受け口が分かれていると、同じ注文がFAXとメールで重ねて届いたときに二重に入力したり、別の担当の机に置かれた注文書を見落としたりする場面が生まれます。
集約しても転記はなくなりません。
それでも、見落としや重複を確かめる手間は一か所で済みます。

併用する期間には、二重運用の費用がかかります。
担当者はシステムの画面とFAXの両方を見ながら受注を確定させ、取引先から「FAXでも送ったが届いているか」と問い合わせを受けることもあります。
この時間は、回収期間の計算で初期費用の側に入れておきます。
移した後は、対象の取引先について、移す前と後の月間の作業時間を同じ方法で測り直して比べます。
見込みとの差が分かれば、次に移す取引先を選ぶ材料になります。

投資する・段階的に進める・見送ると判断する条件

三つの判断の分かれ目

ここまでの試算と見積りがそろうと、判断は次の三つに分かれます。

• 投資する：回収期間が自社の許容する範囲に収まっている。
  削減の中に、残業や応援の時間、再配送などの実費といった支出の減少が含まれている。
  主な取引先の移行に見通しが立っている。
• 段階的に進める：全体で見ると回収が長いが、件数や変更が一部の取引先に集中しており、その取引先だけなら回収の見込みが立つ。
• 当面は見送る：件数が少なく1件の作業も軽い。
  または、取引先の移行の見通しが立たず、二重運用の費用が削減を上回る。

回収期間をどこまで許容するかには、業界で決まった基準があるわけではありません。
自社の投資の方針で決めることです。
大切なのは、どの前提でその数字が出たのかを残しておくことです。
実測した期間、使った時間単価、控えめと標準のどちらの見込みかを書いておけば、稟議で数字の根拠を問われたときにも、後から結果を測り直すときにも、同じ物差しで比べられます。

見送る場合も、何もしないこととは違います。
様式の統一や締め時間のルール、受け口の集約、保存の整理は、システムを入れなくても進められます。
そうしておけば、次に判断するときの実測もしやすくなります。
件数が増えた、変更の多い取引先が加わった、取引先の書き癖を知る担当者の異動が決まった、といった変化があったときは、属人化による時間も含めて試算をやり直す時期です。

試算の前提や見積りでそろえる項目は、取引先の構成や受注の流れによって変わり、社内だけでは抜けに気づきにくいためです。

受け口ごと・取引先ごとの件数をもとに、どの取引先から移すと転記や確認が減るか、見積りに足りない項目はないかを整理できます。無料相談で要件を整理する

FAX・メール・電話で受注する食品担当者が挙げた課題

FAX・メール・電話で受注する食品の小売・卸売の受注担当者90人が選んだ割合の高い順（複数回答、2023年3月）

• 注文書の手入力に手間がかかる（60%）

• 注文確認の連絡に手間がかかる（41.1%）

• 注文の変更対応に時間がかかる（40%）

• オペレーションの属人化（38.9%）

• 注文書の管理（保管義務）が煩雑（30%）

割合は課題として挙げた人の多さを表すもので、1件あたりの費用の大きさではありません。自社で重い作業がどれかは、実測で決まります。

要点の整理

軸	基準
現状の費用	転記・確認連絡・変更訂正・保管検索の時間×時間単価に、再配送などの実費を加える
削減見込み	移る取引先の実測を積み上げ、控えめと標準の幅で置く
回収期間	（初期費用＋二重運用の人時）÷（現状の月間費用−導入後の月間費用）
見積りの比較	初期・月額従量・取引先側負担・基幹連携・二重運用・保管対応の6項目をそろえる
変更の多い取引	変更件数を別枠で数え、対象取引では明示の照合・出し直しも含める
保存	取引書類は原則7年。データで受けた注文はデータで保存する

取引先との調整や二重運用の期間をどう見込むかは、実測と見積りが手元にそろった段階で判断が分かれやすいためです。 実測した時間と見積りを持ち寄り、投資する・段階的に進める・見送るのどれが自社の条件に合うかを、回収期間の前提とあわせて確かめられます。

よくある質問

注文書の誤りによる損失は、どのように金額にすればよいか

誤りの頻度を示す外部の数値は確認できていないため、自社の記録から出します。
訂正した件数に、1件あたりの修正・再連絡・出荷指示の差し替えにかかった時間と時間単価を掛けます。
そこに、再配送・欠品・廃棄などの実費を加えます。
記録がない場合は、実測の期間に訂正の有無と内容を受付簿へ書き込むところから始めます。

FAXをやめられない取引先が残る場合、費用対効果は出るのか

件数や変更が一部の取引先に集中していれば、その取引先を移すだけで効果が出ることがあります。
試算では、移る取引先の分だけを削減に数え、残るFAXの転記と二重運用の時間は費用の側に入れます。
残る受け口を一か所に集めれば、見落としや重複を確かめる手間はまとめられます。
件数が多くの取引先に薄く分かれている場合は、ルール整備や受け口の集約を先に進めるほうが合うこともあります。

食品の仕入れの注文書は、取適法の発注書面の対象になるのか

取適法は製造の委託などの取引が対象で、規格品をそのまま購入する取引は、原則として製造委託に当たらないとされています⁴。
既製の食品の仕入れは原則として対象の外ですが、取引の内容と、資本金や従業員数の基準によって判断が変わります。
対象となる取引では、電話だけの発注後は直ちに明示が必要で、増量分も新たな発注として改めて明示が必要とされています⁴。

電子で受け取った注文書は、紙に出力して保存してよいのか

国税庁は、データで受け取った請求書等はルールに基づいてデータで保存する必要があると案内しています³。
紙への出力で代えることを前提に運用を組むのは避けたほうが安全です。
相当の理由があり、ダウンロードの求めなどに応じられる場合に単に保存すれば差し支えないとする扱いもありますが³、これは個別の事情による扱いです。
自社の扱いは、顧問の税理士と確かめてください。

EDIと受発注システムは、見積りの項目でどこが違うのか

確かめる点は、取引先側の負担と基幹システムとの連携で分かれます。
EDIでは、取引先の発注システムとの接続や変換の費用を誰が持つかを確かめます。
Web受注のように取引先が画面から入力する形では、先方の入力の手間が増えないかを確かめます。
どちらの形でも、受注データが販売管理へ転記なしで入るか、その設定や改修の費用はいくらかを、見積りの項目として分けて出してもらうと比べられます。

1. 1　出典：株式会社ハンモック「食品業の受注業務に関する実態調査」（2023年）
2. 2　出典：国税庁「タックスアンサー No.5930 帳簿書類等の保存期間」（現行制度）
3. 3　出典：国税庁「電子帳簿保存の取組紹介（電子取引データ保存）」（現行制度）
4. 4　出典：公正取引委員会「よくある質問コーナー（取適法）」（2026年）