FAX・メール注文書の手入力と保管を減らす方法｜保存7年とOCR精度の確認点

◆監修・編集責任者　小園 将隆　2026年10月2日

B2B EC-COLUMN

注文書の手入力と保管、受注担当者が負担に感じる場所

朝に届いたFAXとメールの注文書を、一件ずつ受注システムへ打ち込む。
打ち終えた紙はファイルに綴じ、メールの添付はフォルダへ移す。
この毎日の作業を減らしたいときは、負担を「入力」と「保管」に分けると手を付ける場所が見えてきます。
保管について、注文書は法人税法上、原則7年間の保存が必要です¹。
メールなどデータで受け取った注文書には、改ざん防止や検索の要件も加わります⁴。
入力はOCRで減らせる余地があります。
ただし公表されている認識率は、提供元が自社の基準帳票で検証した値です³。
まず受け取り形式ごとに保存の扱いを確かめ、自社に届いたFAXの実物で読み取りを試してください。

手入力に手間を感じる担当者の割合

FAXで届いた注文書を見て、取引先名、品名、数量、納品日を読み取り、受注システムの画面へ打ち込む。
メールなら添付ファイルを開き、画面を並べて同じように転記する。
電話なら聞き取りながらメモを取り、あとで入力し直すこともあります。
受け取り方は違っても、注文の内容を人の目と手で別の画面へ移す作業は毎回発生します。

受注業務ソフトを提供するハンモックは、2023年3月に食品業の受注業務について調査しました。
FAX・メール・電話で受注している担当者90人に課題を尋ねたところ、60%が「注文書の手入力に手間がかかる」と答えています²。

手入力の負担は、キーを打つ時間だけではありません。
たとえば手書きの数字が「4」か「9」か迷う、FAXのかすれで品番の末尾が読めない、といった判読の時間があります。
打ち終えたあとに注文書と画面を見比べる確認も必要です。
読み違いはそのまま出荷数量や納期のずれにつながるので、急いで済ませるわけにもいきません。
入力を減らすには、こうした判読と確認の手間がどこへ移るかまで見ておく必要があります。

保管義務を煩雑と感じる割合と、この調査の限界

同じ設問では、注文書の管理（保管義務）を煩雑とする回答が30%ありました²。
手入力より割合は低いものの、性質の違う負担です。
入力は毎日の作業量の問題で、道具や受け口を変えれば減らす余地があります。
一方、保管は「何を、いつまで、どの形で残すか」が制度で決まっています。
作業を速くしても、決まりに合っていなければ解決になりません。

この二つは、片方を解いてももう片方は残ります。
たとえばOCRで注文書を読み取って入力を減らしても、受け取った注文書そのものをどう保存するかは別に決める必要があります。
逆に保管のルールを整えても、毎朝の転記の量は変わりません。
そこで以降の節では、保管の決まりを先に確かめ、そのあと入力の減らし方へ進みます。

数値を自社に当てはめる前に、この調査の範囲も押さえておきます。
対象は食品業の受注担当者で、時期は2023年3月です。
調査したのは受注業務ソフトの提供企業なので、課題として手入力が挙がることには、同社の事業との関わりもあります。
他の業種や現在の状況にそのまま広げられる数字ではありません。
「同じ悩みを抱える担当者は少なくない」という手掛かりとして読み、自社でどの作業に時間がかかっているかは別に確かめるのが確実です。

注文書は何年・どの形で残す必要があるか

原則7年と10年の例外

国税庁の案内では、法人の帳簿書類は、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません¹。
注文書や契約書などの取引関係書類も、書類として同じ保存期間が適用されます¹。
受注担当者が日々受け取っている注文書も、この保存の対象に入ります。

数え始めは注文書を受け取った日でも、決算日でもありません。
その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から数えます¹。
受注の現場から見ると、ある事業年度に受けた注文書がいつまで必要かは、経理が把握している申告期限で決まります。
そのため、注文書は受注日の順だけでなく、事業年度ごとにまとめておくと保存期間を判断しやすくなります。

例外もあります。
青色申告で欠損金が生じた事業年度などは、保存期間が10年間になります¹。
どの年度が該当するかは決算と申告の結果で決まるため、受注担当者が注文書を見ても判断できません。
廃棄する前に、その年度が10年保存の対象かどうかを経理に確かめる、という順番を決めておくと迷わずに済みます。
なお、ここで述べた期間は法人税法上の扱いです。
個人事業主の場合や、ほかの税目の保存期間は別に確認が必要です。

紙とデータで変わる点

保存期間の考え方は、紙で受けてもデータで受けても変わりません。
変わるのは、残す形と、そのときに守る要件です。
紙で受け取った注文書は、紙の書類として保管場所と綴じ方を決めれば管理できます。
メールなどデータで受け取った注文書は、電子取引のデータとして保存し、改ざん防止や検索といった要件を満たす必要があります⁴。

現場で混ざりやすいのは、FAXの紙とメールの添付ファイルを同じ扱いにしてしまう場面です。
たとえば、メールで届いた注文書を印刷してFAXの束と一緒に綴じれば、受注処理の控えとしては見やすくなります。
ただ、データで受けたものについて求められているのはデータとしての保存なので、紙の控えを作っても保存要件を満たしたことにはなりません。
受け取った形のまま何を残すかを先に決め、印刷は作業用の控えと割り切る方が整理しやすくなります。
データで受けた注文書の要件は、次の節で詳しく見ていきます。

メール・FAXで受けた注文データの電子保存で確認すること

電子取引に当たる受け取り方

電子取引とは、注文や請求などの取引情報を紙ではなくデータでやりとりすることです。
電子取引で受け取ったデータには、注文書も含まれます。
受注の現場でまず該当するのは、取引先からメールに添付されて届く注文書のPDFや表計算ファイル、メール本文に書かれた注文です。

迷いやすいのがFAXです。
FAXには、受信と同時に紙で印刷される受け方と、複合機や受信サービスで紙に出さず画像データとして受け取る受け方があります。
後者のいわゆるペーパーレスFAXは、注文の内容をデータで受け取る点でメールに近い性質があります。
そのため、電子取引として扱う前提で確認しておくのが安全です。
扱いは国税庁の電子帳簿保存法の一問一答で確かめられます。
同じ取引先からのFAXでも、自社の受信機の設定によって受け取る形が変わります。
紙で出力される受け方の扱いもあわせて、受信の設定ごとに確かめておきましょう。

保存要件の3点

国税庁の一問一答によると、電子取引データを保存するときは、主に次の3点が求められます⁴。
<ul><li>改ざん防止措置：タイムスタンプを付ける、訂正や削除の記録が残るシステムを使うなどの方法で、受け取ったデータが後から書き換えられていないと示せるようにする</li><li>検索機能の確保：日付、金額、取引先で注文書を探し出せるようにする</li><li>事務処理規程の整備：データの扱い方を社内の規程として定める</li></ul>

受注担当者の作業に当てはめてみます。
改ざん防止は、受け取った添付ファイルを編集できる状態で置いたままにしない、という話に置き換えられます。
検索は、税務調査などで「この取引先の、この月の、この金額の注文書」を求められたときに取り出せる状態を指します。
受信メールの中に埋もれたままでは、探し出すのに時間がかかります。
事務処理規程は、誰がどこへどう保存するかを文書にしたものです。
担当者が替わっても同じ手順で保存が続くための土台になります。

3点のうちどれを、どの方法で満たすかは、使う保存の仕組みや規程の書き方によって変わります。
受注担当者だけで決めるより、経理や情報システムの担当と一緒に決める方が、あとで手順を変えずに済みます。

対応が間に合わない場合の定めもあります。
令和6年1月以降は、相当の理由がある場合に一定の猶予が認められています⁴。
ただし、どんな場合に猶予を受けられるか、その間に何が求められるかには条件があります。
自社が当てはまるかどうかは、原典の記述で個別に確認してください。
猶予があるからといって、何も手を付けなくてよいわけではありません。

検索要件が不要になる条件の見方

一問一答には、一定の条件を満たす場合に検索機能の確保が不要になる定めもあります⁴。
条件には基準期間の売上高などが関わり、ほかにもあわせて満たすべき事柄があります。
詳細は原典の最新の記述で確かめてください。
売上高の区分だけを見て「うちは要らない」と判断するのは早計です。

この条件が受注担当者に関係するのは、保存の仕組みを選ぶ段階です。
検索機能が必要なら、取引先・日付・金額で探せる保存方法を用意しなければなりません。
不要なら、その分だけ選べる方法が広がります。
ただし外れるのは検索機能の確保についてであり、改ざん防止措置や事務処理規程まで不要になるわけではありません。
売上高などの数字は経理が把握しているので、該当の有無は経理に確かめてもらい、その結果を受けて保存方法を決める流れにすると判断が食い違いません。

FAX注文書の入力負担はOCRでどこまで下がるか

従来OCRとAI-OCRの認識率の読み方

保存の扱いが見えたら、次は毎日の転記です。
OCRは、紙や画像に写った文字を読み取ってデータに変える技術です。
FAXの注文書を読み取らせれば、画面へ一から打ち込む作業を、読み取り結果を確かめて直す作業に置き換えられます。

どれくらい正しく読めるのかについて、OCR製品を提供するPFUは2025年公開のコラムで検証結果を示しています。
同社の基準帳票を使った検証では、従来型OCRの認識率80%に対し、AI-OCR（同社のDynaEye 11）は98%でした³。
AI-OCRは、文字の読み取りに機械学習などを取り入れたOCRを指します。

この数字を読むときは、条件を三つ押さえておく必要があります。
一つ目に、検証したのは製品の提供元自身で、自社製品の優位を示す文脈で出された値です。
二つ目に、使われたのは提供元が用意した基準帳票で、自社に届くFAXではありません。
三つ目に、98%は読み違いがなくなるという意味ではありません。
注文書では、数量の一桁や納品日の一文字の違いが誤出荷につながります。
認識率が高くても、読み取った結果を人が確認する工程は残すことになります。

前の節で触れた調査では、食品業の受注担当者の60%が手入力に手間を感じていました²。
この負担を減らす手段として、OCRの読み取り精度が上がっていることは確かな手掛かりです。
ただし二つの数字は、対象も調べ方も違います。
組み合わせて「入力の手間が何割減る」と計算することはできません。
自社でどれだけ減るかは、自社の注文書で試して初めて分かります。

自社のFAXでテストする点

読み取りの結果は、FAXの画質、手書きかどうか、帳票の形によって変わります³。
受注の現場では、取引先ごとに注文書の様式が違うのが普通です。
きれいに印字された定型の注文書もあれば、手書きで品名を書き足したもの、何度も転送されて文字がつぶれたものも混ざります。
テストでは、こうした実際のばらつきを入れることが大切です。

進め方の一例を挙げます。
まず、取引先ごとにFAX注文書の実物を集めます。
手書きのものや画質の悪いものも、あえて含めます。
次にOCRで読み取り、すでに手入力済みの受注データと項目ごとに照らし合わせます。
そのうえで、取引先名、品番、数量、納品日のどの項目で読み違いが出たかを記録します。

記録が残ると、判断の単位が「OCRを入れるかどうか」から「どの取引先の注文書を読み取りに回すか」へ細かくなります。
定型で印字された注文書は読み取りに回し、確認だけを人が担う。
手書きが多い取引先は、当面は手入力のままにする。
こうした分け方が、自社の結果をもとに決められるようになります。
読み取り後の確認にかかる時間も、テストの中で測っておくと比べやすくなります。

手書きが多い取引先には、別の道もあります。
取引先に受注画面などの電子の受け口から注文してもらえば、読み取りそのものが要らなくなります。
ただしその場合は注文をデータで受け取ることになるため、前の節で見た電子取引の保存の確認とつながります。
入力を減らす手段を選ぶときは、受け取った注文の残し方も一緒に決めておきましょう。

自社で今日から決める受け取り方の順序

受け取り形式の棚卸し

ここまでの話を自社に当てはめるには、まず注文がどの形で届いているかを並べ出します。
紙で印刷されるFAX、データで受けるFAX、メール、電話の四つについて、それぞれ「何が手元に残るか」「保存で何を確かめるか」「どこで入力が発生するか」を書き出します。

表を埋めると、判断が分かれる場所が見えてきます。
紙で受けるFAXは保存の形がはっきりしているので、負担はおもに転記です。
メールは保存要件への対応が先に立ちます。
ペーパーレスFAXは、電子取引として扱うかどうかを確かめるまで、保存の形が決まりません。
電話は相手から書類もデータも届かないので、入力の負担は大きくても、受け取った注文書を保存するという話からは外れます。
社内で作る記録の扱いは、個別に確かめる必要があります。

作業の順序としては、まず保存の扱いを確かめ、そのあと入力の手段を試すのが進めやすい流れです。
保存の形が決まらないままOCRや受け口を選ぶと、あとから保存方法に合わせて手順を組み直すことになりやすいからです。
どの形式から手を付けるかに決まった順位はありません。
件数が多く転記に時間を取られている形式か、保存要件に対応できていない形式か、自社で負担の大きい方から選んでかまいません。

保存と入力の担当を分ける

棚卸しの結果をもとに、役割の分け方も決めておきます。
入力を減らす工夫は、毎日注文書に触れる受注担当者が試し、改善を続けるのが向いています。
一方で、10年保存に当たる年度の判断、検索機能が不要になる条件に当たるかどうか、事務処理規程の中身は、申告や決算の情報を持つ経理の判断が欠かせません。

分けておくと、受注担当者は注文書を受け取るたびに保存のしかたで迷わず、決まった場所へ決まった形で残すことに集中できます。
経理は、規程どおりに保存されているかを定期的に確かめる役に回れます。
受け取り方が変わったときや、新しい取引先がペーパーレスFAXやメールで注文してくるようになったときに、誰が保存の扱いを見直すかも決めておくと、運用が担当者の記憶頼みになりません。

受け取り形式を並べると、保存の扱いが決まらない形式や、OCRに回すか受け口を変えるか迷う取引先が残ります。こうした切り分けは、注文書の実物と受注の流れを前にして整理した方が早く進みます。

相談では、棚卸しした受け取り形式ごとに、どこで転記が起きているか、どの取引先の注文を別の受け口へ移す余地があるかを一緒に整理できます。無料相談で要件を整理する

要点の整理

保存期間	法人税法上、注文書は確定申告書の提出期限の翌日から原則7年、欠損金が生じた年度などは10年
データで受けた注文書	改ざん防止・検索・事務処理規程を満たしてデータで保存する
検索要件の免除	条件と付随する事柄は原典の最新記述で経理が確認する
OCRの認識率	提供元の基準帳票での値。自社のFAX実物で試し、人の確認を残す
進める順序	受け取り形式を棚卸しし、保存の扱いを確かめてから入力手段を試す

保存の扱いと入力の手段は、受注担当者と経理が別々に決めると手順が食い違いやすい事柄です。両方を同じ表の上で見直しておくと、あとから手順を組み直さずに済みます。 相談では、自社の受注の流れのどこで転記と保存の手間が重なっているかを確かめ、試す順番を決めるところまで整理できます。

よくある質問

ペーパーレスFAXで受けた注文書は紙に印刷して保存すれば足りるのか

紙に出さず画像データで受け取るFAXは、データで注文を受ける点でメールに近く、電子取引として扱う前提で確認しておくのが安全です。
電子取引データの保存に求められる改ざん防止措置・検索機能の確保・事務処理規程は、データとしての保存を前提にしています⁴。
印刷した紙は作業用の控えとして扱い、データの保存方法は別に決めてください。
扱いの詳細は、国税庁の電子帳簿保存法の一問一答で確かめられます。

注文書の保存期間は7年と10年のどちらを見ればよいのか

法人税法上の原則は、確定申告書の提出期限の翌日から7年間です。
注文書などの取引関係書類も同じ期間が適用されます¹。
青色申告で欠損金が生じた事業年度などは10年間になります¹。
どの年度が10年に当たるかは申告の結果で決まるので、廃棄の前に経理に確かめてください。
個人事業主やほかの税目の場合は、別に確認が必要です。

OCRの認識率98%は自社のFAX注文書にもそのまま当てはまるのか

当てはまるとは言えません。
98%は、提供元のPFUが自社の基準帳票を使って検証したAI-OCRの値です³。
FAXの画質、手書き、帳票の形で結果は変わります³。
取引先ごとの実物で読み取りを試し、どの項目で読み違いが出るかを確かめてから、読み取りに回す注文書を決めるのが確実です。

電話で受けた注文は保存の対象になるのか

電話では相手から注文書もデータも届かないため、受け取った注文書や電子取引データを保存するという話とは性質が違います。
聞き取りメモや受注票など、社内で作る記録をどう扱うかは記録の内容によって変わります。
経理や顧問税理士に確認してください。

検索要件が不要になる条件は自社に当てはまるのか

一定の条件で検索機能の確保が不要になる定めがあります⁴。
条件には基準期間の売上高などが関わり、あわせて満たすべき事柄もあるため、原典の最新の記述で確かめてください。
売上高の情報は経理が持っているので、判断は経理に任せるのが確実です。
不要になるのは検索機能の確保で、改ざん防止措置や事務処理規程はそのまま求められます。

1. 1　出典：国税庁「タックスアンサー No.5930 帳簿書類等の保存期間」（現行制度）
2. 2　出典：株式会社ハンモック「食品業の受注業務に関する実態調査」（2023年）
3. 3　出典：株式会社ピーエフユー「FAX注文書はOCRできる？精度を向上させる3つのポイント」（2025年）
4. 4　出典：国税庁「電子帳簿保存法 一問一答・Ⅱ 適用要件【基本的事項】」（現行制度）