電子受発注の月額費用はいくら？一人担当が総額と運用負担を見積もる手順

◆監修・編集責任者　小園 将隆　2026年11月11日

B2B EC-COLUMN

電子受発注の月額だけでは総額が見えない：上司や取引先に説明する前に分けて見る費用

上司から「電子受発注は月いくらかかるのか」と聞かれ、見積書の月額だけを伝えてよいのか、自分一人で運用まで回せるのか分からず手が止まることがあります。
ある提供元が公開している料金例では月額14〜40万円で、これとは別に初期費用が50〜150万円かかっていました¹。
アカウント数やオプションで月額が増える仕組みも示されています²。
説明は表示の月額ではなく、初期費用・月額・オプション・取引先側の負担に分けた総額で行います。
一人で回せるかは、自社の作業を数えて確かめるのが確実です。

初期費用・月額・オプション・取引先側の負担に分ける

見積書や料金ページで最初に目に入るのは月額です。
しかし上司が知りたいのは、導入時にいくら払い、その後毎月いくら払い続けるのかという合計です。
電子受発注（取引先との注文のやり取りを、FAXや電話ではなくWeb上の仕組みで行うこと）の費用は、少なくとも初期費用と月額費用が別々に示されます。
実際に、ある提供元の料金ページでも、料金例ごとに初期費用と月額費用を分けて表示しています¹。

総額を説明するときは、次の4つに分けておくと、どこが決まっていてどこが未確定かを上司に示しやすくなります。
・初期費用：導入時に一度だけ払う費用です。
設定やデータの登録など、何が含まれるかは見積の内訳で確かめます。
・月額費用：利用している間、毎月払い続ける費用です。
・オプション・カスタマイズ：標準の機能に含まれない追加機能や、自社向けの改修です。
別途費用がかかるものとして説明されています²。
・取引先側の負担：取引先が注文を送る、または受け取るために費用がかかるかどうかです。

4つ目の取引先側の負担は、自社の支払額には入らないこともあります。
それでも、説明する相手が取引先であれば最初に聞かれる点です。
先ほどの料金ページには、取引先側の費用負担についての記載がありません¹。
無料で使ってもらえるのか、取引先にも費用が生じるのかは、見積を依頼する段階で提供元に聞かなければ分かりません。

分けて見る理由はもう一つあります。
初期費用は導入した年に集中して出ていき、月額費用は契約している限り続きます。
このため、初年度と2年目以降では支払いの形が変わります。
月額だけを伝えると、初年度の支出が想定より大きく見え、上司との認識がずれる原因になります。
区分ごとに金額を並べておけば、後で補助金の対象経費と照らし合わせるときにも同じ表をそのまま使えます。

アカウント数による加算に注意する

月額費用は一つの固定額とは限りません。
竹田印刷の解説記事では、SaaS型（提供元のサーバーにある仕組みを、インターネット経由で利用する形）の受発注システムについて、アカウント数に応じて月額料金が加算される従量課金制が一般的だとしています²。
これは同社によるSaaS型全般の解説で、特定の製品の契約条件を示したものではありません。
それでも、月額が何によって増えるのかを考える手掛かりにはなります。

一人担当の場合、見積の段階では自分のアカウントだけを想定しがちです。
ところが運用が始まると、営業担当が注文状況を見たい、出荷担当が出荷指示を画面で確認したい、という声が出ることがあります。
そのたびにアカウントを追加すれば、上司に説明した月額と実際の請求額がずれていきます。
誰が画面に入る必要があるのかを先に洗い出しておくと、このずれを見積の時点で織り込めます。

取引先が使うアカウントが自社の契約数に数えられるのかどうかも、サービスによって扱いが違う可能性があります。
取引先の数が多い会社ほど影響が大きくなるため、次の節で数える項目に入れておきます。

▼ 図の内容を文字で読む

• 初期費用
  • 料金例では月額と別に表示されている
  • 内訳は見積で確かめる
• 月額費用
  • アカウント数で加算される仕組みがある
  • 誰が画面に入るかで変わる
• オプション・カスタマイズ
  • 標準外の機能や改修は別途費用
• 取引先側の負担
  • 料金ページに記載がない
  • 無料かどうかは見積時に確かめる

月額10万円台から40万円まで：電子受発注の料金例に見る初期費用との組み合わせ

料金例6件の月額と初期費用

前の節の区分に、実際の数字を当てはめてみます。
竹田印刷が運営するTS-BASEの受発注の料金ページには、6件の料金例が載っています。
月額費用は14万円から40万円、初期費用は50万円から150万円の幅です¹。
各例にはプラン名として「受注プラン」か「受注＋出荷プラン」が書かれています。
一方、利用者数や取引先数、注文件数といった条件は書かれていません¹。

並べてみると、いくつか読み取れることがあります。
まず、受注＋出荷プランの例に、6件で最も安い月額14万円と最も高い40万円の両方が含まれています¹。
出荷まで扱うプランだから高い、とプラン名だけで判断することはできません。
次に、月額25万円の2件は、初期費用が95万円と150万円に分かれています¹。
月額が同じでも、初期費用まで同じとは限らないということです。
月額だけを並べてサービスを比べると、この違いを見落とします。

差が生まれる理由は、料金ページには書かれていません。
アカウント数の違いなのか、機能の違いなのか、既存システムとの連携の有無なのかは、この表からは分かりません。
また、これは1社が公開している料金例で、電子受発注全体の相場や平均を示すものではありません。
上司に数字を伝えるときも、「ある提供元の公開例ではこの幅だった」と出所を添えて伝えるのが正確です。

解説記事の目安との違い

同じ竹田印刷の解説記事では、SaaS型受発注システムの目安として、月額にあたるランニングコストを10〜20万円、初期費用にあたるイニシャルコストを30〜50万円としています（同社調べ）²。
ところが料金例と比べると、料金例の初期費用はすべて50万円以上です。
月額も、6件のうち4件が20万円を超えています¹。
同じ会社の資料でも、幅が一部で重なりません。

なぜ一致しないのかは、資料からは分かりません。
解説記事はSaaS型全般の目安で、料金例は同社サービスの具体的な例です。
対象がそもそも違います。
解説記事の目安には調べ方の説明が見当たらず、記事の中でも本文と表で月額の書き方が少し違っています。
どちらが正しいかを決めるより、どちらも同じ提供元が公開した値として並べておき、自社の見積で実際の金額を埋めるほうが説明の筋は通ります。

この幅は、見積を取る前の心づもりとして使う程度にとどめます。
実際の金額は、自社の条件を伝えたうえで出てくる見積でしか決まりません。
そのために何を伝えればよいかを、次の節で整理します。

▼ 図の内容を文字で読む

• 料金例6件
  • 月額費用 14〜40万円
  • 初期費用 50〜150万円
  • 利用者数・取引先数などの条件の記載なし
• 解説記事の目安
  • ランニングコスト 10〜20万円
  • イニシャルコスト 30〜50万円
  • SaaS型全般の目安で調べ方の記載なし
• 自社の見積
  • 自社の条件を伝えたうえで実際の金額が決まる

自社の受発注量と取引先数から、電子受発注の見積依頼の前に数えておく項目

数える6項目

料金例の差の理由が書かれていない以上、複数の提供元を比べるには、自社の条件を同じ形で伝えるしかありません。
前の節で見たとおり、月額はアカウント数で加算される仕組みがあり、オプションやカスタマイズは別途費用とされています²。
この2点に関わる数字を、見積を依頼する前に自分で揃えておきます。

・利用アカウント数：自社で画面に入る人数です。
担当者本人に加え、注文状況を確認する人、出荷指示を見る人も数えます。
・取引先数：電子受発注でやり取りする予定の取引先の数です。
最初に移す先と、当面は今の方法を続ける先を分けておきます。
・月の注文件数：直近数か月の受注（発注側なら発注）件数です。
繁忙月の件数も控えておきます。
・必要な機能：受注だけを扱うのか、出荷まで含めるのかです。
料金例でもプラン名がこの単位で分かれています¹。
・連携先システム：販売管理、会計、在庫管理など、注文データを渡したい先です。
・費用負担の希望：取引先に費用負担をお願いできるのか、自社がすべて持つのかです。

月の注文件数で料金が変わる仕組みかどうかは、今回見た公開資料からは確認できません。
それでも件数は数えておく価値があります。
料金に影響しなかったとしても、一人で処理しきれるかを判断する材料になるからです。
この点は次の節で使います。

連携先システムは、オプションやカスタマイズの費用に直結しやすい項目です。
たとえば、今はFAXで届いた注文を販売管理システムに手で入力しているとします。
電子受発注を入れても連携がなければ、画面に届いた注文を同じように販売管理へ入力し直すことになり、入力の手間はほとんど減りません。
連携が標準の機能なのか、追加費用のかかるオプションなのかで、総額も、導入後に残る作業も変わります。

見積時に提供元へ聞くこと

数えた6項目を伝えるのと同時に、次のことを質問しておくと、見積書に何が含まれているかが分かります。
・提示額に含まれるアカウント数と、追加したときの費用の扱い
・取引先側の利用に費用がかかるか。
かかる場合、誰が払う契約になるか
・自社の条件で必要になりそうな機能や連携のうち、見積に入っていないもの
・初期費用の内訳（設定、データの登録、操作説明など）
・導入後のサポート範囲（問い合わせの窓口、取引先からの問い合わせを受けてもらえるか）
・契約期間と、解約するときの扱い

同じ質問を複数の提供元に送れば、返ってきた回答をそのまま横に並べて比較表にできます。
比べるべきなのは提示額の高い安いではなく、その金額に何が含まれ、何が含まれていないかです。
月額が安く見えても、必要な連携がオプション扱いであれば、総額は逆転することがあります。
サポート範囲への回答は、次の節で一人で回せるかを判断するときにも使います。

電子受発注を一人担当で回せるかを判断する：作業の洗い出しと提供元への確認事項

日々の作業と突発対応の書き出し

電子受発注を入れれば一人で回せる、とは言い切れません。
必要な人手は、注文の量、取引先の数、提供元がどこまで引き受けてくれるかによって変わるからです。
判断の材料は、料金表ではなく、自社の作業の書き出しにあります。

システムの方式によって、自社が抱える範囲は変わります。
竹田印刷の解説記事では、SaaS型は提供元が管理や保守運用を担うためランニングコストを抑えられる一方、自社専用に作るスクラッチ型は運用の負担が大きく、予算と運用体制の整備が欠かせないとしています²。
一人担当にとっては、システム自体の保守を自分で持たずに済むかどうかが一つの分かれ目です。
ただし、SaaS型でも、注文を処理する作業や取引先とのやり取りは自社に残ります。

書き出す作業は、次のように分けると漏れが少なくなります。
・日々の処理：注文の確認、在庫や納期の確認、出荷指示、取引先への回答
・取引先対応：利用開始の案内、ログインや操作に関する問い合わせ
・マスタ登録：商品、単価、取引先の情報の追加と変更
・突発対応：画面が開かない、注文が届かないといったときの原因の切り分けと連絡
・不在時の対応：休暇や外出中に届いた注文の処理

それぞれの作業に、頻度と、誰が持つか（自分、提供元、ほかの社員）を書き込みます。
提供元の支援範囲は会社ごとに違い、料金ページだけでは分かりません¹。
前の節の質問で得た回答を、ここに当てはめます。
たとえば、取引先からの操作の問い合わせを提供元が受けない場合、移行した直後は取引先からの電話が担当者一人に集まります。
同じ作業でも、提供元が窓口を持つかどうかで、自分の欄に残る量がまったく変わります。

休暇時の代替をどうするか

一人担当の運用でいちばん弱いのは、担当者がいないときです。
注文は担当者の休暇に関係なく届きます。
代わりの人が最低限できるようにしておきたいのは、ログイン、注文の確認、出荷指示までの手順と、困ったときの提供元の連絡先です。
手順は画面の操作順に短く書いておけば、普段その業務に触れていない人でも追えます。

代わりの人にもアカウントが必要になる場合、アカウント数で月額が加算される仕組みであれば²、その分が費用に乗ります。
運用の備えと費用はここでつながっています。
見積の段階で代わりの人の分も含めておけば、後から上司に追加の説明をせずに済みます。

上司への伝え方も、一人で回る、回らないの二択にしないほうが話が進みます。
自分の欄に残る作業が月にどの程度の時間になるのか、不在のときは誰が何をするのか、という形で示せば、上司は人を足すのか、提供元の支援を厚くするのかを判断できます。

▼ 図の内容を文字で読む

1. 作業を書き出す
   • 日々の処理・取引先対応・マスタ登録・突発対応・不在時の対応
2. 頻度と担い手を書き込む
   • 自分・提供元・ほかの社員のどれが持つか
3. 提供元の支援範囲を当てはめる
   • 見積時の質問への回答を使う
4. 自分の欄に残る量で判断する
   • 月の作業時間と不在時の代わりを上司に示す

取引先に電子受発注を使ってもらうための進め方：費用負担と段階導入の考え方

取引先側の負担を確認する

取引先は、こちらの電子受発注の画面から注文を送る、または注文を受け取る側です。
取引先が無料で使えるかどうかは、料金ページには記載がありません¹。
提供元ごとに確かめる必要があります。

誰が費用を持つかで、話の進め方が変わります。
自社がすべて負担するなら、その分は自社の総額に入ります。
取引先に負担をお願いするなら、自社の総額は抑えられますが、取引先にとっては協力するかどうかの判断材料が増えます。
たとえば、月に数回しか注文のない取引先に費用負担を求めると、今のFAXのままでよいと言われる場面も考えられます。

取引先に利用をお願いするときの案内には、費用の有無に加え、取引先側で何を準備すればよいか、いつから使えるか、今の方法はいつまで使えるかを書いておきます。
この4点が分かれば、取引先は社内で判断しやすくなり、担当者への個別の問い合わせも減らしやすくなります。

取引先の多い順に小さく始める

すべての取引先に一度に切り替えてもらうと、利用開始の案内と問い合わせが一人の担当者に集中します。
一つの考え方として、注文件数の多い取引先から順に始める方法があります。
少ない数の取引先で多くの注文が電子受発注に移るため、問い合わせの対応を一人で受けられる範囲に保ちながら、転記や聞き返しの手間を早めに減らせます。

メールやFAXを併用するかどうかは、自社で決めることです。
併用すれば取引先に無理を強いずに済みますが、担当者は画面とFAX、メールの複数の入口を確認し続けることになります。
注文の取りこぼしがないかの確認も、入口が増えた分だけ残ります。
併用するなら、どの取引先について、いつまで続けるかを決めておくと、移行期間が終わらないまま作業だけが増える状態を避けられます。

段階的に進める場合は、費用の見え方にも注意します。
最初に移す取引先の数で見積を取ったときに、後から取引先やアカウントを増やすとどう加算されるのかを、あらかじめ聞いておきます。
初年度の費用だけで上司の了承を取ると、2年目に取引先を広げたところで費用が増え、改めて説明が必要になります。

電子受発注の費用を抑える制度：デジタル化・AI導入補助金2026の通常枠で確認する点

補助率・補助額・対象経費

費用の負担を下げる方法として、デジタル化・AI導入補助金2026の通常枠があります。
補助率は1/2以内で、一定の賃金要件を満たす場合は2/3以内です³。
補助額は、ツールが対象とする業務の工程（プロセス）の数で区分され、1プロセス以上で5万円以上150万円未満、4プロセス以上で150万円以上450万円以下です³。
対象は中小企業・小規模事業者等で、細かな条件は2026年度の公募要領で確かめます。

対象経費は、ソフトウェア購入費とクラウド利用料（最大2年分）が中心です。
機能拡張やデータ連携ツール、セキュリティはオプションとして、導入コンサルティングや研修、保守サポートは役務として対象に含まれます³。
最初の節で分けた4区分と照らすと、月額費用はクラウド利用料に、追加機能や連携はオプションに近い位置にあります。
初期費用は、その内訳によって役務などの区分と照らすことになります。
取引先側の負担は自社の経費ではないため、この表の外に置きます。
費用を区分ごとに分けておく意味は、ここでも生きてきます。

クラウド利用料が対象になるのは最大2年分です³。
電子受発注の月額は契約している限り続くため、3年目以降の月額は自社で払う前提で上司に説明しておくと、補助が終わった後に予算の話が蒸し返されにくくなります。
補助で総額がいくら下がるかは、対象になる費目と採択の結果によって決まるため、事前に金額として約束することはできません。

受発注ソフトが対象かの確かめ方

通常枠の公式ページには、受発注についての記述がありません。
補助の対象になるのは、事務局に登録されたITツールです³。
検討しているサービスが登録されているかどうかは、提供元に尋ねたうえで、事務局の公開情報で確かめます。

補助金を使うかどうかで、見積を取る順番や契約の時期が変わることがあります。
公募の期間や手続きの順序は年度ごとの公募要領で定められるため、契約を結ぶ前に2026年度の公募要領を読み、分からない点は事務局に問い合わせておくと安心です。
補助金を前提に予算を組む場合は、採択されなかったときの扱いも上司と決めておきます。

▼ 図の内容を文字で読む

• 対象経費に近い区分
  • 月額費用はクラウド利用料に近い（最大2年分）
  • 追加機能や連携はオプションに近い
• 内訳で確かめる区分
  • 初期費用は内訳により役務などの区分と照らす
• 自社の経費ではない区分
  • 取引先側の負担は表の外に置く

電子受発注の導入後の費用対効果を見積もる手順：削減できる作業と増える作業を並べる

減る作業の時間を数える

月額は請求書に載る分かりやすい数字ですが、効果のほうは自社の作業がどう変わるかでしか測れません。
上司に費用対効果を説明するなら、外部の数字を借りるより、自社の今の作業時間を数えるほうが説得力を持ちます。
減る作業と増える作業の両方を数え、月額と並べます。

電子受発注に移ると減る可能性があるのは、次のような作業です。
・FAXの受信確認と、注文書の仕分け
・メール本文やFAXから、販売管理などへの転記
・電話で受けた注文の聞き取りと書き起こし
・読み取りにくい注文書や記入漏れについての取引先への聞き返し

数え方は、1件あたりにかかる時間と月の件数を掛けるだけです。
注文件数は、見積の前に数えた項目をそのまま使えます。
ただし減るのは、電子受発注に移った取引先の注文の分だけです。
FAXを続ける取引先の分は、今と同じ作業が残ります。
また、販売管理との連携がなければ、転記の作業は画面から別のシステムへの入力に形を変えて残ります。

増える作業の時間を数える

導入によって新しく生まれる作業もあります。
・商品、単価、取引先の情報を、電子受発注の画面に登録し、変更のたびに更新する作業
・取引先への利用案内と、操作に関する問い合わせへの対応
・併用期間中に、画面とFAX、メールの両方を確認する作業
・連携がない場合に、注文データを出力して別のシステムへ登録する作業

減る時間から増える時間を引いた差が、導入で生まれる月あたりの余力です。
これを自社の人件費の単価で換算すれば、月額と同じ単位で比べられます。
導入した直後は、取引先対応と併用期間の確認で、増える作業の時間が大きくなりやすい点も見込んでおきます。
移行が進んだ後の時間と分けて示すと、上司にとって判断しやすくなります。

この比較は効果を約束するものではありません。
ただ、何の転記が減り、何の確認が残るのかを作業の単位で示しておけば、導入後に思ったほど楽にならなかったとき、どこを見直せばよいかの手掛かりになります。
一人担当にとっては、この表が、支援を厚くする必要があるかを上司と話すための材料にもなります。

見積の比較項目や作業の書き出しは、一人で作ると抜けに気づきにくく、上司への説明前に第三者の目を通しておきたい段階です。

数えた6項目と各社の見積を照らし合わせ、総額に入っていない費用や、一人の作業として残る部分がどこにあるかを一緒に整理できます。無料相談で要件を整理する

要点の整理

軸	基準
総額の見方	初期費用・月額・オプション・取引先側の負担に分けて並べる
料金例の扱い	1社の公開例であり相場ではない。同じ月額でも初期費用は異なる
見積の比べ方	同じ6項目を伝え、金額に何が含まれるかで比べる
一人で回るか	作業を書き出し、提供元の支援範囲を当てはめて自分に残る量で判断する
取引先への展開	注文の多い先から始め、併用は対象と期間を決める
補助金	通常枠のクラウド利用料は最大2年分。登録ITツールかを契約前に確かめる
費用対効果	減る作業と増える作業の月の時間を数え、月額と並べる

取引先への展開や併用期間の決め方は、自社の取引先の構成によって答えが変わり、記事の一般論だけでは決めきれません。 注文件数と取引先の内訳をもとに、どの取引先から始めるか、併用をいつまで続けるかを、一人で回せる範囲に収める形で検討できます。

よくある質問

見積依頼のとき、提供元に最初に伝えるべき情報は何ですか。

利用アカウント数、取引先数、月の注文件数、必要な機能（受注のみか、出荷まで含めるか）、連携したいシステム、取引先に費用負担をお願いできるかどうかの6点です。
月額はアカウント数で加算される仕組みがあり、オプションやカスタマイズは別途費用とされているため²、これらの条件を揃えて伝えると、提供元ごとの見積を同じ条件で比べられます。

取引先がメールやFAXを続けたい場合、電子受発注と併用できますか。

併用を認めるかどうかは、自社で決める運用の問題です。
ただし併用している間は、担当者が画面とFAX、メールの複数の入口を確認し続けることになり、取りこぼしがないかの確認も残ります。
併用するなら、対象の取引先と期間を決めておくと、作業が増えたまま移行が終わらない状態を避けられます。

導入の前に、一人担当が上司へ説明する資料には何を入れればよいですか。

初期費用・月額・オプション・取引先側の負担に分けた総額、見積に含まれる範囲と含まれない範囲、自分の作業欄に残る月の作業時間、不在時に誰が何をするか、の4点を入れると判断材料が揃います。
公開されている料金例を参考に示す場合は、1社の例であることを添えます¹。

担当者が休暇や退職で不在のとき、運用を止めない備えは何ですか。

代わりの人がログイン、注文の確認、出荷指示までを行える短い手順書と、提供元の連絡先をまとめておくことです。
代わりの人にもアカウントが必要な場合は月額に影響するため²、見積の段階で含めておくと、後から費用の説明をやり直さずに済みます。

補助金を使う場合、申請と契約の順序で注意することは何ですか。

手続きの順序や対象となる期間は、年度ごとの公募要領で定められています。
契約を結ぶ前に2026年度の公募要領を読み、検討しているサービスが登録されたITツールかどうかを確かめてください³。
分からない点は、契約前に事務局へ問い合わせておくと安全です。

1. 1　出典：株式会社竹田印刷「TS-BASE 受発注 料金ページ（料金例）」（2026年閲覧）
2. 2　出典：株式会社竹田印刷「Webの受発注システムの選び方とコストの目安」（2026年更新）
3. 3　出典：中小企業デジタル化・AI導入支援事業事務局「通常枠｜デジタル化・AI導入補助金2026」（2026年）