発注アプリを取引先に断られたら?拒否理由の切り分けと併用・段階導入の進め方

◆監修・編集責任者　小園 将隆　2026年10月5日

B2B EC-COLUMN

取引先が発注アプリを断るのはなぜか：受注側の作業から見た理由

取引先に発注アプリへの切り替えを案内したら、「今のFAXのままでいい」と返された。
あるいは、案内する前からそう言われそうだと感じている。
迷うのは、取引先が使わなければ電話・FAXとの二重運用になるだけではないか、という点でしょう。
公的資料は、受注側が電話やFAXに残る背景として、取引先ごとに違う複数システムへ対応する複雑さを挙げています¹。
そこで、受注側の作業を増やさないよう従来の受け口を残す併用から始め、取引先ごとに範囲を広げるのが基本線です。
取適法の対象取引では、費用や作業を相手に求める前に注意点を確かめます。

複数システム対応の複雑さと電話・FAXの残り方

発注側から見ると、発注アプリは手間を減らす仕組みです。
注文の書き間違いが減り、いつ何を送ったかの記録も残ります。
ところが、注文を受け取る取引先にとっては、注文の届く窓口がもう一つ増える出来事でもあります。

中小企業庁のミラサポplusの記事は、サプライチェーンの下層にあたるTier3より下の企業では、複数システムへの対応の複雑さから電話やFAXでやり取りしている企業が多いと説明しています¹。
取引先は自社とだけ取引しているわけではありません。
たとえば、ある発注元からは専用の画面で、別の発注元からはEDI（企業間で注文データを電子的にやり取りする仕組み）で、さらに別の発注元からはFAXで注文が届く状態を考えてみてください。
受注側の担当者は、発注元ごとに別の画面を開き、別のIDでログインし、別の形式の注文を読むことになります。

この記事は、取引先が電子化を断る理由を調べた調査結果ではなく、電子化が進みにくい背景の説明です。
それでも、断られた場面を読み解く手がかりにはなります。
取引先の「今のままがいい」は、アプリそのものへの反発というより、受け口がまた一つ増えることへの抵抗である場合があるからです。

受注側の入力・確認の手間を洗い出す

取引先が注文を1件受け取ってから返事をするまでを追ってみます。
FAXの場合、紙を受け取り、品番と数量を読み取り、自社の販売管理システムや受注台帳へ入力し、在庫と納期を確かめてから回答します。
発注アプリに替わって変わるのは、多くの場合、最初の「受け取る」部分だけです。
受け取った注文を自社の台帳へ入力し直す作業が残るなら、取引先の手間はFAXとほとんど変わりません。
ログインや新着の確認が加わる分、かえって増えることもあります。

発注側の担当者が見落としやすいのはこの点です。
アプリによって発注側の転記が減っても、受注側の転記が減るとは限りません。
反対に、アプリから注文データを取り出して取引先のシステムへ取り込めるなら、読み取りと入力の手間が減ります。
取引先が使ってくれるかどうかは、この差で分かれる面があります。

ですから、断られたときにまず知りたいのは、取引先の担当者が注文を受けた後にどの画面へ何を入力しているか、他の発注元の電子受注をいくつ使っているか、といった作業の中身です。
1日に何件の注文を受け、そのうち自社からの注文がどれくらいを占めるかも、取引先にとってアプリを覚える価値があるかを左右します。

費用・習慣・情報の不安は仮説として聞き取る

複数システムへの対応以外にも、断られる理由はいくつか思い浮かびます。
利用料がかかるのではないか、操作を覚える人がいない、FAXで回っているのに変える理由がない、取引情報を外部のサービスに置くのが不安だ、といったものです。
どれも想定しやすい理由ですが、どの理由がどれだけ多いかを示す公的な調査は見当たりません。
「たぶん費用の話だろう」と決めつけて対応を用意するより、取引先ごとに理由を聞き分けるほうが、次の手を外しにくくなります。

聞き分けるときは、理由が一つとは限らない点に気をつけます。
「費用がかからないとしたら使うか」「入力し直しがなくなるとしたら使うか」と、条件を一つずつ外して尋ねると、どれが本当の障害なのかが見えやすくなります。
費用が解消しても使わないという答えなら、問題は作業の側にあると考えられます。

断られた理由ごとに合う対応：受け口の併用・費用・段階導入・説明

受け口を残す併用

複数の受け口への対応がすでに負担になっている取引先に、アプリへの完全な切り替えを求めれば、その負担をさらに増やすことになります。
そこで検討したいのが、発注側はアプリで注文を作り、取引先にはこれまでどおりFAXやメールで注文書が届く、という形です。
この形なら、発注側の記録はアプリに集まり、取引先の受け取り方は変わりません。

ただし、アプリからFAXやメールで注文書を送れるか、取引先からの回答をどうアプリへ戻すかは、発注アプリの提供者ごとに仕様が違います。
導入を決める前に、提供者へ「アプリを使わない取引先にはどう届くのか」「取引先の返事はどこへ戻るのか」を尋ねておくと、併用の具体的な形を描けます。
この二つの答えによって、発注側に残る作業も変わります。

併用は、取引先を説得できなかったときの妥協策ではありません。
取引先にとっての変化をできるだけ小さくしながら、発注側の記録を一か所に集めるための手段です。
取引先が使わなくても、発注側で注文の作成と記録をアプリにまとめられれば、導入の効果の一部は得られます。

共通EDI標準という選択肢

複数システムへの対応が負担という問題そのものに対して、中小企業庁は中小企業共通EDI標準を示しています。
ミラサポplusの記事では、受注側は同標準に対応したプロバイダーや業務アプリを利用するだけで済み、大きな費用はかからないとされています¹。
標準は、注文書番号や注文書発行日など、業務アプリが最低限対応すべき13項目を定めています¹。

発注元ごとに別の画面へログインする代わりに、取引先が使い慣れた対応アプリで複数の発注元の注文を受けられれば、受け口が増える問題は小さくなります。
この効き目が出るのは、自社の発注アプリが同標準に対応していることと、取引先がすでに対応アプリを使っているか使える環境にあることの、両方がそろったときです。
前者は提供者に、後者は取引先に聞いて確かめます。

気をつけたいのは、記事に金額の記載がない点です。
取引先がまだ対応アプリを持っていなければ、新たな契約や設定が必要になる場合もあり、取引先の費用が常にゼロとは言えません。
「標準対応なので費用はかかりません」と伝えるのではなく、取引先の環境で何が必要になるかを一緒に確かめる姿勢のほうが、相手の不安を残しません。

説明と試行で懸念を解く

習慣や人手、情報の扱いへの不安が理由の場合は、説明の中身を変えることから始めます。
発注側の利点である入力ミスの削減や記録の残しやすさを並べても、取引先の判断材料にはなりにくいものです。
取引先が知りたいのは、注文がどこに届き、何をすれば受けたことになり、FAXのときと何が変わらないのか、という自分の作業の話です。
情報の扱いが気になる取引先には、取引データがどこに置かれ、誰が見られるのかを提供者に確かめたうえで伝えます。

それでも踏み切れない取引先には、範囲を区切った試行を提案できます。
たとえば、定期的に出している消耗品の補充注文だけをアプリで送り、一定期間はFAXでも同じ注文を送る、という進め方です。
取引先は、慣れたFAXを手元に残したまま操作を試せます。
試行の後に感想を聞けば、断る理由が解消したのか、別の理由が残っているのかが分かります。

費用の不安が理由なら、案内の前に、誰が何を負担するのかを決めておくことが先です。
負担の有無が曖昧なまま案内すると、取引先は費用がかかる前提で断ります。
取引先に何かを負担してもらう形を考えている場合は、次に取り上げる法令上の注意点と切り離せません。

取引先に変更や費用負担を求めるとき、発注側が守る法令上の注意点

電磁的方法での明示は可能

2026年に施行された取適法（下請法を改正した法律）は、発注する側の委託事業者に義務と禁止行為を定めています⁵。
義務の一つが、発注の際に直ちに発注内容等を書面または電磁的方法で明示することです²。
支払期日は給付の受領日から60日以内でできる限り短く定め、給付の内容等を記載した書類または電磁的記録を作成して2年間保存します²。
アプリで発注内容を伝えること自体は、この仕組みと両立します。

併用の場面で見落としやすいのは、FAXで出した注文も、アプリで出した注文も、明示と保存の義務は同じだという点です。
発注手段が二つに分かれると、記録の保存場所も二つに分かれがちです。
これは後で取り上げる台帳の一本化とつながります。

アプリの入力欄の都合で、細かな指定を文字で入れにくいこともあります。
公正取引委員会のQ&Aでは、EDIでシステム上文字の入力が難しい場合にパターンコードを使う方法について、各コードの意味を事前に書面または電磁的方法で明示しておけば認められると示しています⁶。
自社の使い方が当てはまるかは、Q&Aの原文で確かめます。

なお、電磁的方法で明示する際に取引先の同意などの手続が必要かどうかは、改正後の扱いを含めて公正取引委員会の資料で確かめてから案内文を作るのが安全です。
また、これらの義務や禁止行為が及ぶのは、法の対象となる取引と事業者の組み合わせです。
取引の内容と事業者の規模などの要件で決まるため、取引先一覧に当てはめて、どの取引先が対象かを把握しておきます。

求めてはいけない金銭・労務の提供

禁止行為は11項目あり、不当な経済上の利益の提供要請、不当な給付内容の変更・やり直し、協議に応じない一方的な代金決定などが含まれます³。
これらは受託事業者の了承があっても適用されます³。
取引先が「いいですよ」と答えたから問題ない、とはならないということです。

公正取引委員会が公表した令和7年度の運用状況では、指導が8,261件、勧告が39件でした⁴。
勧告39件のうち31件が、不当な経済上の利益の提供要請でした⁴。
金銭や労務の提供を求める行為が、勧告の大半を占めたことになります。

発注アプリの導入に当てはめると、取引先にアプリの利用料を負担してもらう、商品情報の登録や初期設定を取引先の作業として求める、といった依頼が考えられます。
こうした依頼が禁止行為に当たるかどうかは個別の事情で判断が分かれ、一般論として違法とも適法とも言い切れません。
ただ、勧告の多くが経済上の利益の提供要請だったことを踏まえると、費用や作業を取引先へ回す設計は慎重に扱うべき論点です。
前の節で、受注側の作業を増やさない対応を優先したのは、取引先に使ってもらいやすいからだけでなく、この論点を生みにくいからでもあります。

支払いの手数料にも注意が要ります。
改正で、振込手数料を受託事業者に負担させる行為の禁止が加わりました⁵。
Q&Aでは、電子記録債権等の決済手数料を受注者に負担させる扱いについても制限が示されています⁶。
発注アプリに支払いや決済の機能が付いている場合は、手数料が誰に掛かる設定になっているかも確かめておきます。

事前に確認する窓口と記録の残し方

案内を出す前に確かめる順番を整理すると、次のようになります。

書き出す段階で、アプリ導入に伴って取引先に生じるものを洗い出しておくと、照合が具体的になります。
利用料、端末や回線の用意、アカウントの登録作業、商品情報の入力、決済の手数料などです。
発注側で負担するものと取引先にお願いするものを分け、お願いする側に残ったものだけを窓口への確認の対象にすれば、照会する範囲も絞れます。

記録は、取引先の了承を得た証拠として使うためのものではありません。
了承があっても禁止行為は適用されるからです。
誰がいつ何を説明し、何を依頼し、何を依頼していないかを残しておけば、担当者が替わったときや取引先から問い合わせがあったときに、社内で経過をたどれます。

全面切替か併用か：二重運用をどこまで許容し、どう減らすか

取引先ごとの判断表

ここまでで、断られる理由は取引先ごとに違い、合う対応も変わること、費用や作業を求めるときには法令上の注意があることを見てきました。
残る迷いは、二重運用をどこまで受け入れるかです。
すべての取引先をアプリへ移せないなら導入をやめるべきか、という問いに対しては、取引先ごとに扱いを分けることで答えられます。

分けるときの軸は二つです。
一つは取引先が断る理由の重さで、併用や説明で解ける軽さなのか、取引先の仕組みを変えないと解けない重さなのかを見ます。
もう一つは発注側の効果で、その取引先への発注件数や、電話・FAXでやり取りしている手間の大きさを見ます。

表の四つの区分のうち、扱いに迷うのは理由が重く、効果が大きい取引先です。
ここを見送ると、発注件数の多い先が従来のまま残り、アプリの効果の多くを失います。
一方で切り替えを強く求めれば、取引先の負担を増やし、前の節で触れた費用や作業の論点も生みやすくなります。
そのため、この区分の取引先は受け口を残した併用とし、発注側の記録だけでもアプリに集めます。
そのうえで、共通EDI標準対応のアプリのように、取引先の仕組みの側で解ける道がないかを探ります。

この判断表は、数値で裏付けられた基準ではなく、取引先ごとの扱いを決めるための整理です。
取引先の位置は、聞き取りの結果や取引量の変化によって動きます。

台帳の一本化と期限の置き方

二重運用で困るのは、発注の記録が二か所に分かれることです。
FAXで出した注文がアプリの一覧に載っていない、納期を確かめるのにアプリとFAXの控えの両方を探す、2年間の保存も二系統になる、といった状態です。
担当者が休んだ日に、どちらで出した注文なのか分からなくなることもあります。

これを抑えるには、発注の記録をアプリ側に集めるルールを決めます。
FAXで送る取引先の分も、アプリで注文を作成してから送る、あるいはFAXで出した分を当日中にアプリへ登録する、といった決め方です。
そうすれば、発注の状況を確かめるときはアプリだけを見ればよく、FAXの控えを探す手間が減ります。
残るのは、FAXが届いたかどうかの確認と、取引先からの回答をアプリへ反映する作業です。

もう一つ決めておきたいのが、取引先ごとの見直し時期です。
併用を続ける理由がはっきりしないまま時間がたつと、二重運用はいつの間にか固定されます。
判断表の横に、次にいつ見直すかと、何が変われば切り替えを再提案するかを書き添えておくと、併用が惰性で続くのを防げます。
この期限は、取引先に対して受け口の終了日を告げるためのものではなく、発注側が自分の運用を見直すための目安です。

取引先の優先順位のつけ方と進捗の確認

優先順位の付け方

判断表で取引先を分けたら、実行する順に並べます。
最初に取りかかるのは、取引量が多く、断る理由が軽い取引先です。
発注側の効果が大きく、取引先の負担も小さいため、切り替えの進め方を確かめる最初の相手に向いています。
ここでの説明の仕方や試行の結果は、次の取引先に案内するときの材料になります。

次に、理由は重いものの取引量が多い取引先について、受け口を残した併用を始め、発注側の記録の一本化を進めます。
取引量が少なく理由も軽い取引先は、試行の枠に余裕ができたときに声をかけます。
理由が重く取引量も少ない取引先は、見直し時期が来るまで従来の手段のままです。

進捗を見る指標

進み具合を見る指標は、複雑にする必要はありません。
アプリ経由で出した発注の比率、取引先からの問い合わせの件数、電話・FAXなど従来の手段で出した注文の残りの件数の三つで、それぞれ別のことが分かります。

アプリ経由の比率は、切り替えがどこまで進んだかを示します。
問い合わせの件数は、取引先の負担が増えていないかを映します。
アプリに切り替えた取引先から「注文が見つからない」「どこで返事をすればよいか」といった問い合わせが続くなら、説明が足りないか、受け口の設計が合っていない可能性があります。
従来手段の残件は、二重運用がどれだけ残っているかの大きさです。

比率の伸びが止まったときは、残っている取引先が判断表のどの区分にいるかを見ます。
理由が重い先ばかりが残っているなら、それ以上の切り替えを急ぐより、併用のまま記録の一本化を徹底するほうが、発注側の手間は減らしやすくなります。
理由が軽いはずの先が残っているなら、最初の聞き取りで見えていなかった理由があると考えて、聞き直します。

取引先数が多い場合の進め方

取引先が数十社、数百社とある場合、すべての取引先から一度に理由を聞き取るのは現実的ではありません。
発注件数の多い順に聞き取りを進め、件数の少ない取引先は、まず受け口を残したまま発注側の記録だけをアプリに集めておく、という分け方ができます。
聞き取りで多く出た理由が分かれば、それに合わせた説明資料を用意して、残りの取引先への案内に使えます。

取引先の数が大きくなったときの規模感として、日東電工CSシステムの例があります。
同社は全国約3,000社の販売店がNitto製品を取り扱い、工業用粘着テープやテープ貼り機器を中心に約3,800品種の製品の提案・販売を手掛けており、BtoB受注サイトとしてEC-Rider B2Bを導入しています⁷。
これは注文を受ける側が取引先向けの注文窓口を用意した例で、本記事で考えてきた発注側とは立場が逆です。
販売店の利用をどう広げたかは事例に書かれていないため、取引先に断られた場合の対処の実績としては読めません。
ただ、取引先が数千社の単位になると、一社ずつ合意を取ってから切り替える進め方は成り立ちにくく、取引先をまとまりで分けて順に進める考え方が欠かせなくなります。

取引先ごとの断る理由と受け口の組み合わせは、自社の取引先の構成や発注の方法によって答えが変わり、一般的な整理だけでは決めきれないためです。

現在の発注手段と取引先の数を前提に、どの取引先から電子化を始め、どこで従来の受け口を残すかの進め方を相談の中で整理できます。無料相談で要件を整理する

要点の整理

軸	基準
断られた理由	複数システム対応・入力し直し・費用・習慣・情報の不安を取引先ごとに聞き分ける
受け口	取引先の作業を増やさない形を優先し、従来の受け口を残す併用から始める
費用・作業の依頼	取適法の対象取引では禁止行為と照らし合わせ、判断が難しいものは窓口に確認する
二重運用	発注記録をアプリ側に集め、取引先ごとに見直し時期を決める
進捗	アプリ経由の比率・問い合わせ件数・従来手段の残件で見る

併用を始めた後の記録の集め方や見直し時期の決め方は、運用が動き出してから迷いやすい部分だからです。 受発注の電子化の進め方を相談し、今の発注記録の持ち方から二重運用を減らす段取りを確かめられます。

よくある質問

取引先がFAXのままでいいと言う場合、アプリとの併用はいつまで続けるべきですか？

一律の終了時期はありません。
取引先ごとに、次にいつ見直すかと、何が変われば切り替えを再提案するかを決めておき、その時期に断る理由を聞き直します。
併用中も、発注の記録をアプリ側に集めておけば、二重運用による確認の手間は抑えられます。
取適法の対象取引では、FAXで出した注文もアプリで出した注文も、明示と2年間の保存の義務は同じです²。

取引先にアプリの利用料を負担してもらうのは、取適法上問題ありませんか？

個別の事情で判断が分かれるため、一般論として違法とも適法とも言い切れません。
禁止行為には不当な経済上の利益の提供要請が含まれ、取引先の了承があっても適用されます³。
令和7年度の勧告39件のうち31件がこの類型でした⁴。
負担を求める形を考えている場合は、案内の前に公正取引委員会や中小企業庁の窓口へ確認してください。

取適法の対象になる取引先かどうかは、何で確認しますか？

対象かどうかは、取引の内容と、双方の事業者の規模などの要件の組み合わせで決まります。
公正取引委員会の取適法の概要ページで要件を確かめ、自社と取引先の情報を当てはめて判断します²。
当てはめに迷う取引先は、公正取引委員会や中小企業庁の相談窓口に照会するのが確実です。

中小企業共通EDIに対応した受け口があれば、取引先は断りにくくなりますか？

断られにくくなるとは言い切れません。
受注側は同標準に対応したプロバイダーや業務アプリを使うだけで済み、大きな費用はかからないとされています¹。
ただし効き目が出るのは、取引先がすでに対応アプリを使っているか、使える環境にある場合です。
まだ持っていなければ契約や設定が必要になることもあるため、取引先の環境を聞いてから提案します。

取引先に断られた後、再度案内するタイミングと伝え方は？

あらかじめ決めた見直し時期のほか、取引先の担当者の交代や、他の発注元でも電子受注を使い始めたといった変化を聞いたときが目安になります。
伝え方は、発注側の利点ではなく、前回断られた理由がどう解消されるかを中心にします。
入力し直しが理由だったなら、その作業がどう変わるのかを具体的に示します。
取引条件と結び付けて利用を迫るような伝え方は避けます。

1. 1　出典：中小企業庁（ミラサポplus）「企業間のデータ連携で、受発注の業務コストを削減する!」（2020年）
2. 2　出典：公正取引委員会「委託事業者の義務（取適法の概要）」（2026年）
3. 3　出典：公正取引委員会「委託事業者の禁止行為」（2026年）
4. 4　出典：公正取引委員会「令和7年度における取適法の運用状況及び中小事業者等の取引適正化に向けた取組」（2026年）
5. 5　出典：中小企業庁（ミラサポplus）「【2026年1月1日施行】受注者を守る法!手形払い禁止など「取適法」がもたらす変化」（2026年）
6. 6　出典：公正取引委員会「よくある質問コーナー（取適法）」（2026年）
7. 7　出典：株式会社フライトソリューションズ「EC-Rider B2B 導入事例（日東電工CSシステム株式会社様）」