食材の納品で数量差異が出たら：検品の突き合わせ・仕入先への通知・請求処理の進め方

◆監修・編集責任者　小園 将隆　2026年11月14日

B2B EC-COLUMN

納品書と実物の数が合わない：受け取る前に当日確認すること

納品書には鶏もも肉10kgとあるのに、量ると9kg台。
受け取るか戻すかをその場で決めきれず、月末の請求書を見ても、その差がどう処理されたのか分からない。
こうしたずれは、検品の細かさよりも、見つけた差をいつ誰に伝え、どう残したかで後の処理が変わります。
商人間の売買では、受け取った物を遅滞なく検査しなければなりません。
数量の不足などを見つけたら直ちに仕入先へ通知しないと、後から追加納品や減額を請求できなくなります¹。
ただしこの定めは契約で変えられます。
自社の取引条件に合わせて、当日の突き合わせ、連絡、記録、請求照合を一本の流れにしておくことが軸になります。

発注内容・納品書・実物を突き合わせる

検品で照らし合わせるものは、自社の発注内容、仕入先の納品書、届いた実物の三つです。
納品書と実物だけを見比べると、納品書の数字そのものが発注と食い違っている場合に気づけません。
たとえば鶏もも肉を10kg発注し、仕入先が手配の都合で8kgだけ出荷して、納品書にも8kgと書いていたとします。
この場合、納品書と実物はぴったり合います。
検品の欄には問題なしと付きますが、店にとっては2kg足りず、仕込みの段階で初めて不足に気づくことになります。

逆に、発注10kg・納品書10kg・実物9.4kgという場合は、納品書と実物の間に差があります。
請求書が納品書の数量をもとに作られる取引では、この時点で差を書き留めておかないと、月末には10kg分の請求がそのまま届きます。
発注と納品書の比較は「頼んだ物が来たか」を、納品書と実物の比較は「書かれた物が来たか」を確かめる作業です。
どちらか一方だけでは、もう一方の差を見落とします。

商人間の売買について、商法526条は、買主が目的物を受け取ったときは遅滞なく検査しなければならないと定めています¹。
ただし、何をどの順に照らし合わせるかまでは条文に書かれておらず、手順は買い手側が組み立てるものです。
また、この規定は当事者の合意で変えられます。
仕入先との取引基本契約に検査の期間や方法の定めがあれば、そちらが基準になりえます。

電話で発注している店では、何を何kg頼んだかが、発注した人の記憶にしか残っていないことがあります。
検品する人が発注した本人でなければ、比べる相手がそもそもありません。
発注書やFAXの控え、発注画面の写しを、納品を受ける場所で見られるようにしておくことが、突き合わせの前提になります。

単位（kg・個・入数）の違いを先に確かめる

数が合わないように見えて、実は単位の読み違いということがあります。
発注メモに「卵 10」、納品書にも「10」とあっても、一方がパックでもう一方がケースなら、届いた量はまるで違います。
仕入先の規格変更でケースの入数が変わっていれば、ケース数は合っていても中身の個数は合いません。
差異として仕入先に連絡する前に、発注・納品書・実物で同じ単位を使っているかを確かめておけば、誤った連絡で双方が確認に追われることを避けられます。

肉や魚のように一つずつ重さが違い、重さで代金が決まる食材（不定貫品）では、「数」の意味がさらに揺れます。
「3本」と本数で発注しても、納品書には実重量の合計が書かれてくることがあります。
「約5kg」と頼んで、4.8kgで届くこともあります。
本数が合っていれば差異なしとするのか、重さの差を差異として扱うのかは、仕入先との取り決めで決める事柄です。
当日の検品では、取り決めがあればそれに沿って判定します。
取り決めがなければ、秤の表示を写真に残して実重量を記録しておくと、後で話し合う材料になります。

受領・保留・拒否を誰が決めるか

単位をそろえても差異が残ったとき、その場で選べる扱いは大きく三つです。

• 受領して差異を記録する：不足分や過剰分を納品書に書き込み、受け取ったうえで後から処理する
• 受領を保留する：配送担当に少し待ってもらい、責任者に確認してから決める
• 受領を拒否する：発注と違う品や数量の品を持ち帰ってもらう

どこまでなら受け取るかの線引きは、法令には書かれていません。
そこで、誰が判断するかを先に決めておくことを提案します。
たとえば、数量の不足は検品者が受領して記録してよいことにします。
発注していない代替品や大きな過剰は、店長や購買の担当者に確認してから決めます。
朝の仕込み前に配送担当を待たせながら一人で検品していると、迷ったまま受領印だけ押してしまうことがあります。
判断の分担が決まっていれば、検品者は「自分で決めてよい差」と「人を呼ぶ差」を分けるだけで済みます。

受け取る場合も、受領印を押す前に納品書の該当行へ実数を書き込み、できれば配送担当にも差を見てもらいます。
双方がその場で差を目にしていたことが残れば、後日の連絡が「言った・言わない」になりにくくなります。

▼ 図の内容を文字で読む

• 発注内容と納品書を比べる
  • 確かめること：頼んだ物が来たか
  • 例：発注10kg・納品書8kg・実物8kg。納品書と実物は合うが2kg足りない
• 納品書と実物を比べる
  • 確かめること：書かれた物が来たか
  • 例：発注10kg・納品書10kg・実物9.4kg。差を書き留めないと請求は10kg分のまま
• どちらか一方だけで済ませると
  • もう一方の差を見落とす

差異の連絡は「直ちに」：通知を怠ると何が難しくなるか

商法526条が定める検査と通知

差異を見つけた後で問題になるのは、連絡の早さです。
商法526条2項は、検査によって数量などが契約の内容に適合しないことを発見したときは、直ちに売主へ通知しなければならないと定めています。
通知しなければ、その不適合を理由に履行の追完、代金の減額、損害賠償、契約の解除を請求できません¹。
履行の追完とは、足りない分を追加で納品してもらうなど、契約どおりの状態に直してもらうことです。
前の節の例でいえば、鶏もも肉が0.6kg足りないと気づいていながら連絡を翌週に回すと、追加納品も値引も請求できなくなるおそれがある、というのがこの規定の効果です。

同じ項には、すぐには発見できない不適合について、受領から6か月以内に発見して直ちに通知すればよいとする特例もあります¹。
しかしこの特例は種類・品質の不適合に限られ、数量は含まれていません。
数量の差は受け取ったときに数えれば分かるものとして扱われている、と読めます。
当日の突き合わせを丁寧にする理由は、ここにもあります。

なお、売主が不適合を知っていた場合には、この通知の規定は適用されません¹。
ただ、仕入先が出荷時に不足を知っていたかどうかを、買い手が後から確かめるのは難しいことです。
これを当てにして連絡を遅らせる理由にはなりません。

この条文が前提とするのは、商人どうしの売買です。
消費者との取引には当てはまりません。
また当事者の合意で変えられる規定なので、取引基本契約に「納品後○日以内に通知」のような検査・通知の定めがあれば、その内容が基準になりえます。
自社の契約書に検査条項があるか、あるならどの期間・方法を定めているかが、この話を自社に当てはめるときの出発点です。

仕入先への連絡に残す項目

「直ちに」と言っても、条文は連絡の手段までは定めていません。
電話はすぐに伝わりますが、何をどう伝えたかが残りません。
月末の請求書と照らし合わせる段になって、その連絡の中身を確かめられないと困ります。
そこで、まず電話で第一報を入れ、同じ日のうちにFAXやメール、発注に使っている仕組みのメッセージ欄などで、次の項目を文字にして送ることを提案します。

• 納品日と時刻、仕入先名
• 品名と規格（単位・入数）
• 発注数量・納品書の数量・実際の数量と、その差
• 受領・保留・拒否のどれにしたか
• 差を示す写真（並べた状態、秤の表示など）
• 希望する処理（追加納品か、減額か）
• 電話で伝えた相手と時刻

どの項目も、後で何かと照合するためのものです。
発注・納品書・実物の三つの数量を並べておけば、差が出荷の段階で生じたのか、納品書の記載で生じたのかを、仕入先側でも追えます。
希望する処理を書くのは、追加納品なら請求額は変わらず、減額なら変わるからです。
ここが曖昧なままだと、月末にどちらの処理が行われたのか分からなくなります。
写真は、秤の表示や箱の中身のように、数えた・量った時点の状態を残せる数少ない材料です。

連絡を出す人は、検品者でも責任者でもかまいません。
大事なのは、検品者が記録した内容がその日のうちに誰かの手で仕入先へ届くよう、経路が決まっていることです。
「後でまとめて言えばいい」と置いておく運用は、条文が求める「直ちに」と相性がよくありません。

▼ 図の内容を文字で読む

1. 受領印の前に納品書へ実数を書く
   • 配送担当にも差を見てもらう
2. 電話で第一報を入れる
   • 伝えた相手と時刻を残す
3. 同じ日のうちに文字で送る
   • 発注・納品書・実際の三つの数量と差
   • 受領・保留・拒否のどれにしたか
   • 秤の表示などの写真
   • 希望する処理（追加納品か減額か）
4. 合意した処理を記録する
   • 処理と金額、合意した日付

返品・値引になったとき：請求書と税務書類をどう整えるか

返還インボイスと1万円未満の免除

差異の決着の仕方には、追加納品、返品、値引があります。
追加納品で数量がそろえば代金は変わりませんが、返品や値引になると、差は金額の調整に変わります。

仕入先が適格請求書発行事業者であれば、返品や値引は売上げに係る対価の返還等にあたり、仕入先はその内容を示す返還インボイスを交付することになります。
ただし、インボイス制度が始まった2023年以降の返還等について、返還する金額が税込1万円未満であれば、この交付義務は免除されています²。

買い手の立場から見ると、これは「少額の値引ほど、仕入先からの書類が届かないことがある」という意味になります。
鶏もも肉の不足分0.6kgを値引で処理するような場面では、金額が1万円に届かない場合もあります。
そのとき差異と処理の内容を示すものは、買い手が残した検品記録と、仕入先とやり取りした連絡の記録だけになることがあります。
前の節で挙げた連絡項目に、合意した処理と金額、合意した日付を書き足しておけば、仕入先の書類がなくても請求照合の根拠として使えます。

買い手側で消費税の処理をどうするかは、受け取った書類の有無や自社の経理の方針によって扱いが変わりうるため、ここでは立ち入りません。
少額の返品・値引が続く仕入先があるなら、その扱いを経理担当や顧問税理士と一度確認しておくと、月末に一件ずつ迷うことが減ります。

月末の請求書と検品記録を照合する

月末に請求書が届いたら、明細の一行ずつを検品記録と照らし合わせます。
差異が出た納品については、次のどの状態かを見分けます。

• 請求書の数量・金額に、合意した処理がすでに反映されている
• 請求書は納品書どおりで、返品・値引が別の書類や別の行で示されている
• 請求書は納品書どおりで、反映も別の書類も見当たらない

三つめの場合でも、すぐに処理漏れと決めつけることはできません。
翌月の請求で調整する取り決めになっていることもあれば、仕入先側では追加納品で済んだつもりでいることもあります。
請求額と検品記録の差が、不足分の単価×数量とちょうど一致していれば手掛かりにはなります。
それでも、それだけで原因を確定させず、合意内容と仕入先の明細を照らし合わせてから問い合わせるほうが、やり取りが短く済みます。

もう一つ迷いやすいのが、月をまたぐ差異です。
月末の納品で差が出て処理が翌月になると、どちらの月の仕入として扱うかによって、請求書と帳簿の金額がずれて見えます。
仕入をいつの時点で計上するか、たとえば納品された日か検品を終えた日かは、自社の経理の方針と仕入先の請求の締め方を合わせて決める事柄です。
照合の手間を左右するのは、決め方そのものよりも、検品記録に判断に必要な日付（納品日・検品日・合意日）が残っているかどうかです。

▼ 図の内容を文字で読む

• 請求書に反映済み
  • 数量・金額に合意した処理が入っている
  • 検品記録と明細の行を照らして確かめる
• 別の書類や別の行で示されている
  • 請求書は納品書どおりで、返品・値引が別に示される
  • 示された内容を合意内容と照らす
• 反映も別の書類も見当たらない
  • すぐに処理漏れと決めつけない（翌月調整や追加納品の場合もある）
  • 合意内容と仕入先の明細を照らしてから問い合わせる

差異の原因を分けて、減らし方を変える

原因区分の記録の付け方

ここまでの記録は、起きた差異を処理するためのものでした。
同じ記録に原因の区分を一つ加えると、差異を減らすための材料にもなります。
原因によって手を入れる場所が違うからです。

• 単位・入数の違い：発注書の書式（単位欄・入数の明記）、仕入先の規格変更の連絡
• 不定貫の計量差：重さの扱いの取り決め、計量の方法
• 欠品・代替：欠品時の事前連絡、代替品の可否
• 発注の入力・伝達の誤り：自社側の発注確認の手順
• 出荷時の数え違い・積み込み漏れ：仕入先側の出荷確認
• 原因不明：仕入先と個別に確認

区分は、検品者がその場で付けられる程度に絞ります。
原因がその場で分からなければ「不明」で受けておき、仕入先とのやり取りで分かった時点で書き換えれば足ります。
最初から正確に分類しようとしなくてかまいません。

月に一度、仕入先ごと・区分ごとに件数を数えてみると、手の入れどころが見えてきます。
単位・入数の違いが続いているなら、検品を厳しくするより、発注書に単位欄を設けるほうが先です。
発注の入力誤りが目立つなら、それは仕入先ではなく自社の手順の問題です。
どの原因が多いかは店や仕入先によって違うので、自社の記録を見るほうが確かです。
区分を分けても差異がなくなるわけではありません。
それでも、同じ種類の確認を毎回やり直す回数は減らせます。

欠品・代替品を事前に取り決める

欠品と代替品は、検品の場での判断が最も重くなる差異です。
数が足りないだけなら、受領して記録すれば済みます。
しかし頼んだ物の代わりに別の規格や産地の品が届くと、使えるかどうか、単価は同じか、メニューに影響しないかを、その場で考えなければなりません。

これを当日の判断に任せないために、あらかじめ取り決めておけることがあります。
欠品が分かった時点で仕入先から事前に連絡をもらうこと、代替品を送ってよい品目と必ず確認を取ってほしい品目を分けておくこと、代替品の単価をどう決めるかを決めておくことです。
事前に連絡があれば、店側は別の仕入先に手配する、メニューを差し替えるといった手を、納品の前に打てます。
検品者にとっても、見分けるのは「連絡のあった代替品か、ない代替品か」だけになり、迷う範囲が狭まります。

こうした取り決めは、口頭の了解のままにしておくと、担当者が替わったときに失われます。

▼ 図の内容を文字で読む

1. 検品で差異と原因区分を記録する
2. 仕入先へ通知し処理を合意する
3. 月に一度、仕入先別・区分別に件数を見る
4. 発注書式・社内手順・取り決めを直す
   • 発注書に単位欄を設ける
   • 欠品時の事前連絡を決める
   • 不定貫品の重さの扱いを決める

紙・FAXから検品データの共有へ：仕入先と決めておくこと

仕入先と決める取引条件

当日の突き合わせ、直ちの連絡、返品・値引の記録、原因の振り返りは、どれも仕入先と前提がそろっていないと空回りします。
商法526条は契約で変えられる規定なので¹、実務の基準は仕入先と合意した取引条件のほうにあります。
取引基本契約や取引条件の書面を見直すとき、または新しい仕入先と取引を始めるときに、次の事項を決めておくことを提案します。

• 検査の期間と方法：いつまでに検品を終え、どの方法で数えるか。
  決めていないと、「直ちに」の受け止め方が双方で違ってくる
• 通知の方法と宛先：電話か書面か、誰宛てか。
  決めていないと、連絡したつもりが担当者に届かない
• 受領拒否・返品の条件：どの差なら持ち帰ってもらえるか。
  決めていないと、配送担当とその場で揉める
• 欠品・代替品の扱い：事前連絡の要否、代替してよい品目、単価。
  決めていないと、検品者が使えるかどうかを即断することになる
• 不定貫品の数量の基準：本数と重さのどちらで合否を見るか、計量の方法、許容とする差の範囲。
  決めていないと、差を差異と呼ぶかどうかで毎回話し合うことになる
• 返品・値引の示し方：1万円未満でも明細を出すか、請求書のどこに反映するか。
  決めていないと、月末に処理の有無を確かめられない

許容とする差の範囲や検査の期間は、品目の性質、仕入先の計量の仕方、店での使い方によって妥当な値が変わります。
どの数字にするかは、双方の事情を出し合って決めることになります。
大切なのは、決めた内容が書面に残り、検品者・責任者・経理が同じものを見られることです。

流通BMSが対象とする業務と限界

紙の納品書とFAX・電話でやり取りしている場合、検品の結果は店の納品書控えに書き込まれ、仕入先には電話や書面で伝わります。
仕入先はその内容を自社の請求のデータへ入力し直し、店は月末に届いた請求書を自分の控えと照らし合わせます。
差異が請求とずれる余地があるのは、この書き写しと突き合わせの途中です。

こうした書き写しを減らす取り組みとして、流通BMS（流通ビジネスメッセージ標準）があります。
2007年に公開された基本形は、発注・出荷・受領・返品・請求・支払の6業務について、8種の標準メッセージを定めています³。
あわせて、受領データを取引の双方が税法上の証憑とすることで、紙の伝票を使わない取引を可能にする考え方が示されています。
税法との関係は国税当局に確認しながら、運用ガイドラインに反映しているとされています³。
買い手が受領した数量をデータで返し、それを双方が取引の記録として使えば、検品の結果を仕入先が入力し直す手間がなくなり、月末に請求書と控えを突き合わせる作業の一部も減らせます。

ただし、流通BMSが対象としているのは、スーパー・グロサリー・生鮮・アパレル・ドラッグストア・ホームセンターなどの業界です。
飲食店や給食の仕入れにそのまま当てはまるとは限らず、使うには仕入先の側も対応している必要があります。
取引量が多く、仕入先も同じ仕組みに対応している小売の取引なら検討の対象になります。
一方、小口の仕入先が多い飲食店では、すべてを一度にデータでやり取りする形へ移すのが現実的でないこともあります。

その場合でも、考え方は使えます。
取引量の多い仕入先から順に、受領した数量を仕入先と同じ形で共有できないかを相談します。
仕入先が受発注の仕組みを持っているなら、受領数量や差異を入力できる欄があるかを尋ねてみます。
どの方式を選ぶかは、取引量と仕入先の対応状況で決まります。
紙・FAXのままでも、記録項目と取引条件がそろっていれば、照合のよりどころは確保できます。

当日の連絡と月末の照合の手順は決められても、仕入先ごとに違う発注の方法や取引条件に合わせて、記録の項目と流れをどうそろえるかは、自社だけでは決めきれないことがあります。

いまの発注・納品書・請求書のやり取りを並べ、どこで数量を書き写しているか、差異の記録をどこに置けば月末の照合につながるかを一緒に整理できます。無料相談で要件を整理する

要点の整理

軸	基準
当日の突き合わせ	発注内容・納品書・実物を、単位と入数をそろえて比べる
受領の判断	検品者が決めてよい差と、責任者を呼ぶ差を事前に分ける
連絡の期限	数量差は発見したら直ちに通知（商人間の売買。契約に定めがあれば契約）
連絡に残す項目	三つの数量と差、受領の扱い、写真、希望する処理、相手と時刻
返品・値引の書類	税込1万円未満は返還インボイスの交付が免除。合意内容は買い手側で記録
月末の照合	反映済み・別書類・未反映を見分け、未反映は合意内容と明細を照らしてから問い合わせる
減らす仕組み	原因区分で記録し、月次で仕入先別に見直す
取引条件	検査期間・通知方法・返品条件・代替品・不定貫の基準・返品値引の示し方を書面に残す

紙・FAXのまま続けるか、受領した数量を仕入先と共有する形へ移すかは、取引量と仕入先の対応状況によって答えが変わります。 主な仕入先との受発注の現状をもとに、どの仕入先から、どの業務のデータ共有を相談するのが現実的かを確かめられます。

よくある質問

仕入先との取引基本契約に検査期間の定めがある場合、商法526条とどちらが優先されますか

商法526条は当事者の合意で変えられる規定なので、取引基本契約に検査期間や通知の方法が定められていれば、その定めが基準になると考えられます¹。
契約に定めがない事項については、商人間の売買であれば526条の検査・通知の規定が働きます。
契約の文言がどこまでを定めているか、たとえば数量の差を含むのか、通知の方法まで定めているのかで扱いが分かれます。
迷うときは該当条項を読み合わせ、必要に応じて専門家に相談してください。

納品書の数量より実物が多かった場合も仕入先へ連絡すべきですか

多すぎる場合も、契約した数量とは食い違っています。
余った分を受け取ったまま記録しないと、請求書が納品書どおりの数量で届いたときに、その差を後から説明できません。
受け取るか持ち帰ってもらうかを決めたうえで、不足と同じ項目で連絡しておくと、請求との照合がしやすくなります。

不定貫品（重さが変わる食材）の数量差異は、どの範囲まで許容として取り決めておけますか

許容とする差の範囲は、仕入先との取り決めで決める事柄です。
品目ごとに、本数・個数と重さのどちらで合否を見るか、誰がどの秤で量った値を基準にするか、納品書に実重量を書くか、どの程度の差までを許容とするかを決めておくと、検品の場での判断がそろいます。
範囲の数字は、品目の性質や仕入先の計量の方法によって妥当な値が変わります。
双方の実情を出し合って決め、書面に残しておくのがよいでしょう。

返品・値引の返還インボイスが1万円未満のとき、買い手側は何を残しておけばよいですか

返還インボイスの交付義務が免除されるのは売手側で、返還額が税込1万円未満の場合です²。
買い手側では仕入先から書類が届かないことを前提に、品名・数量・差、合意した処理と金額、合意の日付と相手を、検品記録や連絡の記録として残しておくと、請求との照合の根拠になります。
消費税の処理上どの書類が必要かは自社の経理の方針によって変わりうるため、経理担当や顧問税理士に確認してください。

検品が済んだ後に差異に気づいた場合、仕入先へ通知しても間に合いますか

商人間の売買では、数量の不適合を発見したら直ちに通知する必要があります。
受領後6か月以内に発見した場合の特例は、種類・品質の不適合に限られます¹。
そのため数量の差に後から気づいた場合は、追加納品や減額を請求できなくなるおそれがあります。
ただし、契約で異なる定めがある場合や、仕入先が不適合を知っていた場合は扱いが変わります¹。
気づいた時点ですぐに仕入先へ伝えたうえで、契約の検査条項を読み、どう処理できるかを相談してください。

1. 1　出典：商法（法令条文の転載ページ）「商法第526条（買主による目的物の検査及び通知）」（2026年確認）
2. 2　出典：国税庁「消費税のインボイス制度 令和5年4月改正（返還インボイス）」（2023年）
3. 3　出典：流通BMS協議会（GS1 Japan）「流通BMS標準仕様 基本形」（2007年）