「OCRider」を利用してテレワークでもFAX受注を可能に!

1. FAX受注がある限り、テレワークができないってホント?

新型コロナウイルスの感染拡大を受け、2020年4月16日に緊急事態宣言が発令され、政府からは可能な限りのテレワークが要請されましたが、受発注業務を生業としている企業では「FAX受注の対応があるのでテレワークが難しい。」という声が上がっています。

受発注の現場では、まだまだ電話・FAXが主役です。すでに、BtoB向けECサイトを導入して電話・FAX中心の業務にWebを導入している企業でも、FAX受注が無くなっていないのが現状です。

FAXで送られてくる受注伝票が自動でデータ化され、PCやタブレット、スマートフォンで受注内容を確認し、基幹システムで受注処理ができれば、会社に出勤しなくても対応することができます。さらに、データ化された情報を基幹システムに自動連携することができれば、打ち込む作業が無くなり、業務効率向上にもつながります。

そこで!!紹介させていただきたいのが、弊社のFAX-OCR製品「OCRider」です!

2.「OCRider」のいいところ!!

FAX-OCR製品の導入を検討している、すでに導入している企業の課題となっているのが、、ずばり『読取の精度』です。

そんな課題を解決に導いてくれるのが「OCRider」です!

「OCRider」は複数のOCRエンジンを組み合わせて、読取項目の特性に合わせたエンジンを、コスト面、読取精度面から選定し、読取を行います。他社製品に比べてコスト面、読取精度面で優位性があります。
読取結果は人間系で確認・修正・承認します。人間系の判定結果をOCRiderにフィードバック、再学習することで識字率を向上させることができます。識字率を向上させるために、伝票で使用されている文字フォントを作成・登録することで100%の識字率に近づけるチューニングを行います。チューニングでの評価を繰り返し行うことで、読取精度も100%に近づけていきます。

また、「OCRider」の強みは、読取精度だけではなく、業務効率向上も実現できることです。

「OCRider」で読み取ったデータはECサイトや基幹システム等に自動で連携することも可能なので、打ち込む作業も軽減され、業務効率向上につながります。

「OCRider」で読み取ったデータを「EC-RiderB2B(※1)」に連携すれば、商品コード変換(顧客商品コード⇒貴社商品コード)や受注数量変換(ロット換算など)を自動化することもできるので、受注担当者は読取結果の承認作業のみとなり、作業の削減が期待できます。

※1.EC-RiderB2Bは、卸売や企業間での取引に適した貴社オリジナルのECサイトを構築・運用できるシステム

3. それでも全てのFAX受注は無くならない、、

取引先によって注文書のフォーマットは異なります。手書きの注文書も存在すれば、白紙に注文内容を殴り書きしたフリーフォーマットの注文書だって存在します。「OCRider」に注文書のフォーマットを登録すれば、読み取ることは可能ですが、個性豊かな手書き文字や、ましてやフリーフォーマットの手書き文字は正しく読み取ることが難しいですし、識字率も低くなってしまいます。

そこでポイントとなるのは“費用対効果”であると筆者は考えます。

例えば、注文が月に1回の取引先の注文書がフリーフォーマットだとします。月に1回の注文書対応の為にお金と時間をかけて「OCRider」に登録することが“費用対効果”につながるとは考え難いです。月に1度の対応なら、手入力で対応したほうが良いでしょう。こういった状況がある限り、一部手入力で対応するという作業は無くなりません。

ただし、手入力を無くす努力は必要と考えます。取引先毎に“全体注文に対して何%占めているのか”という分析を行い、全体注文の1%程の取引先であれば、指定したフォーマットの注文書を利用してもらうように促しましょう。こういった取り組みで手入力の割合を減らしていくことが重要です。

とはいえ、個性豊かな手書き文字やフリーフォーマットが無くならない限り、手入力がゼロになることはありません。
紙を電子化して、ペーパーレス化することは可能なので、テレワークを可能にするには、色々な工夫が必要ですね。

4.「EC-RiderB2B」+「OCRider」

「OCRider」で読み取ったものを基幹システムに連携し、読み取れないものは電子データ化し、基幹システムに手入力することで受注業務は成り立ちます。しかし、基幹システムを利用することが“テレワークができない”1つの原因になることもあるのです。

企業によっては、基幹システムを操作できる場所が制限されていることもあります。そのような場合、基幹システムへの入力作業のために会社に出勤することになり、テレワークが実現できません。

そこで!基幹システムを“BtoB向けECサイト「EC-RiderB2B」”に置き換える案を提案します。

取引先の注文はECサイトで行ってもらい、FAX受注は「OCRider」で読み取りデータ化したものを「EC-RiderB2B」に連携すれば、注文が自動生成されます。また、個性豊かな手書きの注文書や枠がないフリーフォーマットの注文書に関しては「EC-RiderB2B」で取引先の代わりに代理注文することができます。

「EC-RiderB2B」と「OCRider」を組み合わせることで、テレワークでもFAX受注を可能にします!!PCやタブレット、スマートフォンさえあれば、場所関係なしに受発注業務が対応可能になるのです。
(※もちろん、セキュリティ要件はクリアする前提です。)

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