FAX注文の繁忙期にOCRで受注入力は回せるか｜確認・修正の分担と導入判断

◆監修・編集責任者　小園 将隆　2026年11月11日

B2B EC-COLUMN

繁忙期にFAX注文が積み上がるとき、OCRは入力のどこを減らし、どこが残るのか

年末や期末に得意先からのFAX注文が積み上がり、入力が終わらないうちに出荷手配や納期回答が遅れていく。
OCR（画像の文字を読み取ってデータにする技術）を使えば、注文書を一枚ずつ手で打ち込む作業は減らせます。
ただし、読取結果の確認と修正は残り、繁忙期には枚数に応じてその作業も増えます。
公開されている「認識率98%」はメーカーの基準帳票での値なので、自社の得意先FAXで試すことが前提です。
繁忙期前に試験、確認担当と例外の扱い、ピーク量の費用試算がそろわなければ、今期は人手入力を続ける判断もあります。

FAX受注の担当者が挙げる負担

食品の小売・卸売で受注業務を担う106名を対象に、2023年3月にインターネット調査が行われました。
受注方法としてFAXを挙げた人は67%でした²。
FAX・メール・電話で受注している90名に課題を尋ねた設問では、「注文書の手入力に手間がかかる」が60%、「注文確認の連絡に手間がかかる」が41.1%という回答でした²。

この調査は食品業に限られ、繁忙期だけを切り出したものでもありません。
そのため、年末や期末にどの工程が一番遅れるかまでは、この数字からは分かりません。
ただ、平常時から手入力と確認の連絡が負担として挙がっています。
注文が集中する時期には、この二つの作業が枚数に比例して膨らむと見ておくのが自然です。

自社の遅れがどこで起きているかは、FAXが受注データになるまでの流れを分けて見ると切り分けやすくなります。
一枚の注文書を受け取った担当者は、まず得意先を見分け、品名・数量・納期を受注画面へ打ち込みます。
読めない字や数量の疑問があれば得意先へ電話で確かめ、登録を終えてから出荷手配へ回します。
繁忙期に机の上でFAXが積み上がっているなら、止まっているのは打ち込みの段です。
一方、打ち込みは終わっているのに得意先からの折り返しを待つ注文が残っているなら、止まっているのは確認の連絡の段です。
この場合、OCRを入れてもその待ち時間は短くなりません。

OCRで減る作業と残る作業

OCRが代わりに担うのは、FAXの画像から文字を読み取り、品名・数量・納期などの欄をデータに変える部分です。
担当者が用紙を横に置いて一文字ずつ打ち込んでいた時間は、ここで減ります。

一方、読み取った結果が正しいかを見て誤りを直す作業は残ります。
PFUのコラムは、従来のOCRでは認識結果の校正・修正に手間がかかり、確認とデータ修正にも時間がかかることを課題として挙げています¹。
読み取りの精度が上がれば直す箇所は減りますが、読み違いがなくなると示した資料はありません。
受注データとして登録する前に、誰かが画像と読取結果を見比べる段は導入後も残ると考えておくほうが安全です。

もう一つ残るのが、先に触れた注文確認の連絡です。
OCRは書かれている文字を読みます。
しかし、得意先が書き忘れた納期や、在庫と合わない数量について問い合わせるのは受注担当者の仕事のままです。
また、読み取った品名を自社の商品コードや得意先ごとの単価に結び付ける作業を製品がどこまで担うかは、ここで参照した資料には書かれていません。
受注システムへ取り込む前にこの対応付けを人がしている場合は、その時間も残る作業として数えておく必要があります。

つまりOCRを入れると、手入力の時間が確認・修正の時間に置き換わります。
置き換わった後の時間が繁忙期でも回る長さに収まるかどうかは、自社に届くFAXがどれだけ読み取りやすいかで決まります。
その手掛かりとしてよく目にするのが、製品ごとに公開されている認識率です。

▼ 図の内容を文字で読む

• 減る作業
  • 用紙を横に置いて一文字ずつ打ち込む手入力
• 置き換わる作業
  • 画像と読取結果を見比べて誤りを直す確認・修正
• 残る作業
  • 納期の書き忘れや数量の疑問を得意先へ問い合わせる注文確認の連絡
  • 品名を商品コードや得意先ごとの単価へ結び付ける対応付け（人が行っている場合）

「認識率98%」は何の数字か。自社の得意先FAXに当てはめる前に確認すること

公開値の前提と記載されていないこと

PFUのコラムでは、FAX注文書を対象にした結果を示しています。
従来OCRの認識率が80%だったのに対し、同社のAI-OCRであるDynaEye 11では98%でした¹。
AI-OCRは、AI（機械学習）の技術を取り入れたOCRのことです。
この数字に付いている脚注は「PFU基準帳票を用いた認識精度結果」だけです。
どのような帳票を使ったのか、どう測ったのか、認識率を文字単位で数えたのか欄単位で数えたのかは書かれていません¹。

数え方の違いは、確認の手間の見積もりを大きく変えます。
たとえば一枚の注文書に品名・数量・納期の欄が何行も並んでいる場合を考えます。
文字単位で98%読めていても、どこかの欄に一文字でも誤りがあれば、その欄は直さなければなりません。
欄の中の文字数が多いほど、欄ごとや注文書ごとに見て「直す必要がない」割合は、文字単位の割合より低くなりえます。
受注担当者にとって大事なのは、何枚の注文書をそのまま登録でき、何枚に手を入れる必要があるかです。

もう一つの前提は、読み取った帳票がPFUの用意した基準帳票だという点です。
得意先から届くFAXは、得意先ごとに書式が違い、手書きの追記が入り、送信側の機械によって文字がかすれたり傾いたりします。
基準帳票での98%を、こうしたFAXでも同じように出る見込みとして使うことはできません。
他社の製品に当てはめることもできません。
80%と98%の差は、その試験の条件で二つの方式に差があったことを示す数字として読むのが妥当です。

受信側でできる工夫として、同じコラムは次の三つを挙げています¹。

• FAXに対応したAI-OCRを使う
• 受信したFAXを紙に印刷してスキャンし直さず、複合機の受信データをそのまま使う
• 画像の傾きや拡大縮小を補正する

いずれも効果の大きさは示されていません。
それでも、紙に印刷して読み込み直す運用をしているなら、試験の前に受信データを直接使える経路があるかを確かめておく価値があります。
書式の違いについては、製品によって扱いが分かれます。
Spread社のSP-FAX AI OCRについて、提供者は帳票の書式を事前に登録する必要がなく、欄外の手書きメモも認識できると説明していますが、精度の数値は示していません³。
書式の登録が要るかどうかは準備の手間を左右します。
ただし登録が不要でも、自社の得意先の書式で正しく読めるかは別の問題として残ります。

定型・非定型・手書きの試験の組み方

公開値が当てはまらない以上、見込みは自社のFAXで試して出すことになります。
試験に回すFAXは、受注担当者が日々受け取っているものから、読みやすさの違いが分かるように選びます。

• 注文の多い得意先から届く、書式が毎回同じ定型のFAX
• 得意先独自の書式で、行の並びや欄の位置が変わる非定型のFAX
• 手書きの注文書や、印字された注文書に手書きで数量を書き足したFAX
• 文字がかすれていたり、傾いて届いたりしたFAX

どの種類を何枚ずつ選べば十分かという基準は、参照した資料にはありません。
枚数をそろえることより、繁忙期に実際に届く注文の顔ぶれを試験に入れることを優先します。
無料体験に上限がある製品では、配分も考える必要があります。
たとえばSpread社の無料体験は14日間・最大50ページです³。
注文の多い得意先の定型FAXばかりで枠を使い切ると、手書きや非定型でどれだけ直す必要があるかが分からないまま終わります。

試験で記録したいのは、認識率よりも「一枚を確認し終えるまでにかかった時間」と「直した欄の種類」です。
繁忙期に詰まるかどうかを決めるのは、前の節で見た確認・修正の時間だからです。
直した欄の種類を分けておくと、出荷や請求に直結する誤りと影響の小さい誤りを区別できます。
前者は数量や単価の読み違い、後者は品名の表記ゆれなどです。
前者が多い書式は、次の節で扱う例外の候補になります。

試験の期間中は、これまでどおり人手でも入力し、OCRの結果と突き合わせると正誤がはっきりします。
人手の入力を正解として扱えるので、誤りを見落としたまま「よく読めている」と判断するおそれが減ります。
同時に手入力にかかった時間も測っておけば、OCRに切り替えたときに確認・修正の時間がそれより短くなるかを、同じ注文で比べられます。

▼ 図の内容を文字で読む

1. 試験に回すFAXを選ぶ
   • 書式が毎回同じ定型のFAX
   • 行や欄の位置が変わる非定型のFAX
   • 手書きや手書きの書き足しがあるFAX
   • かすれや傾きのあるFAX
2. 人手でも入力してOCRの結果と突き合わせる
3. 一枚の確認時間と直した欄の種類を記録する
4. 直した欄を影響の大きさで分ける
   • 数量や単価の読み違い：出荷や請求に直結し、例外の候補になる
   • 品名の表記ゆれ：影響が小さい

読取後の確認・修正は誰が担い、例外注文はどう扱うか

確認担当の決め方

OCRを入れると、FAXは受信して読み取られ、確認待ちの一覧に並びます。
入力の段が速くなっても、その一覧を誰が見るかが決まっていなければ、注文は確認待ちのまま積み上がります。
たとえば、入力担当が電話や出荷調整に呼ばれているあいだ、確認待ちの注文が手付かずのまま残る、という止まり方です。

確認担当の人数は、試験の結果から見積もれます。
試験で測った一枚あたりの確認・修正時間に、ピーク日に届く枚数を掛けると、その日に確認だけで必要な時間が出ます。
これを、確認担当が一日のうち確認に充てられる時間で割れば、必要な人数の目安になります。
例外注文の対応や得意先への問い合わせには、この計算とは別に時間を取っておきます。
これは見積もりの考え方で、どの会社でもこの方法で足りると確かめられた実績ではありません。

人数と同じくらい気にしたいのが、確認の判断が一人に集まっていないかです。
前出の調査では、FAX・メール・電話で受注する担当者のうち38.9%が「オペレーションの属人化が発生している」と回答しています²。
これも食品業の調査で、繁忙期に限った数字ではありません。
ただ、ある得意先の数量がケース単位かバラ単位か、略称がどの商品を指すか、といった判断が特定の担当者の頭の中にしかないと、その人が休んだ日に確認が止まります。
試験の間に出てきた得意先ごとの癖を書き出し、二人以上が同じ基準で確認できるようにしておきます。
そうすれば、繁忙期に担当を増やしたときにも判断がそろいます。

例外注文の振り分けと辞書への反映

すべての注文を同じ深さで確認すると、確認担当がいくらいても足りなくなります。
そこで、画像と読取結果を照合するだけで済む通常の注文と、経験のある担当者が判断する例外の注文に分けておく方法があります。
例外として扱う候補は、たとえば次のような注文です。

• 印字された注文書に、手書きで数量や納期が書き足されている
• 書式が崩れ、読取結果の欄がずれている
• 新しい得意先や、初めて届いた書式の注文
• 数量が普段の注文と大きく違う

どこで線を引くかは、試験で見えた誤りの傾向から決めます。
試験で手書きの追記に数量の読み違いが集まっていたなら、追記のある注文は最初から例外に回す、といった具合です。
反対に、誤りがほとんど出なかった定型の書式は、照合を短く済ませる側に置けます。
ここで挙げた候補は一つの例で、自社の得意先の書式に合わせて入れ替えてかまいません。

例外を見る担当者が決まれば、通常の確認は手順に沿って複数の担当で分けられます。
例外の判断を一人に寄せると、それ自体が新しい属人化になります。
例外担当にも代わりの担当を決めておきます。

同じ読み違いを何度も直す手間を減らす仕組みを持つ製品もあります。
Spread社の説明では、レビュー画面で読取結果の誤りを直し、人が確認・修正した内容から誤読パターンの辞書化を提案する仕組みがあるとしています³。
これは同社サービスの仕様で、他の製品に同じ仕組みがあるとは限りません。
こうした仕組みがある場合、繁忙期の前に平常時のFAXで修正を重ねて辞書へ反映しておけば、繁忙期に同じ誤りを繰り返し直す場面を減らせる見込みがあります。
ただし、繁忙期に初めて届く書式や新しい得意先の注文は辞書に入っていません。
辞書を育てても、例外の振り分けは並行して必要です。

▼ 図の内容を文字で読む

1. FAXを受信して読み取る
2. 画像と読取結果を照合し、誤りを直す
   • 通常の注文：確認担当が手順に沿って照合する
   • 例外の注文：経験のある担当者と代わりの担当が判断する
3. 修正内容から誤読パターンの辞書化が提案される
4. 提案を確かめて辞書に反映する

繁忙期前の準備を、導入済み・導入検討中・人手入力継続の3状況で選ぶ

導入済みの場合

すでにOCRを使っているなら、繁忙期までに手を入れられるのは読取の条件と確認の体制です。
まず、平常時に直した誤りを得意先別に集め、どの得意先のどの欄で直しが多いかを見ます。
辞書化のような仕組みがある製品なら、その結果を反映しておきます。

読取の条件では、FAXを紙に印刷してスキャンし直していないか、傾きや拡大縮小の補正が働いているかを見直します。
どちらもPFUのコラムが精度を上げる点として挙げている項目です¹。
印刷とスキャンを挟む運用は、枚数が増える繁忙期ほど手間が重なります。

体制では、前年の繁忙期に届いた枚数からピークになる週と日を見当づけ、前の節の考え方で確認担当を日ごとに割り当てます。
例外を見る担当とその代わりも、この時点で決めておきます。
処理する枚数が増えたときに、契約上の上限や料金の段階に当たらないかも、繁忙期の前に契約内容で確かめておきたい点です。

導入検討中の場合

これから導入するなら、順番が大事です。
得意先のFAXでの試験を先に行い、一枚あたりの修正時間が分かってから、確認担当の見積もりと費用の試算に進みます。
製品の比較を先に進めても、自社のFAXで直す量が分からなければ、どの製品で繁忙期を回せるかは判断できません。

見落としやすいのが、読み取った結果を受注システムや基幹システムへどう取り込むかです。
読取結果をファイルに書き出して人が取り込むのか、連携の機能で送るのかで、残る手作業の量が変わります。
連携先のシステム側で設定や改修が必要になる場合は、その準備にも時間がかかります。

導入の時期は、繁忙期の直前を避けて考えます。
直前に入れると、確認手順に慣れていない担当者が、一年で最も多い枚数を新しい画面で処理することになるからです。
閑散期に人手入力とOCRを並行させ、確認の手順と例外の振り分けが回ることを確かめてから繁忙期を迎えるのが、無理のない順序です。

人手入力を続ける場合

今期はOCRを見送ると決めた場合でも、繁忙期の前にできることはあります。
手入力に時間がかかっている得意先から順に、注文書の書式をそろえてもらえないか相談する方法です。
手書きの注文や、書式が毎回変わる注文を送ってくる得意先が対象になります。
自社で用意した注文書の様式を使ってもらえれば、入力担当が欄を探す時間が減ります。
将来OCRを試すときにも、定型のFAXとして扱えます。

もう一つは、次の試験への準備です。
今期の繁忙期に届いたFAXを得意先別に残しておけば、閑散期の試験に、繁忙期に実際に届く注文の顔ぶれをそのまま使えます。
日ごとの受信枚数も記録しておくと、次の節で扱う費用の試算と確認担当の見積もりに使える数字になります。

人手入力を続ける期間も、得意先ごとの癖を書き出しておく作業は無駄になりません。
繁忙期に入力担当を増やすときの引き継ぎに使えるうえ、OCRを入れた後は確認担当の判断基準になります。

受注量が増えたときの費用と立ち上げ期間、間に合わせるか見送るかの判断基準

ピーク量の費用の試算の仕方

OCRの料金の仕組みは製品によって違います。
例として、Spread社のSP-FAX AI OCRは、読取1ページあたり10pt（税込10円相当）で、月額の基本料はかからないと記載しています³。
これは同社の一つのサービスについて、2026年時点のページに載っていた条件です。
FAX向けOCRの相場を示すものではありません。

このような従量課金では、費用は処理するページ数に比例して増えます。
繁忙期の費用は、ピーク週に届くFAXのページ数に1ページの単価を掛ければ見当がつきます。
数えるのは注文の件数ではなくページ数です。
複数ページにわたる注文書や、得意先が送り直して同じ注文が二度届いたFAXも、読み取ればその分がページ数に加わります。

試算で費用が分かっても、それだけで導入の得失は決まりません。
読み取りの費用を払ったうえで、前の節で見積もった確認・修正の時間がかかるからです。
比べるべきは、手入力にかかっていた時間と、OCRの費用に確認・修正の時間を加えたものです。
試験で同じ注文の手入力時間と修正時間を測っておけば、この比較を自社の数字で行えます。

費用の試算では、見積もりから外れやすい項目が二つあります。
一つは処理量の上限です。
Spread社のページには、有料利用時の月間の上限枚数の記載が見当たりません³。
ピーク月の枚数を処理できるかは、契約前に提供者に確かめる必要があります。
もう一つは連携の費用です。
同社はクラウドコネクターを追加料金なしでOCR料金に含めるとしていますが、連携先の基幹システム側の費用はこれに含まれません³。

立ち上げ期間の見方

Spread社は、初期運用を短時間で始められるとする一方、帳票の種類や連携先の準備状況によって変わると説明しています³。
読み取りを始められることと、繁忙期の枚数を回せることは、別の段階として考える必要があります。

繁忙期に回せる状態になるまでには、いくつかの段があります。
得意先のFAXでの試験、修正時間の計測、辞書への反映や読取条件の調整、確認担当への手順の共有、受注システムへの取り込みの確認です。
繁忙期に届く書式をひととおり集めるだけでも日数がかかります。
無料体験の期間に収まらなければ、有料で試験を続けることになります。
繁忙期の始まりから逆算してこれらの段を並べ、並行運用の期間まで含めて収まるかを見ます。

連携先の準備が必要な場合は、さらに時間の見当がつけにくくなります。
基幹システムの改修を外部に依頼しているなら、その依頼先の予定も含めて考える必要があります。

見送りの判断基準

ここまでの見積もりを繁忙期に間に合わせるかどうかの判断にまとめると、次の四つがそろっているかが分かれ目になります。

• 前年の実績などからピーク週・ピーク日の枚数をつかみ、費用を見積もれている
• 得意先のFAXで試験し、一枚あたりの修正時間を測れている
• 確認担当と例外の扱い、その代わりの担当が決まっている
• 試験と調整、並行運用の期間が繁忙期の前に取れる

このうち一つでも欠けるなら、今期は人手入力を続け、次の閑散期に試験するのが無理のない判断と考えます。
とくに三つ目が欠けたまま導入すると、入力は速くなっても確認待ちの注文が積み上がり、手入力のときより遅れの原因が見えにくくなるおそれがあります。
これは提案としての基準で、四つがそろえば繁忙期の遅れがなくなるという保証ではありません。

全部の得意先でそろわなくても、一部ならそろう、という場合もあります。
試験で修正の少なかった定型の得意先だけをOCRに回し、手書きや非定型の多い得意先は人手入力のまま繁忙期を迎える方法です。
確認担当が見る枚数が限られるので、初めての繁忙期でも確認待ちを把握しやすくなります。
次の閑散期に対象を広げるかどうかも、繁忙期の実績を見て決められます。

▼ 図の内容を文字で読む

1. 前年の実績からピーク週・ピーク日の枚数をつかむ
2. 得意先のFAXで試験し、一枚あたりの修正時間を測る
   • 修正が少ない定型の得意先：OCRに回す候補
   • 手書きや非定型の多い得意先：人手入力のまま、または例外として人が見る候補
3. 修正時間とピーク日の枚数から確認担当と例外の担当を決める
4. ピーク週のページ数と単価から費用を試算する
5. 試験・調整・並行運用の期間が繁忙期の前に取れるか確かめる
   • 四つの条件がすべてそろう：今期から導入
   • 一部の得意先だけそろう：対象を絞って導入
   • 一つでも欠ける：今期は人手入力を続け、次の閑散期に試験

得意先ごとの書式の違い、手書きの混ざり方、受注システムへの取り込み方は会社ごとに異なります。公開されている認識率や一般的な説明だけでは、自社で確認・修正がどれだけ残るかの見込みを立てにくいからです。

試験に回すFAXの選び方や、確認担当と例外の分け方を、自社の受注の流れに当てはめて整理できます。無料相談で要件を整理する

要点の整理

軸	基準
OCRで減る作業	注文書の手入力。確認・修正と注文確認の連絡は残る
認識率の公開値	98%はPFU基準帳票での値。自社FAXで試験し、一枚あたりの修正時間を測る
確認体制	修正時間とピーク日の枚数から担当を見積もり、例外とその代わりの担当を決める
費用	従量課金ならピーク週のページ数×単価。処理量の上限と連携先の費用は別に確かめる
見送り	費用・修正時間・担当・試験期間のいずれかが欠ければ、今期は人手入力を続ける

間に合わせるか見送るかは、ピーク枚数、修正時間、確認担当、試験期間を並べて初めて決まります。社内だけでは一部の条件が欠けたまま判断しがちだからです。 前年の受信枚数や試験の結果をもとに、今期導入、一部の得意先に絞った導入、次の閑散期への見送りのどれが現実的かを確かめられます。

よくある質問

得意先ごとに書式が違うFAXは、OCRに書式を登録してから使うのか

製品によって違います。
Spread社のSP-FAX AI OCRのように、帳票の書式を事前に登録する必要がないと提供者が説明している製品もあります³。
登録が必要な製品であれば、得意先の数だけ準備の手間がかかるので、立ち上げ期間に含めて考えます。
登録が要らない製品でも、自社の得意先の書式で正しく読めるかは別に確かめる必要があります。
試験に非定型のFAXを入れておくと、その判断材料になります。

手書きの追記が混じるFAXは、OCRに任せるのと人が見るのとでどちらが早いか

一律には言えません。
Spread社は欄外の手書きメモも認識できると説明していますが、精度の数値は示していません³。
判断の材料になるのは、試験で手書きを含むFAXを読み取り、確認・修正にかかった時間と、同じ注文を手入力した時間を比べた結果です。
修正の時間のほうが長い、あるいは数量の読み違いが続くようなら、その種類の注文は例外として最初から人が見るほうが、繁忙期の確認の流れを乱しにくくなります。

繁忙期の途中でOCRを入れて、混乱しないか

確認手順に慣れていない担当者が、一年で最も多い枚数を新しい画面で処理することになるため、混乱のおそれは高くなります。
途中から入れるなら、試験で修正が少なかった定型の得意先に対象を絞ります。
残りは人手入力のままにして、いつでも手入力へ戻せる状態で始めるのが現実的です。
確認担当と例外の扱いを決めないまま全件をOCRに切り替えるのは避けます。

複合機の受信データとスキャン画像では、読取に差が出るか

PFUのコラムは、FAXの紙をスキャンし直さず、複合機の受信データをそのまま使うことを、精度を上げる基本として挙げています¹。
どれだけ差が出るかの数値は示されていません。
いま印刷した紙をスキャンして読み取っているなら、試験の際に受信データを直接使う経路と両方で読み取り、修正の量を比べると、自社の環境での差が分かります。

試験のFAXは何枚、どの得意先から選べば精度の見込みが取れるか

何枚あれば精度の見込みが取れるかという基準は、参照した資料にはありません。
枚数よりも、選び方が結果を左右します。
注文の多い得意先の定型FAX、得意先独自の非定型FAX、手書きや追記のあるFAX、かすれや傾きのあるFAXを含め、繁忙期に届く注文の顔ぶれに近づけます。
無料体験に上限がある場合は、定型ばかりで枠を使い切らないよう、種類ごとに配分を決めてから始めます。

FAXが多い得意先に、メールや電子受発注への切り替えを頼むときの注意点は何か

切り替えは得意先側の作業を変えてもらうお願いなので、相手の手間が増えないかを先に考えます。
繁忙期の直前に頼むと、得意先も自社も慣れない方法で注文をやり取りすることになります。
閑散期に相談し、しばらくはFAXでも受け付ける期間を設けるほうが、混乱を抑えられます。
依頼する順番は、FAXの枚数が多い得意先や、手書きや書式の違いで手入力に時間がかかっている得意先からにすると、受注側の負担が減る範囲が分かりやすくなります。

1. 1　出典：株式会社ピーエフユー（リコーグループ）「FAX注文書はOCRできる？精度を向上させる3つのポイント（デジタラクル コラム）」（2025年）
2. 2　出典：株式会社ハンモック（調査実施：IDEATECH「リサピー」）「食品業の受注業務に関する実態調査」（2023年）
3. 3　出典：株式会社Spread「SP-FAX AI OCR サービスページ」（2026年）