伝票電子化の移行はどの順番で進める？取引先伝票と社内伝票の着手順序の考え方

◆監修・編集責任者　小園 将隆　2026年9月22日

B2B EC-COLUMN

伝票を電子化する前に、まず何で仕分ければよいか

注文書も請求書も納品書も社内稟議書も、すべて紙のまま回っている。
電子化を決めたものの、どれから手を付ければ混乱しないのか分からず止まっている、という状態は珍しくありません。
ここで効くのは「全部を一斉に切り替えるか、一部からか」ではなく、伝票を性質で仕分ける作業です。
取引先とデータでやり取りする伝票（見積書・契約書・請求書・領収書など）は、電子帳簿保存法の保存要件と相手の受け入れ状況という二つの外部条件がそろって初めて切り替えられます¹。
一方、社内稟議書や入出庫伝票のように社内で完結する伝票は、自社の運用ルールを決めれば進められます。
この仕分けを先に行い、条件のそろった伝票から順に電子化していく。
それが手戻りを減らす基本の順番です。

取引先との電磁的な授受があるかどうかで仕分ける

電子化の順番が決められないとき、多くの場合は伝票を「量が多い順」や「面倒な順」で並べようとしています。
けれども実務上、進めやすさを決めているのは量ではなく、その伝票に自社以外の当事者が関わるかどうかです。
請求書を電子で送ると決めても、受け取る側が紙でないと処理できないと言えば止まります。
社内稟議書を電子で回すと決めれば、止めるのは自社の意思決定だけです。
この差は伝票の種類そのものから来ているので、最初に線を引いておけば、後から順番を組み替える必要がなくなります。

制度の側も同じ線で書類を扱っています。
電子帳簿保存法は、書類を電子帳簿保存・COM保存・スキャナ保存・電子取引という区分で整理しています²。
このうち電子取引の区分は、取引の相手方と電磁的に授受した書類を対象にするものです。
財務省の解説では、見積書・契約書・請求書・領収書などをデータでやり取りした場合が電子取引の例として挙げられています¹。
つまり「取引先とデータで授受するか」という問いは、実務上の進めやすさを分ける線であると同時に、法令上どの区分に入るかを分ける線でもあります。

法令対応が必要な伝票から優先整理する考え方

仕分けたあと、どちらを先に手当てするかで迷うかもしれません。
社内完結の伝票のほうが着手しやすいので、そこから始めたくなるのは自然です。
ただし「着手しやすい」と「先に整理すべき」は別の話です。

取引先が関わる伝票は、法令上の保存要件と、相手の受け入れ状況という二つの条件を満たす必要があります。
どちらも自社の会議だけでは決着せず、確認と調整に時間がかかります。
だから、着手そのものより先に「整理」を始めておく価値があります。
どの取引先とどの伝票をやり取りしているか、相手はデータでの受け取りに応じられるか、自社の保存要件は満たせるか。
この洗い出しに時間がかかっている間に、社内完結の伝票の運用ルール整備は並行して進められます。

順番として言い換えると、取引先が関わる伝票は「調べ始めるのを先に」、社内完結の伝票は「切り替えるのを先に」進められる、という組み立てになります。
両者は競合しないので、どちらか一方を待つ必要はありません。
なお、この仕分けは電子帳簿保存法上の区分に沿った整理であって、個々の業務システムの移行手順を定めるものではありません。
どのシステムにどの順でデータを載せ替えるかは、この仕分けの結果を受けて自社で設計する話になります。

取引先が受け取る伝票（注文書・請求書等）を電子化する際、先に確認すべき相手側の条件は何か

取引先の受け入れ意向を確認する

取引先が関わる伝票は自社の判断だけで切り替えられない、と書きました。
では実際、どのくらいの割合でそこが壁になっているのでしょうか。

請求書を発行する側への調査が一つの手がかりになります。
請求書発行業務を行うビジネスパーソン900名を対象にした2023年の調査では、紙の請求書から電子化への切り替えを希望すると答えた人が53.9%と半数を超えていました³。
発行側の意向としては、電子化したい人のほうが多いわけです。
それにもかかわらず電子化が進まない理由として、「取引先からの要望がある」を挙げた回答が36.2%ありました³。
自社は切り替えたいのに、相手の事情で紙が残る。
この構図が、およそ4割の回答者に共通して起きていることになります。

この調査は請求書を発行する側900名に聞いたものなので、受け取る側が実際にどんな理由で紙を求めているのかまでは分かりません³。
ただ、発行側から見て「取引先の要望」が電子化を止める要因として実際に挙がっている、という点は読み取れます。
つまり、自社で電子化の方針を固めてから相手に打診するのではなく、打診の結果を織り込んで方針を固めるほうが、手戻りが少ない順序になります。

相手のシステム対応状況を確認する

「電子で送ってよいか」という問いは、実は二つの問いが重なっています。
一つは、相手が方針として電子での受け取りを認めるかどうか。
もう一つは、相手の業務が実際に電子データを処理できる状態かどうかです。

たとえば、取引先の経理担当者が電子データでの受領に前向きでも、社内の承認フローが紙の回付を前提にしていれば、受け取った後で印刷する運用になります。
その場合、相手にとっては手間が増えるだけなので、しばらくして紙に戻してほしいと言われることがあります。
こうした事情は「電子化に応じてもらえますか」という聞き方だけでは表に出てきません。
どの形式で受け取れるか、受領後に社内でどう回すのか、保存はどうしているのか。
踏み込んで聞くことで、切り替えたあとに元に戻る事態を避けられます。

現実的には、取引先ごとに答えが割れます。
すべての取引先がそろうのを待っていると、いつまでも着手できません。
応じられる取引先から順に電子に切り替え、応じられない取引先には紙を残す。
この段階的な進め方が取れるかどうかが、実務では大きな分かれ目になります。
ただし、伝票の種類と取引先の組み合わせで運用が枝分かれするため、どの組み合わせが電子でどれが紙なのかを記録しておかないと、後の混在管理で混乱します。
その管理の仕方は後の節で扱います。

電子取引データ保存法が求める保存要件を満たしているか確認する

2024年1月からの完全義務化と検索要件3項目

取引先の受け入れ状況と並んで確認が要るのが、自社側の保存要件です。
ここは相手との調整とは違い、自社で調べれば答えが出ます。

電子取引データの保存は、2024年（令和6年）1月に義務化がスタートしました¹。
取引先と電磁的にやり取りした伝票は、電子データのまま保存することが求められます。
そのうえで、保存したデータには検索できる状態が原則求められており、要件として挙げられているのは取引などの日付、金額、取引先の3項目です¹。
この3項目で目的のデータにたどり着けるかどうか、が判断の基準になります。

ここで注意したいのは、データを保存していることと、3項目で検索できることは別だという点です。
受け取ったPDFをフォルダに入れているだけでは、日付や金額での検索は成り立ちません。
ファイル名に日付・取引先・金額を規則的に入れる、索引簿を作る、検索機能のあるシステムに保存する、といった方法で検索できる状態を作る必要があります。
どの方法を取るかは、伝票の量と扱う人数によって現実的な答えが変わります。
月に数件なら命名規則で足りることもありますし、複数拠点で受領している伝票を一元的に探せるようにしたいなら、システムで管理するほうが破綻しにくくなります。

基準期間売上高5,000万円以下の猶予条件

もう一つ、先に確認しておくと要件の見積もりが変わる条件があります。
基準期間（2課税年度前）の売上高が5,000万円以下の保存義務者で、税務職員のダウンロードの求めに応じられる場合には、この検索要件自体が不要になります¹。

この条件に当たるかどうかで、必要な準備の重さが変わります。
猶予の対象であれば、検索機能を備えたシステムを前提にしなくても、データを保存してダウンロードの求めに応じられる状態にしておくことで足ります。
逆に対象でなければ、3項目での検索を成立させる仕組みが必要になります。
順番の話に戻すと、ここを先に確かめないまま「検索できるシステムを入れないと始まらない」と考えて止まってしまうケースがあります。
自社がどちらなのかは、売上高の区分を見れば判断できる事柄です。

判定は2課税年度前の売上高で行うため、直近の売上感覚とずれることがあります¹。
また、猶予の適用可否は自社の売上高区分によるので、経理の担当者に確認したうえで進めるのが前提になります。
ここが確定すると、取引先が関わる伝票について「自社側で満たすべき条件」がはっきりします。
あとは相手側の受け入れ状況と突き合わせれば、どの伝票から切り替えられるかが見えてきます。

社内で完結する伝票（社内稟議・入出庫伝票等）を電子化する際、何を先に整えるべきか

承認権限・保存期間など社内運用ルールの整理

ここまでは取引先が関わる伝票の話でした。
では、社内稟議書や入出庫伝票のように、取引先とのやり取りが発生しない伝票はどう考えればよいでしょうか。

電子帳簿保存法の電子取引の区分は、取引の相手方と電磁的に授受した書類を対象とするものです²。
社内で起票して社内で承認し、社内で保管する伝票は、この授受の要件に当たりません。
したがって、電子取引データ保存の要件をそのまま当てはめて準備する対象ではないと整理できます。
その分、先に整えるべきことは法令要件ではなく自社の運用ルールのほうに寄ります。

具体的には、誰がどの金額まで承認できるのかという承認権限、どのくらいの期間保管するのかという保存期間、後から探すときにどの項目で引くのかという検索方法。
紙のときは、決裁欄の押印、キャビネットの年度別ファイル、背表紙のラベルといった物理的な形でこれらが決まっていたはずです。
電子化するというのは、その物理的な取り決めを画面上の形に置き換える作業でもあります。

ここを曖昧にしたまま電子化すると、紙のときには自然に効いていた歯止めが外れます。
たとえば、紙の稟議書なら決裁者が不在なら物理的に先へ進みませんが、電子ではフローの設定次第で誰でも進められてしまう、といったずれが起こります。
逆に言えば、この置き換えさえ整理できていれば、社内完結の伝票は外部の合意を待たずに切り替えられます。
なお、承認フローの具体的な設計方法については、業種や組織の規模で適した形が変わり、一般的な業務の考え方として示せる範囲にとどまります。

取引先対応を待たずに着手できる範囲

社内完結の伝票を先に切り替えることには、順番の面でもう一つ意味があります。
電子での起票や承認に社内が慣れる、という効果です。

取引先が関わる伝票を電子化するときには、自社の担当者も同時に新しい操作を覚えることになります。
そこに相手からの問い合わせが重なると、社内の不慣れと対外的な調整が同じ時期にぶつかります。
社内完結の伝票で先に運用を回しておけば、対外的な切り替えに入る頃には、社内側の手順は落ち着いている状態になります。

ただし、社内完結だからといって何でも先に進められるわけではありません。
取引先が関わる伝票と同じシステムで扱う予定なら、そのシステムの選定は共通の判断になります。
先に社内伝票だけで仕組みを固めてしまうと、後から取引先向けの要件を足せない、ということも起こり得ます。
切り替えの着手は社内から、システムの要件は両方を見据えて、という分け方をしておくと無理がありません。

紙と電子が混在する移行期間はどのように運用を分けるべきか

伝票の種類ごとに保存方法を固定する

ここまでの進め方を取ると、必然的に紙と電子が同時に存在する期間ができます。
取引先ごとに切り替え時期が違い、伝票の種類によっても進み方が違うからです。
この混在期間をどう扱うかが、実は移行でいちばん手間のかかるところになります。

従業員規模30〜999名の企業の財務・会計・経理担当者248サンプルを対象にした2024年の調査では、「紙で保存する書類と電子データで保存する書類が混在し管理が煩雑になる」と答えた企業が30.3%ありました⁴。
同じ調査では、電子帳簿保存法にシステムで対応している企業が49.6%となっています⁴。
システムを入れた企業が約半数ある一方で、混在による煩雑さを課題として挙げる企業が3割いる。
この二つを並べると、システム導入そのものが混在の悩みを自動的に解消するわけではない、という見方ができます。
調査対象は中堅・中小規模の企業が中心なので、企業規模や業種によって負荷の感じ方は変わります⁴。

混在が煩雑になるのは、同じ伝票について「これは紙で保存したか、データで保存したか」を毎回思い出さないといけない状態が続くからです。
探すたびに二か所を見に行き、見つからなければもう一方を確認する。
この往復が積み上がると、電子化したのに手間が増えたという感覚になります。

この往復を減らす考え方が、伝票の種類ごとに保存方法を固定することです。
たとえば、取引先Aから電子で受け取る請求書は電子保存、まだ紙で受け取っている取引先Bの請求書は紙保存、と取引先単位で割れている状態は探しにくい。
それに対して、「請求書はもう全取引先で電子に移した」「注文書はまだ全面的に紙」というように種類の単位で切りそろえておけば、探す先が種類から一意に決まります。
種類の中で取引先ごとに割れている期間をなるべく短くする、という進め方です。

二重管理・照合の手間を種類単位で区切る

種類単位で切りそろえるという方針を取ると、移行の順番にも影響します。
「全種類を少しずつ進める」より、「一つの種類を最後まで移してから次へ」のほうが混在の期間が短くなるからです。

たとえば請求書から始めると決めたなら、請求書について取引先の受け入れ確認を回し、自社の保存要件を満たし、応じられる取引先から順に切り替える。
その間、注文書や納品書は紙のまま置いておきます。
請求書が電子に一本化できたら、保存先を電子に固定して、次の種類へ移る。
こうすると、同時に二重管理になっている種類が一つで済みます。

どの種類から始めるかは、前の節までの確認結果で決まります。
取引先の受け入れが早くそろいそうな種類、自社の保存要件を満たしやすい種類が先に来ます。
社内完結の伝票は取引先の確認が要らないので、この意味では最も早く一本化できる種類になります。

注意しておきたいのは、切り替え済みの種類について、過去に受け取った紙の分は紙のまま残る点です。
保存期間が過ぎるまでは、その種類にも紙の束が存在し続けます。
ここを混同すると「請求書は電子のはずなのに紙もある」という迷いが生じるので、切り替え日を境に、それ以前は紙、それ以降は電子、と時点で線を引いて記録しておくと探しやすくなります。

伝票電子化を進める基本の順番（まとめ）

仕分け→確認→整備→段階的移行の4ステップ

ここまでの内容を、着手の順番としてつなげます。

まず、手元の伝票を取引先と電磁的にやり取りするかどうかで仕分けます。
見積書・契約書・請求書・領収書などをデータで授受する場合は電子取引の対象例として挙げられており¹、社内稟議書や入出庫伝票のように社内で完結するものは、この授受の要件に当たりません²。

次に、取引先が関わる伝票について、二つの条件を確認します。
一つは自社側の保存要件で、検索要件は日付・金額・取引先の3項目、基準期間の売上高が5,000万円以下でダウンロードの求めに応じられる場合は検索要件自体が不要という猶予があります¹。
もう一つは取引先の受け入れ状況で、発行側の調査では電子化を希望する人が半数を超える一方、取引先からの要望を障壁に挙げる回答が36.2%ありました³。
相手の事情で紙が残る可能性を織り込んでおく必要があります。

これと並行して、社内完結の伝票については承認権限・保存期間・検索方法といった運用ルールを電子化後の形に置き換えます。
取引先の合意を待たずに進められる領域なので、時間を空けずに着手できます。

最後に、条件のそろった伝票・取引先から順に切り替え、未対応の分は保存方法をはっきりさせたまま紙で残します。
その際、種類の単位で切りそろえると、混在による探し回りを限定できます。
混在管理を煩雑と感じる企業が3割あるという調査結果⁴は、この区切り方を意識する理由になります。

この順番は、電子帳簿保存法の区分という制度上の事実と、発行側・経理担当者への実態調査を組み合わせて組み立てた考え方です。
業界を通じて公式に定められた推奨手順があるわけではないので、自社の取引構成や伝票の量によって、どの種類を先に置くかは変わります。
変わらないのは、取引先が関わるかどうかで必要な準備が違うという点と、その違いを先に把握しておけば後戻りが減るという点です。

伝票電子化の順番は、量や面倒さではなく「取引先とデータで授受するか」で決まります。
取引先が関わる伝票は保存要件と相手の受け入れ状況という二つの条件がそろってから、社内完結の伝票は運用ルールを置き換えれば着手できます。
仕分け、確認、整備、種類単位での段階的な切り替え。
この流れで進めれば、混在期間の管理も見通しが立ちます。

伝票の仕分け自体は自社で行えますが、取引先ごとに受け入れ状況が割れる場面では、どの組み合わせから切り替えると混在が短く済むかの判断が難しくなります。

現在やり取りしている伝票の種類と取引先の構成をお聞かせいただければ、どこから切り替えると二重管理の範囲を抑えられるか、進め方の見立てを一緒に整理できます。無料相談で要件を整理する

取引先が関わる伝票と社内で完結する伝票の違い

取引先と電磁的に授受するかどうかで、必要な準備と着手できる時期を並べています。

• 取引先とやり取りする伝票（見積書・契約書・請求書・領収書等）：電子取引の対象例として挙げられ、保存要件と相手の受け入れ状況の両方を満たす必要がある

• 社内で完結する伝票（社内稟議・入出庫伝票等）：電磁的な授受を伴わないため、承認権限・保存期間・検索方法など自社の運用ルール整備が中心になる

• 先に確認する事柄：前者は検索要件3項目と5,000万円以下の猶予該当、および取引先の受け入れ可否。後者は紙のときの取り決めをどう画面上の形に置き換えるか

• 着手できる時期：前者は相手の確認結果を待つ。後者は取引先対応を待たずに始められる

自社の伝票を一覧にして、この二つのどちらに入るかを書き分けるところから始めると、順番が組み立てやすくなります。

要点の整理

判断の軸	基準
どの伝票から整理を始めるか	取引先と電磁的に授受する伝票は確認に時間がかかるため、洗い出しを先に始める
どの伝票から切り替えを始めるか	取引先の合意が不要な社内完結の伝票は、確認を待たずに着手できる
自社の保存要件の重さ	検索要件は日付・金額・取引先の3項目。基準期間の売上高5,000万円以下でダウンロードの求めに応じられる場合は検索要件が不要
取引先が紙を希望する場合	応じられる取引先から順に電子へ移し、未対応の先は保存方法を明確にして紙を残す
混在期間の区切り方	伝票の種類単位で電子に一本化し、切り替え日を境に紙と電子を時点で分けて記録する

保存要件を満たす方法は一つではなく、伝票の量や扱う人数によって、命名規則で足りるのか仕組みで管理すべきかが変わります。自社だけでは判断の分かれ目が見えにくいところです。 受け取る伝票の量、担当している人数、拠点の分かれ方を伺えば、現在の運用のどこに手を入れれば探し回りが減るのか、具体的な範囲をお示しできます。

よくある質問

社内稟議書のような社内完結の伝票も、将来的に電子取引データ保存の対象になることはありますか

電子取引の区分は、取引の相手方と電磁的に授受した書類を対象とするものです²。
社内で起票し社内で承認・保管する伝票は、この授受が発生しないため対象にはなりません。
ただし、運用が変わって同じ様式の伝票を取引先とデータでやり取りするようになれば、その分は電子取引に当たることになります。
社内稟議で決めた内容をそのまま取引先へ送る形に変えるなど、授受の有無が変わる場面では区分を見直す必要があります。

請求書を電子化したのに取引先が紙での受領を希望した場合はどうすればよいですか

取引先が関わる伝票は自社の判断だけでは切り替えられないため、その取引先については紙を残す運用になります。
発行側900名への調査でも、電子化が進まない理由として「取引先からの要望がある」が36.2%挙がっています³。
全取引先がそろうのを待つのではなく、応じられる取引先から順に電子へ移し、応じられない先は紙のままにしておく進め方が現実的です。
その際、どの取引先が電子でどこが紙かを記録しておかないと、後から探すときに手間が増えます。

電子取引データの検索要件（3項目）を満たせない場合、5,000万円の猶予以外に対応方法はありますか

検索要件として求められているのは、取引などの日付・金額・取引先で検索ができることです¹。
これを満たす方法はシステムの検索機能に限られません。
ファイル名に日付・取引先・金額を規則的に付ける、索引簿を作って対応させる、といった方法でも検索できる状態は作れます。
どれが現実的かは伝票の量と扱う人数によって変わり、月に数件なら命名規則で回りますが、複数の担当者や拠点で受領しているなら仕組みで管理するほうが破綻しにくくなります。
なお、基準期間の売上高が5,000万円以下でダウンロードの求めに応じられる場合は検索要件自体が不要となるため¹、自社が該当するかを先に確認すると、必要な準備の重さが変わります。

紙と電子が混在する期間、どの伝票をどちらで保存したか分からなくなるのを防ぐにはどうすればよいですか

混在による管理の煩雑さは、中堅・中小規模の企業への調査で30.3%が課題に挙げています⁴。
防ぎ方の基本は、探す先が一意に決まる状態を作ることです。
取引先ごとに保存先が割れている状態は探しにくいので、伝票の種類の単位で電子に一本化し、一本化できた種類から順に次へ進めます。
加えて、切り替え日を境に「それ以前は紙、それ以降は電子」と時点で線を引いて記録しておくと、過去分の紙が残っていても迷いません。

システムを導入すれば混在の手間は解消されますか

調査では、電子帳簿保存法にシステムで対応している企業が49.6%ある一方、紙と電子の混在で管理が煩雑になると答えた企業が30.3%ありました⁴。
システムの導入と混在の悩みは別の問題として残り得る、という読み方ができます。
システムは保存と検索を支えますが、どの伝票を電子に移し終えてどれが紙のままかという運用上の区切りは、自社で決めて記録しておく必要があります。

1. 1　出典：財務省「広報誌「ファイナンス」令和6年8月号 特集 令和6年1月スタート 令和5年度の税制改正により見直された電子帳簿等保存制度の内容と中小企業の対応策」（2024年）
2. 2　出典：国税庁「電子帳簿保存法の概要」
3. 3　出典：Sansan株式会社「請求書発行の電子化に関する実態調査」（2023年）
4. 4　出典：経理プラス（調査：株式会社ラクス）「電帳法対応システム利用状況調査」（2024年）