納品書の発行を電子化する手順：インボイスの記載事項と切替の確かめ方

◆監修・編集責任者　小園 将隆　2026年10月5日

B2B EC-COLUMN

納品書の手作業はどこで時間を取られているか

受注が入るたびに、注文メールや受注画面を見ながら品名や数量を納品書へ打ち直し、送ったあとで控えを探していませんか。
この手間の多くは、同じ情報を何度も書き写すことから生まれます。
電子化の前に、自社の納品書をインボイス（適格請求書）として扱うかを決めます。
兼ねるなら、発行者名と登録番号、取引年月日、取引内容、税率ごとの対価と適用税率、税率ごとの消費税額等、交付先名の記載が要ります。
これらを受注データやマスタから出す形にすれば、打ち直しは減らせます。
効果は自社の件数で測って確かめます。

再入力が起きる場面

納品書を1件作るまでの動きを、注文が届いたところから追ってみます。
注文はメールやFAX、受注画面などで届き、担当者は取引先名、品名、数量、単価を見ながら納品書のひな形へ打ち込みます。
出荷に合わせて印刷するかPDFにして送り、控えを紙のファイルや共有フォルダへ残します。
月末に請求書を作るときには、同じ明細を請求書へもう一度書き写します。

この流れで時間を取っているのは、文字を打つ作業そのものより、同じ情報を別の書類へ移す回数です。
注文から納品書へ、納品書から請求書へと移すたびに、写し間違いがないかを見直す手間が付いてきます。
数量の打ち間違いや税率の選び違いがあれば、訂正した納品書を作り直し、取引先へ連絡し、控えも差し替えなければなりません。
1件の誤りが、作成時間の何倍もの後始末を生むのはこのためです。

転記が二重になっていると、直す場所も二重になります。
たとえば、納品書の数量を訂正して再発行したのに、請求書を作るときに元の控えを見て書き写してしまうと、月末に取引先から金額が合わないと連絡が来ます。
どの書類が最新なのかを確かめるところから始めることになり、ここでも時間が取られます。

控えの保管も見落とされがちな負担です。
たとえば、ファイル名の付け方が担当者ごとに違うと、取引先から先月の納品分を確認したいと問い合わせを受けたとき、日付や取引先名で探しても見つからないことがあります。
書類を作る段階で受注の番号と結び付いていれば、探す作業は番号を引くだけで済みます。

手作業を減らす第一歩は、注文1件が通る画面と書類を順に書き出し、同じ項目を手で入力している箇所に印を付けることです。
印が付いた箇所が、データを受け渡す仕組みに置き換えたい場所になります。

受発注の電子化で見られた削減の幅と限界

受注や発注のやり取りを電子化すると、どの程度の時間が減るのでしょうか。
参考になるのが、中小企業庁が紹介している中小企業共通EDIの実証事業です。
EDIは、企業間で受発注などのデータを電子的にやり取りする仕組みを指します。
2016年度の補正予算による事業で12の実証プロジェクトが行われ、導入企業には総じて効果が見られ、中小企業の業務時間は平均51.4%削減されたと報告されています¹。
大企業と比べて、中小企業のほうが削減率は高かったとされています¹。

ただし、この数字は受発注業務全体を対象にした実証の平均です。
納品書の発行だけを取り出した値ではなく、自社で電子化した場合に同じ率になることを示すものでもありません。
読み取れるのは、企業の間でデータを受け渡して打ち直しをなくす方向に、業務時間を減らす余地があったという点までです。

もう一つ押さえておきたいのは、速く作れることと、正しい書類になっていることは別の問題だという点です。
記載事項が足りないひな形のまま自動化すると、足りない書類を早く大量に作ることになります。
そこで、自動化の前に、自社の納品書が税の上でどの役割を担うのかを決めておきます。

自社の納品書はインボイスを兼ねるか：先に決める分岐

兼ねる場合に必要な記載事項

インボイス（適格請求書）は、国税庁が記載事項を定めている書類です。
納品書をインボイスとして交付するなら、その納品書に記載事項がそろっている必要があります。
記載事項は、発行者の氏名または名称と登録番号、取引年月日、取引内容、税率ごとに区分した対価の額と適用税率、税率ごとに区分した消費税額等、交付を受ける相手の氏名または名称です²。
取引内容には、軽減税率の対象品目であればその旨も記載します²。

手元の納品書と見比べると、足りない項目が分かります。
取引先名、日付、品名、数量、金額の欄があるひな形なら、交付先名、取引年月日、取引内容の大部分はすでに載っています。
残るのは、自社の登録番号、税率ごとに分けた対価の合計と適用税率、税率ごとの消費税額等、軽減税率対象品目であることの表示です。
明細行の金額を並べて最後に総額だけを出す作りでは、税率ごとの区分がどこにも現れません。

税率の区分が問題になるのは、1枚の納品書に税率の違う品目が混ざるときです。
たとえば、食品と包装資材を一緒に納める卸の場合、食品が軽減税率、包装資材が標準税率の対象であれば、それぞれの合計と税率、消費税額を分けて示すことになります。
扱う品目がすべて同じ税率なら区分は一つで済みますが、その場合も適用税率と消費税額等の記載は必要です。

小売業や飲食店などには特例があり、適用税率と消費税額等のどちらか一方の記載で足りるとされています²。
ECで消費者へ販売している事業者は、自社の業種が特例の対象に当たるかを国税庁の資料で確かめてから、ひな形の項目を決めると無駄がありません。
特例に当たらない場合は、上の記載事項をすべて満たす前提で考えます。

この判断を自動化より先に済ませるのは、記載事項がひな形の欄を決め、ひな形の欄が受注データから取り出す項目を決めるからです。
後から登録番号や税率ごとの集計欄を足すと、ひな形とデータの対応づけをもう一度やり直すことになります。

兼ねない場合に請求書側で満たすこと

納品書は出荷した品と数量を伝える書類にとどめ、インボイスの役割は請求書に持たせる設計もあります。
月末締めでまとめて請求している取引先なら、請求書にその月の取引の明細と税率ごとの集計を載せ、請求書だけで記載事項がそろうように作ります。
記載事項を満たすための追加は、請求書側で行うことになります。

どちらを選ぶかは、書類を受け取る取引先の都合から考えると決めやすくなります。
納品のたびに支払いを受ける取引先や、請求書を発行していない取引先では、納品書がインボイスを担うほうが自然です。
締め請求の取引先では、請求書側にまとめたほうが、納品書のひな形を大きく変えずに済みます。
同じ会社の中でも、取引先によって選択が分かれることはあります。

避けたいのは、納品書と請求書の両方に記載事項を少しずつ載せ、どちらがインボイスなのかが曖昧になる状態です。
受け取った側は、どの書類を保存すべきか迷います。
2つの書類を合わせて記載事項をそろえる方法を検討するなら、その扱いを国税庁のQ&Aなどで確かめてから設計に入れてください。
決めた結果は、取引先ごとにインボイスとなる書類として顧客マスタに記録しておくと、次に作る対応表の前提になります。

納品書のテンプレートと受注データの項目を対応づける

マスタに持たせる項目

納品書を受注データから出すには、記載事項の一つひとつが、どのデータから埋まるのかを決めておく必要があります。
考え方は、取引のたびに変わる情報は受注データから、取引先や商品ごとに決まっている情報はマスタから、自社について変わらない情報は自社設定から取る、という分担です。
マスタとは、取引先や商品の基本情報を一度登録しておき、注文のたびに呼び出す台帳のことです。

この分担に沿うと、発行者名と登録番号は自社設定に一度だけ登録します。
交付先名は顧客マスタから、品名と軽減税率対象かどうかの区分は商品マスタから取ります。
取引年月日、数量、金額は受注データの側にあります。
税率ごとの対価と消費税額等は、受注明細の金額を商品マスタの税率区分で振り分けて集計した結果として出ます。

取引年月日には、受注日、出荷日、納品日のどれを使うかを社内で決めて、対応づける項目を一つに固定しておきます。
担当者によって使う日付が違うと、同じ取引でも書類ごとに日付が変わり、請求書と突き合わせるときに迷う原因になります。

税率区分と登録番号をマスタや設定に持たせておくと、注文のたびに税率を選ぶ、登録番号を打つ、といった入力がなくなります。
これは記載事項から組み立てた編集上の提案で、受注管理や販売管理の仕組みによって項目の名前や持ち方は変わります。
自社の仕組みに商品ごとの税率区分を持つ欄が見当たらなければ、そこがまず手当てする箇所です。

マスタに寄せても、人の確認がなくなるわけではありません。
新しい商品を登録するときに税率区分を正しく選ぶこと、取引先の社名が変わったときに顧客マスタを直すことは残ります。
変わるのは確認する場所で、注文ごとの確認が、マスタを登録・変更するときの確認へ移ります。
その代わり、マスタの誤りはそれを使うすべての納品書に広がるため、登録時の見直しは丁寧にしておきます。

税率ごとの消費税額の計算で、1円未満の端数をどう処理するかも決めておく項目です。
明細行ごとに計算するか、税率ごとの合計から計算するかで結果が変わることがあるため、制度上の扱いを国税庁の資料で確かめたうえで、仕組みの設定に反映させます。

出力を実データで照合する

対応表どおりに出力できるかは、過去の注文で試すと確かめられます。
手作業で作った納品書の中から、軽減税率の品目と標準税率の品目が混ざった注文、値引きの行がある注文、交付先名に部署名まで入っている注文など、作りの違うものを数件選びます。
同じ注文を新しい流れで出力し、手作業版と項目ごとに見比べます。

見るのは、税率ごとの合計と消費税額等が一致しているか、軽減税率の対象を示す印が該当する品目にだけ付いているか、登録番号と交付先名が正しく出ているか、という点です。
差が出たら、原因がマスタの登録内容なのか、集計や端数の計算なのかを切り分けます。
マスタが原因なら登録を直し、計算が原因なら設定を直して、もう一度同じ注文で出力します。

手作業版のほうが誤っていた、ということも起こりえます。
その場合は過去の書類の扱いを別に検討する必要がありますが、新しい流れが正しい結果を出していることは確かめられたことになります。
照合に使った注文と結果を残しておけば、マスタや設定を大きく変えたときに、同じ注文で再確認できます。

仕入側が作る書類を使う場合の例外

仕入明細書の扱い

ここまでは、売り手である自社が書類を作る前提でした。
取引先によっては、買い手の側が受け入れた品目と金額をまとめた仕入明細書を作り、売り手へ送ってくることがあります。
国税庁は、仕入事業者が作成する仕入明細書も、記載事項について取引相手の確認を受けたものに限り、適格請求書として扱えるとしています²。

売り手の立場で言い換えると、相手が作った明細を自社が確認することで、その明細がインボイスの役割を果たすということです。
自社の作業は、書類を作ることから、届いた明細の品名、数量、金額、税率の区分、自社の名称や登録番号が正しいかを確かめることへ移ります。
このとき自社の受注データが電子化されていれば、相手の明細を受注の番号や日付で引き当てて突き合わせられ、紙の控えをめくる必要がなくなります。

気をつけたいのは、同じ取引について自社の納品書もインボイスとして出し、相手の仕入明細書も届いている状態です。
2つの書類の金額や税率の区分が食い違うと、どちらが正しいのかを双方で確かめ直すことになります。
こうした取引先とは、どちらの書類をインボイスとして扱うかを取り決め、顧客マスタのインボイスとなる書類の欄にも反映させておきます。

まずは、仕入明細書を送ってくる取引先がどこかを一覧にするところから始めると、範囲がつかめます。
そのうえで、確認をどのような方法で行うのか、仕入明細書にどこまでの事項を記載するのかといった細目は、取引先との取り決めと国税庁の資料で確かめます。
確認したことを示す記録を何で残すかも、この取り決めの中で決めておきます。

電子化に切り替えるときの確かめ方

切替前後で数える指標

切り替えがうまくいったかは、感覚ではなく件数で確かめます。
数えるのは、1件あたりの作成時間と、訂正・再発行の件数の2つです。
作成時間は受注を確認してから納品書を送り終えるまでとし、訂正・再発行は誤りによって作り直した納品書の数とします。

切替前に、普段どおりの業務の中でこの2つを記録します。
担当者が1件ごとに開始と終了の時刻を書き留めるだけでも、平均の作成時間は出せます。
注文が多い日と少ない日で時間が変わるため、記録する期間は数週間ほど取り、特定の日に偏らないようにします。

切替後も、同じ定義と同じ数え方で数週間記録し、前後を比べます。
切り替えた直後は担当者が新しい画面に慣れていないため、最初の数日だけで判断しないほうが実態に近づきます。
途中で数え方を変えると、時間が減ったのか定義が変わったのかが分からなくなります。

比べるときに、先に紹介した51.4%を目標の数字として置く必要はありません¹。
あの値は受発注業務全体を対象にした実証の平均で、納品書の作成時間とは対象が違います。
自社の判断の根拠になるのは、自社の注文で測った前後の差です。

訂正・再発行の件数は、減ったかどうかに加えて原因も見ておきます。
手作業では打ち間違いが散発的に起きていたのに対し、マスタから出す流れでは、登録の誤りが同じ商品や取引先の書類にまとめて現れます。
同じ原因の訂正が続いたら、個々の書類を直すより先にマスタを直します。

切り替える範囲を段階的に広げる

すべての取引先を一度に新しい流れへ移すと、問題が起きたときに原因を絞り込みにくくなります。
照合に使った注文の型に近い取引先から始め、記録した指標に問題がないことを確かめてから対象を広げれば、影響を小さく抑えられます。

最初の対象には、注文の件数がある程度あり、納品書がインボイスを兼ねるかどうかの扱いがすでに決まっている取引先が向いています。
仕入明細書を受け取っている取引先は、相手の書類との突き合わせ方も合わせて決める必要があるため、後の段階に回すと整理しやすくなります。

納品書をPDFで送るように変える場合、送った書類の控えをどう保存するかは、記載事項とは別に決める必要があります。
紙に印刷して綴じれば足りるのか、データのまま保存するのかは、国税庁の一次資料で確かめてから社内の保存ルールを決めてください。

記載事項の一覧が分かっても、自社の受注データのどこに何があり、マスタに何を足せばよいかは、実際のデータとひな形を並べてみないと判断しにくいためです。

現在の納品書のひな形と受注データを突き合わせ、記載事項に足りない項目と、それを持たせる場所を整理できます。無料相談で要件を整理する

要点の整理

軸	基準
インボイスを担う書類	納品書・請求書・相手の仕入明細書のどれかを取引先ごとに決めて顧客マスタに記録する
納品書に足す項目	登録番号、税率ごとの対価と適用税率、税率ごとの消費税額等、軽減税率対象品目の旨
項目の持ち場所	自社設定・顧客マスタ・商品マスタ・受注データに分担させる
切替前の照合	税率が混ざる注文などの実データで、手作業版と項目ごとに突き合わせる
効果の測り方	1件あたりの作成時間と訂正・再発行件数を、切替前後で同じ数え方で比べる

切替後に照合や計測の定義がぶれると、効果も誤りの原因も読み取れなくなるため、始める前に数え方を固めておく意味があります。 照合に使う注文の選び方と、作成時間や訂正・再発行件数の数え方を、自社の取引に合わせて決められます。

よくある質問

納品書をPDFで送った場合、控えはどう保存するのか

電子で送った書類の保存方法は、本文で扱った記載事項とは別の論点です。
紙に印刷して綴じれば足りるのか、データのまま保存する必要があるのかは、国税庁の一次資料で確かめてから社内のルールを決めてください。
運用面では、送ったPDFと元の受注データを同じ番号で結び付けておくと、どの保存方法を採る場合も控えを探す手間を減らせます。

納品書と請求書を1枚にまとめてもよいか

1枚の書類に、発行者名と登録番号、取引年月日、取引内容、税率ごとの対価と適用税率、税率ごとの消費税額等、交付先名がそろっていれば、その書類がインボイスの記載事項を満たす作りになります²。
まとめるかどうかは、納品のたびに請求する取引か、締めてまとめて請求する取引かで判断が分かれます。
締め請求の取引先では、納品書と請求書を分けたまま請求書側で記載事項をそろえるほうが、ひな形の変更が少なく済みます。

登録番号は納品書のどこに載せるのか

登録番号は、発行者の氏名または名称とあわせて記載する事項です²。
載せる位置について本記事で確認した資料には定めが見当たらないため、受け取った側が見つけやすいよう、自社の社名の近くに置くのが実務上の考え方です。
番号は注文ごとに打たず、自社設定に一度登録してひな形へ自動で出すと、打ち間違いを避けられます。

納品書を発行しない取引先にはどう対応するか

納品書を出さない取引先では、インボイスの役割を請求書に持たせるか、相手が作る仕入明細書を確認して扱うかのどちらかを取り決めます。
仕入明細書は、記載事項について取引相手の確認を受けたものに限り適格請求書として扱えます²。
どちらにしたかを顧客マスタに記録しておくと、担当者が替わっても扱いがぶれません。

訂正や再発行があった場合の記録の残し方は

誤りのあるインボイスを訂正するときの制度上の扱いは、国税庁の資料で確かめてください。
運用としては、元の納品書を消さずに残し、再発行した書類に元の書類の番号と訂正理由を結び付けておくと、どの版が最新かを後から追えます。
この記録は、切替後に数える訂正・再発行の件数と、その原因の把握にもそのまま使えます。

1. 1　出典：中小企業庁（ミラサポplus）「中小企業共通EDI（次世代企業間データ連携調査事業）実証事業の解説」（2016年度）
2. 2　出典：国税庁「No.6625 適格請求書等の記載事項」（2026年閲覧）