納品書の電子送付は取引先の合意と保存で何を整えるか：メール・ポータル・EDIの選び方

◆監修・編集責任者　小園 将隆　2026年11月9日

B2B EC-COLUMN

納品書を電子で送る前に押さえる、取引先への案内と合意の範囲

出荷のたびに納品書を印刷して同梱し、郵送分の封入や再発行の依頼にも追われていると、PDFで送れたらと考えるはずです。
ただ、取引先が受け取ってくれるのか、送ったあとの保存で何が求められるのかが見えないと踏み切れません。
押さえておきたいのは、電子で送った納品書は送った側も電子データのまま保存し、検索できる状態にするか、売上高5,000万円以下の免除条件を整える必要があることです¹。
送り方は取引先が受け取れる形から逆算します。
前向きな先、紙を望む先、方式を指定してくる先に分け、紙との併用期間を置きながら移ると無理がありません。

発注書の電磁的明示（取適法）と納品書は別の話

納品書の電子送付を調べ始めると、取適法（旧下請法）の「電磁的方法」という言葉に行き当たることがあります。
この規定で扱われているのは、発注する側が受注する側へ発注内容を示す場面です。
つまり、買い手が出す発注書の側の話です。
納品書は、売り手が品物と一緒に、あるいは後から買い手へ渡す書類です。
書類の種類が違い、出す向きも逆になります。

そのため、発注書の電子化について言われている承諾の扱いを、そのまま納品書に当てはめることはできません。
「発注書は電子にできるのだから、納品書も同じだろう」とも、「電子にするには必ず法律上の承諾が要る」とも、ここからは言えません。
納品書の電子送付そのものについて、取引先の承諾を要件とする規定はこの記事では示せません。
そこで承諾の要否を法律問題として断定せず、実務上どう合意を取るかを考えます。

法律上の要否とは別に、取引先の了承を取っておく理由ははっきりしています。
電子で受け取った取引データは、受け取った側も電子のまま保存する必要があります¹。
売り手がPDFで送り始めると、買い手の経理はそのファイルを紙で綴じるだけでは済まなくなり、保存の手順を変える必要が出てきます。
荷受けの現場で同梱の納品書と現物を突き合わせている会社なら、紙が届かなくなると検収の流れそのものが止まります。
相手の業務に手順の変更を求める以上、黙って切り替えず、先に知らせて受け方を決めておく方が後の行き違いを防げます。

もう一つ確かめておきたいのが、取引先と結んでいる取引基本契約や個別の取り決めです。
納品書の交付方法や送付先を定めているかどうかは、取引先ごとに違います。
交付方法の定めがある取引先では、電子への変更をどう扱うかを相手と相談し、必要なら覚書などの形で残すことになります。

案内と合意を残す実務手順

案内は「来月から電子にします」という通知だけでは足りません。
相手が受け取る準備をするには、いくつかの情報が要ります。
それを最初の一通にまとめておくと、問い合わせの往復が減ります。
案内に含めておきたいのは次の項目です。

• 開始する時期と、紙と電子を並行して送る期間
• 送り方（PDFをメールに添付する、など）と送信元のアドレス
• 送り先（担当者個人ではなく、部署の共通アドレスを指定してもらえるか）
• ファイル名の付け方と、納品書番号の見方
• 訂正や再送をするときの知らせ方
• 紙を引き続き希望する場合の連絡先

送り先を共通アドレスにしてもらうのは、担当者の異動や休みで受け取りが止まるのを避けるためです。
個人宛てだと、届いてはいても相手の社内で誰も開かないまま締め日を迎えることがあります。
そうなると、請求の段階で「納品書が見当たらない」という照会が売り手に戻ってきます。
ファイル名の付け方を先に伝えておくのも同じ理由で、受け取った側が自社の保存場所へ移すときに、どの納品の書類かを開かずに見分けられるようにするためです。

合意は、取引先からの返信メールか、署名をもらった書面で残します。
返信には、受け取れるかどうか、指定する送り先、紙の併用期間の希望を書いてもらいます。
そうしておけば、あとで「電子でよいと言った覚えはない」という食い違いが起きたときにも確かめられます。
返信は担当者のメールボックスに置いたままにせず、取引先ごとの一覧か共有フォルダにまとめておくと、引き継ぎのときにも誰がいつ了承したかが追えます。

電子で送った納品書は売り手側にも保存義務がある：検索要件と5,000万円以下の免除

送ったデータもそのまま保存する

電子で送る形に変えたとき、売り手側の作業でいちばん変わるのは保存です。
電子取引のデータは、受け取ったものだけでなく、送ったデータも合わせてそのまま保存する必要があります¹。
対象は申告所得税・法人税の帳簿書類を保存する義務がある事業者で、2024年1月から始まった制度のもとでの扱いです¹。

納品書でいう「送ったデータ」とは、取引先へ実際に添付したPDFや、EDIで送った納品のデータそのものです。
販売管理の仕組みから必要なときに出力し直せば足りる、と考えがちです。
しかし、単価や得意先の登録を後から直していると、出し直したPDFが当時送ったものと一致しないことがあります。
取引先が保存しているファイルと自社の控えが食い違うと説明に困るので、送ったファイルそのものを残しておく方が確かです。

紙の納品書の時代は、控えを綴じておけば保存の作業は終わっていました。
電子で送る場合は、送信という作業と保存という作業が分かれます。
送ったメールが送信済みフォルダに残っているだけの状態では、担当者が替わったり、メールの保存容量の都合で古いメールを整理したりしたときに、データが消えるおそれがあります。
送る作業と保存場所へ移す作業を一続きの手順にしておくことが、電子送付に切り替えるときの最初の備えになります。

検索要件3つと免除条件

保存したデータは、あとから探し出せる状態にしておく必要があります。
検索要件と呼ばれるのは次の3つです¹。

• 日付・金額・取引先で検索できる
• 範囲を指定して検索できる
• 項目を組み合わせて検索できる

ただし、基準期間の売上高が5,000万円以下であれば、ダウンロードの求めに応じられることを条件に、この検索要件は不要になります¹。
基準期間は2課税年度前を指します¹。
今年度の扱いは、2期前の売上高で決まるということです。
今は5,000万円以下でも、売上が伸びて2期前の数字が上回る年度が来れば、その年度からは検索要件を満たす形が必要になります。
切り替えの時点で免除に当てはまる会社でも、売上が基準に近いなら、あとから検索の仕組みを足せる保存の形にしておくと慌てずに済みます。

もう一つ、送ったデータを印刷した書面を、日付と取引先ごとに整理して提示できるようにしている場合も、検索要件が不要になるケースとして挙げられています¹。
注意したいのは、どの形でも電子データ自体の保存は前提だという点です¹。
印刷物の整理は検索の仕組みの代わりにはなっても、データを消してよい理由にはなりません。

紙に出力しただけでは足りない点

これまで紙の納品書の控えを綴じてきた会社ほど、電子で送ったあとも同じ流れになりがちです。
送信したPDFを印刷してファイルに綴じ、メールは整理のために消す、という流れです。
しかし、データを印刷した書面だけを保存する形は認められていません¹。
綴じた控えは見返すのに便利でも、保存の要件を満たすのは電子データの側です。

印刷を全部やめる必要はありません。
現場で控えを紙で見たいなら、データを残したうえで印刷すればよいのです。
その束を日付・取引先ごとに整えておけば、前の見出しで触れた検索への備えにもつながります¹。
避けたいのは、紙を残してデータを消すという逆の順番です。

なお、納品書に請求書の役割も持たせている書式や、取引先への請求に必要な記載を納品書に載せている場合もあるでしょう。
その場合、保存の扱いを請求書と合わせて考える必要があるかどうかは、切り替えの前に顧問税理士や所轄の税務署に確かめておくと安心です。

▼ 図の内容を文字で読む

• 発注書（取適法の電磁的方法）
  • 出す側は買い手
  • 受注する側へ発注内容を示す場面
• 納品書
  • 出す側は売り手
  • 品物と一緒に、または後から買い手へ渡す
  • 承諾を要件とする規定はこの記事では示せない
• 実務での合意の取り方
  • 電子のまま保存する手順が相手に生じるため、先に知らせる
  • 返信メールか署名をもらった書面で残す

メール添付・取引先ポータル・受発注システム・EDIの違いを、保存と取引先の負担で見る

同じ軸で比べる

保存の要件は、どの送り方を選んでも、電子取引のデータとして同じように満たす必要があります¹。
メールで送れば保存が軽くなる、EDIなら保存が要らなくなる、という違いはありません。
方法ごとに違ってくるのは、送ったデータがどこに残り、自社で一か所にまとめやすいかどうかです。
そして、取引先に何をしてもらう必要があるかです。

メール添付は、納品書をPDFにしてメールで送る形です。
取引先は受信できれば受け取れるので、相手の負担は軽く済みます。
一方で、送信データは担当者のメールボックスや作業用のフォルダに散らばりやすく、保存場所を別に決めておかないと探せなくなります。

取引先ポータルは、買い手側が用意した受け取り用のサイトに、売り手が納品書を登録する形です。
相手の方式に合わせる分、取引先の負担は小さく、自社の作業は増えます。
相手のサイトに登録したデータは相手の管理下にあります。
自社の保存義務を果たすには、登録したファイルの控えを自社側にも残しておくことになります。

受発注システムは、自社が用意した受発注の仕組みの中で納品書を発行し、取引先がログインして取得する形です。
受注データと納品書が同じ場所にまとまるので、日付・金額・取引先で探せる形を作りやすくなります。
その反面、取引先にはログインIDの管理や、取りに行く手間が生じます。
実際に検索要件を満たせるかどうかは、使う仕組みの検索機能で決まります。

EDIは、企業間で取引のデータを決まった形式でやり取りする仕組みです。
納品書をファイルとして送るのではなく、納品の内容をデータとして相手の仕組みへ渡します。
次の見出しで見るとおり、相手側の対応がなければ成り立ちません。
4つの送り方を同じ軸で並べると、次のようになります。

表のうち判断が分かれやすいのは、発行件数と取引先側の対応の組み合わせです。
月に数件しか送らない取引先に、自社の受発注システムへのログインを求めても、相手の手間に見合う利点は生まれにくくなります。
反対に、毎日のように納品がある取引先へメールで1通ずつPDFを送り続けると、送信と保存場所へ移す作業が自社側に積み上がります。
件数の多い取引先ほど、データを一か所にまとめられる方法を検討する意味が大きくなります。
費用や導入期間は提供する会社や仕組みによって違うので、候補が絞れた段階で個別に見積もります。

EDIは取引先と連携する前提

中小企業共通EDIでは、受注側と発注側がともに標準に対応したプロバイダー（データの中継を担う事業者）と契約し、注文情報を共通の形式でやり取りします²。
1社だけが導入しても効果は出ません。
取引先の状況や環境を考えながら、連携して進めることが前提とされています²。

2016年度に行われた12の実証プロジェクトでは、中小企業の業務時間が平均で51.4%削減されました²。
ただし、これは受発注業務全体での削減率で、納品書の発行だけを電子化した効果ではありません。
注文の受け取りから納品までのデータが両社の間でつながったことによる数字と読むのが自然です。

この前提から考えると、売り手が納品書の送付だけを理由にEDIを先に導入する判断は成り立ちにくくなります。
取引先が受け取る仕組みを持っていなければ、結局は紙かPDFで送り直すことになるからです。
EDIが候補に上がるのは、取引先側から受発注をEDIで行いたいと持ちかけられたときです。
あるいは、注文のデータをすでに取引先とやり取りしていて、その流れに納品のデータを乗せられるときです。
この場合は、注文を受けてから納品書を作るまでの間で、注文内容を自社の仕組みへ打ち直す作業が減るかどうかが判断の手掛かりになります。

▼ 図の内容を文字で読む

1. 基準期間の売上高を確かめる
   • 基準期間は2課税年度前
2. 売上高に応じて備え方を決める
   • 5,000万円以下：ダウンロードの求めに応じられれば検索要件は不要
   • 5,000万円を超える：日付・金額・取引先、範囲指定、組み合わせの検索要件を満たす
3. どちらの形でも電子データを保存する
   • 印刷物だけの保存は認められない

取引先の受け入れ姿勢（前向き・紙希望・方式を指定してくる先）に応じて、電子化する範囲と順番を決める

前向きな取引先

送り方の違いが分かったら、次は取引先1社ずつに当てはめます。
手元の取引先一覧に、月あたりの納品書の枚数、いまの送り方（同梱・郵送・FAX）、電子への反応を書き足します。
そうすると、どこから切り替えるかが見えやすくなります。

電子送付に前向きな取引先は、最初の対象にしやすい相手です。
相手の受け入れ負担が軽いメール添付のPDFから始めれば、取引先側に新しい仕組みを用意してもらう必要がありません。
件数が多く、のちに受発注システムなどへ移す可能性がある取引先でも、まずはPDFで送り方と保存の流れを固めてから広げる方が、問題が出たときに原因を切り分けやすくなります。

前向きな取引先でも見落としやすいのが、同梱の納品書の役割です。
荷物に入れた納品書を、取引先の倉庫や店舗で荷受けの照合に使っている場合があります。
その場合、電子のPDFは経理には届いても、荷受けの現場には届きません。
郵送やFAXで送っていた分から電子に移し、同梱分は現場の受け方を相手と相談してから決める、と範囲を分けると無理がありません。

紙を求める取引先

紙での送付を希望する取引先は、電子化の対象から外して紙を続けます。
電子で受け取ったデータは、受け取った側も電子のまま保存する必要があります¹。
相手にとっては、保存の手順を変える負担が生じるということです。
紙を求める理由がそこにあるなら、売り手の都合で押し切るより、相手の準備が整う時期を待つ方が取引への影響は小さくなります。

紙を続ける取引先を残すと、社内では送り方が2つ並ぶことになります。
電子で送った分は電子のまま保存し、紙で送った分は従来どおり控えを保存する、と取引先ごとに扱いが分かれます。
一覧に「紙継続」と記し、理由と次に相談する時期も書いておくとよいでしょう。
再発行を頼まれたときに、紙で出すべき相手か電子で送るべき相手かを、担当者が迷わずに済みます。

受け方を指定してくる取引先

取引先が自社のポータルへの登録やEDIでの送付を指定してくる場合、選ぶ余地は絞られます。
相手の方式に合わせるか、合わせる準備が整うまで紙を続けるかです。
判断の材料になるのは、その取引先へ出す納品書の件数と、合わせるために自社側で増える作業です。

件数が多ければ、相手の方式に合わせる手間をかけても、印刷・封入・郵送の作業が減る分が大きくなります。
反対に、件数が少ない取引先ごとに別々のポータルを指定されると、ログイン先や登録の手順を取引先ごとに覚える必要があり、担当者の負担がかえって増えることもあります。
中小企業共通EDIを指定された場合は、自社も標準に対応したプロバイダーとの契約が必要になる点を含めて考えます²。

どちらの方式でも、相手のサイトや仕組みに渡したデータとは別に、自社で控えを保存する流れを作っておきます。
相手の方式に合わせると送る作業は相手の画面で完結するので、自社の保存場所へ控えを移す作業が抜けやすくなるからです。

▼ 図の内容を文字で読む

• 受注側
  • 標準に対応したプロバイダーと契約する
• 発注側
  • 標準に対応したプロバイダーと契約する
• プロバイダー（データの中継を担う事業者）
  • 注文情報を共通の形式でやり取りする
• 効果が出る前提
  • 1社だけが導入しても効果は出ない
  • 参考値：2016年度の12実証プロジェクトで、中小企業の業務時間が平均51.4%削減（受発注業務全体）

出典：中小企業庁（ミラサポplus）

紙との併用期間を置いた切り替え手順と、保存・再送のルール決め

切り替えの順序

ここまでの整理を、実際の切り替えの手順に並べます。
大事なのは、送り始める前に保存の形を決めておくことです。
電子で送った日から保存の要件はかかります。
送り始めてから保存場所を考えると、最初の数週間分のデータが担当者のメールボックスに散ったまま残ってしまいます。

1. 取引先一覧に件数・現在の送り方・受け入れ姿勢を書き込み、最初に切り替える取引先を絞る
2. 自社の基準期間の売上高を確かめ、検索要件を満たす形か、免除の条件で運用するかを決める
3. 保存場所と、ファイル名または台帳のルールを決める
4. 取引先へ案内を送り、返信で合意を残す
5. 紙と電子を並行して送る期間を始める
6. 並行期間中に、届いているか、検収や照合で困っていないかを取引先に確かめる
7. 紙を止める日を取引先と合意して切り替える

並行期間の長さに決まった目安はありません。
取引先の月の締めを少なくとも一度またぐと、請求との照合の段階で電子の納品書が使えたかどうかを確かめられます。
そこを一つの区切りにする考え方があります。
並行期間中は紙と電子の両方が相手に届くので、相手が二重に処理しないよう、案内の時点で「この期間の紙は控えとして扱ってほしい」と伝えておくと混乱が減ります。

保存場所と命名ルール

保存場所は、担当者個人のパソコンやメールボックスではなく、部署で共有できる場所に決めます。
送信したメールからPDFを保存場所へ移すことを、送付作業の一部にしておきます。
そうすれば、担当者が休んだり異動したりしてもデータが残ります。

探せる形にする方法は2通り考えられます。
一つはファイル名に日付・金額・取引先を入れる方法で、たとえば「YYYYMMDD_取引先名_金額.pdf」のように順番をそろえて名付けます。
もう一つは、日付・金額・取引先・ファイル名を一行ずつ記録する台帳を、表計算ソフトで作る方法です。

ファイル名だけでも、取引先や日付で探すことはできます。
一方、金額の範囲で絞ったり、取引先と期間を組み合わせて探したりするのは、台帳の方が向いています。
基準期間の売上高が5,000万円を超え、検索要件の3つを満たす必要がある会社は、台帳まで用意しておくと要件に沿った探し方をしやすくなります¹。
自社の方法で要件を満たしているかは、顧問税理士に確かめておくと安心です。

免除の条件で運用する会社も、ダウンロードの求めに応じられることが条件です¹。
求められた期間の納品書データを、保存場所からまとめて取り出して渡せるようにしておけば、この条件に備えられます。
取引先ごと・年度ごとにフォルダを分けておくと、期間を指定された場合にも取り出しやすくなります。

再送・訂正時の扱い

「メールが届いていない」と言われて再送するときは、新しく出力し直さず、保存してある送信済みのファイルをそのまま送ります。
出し直したPDFが元の内容と少しでも違うと、取引先の手元に、同じ番号で中身の違う納品書が2つ残ることになるからです。

数量や単価の誤りを直して送り直す場合は、元のデータを上書きしたり消したりせず、訂正版を別のファイルとして保存します。
ファイル名に「_訂正1」のような印を付け、台帳には訂正した日、理由、どのファイルを置き換えたかを書いておきます。
そうすると、あとから両方の関係をたどれます。
取引先も元のファイルを保存しているので、訂正版を送るときは、どの納品書を差し替えるものかをメールの本文に書き添えます。
相手の控えと自社の控えがずれないようにするためです。

この形で残しておけば、照会を受けたときに、元と訂正版のどちらを見ればよいかを台帳から確かめられます。
ただし、訂正や削除の扱いとして税務上どこまで求められるかは、顧問税理士や所轄の税務署に確かめたうえで決めてください。

▼ 図の内容を文字で読む

1. 納品書を発行して送る
   • 再送のときは送信済みのファイルをそのまま使う
2. 送ったデータを保存する
   • 共有の保存場所へ移す
   • 台帳に日付・金額・取引先を記録する
3. 照会や訂正の依頼を受ける
   • 台帳から元のデータを探す
4. 訂正版を発行する
   • 元のデータは消さずに残す
   • 訂正版との関係を台帳に書く

取引先ごとの受け入れ姿勢や発行件数、自社の売上規模によって、どこから電子にするかと保存の形の組み合わせが変わります。そのため、一覧を眺めるだけでは決めにくいことがあります。

自社の取引先一覧と納品書の送り方をもとに、最初に切り替える取引先の範囲と、送付から保存までの流れのどこに手間が残るかを整理できます。無料相談で要件を整理する

取引先へ案内を送る前に、1社ごとに把握しておくこと

電子送付の案内を送る前に、取引先1社ごとの受け入れ体制をつかむための確認項目を並べています。

• 月あたりの納品書の枚数と、いまの送り方（同梱・郵送・FAX）

• 同梱の納品書を荷受けの照合に使っているか

• 取引基本契約などに納品書の交付方法の定めがあるか

• 受け取り先として指定してもらえる部署の共通アドレス

• 受け方の指定（ポータルやEDI）の有無

• 紙との併用を希望する期間

これらが分かり、受け取り方と併用期間に相手の了承が得られた取引先から、電子送付へ移ります。

要点の整理

軸	基準
送ったデータの保存	電子のまま保存する。紙に出力しただけの保存は不可
検索への備え	3つの検索要件か、基準期間売上高5,000万円以下でダウンロードの求めに応じる形か、印刷物を日付・取引先ごとに整理する形
送り方の選択	取引先が受け取れる形から逆算する。EDIは双方の対応が前提
取引先の扱い	前向き・紙希望・方式指定に分け、紙との併用期間を置く
再送・訂正	再送は送信済みファイルを使う。訂正は元データを残し、台帳で関係を記録

受け方を指定してくる取引先が複数あると、納品書だけでなく受発注全体の流れと合わせて考える必要が出てきます。 取引先が指定する方式と自社の受発注の流れを並べ、納品書の送付をどこに乗せると打ち直しや控えの二重管理が減るかを確かめられます。

よくある質問

納品書を電子で送ったあと、紙に出力して保存するだけでよいですか。

いいえ。
送ったデータは電子のまま保存する必要があり、プリントアウトした書面だけの保存は認められていません¹。
印刷物を日付・取引先ごとに整理して提示できるようにすることは、検索の備えの一つになります¹。
ただし、その場合も電子データ自体の保存が前提です。

基準期間の売上高が5,000万円を超える場合は、何を整える必要がありますか。

送った納品書データを、日付・金額・取引先で検索でき、範囲指定と組み合わせ検索もできる状態にしておく必要があります¹。
または、データを印刷した書面を日付・取引先ごとに整理して提示できるようにする方法もあります¹。
ファイル名だけでは金額の範囲検索がしにくいため、日付・金額・取引先を記録した台帳を用意しておくと対応しやすくなります。
自社の方法で足りるかは顧問税理士に確かめてください。

取引先が紙の納品書を希望するとき、一部の取引先だけ電子にしてよいですか。

取引先ごとに送り方が分かれても、電子で送った分を電子データのまま保存する点は変わりません¹。
混在して困るのは、再発行や照会のときにどちらの形で扱う相手かを担当者が迷うことです。
取引先一覧に送り方と、紙を続ける理由・次に相談する時期を記録しておくと迷わずに済みます。

EDIは取引先が対応していなくても導入できますか。

中小企業共通EDIは、受注側と発注側がともに標準に対応したプロバイダーと契約してやり取りする仕組みです²。
1社だけの導入では効果が出ず、取引先と連携して進めることが前提とされています²。
取引先が対応していない段階では、メール添付のPDFなど相手が受け取れる方法で始める方が現実的です。

送った納品書を訂正して再送するとき、元のデータはどう扱えばよいですか。

元のデータは上書きや削除をせず残し、訂正版を別のファイルとして保存する方法をおすすめします。
台帳に訂正日、理由、置き換えた元のファイルを記録し、取引先にもどの納品書の差し替えかを伝えると、双方の控えがずれません。
税務上の訂正・削除の扱いは、顧問税理士や所轄の税務署に確かめてください。

1. 1　出典：財務省「ファイナンス」令和6年8月号 特集 電子帳簿等保存制度の内容と中小企業の対応策（2024年）
2. 2　出典：中小企業庁（ミラサポplus）「企業間のデータ連携で、受発注の業務コストを削減する！」（2018年）