発注アプリの効果は在庫にどう出る？欠品・過剰在庫が変わる条件と手作業との違い

◆監修・編集責任者　小園 将隆　2026年9月22日

B2B EC-COLUMN

発注アプリが欠品・過剰在庫を防ぐ仕組み(発注点管理・自動発注)

発注書を作るたびに在庫表を開き直し、それでも「もう切れていた」「先週も同じものを頼んでいた」が起きる。
この繰り返しを止められるかどうかが、発注アプリを入れる価値の中心です。
アプリが効くのは、在庫が一定数を下回ったという判断を担当者の記憶や勘から外し、記録された数字どうしの比較に置き換えるからです¹。
ただし、発注点を置けるだけの数字が手元にあるか、発注済みで未入荷の分を在庫として数えられるかによって、同じ機能でも結果は変わります²。
導入すれば平均で何割減る、と言える業種横断の統計は見当たらず、公開されているのは条件のはっきりした個別事例です。
自社の記録がどこまで整っているかに引き付けて読むと、効果が見込める部分と見込めない部分が分かれてきます。

発注点方式と自動発注の考え方

欠品は在庫がゼロになった瞬間に起きるのではなく、発注してから品物が届くまでの間に使い切ってしまったときに起きます。
だから在庫の管理では、ゼロになる前に「ここを下回ったら発注する」という水準を先に決めておきます。
これが発注点と呼ばれる考え方で、発注点は「1日の平均消費量×発注リードタイム＋安全在庫」で算出できるとされています¹。
1日に使う数と、発注してから入荷するまでの日数が分かっていれば、届くまでに消えていく量は先に見積もれます。
そこへ急な出庫に備える安全在庫を足した数量が、発注の合図になります。

在庫が発注点に達したら発注が行われる、という形にしておくと、発注するかどうかの判断そのものが担当者の記憶から離れます¹。
ここが欠品にも過剰在庫にも効く部分です。
手作業で回していると、切らすのが怖い品目は多めに、動きの読めない品目は後回しにと、判断が人によって傾きます。
発注点方式はその傾きを、あらかじめ決めた水準と記録された在庫数の比較に置き換えます。
自動発注によって在庫過多や在庫切れのリスクを抑え、欠品を防いで商品をタイムリーに提供できるとされるのは、この置き換えが働くためです¹。
ただしこれは仕組みの説明であり、どれだけ減るかという削減率の数字が示されているわけではありません。

発注点を置いたあと、現場で実際に変わるのは確認の仕方です。
品目台帳に発注点を設定しておくと、発注点を下回った品目がパソコンの画面にワンクリックで一覧表示され、倉庫まで現物を見に行かなくても対象が分かる製品もあります²。
棚を回って気づいた人が声を上げる運用では、担当者が休んだ日や繁忙期に確認が飛びます。
一覧で出る形になれば、その日に発注すべき品目は誰が画面を開いても同じ結果になります。

一方で、この仕組みは置いた数字の鮮度に支えられています。
1日の平均消費量は季節や取引先の状況で動きますし、仕入先を変えればリードタイムも変わります。
発注点を一度決めたまま放置すると、消費が増えた品目では欠品が、減った品目では過剰在庫が起きます。
発注点方式を入れるということは、発注の手間を減らす代わりに、発注点を見直す仕事を持つということでもあります。

在庫の可視化がもたらす廃棄・過剰在庫リスクの低減

過剰在庫は、買いすぎだけで生まれるわけではありません。
どこに何がいくつ残っているか分からない状態も、同じくらい在庫を膨らませます。
大手メーカーであるニフコの、住生活分野等を扱う事業では、生産委託している工場の在庫を可視化できておらず、製品が廃番になったときに工場に残る材料の正確な数量を把握できないため、多くの在庫を廃棄せざるを得ないリスクを抱えていました⁴。
自社の倉庫の外にある在庫ほど、数字が集まるまでに時間がかかり、気づいたときには使い道がなくなっています。

可視化に取り組んだあとの変化として公表されているのは、在庫の数字を集める作業の時間です。
出荷報告の作業は月60時間から月3時間に、トレーサビリティの調査は4時間から2分に短縮したと報告されています⁴。
これは在庫金額がいくら減ったという数字ではなく、在庫の状態を確認するためにかかっていた手間の数字です。
ただ、欠品や過剰在庫への気づきは確認の頻度に左右されます。
数字を集めるのに何時間もかかる状態では月に一度しか見られなかったものが、短時間で見られるようになれば、増えすぎや減りすぎに気づく間隔が縮まります。

この事例は、システム連携を含む取り組みを行った一つの事業の実績です⁴。
業種も、在庫を置いている場所も、連携の作り込み方も違えば、同じ幅の変化にはなりません。
持ち帰れるのは時間の数字そのものではなく、在庫を見に行く手間が確認の頻度を決め、確認の頻度が欠品と過剰在庫への気づきを決めている、という関係のほうです。

効果を左右する条件(在庫連携の有無・発注点設定の運用)

在庫連携(入荷予定連携)の有無による違い

発注点管理を入れても、多重発注が残ることがあります。
月曜に発注点割れの一覧を見て部品を発注し、その部品が届くのは翌週だとします。
水曜に別の担当者が同じ一覧を開くと、在庫はまだ発注点を下回ったままです。
発注済みの分が在庫として数えられていなければ、画面上は今も足りない品目に見えます。
ここで二度目の発注が出ると、防ぎたかったはずの過剰在庫が生まれます。

この差を埋めるのが、発注済みで未入荷の数量を在庫に加味する仕組みです。
在庫スイートクラウドでは、上位のProエディションで入荷予定を登録でき、入荷予定分を有効在庫に加味して発注点割れの対象から除外することで多重発注を防げる一方、棚卸エディションとLiteエディションにはこの機能がないと説明されています²。
同じ製品の中でも、選ぶプランによって防げる失敗が変わるということです。
他社の製品にそのまま当てはまる話ではありませんが、確かめる観点は共通します。
検討している発注アプリが発注済み未入荷の数量をどう扱うのかは、機能名の有無ではなく、画面に出ている在庫数が何を指しているかとして確認する必要があります。

逆に、この機能がなくても困らない場合もあります。
発注を一人が担当していて、発注から入荷までが短く、同じ品目を続けて発注する場面が少なければ、二度発注はそもそも起きにくいためです。
機能が足りないから効果が出ない、と一般化するのではなく、自社で実際に多重発注が起きているかどうかで必要性が決まります。
過去の発注履歴をさかのぼり、同じ品目を短い間隔で二度発注した記録があるかを見れば、ここは自分で判断できます。

発注点・消費量データの整備状況という条件

もう一つの条件は、発注点を置くための数字が手元にあるかどうかです。
発注点の計算には1日の平均消費量と発注リードタイムが要ります¹。
出庫の履歴が残っていない状態では、この平均消費量を計算で出せません。
導入直後は担当者の感覚で暫定の数値を置き、出庫の記録がたまった時点で見直す、という手順を踏むことになります。
効果が現れるまでに、記録がたまる時間が要るということです。

記録の入り口が手作業のままだと、アプリの中の在庫数と現物のズレも残ります。
入出庫時の数量記録のミスや棚卸し頻度の低さは、欠品や過剰在庫の直接の原因になると整理されています³。
発注点を正しく置いても、比較される在庫数が現物と合っていなければ、発注点割れの一覧は誤った品目を並べます。
ここは機能では埋まらず、誰がいつ記録するかという運用の話になります。

運用が定着するかどうかも条件です。
システムを導入しても、スタッフが適切に操作できなければ十分な効果は得られず、教育が必要だと指摘されています³。
入庫を現場で打つのか事務所でまとめて打つのか、伝票を見ながら後から入力するのかで、記録の遅れ方は変わります。
発注アプリの効果を見積もるときは、機能の一覧よりも、この記録の入り方を先に決められるかを見たほうが実態に近い見通しになります。

なお、発注アプリを導入すると欠品が平均でどれだけ減るという業種横断の統計は見当たりません。
公開されているのは、条件がはっきりした個別企業の事例と、仕組みとしての説明です。
自社の判断材料にするときは、事例の数字を目標値として持ち込むより、その会社がどんな状態から何を変えたのかを自社と重ねるほうが役に立ちます。

ここまでで、発注アプリが何をどう置き換えるのか、その効果がどんな条件に支えられているのかが見えてきました。
残るのは、いま自社が使っている管理のやり方のどこでズレが生まれているか、という一点です。

発注点を置けるだけの出庫履歴があるか、入荷予定を在庫に加味する必要があるほど二度発注が起きているかは、製品の機能一覧を眺めても判断がつかず、自社の発注書と在庫記録の持ち方を見ないと決まりません。

現在の発注書の作り方と在庫の記録方法を伝えてもらえれば、いま起きている欠品や過剰在庫のうち、どこが仕組みで埋められる部分で、どこが手作業として残るのかを具体的に確認できます。無料相談で要件を整理する

効果の出方を分ける確認点

欠品・過剰在庫の原因のどこに効くかという観点で並べています。

• 在庫が発注点を下回ったことを、人の気づきではなく記録から判定できているか

• 発注済みで未入荷の数量を、在庫として数えられているか

• 1日の平均消費量と発注リードタイムを、更新できる形で持っているか

• 入出庫を誰がどこで記録するかが決まり、操作が定着しているか

• いま起きている欠品・過剰在庫の原因が、記録のミスなのか棚卸しの頻度なのかを切り分けられているか

記録の入り口が決まっていないうちは、機能を増やすより、入出庫を誰がいつ記録するかを決めるほうが先に効きます。

手作業・表計算・発注アプリで何が変わるのか

管理の型	発注のきっかけ	ズレが生まれる場所	変えやすい部分
紙・手作業	担当者の気づきや口頭・電話での依頼	伝票の記入名称や読み取りの違い	品目名の統一と発注内容の記録
表計算(Excel)	目視確認と手入力による集計	打ち間違い・記録漏れ・書式の不統一	集計の自動化と担当者間の共有
発注アプリ(発注点・自動発注、在庫連携あり)	在庫数と発注点の自動比較	発注点の設定値と現物在庫の精度	欠品の検知と多重発注の防止

紙と口頭で回している場合に起きること

伝票の書き方が人によって違う

紙で回している現場では、発注の起点は誰かの気づきです。
部品を持ち出した人がA5サイズの出庫伝票に品名と数量を書き、それをまとめて発注に回します。
この形で受発注ミスに悩まされていたのが、北海道でホタテ養殖業者向けの機械部品の販売・修理・整備を行う会社でした⁵。
同じ部品でも担当者ごとに記入する名称が違い、文字が読みにくいこともあって、伝票からは何を何個頼むのかが一意に決まらなかったといいます⁵。

名称が揃わないことは、読みにくいという問題では終わりません。
同じ部品が別の名前で記録されていると、出庫数を品目ごとに合計できません。
合計できなければ在庫数も分からず、1日の平均消費量も出せず、発注点を置く土台がありません。
紙運用で欠品が読めないのは、記録が残っていないからではなく、残った記録が集計できる形になっていないからです。

それでも紙で回る場合はあります。
扱う品目が少なく、発注を一人が担当し、その人が在庫の置き場所と減り方を把握しているうちは、記憶が台帳の代わりをします。
崩れるのは、品目が増えたとき、記録に触る人が増えたとき、その担当者が休んだときです。
紙のままで良いかどうかは、この三つのうちどれかが近いうちに起きるかで見当がつきます。

Excelに集約している場合に残る弱点

入力と共有の二か所でズレる

Excelに移すと、集計はできるようになります。
品目ごとの出庫数を足し合わせ、在庫数を並べ、発注済みの記録を残すところまでは表計算で足ります。
それでも欠品や過剰在庫が残るのは、記録の入り口が手入力のままだからです。
手作業やExcelでの入出庫記録は数字の打ち間違いや記録漏れが起きやすく、在庫のズレの原因になると整理されています³。

もう一つは共有の側です。
複数の担当者が同じファイルを使う場合、書式の不統一やバージョン管理の乱れが生じやすくなります³。
誰かの手元にだけ最新の行が入っている、列の意味が人によって違う、といった状態になると、発注の判断が古い数字や別の定義の数字で行われます。
一人で作った表が正確に動いているうちは問題が見えず、担当が二人目になった時点で急に狂いはじめるのは、このためです。

さらに、ズレに気づくための仕掛けもありません。
入出庫時の数量記録のミスや棚卸しの頻度の低さは、欠品と過剰在庫の直接の原因になります³。
棚卸しの間隔が空くほど、ズレは累積してから見つかります。
Excelそのものが悪いのではなく、記録が人手で、しかも実際の出庫より後から入る点が欠品・過剰在庫の温床になっている、という整理のほうが実態に近いはずです。

発注アプリに切り替えたときに変わること・変わらないこと

品目の共通化と、残る手作業

発注アプリに切り替えて最初に変わるのは、実のところ発注の自動化ではなく、品目の呼び方です。
先ほどの機械部品の会社は、取り扱う部品を品目として登録し、アプリで発注書を作成する運用に切り替えたことで、相手に正確な情報が伝わる発注書を作れるようになったと報告されています⁵。
誰が記録しても同じ品目に紐づく、という状態がここで手に入ります。

この土台があって初めて、前半で見た仕組みが動きます。
品目ごとに在庫数を集計できるから発注点を置けて、発注点を置けるから発注点割れの一覧が意味を持ち²、在庫が発注点に達したときの自動発注が成り立ちます¹。
導入初期にいちばん時間がかかるのが品目の整理なのは、この順番があるためです。
逆に言えば、品目の整理を飛ばして機能だけ入れても、画面に出てくる一覧は信用できません。

変わらない部分もあります。
現物が動いたことを記録するのは、依然として人です。
システムを導入してもスタッフが適切に操作できなければ十分な効果は得られないと指摘されるのは、この部分が自動化されないためです³。
発注アプリが引き受けるのは、記録された数字を決めた基準と突き合わせ、対象を知らせるところまでで、記録そのものを生み出す部分は運用の設計として残ります。

自社の発注業務の状態から効果を判断する方法

確認しておきたい3つのポイント

ここまでの条件を、自社の状態に当てはめる順に並べます。
一つ目は、いま起きている欠品や過剰在庫の原因の切り分けです。
記録のミスで在庫数が合っていないのか、棚卸しの頻度が低くてズレの発見が遅れているのかで、効く対策が変わります³。
直近で欠品した品目をいくつか洗い出し、そのとき発注点の一覧があったら防げたのかを一件ずつ当てはめると、ここははっきりします。

二つ目は、発注点を置くための数字があるかどうかです。
品目ごとの出庫履歴と、仕入先ごとのリードタイムが分かっていれば、発注点の計算は組めます¹。
どちらも無い場合は、導入した翌日から自動発注が回るわけではなく、記録をためる期間が先に来ます。
ここを見誤ると、入れたのに何も変わらないという受け止めになりがちです。

三つ目は、発注済みで未入荷の数量を扱う必要があるかどうかです。
同じ品目を短い間隔で二度発注した記録があるなら、入荷予定を有効在庫に加味できる構成を選ぶ理由があります²。
そうした記録が見当たらないなら、この機能の有無で製品の判断を分ける必要は薄く、発注点と記録の入り口を整えるほうが先になります。

この三点を並べると、効果の見込みはおおよそ読めます。
品目数が多く、複数人が記録に触れ、名称や書式が揃っていない状態は、発注アプリが構造的に埋められる部分が大きい側です。
一方、品目が少なく一人で回していて、記録も安定しているのに欠品が起きる場合は、原因が発注の仕組みではなく需要の読みや仕入先の納期側にあることもあります。
その場合はアプリを入れても欠品の回数は大きく変わりません。
どちらに当てはまるかは、扱っている品目と直近の欠品の中身を見れば、導入前に見当をつけられます。

要点の整理

軸	基準
欠品を検知する仕組み	在庫数が発注点を下回ったことを、記録から判定できているか
多重発注の防止	発注済みで未入荷の数量を有効在庫に加味できるか
発注点の精度	1日の平均消費量と発注リードタイムを、更新できる形で持っているか
記録の入り口	入出庫を誰がどこで記録するかが決まり、操作が定着しているか
効果の読み方	公開されているのは条件付きの個別事例であり、業種横断の平均値ではない

確認する観点が整理できても、どの品目から名称を揃えるか、記録の入り口を現場と事務所のどちらに置くかは、扱う品目数や担当者の分かれ方によって答えが変わります。 直近で起きた欠品や二重発注の中身を共有してもらえれば、発注点を置ける品目から順に手を付ける道筋と、記録の入り口で先に決めておくことを一緒に確かめられます。

よくある質問

発注アプリを導入すればどんな業種・規模でも欠品や過剰在庫は同じように減りますか

同じようには減りません。
効果は、発注点を置ける数字があるか、発注済み未入荷を在庫に加味できるか、記録の入り口が整っているかという条件に左右されます¹²。
業種横断で平均どれだけ改善するという統計は見当たらず、公開されているのは条件のはっきりした個別事例です。
事例の数字を自社の目標値として持ち込むのではなく、その会社が何を変えたのかを自社と重ねる読み方のほうが実用的です。

表計算(Excel)から発注アプリに乗り換える際、最初に整理すべきことは何ですか

品目の名称と、出庫を記録する入り口の二つです。
同じ部品が担当者ごとに違う名前で記録されていると、アプリに移しても在庫数を品目ごとに集計できません⁵。
またExcelでは書式の不統一やバージョン管理の乱れが起きやすいため³、移行前に列の意味と入力する人を決めておくと、移したあとのズレが減ります。

自動発注機能があれば在庫連携機能がなくても効果は出ますか

多重発注が起きているかどうかで変わります。
ある製品では、上位エディションで入荷予定を有効在庫に加味し、発注点割れの対象から外せる一方、棚卸エディションとLiteエディションにはこの機能がありません²。
発注から入荷までが長く、複数人が発注に関わる場合は、この差がそのまま過剰在庫の差になります。
発注者が一人で入荷までが短い場合は、自動発注だけでも実害は出にくくなります。

発注アプリ導入後に欠品や過剰在庫が減らない場合、何を見直せばよいですか

見直す先は三つあります。
発注点の値が現在の消費量とリードタイムに合っているか¹、アプリ上の在庫数が現物と合っているか、そして操作が定着しているかです³。
特に在庫数のズレは発注点割れの一覧に誤った品目を並べるため、欠品と過剰在庫を同時に悪化させます。
原因が記録のミスなのか棚卸しの頻度なのかを切り分けてから、設定を触るか運用を触るかを決めると、手戻りが減ります³。

1. 1　出典：株式会社日々是良品（zaico）「自動発注とは？自動発注のメリットと自動発注を適切にするポイント」（公開年の記載なし）
2. 2　出典：インフュージョン株式会社「欠品を防ぐ発注点｜在庫・倉庫管理システム機能｜在庫スイートクラウド」（公開年の記載なし）
3. 3　出典：株式会社日々是良品（zaico）「在庫管理のミスや在庫管理の失敗が起きる原因と在庫管理のミス対策」（公開年の記載なし）
4. 4　出典：株式会社日々是良品（zaico）「【製造業DX事例】大手メーカー・ニフコ、zaicoとのシステム連携で月70時間超の『在庫管理工数』削減と『廃棄ロス』防止に成功」（2026年）
5. 5　出典：株式会社日々是良品（zaico）「有限会社山下機械店様：在庫管理改善事例」（公開年の記載なし）