手書き注文書のスキャン電子化で一人担当の負担は減る？保存の条件と入力を減らす進め方

◆監修・編集責任者　小園 将隆　2026年11月13日

B2B EC-COLUMN

手書き注文書をスキャンしても残る作業と、一人担当の属人化が解けるところ

得意先から手書きの注文書がFAXや郵送で届き、販売管理システムへの入力を一人で回している。
担当者が休むと、どの注文が未処理なのか誰にも分からず受注が止まる。
手書き注文書をスキャンして電子化すると、注文書を共有・検索でき、不在の日も別の人が中身を確かめられます。
一方で、画像を見ながらシステムへ打ち込む転記はそのまま残ります。
保存の義務と入力の負担は分けて考え、得意先に頼まずにできる共有と確認ルールを先に整えます。
そのうえで、読み取り補助や電子発注は、得意先が応じられるかと入力量で選ぶのが進めやすい順番です。

スキャンで共有・検索できるようになること

朝のうちに届いた注文書は、受注担当者の机のトレーに重なっていきます。
どれを入力し終え、どれが得意先への問い合わせ待ちなのかを、紙に付けた印や担当者の記憶で管理している場合、その人が休んだ日には、ほかの人がトレーを見ても状況をつかめません。
受注が止まる原因は、入力できる人がいないこと以前に、注文書のありかと処理の状態が一人の手元にしかないことにあります。

注文書をスキャンして共有フォルダに置けば、この「ありか」の問題は解けます。
担当者が不在でも、別の人が画面で注文書を開き、得意先名や数量を読めます。
得意先から「先週お願いした分の納期はどうなっていますか」と電話が来たときも、紙の束を探さずに該当の注文書を呼び出せます。
受け取った日付や得意先名をファイル名に入れておけば、検索で絞り込むこともできます。

ただし、画像を置くだけでは「どれが処理済みか」は伝わりません。
共有フォルダを「未入力」「問い合わせ中」「入力済み」のように処理の状態で分け、入力が終わったらファイルを移す、といった決めごとがあって初めて、不在の日に別の人が続きから作業できます。
スキャンの価値は、紙を画像にすることそのものより、注文書と処理状況を一人の机から共有の場所へ出すところにあります。

転記が残るという切り分け

一方で、スキャンした注文書は文字が写った画像であり、販売管理システムの受注データにはなりません。
得意先コードを選び、品番と数量を打ち込み、納期を入れる作業は、紙を見ながらでも画面を見ながらでも同じだけ残ります。
画面を並べて入力できる分だけ手元の扱いが楽になることはあっても、入力する件数や行数は変わりません。

属人化の中身も分けておく必要があります。
「注文書がどこにあるか、どこまで処理したかをその人しか知らない」状態は、共有と状態の見える化でかなり解けます。
しかし「得意先ごとの書き癖を読み取れるのも、システムへの入力手順を知っているのもその人だけ」という状態は、スキャンでは変わりません。
こちらを解くのは、後で触れる手順書と、実際に処理を代われるバックアップ担当です。

読み間違いや記載漏れも同じです。
画像は拡大して読めるぶん紙より判読しやすい場面はありますが、手書きの「1」と「7」を取り違えるおそれや、納期の書き忘れは、スキャンしても注文書に残ったままです。
スキャンは共有・検索・保管を引き受ける手段であり、転記と確認は別の仕組みで減らす、と切り分けておくと、導入後に「思ったほど楽にならない」と感じる食い違いを避けやすくなります。

受注担当者が挙げる手入力と保管の負担

受注担当者がどこに負担を感じているかについては、食品の小売・卸売の受注担当者を対象にした民間のインターネット調査があります。
2023年3月に実施され、FAX・Eメール・電話で受注している回答者90人に、受注業務の課題を複数回答で尋ねています。
そのうち「注文書の手入力に手間がかかる」が60%、「注文書の管理（保管義務）が煩雑である」が30%でした³。

この二つは別の負担です。
保管の煩雑さには、スキャンによる共有・検索が直接関わりますが、手入力の手間はスキャンだけでは動きません。
調査はスキャンや電子化の効果を測ったものではなく、対象も食品の小売・卸売に限られるため、ほかの業種の割合を示すものではありません。
それでも、手入力の負担を挙げた回答が保管より多いという並びは、スキャンを入口にしつつ、入力を減らす手段を別に考える必要があることと符合しています。

紙で受け取った注文書の保存義務と、スキャンして紙を廃棄する条件

注文書の保存期間と起算点

スキャンを始める前に、受け取った注文書をどれだけの期間残す必要があるかを押さえておきます。
国税庁のタックスアンサーでは、法人が保存する書類の例に注文書が挙げられ、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存するとされています²。
青色繰越欠損金が生じた事業年度などは、さらに長い期間の保存が定められています²。

数え始めは注文書を受け取った日ではなく、申告期限の翌日です。
ある事業年度の途中で受け取った注文書は、その年度の申告期限が過ぎた翌日から数えるため、受け取った日から見ると7年より長く手元に置くことになります。
紙でもデータでも、事業年度ごとにまとめておくと、どこまで処分してよいかを年度単位で判断でき、担当者が代わっても迷いにくくなります。

ここで説明した期間は法人の場合です。
個人事業者は別の規定で保存期間が定められているため、個人で事業を営んでいる場合は、その規定を国税庁の案内で確かめてください。

スキャナ保存の要件

スキャンした画像を正式な保存とし、紙を手放したい場合に関わるのが、電子帳簿保存法のスキャナ保存です。
紙で受け取った書類を画像で保存し、それをもって保存義務を果たすための仕組みで、画像の質と、記録が後から書き換えられていないことを示す手段の両方に要件があります。

画像の質では、読み取りの解像度が200dpi以上、カラーで読み取る場合は赤・緑・青の各色256階調以上とされています¹。
記録の面では、タイムスタンプ（電子データがある時点に存在し、その後変更されていないことを示す仕組み）の付与や、訂正・削除を行った事実と内容を確認できることが要件に含まれ、受け取ってから画像にするまでの入力期間の考え方も定められています¹。
要件は一般書類と重要書類で異なるため、自社の注文書がどちらに当たり、どの要件と期間が適用されるかは、国税庁の電子帳簿保存法一問一答（スキャナ保存関係）で確かめる必要があります。

一人担当の現場で見落としやすいのは、この要件が「期限のある作業」を一つ増やす点です。
入力期間を守るには、注文書が届いたら決まった期間内にスキャンし、記録の要件を満たす保存先へ入れる流れを毎回回す必要があります。
担当者が休めばその作業も止まるため、スキャナ保存へ移ること自体が、一人担当の負担を新たに生む場合があります。

スキャンしても紙を残す運用という選択

スキャナ保存は、紙を廃棄したい事業者が選べる方法であり、注文書をスキャンするすべての会社に求められるものではありません。
目的が不在時の共有や検索であれば、紙の注文書を保存期間中は従来どおり保管し、画像は業務のための写しとして使う運用を選べます。
この場合、保存の義務は紙で果たしているので、画像の画質や共有フォルダの決めごとは、業務で読めるか、探しやすいかを基準に決められます。

要件を満たせるか分からないまま紙を処分すると、保存の義務を果たせていない状態になりかねません。
そのため、まず紙を残したまま共有の運用を固め、スキャンの流れが担当者以外でも回るようになってから、紙の保管場所や手間を見てスキャナ保存へ移るかを判断する、という順番が安全です。
移る場合は、要件を満たす保存の仕組みを用意できるかを、顧問の税理士などと一緒に確認すると判断しやすくなります。

▼ 図の内容を文字で読む

1. 紙を残したまま共有の運用を固める
2. スキャンの流れが担当者以外でも回るようにする
3. 紙の保管の手間を見てスキャナ保存へ移るか判断する

スキャン後の入力を減らす選択肢：読み取り補助とWeb受注・電子データ発注の使い分け

3つの選択肢の比較表

スキャンで共有の土台ができても、手入力は残ります。
入力そのものを減らす方向には、大きく分けて、画像から文字を読み取る補助を使う方法と、得意先に注文をデータで送ってもらう方法があります。
前者の代表がOCR（画像の中の文字を読み取り、テキストのデータに変える仕組み）です。
後者には、得意先が受注側の用意したWeb画面に注文を入力するWeb受注と、企業間で受発注のデータを決まった形式でやり取りするEDI（電子データ交換）があります。

スキャン共有のみ、読み取り補助、電子発注への切り替えの三つを、減らせる作業、手書きの読み取り負担、得意先への依頼の要否、初期負担で並べると次のようになります。
初期負担は導入方法や得意先の数で変わるため、金額ではなく相対的な大きさで示しています。

判断が分かれるのは、手書きを読む負担がどこに残るかと、得意先に頼む必要があるかの二点です。
読み取り補助を使っても、読み取った結果が正しいかを人が確かめる工程は残ります。
手書きの読み取りの出来は注文書の様式や書き手の癖で変わるため、読み取り結果を担当者が注文書と見比べる前提で流れを組むのが現実的です。
手書きを読む負担そのものがなくなるのは、得意先がデータで注文を送る電子発注だけで、その代わりに得意先の協力が欠かせません。

得意先に頼めない場合の選び方

得意先に注文方法の変更を頼めない、あるいは頼んでもすぐには変わらない場合、選べるのは自社の中で完結する手段です。
スキャン共有だけで足りるか、読み取り補助まで入れるかは、注文書の様式と入力量で考えます。

一日に届く注文書が少なく、一枚あたりの行数も少ないなら、読み取り結果を確かめる手間が打ち込む手間とあまり変わらないことがあります。
この場合は、スキャン共有と、次の節で扱う確認ルールを整えるだけでも、不在時の停止や転記ミスへの備えになります。
反対に、決まった得意先から同じ様式の注文書が毎日まとまって届き、品番と数量の行が多いなら、読み取り補助を試す意味があります。
様式が一定であれば、どの欄に何が書かれるかが定まり、読み取り結果の確認も欄ごとに進められるからです。

その中間として、得意先に注文方法そのものではなく、記入する用紙だけをそろえてもらう方法もあります。
受注側が品番・数量・納期・納品先の欄を設けた注文用紙を用意し、それに書いてFAXしてもらうやり方で、得意先の手順はほとんど変わらない一方、記載漏れに気づきやすくなり、読み取り補助を使う場合も欄が定まります。
電子発注への切り替えよりも頼みやすい内容なので、関係の深い得意先から相談してみる余地があります。

電子発注は一社では成立しない

電子発注については、中小企業庁のミラサポplusの記事が、EDIは1社だけが導入しても効果が得られず、取引先と共通認識を持って進めるものだと説明しています⁴。
受注側が自社だけで受け口を整えても、得意先が発注の仕方を変えなければ、届く注文書は手書きのままです。

同じ記事では、受注側は標準に対応したプロバイダーと業務アプリを使えば大きな費用はかからず、紙の帳票をデータで一元管理でき、手入力による転記ミスが減るとされています⁴。
これは2018年時点の情報で、特定の業界標準を使う場合の説明です。
ほかの方式や現在の費用まで示すものではありませんが、受注側にとっての壁が自社の費用より、得意先に発注の仕方を変えてもらうところにあることは読み取れます。

受注担当者の調査で手入力の手間が課題に挙がっていた一方で³、それを根本から減らす電子発注は得意先の対応が前提になります⁴。
両者は調査の時点も対象も違うため、電子発注でどれだけ入力が減るかを数字で見積もることはできません。
ただ、得意先ごとに対応できるかどうかが違う以上、すべての得意先を一度に切り替える前提ではなく、応じられる得意先は電子発注、応じられない得意先はスキャン共有と読み取り補助という併用を、しばらくの標準の姿として考えておくほうが実情に合います。

併用には、受注の経路が増えるという別の負担が伴います。
FAXのトレー、共有フォルダ、データで届く受注の一覧と、確かめる場所が複数になると、一人担当では見落としが起きやすくなります。
どの得意先がどの経路で注文してくるかの一覧を作り、毎日どの順番で各経路を確かめるかを決めておくと、経路が増えても受け漏れを防ぎやすくなります。

▼ 図の内容を文字で読む

• 得意先に頼めない場合
  • 注文書が少なく行数も少ないならスキャン共有と確認ルール
  • 同じ様式の注文書が毎日まとまって届くなら読み取り補助を試す
• 用紙だけそろえてもらう場合
  • 品番・数量・納期・納品先の欄を設けた注文用紙で記載漏れに気づきやすくする
• 応じられる得意先がある場合
  • 応じる得意先は電子発注でデータの注文を受ける
  • 応じない得意先は紙・FAXを続けてスキャン共有で受け止める

手書きの読み間違いと記載漏れを防ぐ確認ルール

確認する項目と順番

どの入力方法を選んでも、人が注文書を読み、確かめる工程は残ります。
以下は、転記ミスや出荷遅れにつながりやすい箇所から考えた、確認の決めごとの例です。
手書き注文書で確かめる項目は、次のように絞り込めます。

• 得意先名：似た社名や、同じ会社の別部署と取り違えていないか
• 納品先：店舗や倉庫が複数ある得意先で、どこへ送るかが書かれているか
• 品番・品名：品番と品名が食い違っていないか、どちらか一方しかない場合に特定できるか
• 数量と単位：「1」と「7」などの読み違いがないか、ケースか個かがはっきりしているか
• 単価：取引先別に決めている単価と違う値が書かれていないか
• 納期：日付が書かれているか、「至急」「いつもどおり」のような書き方で特定できるか

順番も効きます。
入力を始める前に、この六項目に空欄や読めない箇所がないかを先に見て、欠けている注文書を入力の流れから外します。
入力の途中で記載漏れに気づくと、入力しかけの受注が画面に残り、問い合わせの返事を待つ間に別の注文と混ざりやすくなるからです。
そろっている注文書だけを入力し、入力後に数量・単価・納期を注文書と見比べる、という二段階にしておくと、確認する場面が決まり、代わりの人も同じ手順をたどれます。

判読不能時の問い合わせ手順

急いでいるときに読めない文字や書かれていない項目を見つけると、過去の注文から推し量って入力したくなります。
普段と同じ数量なら結果的に合っていることもありますが、外れたときには誤出荷として表に出ます。
判読できない箇所は推測で埋めない、と決めておくだけで、ミスの出どころの一つを閉じられます。

問い合わせの流れは、記録が残る形にしておきます。
注文書の画像を「問い合わせ中」のフォルダへ移し、どの項目が読めなかったか、得意先の誰にいつ連絡したか、返事は何だったかを一覧に書き残します。
得意先ごとの問い合わせ先（担当者名と電話番号、FAXでの確認でよいか）も一覧にしておくと、担当者が不在の日に返事の電話を受けた人でも、どの注文の話かを特定して続きを処理できます。

返事が出荷の締めに間に合わない場合の扱いも、先に決めておきます。
出荷を次の便へ回すのか、上長が判断するのかを決めておかないと、担当者が一人で抱え込んで判断することになり、属人化がかえって強まります。

別の人が見る二重確認

入力した本人の見直しでは、読み違いに気づきにくいことがあります。
同じ人が同じ注文書をもう一度読むと、最初に読んだ数字がそのまま見えてしまいやすいためです。
そこで、入力した人とは別の人が、注文書の画像と入力済みの受注を見比べる工程を入れる方法があります。

一人担当の職場で全行を二重に確かめるのは負担が大きいので、対象を絞ります。
数量・納期・納品先のように、間違えると出荷そのものが変わる項目だけを見る、新規の得意先や普段と違う大口の注文だけを見る、といった絞り方です。
画像が共有フォルダにあれば、確認する人は担当者の机まで来なくても自分の席で見比べられ、スキャンで整えた共有の仕組みがここで生きます。

この確認で減らせるのは、読み違いや入力ミスが出荷後に見つかる件数です。
ミスがなくなると約束できるものではありませんが、確認する人は受注の中身と得意先ごとの書き癖に日々触れることになり、次に説明するバックアップ担当を育てる場にもなります。

▼ 図の内容を文字で読む

1. 入力前に六項目の空欄と読めない箇所を見る
2. 欠けた注文書は入力から外して問い合わせる
3. そろっている注文書だけを入力する
4. 入力後に数量・単価・納期を注文書と見比べる

一人担当を止めずに移行する順番と、得意先への頼み方

最初に取りかかること

移行は、担当者が一人のまま、日々の受注を止めずに進める必要があります。
そのため、最初に手を付けるのは、得意先に何も頼まずに社内で完結することです。
注文書をスキャンして共有フォルダに置く、フォルダを処理の状態で分ける、ファイル名の付け方を決める、バックアップ担当を決める、の四つで、紙の注文書は保存期間中そのまま保管します。

これらを一つずつ順番に終わらせる必要はありません。
スキャンの運用を始めながら、担当者が日々の作業を手順書に書き足していくことができますし、確認ルールも、共有フォルダが使えるようになった時点から試せます。
ひとつが完成するまで次に進まない進め方にすると、担当者の負担が軽くならないまま時間だけが過ぎます。

社内の運用が回り始めたら、確認ルールを定着させ、注文書の様式や量が読み取り補助に向く得意先があれば試します。
応じてもらえそうな得意先への電子発注の相談は、その後でも、社内の準備と並行してでも構いません。
得意先との調整は相手の都合に左右されるため、早めに声をかけておくと、社内の準備が整う頃に話が進んでいることもあります。

バックアップ担当と手順書

バックアップ担当は、名前を決めるだけでは機能しません。
担当者が休んだ日に初めて受注画面を触る状態では、手順書があっても判断に迷う場面で手が止まります。
担当者がいる日のうちに、決まった得意先の注文や決まった曜日の分をバックアップ担当が実際に処理し、担当者が後から見る、という形で経験を積んでおくと、不在の日にも処理を続けやすくなります。

手順書には、システムの操作手順だけでなく、担当者の頭の中にある得意先ごとの事情を書き出します。

• 受注経路ごとの受け方：FAX、郵送、データで届く注文をどこで受け、どこへ置くか
• 得意先ごとの特徴：注文書の様式、よくある記載漏れ、書き癖、取引先別の単価の決まり
• システムへの入力手順：画面の順番と、迷いやすい項目の選び方
• 締めの時刻：何時までに入力すれば当日の出荷に間に合うか
• 問い合わせ先と相談先：得意先の担当者、社内で判断を仰ぐ人

手順書があれば不在時に必ず回るわけではありませんが、バックアップ担当が担当者へ電話して聞かなければならない場面は減らせます。
バックアップ担当が実際に処理してみて迷った箇所を書き足していくと、手順書は担当者一人で書くよりも、使える内容に近づいていきます。

得意先への依頼の進め方と併用

電子発注を頼むときは、ミラサポplusの記事が示すように、導入するかどうかを取引先の状況や環境を踏まえて判断し、取引先と連携して進めることが前提になります⁴。
受注側の都合だけで一斉に切り替えを求めると、パソコンでの発注に慣れていない得意先や、自社の仕組みとの兼ね合いがある得意先には応じにくい依頼になります。

進めやすいのは、得意先を一覧にして、注文の量、注文書の様式、日頃のやり取りの様子を並べ、応じてもらえそうな先から個別に相談するやり方です。
注文が多く、問い合わせのやり取りも多い得意先ほど、データで注文してもらえたときに受注側の手入力と確認が減る分が大きくなります。
相談の場では、受注側の手間だけでなく、記載漏れの問い合わせが減る可能性や、注文の控えがデータで残ることなど、得意先にとっての変化も相手の状況に合わせて話題にできます。

応じない得意先には、紙やFAXでの注文をそのまま続けてもらいます。
その分は、スキャン共有と確認ルール、場合によっては読み取り補助で受け止めます。
すべての得意先がそろって切り替わる日を目標にするのではなく、得意先ごとに受け方が違うことを前提に、どの得意先がどの経路かを一覧で管理し、手順書にも経路ごとの受け方を書いておくことが、一人担当でも回る形につながります。

得意先ごとに電子発注へ移せるか、紙やFAXのまま残すかの線引きは、受注の経路と注文量を並べてみないと決めにくいところです。

現在の受注経路と得意先ごとの注文の状況を整理し、どの得意先から受け方を変えられそうかを一緒に確かめられます。無料相談で要件を整理する

要点の整理

軸	基準
スキャンで変わること	注文書の共有・検索・保管。販売管理システムへの転記は残る
注文書の保存期間	法人は確定申告書の提出期限の翌日から7年が原則。個人事業者は別の規定
紙を残すか廃棄するか	紙を残すなら画像は業務用の写し。廃棄するならスキャナ保存の要件を一問一答で確認
入力を減らす手段	得意先に頼めないなら共有と読み取り補助、応じられる得意先は電子発注
確認ルール	判読不能は推測せず問い合わせ、数量・納期・納品先は別の人が見る
一人担当への備え	バックアップ担当が実際に処理し、手順書には得意先ごとの事情まで書く

スキャンの運用や確認ルールを整えたあとに残る手入力をどう減らすかは、得意先の対応と自社の受注の流れの両方に関わります。 企業間の受発注の実務に沿って、社内で完結させる部分と得意先に相談する部分の分け方を確認できます。

よくある質問

スキャンした注文書は、紙を残していても共有目的だけで使ってよいですか

使えます。
紙の注文書を保存期間中そのまま保管していれば、保存の義務は紙で果たしている状態になり、画像は不在時の確認や検索のための業務用の写しとして扱えます。
スキャナ保存の要件が関わってくるのは、画像を正式な保存として紙を手放す場合です。
共有を始めた後に紙の一部だけを処分すると、どの注文書が紙で残っているのか分からなくなるため、処分するなら要件を確認したうえで運用ごと切り替えます。

FAXで届く注文書は電子帳簿保存法の電子取引に当たりますか

受け方によって扱いが変わる可能性があります。
FAX機から紙に印刷して受け取る場合と、複合機やインターネットFAXでデータとして受信し、そのまま画面で見る場合とでは、書類の受け取り方が異なるためです。
自社の受け方がどちらに当たり、どう保存すべきかは、国税庁の電子帳簿保存法一問一答で該当する問いを確かめ、判断に迷う場合は顧問の税理士に相談してください。

得意先が手書き・FAXを変えてくれない場合、何から始めればよいですか

得意先に頼まずにできる社内の準備から始めます。
注文書をスキャンして共有フォルダに置き、処理の状態でフォルダを分け、読めない箇所は推測せず問い合わせる確認ルールとバックアップ担当を決めます。
そのうえで、様式のそろった注文書がまとまって届く得意先があれば読み取り補助を試し、記入用紙だけをそろえてもらう相談など、得意先の負担が軽い依頼から検討します。

手書き文字のOCRを使っても人の確認は必要ですか

必要です。
手書きの読み取り結果は注文書の様式や書き手の癖に左右されるため、読み取った数量・納期・納品先などを人が注文書と見比べる工程を残す前提で流れを組みます。
OCRで減るのは打ち込む手間の一部で、確認の手間は残ると考えておくと、導入後の期待との食い違いを避けやすくなります。

一人担当の手順書には何を書いておけばよいですか

システムの操作手順に加え、受注経路ごとの受け方、得意先ごとの注文書の様式や書き癖、よくある記載漏れ、取引先別の単価の決まり、当日出荷の締めの時刻、問い合わせ先と社内の相談先を書いておきます。
操作手順は画面を見れば分かることもありますが、得意先ごとの事情は担当者の頭の中にしかない場合があり、不在時に手が止まりやすいのはそこです。

スキャンした注文書のファイル名や保存先はどう決めればよいですか

共有目的であれば、探す人が迷わないことを基準に決めます。
たとえば、ファイル名を受信日・得意先名・連番の順にそろえ、保存先は事業年度ごとのフォルダの中を「未入力」「問い合わせ中」「入力済み」に分けると、不在時にも処理の状況が分かり、保存期間の管理も年度単位でできます。
スキャナ保存へ移る場合は、保存の要件に合わせた整理が別途必要になるため、その時点で一問一答の内容に照らして見直します。

1. 1　出典：国税庁「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」（2026年確認）
2. 2　出典：国税庁「タックスアンサー No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法」（2026年確認）
3. 3　出典：株式会社ハンモック「食品業の受注業務に関する実態調査」（2023年）
4. 4　出典：中小企業庁 ミラサポplus「企業間のデータ連携で、受発注の業務コストを削減する！」（2020年）