納品書が止まるリスクと回避策：出荷を止める前に確認する支払期日・保存・代替手順

◆監修・編集責任者　小園 将隆　2026年11月11日

B2B EC-COLUMN

納品書が出せないとき、出荷を止める前に確かめること

出荷の準備は整っているのに、納品書だけが出せない。
システムが止まった、担当者が休んでいる、送った書類が取引先に届いていない。
そんなとき、出荷まで止めるべきかで迷います。
取適法の対象取引であれば、代金の支払期日は書類が届いた日ではなく、物品を受領した日から数えて60日以内に定めます²。
出荷を止めるかどうかは、納品書の有無そのものでは決まりません。
取引先が検収で納品書を必須にしているか、代わりにどの書類を受け付けるかで決まります。
代替の発行手順と取引先との取り決めを先に用意しておけば、出荷を止めずに済む場面は増えます。

取引先は納品書を検収・仕入計上の必須書類にしているか

たとえば、午後に出荷する予定の部材は倉庫で揃っているのに、販売管理システムの障害で納品書が印刷できないとします。
このとき問題になるのは、荷物そのものより、届いた先で何が起きるかです。
取引先の受入担当が納品書を発注書や現品と突き合わせて検収し、その記録をもとに仕入を計上しているなら、納品書のない荷物は検収の手前で止まる可能性があります。
一方で、取引先が照合に使っているのが発注番号・品名・数量といった情報だけであれば、同じ情報を別の形で届ければ検収は進められます。

つまり、出荷を止めるかどうかの分かれ目は、自社の書類が揃っているかよりも、取引先が納品書をどの工程で、どの形で使っているかにあります。
同じ納品書でも、取引先によって「原本の同梱が必須」「PDFでも可」「後日届けば可」と扱いが分かれます。
この違いは取引先の社内規程や取引基本契約で決まっていることがあり、外からは推し量れません。

そのため、止まった時点で取引先に聞くことは次の三つに絞れます。

• 検収や仕入計上で、納品書を必須の書類にしているか
• 必須なら、代わりに受け付ける書類（出荷明細のデータ、メール添付のPDFなど）はあるか
• 後日の送付を認めるなら、いつまでに、どの方法で届ければよいか

電話一本で済む確認ですが、障害の最中に初めて聞くと、相手の担当者も即答できないことがあります。
受入担当は「上に確認します」と答えるしかなく、その間に出荷の締め時刻が過ぎてしまうこともあり得ます。
平常時に主要な取引先の答えを控えておくと、止まった日の判断は連絡一本で済むようになります。

取適法の対象取引で受領日が持つ意味

取引先から「納品書が届くまで検収しない」と言われた場合、支払いの時期はどうなるのか。
ここで手掛かりになるのが取適法です。
取適法は下請法を改正して2026年1月に施行された法律で、資本金や従業員数などの基準と、製造委託などの取引の内容によって対象が決まります。

公正取引委員会の説明では、委託事業者（発注する側）は、物品等を受領した日から起算して60日以内に定めた支払期日までに代金を全額支払わないと取適法違反になります²。
起算点として示されているのは「受領した日」であり、納品書が届いた日や検収を終えた日ではありません。
また、中小受託事業者（受注して納める側）に責任がないのに受領を拒むことも禁止されています²。

ここから言えるのは、取適法の対象取引で納品書の到着を支払の前提に置く運用は、法の起算点とずれる可能性があるということです。
これは原典の文言からの読み取りで、個々の取引が対象に当たるか、納品書の不備が受注側の責任に当たるかは、取引ごとに確かめる必要があります。
納品書が遅れたことを理由に受領を拒まれたとき、それが直ちに違反になると言い切れるわけではありません。
対象外の取引では、支払いの起算点や検収の条件は個別の契約と取引先の規程で決まります。

止める場合と出す場合の分かれ目

ここまでの二つを合わせると、出荷の可否は納品書の有無だけでは決まらないことが分かります。
取引先の検収の運用と、取引が取適法の対象かどうかの組み合わせで、取れる手が変わります。
取引先の答え別に整理すると、次のようになります。

• 代替書類（出荷明細のデータ、メール添付のPDFなど）を受け付ける取引先：出荷し、代替書類を同時に送り、正式な納品書は後日に送る
• 原本を求めるが後日の送付を認める取引先：出荷し、合意した期限までに納品書を届ける
• 原本の同梱を例外なく求める取引先：出荷前に連絡し、到着日をずらすか、書類が整うまで保留するかを相談する

三つ目でも、相談なしに出荷を止めるのが最善とは限りません。
取引先の生産や販売の予定に響くなら、相手のほうから代わりの受け取り方を提案してくることもあります。
反対に、連絡せずに書類なしで出荷すると、荷物は届いても検収が止まり、その月の締めに請求が間に合わないといった形で自社に返ってきます。
止めるにしても出すにしても、判断の材料になるのは取引先の答えです。

どちらを選んでも、後から出す納品書や代わりに送った書類は取引の記録として残ります。
その扱いを決めるには、法の側で動かせない部分を知っておく必要があります。

納品書に法的な発行義務はあるのか：確認できた範囲と保存の考え方

今回確認できたこと・できなかったこと

納品書を出せなかったこと自体が法律上の問題になるのか、という疑問も残ります。
本記事で確認した国税庁と公正取引委員会の資料には、納品書の発行を義務づける記載は見当たりませんでした。
民法や商法などほかの法令の扱いは確認できていないため、ここでは発行義務の有無を断定しません。

実務の判断で効いてくるのは、発行義務の有無よりも、取引先との契約で納品書の交付を定めているかと、作った書類・受け取った書類をどう保存するかです。
前者は取引基本契約や発注書の条件に書かれています。
後者は、税法上の保存のルールから考えることができます。

取引関係書類の保存期間（7年・10年）

国税庁の説明では、法人は帳簿と、取引に関して作成または受領した書類を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から原則7年間保存します¹。
青色繰越欠損金が生じた事業年度などは10年間です¹。
書類の例として挙がっているのは注文書、契約書、領収書などで、このページに納品書の名前は出てきません¹。

とはいえ、納品書は取引の内容と納品の事実を記した書類です。
発行する側の控えも、受け取る側の受領分も、取引に関して作成・受領した書類として保存を想定しておくのが安全だと考えます。
これは編集上の整理であり、迷う場合は顧問の税理士に確認してください。
なお、ここで挙げた期間は法人の場合で、個人事業主の期間は本記事では扱っていません。

保存の観点から見ると、止まったときの対応で注意したいのは、正式な納品書を後日発行した場合や再発行した場合の控えです。
出荷のときに送った代替の書類と、後から出した納品書の両方が残り、どちらがどの出荷に対応するのか分からなくなると、数年後に取引の内容を説明するときに困ります。
後日発行した納品書に元の出荷日と、代わりに送った書類の番号を書き添えておけば、対応関係を追えます。

代替できる書類を決めるときの考え方

では、納品書の代わりに何を送れば足りるのか。
考える順番は、書式ではなく中身からです。
取引先が検収で照合する項目（発注番号、品名、数量、納品日など）と、自社が請求や保存に使う項目が載っていれば、受け取る側が作業を進められる見込みは高くなります。

候補になりやすいのは、出荷システムから出した明細データ、納品内訳を載せたメール、請求書に添える納品明細などです。
ただし、それを納品書の代わりとして受け付けるかを決めるのは取引先で、自社の側だけで代替になると決めることはできません。
また、代わりに送った書類も取引の記録として残るので、紙で送ったか電子データで送ったかによって、保存の仕方が変わる点にも気を付けます。

電子データで納品書を出す・受け取るときの保存と注意点

真実性・可視性・検索性の3つの観点

システム障害の間にメールでPDFの納品書を送った、あるいは取引先とEDI（企業間で受発注や納品のデータをやり取りする仕組み）で納品データを交換している。
こうした場合、そのデータは電子取引のデータとして保存を考える対象になります。
紙なら印刷した控えを綴じておけば済みましたが、電子データでは保存の仕方そのものに求められることがあります。

国税庁の電子帳簿保存法の説明では、電子取引データの保存について次の三つの観点が示されています³。

• 真実性：保存したデータが後から書き換えられていないことを示せること（タイムスタンプ、訂正や削除の記録が残る仕組み、事務処理規程など）
• 可視性：画面に表示し、印刷できること
• 検索性：日付・金額・取引先などで検索できること

三つとも、送った側だけでなく受け取った側にも関わります。
自社がPDFで送った納品書は自社の控えとして、取引先が受け取ったPDFは取引先の受領書類として、それぞれの側で保存を考えることになります。
自社に当てはまる細かな要件は、国税庁の原文と税理士で確認してください。

電子化の前に決めておく保存先と検索方法

電子データの保存で抜けが出やすいのは、平常時よりも、障害時に臨時でメール送信したときです。
担当者が自分のメールアドレスから取引先へPDFを送り、そのまま受信箱と送信済みフォルダに残っているだけ、という状態が起こり得ます。
これでは、後から日付や取引先で探そうとしても、その担当者のメールを開かなければ見つかりません。

そこで、臨時の送付も含めて、どこに置き、どう名前を付けるかを先に決めておきます。
たとえば、共有の保存先を一つ決め、ファイル名に取引日・取引先名・金額を入れる規則にしておけば、検索性の観点でいう「日付・金額・取引先で探せる」状態に近づけます。
訂正や削除をどう扱うかを事務処理規程に書いておくことは、真実性の観点に関わります。
ただし、ファイル名の工夫だけで要件を満たせるかどうかは自社の状況によるため、仕組みの選び方は税理士と相談してください。

電子化すれば、印刷・封入・郵送の手間と、郵便の事故で書類が届かない心配は減ります。
その代わりに、保存の設計と、取引先が電子データで受け取れるかの確認が加わります。
紙の止まりやすさを減らす策として選ぶときは、負担がなくなるのではなく置き場所が変わる、と見込んでおくと判断を誤りません。

納品書が止まる原因別の回避策と、導入の負担・条件

人（不在・退職）への備え：手順と権限の分散

納品書を発行できる人が一人しかいない職場では、その人が休んだり辞めたりした日に発行が止まります。
システムの操作だけでなく、取引先ごとの記載のルール（発注番号の書き方、同梱の要否など）がその人の頭の中にしかない場合、代わりの人が画面を開けても何を書けばよいか分かりません。

備えは、手順を書き出すことと、発行の権限を複数人に持たせることです。
手順書には、操作の流れに加えて、取引先ごとの例外を一覧にしておきます。
これで減るのは「担当者に聞かないと分からない」という確認待ちです。
残るのは、誰がいつ発行したかを後で追えるようにする記録で、権限を広げるほど、発行の履歴を見られる状態にしておくことが大切になります。

システム（障害）への備え：代替発行手段

販売管理や出荷のシステムが止まると、データは揃っているのに書類だけが出せない状態になります。
代替手段として考えやすいのは、表計算などで作った納品書の様式を用意しておき、出荷予定のデータを手元に出せるようにしておくことです。
出荷予定の一覧を日々の業務の中で書き出しておけば、障害が起きた時点の情報から書類を起こせます。

代替発行で見落としやすいのは、復旧した後です。
障害中に手作業で出した納品書の番号と、復旧後にシステムが振る番号が重なると、同じ番号の書類が二通存在することになります。
代替発行用の番号の付け方を別に決めておき、復旧後にその分をシステムへ登録するか、控えとして別に保存するかを手順に入れておけば、二重発行や登録漏れを防ぎやすくなります。
障害中にPDFで送った分は、前の節で触れた電子データの保存先へ入れます。

取引先・郵送への備え：電子データ化と受領確認

納品書を郵送や同梱で届けている場合、自社では発行できていても、取引先の手元に届かないことがあります。
荷物と一緒に入れたはずの納品書が受入の現場で見当たらない、別送した書類が遅れる、といった形です。
この場合、自社の誰も止まったことに気づかないまま、取引先の検収だけが止まっていることがあります。

これには、納品書を電子データで送る方法と、受領の確認を取る方法の二つで備えます。
電子データにすれば郵送の遅れはなくなりますが、取引先が電子で受け取る体制を持ち、受け取ったデータを保存できることが前提です。
受領確認は、たとえば出荷のたびに取引先から届いた旨の返信をもらうといった方法で、届かなかった書類に早く気づくための仕組みです。
どちらも取引先の協力が要るため、社内だけでは始められません。

原因別の比較表（効果・負担・前提条件）

ここまでの三つの原因への備えを、同じ観点で並べると次のようになります。

見比べると、人とシステムへの備えは社内の取り決めで始められる一方、取引先・郵送への備えは相手の同意と体制が前提になります。
また、電子データを使う備えは、紙の手間を減らす代わりに、保存の観点を満たす作業が加わります。
どれが効くかは止まる原因によって違うため、過去に実際に止まった場面を振り返り、その原因に当たる行から手を付けるのが無理のない進め方です。

ただし、社内の備えをどれだけ整えても、取引先が納品書をどう扱うかが分からないままでは、止まった日に出荷するか保留するかを決めきれません。
残る部分は、取引先との取り決めで埋めることになります。

納品書なしで出荷するときの取り決めの作り方

取引先と決めておく項目

取引先が「後日届けば出荷してよい」と答えたとしても、その場の口約束だけでは、次に止まったときに同じ確認を最初からやり直すことになります。
平常時に、納品書が出せないときの扱いを取引先と取り決めておくと、止まった日にすることが連絡と送付だけになります。

決めておきたい項目は次の四つです。
いずれも公的な雛形に基づくものではなく、実務上の提案として挙げます。

• 代替書類の種類：出荷明細のデータ、受領確認の返信、請求書に添える納品内訳など、納品書の代わりに受け付けるもの
• 後日送付の期限：正式な納品書をいつまでに、どの方法で送るか
• 受領確認の方法：荷物と代替書類が届いたことを、誰がどの手段で知らせるか
• 検収の確認方法：受領日と検収日をどう記録し、検収の結果をどう伝えるか

四つ目で受領日を記録に残すことには意味があります。
取適法の対象取引なら、支払期日は物品等を受領した日から起算して60日以内に定めることになっているためです²。
納品書が後から届いても受領日がはっきりしていれば、支払期日の数え始めについて双方の認識がずれにくくなります。

後日送付と受領確認の運用

取り決めができていれば、実際に止まったときは次の流れで動けます。

1. 出荷担当が、出荷と同時に取り決めた代替書類を取引先の受入担当へ送る
2. 取引先から荷物と代替書類の受領の連絡を受け、受領日を記録する
3. 発行が再開したら、期限内に正式な納品書を送り、代替書類の番号と出荷日を書き添える
4. 請求担当が、受領日・納品書・請求の内容を照合してから請求を出す

この流れで省けるのは、止まるたびに取引先へ扱いを相談するやり取りです。
一方で、同じ出荷について代替書類と正式な納品書の二つが存在する状態は避けられないため、照合の手間は残ります。
特に請求の締めが近い時期に止まった場合は、正式な納品書が締めに間に合うかを、出荷の時点で請求担当と共有しておく必要があります。

取引先の同意が必要な部分

取り決めのうち、取引先の同意が欠かせないのは、代替書類を受け付けるかどうかと、後日送付の期限です。
取引基本契約や発注書の条件に「納品書を同梱すること」と書かれている場合は、取り決めがその条件と食い違わないよう、変更や覚書の形で合意しておく必要があります。
口頭の了解だけでは、担当者が替わったときに引き継がれません。

もう一つ注意したいのは、一定期間内に検収の連絡がなければ検収済みとみなす、といった条項です。
止まったときの手間を減らせそうに見えますが、その有効性や取適法との関係は本記事では確認できていません。
入れるかどうかは、法務部門や弁護士に相談して決めてください。

▼ 図の内容を文字で読む

1. 物品等の受領日
   • 支払期日の数え始めになる
   • 取り決めた方法で受領を記録する
2. 代替書類の到着
   • 受入担当の照合に使う
   • 受領日の記録と結び付ける
3. 正式な納品書の到着（後日）
   • 支払期日の数え始めは受領日のまま
   • 代替書類の番号と出荷日で突き合わせる
4. 支払期日
   • 受領日から起算して60日以内に定める

出典：公正取引委員会「委託事業者の禁止行為（取適法）」（取適法の対象となる委託事業者と中小受託事業者の取引）

自社の状況別、どの備えから始めるか

紙中心の場合

納品書を手書きや表計算で作り、印刷して同梱している場合、止まる場面として考えやすいのは、作る人がいない日と、書類が届かない場合です。
最初に整えたいのは、代替で発行する手順と、発行できる人を増やすことです。
電子データへの切り替えは、保存の設計と取引先の受け取り体制の確認が要るため、手順と権限が整ってから検討しても遅くありません。

システム発行の場合

システムから納品書を出している場合は、障害の間に何で発行するかと、復旧後の番号と保存の扱いを先に決めます。
障害中にPDFをメールで送ることを想定するなら、その保存先と名前の付け方まで手順に含めておくと、後から探せない書類が残りにくくなります。
平常時からEDIなどで電子的にやり取りしている取引先とは、障害中にどの手段へ切り替えるかを相手とも共有しておきます。

取引先が検収に使う場合

主要な取引先が納品書を検収や仕入計上の必須書類にしている場合は、社内の備えより先に、その取引先と代替書類の扱いを合意することが出発点です。
社内でいくら早く代わりの書類を作れても、相手が受け付けなければ検収は進まないからです。
取引先ごとに答えが違うため、取引額や出荷頻度の大きい取引先から順に、受け付ける書類と後日送付の期限を一覧にしておくと、止まった日に誰が担当しても同じ判断ができます。

実際には、紙中心で、一部の取引先は検収に納品書を使う、というように複数の状況が重なります。
その場合も、取引先の答えを集めることから始めると、社内の手順や電子化をどこまで整えればよいかの範囲が決まります。

取引先ごとに検収の運用が違い、どの取引先にどの代替書類を提案するか、社内のどの工程から備えるかを自社だけで決めにくいためです。

受注から出荷・請求までの流れのどこで納品書が止まりやすいか、取引先と何を取り決めておくかを整理できます。無料相談で要件を整理する

要点の整理

軸	基準
出荷を止めるか	取引先が納品書を検収で必須とし、代替書類も後日送付も受け付けない場合に限り、相談のうえ保留を検討する
支払期日の数え始め	取適法の対象取引では物品等を受領した日（60日以内に期日を定める）
書類の保存	法人は原則7年、青色繰越欠損金が生じた事業年度などは10年。納品書も保存を想定しておく
電子データでの送付	真実性・可視性・検索性の観点で保存し、保存先と名前の付け方を先に決める
取引先との取り決め	代替書類の種類、後日送付の期限、受領確認の方法、検収の確認方法を合意しておく

代替発行の手順、電子データの保存、取引先との取り決めは互いに関わるため、一つずつ決めると食い違いが残りやすいからです。 自社の受発注と出荷の運用に合わせて、止まったときの手順と取引先へ確認すべき項目を洗い出せます。

よくある質問

納品書を紛失した・発行しなかった場合、後から再発行して問題ないか

後から発行する場合は、取引先の検収や仕入計上と内容がずれないことが前提です。
再発行または後日発行であることを明記し、元の出荷日や番号を書き添えると、同じ取引の書類が二重に処理されるのを防げます。
控えは取引に関して作成した書類として、ほかの書類と同じく保存しておくのが安全です（法人の原則は確定申告書の提出期限の翌日から7年¹）。

取引先が納品書がないと検収しないと言う場合、どう交渉するか

まず、代わりに受け付けられる書類があるか、後日の送付なら期限はいつかを尋ね、出荷の扱いを相談します。
取適法の対象取引であれば、支払期日は物品等を受領した日から起算して60日以内に定めることになっており²、起算点は納品書の到着ではありません。
ただし、取引が対象に当たるか、納品書の不備が受注側の責任に当たるかは取引ごとに異なるため、法の規定を交渉の決め手として扱う前に専門家へ確認してください。

納品書を電子データで送るとき、取引先の同意は必要か

法的に同意が必要かどうかは、本記事で確認した資料では分かりません。
実務上は、受け取った取引先も電子取引データとして保存を考える必要があり³、受け取る体制がなければ検収が進みません。
送付の方法と保存の段取りを、事前に取引先と合意しておくのが現実的です。

納品書の保存期間は紙とメールで変わるか

法人の場合、取引に関して作成・受領した書類は原則7年、青色繰越欠損金が生じた事業年度などは10年保存します¹。
紙とメールで期間が異なるかは、本記事で確認した資料には示されていません。
メールなど電子データで受け渡した場合は、真実性・可視性・検索性の観点で整えて保存することが求められます³。
具体的な期間と方法は税理士に確認してください。

システム障害で請求書や納品書を出せない間、出荷はどうするか

取引先が代替書類や後日送付を受け付けるなら、出荷して代替書類を送り、復旧後に正式な納品書を送る方法が取れます。
原本の同梱を例外なく求める取引先には、出荷前に連絡して保留か到着日の調整を相談します。
障害中に手作業で出した書類は、復旧後の番号との重複と、保存先の漏れに注意してください。

1. 1　出典：国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」（2026年閲覧）
2. 2　出典：公正取引委員会「委託事業者の禁止行為（取適法）」（2026年閲覧）
3. 3　出典：国税庁「電子帳簿保存法 適用要件【基本的事項】（電子取引）」（2026年閲覧）