発注アプリ導入で取引先とのやり取りはどう変わる?進め方と注意点

◆監修・編集責任者　小園 将隆　2026年10月1日

B2B EC-COLUMN

発注業務のどこが変わり、取引先は何をすることになるのか

注文書をFAXで送り、届いたかどうかを電話で確かめ、数量が一つ変わればまた同じ往復をやり直す。
取引先が増えるほど、この確認作業は担当者一人に集まっていきます。
発注アプリを入れると、見積の依頼と回答から注文までのやり取りが一つの画面に集まり、基幹システムとつなげば価格や在庫の更新も画面へ反映されます。
ただし効果は、取引先が実際にその画面を使ってくれるかどうかで決まります。
取引先が少数で注文内容も定型的な場合や、すでにEDIでつながっている場合は変化が小さく、一部が電話・FAXを続ければその分の手間は残ります。
電子化しやすい取引先から順に広げ、卸価格や商流といった今の取引条件を画面上で再現できるかを確かめながら進めることが、関係を保ったまま移行する近道になります。

注文の作成・送付・確認が変わる範囲

手作業の発注では、一件の注文が形になるまでに何度も往復が起きます。
在庫や納期を電話で確かめ、注文書を作ってFAXで流し、届いたかどうかをもう一度電話で確認する。
数量を一つ直すだけでも、同じ手順をなぞり直すことになります。
この往復は一回ずつは数分でも、品番の多い取引先や急な変更が入る時期には、担当者の一日の大半を占めてしまいます。

発注アプリを入れると、この往復の大部分が一つの画面上に移ります。
自社の担当者は品番と数量を画面に入力して注文を送り、取引先の担当者は自分の画面でその内容を見て回答します。
たとえばEC-Rider B2Bでは、見積依頼への回答や、カタログに載っていない品の見積・加工の依頼を含めて、注文までの流れをWeb上で完結できるとしています⁶。
「送ったか」「届いたか」を人が覚えておく必要がなくなり、依頼と回答が同じ場所に履歴として残るところが、紙や電話との一番の違いです。

もう一つ変わるのが、商品情報や価格の更新です。
基幹システムと連携させれば、そちらで直した内容がアプリの画面へ反映されるため、注文を受ける前段階の「この価格は最新か」という確認が減ります。
言い換えると、発注アプリで減るのは注文そのものよりも、注文の周辺にある転記と照合の作業です。
この部分にどれだけ時間を取られているかが、導入で得られる変化の大きさをおおよそ決めます。

参考になる数値として、中小企業共通EDIの導入実証事業では、受発注業務時間が平均51.4%削減されたという結果が報告されています¹。
ただしこれは実証に参加した中小企業（受注側）の平均であり、自社の削減幅を約束する数字ではありません。
取引の件数や、いま何にどれだけ時間を使っているかで結果は変わります。
それでも、削減されたのが主に転記と確認の時間だという点は、自社の作業内訳と照らし合わせて見当を付ける材料になります。

取引先側の操作としてのアプリの見え方

自社の手間が減る一方で、取引先の側には新しい作業が発生します。
これまで電話を一本受けて口頭で答えていた納期回答が、IDでログインして画面を開き、該当の注文を探して入力する作業に変わるからです。
慣れてしまえば早いのですが、切り替えた直後は「電話のほうが早い」と感じられる期間が必ずあります。
取引先に説明するときは、この期間があることを前提に話したほうが、話が通りやすくなります。

そのため、導入を持ちかける前に整理しておきたいのが「取引先は具体的に何をすることになるのか」です。
誰がログインするのか（現場の担当者か、受注事務の担当者か）、何をアプリで返し、何は引き続き電話でよいのか、既存の受注システムへの入力はどうなるのか。
この三点が曖昧なままだと、取引先の担当者は自分の作業量を見積もれず、判断を先送りにします。
逆に、画面で返すのは納期と見積だけ、急ぎの相談は今までどおり電話、と範囲が見えていれば、返事は早くなります。

費用の話も出てきます。
中小企業共通EDIの規格に対応したプロバイダーや業務アプリを利用する場合には、受注側に大きな費用はかからないとされています¹。
ただしこの記述には具体的な金額が示されておらず、対象も共通EDI規格に対応した仕組みを使う場合に限られます。
自社が導入しようとしているアプリで取引先側にどんな負担が生じるのかは、製品ごとに確かめたうえで伝える必要があります。

取引先の取引形態によって、導入の進めやすさはどう変わるのか

少数・定型・EDI接続済みの取引先で効果が出にくい理由

同じアプリを入れても、取引先の顔ぶれによって変化の大きさはかなり違います。
取引先が少数で注文内容も定型的な場合や、すでにEDIで接続済みの場合は、Web受発注の仕組みを入れても効果が出にくいとされています⁷。
これは統計で比較された順位ではなく、導入の現場で見られる傾向を整理した見方です。
それでも、自社がどちらに近いかを先に当てておくと、期待値の置き方を間違えずに済みます。

理由をたどると分かりやすくなります。
取引先が数社で、毎月ほぼ同じ品を同じ数だけ発注しているなら、そもそも電話やFAXの回数が少なく、減らせる往復も限られます。
すでにEDIでつながっている取引先とは、注文データがシステム間で流れているので、画面を一つ増やしても転記は減りません。
つまり効果が出にくいのは、アプリの出来の問題ではなく、削るべき手作業が残っていないからです。

反対に変化が大きいのは、品番が多く、数量変更や納期照会が頻繁に発生し、注文の窓口が複数に分かれている取引先です。
こうした相手とは、一件の注文に付随する確認のやり取りが何度も起きるため、履歴が一か所に残るだけで探す手間が消えます。
自社の取引先を思い浮かべながら、どちらの性格に近い相手が何社あるのかを数えてみると、着手する順番が自然に見えてきます。

中小企業共通EDI標準が示す最低限の項目

取引先との間でどんな情報をやり取りすべきかには、一つの目安があります。
中小企業共通EDI標準仕様書は、業務アプリケーションに対応を求める最低限必要な項目として13項目（注文書番号、注文書発行日など）を挙げています¹。
これは共通EDIの規格に対応する場合の要件ですが、発注情報として何が揃っていれば相手が迷わず処理できるかを考えるときの基準にもなります。

この視点で今の発注書を見直すと、見落としに気付くことがあります。
注文書番号が振られていない、同じ日に出した複数の注文を発行日だけでは区別できない、といった状態だと、取引先から「先ほどの注文の件ですが」と電話が来たときに、どの注文の話かを特定する作業が毎回発生します。
アプリを入れる目的が確認の往復を減らすことなら、番号と日付が一意に振られるかどうかは、機能一覧の見出しよりも先に確かめたいところです。

相手側の状況も押さえておく必要があります。
2018年の調査では、中小商業・サービス業における「電子文書での商取引や受発注情報管理」の導入率は18.5%で、2割を下回る結果でした¹。
時点が古い数値であり、業種も限られますが、取引先の多くが電子的な受発注の仕組みを持たないまま紙や電話で処理している状況を前提に説明を組み立てたほうが現実に近い、という目安にはなります。
すでに何らかの仕組みを使っている取引先と、まったく使っていない取引先とでは、説明すべき内容も所要時間も変わります。

取引先が新しい仕組みに応じない場合、何を確認し対応すればよいか

商習慣（卸価格・商流）を再現できるかの確認

取引先が切り替えに難色を示すとき、理由は「面倒だから」だけとは限りません。
むしろ多いのは、今の取引条件が新しい画面では表せない、という具体的な引っ掛かりです。
この点について、取引先が使い続けやすいよう商習慣を再現できるかを導入前に確認する必要があるとされています⁷。
導入を決めてから「その価格の出し方は設定できません」と分かると、取引先に譲歩を求めるか、運用を二重にするかの選択になってしまいます。

分かりやすいのが、相手ごとに違う卸価格と、間に入る商流です。
同じ品でも代理店経由か直接取引かで価格が違い、チェーンでは本部が条件を決めて注文は個店から出る、といった関係が続いていることがあります。
EC-Rider B2Bには、個店・代理店・チェーン店などバイヤーごとに異なる卸価格や商流の設定に対応する組織階層管理機能があり、既存の商習慣をWeb上で再現できるとしています⁶。
どこまで再現できるかは製品ごとに異なるため、自社の条件がそのまま載るかは、実際の取引先を例に確認するのが確実です。

確認の進め方としては、条件が複雑な取引先を二、三社選び、その会社の価格表と商流を持って画面上で再現してもらうのが手堅い方法です。
一覧表の「対応可」を眺めるだけでは、例外の扱いまでは分かりません。
特定の品目だけ別建ての価格になっている、期間限定の条件が続いている、といった実際の例外が通るかどうかが、取引先にとっての可否を決めます。

一部併存が続く場合に生じる効果の目減り

すべての取引先が移ってくれるとは限りません。
そもそもアプリのメリットは取引先が実際にその仕組みでやり取りすることが前提であり、一部の取引先が従来どおり電話やFAXでのやり取りを続ける場合は、その分の効果が生まれないとされています⁷。
ここは正面から織り込んでおいたほうがよい部分です。
「全社が移らないと意味がない」と考えると、導入の判断そのものが止まってしまいます。

併存が残るとき、自社に何が起きるかを具体的に見ておきます。
画面から入った注文とFAXで届いた注文が別々に存在するため、どちらにも目を配る担当が必要になり、日次の締めでは二つの系統を突き合わせることになります。
ここで効くのが、FAXや電話で受けた分も同じ画面に取り込んで一覧できるかどうかです。
入口が二つでも、確認する場所が一つにまとまれば、見落としの起きる箇所は減ります。

判断としては、全件移行を導入の条件にしないことです。
かわりに「どの取引先の、どの種類の注文から移すか」で区切ります。
定番品の補充発注だけ先に移し、特注や加工依頼は当面これまでどおりにする、といった切り分けなら、取引先にとっても覚える範囲が限られます。
移らない相手が残ったときに何の作業が残るのかを先に見ておけば、導入後に「思ったより楽にならない」と感じる場面も減らせます。

取引先への説明・依頼はどの順序で進めるとスムーズか

電子化しやすい層からの段階導入

切り替えの案内を全取引先へ同時に送ると、問い合わせも同時に返ってきます。
すべての取引先を一度に移行するのではなく、電子化しやすい層から着手し、効果を確認しながら範囲を広げる進め方が現実的だとされています⁷。
これは段取りの提案であって決まった手順ではありませんが、最初の数社で運用の穴が見えてから広げるほうが、説明も安定します。

では、どこから声を掛けるか。
目安になるのは、すでにメールで注文や見積のやり取りをしている取引先、注文点数が多く変更連絡が頻繁な取引先、窓口の担当者が固定していて話が通りやすい取引先です。
逆に、担当者が交代制で決裁に時間がかかる相手や、特注品ばかりで例外条件の多い相手は、運用が固まってからのほうが説明の手戻りが少なくなります。

説明の順序も、相手の関心に沿わせます。
先に伝えるのは「何がどう変わるか」ではなく「あなたの側で何をすることになるか」です。
ログインの方法、返してほしい内容、いつから始めるか、当面は電話でも受けるのか。
そのうえで、注文履歴が残ることや、過去の内容を自分で確認できることなど、相手にとっての利点を添えると、依頼というより運用の相談として話が進みます。

運用支援体制を事前に確認する重要性

取引先の数が多いほど、導入後は「どこに聞けばいいのか」という問い合わせが自社に集まります。
この負荷を軽く見ていると、業務を楽にするはずの導入が、切り替え期間中の窓口業務で相殺されてしまいます。

参考になる事例があります。
各種工業用粘着テープやテープ貼り機器を中心に約3,800品種の製品を扱い、全国約3,000社の販売店と取引する日東電工CSシステム株式会社では、導入前はコーポレイトサイトと各ECサイトを別々に管理しており、サイト間で情報の整合性が取れず、情報更新の頻度も遅いという課題がありました⁵。
導入後は基幹システムで更新した情報がECのシステムへ即時反映され、複数サイトの情報が一括更新される体制に変わっています⁵。

この事例が示しているのは情報管理と更新の変化であり、取引先との個別のやり取りの手順がどう変わったかを直接示すものではありません。
ただ、取引先が多いほど「どの情報が最新か」という問い合わせが自社に集まるという構図は共通しています。
更新元が一つにまとまっていれば、取引先から価格や仕様の確認が来たときに、担当者が複数の場所を見比べて答える必要がなくなります。

そのうえで、導入前に決めておきたいのが支援の窓口です。
取引先から「ログインできない」「表示されている価格が違う」と連絡が来たとき、自社の誰が受け、どこから先を提供元に渡すのか。
切り替え時期にまとまって発生する問い合わせを誰が引き受けるかが決まっていないと、営業担当が個別に対応することになり、進み具合も把握できなくなります。
説明資料や操作の案内をどちらが用意するのかも、同じタイミングで確認しておくと段取りが崩れません。

取引先とのやり取りに関わる法令上の留意点

取適法（2026年1月施行）の委託事業者の義務

発注のやり取りをアプリへ移すとき、切り離せないのが制度側の要件です。
下請代金支払遅延等防止法（下請法）は名称が変わり、中小受託取引適正化法（通称・取適法）となりました³。
施行日は2026年で³、すでに施行されています。
適用されるのは該当する製造委託等の取引で、義務を負うのは発注側にあたる委託事業者です。
自社の取引がこれに当たるかどうかは、取引の内容と当事者の規模で決まります。

運用に直結するのが、発注時の明示です。
発注の際は、給付の内容や代金額などの発注内容を直ちに書面または電磁的方法により明示することが義務付けられています²。
この明示は、中小受託事業者の承諾の有無にかかわらず電子メールなどの電磁的方法での交付が可能とされています⁸。
つまり紙の注文書に戻す必要はありませんが、アプリの通知や注文画面に明示すべき事項が実際に含まれているか、取引先がそれを受け取って残せる形になっているかは、別に確かめる部分です。

記録の残し方も同じ流れで考えます。
給付の内容や代金額等について記載した書類または電磁的記録を作成し、2年間保存する義務があります²。
注文データが画面上に存在することと、必要な項目を備えた記録として保存期間のあいだ取り出せることは、同じではありません。
古い注文が一覧から落ちる設定になっていないか、取引先や期間で検索して出せるかを、運用の設計段階で見ておくと後から慌てずに済みます。

支払条件の設計も関わります。
支払期日は物品等を受領した日から起算して60日以内に定める必要があり²、手形払が禁止されるため、電子記録債権を選ぶ場合も満期日を60日以内に収める設計が必要とされています⁸。
あわせて、協議に応じない一方的な代金決定が禁止されることから、取引先別に価格を変える場合は決定の経緯を記録し、協議に応じられる体制を整える必要があるとされています⁸。
取引先ごとの価格を画面で設定できるという話は、前の節では商習慣の再現という観点で見ましたが、制度の側から見ると「なぜその価格になったかを後から説明できるか」という問題でもあります。
設定を変更した日付と理由が残る仕組みかどうかが、ここでの確認点です。

適格請求書（インボイス）の記載事項

注文の先には請求のやり取りがあります。
適格請求書には、書類作成者の氏名または名称と登録番号、取引年月日、取引内容（軽減税率対象品目である旨）、税率ごとに区分した税込または税抜対価の額および適用税率、税率ごとに区分した消費税額等、交付を受ける事業者の氏名または名称の記載が必要とされています⁴。
小売業・飲食店業等では、交付を受ける事業者の名称の記載は不要です⁴。
これは適格請求書発行事業者が交付する書類についての要件で、免税事業者との取引など該当しない場合もあります。

ここで区別しておきたいのが、データがあることと、必要な様式で出力できることです。
注文情報に品名・数量・金額が入っていても、請求書の様式に登録番号が印字されない、税率ごとの小計が出ない、という状態はあり得ます。
アプリが請求書の発行まで担うのか、発行は別の仕組みで行いデータだけ渡すのかによっても、確認すべき場所が変わります。
取引先へ交付する書類の見本を実際に出力し、記載事項が並んでいるかを目で追うのが、いちばん確実な確かめ方です。

取引先とのやり取りがどこまで変わり、どこで止まりやすいかが見えたところで、残るのは自社の取引先の顔ぶれに当てはめる作業です。

取引先の顔ぶれや商習慣は会社ごとに違い、いまの卸価格や商流をどこまで画面で再現できるかは、機能の一覧を眺めているだけでは判断が付きません。

条件が複雑な取引先の価格表や商流、当面は電話で残したいやり取りを持ち込んで、Web上でどこまで同じ形を保てるのか、どの取引先から移すのが現実的かを一緒に確認できます。無料相談で要件を整理する

取適法（2026年1月施行）で委託事業者に課される主な義務

発注・記録・支払という取引の場面の順に、発注側が満たす必要のある要件を並べています。

• 発注の際は、給付の内容や代金額などの発注内容を直ちに書面または電磁的方法により明示する

• 給付の内容、製造委託等代金の額等について記載した書類または電磁的記録を作成し、2年間保存する

• 製造委託等代金の支払期日を、物品等を受領した日から起算して60日以内に定める

• 支払が遅れた場合は、その日数に応じて未払金額に年率14.6%を乗じた額の遅延利息を支払う

自社の運用に当てはめる際は、同じ項目を「アプリの設定で自動的に残せるもの」と「社内の手順で残すもの」に分け直すと、確認すべき箇所がはっきりします。

要点の整理

軸	判断の基準
導入で効果が出やすいか	品番数と変更連絡の多さ。取引先が少数で定型的、またはすでにEDI接続済みなら効果は出にくいとされる
取引先が応じるか	卸価格や商流など、いまの取引条件を画面上で再現できるか。例外的な条件まで通るかを実例で確認する
進める順序	電子化しやすい取引先から着手し、運用の穴と効果を確認してから範囲を広げる
併存の扱い	電話・FAXが残る分の手間は残る前提で、受付の入口が分かれても確認する場所は一つにまとめる
制度面	発注内容の明示、記録の2年間保存、支払期日、適格請求書の記載事項を、通知と出力様式で満たせるか

発注時の明示や記録の保存、請求書の記載事項を満たせるかどうかは、注文から請求までの流れを自社の運用につないで見ないと分かりません。 見積の依頼と回答から注文、基幹システムとの連携までを自社の手順に当てはめ、どの転記が減り、どの確認と記録が残るのかを画面の動きで具体的に確かめられます。

よくある質問

発注アプリ導入後も、一部の取引先だけFAX・電話を残すことはできますか

運用としては残せますが、その取引先とのやり取りにかかる手間は減りません。
アプリのメリットは取引先が実際にその仕組みでやり取りすることが前提であり、従来どおり電話やFAXが続く分の効果は生まれないとされています⁷。
併存させる場合は、FAXや電話で受けた注文も同じ画面で一覧できるようにして、確認する場所を一つにまとめておくと、二系統を突き合わせる負担を抑えられます。
全件移行を導入の条件にせず、定番品の補充発注から移すなど、取引先と注文の種類で区切る進め方が現実的です。

取引先ごとに異なる卸価格や商流（代理店・チェーン店など）はアプリでどう管理すればよいですか

相手ごとの価格や商流を画面上の設定として持たせる形になります。
EC-Rider B2Bには、個店・代理店・チェーン店などバイヤーごとに異なる卸価格や商流の設定に対応する組織階層管理機能があり、既存の商習慣をWeb上で再現できるとしています⁶。
どこまで再現できるかは製品によって異なるため、条件が複雑な取引先を例に、例外的な価格まで載るかを確認してください。
あわせて、取引先別に価格を変える場合は決定の経緯を記録し、協議に応じられる体制を整える必要があるとされています⁸。
設定の変更履歴が残るかどうかも見ておきたい点です。

取引先への発注内容の明示は、アプリの通知だけで取適法上の書面明示義務を満たせますか

交付の方法としては、電磁的方法での明示が認められています。
発注の際は発注内容等を直ちに書面または電磁的方法により明示することが義務とされ²、この交付は中小受託事業者の承諾の有無にかかわらず電子メールなどの電磁的方法で可能とされています⁸。
ただし満たすべきなのは方法だけではなく、給付の内容や代金額といった明示すべき事項が実際に含まれていること、そしてその記録を2年間保存できること²が前提になります。
自社の取引が取適法の対象に当たるかを含め、通知の文面と保存の設定を突き合わせて確認してください。

取引先へ発行する適格請求書（インボイス）の記載事項は、アプリで自動的に満たされますか

自動的に満たされるとは限らず、出力される様式を実際に確認する必要があります。
適格請求書には、交付者の氏名または名称と登録番号、取引年月日、取引内容、税率ごとに区分した対価の額と適用税率、税率ごとに区分した消費税額等、交付を受ける事業者の氏名または名称の記載が必要です⁴。
注文データとして品名や金額を保持していることと、これらの項目が揃った書類として出力されることは別の話です。
請求書の発行をアプリが担うのか、別の仕組みへデータを渡すのかによっても確認先が変わるため、見本を一枚出力して項目を突き合わせるのが確実です。

1. 1　出典：中小企業庁（日本政策金融公庫総合研究所レポートを紹介）「企業間のデータ連携で、受発注の業務コストを削減する!」（2018年/2020年）
2. 2　出典：公正取引委員会「中小受託取引適正化法（取適法） 委託事業者の義務」（確認時点の現行制度）
3. 3　出典：公正取引委員会「2026年1月施行!～下請法は取適法へ～改正ポイント説明会」（2026年）
4. 4　出典：国税庁「タックスアンサー No.6625 適格請求書等の記載事項」（確認時点の現行制度）
5. 5　出典：株式会社フライトソリューションズ「EC-Rider B2B 導入事例（日東電工CSシステム株式会社様）」（事例掲載時点）
6. 6　出典：株式会社フライトソリューションズ「EC-Rider B2B 機能紹介」（確認時点）
7. 7　出典：株式会社フライトソリューションズ「Web受発注システム導入のメリット6つと注意点」（確認時点）
8. 8　出典：株式会社フライトソリューションズ「BtoB ECの与信管理の進め方|取適法対応の手順」（確認時点）