建材の受発注DX、費用をどう見積もる？必要な機能と費用対効果の考え方

◆監修・編集責任者　小園 将隆　2026年9月20日

B2B EC-COLUMN

建材の受発注DXは、変えたい作業から費用を考える

電話やFAXで届いた注文を入力しているところへ、納品先や数量の変更が入る。
建材の受発注でこうしたやり取りが重なると、「Webで受けられれば楽になるのに」と感じる一方、今の細かな条件まで画面で扱えるのかが気になるのではないでしょうか。
費用を考えるときも、システムの月額だけでは答えが出ません。
注文を受ける窓口を変えるのか、在庫や配送に渡す情報までつなぐのかで、見積もる範囲が違うからです。
まずは自社で減らしたい作業から、必要な機能と導入費用を整理します。

初期費用と月額に含まれる作業を分ける

クラウド型は、事業者が提供するシステムをインターネット経由で利用する形です。
自社でサーバーを用意せずに使える構成でも、商品や取引先の登録、価格条件の設定、担当者への操作案内は必要になります。
利用料だけが示された料金と、こうした立ち上げ支援を含む見積もりを、そのまま比べることはできません。

建材を扱う会社でも、必要な機能は取引の実態によって変わります。
例えば、同じ品番を本数と梱包数のどちらで注文するか、現場ごとの納品先をどう指定するか、取引先別の価格をどこで管理するか。
自社で実際に使う条件を当てはめると、標準機能に含まれる範囲と、設定や追加対応が必要な範囲が見えてきます。

見積もりの初期費用には、商品マスタの整備や取り込みまで含まれるのか、それとも登録用データを自社で準備するのか。
その違いも予算に影響します。
品番、寸法、色、販売単位などの情報が社内で分かれている場合は、登録前に整理する時間が必要です。
システムを契約すれば、その準備まで自動で終わるわけではありません。

クラウド利用とカスタマイズの有無は別の軸

業務に合わせた変更が必要な場合は、設定で対応する部分、データ連携を作る部分、個別に開発する部分を分けて見積もります。
クラウドを使うことと、カスタマイズすることは対立する選択肢ではありません。
クラウド上で動くシステムでも、設定や拡張、連携に対応する構成があります。
提供場所と、変更できる範囲を別々に確認することが大切です。

取引先別の価格や複数の納品先があるからといって、それだけで大規模な開発が必要とは限りません。
既存の機能で扱える場合もあります。
逆に、一つの帳票変更に見えても、出荷や請求との関係まで変える必要があれば、確認する範囲は広がります。
件数や拠点数だけで開発規模を決めず、どの処理をどう変えるのかを見積もりに対応させます。

稼働後の費用も、基本利用料、保守、問い合わせ対応、機能追加などに分けて見ます。
取引先や拠点を増やしたときに料金が変わるのか、帳票の変更を自社で行えるのかで、その後の負担は違います。
初期費用だけを確定しても、こうした条件が曖昧だと、運用を広げる段階で予算を組み直すことになります。

本記事では、特定サービスの料金を建材業界全体の相場として示しません。
必要な機能も、移行や連携をどこまで含めるかも違うためです。
最初に作るのは相場表ではなく、自社が頼みたい作業の一覧です。
その同じ条件で見積もりを取ると、価格差の理由を具体的に確かめられます。

費用に見合う効果はあるか（業務時間削減の目安）

受発注業務でシステム化により削減できる時間の目安

中小企業庁のミラサポplusでは、中小企業共通EDIに関する12の実証プロジェクトを紹介し、参加した中小企業の業務時間削減率が平均51.4%だったと説明しています。
この数値は導入効果の一例ですが、建材業だけの調査結果ではありません。¹

この削減率は、どの工程がどれだけ減ったのかまでを一律に示すものではありません。
ただ、電話やFAXで受けた内容を基幹システムに入れ直す作業や、内容の確認で往復するやり取りが減れば、受発注に割く時間は短くなります。
自社で効果を見積もるときは、率をそのまま当てはめるのではなく、減らせそうな作業を工程ごとに並べ、それぞれ月に何時間かかっているかを数えるところから始めます。

作業時間の短縮は、人員に余裕が生まれる効果と、実際の支出が減る効果に分けて考えます。
例えば入力時間が減っても、給与の支払額がそのままなら、現金支出が同額減るわけではありません。
空いた時間を納期調整や顧客対応へ回せる価値はありますが、それを投資回収の計算に使うときは、時間を金額換算した試算であることを明記します。

削減効果の前提条件と業種横断データである点の注意

同資料は2018年の取材に基づく説明です。
そこで紹介された実証の平均値を、自社の削減目標や最新の業界標準として使うことはできません。
参考になるのは、企業間でデータを受け渡し、手入力や重複した処理を減らすという着眼点です。
自社の見込みは、現在の作業と、導入後に残る作業を比べて出します。¹

前提として、共通EDIは発注側と受注側の双方がデータでやり取りする仕組みです。
自社だけがシステムを入れ、取引先が紙やFAXのままであれば、受け取った内容を自社で入力する工程は残ります。
その場合でも入力後の転記や集計は減りますが、双方がデータで結ばれた場合と同じ率を前提に試算すると、回収期間の見込みが実態とずれます。

そこで、導入を決める前に現状の作業時間を測っておくことをおすすめします。
同じ数え方で導入後にもう一度測れば、外部の平均値に頼らずに自社の削減幅を確認できます。
測る単位は、受付、入力、確認連絡、誤発注の手直しといった工程ごとに分けておくと、効果が出た工程と出ていない工程を切り分けられます。

件数だけで決めず、実際の注文で必要な機能を確かめる

既存の機能で対応できる範囲を試す

まず既存の機能で運用できるかを確かめると、個別開発が必要な部分を絞れます。
会社が小さいから標準機能、大きいからカスタマイズと決める必要はありません。
取引件数が多くても処理をそろえられる場合もあれば、少数の取引先への対応に固有の条件がある場合もあります。

試すときには、普段の注文に加えて、変更や確認が生じる注文を用意すると判断しやすくなります。
例えば、一本だけ追加する、同じ注文を別の現場へ分けて届ける、注文後に納品日を調整するといった場面です。
これは建材業すべてに共通する条件ではなく、自社に該当する取引を確認するための例です。
画面で受け付けた後、誰がどこまで判断するかも含めて試します。

機能の確認では、データを持てることと画面に出せることが別だという点に注意します。
取引先ごとにIDを発行できても、取引先ごとの単価表を登録して表示・適用できるかは製品によって異なります。
掛売や請求のまとめ方も、取引先によっては一般的な条件に当てはまらない取引があるため、自社の実際の条件を挙げて対応可否を確かめます。

標準機能に収まらない部分の実現方法を比べる

標準機能では対応できず、業務の変更でも解消しにくい部分が残るなら、追加設定や連携、個別開発を検討します。
その際は「今の画面と同じものが欲しい」だけでなく、なぜその処理を残す必要があるかを伝えると、別の実現方法を比較しやすくなります。

例えば、営業担当者が決めた価格を受注画面へ反映したい場合でも、価格を登録する場所と更新頻度によって方法は変わります。
日々自動で同期する必要があるのか、一定の時期にまとめて更新できれば足りるのか。
その違いを整理すると、必要以上に複雑な仕組みを作らずに済む可能性があります。

変更を加える部分については、初期の実装費だけでなく、更新時の確認や保守も見積もります。
システム本体や接続先が変わったとき、誰が動作を確認するのかを決めておくと、導入後の費用を見通しやすくなります。
標準機能を使う案と比べるときも、同じ利用期間と支援範囲でそろえます。

費用対効果を判断する際に確認すべきこと

投資回収を考える際に確認する項目

費用対効果の判断は、現状把握から導入後の測り直しまでを一つの流れにすると、途中で数字が途切れません。

現状を測るときは、受付、入力、内容確認、変更への対応など、減らしたい作業を分けます。
複数の担当者が同時に関わるなら、それぞれが使った時間を合計し、同じ作業時間に人数を重ねて掛けないようにします。
導入後にも残る入力や確認を引いた差が、短縮できる時間です。

費用対効果と回収期間は、分けて計算すると混乱しません。
一定期間の総費用は、初期費用に、その期間の利用料・保守費・追加作業費を足して比較します。
一方、単純回収期間を試算するなら「初期投資額 ÷ 年間の正味効果額」とし、年間の効果から追加の継続費を差し引きます。
例えば仮に初期投資が120万円、年間効果が90万円、追加継続費が30万円なら、正味効果60万円で割って2年です。
これは相場や導入実績ではなく、一定の効果が続くと仮定した計算例です。
正味効果がゼロ以下なら、この式では回収できません。
時間の金額換算を効果に含める場合は、現金支出の削減とは別の試算として示します。

見積の段階では、月額に含まれる範囲も確認します。
保守やサポート、アカウントの追加、取引先の追加、他システムとの連携が月額に含まれるのか別料金なのかで、複数年の合計は変わります。
同じ条件でそろえないまま複数社の見積を比べると、安く見えた側が数年後には高くなることがあります。

効果が出にくい場合に見直す点

期待したほど時間が減らないとき、システム全体を一度に見直すよりも、どこに手間が残っているかを見たほうが原因を絞れます。
取引先の利用、社内への転記、変更や例外への対応を分けると、次に手を入れる場所を考えやすくなります。

まず、取引先がシステムを使っているかを見ます。
Web画面を案内しても従来どおり電話やFAXで発注が来ていれば、受付の工程は減りません。
取引先ごとの利用状況を数えて、使っていない先に理由を聞き、画面が分かりにくいのか、担当者の作業習慣によるものなのかを切り分けます。

次に、入力が二重になっていないかを見ます。
システムで受けた注文を基幹システムへ手で入れ直しているなら、入力の手間は残ったままです。
連携が実際に実装されているか、連携できない項目が何かを確認し、連携できない項目だけを手作業に残す形へ整理します。

最後に、例外処理が電話に戻っていないかを見ます。
特急の納期や条件付きの値引きなど、画面で扱えない依頼が多いと、確認のやり取りは以前と変わりません。
件数の多い例外から順に、画面で扱えるようにするか、運用ルールとして扱いを決めるかを選びます。

費用と効果を別々に調べるだけでは、導入の判断にはつながりません。
どの作業を減らすために、どの機能や支援へ費用をかけるのか。
この対応を付けたうえで見積もりを依頼すると、提案の違いを読み取りやすくなります。

自社の受発注のどこを変えたいかが見えてくると、相談も具体的になります。
すべてを詳しくまとめる必要はありません。
手間がかかる注文の例と、現在の受け付け方、入力先が分かれば、必要な機能や連携の範囲を検討する出発点になります。

現状の受発注件数と作業時間をどの単位で数えるか、どの範囲をシステム化すれば回収の見込みが立つかを一緒に整理できます。無料相談で要件を整理する

見積の前にそろえておく確認項目

費用対効果の試算に必要な情報を、件数・時間・取引先・例外条件・費用・連携という確認対象ごとに並べています。

• 1か月あたりの受発注件数と、電話・FAX・メール・Web画面など受付経路ごとの内訳

• 受発注に関わる作業時間と担当人数（受付、入力、確認連絡、誤発注の手直しの工程別）

• 取引先数と、そのうちWeb画面での発注やデータ連携に対応できそうな先の数

• 標準機能で扱えない例外条件（取引先ごとの単価、数量による納期の違い、拠点別の承認手順）の件数

• 初期投資、年間の追加継続費、年間効果を分けた試算と、その前提条件

• 既存の基幹システムや在庫データと連携するかどうかと、連携する項目・方向・頻度

標準機能に合わない条件が見つかった場合も、すぐに全面開発へ進む必要はありません。
設定、運用の変更、データ連携、個別開発のどれで対応するかを比較します。

見積もりの範囲をそろえるための比較表

検討する範囲	費用に対応させる作業	比較の前提
既存機能での導入	初期設定、商品・取引先登録、操作案内	自社で準備するデータと依頼する作業
画面・帳票の変更	項目設定、計算や承認の変更、確認作業	設定で済む部分と個別開発の部分
複数拠点での利用	権限設定、手順の統一、拠点ごとの操作案内	統一する処理と残す違い
他システムとの連携	項目の対応付け、接続、テスト、保守	情報の方向、更新頻度、エラー時の対応

対象を限定して始め、広げられるかを確かめる

開始時と拡張後の条件を分けて見る

対象の取引先や商品を限定して始める場合は、最初の範囲で何を確かめるかを決めます。
注文を入力できるだけでなく、変更への対応や、社内の次の処理へ正しく渡るかまで試すと、対象を広げる前に課題が見えます。
試用や段階導入の可否、契約期間は提供条件を確認します。

契約前に確かめるのは、料金の段が上がる条件です。
アカウント数、取引先数、受発注以外に使う機能のどれで段が上がるのかを聞き、取引先を増やしたときに月額がどう変わるかを見積もります。
年間契約か月単位かによって、途中で止める場合の負担も変わります。

手作業で補う処理が増えてきたら、その時間と頻度を把握します。
毎回同じ転記が生じるなら連携で減らせる可能性があり、まれな判断なら人が対応するほうが無理のない場合もあります。
例外があること自体ではなく、その負担と必要な対策を比べます。

画面や帳票の一部を変えたい場合

残したい処理と、その理由を伝える

特定の画面や帳票だけを変えたい場合は、変更する項目と、その情報を使う後工程までを確認します。
見た目の変更と、計算や承認の仕組みを変えることでは作業が異なります。
まず必要な結果を示し、設定で実現できるか、開発が必要かを確かめます。

現在の帳票には、取引上必要な項目と、長年の習慣で残っている項目が混在していることがあります。
どれを残すかが決まれば、開発だけでなく、確認や操作説明の範囲も絞れます。
ただし、項目を減らせば必ず同じ割合で料金が下がるわけではありません。
変更前後の作業範囲と金額を見積もりで比較します。

拠点ごとの違いを整理する場合

統一する手順と残す手順を分ける

拠点ごとに受注の手順が違う場合は、その違いに理由があるかを確認します。
納品条件や権限の違いを残す必要がある一方、入力欄の呼び方だけが違うのであれば統一できるかもしれません。
拠点数だけで開発規模を判断すると、こうした違いが見えなくなります。

統一できる手順と、拠点ごとに残す手順を分けて提案を受けると、追加対応の必要性が分かりやすくなります。
運用をそろえるには担当者への説明や調整も必要です。
システム側の変更費だけを減らして、現場の準備を見込まない計画にはしないことが大切です。

基幹システムとの連携を考える場合

受け渡す情報と更新のタイミングを決める

基幹システムとつなぐ場合は、在庫、受注、出荷、請求のどの情報を受け渡すかを決めます。
情報を持つ側と使う側、更新するタイミングが分かると、必要な連携が具体的になります。
既存の接続機能を使える場合と、個別に作る場合があるため、連携があることだけで大規模開発とは判断できません。

この規模では、回収の計算に受発注の時間短縮だけでなく、在庫引き当てや請求までを含めた範囲の効果を入れて考えます。
ただし連携は、双方にデータがあれば自動的に成り立つものではなく、項目の対応づけと更新の頻度を機能として実装する必要があります。
見積では、どの項目をどちらの方向へ、どの頻度で連携するのかまで文書で確認しておくと、稼働後に手作業が残る範囲を事前に把握できます。

要点の整理

判断すること	考え方
必要な範囲	件数だけでなく実際の注文条件と残る手作業を見る
費用の比較	初期費用、継続費、支援範囲と自社作業をそろえる
効果の測定	外部の平均ではなく自社の導入前後を同じ方法で測る
単純回収期間	初期投資額を年間正味効果で割る。正味効果がゼロ以下なら算出できない
運用の改善	取引先の利用状況、二重入力、例外への対応を分けて確認する

見積もりの差は、必要な機能だけでなく、準備作業や稼働後の支援を誰が担うかにも表れます。
いま困っている注文の例を持ち寄り、標準機能で扱える範囲と、連携や追加対応が必要な範囲を一緒に確かめると、金額の比較にも理由が伴うようになります。

よくある質問

無料プランのある受発注システムだけで十分ですか。有料プランへの切り替えが必要になるのはどんなときですか。

無料で使える範囲で受発注が回っているなら、そのまま続けて差し支えありません。
切り替えを考えるのは、アカウント数や取引先数、月の受発注件数といった上限に近づいたとき、履歴の保存期間が自社の必要な期間より短いとき、基幹システムとの連携や問い合わせ窓口が必要になったときです。
制限のかかる項目はサービスごとに違うため、利用開始の時点で自社が最初に超えそうな上限がどれかを確認しておくと、切り替えの時期と費用を先に見込めます。

導入後に機能や連携を追加できますか。

追加できる範囲は製品や契約、導入時の構成で異なります。
将来つなぎたいシステムや増やしたい拠点があるなら、開始時点でその予定を伝えます。
別の製品へ移る場合は、商品や取引先情報だけでなく、履歴をどの形式で取り出せるかも確認が必要です。

予算がまだ決まっていなくても、見積もりの相談はできますか。

最初からすべての要件を確定する必要はありません。
負担になっている注文の例、受付方法、入力先、対象にしたい取引先の範囲を伝えると、検討を始めやすくなります。
まず概算の前提を確認し、何が決まれば費用を確定できるかを相談します。

取引先が紙やFAXのままでも、自社だけ先に導入する意味はありますか。

意味はありますが、期待できる効果の範囲は狭くなります。
取引先が紙やFAXのままなら受け取った内容を自社で入力する工程は残るため、受付そのものの時間は減りません。
一方で、入力後の集計や在庫の引き当て、請求までの転記はシステム側で処理できます。
中小企業共通EDIの実証事業で報告された平均51.4%の削減は¹、発注側と受注側の双方がデータでやり取りする前提の取り組みでの数値なので、片側だけの導入に同じ率を当てはめないでください。

公開されている料金だけで、自社の費用を判断できますか。

公開料金は含まれる機能や支援の範囲を読むための手掛かりですが、自社の移行や連携の費用まで確定するものではありません。
商品・取引先の登録、価格条件、帳票、連携先を示して、標準機能と追加対応を分けた見積もりを取ります。
稼働後の支援と、自社に残る作業も合わせて比較します。

1. 1　出典：中小企業庁 ミラサポplus「企業間のデータ連携で、受発注の業務コストを削減する！」（2018年の取材に基づく紹介） 実証事業の説明