食材発注の検品で数量が合わないときの対応｜三者照合・通知の期限・記録の残し方

◆監修・編集責任者　小園 将隆　2026年11月10日

B2B EC-COLUMN

納品時に数量が合わないとき、まず三者照合で何を確かめるか

発注書も納品書も同じ数なのに、台車の上の箱が一つ足りない。
運転手を待たせたまま受領サインをするか、返すかで迷う場面です。
判断の軸になるのは、商法526条の「受領後は遅滞なく検査し、数量の不適合は直ちに通知する」という枠組みです¹。
発注内容・納品書・実物の三者を照合し、差異はその日のうちに仕入先へ伝えて証跡を残します。
そうすれば、請求と在庫のずれを後から追わずに済みます。
確認の深さは品目の性質と納品の形で変え、記録の媒体は品目数・納品頻度・担当者数で選びます。

発注内容・納品書・実物の三者照合

数量の食い違いは、現場では「運転手を待たせて気まずい」「あとで電話すればいい」と流されがちです。
しかし、この扱いの土台は法律にあります。
商法526条1項は、商人間の売買で買主が目的物を受領したときは、遅滞なく検査しなければならないと定めています¹。
店の裏口で行う検品は、この検査を実際に行う場面だと考えられます。
この検査で何を見つけ、いつ伝えたかが、後の話し合いの出発点になります。
足りない分を届けてもらう、払う額を減らしてもらうといった話し合いです。

三者照合とは、発注内容・納品書・実物の三つを突き合わせることです。
発注内容は、自分たちが何をいくつ頼んだかを示します。
納品書は、仕入先が何をいくつ届けたと言っているかを示します。
実物は、台車や納品口に何がいくつあるかを示します。
この三つは、別々の人が別々の時点で作る情報です。
どれか一つを正しいと決めて残りを合わせると、ずれの原因がどこにあったのかが分からなくなり、次の納品でも同じことが起きます。

照合の順番は、次のように組むと迷いが減ります。
最初に納品書と実物を比べます。
この組み合わせは運転手がその場にいる間にしか確かめにくく、数え直しや積み残しの確認もその場ならすぐにできるからです。
次に納品書と発注内容を比べます。
こちらは発注控えや発注画面を見れば事務所でも確かめられるので、品物を冷蔵庫へしまってからでも間に合います。
最後に、二つの比較の結果から、ずれがどの段階で生じたかを見分けます。
配送の段階か、受注や発注の段階か、伝票だけの問題かのいずれかです。

どの組み合わせがずれたかで、原因の見当と連絡先が変わります。
納品書と実物が違うなら、積み込みや配送の段階での誤りや取り違えが疑われます。
発注内容と納品書が違う場合は、次のどれかが考えられます。
仕入先の受注入力の誤り、欠品による数量の調整、自店の発注の誤りです。
発注内容と実物は合っているのに納品書だけが違う場合は、伝票の記載の誤りです。
そのままにすると、請求書の数量もずれていきます。

たとえば、青果を頼んだところ、納品書と実物は一致していたのに、発注した数より少なかったとします。
配送の誤りに見えますが、仕入先が前日に欠品を連絡していて、その連絡が発注担当の手元で止まっていたのかもしれません。
この場合、運転手に数え直しを頼んでも答えは出ません。
確かめる相手は、仕入先の受注窓口と社内の発注担当です。
三つを分けて比べるのは、こうした取り違えを避け、誰に何を聞けばよいかをその場で決めるためです。

照合結果が請求確認と在庫に渡る流れ

照合の結果は検品で終わらず、請求の確認と在庫の数字へ流れていきます。
この流れを業界として整えた例に、流通BMSがあります。
流通BMSは、卸やメーカーと小売の間でやり取りする取引データの標準です。
基本形Ver.1.0では、発注、出荷、受領、返品、請求、支払の6業務を対象に標準メッセージを定めています²。
受領は出荷と請求の間に置かれ、返品とも並んでいます。
このことから、受け取った数量の確認が、その後の返品や請求の扱いを決める位置にあることが読み取れます。

流通BMSが対象としているのは、スーパーとグロサリー業界の、卸・メーカーと小売の間の取引です²。
個々の飲食店や給食の検品手順を定めた基準ではありません。
それでも、受け取った数量の記録が返品と請求に地続きだという構造は、飲食店やホテルの仕入れでも変わりません。
締め日に届いた請求書と照らし合わせる相手は、納品書の数量ではありません。
検品で確かめた実際の数量と、その後の補填や返品の結果です。

そこで、差異が出た納品については、次の項目を請求確認の担当者へ渡しておくことを勧めます。
後から追える形にしておくためです。

• 納品日と仕入先
• 品目と規格
• 発注数量・納品書の数量・実数
• 差異の扱い（受領・返品・後日補填・値引き）
• 仕入先へ伝えた日時と相手

在庫の数字には、納品書の数量ではなく実数を入れます。
納品書どおりに在庫を計上すると、届いていない分が帳簿の上だけに残ります。
次の発注で「まだある」と判断し、頼む量が少なくなるおそれがあります。
足りない分が後日補填されるなら、届いた日に実数で足せば帳簿と棚の数がそろいます。

▼ 図の内容を文字で読む

• 検品の記録
  • 発注数量・納品書の数量・実数
  • 差異の扱い（受領・返品・後日補填・値引き）
• 請求確認へ
  • 照らす相手は納品書の数量ではなく実数
  • 補填や返品の結果もあわせて照らす
• 在庫へ
  • 納品書どおりでなく実数を入れる
  • 後日補填は届いた日に実数で足す

数量が合わないとき、いつまでに誰へ何を伝えるか（受領・返品・後日補填の選び方）

商法526条が定める検査と通知

三者照合で差異が見つかったら、次に考えるのは、いつまでに仕入先へ伝えるかです。
商法526条2項前段は、検査で種類・品質・数量の不適合を見つけたときの扱いを定めています。
直ちに売主へ通知しなければ、その不適合を理由とする履行の追完の請求、代金の減額の請求、損害賠償の請求、契約の解除ができません¹。
履行の追完とは、足りない分を改めて届けてもらうなど、契約どおりの状態に直してもらうことです。
つまり、気づいたのに伝えずにいると、「足りない分を届けてほしい」「その分は払わない」という主張が条文上できなくなります。

この規定の対象は、売主と買主がともに商人である売買です¹。
事業として食材を仕入れる飲食店、給食事業者、ホテル、食品小売と、その仕入先との売買であれば、通常はこれに当たると考えられます。
ただし、仕入先と取引基本契約や個別の契約を結び、検査の期間や通知の方法を定めている場合は、その条項もあわせて読んでおく必要があります。
契約の定めと条文がどう関係するかは、契約の文言や事情によって変わります。
差異をめぐって仕入先と主張が食い違い、話し合いで決着しそうにないときは、弁護士などの専門家に相談するのが確実です。

数量差異は「直ちに」通知が基本

同じ2項の後段には、種類・品質の不適合を直ちに発見できない場合の定めがあります。
この場合は、6箇月以内に見つけて通知すれば、同じように扱われます¹。
開けてみるまで分からない品質の問題などを想定した扱いで、条文上、数量はこの対象に含まれていません¹。
数量は、受け取ったときに数えれば分かる性質のものだと読むと分かりやすいでしょう。
「半年以内に気づけばよい」という扱いが条文にあるのは種類と品質についてです。
数の不足や過剰には当てはまりません。

では、「直ちに」とは何日以内なのか。
条文そのものは日数を示していません。
実務では、差異に気づいたその日のうちに仕入先へ伝えることを基本にしておくのが安全です。
翌日になると、店で使った分と最初から足りなかった分の区別がつきにくくなります。
仕入先の側でも、積み込みの状況をたどりにくくなるおそれがあります。
連絡が遅れたときに通知として認められるかどうかは、事情によって判断が分かれえます。
遅れを前提にした運用は組まないほうがよいでしょう。

同条3項は、売主が悪意だった場合、つまり不適合を知っていた場合には、この通知の制限を適用しないと定めています¹。
ただ、仕入先が不足を知っていたかどうかは、現場からは見えにくいものです。
この例外を当てにして連絡を後回しにする理由にはなりません。

伝える相手は、仕入先との取り決めにある受注窓口や営業担当です。
運転手に口頭で伝えるだけでは、その情報が仕入先の受注や請求の担当まで届くとは限りません。
社内では、発注担当と、請求書を確認する経理や店長にも同じ日に共有しておきます。
そうすれば、締め日に「この差は何だったか」を探し直す手間が減ります。

受領・返品・後日補填・値引きの選び分け

通知と並んで決めるのが、差異のある品物をどう扱うかです。
現場で取る選択肢は、おおむね受領、返品、後日補填、値引きの四つです。
条文が挙げる救済と並べると、後日補填は足りない分を届けてもらう追完の請求に、値引きは代金の減額の請求に近い位置づけになります。
どれを選ぶかに法的な正解の順番があるわけではありません。
その品目を今日使うか、仕入先と何を取り決めているかで決まります。

場面ごとの選び方を整理すると、次のようになります。

• 不足していて、その品目を今日すぐには使わない：残りを後日届けてもらう補填を頼み、納品書の数量を実数に訂正してもらう
• 不足していて、補填では営業に間に合わない：別の手段で手配し、届かなかった分は請求から外してもらう
• 多く届いた：返品するか、取り決めがあれば受け取って次の発注分に回すかを仕入先と決める
• 単位や規格が違う：数量ではなく種類の問題として、返品か交換を相談する
• 差異はあるが、仕入先と相談のうえ現状のまま受け取る：受け取った実数と合意の内容を記録に残す

判断を分けるのは、仕入先との取り決めがあるかどうかと、差異を示す証跡があるかどうかです。
取り決めがあれば、その場で迷わず扱いを決められます。
取り決めがなくても、証跡があれば後日の話し合いで数量の事実を示せます。
どちらもない状態で現状のまま受け取ると、納品書どおりに受け取ったと扱われやすくなります。
その場合、請求書もそのまま届くことになりがちです。

残しておく証跡

証跡として残すのは、納品書への記載、写真、連絡記録の三つです。
納品書には、差異のあった品目の横に実数と差を書きます。
運転手に確認してもらえるなら、確認の一言ももらいます。
写真は、箱の数が分かる全体と、不足や過剰が分かる中身を撮ります。
連絡記録には、伝えた日時、相手、伝えた内容、仕入先の返答を残します。

とくに迷いやすいのが受領サインです。
納品書に何も書かずにサインをすると、その数量で受け取ったと読まれるおそれがあります。
実物が少ないと分かった時点で、サイン欄の近くに実数を書き添えてからサインをします。
そうすれば、受け取った事実と差異の両方が一枚に残ります。
運転手にも次の配送があるので、数え直しに時間をかけられないこともあります。
そのときは、実数の記入と写真だけを先に済ませ、詳しいやり取りは仕入先の窓口と行うと現場が回ります。

電話で伝えた場合は、その場で日時と相手の名前をメモします。
あとでメールやメッセージで同じ内容を送っておけば、記録が残ります。
「直ちに通知した」ことを後から確かめるとき、頼りになるのは日時の分かる記録です。

▼ 図の内容を文字で読む

• 数量の不適合
  • 検査で見つけたら直ちに通知する
  • 実務ではその日のうちに伝えるのが基本
• 種類・品質の不適合で、直ちに発見できないもの
  • 6箇月以内に見つけて通知すれば同じように扱われる
  • 数量はこの対象に含まれない
• 売主が不適合を知っていた（悪意）場合
  • 通知の制限は適用されない
  • 現場からは知っていたか見えにくく、連絡を後回しにする理由にならない

個数・重量・入数・単位で、数量の確認方法はどう変わるか

個数で数える物

前の節で見たように、数量の差は直ちに伝える必要があります。
商法526条も、検査の対象として数量を明示しています¹。
直ちに伝えるには、納品口に立った時点で、その品目をどう数えるかが決まっていなければなりません。
数え方は品目の性質によって変わります。
個数で数える物、重量で表示される物、入数やケースで取引する物では、見るべきところも誤りの出方も違います。

缶詰、卵のパック、袋入りの調味料、個数で取引する野菜などは、数え方が分かりやすい部類です。
確認するのは、箱の数と箱の中の個数です。
誤りが出やすいのは数そのものより、似た品目の取り違えです。
外箱の数だけで済ませて箱の中を開けなかった場合の数え漏れも起きやすくなります。
全数を数えやすいので、時間が許すかぎり全数確認を基本にします。
規格や品名の表示も同時に見ておくと、数量と種類の誤りを一度に拾えます。

重量表示の物

精肉、鮮魚、量り売りの青果など、重量で取引する食材では、表示と実測のずれをどう扱うかが問題になります。
同じ品物でも、数字は量る条件で変わります。
包装材を含めて量るか、解凍の前に量るか後に量るか、どの計量器を使うかです。
そのため、店で量った値が表示より軽かったとしても、それだけで不足と言い切れるとは限りません。

どこまでのずれを差異とみなすかは、品目や取引ごとに事情が違い、一律の幅を前提にはできません。
許容する幅は、仕入先と取り決めておく項目になります。
確認の深さは品目ごとに決めておくと、現場の負担を抑えられます。
たとえば、単価の高い品目は全数を量り、それ以外は抜取りで量るといった決め方です。
大事なのは、量った条件を記録と一緒に残すことです。
条件が書かれていない実測値は、仕入先と照らし合わせるときの根拠として弱くなります。

入数・ケース単位の物

飲料、乳製品、冷凍食品などは、ケース単位で発注し、1ケースに何個入っているかという入数で中身が決まることがある品目です。
ここで起きやすいのは、数え間違いよりも単位の読み替えの誤りです。
たとえば、発注はケースで出しているのに、納品書はバラの個数で書かれている場合があります。
その逆の場合もあります。
こうなると、同じ数字が違う量を指してしまいます。
仕入先が商品の規格を変えて入数が変わったのに、発注側の表が古い入数のままになっていることもあります。

確認は二段に分けると現実的です。
ケースの数は全数を数え、入数は一部のケースを開けて確かめます。
納品書の単位が発注と違うときは、納品書の数量の横に、発注単位へ読み替えた数を書いておきます。
そうすれば、請求書を見る人が同じ計算をやり直さずに済みます。

仕入先と事前に決めておく項目

三つの性質を比べると、その場の判断で迷いが残るのは、重量のずれの扱いと単位の読み替えです。
ここは検品担当の裁量に任せず、仕入先と先に決めておきます。
そのほうが、通知の速さも記録の質もそろいます。
取り決めておく項目の例は次のとおりです。

• 重量品の請求の基準を、表示重量にするか実測にするか
• 計量の条件（包装材を含めるか、解凍の前後のどちらで量るか）
• 差異とみなす幅と、その幅を超えたときの連絡方法
• 発注単位と納品書の単位、入数が変わるときの事前連絡
• 欠品や数量調整があるときの連絡の時期と相手

これらを取引基本契約や覚書に書くか、メールで合意しておくかは、取引の規模によります。
少なくとも、品目ごとの取り決めを検品担当が見られる場所に置いておくことが出発点になります。
取り決めがあれば、差異に気づいたその場で「取り決めの範囲内か、超えているか」を判断できます。
仕入先への連絡も短く済みます。

置き配・時間外納品や冷蔵・冷凍品で、立会い検品ができないときの確認

受領時刻と検査時刻のずれ

ここまでは、納品のときに検品担当がその場にいることを前提にしてきました。
しかし、早朝の置き配や営業時間外の納品では、品物が置かれてから誰かが開けるまでに時間が空きます。
商法526条は、受領したら遅滞なく検査し、数量の不適合を見つけたら直ちに通知することを求めています¹。
受領がどの時点に当たるかは、取引の取り決めや事情によります。
いずれにしても、受け取りから検査までの間が長いほど、通知も遅れていきます。

冷蔵品や冷凍品では、さらに別の事情が重なります。
出勤した担当者は、まず品物を冷蔵庫や冷凍庫へ移したいと考えます。
その流れで数えずにしまうと、あとで足りないことに気づいても、原因を区別できません。
置き配の時点で足りなかったのか、店内で誰かが使ったのかが分からなくなるのです。
庫内へ移す前に箱の数だけは数え、中身の確認は庫内へ移した後に行う、というように順番を決めておきます。
そうすれば、温度の管理と数量の確認を両立しやすくなります。

そこで提案したいのが、立会いのない納品のための取り決めを先に作っておくことです。

• 開梱の予定時刻：誰が、出勤後の作業のどこで開けて数えるか
• 写真の撮り方：何をどの順に撮るか
• 納品書の置き場所：品物と一緒にどこへ置いてもらうか
• 連絡先：差異に気づいたとき、営業時間外でも記録の残る形で伝えられる窓口

仕入先にとっても、開梱の時刻と連絡の窓口が分かっていれば、差異の連絡を受けたときにその日の配送記録と照らしやすくなります。
取り決めは一方的に作るのではなく、仕入先と共有しておきます。
そうすることで、立会いがない分の空白を埋められます。

写真・連絡記録の残し方

立会いのある納品なら、納品書に実数を書いて運転手に確認してもらえます。
置き配ではその確認がないため、写真が代わりの役目を担います。
撮るものは、順番に次のとおりです。

1. 置かれた状態のまま、場所と箱の数が分かる全体
2. 箱の外側の表示（品名・規格・入数）
3. 開けた後の中身と、不足や過剰が分かる様子
4. 品物と一緒に置かれていた納品書

撮影の時刻は端末に記録されるので、写真そのものが「いつ検査したか」の記録にもなります。
差異に気づいた時刻と仕入先に伝えた時刻も、写真とは別に記録へ書いておきます。
置き配で差異が見つかったときに仕入先と話がかみ合わなくなりやすいのは、届いた時点の状態をどちらも見ていないからです。

写真の保存先も決めておきます。
担当者個人の端末に残ったままだと、その人が休みの日に、請求確認の担当者が写真を見つけられません。
店の共有の場所に、納品日と仕入先が分かる名前で置いておきます。
そうすれば、次の節で扱う記録とも結び付けやすくなります。

衛生管理の手引書で確認する箇所

冷蔵・冷凍品の置き配では、数量とは別に、衛生の面での受け入れ方も問われます。
厚生労働省は、HACCPの考え方を取り入れた衛生管理のための手引書を業態別に公表しています³。
HACCPは、危害要因を分析し、重要な工程を管理する衛生管理の手法です。
手引書には、小規模な一般飲食店、焼肉店、すし店、多店舗展開の外食、ホテル、スーパーマーケット、食品小売、青果物小売、食肉販売業などの業態が並んでいます³。

置き配の運用を決めるときは、自店の業態に合う手引書を開きます。
そのうえで、原材料の受け入れや保管について、何を確認し何を記録するよう書かれているかを確かめます。
温度の確認の方法や記録の付け方は、業態の手引書の本文に沿って決めるのが筋で、この記事では具体的な数値を挙げません。
数量の確認のための写真や記録と、衛生管理のための記録を同じ紙や表にまとめるかどうかも、手引書の様式を見てから決めます。
そうすれば、二重に書く手間を減らせます。

▼ 図の内容を文字で読む

1. 置かれた状態を写真に撮る
2. 庫内へ移す前に箱の数を数える
3. 冷蔵庫・冷凍庫へ移す
4. 移した後に中身を確認する
5. 差異を記録し仕入先へ伝える

検品結果を請求確認・在庫につなげる記録の持ち方（紙・表計算・システム）

記録に残す共通項目

ここまでの手順を通すと、一回の納品につき、いくつかの記録が残ります。
照合の結果、差異の数量、通知の日時、仕入先の返答、写真です。
これを紙に書くか、表計算に入れるか、システムに入れるかを決める前に、残す項目をそろえておくことを勧めます。
項目が同じなら、あとで媒体を替えても過去の記録と比べられます。
担当者が替わっても、書き方がぶれにくくなります。

• 納品日、受領した時刻、検品した時刻
• 仕入先、品目、規格
• 発注数量、納品書の数量、実数、差異
• 計量や単位の読み替えの条件（重量品・ケース品の場合）
• 差異の扱い（受領・返品・後日補填・値引き）
• 仕入先へ伝えた日時、相手、方法と返答
• 補填の予定日、訂正した納品書の有無
• 検品した人、写真の保存先

受領した時刻と検品した時刻を分けて書く欄は、立会いのない納品で効いてきます。
二つの時刻の間が記録から読み取れれば、検査が遅れた理由や、通知までにかかった時間を後から説明できます。

受領の記録を請求や支払の根拠につなぐ考え方は、流通BMSにも見られます。
流通BMSの導入効果として、受領データを取引双方が税法上の証憑とすることで伝票を使わない取引が可能になる、とされています²。
その結果、伝票の発行・処理・保管のコストが削減されるとされています²。
ただし、これは卸・メーカーと小売の間で標準のデータをやり取りする場合の話です。
飲食店の手書きの検品表がそのまま同じ扱いになるという意味ではありません。
読み取れるのは、受け取った数量の記録が、請求と支払を確かめるときの基準になりうるという位置づけです。

品目数・納品頻度・担当者数別の媒体の選び方

媒体を選ぶ目安は、品目の数、納品の頻度、記録に関わる人の数です。
これは実務上の整理で、どの規模ならどの媒体という決まった線があるわけではありません。
判断の分かれ目は、締め日に請求書と照らすとき、どれだけ転記や探し直しが発生するかにあります。

紙の検品表は、品目も仕入先も少なく、検品する人も限られている店で始めやすい方法です。
納品書の余白に書き込むだけでも、差異の記録としては機能します。
弱いのは集計です。
月末に差異のあった納品だけを拾い出すには、紙をめくって請求書と一枚ずつ照らす作業が残ります。

表計算は、品目が増え、複数の人が記録するようになったときの選択肢です。
発注に使っている表と同じファイルに、実数、差異、扱い、通知日時の列を足します。
そうすれば発注数量を書き写す手間がなくなり、締め日には差異のある行だけを絞り込めます。
一方で、品名の書き方が人によって揺れることがあります。
同じファイルを複数の人が同時に開いて上書きすると、記録がかえって追いにくくなります。
品名を一覧から選ぶ形にする、記録する人を時間帯で分けるといった運用の決めごとが要ります。

システムで管理する方法は、条件がそろうほど検討の価値が高まります。
品目が多い、複数の店舗がある、発注担当と検品担当が別の人である、といった条件です。
発注のデータを検品の画面で呼び出し、実数だけを入れる仕組みであれば、発注数量の転記がなくなります。
差異のあった納品を、請求の確認の前に一覧で拾うこともできます。
ただし、仕組みがどこまで対応しているかは製品や設定によって違います。
検品・差異・通知の記録を残せるか、請求の照合にどうつながるかを、自社の流れに当てはめて確かめる必要があります。
導入の手間と、決めごとを全員に浸透させる手間も見込んでおくべきです。

発注担当と検品担当が別の場合は、媒体よりも先に、差異の情報が誰からいつ誰へ渡るかを決めておくことが効きます。
検品担当が記録を付け、仕入先へ通知し、その日のうちに発注担当へ共有する、という流れです。
この流れが決まっていれば、紙でも表計算でも、締め日に請求書の数量と照らすところまでつながります。

▼ 図の内容を文字で読む

• 受領した時刻
  • 置き配や時間外納品では、検品する時刻と別に書く
• 検品した時刻
  • 受領との間から、検査が遅れた理由を説明できる
  • 写真の撮影時刻も検査の記録になる
• 仕入先へ伝えた時刻
  • 検品との間から、通知までにかかった時間を説明できる

三者照合の結果を請求確認や在庫へどう渡すかは、発注の出し方や担当の分かれ方によって組み方が変わります。現場の中だけでは決めきれないこともあります。

いまの発注から検品、請求の確認までの流れのどこで転記や探し直しが起きているかを整理し、記録をどこでつなぐと手間が減るかを確かめられます。無料相談で要件を整理する

差異に気づいてから締め日までに確かめること

差異に気づいた時点から請求書を照合するまでの時間の流れに沿って並べた。

• 受領サインの前：納品書と実物の差を数え、納品書に実数を書き添える

• その日のうち：差異と希望する扱い（補填・値引き・返品）を、記録の残る方法で仕入先へ伝える

• 回答が来たら：補填の日時や訂正した納品書の有無を記録に追記する

• 在庫への計上：納品書の数量ではなく実数で入れる

• 締め日：請求書の数量を、検品記録の実数と扱いの結果に照らす

受領サインの前とその日のうちの二つは期限が迫る確認で、残りの三つは締め日までに整えれば足ります。

要点の整理

軸	基準
照合の順番	納品書と実物、納品書と発注内容の順に比べ、ずれが生じた段階を見分ける
通知の時期	数量の差は直ちに通知。運用はその日のうちを基本にする
扱いの選び方	今日使うか、取り決めと証跡があるかで、受領・返品・後日補填・値引きを選ぶ
重量・入数の品目	請求の基準・計量条件・差異とみなす幅・単位の読み替えを仕入先と先に決める
立会いのない納品	開梱の予定時刻・写真の撮り方・納品書の置き場所・連絡先を取り決める
記録の媒体	項目を共通にし、品目数・納品頻度・担当者数で紙・表計算・システムを選ぶ

差異の記録に残す項目は決まっても、紙・表計算・システムのどれで回すかは、品目数や店舗数、発注と検品の担当の分かれ方によって答えが変わります。 自社の受発注の流れに当てはめて、検品の記録を請求の照合へつなぐときにどの確認が残り、どの転記を減らせるかを具体的に確かめられます。

よくある質問

数量差異に気づいたのが翌日以降だった場合、通知はまだ間に合いますか。

商法526条は数量の不適合について「直ちに」通知することを求めています。
6箇月の例外は種類・品質に限られ、数量は含まれません¹。
条文に日数は書かれていないため、翌日以降の通知が認められるかどうかは、検査が遅れた事情や契約の定めによって判断が分かれえます。
気づいた時点ですぐに、日時の分かる方法で仕入先へ伝えてください。
置き配で開梱が遅れたなど、気づくのが遅れた理由も記録に残しておきます。
仕入先と主張が食い違うときは、専門家に相談してください。

納品書の数量は正しいのに実物が少ないとき、受領サインをする前に何をすればよいですか。

まず、運転手がいる間に実物を数え直し、納品書の該当品目の横に実数と差を書き添えます。
そのうえでサインをすれば、受け取った事実と差異の両方が一枚に残ります。
箱の数が分かる写真も撮っておきます。
その日のうちに、仕入先の受注窓口へ記録の残る方法で伝えます。

重量表示の食材で表示と実測がずれた場合に備えて、仕入先とどんな取り決めをしておけばよいですか。

決めておきたいのは、次の四つです。
請求を表示重量と実測のどちらで行うか、計量の条件（包装材を含めるか、解凍の前後のどちらで量るか）、差異とみなす幅、その幅を超えたときの連絡方法です。
許容する幅は品目や取引ごとに事情が違うため、一律の値を前提にせず、品目ごとに合意しておきます。
実測したときは、量った条件も記録に残します。

置き配で納品された冷蔵品の数量が足りないとき、証跡として何を残せばよいですか。

写真を順番に撮ります。
置かれた状態のまま場所と箱の数が分かる全体、箱の外側の表示、開けた後の中身、一緒に置かれていた納品書です。
差異に気づいた時刻と仕入先に伝えた時刻も記録します。
冷蔵品は庫内へ移す前に箱の数だけでも数えておくと、店内で使った分と区別できます。

発注担当と検品担当が別の場合、差異の情報をどう共有すればよいですか。

誰が記録を付け、誰が仕入先へ通知し、いつ発注担当へ共有するかを先に決めておきます。
記録の項目を共通にし、同じ場所に残しておけば、発注担当が欠品連絡と照らしたり、経理が締め日に請求書と照らしたりできます。
差異があった日は、その日のうちに共有するのが基本です。

取引基本契約に検査期間の定めがある場合、商法526条との関係はどう確認すればよいですか。

まず契約書の検査や通知に関する条項を読み、検査の期間、通知の方法、通知先が条文とどう違うかを把握します。
契約の定めと条文がどう関係するかは、契約の文言や事情によって変わります。
判断に迷うときや仕入先と主張が食い違うときは、弁護士などの専門家に確認してください。
現場の運用は、契約の定めと条文のうち短いほうの期限に合わせておくと、通知の遅れを避けやすくなります。

1. 1　出典：e-Gov法令検索「商法 第526条（買主による目的物の検査及び通知）」（2026年確認）
2. 2　出典：流通BMS協議会（GS1 Japan）「流通BMS標準仕様 基本形」（2007年）
3. 3　出典：厚生労働省「HACCPの考え方を取り入れた衛生管理のための手引書」（2026年確認）