納品書の電子化：取引先への送り方と保存で決めること

◆監修・編集責任者　小園 将隆　2026年10月15日

B2B EC-COLUMN

納品書を電子にする前に分けて考える2つの決まり：送り方と保存

納品書を印刷して封筒に入れ、郵送し、取引先から届いた紙を綴じて請求書と突き合わせる。
この作業を電子に置き換えたいとき、決めることは2つあります。
取引先とどの方法で納品書をやり取りするかと、やり取りした電子データをどう保存するかです。
保存については制度で形が決まっています。
電子で授受したデータを印刷した紙だけで残す方法は認められず、日付・金額・取引先で検索できる状態が求められます¹。
基準期間の売上高が5,000万円以下なら検索要件は不要です。
ただし、税務職員のダウンロードの求めに応じることが条件になります¹。

発行側と受領側で確認することが変わる

「納品書を電子にしてよいのか」という迷いには、性質の違う2つの問題が混ざっています。
1つは、取引先に納品書をどんな手段で渡すかという送り方の問題です。
もう1つは、電子でやり取りした納品書のデータを社内でどう残すかという保存の問題です。
この2つは関わる制度や取り決めが別なので、片方を確かめても、もう片方の答えにはなりません。

保存のルールははっきりしています。
令和6年（2024年）から電子取引データの保存が義務になったためです¹。
メールやクラウドで受け取った書類のデータは、紙に印刷して綴じるのではなく、データのまま決められた形で残すことが求められます。
一方、送り方には決まった型がありません。
納品書の送付手段や、取引先の承諾について定めた規定は、ここで扱う公的資料には見当たりません。

自社が納品書を出す側なのか、取引先から受け取る側なのかでも、最初に手を付ける場所が変わります。
出す側なら、まず問題になるのは、取引先が電子の納品書を受け入れてくれるかどうかです。
先方の経理が紙の納品書を前提に検収や支払処理を組んでいる場合、PDFを送っても、印刷の手間を相手に移すだけになりかねません。
受け取る側なら、先に問われるのは、相手がすでにPDFやEDIで送ってきている納品書を、自社が要件どおりに保存できているかです。
紙で届く分は紙のまま扱えますが、電子で届いた分を印刷して綴じるだけでは保存の要件を満たさないからです¹。

多くの事業者は、両方の立場を持っています。
販売先には納品書を出し、仕入先からは納品書を受け取っているからです。
送り方の合意は販売先ごとに結び、保存の仕組みは受け取る分も含めて社内で一つにまとめます。
このように、決める単位がそれぞれ違うと考えると整理しやすくなります。

送り方は取引先との合意で決まる部分が多い

送り方に法令上の型が見当たらなくても、何を使ってもよいわけではありません。
実際の決め手は、取引先の経理担当者がその納品書を受け取り、検収し、請求書と照らし合わせて支払いへ回せるかどうかです。
たとえば自社がPDFの納品書をメールで送る場合、次のような点は相手に聞かないと分かりません。
先方の担当者がどのアドレスで受けるのか、ファイル名で何の納品か分かるのか、先方の社内規程が紙での提出を求めていないか、といった点です。

このため送り方は、取引先との間で「この取引の納品書はこの方法で、この宛先に送る」と取り決めておくのが現実的です。
契約書を改定しなくても、メールでの確認や案内文への同意といった形で取り決めを残しておけば、担当者が替わっても経緯をたどれます。
ただし、製造委託等で取適法の対象になる取引では、発注内容の示し方について、電子の方法に関する規定があります。
この規定が納品書にも及ぶのかどうかは混同しやすいので、次に整理します。

▼ 図の内容を文字で読む

• 出す側
  • 取引先が電子の納品書を受け入れるか
  • 先方が紙を前提に処理していないか
• 受け取る側
  • 電子で届いた納品書を要件どおり保存できているか
  • 印刷して綴じるだけでは要件を満たさない
• 両方の立場
  • 送り方の合意は販売先ごとに結ぶ
  • 保存の仕組みは受け取る分も含め社内で一つにまとめる

取適法の電磁的方法は発注内容の明示の話：納品書との関係

電磁的方法の規定が及ぶ範囲

取適法（製造委託等に係る中小受託事業者に対する代金の支払の遅延等の防止に関する法律）は、製造委託等の取引で、委託する事業者に発注内容の明示を求めています。
明示する相手は中小受託事業者です。
法第4条のこの明示を電子で行う方法が「電磁的方法」です。
運用基準では、電磁的方法を、受信者を特定して情報を伝える電気通信を送信する方法で、画面に文字などで明確に表示されるものとしています²。
解説では、電子メール、EDI、SMSなどもこれに含まれると整理されています²。

ここで規定されているのは、発注内容を伝える側、つまり委託する事業者の行為です。
納品書は、通常その逆向きに、納品した側が納品先へ渡す書類です。
運用基準のこの部分は納品書の交付に触れていません。
電磁的方法の要件を、納品書の送り方のルールとして読み替えることはできません²。
発注書を電子で受け取っている取引先だからといって、納品書も同じ扱いになるとは言えません。

それでも、取適法の対象取引をしている事業者にとって、この規定は無関係ではありません。
自社が中小受託事業者として発注を受けている場合、発注書が届く流れと納品書を返す流れは、同じ取引の往復です。
相手がEDIで発注を出しているなら、納品の情報も同じ経路で返す方が、先方の処理に乗りやすくなります。
規定の根拠は別でも、送り方を相談するときの手掛かりにはなります。

書面を求められたときの扱い

電磁的方法で発注内容を明示した後でも、中小受託事業者から書面を求められたときは、委託する事業者は遅滞なく書面を交付することとされています²。
例外には、受託者の側から電磁的方法を希望する申出があった場合や、すでに書面が交付されている場合などがあります²。

この規定から分かるのは、電子に切り替えた後も、紙を求める声に応える経路を残す設計になっていることです。
納品書について同じ義務は確認できません。
それでも、取引先から紙を求められたときにどう応じるかを先に決めておく考え方は、納品書の切り替えにも使えます。
また、自社が受託する側であれば、発注内容を書面で受け取りたいときに求めることができる立場にあります。

受領日の記録を残す理由

取適法の対象取引では、支払期日の起算日は「給付を受領した日」とされています²。
つまり、納品した日ではなく、委託した事業者が給付を受け取った日から支払期日を数えます。
納品書を郵送していた頃は、届いた紙に押す受付印や検収印が、受領の記録を兼ねていた職場もあるでしょう。
電子に切り替えると、その印を押す場面がなくなります。

そこで、納品書を電子で渡すときは、発行日とは別に、相手が品物を受け取った日を残しておく運用が役に立ちます。
たとえば、納品書のデータに納品日を入れ、受領の連絡を受けた日を送付記録に書き添えておきます。
そうすれば、支払期日の計算が合っているかを後から双方で照らし合わせられます。
これは規定が求める形式ではなく、起算日の考え方から導いた運用上の工夫です。
対象取引でない場合でも、納品日と受領日を分けて残しておけば、請求や入金の確認に使えます。

▼ 図の内容を文字で読む

• 発注内容の明示
  • 委託する事業者が中小受託事業者へ明示する
  • 電子メール、EDI、SMSなども含まれる
• 納品書
  • 納品した側が納品先へ渡す書類
  • 運用基準は納品書の交付に触れていない
• 書面を求められたとき
  • 委託する事業者は遅滞なく書面を交付する
  • 受託者側の申出がある場合などは例外

▼ 図の内容を文字で読む

1. 納品する
2. 委託した事業者が給付を受け取る
3. 受領した日から支払期日を数える
4. 受領日を記録して照合する（運用案）

電子で授受した納品書データの保存：検索要件と5,000万円以下の扱い

検索の3要件

送り方を決めたら、次はやり取りしたデータの残し方です。
電子取引データの保存では、データを後から探し出せることが求められます。
財務省の広報誌では、検索要件として次の3つが示されています¹。

• 日付・金額・取引先で検索できること
• 日付・金額について範囲を指定して検索できること
• 日付・金額・取引先を組み合わせて検索できること

対象は、申告所得税や法人税で帳簿書類の保存義務がある事業者です¹。
3つ目の組み合わせ検索とは、「ある取引先の、ある月の、一定額以上の納品書」のように、条件を重ねて絞り込めることを指します。
フォルダにPDFを日付順に並べただけでは、取引先名や金額で絞り込めません。
それだけではこの要件に届かないと考えておく方が安全です。

なお、次の点は、国税庁が公表している電子帳簿保存法の一問一答で、自社の取引に当てはめて確かめる必要があります。
納品書のデータがこの保存の対象にどこまで入るのか、送った側の控えをどう扱うのか、何年残すのか、といった点です。
以下では、電子でやり取りした納品書のデータを保存対象として扱う場合に、何が求められるかを説明します。

プリントアウトだけの保存はできない

電子で受け取った納品書を印刷し、紙のファイルに綴じて終わりにする方法は、電子取引データの保存としては認められていません¹。
受け取る側にとっては、紙の運用から最も大きく変わる点です。

仕入先から、PDFの納品書がメールで届いたとします。
検収担当者が印刷して品物と照らし合わせ、検収印を押して紙の綴りに入れる流れは、社内の確認手順として続けても構いません。
ただし、元のPDFは削除せず、検索できる形で別に保存しておく必要があります。
紙は作業用の写しで、保存の本体はデータの側にあると考えれば、現場の手順を大きく崩さずに済みます。

5,000万円以下の場合の条件

基準期間の売上高が5,000万円以下の保存義務者は、検索要件が不要になります¹。
基準期間とは2課税年度前のことです。
今年の扱いは今年の売上ではなく、2年前の課税年度の売上高で決まります¹。

ただし、不要になるのは検索要件だけです。
データそのものを保存する義務はなくなりません。
また、税務職員からデータのダウンロードを求められたときに応じられることが条件です¹。
日付や金額で絞り込める仕組みは用意しなくてよい代わりに、求められた納品書のデータを取り出して渡せる状態にはしておく、ということです。

小規模な事業者にとって、この扱いは負担を大きく下げます。
それでも、受け取ったPDFをメールの受信箱に置いたままにしていると、担当者の退職やメールボックスの整理で消えてしまうおそれがあります。
決まったフォルダに移す、ファイル名に日付と取引先を入れる、といった最低限の決まりは、要件とは別に、データを失わないために持っておく価値があります。

相当の理由がある場合の猶予

保存の仕組みが整わない事業者向けには、猶予の扱いがあります。
所轄税務署長が相当の理由があると認める場合には、事前の申請なしで猶予されます¹。
例に挙がっているのは、システムや社内のワークフローの整備が間に合わない場合です¹。

一方、資金繰りや人手不足などの特段の事情がないのに要件に従わない場合は、猶予を受けられないとされています¹。
相当の理由があるかどうかは、個別に判断されます。
猶予を前提に計画を組むより、整備が遅れている理由と、いつまでに何を整えるかを社内で説明できる状態にしておく方が確実です。
ここで紹介した内容は2024年の財務省の広報誌に基づいています。
その後の改正の有無は、国税庁の案内で最新の内容を確かめてください。

▼ 図の内容を文字で読む

• 5,000万円以下
  • 検索要件は不要
  • データの保存義務は残る
  • ダウンロードの求めに応じることが条件
• 5,000万円を超える
  • 日付・金額・取引先で検索できる
  • 日付・金額は範囲を指定できる
  • 三つを組み合わせて検索できる
• 相当の理由がある場合
  • 事前の申請なしで猶予される
  • 例は整備が間に合わない場合
  • 特段の事情がなければ猶予されない

授受の方法別に見る保存のしやすさ：メール添付・クラウド・EDI

共通の比較軸

保存の要件は、どの方法で納品書をやり取りしても同じです。
違いが出るのは、次の3点です。
取引先が受け入れやすいか、検索に使う日付・金額・取引先の情報をどうやって持たせるか、導入にどれだけ準備がいるか、です。

メールにPDFを添付する方法は、取引先に新しい仕組みを求めないため、受け入れてもらいやすい方法です。
その反面、PDFは一つひとつが独立したファイルなので、検索情報は人が付けることになります。
送るたびに担当者がファイル名を付けたり、一覧表へ記入したりします。
件数が増えると、この転記の手間と付け忘れが運用の弱点になります。

クラウドの共有フォルダやサービスで納品書を共有する方法は、置き場所が一か所にまとまるのが利点です。
取引先がそのサービスにアクセスして納品書を取りに行く形なら、詰めておく点があります。
先方の社内規程で外部サービスへのアクセスが認められているか、誰がアカウントを持つか、です。
検索情報を持たせられるかは、そのサービスで日付・金額・取引先を記録できるかで変わるため、使うサービスの仕様で確かめることになります。

EDI（企業間で受発注などのデータを決まった形式でやり取りする仕組み）では、納品のデータに日付・金額・取引先がはじめから項目として入っています。
そのため、検索情報を後から付ける作業が少なくて済みます。
ただし、取引先が同じ仕組みを受け入れる体制を持っていることが前提です。
自社の都合だけでは始められません。
取引先から指定のEDIで接続を求められるのか、自社から提案するのかでも、準備の重さが変わります。

どの方法が向くかは、取引先の側にどんな仕組みがあるかで決まります。
取引先の数も件数も多くないなら、メール添付とファイル名の規則で十分回ることがあります。
逆に、同じ取引先と毎日のように納品がある場合は、検索情報を手で付ける回数がそのまま負担になります。
この場合は、データとして項目を持つ方法の利点が大きくなります。

検索情報の持たせ方

メール添付やクラウドの共有フォルダのように、ファイルを置くだけの方法では、検索のための情報を別に持たせる必要があります。
考え方は2つあります。

1つは、ファイル名に規則を設ける方法です。
たとえば「納品日_取引先名_金額」の順に名前を付けておけば、フォルダの検索機能で取引先や日付を探せます。
もう1つは、索引簿を作る方法です。
表計算ソフトに1件1行で納品日・取引先・金額・ファイル名を記録し、表の絞り込みで範囲指定や組み合わせ検索を行います。
ファイル名だけで金額の範囲指定まで行えるかは、フォルダの検索機能の働き方に左右されます。
範囲指定や組み合わせが必要な事業者は、索引簿の方が要件に合っているかを確かめやすくなります。

どちらの方法でも、名前の付け方や記録の順番を担当者ごとに変えないことが肝心です。
同じ取引先の表記が「株式会社」付きと略称で混在すると、取引先名で検索したときに漏れる納品書が出ます。
取引先名の表記を一覧で決めておく、金額を税込と税抜のどちらで記録するかそろえる。
こうした細かな決めごとが、そのまま検索の確かさになります。

この記録項目は、保存のためだけのものではありません。
日付・金額・取引先は、納品書と請求書を照らし合わせるときに見る項目とほぼ重なります。
保存のために付けた索引を月末の突合の手掛かりにも使えば、同じ情報を二度書き写す手間を減らせます。

▼ 図の内容を文字で読む

• ファイル名に規則を設ける
  • 納品日_取引先名_金額の順に名前を付ける
  • 金額の範囲指定は検索機能の働き方に左右される
• 索引簿を作る
  • 1件1行で納品日・取引先・金額・ファイル名を記録する
  • 表の絞り込みで範囲指定や組み合わせ検索を行う
• どちらでも決めておくこと
  • 取引先名の表記を一覧で決める
  • 金額を税込と税抜のどちらで記録するかそろえる

紙と電子が混在する取引先をどの順で切り替えるか

受け入れ可能な取引先から始める

取引先が多いと、全社を一斉に電子へ切り替えるのは現実的ではありません。
相手ごとに受け入れられる方法が違い、紙を前提にした社内手順を持つ取引先もあるからです。
次の順で取引先ごとに進めれば、納品書・請求書・検収の突合を崩さずに切り替えられます。

1. 電子で受け入れられる取引先から始める
2. 納品日・金額・取引先の記録項目をそろえる
3. 取適法の対象取引では受領日を記録する
4. 紙のままの取引先は従来どおり紙で扱う

この順序は制度が定めるものではなく、突合を崩さないための進め方の一案です。
最初の候補になるのは、すでに発注書や請求書をメールやEDIでやり取りしている取引先です。
相手の担当者が電子の書類に慣れているので、納品書が加わっても、新しい手順を覚えてもらう負担が小さく済みます。
まず1社か2社で試し、ファイル名や索引簿の付け方、送付先といった決めごとを固めてから他の取引先へ広げます。
そうすれば、途中で規則を変える手戻りを抑えられます。

紙の取引先との併存

紙の納品書を希望し続ける取引先があっても、その取引先だけ紙で続けることはできます。
納品書の送り方を一つに統一するよう定めた規定は見当たらないため、取引先ごとに方法が分かれても、送り方の取り決めの問題として扱えます。

気を付けたいのは、紙と電子の境目で記録が分かれてしまうことです。
たとえば同じ月に、A社には電子で、B社には紙で納品書を送っているとします。
電子の分は索引簿に記録され、紙の分は控えの綴りにだけ残る、という状態になりがちです。
そうなると、月末に請求書と照らし合わせるとき、担当者は2つの置き場所を行き来することになります。

紙で送る分も索引簿に1行加えておけば、突合のときに一つの表から全体を見渡せます。
受け取る側では、紙で届いた納品書と電子で届いた納品書を混同しないことが大切です。
電子で届いたものはデータのまま保存し、紙で届いたものは紙で保管します。
受け取った形で置き場所を分けておけば、印刷した紙だけが残る事態を避けやすくなります。

突合に使う記録項目

保存の検索要件で使う日付・金額・取引先は、納品書と請求書、検収記録を照らし合わせるときの鍵と重なります¹。
そのため、切り替えの初めに記録項目をそろえておけば、保存の準備と突合の準備を一度に進められます。

特に注意が必要なのは日付です。
納品書には、発行日、納品日、取引先が受け取った日といった複数の日付が関わります。
どれを記録するかを決めておかないと、検索しても目的の納品書にたどり着けません。
取適法の対象取引では、支払期日は給付を受領した日から数えるため、受領日の記録が支払の確認にも関わります²。
索引簿に納品日と受領日の欄を分けて持っておけば、検索にも支払期日の確認にも使えます。

月まとめで納品書を出している場合は、1枚の納品書に複数の納品日が含まれます。
このときは、検索の単位を納品書1枚にするのか、明細の1行にするのかを決めておくと、後で探すときに迷いません。
どちらにするかは、取引先とどの単位で請求・支払を照らし合わせているかに合わせるのが自然です。

▼ 図の内容を文字で読む

1. 発注書や請求書を電子でやり取りしている取引先から始める
2. 1社か2社で試して決めごとを固める
3. 他の取引先へ広げる

取引先ごとに授受の方法が違うと、どのデータをどこに保存し、何で検索できるようにするかの全体像が、社内だけでは見えにくくなります。

今の納品書の流れを取引先ごとに並べ、電子に移せる相手と、保存・突合に使う記録項目の整理を一緒に確かめられます。無料相談で要件を整理する

要点の整理

軸	基準
決めること	送り方（取引先との合意）と保存（制度）を分けて決める
取適法の電磁的方法	発注内容の明示の規定で、納品書の送り方には直接当てはまらない
保存の形	電子で授受したデータは、印刷した紙だけで残さない
検索要件	日付・金額・取引先、範囲指定、組み合わせ
5,000万円以下	基準期間（2課税年度前）で判断。検索要件は不要だが、ダウンロード対応が条件
切り替えの順	受け入れ可能な取引先から始め、記録項目をそろえて広げる

送り方の合意、保存の形、受領日の記録は別々に決まるため、一つの手順に落とし込むところで迷いやすくなります。 自社の取引先の構成に合わせて、切り替えの順序と、紙と電子を併存させる間の記録の持ち方を確かめられます。

よくある質問

取引先が紙の納品書を希望し続ける場合、電子との併用はできますか。

納品書の送り方を一つに統一するよう定めた規定は見当たらないため、取引先ごとに紙と電子を分けて運用できます。
紙で送る分も索引簿に記録しておけば、突合が一か所で済みます。
受け取る側では、電子で届いた分はデータのまま、紙で届いた分は紙で保管するという区別を崩さないようにします。

納品書をメール本文だけで送った場合も保存の対象になりますか。

メール本文に品名や数量、金額を書いて納品書の代わりにしている場合も、電子でやり取りした取引情報であることに変わりはありません。
保存の対象に当たるかどうかは、国税庁の電子帳簿保存法の一問一答で確かめる必要があります。
対象になる前提で、メールをデータとして保存し、日付・金額・取引先で探せるよう索引簿に記録しておけば、後から要件に合わせ直す手間を避けられます。

納品書の控えを紙で残していれば、電子データの保存は不要になりますか。

電子でやり取りしたデータを印刷した紙だけを残す方法は、電子取引データの保存としては認められていません¹。
紙の控えを社内の確認用に持つのは構いませんが、元のデータは別に保存します。
送った側の控えがどこまで保存対象になるかは、国税庁の一問一答で自社の取引に当てはめて確かめてください。

月まとめの納品書は、検索要件の日付・金額をどう記録すればよいですか。

1枚に複数の納品日が含まれるため、検索の単位を納品書1枚にするか、明細の1行にするかを先に決めます。
納品書1枚を単位にするなら、発行日と合計金額を記録し、対象期間が分かるようにしておくと探しやすくなります。
どちらの単位にするかは、取引先と請求・支払を照らし合わせている単位に合わせるのが自然です。

基準期間の売上高が5,000万円を超えた年は、何を変える必要がありますか。

検索要件が不要かどうかは、2課税年度前の基準期間の売上高で判断します¹。
売上高が5,000万円を超えた課税年度は、2年後の課税年度の基準期間になります。
その年度からは、日付・金額・取引先の3要件で検索できる状態が必要です。
ファイル名の規則や索引簿の整備には時間がかかるので、超えた年度のうちに準備を始めると間に合わせやすくなります。

納品書と請求書を同じPDFにまとめて送ってもよいですか。

1つのPDFにまとめて送ることを禁じる規定は、ここで扱った資料には見当たりません。
ただ、1つのファイルに2種類の書類が入ると、索引簿の金額や日付をどちらの書類の値で記録するかが曖昧になります。
まとめる場合は、取引先と照らし合わせる単位に合わせて、記録する日付と金額を決めておきます。

1. 1　出典：財務省「広報誌「ファイナンス」令和6年8月号 特集 令和5年度税制改正により見直された電子帳簿等保存制度の内容と中小企業の対応策」（2024年）
2. 2　出典：公正取引委員会「製造委託等に係る中小受託事業者に対する代金の支払の遅延等の防止に関する法律の運用基準」（2026年）