受発注業務はテレワークが可能だと思います!

1. 新型コロナウイルスの影響で受発注業務が大変なことに…!

2020年3月13日現在、新型コロナウイルス感染症が、日本全国はもとより、世界各地で猛威を振るっています。
今回は新型コロナウイルス感染症が社会的問題になっていますが、遡ること、、2011年3月11日東日本大震災の発生で日本各地に大きな被害をもたらしました。また、2019年には大型台風“台風19号”も大きな被害をもたらしました。
このような様々な災害や大規模感染などの影響で、経営者は「社員を守る対応」とともに「社員が出勤できないと業務が滞ってしまう…」という事態に頭を抱えています。たとえ、今回の感染症が治まったとしても、再び同様な事象によるリスクがある為、経営者の不安がなくなることはありません。

今回の新型コロナウイルス感染症の拡大を受け、過去と大きく異なっていること。それは、さまざまな企業が1月末より在宅勤務(テレワーク)や時差出勤を導入していることと筆者は感じています。

そんななか、受発注業務を生業としている企業の担当者様より、「うちは、電話・FAXで注文を受けているからテレワークはできない。」というような嘆きの言葉もお聞きしています。

本当にそうなのでしょうか?ちょっと考えてみたいと思います。

2. 受発注業務をWeb化すれば良いのでは

受発注を生業としている多くの企業は、電話・FAXで受発注を行っています。電話・FAXで注文を受け、基幹システムに打ち込む作業が業務の大きな割合を占めています。

電話・FAX中心の業務の場合、テレワークすることは無理!それならば、その業務をWebに置き換えてみてはいかがでしょうか?

受発注業務をWeb化すれば、テレワークでもPCやタブレット、スマートフォンさえあれば、受発注業務を可能にしてくれます。

3. Web化しても、残る課題

とは言え、、、残ってしまう課題もあります。すでに、BtoB向けECサイトを導入して電話・FAX中心の業務にWebを導入している企業でも、FAXによる受注書が無くなっていないのが現状です。アナログが定着している取引先は新しいシステム導入に対し、「使い方が分からない」「今のままが良い」と反対する傾向の為、従来通りの受注業務をなくすことができずにいます。

しかし、5年後には「2025年問題」が立ちはだかります。日本は、団塊の世代が75歳を超えて後期高齢者となり、国民の3人に1人が65歳以上、4人に1人が75歳以上という、人類が経験したことのない『超・超高齢社会』を迎えるのです。

現在、電話やFAX、メールでの注文を受付する現場の担当者には、長年の業務遂行の中で担当者個人にノウハウやスキルが集中しているため、注文受付業務は“急遽代理でおこなう”や“誰でもできる”業務でなくなっているのです。そんな担当者が定年を迎えたとき、その企業はどうなってしまうのでしょうか?業務が回らないだけではなく、大きな損失につながるリスクも考えられます。

4. FAX受注もWeb化しちゃえ!!

Web化しても、残ってしまう課題が“なくならないFAX受注”ならば、FAX受注をWeb化してしまえば解決できます。

弊社が2019年4月にリリースした「FAX-OCR連携機能」は、FAXに送られた注文書をOCRの技術を活用して自動でデータ化し、受発注システム(EC-RiderB2B)に取込むサービスです。
これによりFAX注文をデータ化する手間が省けるのはもちろん、在庫引当や決済(クレジットカード、後払い)もワンストップで処理できます。

そうなのです。FAXの注文書もWeb化できてしまいます!

5.まとめ

新型コロナウイルスや今後の感染症・災害・被害等のリスクに備え、「受発注業務はテレワークで可能なのか?」について考えてきましたが、答えは、「ずばり!可能です。」

BtoB(企業間)取引に特化したECサイト「EC-RiderB2B」とFAX注文書からOCRを活用して注文データを自動生成し、EC-RiderB2Bに取込む機能「OCRider」を組み合わせて運用することで、“紙中心の業務”から“Web中心の業務”にすることができます。

BtoB(企業間)での受発注はこの先なくなることはありません。だからこそ、感染症や災害の対策や「2025年問題」を視野に入れ、“担当者個人のノウハウやスキル”に頼らない、テレワークも可能なスタイルを構築しておくことを強くお勧めします。

新しいシステムの導入はお金もかかるし、時間と手間も必要です。しかし、一度導入して活用できればその後の企業経営にも大きな助けとなり、経営者が考えなければならない“担当者個人のノウハウやスキル”に頼らない業務の実現に繋がると考えます。

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