FAXとWeb（EC）を並行しながら段階的に移行する方法

受発注 業務をFAXと Web（EC）と で並行運用することは、取引先との関係を守りながら業務効率化を進める現実的な方法です。FAXを一気に廃止すると長年の取引先に負担がかかります。一方でFAXとWebを別々に扱い続けると、二重入力や照合作業の手間が残ります。

本記事では、FAX受注とWeb受注を並行しながら、段階的に受発注業務を改善する方法を解説します。

EC-Rider Primoは、FAXや電話、Webから届く受注を一画面で管理できるBtoB特化型のECサイト構築サービス（受発注システム）です。FAX受注を残したままWeb受注と並行運用できるため、取引先への負担を抑えて受発注業務をDX化できます。FAXとWebの受注一元化に課題がある方は、ぜひ無料相談会でご相談ください。

1.受発注業務でFAX受注とWeb受注を並行運用する背景

受発注業務のDXを進める際、FAX受注を残しながらWeb受注へ移行する「並行運用」の判断が現実的です。取引先の事情を無視してWeb化を進めると、現場だけでなく大切な取引先にも混乱が生まれます。

まずはFAX受注が残る理由を整理し、並行運用が必要になる背景を確認しましょう。

FAX受注が残る取引先事情と現場への影響

FAX受注が残り続ける最大の理由は、取引先が長年の発注方法に深く慣れており、新たな発注方法の導入に拒否感があるからです。特に高齢の担当者が多い現場や小規模な取引先では、Web画面で商品を選んで発注するよりも紙に書いてFAXを送信する方が手間がかからないと感じるケースが少なくありません。

取引先にとってFAXは、担当者が変わっても複雑なマニュアルなしで使い続けやすい確実な発注手段です。この現状に対して、急にWebへ切り替えると、問い合わせが増え、営業担当者の負担が大きくなる可能性があります。また、最悪の場合は「それならFAX対応してくれる競合他社に乗り換える」と取引減少に発展するリスクすらあります。

一方で、FAXが届くたびに自社の担当者が目視で確認し、基幹システム（ERP）へ手入力する運用では、現場に重い負担をかけ続けます。さらに、取引先ごとに異なる手書きの文字や独自のフォーマットを読み解く作業は属人化しやすく、「ベテラン事務員しか処理できない」というボトルネックを生み出します。FAXを残すなら、人の作業に頼り切らない仕組みが必要です。

Web受注サービスだけでは解決しにくい業務課題

Web受注サービスを導入しても、全ての取引先がすぐにWebへ移るわけではありません。FAX受注が一定数残ると、Web受注とFAX受注を別々に処理する必要があります。

また、カスタマイズできないパッケージ型（カートASP型など）のWeb受注サービスでは、業界独自の複雑な商慣習や取引先別の注文ルール、商品コードの違いに合わせにくい場合が多々あります。システムで対応できない例外処理を現場が手作業で補う範囲が広いと、Web化しても全体の業務負担はほとんど軽減されません。

Web受注をデータ化できても、FAX受注の処理が従来通りの手書き・手入力のままであれば、業務の分断は解消されません。受発注におけるFAXとWebとの並行運用では、Web化そのものを目指すのではなく、「性質の違う注文情報をいかに社内で一元管理するか」が成功の成否を分けます。

並行運用が中堅卸売の受発注業務に必要な理由

中堅卸売では、営業、購買、物流、経理といった複数の部門がリアルタイムに受発注データを活用して動いています。そのため、FAXでの受付を急に廃止すると、取引先からの問い合わせが増え、営業担当者が説明に追われる可能性があります。その影響は全社的な出荷遅延や請求ミスにまで波及しかねません。

段階的な並行運用が必要になる主な理由は、次の通りです。

観点	並行運用が必要な理由
取引先対応	FAXを使い慣れた取引先との関係を維持できる
現場運用	一気に変更せず、段階的に作業手順を見直せる
システム連携	FAXとWeb双方の受注データをまとめて基幹システム（ERP）へつなげられる

企業間取引に特化したECソリューション「EC-Rider Primo」は、FAXや電話、Webから届く多様な窓口の注文を、すべて一つの画面に「FAX受注」「Web受注」として集約し、一元管理できる仕組みを備えています。卸売業ならではの取引先ごとの個別価格や掛率設定、複雑な商習慣にも標準機能で柔軟に対応できるため、既存の業務フローを壊さずに導入できます。

受発注業務の改善において、FAXをなくす発想だけでは不十分です。取引先の発注方法を尊重しながら、社内側の処理を効率化する視点が、段階的な移行の第一歩になります。

2.FAX受注とWeb受注の並行運用で発生する課題

FAX受注とWeb受注を並行運用すると、注文の入口が増える分だけ確認作業も増えます。ここで生じる本質的な問題はFAX受注とWeb受注が共存している点ではなく、それぞれの受注データが別のルートでバラバラに処理される点です。ここでは、現場で起こりやすい課題を整理します。

FAX受注の二重入力で起こる転記ミスと処理遅延

FAX受注では、紙や画像を見ながら担当者が自社システムへ品番、数量、納期を手入力しています。この転記作業は高い集中力が必要で、件数が増えるほどヒューマンエラーが起きやすくなります。

転記ミスが起きると、誤出荷や納期遅れに直結し、企業の信用問題に関わります。さらに修正には、取引先への確認、物流への連絡、経理データの訂正など、膨大な手戻りが発生します。手入力による二重入力は単なる事務作業の負担だけでなく、社内全体の重大な処理遅延を生むリスクをはらんでいます。

作業内容	手入力運用	一元管理運用
FAX内容の確認	多い（1件ずつ確認）	少ない（システムが補助）
基幹システムへの入力	多い（すべて手転記）	少ない（自動データ連携）
入力後の照合	多い（突き合わせが必要）	少ない（画面上で確認）

手作業が多いほど、担当者の注意力や熟練度に依存する範囲が広がります。受注件数が増える時期ほど、属人化しない仕組みによる作業削減が必要です。

Web受注との照合や修正にかかる現場負担

Web受注はデータで届くため便利ですが、残されたFAX受注と別管理になると照合作業が発生します。たとえば、同じ取引先からFAXとWebの両方で注文が届いた場合、重複注文の確認も必要です。

特に注意したいのは、同じ商品でも取引先ごとに品番や呼び方が異なるケースです。Web上では正しく見えても、FAXでは別の表記が使われている場合があります。担当者が毎回見比べる運用では、確認作業が減りません。

担当者不在時に処理が止まる状態は、受発注業務の大きなリスクです。並行運用では、注文の入口よりも、確認と修正のルールを統一する必要があります。

営業・購買・物流・経理をまたぐ手戻りの原因

受発注業務の手戻りの多くは、部門ごとに見ている情報が違うと発生します。営業は取引先対応を優先し、購買は在庫や仕入れを確認します。物流は出荷予定を見て、経理は請求内容を確認します。

FAX受注の内容が途中で修正された際、その情報がシステム間で一元化されていないと、部門間での情報のズレが起きます。たとえば、数量変更やキャンセルが営業のメモだけで止まり、物流倉庫の出荷データにリアルタイムに反映されていなければ、誤出荷が発生し、梱包やトラックの手配をやり直すといった大損害に繋がります。

並行運用の真の目的は、単にFAXを延命することではなく、部門をまたぐ情報のズレを無くし、全員が同じ最新の受注データを見ながら判断できる環境を作ることにあります。

3.既存のWeb受注サービスで対応できない業務の見極め方

既存のWeb受注サービスを見直す際は、単に受注がデータ化できるかという機能数だけで判断しない姿勢が大切です。実際にはシステム外の作業として、現場がどれだけ手作業やExcelでのアナログ処理で補っているかを確認すると、現行サービスの限界が見えやすくなります。ここでは、既存のWeb受注サービスを見直す際に役立つナレッジと、EC-Rider Primoで解決できるポイントを解説します。

カスタマイズ不可のパッケージ（カート型ASP）で起こる運用限界

世の中にある多くの安価なWeb受注サービス（カート型ASPなど）は、標準的なBtoC通販などのシンプルな受注業務には適しています 。しかし、卸売業を営む企業の多くは、「取引先ごとに掛け率が違う」「特定の法人だけ別の単価（指し値）がある」「注文単位（ロット）や納品条件がバラバラ」といった複雑な個別ルールを持っています 。  

標準機能でこれらに対応できないサービスを使っていると、結局はExcelで膨大な取引先別変換表を作ったり、担当者が注文画面と紙の台帳を目視で見比べながら手作業で金額を修正したりする運用に逆戻りしてしまいます 。システム外の人の判断が増えているなら、それは既存サービスの限界のサインです。

見直しのサインは、次の項目で確認できます。

確認項目	見直しが必要な状態（カート型ASPの限界）
価格設定	取引先別の個別単価や割引率を、現場が手作業で計算・調整している
顧客の管理構造	複雑な取引先の商流をシステムで表現できない
データ連携	基幹システムへ再入力している

表の項目に複数当てはまる場合、Web受注サービスを使っていても業務効率化が進みにくい状態です。受発注 をFAXと Web との並行運用では、自社の商習慣に合わせられる柔軟性が必要になります。

EC-Rider PrimoはBtoB特有の商習慣を網羅しているため、「システムに業務を合わせる」ストレスがありません。

取引先ごとの注文フォーマット差が生む手作業

FAX受注では、取引先ごとに注文書の形式（フォーマット）が異なるケースが多く、品番の位置、数量の書き方、納期欄の有無が違うため、同じ受注作業でも確認手順が変わります。

Web受注サービス側でフォーマット差を吸収できない場合、担当者が内容を読み替える必要があります。たとえば「入数」「ケース数」「発注数量」が同じ意味で使われていても、表記が違うだけで確認作業が増えます。

読み替え作業が属人化すると、新人教育や引き継ぎにも時間がかかります。受発注業務を安定させるには、取引先ごとの違いを前提にした設定変更が欠かせません。

基幹システム（ERP）連携で確認すべき要件

基幹システム（ERP）とは、販売、在庫、会計などの情報をまとめて管理する仕組みです。受注データをERPへ連携できれば、入力作業や確認作業を減らせます。

特に卸売業では、同じ商品でも取引先によって販売条件が異なります。そのため、連携前に商品コードや取引先コード、単価、納期、税区分などのデータを整えておくことが重要です。

ERP連携では、主に次の点を確認しましょう。

• 受注データをCSVで出力できるか
• 取引先別の商品コードや顧客コードを、ERPが認識できる自社コードへ自動変換して出力できるか
• API連携で自動登録できる範囲を選べるか
• エラー発生時に、どの項目で止まったか確認できるか

EC-Rider Primoでは、CSV連携によって基幹システムへの手入力を減らせます。さらにカスタマイズオプションにより、上位システムとのリアルタイムなAPI連携へシームレスにステップアップすることが可能です。

既存サービスの見極めでは、現在の不満だけでなく、今後の受注量増加にも耐えられるかを確認しましょう。現場が補っている作業を洗い出すほど、必要な改善範囲が明確になります。

【EC-Rider Primo】FAXとWeb受注を無理なく一元管理

弊社が提供する「EC-Rider Primo」は、企業間取引に特化したBtoB向けECソリューションです。取引先別の販売価格設定や掛率設定を標準装備し、既存の基幹システム（ERP）とつながるCSV連携にも対応しています。FAXとWebの注文窓口を並行しながら、現場や取引先に負担をかけず、段階的に受発注業務をデジタル化したい企業様に適しています。

4.FAX受注とWeb受注を一元化する改善方法

FAX受注とWeb受注を一元化するには、注文の入口を無理に統一する必要はありません。大切なのは、異なる入り口（FAX、電話、Web）から届いた注文を、社内で同じ受注データとして扱える状態に整えることです。ここでは、一元化に役立つ仕組みを解説します。

OCRでFAX受注の入力作業を削減する仕組み

OCRは、画像や紙に書かれた文字をデータとして読み取る技術です。取引先から届いたFAX注文書をOCRで読み取れば、担当者が全てを手入力する必要がなくなります。

ただし、OCRは読み取り精度だけで判断してはいけません。品番や数量を読み取った後に、取引先ごとのルールに合わせて確認できる仕組みが必要です。OCRは入力作業を減らす入口であり、正しい受注データへ整える工程と組み合わせて効果を発揮します。

FAX受注をOCRで扱う流れは、次のようになります。

1. 複合機やシステムでFAX注文書を画像データとして取り込む
2. OCRで品番や数量、納期などの文字を読み取る
3. 取引先別のルールやマスタに合わせて、読み取ったデータを自動補正する
4. 担当者が内容を確認する
5. FAX受注データとしてシステムに登録する

この一連の流れを整えることで、担当者の役割は全てをゼロから手入力する作業からシステムが読み取った結果をチェックする確認作業へとシフトします。処理時間が劇的に短縮されるだけでなく、転記ミスの早期発見・防止にも繋がります。

自動仕分けとマッピングで受注データを整える方法

自動仕分けとは、届いた注文を取引先や注文内容に応じてシステムが自動で分類する仕組みです。そしてマッピングは、FAXやWebで受け取った様々な項目を、自社の基幹システムで使う共通の項目名に対応（翻訳）させる作業を指します。

たとえば、取引先Aの注文書にある型番という項目と、自社システムの品番を同じ意味としてシステム内で紐づけます。また、取引先Bの納品希望日という表記も、自社システム側では自動的に納期として登録されるよう設定します。

取引先ごとの表記差を吸収できれば、担当者の判断に頼る場面を減らせます。受注データを整える工程があるからこそ、FAXとWebの並行運用でも安定した処理が可能になります。

API連携で基幹システム（ERP）へ自動登録するポイント

API連携は、システム同士がリアルタイムでデータを自動的に受け渡す仕組みです。一元管理された受注データをERPへ自動登録できれば、担当者によるファイルの書き出し・取り込みといった二重の手間を無くし、入力ミスを抑えることができます。

基幹システムとの連携設計を成功させるポイントは、すべてのデータを一気に自動化しようとせず、受注登録、在庫確認、出荷指示といった、特に現場の負担が重く効果が出やすい範囲から段階的にスモールスタートすることです。いきなり全工程をブラックボックス化して自動化してしまうと、万が一データエラーが起きた際にどのシステムで処理が止まったのかの原因究明が難しくなるためです。

EC-Rider Primoは、Web受注はもちろん、FAXや電話で届いたアナログな注文もすべて一つの受注情報として管理画面に集約し、ワークフロー形式で管理できるB2B専用設計であるため、移行期間中の並行運用にも対応しやすい設計です。FAXとWebを一元化する改善は、現場作業を減らすだけでなく、業務全体の見通しを良くします。

5.並行運用から段階的に移行する導入計画

受発注DXを確実に成功させる段階的な移行計画では、取引先と自社の現場双方の負担を最小限に抑えながら、改善の範囲を少しずつ広げていく姿勢が大切です。最初から全社一斉にシステムを切り替えるのではなく、対象や範囲を絞って小さく始めて成功パターンを作ることこそが、現場に無理なく定着させる王道となります。

取引先のFAX継続を尊重したWeb受注移行ステップ

取引先が使い慣れているFAXでの注文を無理に廃止せず、その意向を最大限に尊重することで、長年築き上げてきた信頼関係を守りながらWeb受注への移行ステップを進めることができます。

まずは、Web利用に前向きな取引先から案内し、Webから発注すれば、過去の注文履歴をいつでも閲覧でき、納期確認の電話を入れる手間も省けるといった、取引先側の具体的なメリットを伝えることで、スムーズな移行を促せます。その他にもWeb利用時に使えるクーポンや特別な値引きなどを活用することでWeb利用を促進することも可能です。

一方で、FAXを残す取引先には、従来通り発注できる安心感を提供します。そのうえで、社内側ではFAX受注もWeb受注と同じ画面で確認できる状態を目指します。

ステップ	実施内容	目的
1	FAX受注とWeb受注の件数を把握する	改善対象を明確にする
2	Web移行しやすい取引先を選ぶ	小さく成功事例を作る
3	FAX受注を社内で一元管理する	取引先に負担をかけず効率化する
4	先行事例のノウハウを元に対象取引先を広げる	改善効果を全社へ展開する

このように、取引先の発注方法を変えずに、まず社内の処理方法から先に効率化していく考え方が最も現実的です。無理にFAXを廃止するよりも、受け取った受注データの扱い方をシステムで変える方が混乱を確実に抑えられます。

現場教育とサポート体制で混乱を防ぐ方法

新しい仕組みを導入する際は、現場教育を早い段階で行う必要があります。操作説明だけでなく、なぜ運用を変えるのかといった目的を共有すると、現場の納得感が高まります。

実際の研修では、受注内容の確認、データの修正、承認、そして基幹システム（ERP）連携の流れを実務に沿って動かします。特に、FAXの読み取り結果をどのように確認するか、エラーが出た場合にどう対処するかなどの運用ルールを明確にしておくと安心です。

導入初期は問い合わせ先や判断のルールを明確にし、担当者が迷わない状態を作ることが重要です。無料相談会を活用すれば、現在の受注件数、取引先の発注方法、既存システムとの連携状況を整理しながら、現実的な導入範囲を検討できます。

受発注業務の可視化と監査対応を進める運用ルール

受発注業務をデジタルに一元化すると、どこで処理が止まり、どの部門に負担が集中しているかを把握できます。FAXとWebを一元管理できれば、注文状況や修正履歴を確認しやすくなります。

また、企業のガバナンスや監査対応の観点においても、一元管理は極めて強力な武器になります。誰が、いつ注文内容を確認し、どの項目を修正したのかという正確なログ（変更履歴）がシステム上に自動で記録されるため、従来の紙の注文書への手書きメモや口頭での修正指示といった属人的で不透明な運用から脱却できます。

運用ルールでは、受注内容を確認する担当者、修正時の承認者、取引先へ確認する条件、ERP登録前の確認項目を決めておきましょう。システム上に履歴を残す運用を整えれば、現場負担の軽減と管理精度の向上を同時に進められます。

段階的な導入は、現場の不安を最小限に抑えながら成果を出すための賢明な進め方です。取引先、現場、管理部門のそれぞれが納得できる順番で改善すれば、受発注DXは無理なく定着します。

6.まとめ

受発注業務における FAX受注 と Web受注 の並行運用は、取引先が慣れ親しんだ発注習慣を尊重しながら、自社の社内業務を効率化していくための最も現実的でスマートな受発注DXの進め方です。

大切な顧客に対してWeb化を無理に強制するのではなく、社内側でOCRや自動仕分け、マッピング、そしてCSV連携やAPI連携といったデジタル技術を組み合わせれば、現場を苦しめていた二重入力や複雑なデータ照合作業は大幅に削減できます。

特に中堅卸売業においては、取引先ごとの個別の商習慣や、営業・購買・物流・経理といった部門間での確認作業が複雑に絡み合いやすいです。もし、現在導入しているカスタマイズ不可能なWeb受注サービス（カート型ASPなど）の限界によって、現場がExcel加工やマニュアルでの手作業を強いられ続けているのであれば、FAX受注とWeb受注を一画面で完全に一元化できる仕組みへと見直す価値が非常に高くあります。

FAXとWebの並行運用から、段階的な受発注DXへ

EC-Rider Primoは、企業間取引に特化したECソリューションです。取引先別の販売価格設定や掛率設定を標準装備し、既存の基幹システム（ERP）とスムーズに繋がるCSV連携も可能です。  

FAXとWebの注文窓口を並行しながら、現場や取引先に負担をかけずに段階的に受発注業務をデジタル化していきたいと願う企業にとって、機能・価格・導入期間のすべてにおいてバランスに優れたEC-Rider Primoは、現場の負担を最小限に抑えつつ、業務改善を推進できる有力な選択肢となります。  

まずは無料相談会で、現在の受注件数や取引先ごとの発注方法、既存システムとの連携状況を整理してみてはいかがでしょうか。自社に合った並行運用の進め方を確認することで、無理のない受発注業務の一元化を検討できます。