納品書の電子保存要件とは？紙出力NGの原則と検索・真実性確保の条件をわかりやすく解説

◆監修・編集責任者　小園 将隆　2026年10月1日

B2B EC-COLUMN

納品書を電子データでやり取りしたら、紙に出力して保存してよいか

取引先から届く納品書が、いつの間にかメール添付のPDFに変わっていた。
これまで通り印刷してファイルに綴じればよいのか迷う場面が増えています。
結論から言えば、2024年1月以降、電子的にやり取りした納品書は、印刷した紙だけを残す方法では保存したことになりません²。
電子データのまま保存したうえで、改ざんを防ぐ真実性の確保の措置と、取引年月日・取引先名称・取引金額で検索できる状態の確保という2つの要件を満たす必要があります¹。
この義務は受け取った側だけでなく、納品書を送った側にも及びます²。

印刷して綴じる運用は、どこまでが認められないのか

取引先から届く納品書が、紙からメール添付のPDFに切り替わった。
これまで通り印刷して月ごとのファイルに綴じ、PDFはメールソフトの受信箱に残したまま——という運用を続けている現場は少なくありません。
この運用でまず確かめたいのは、綴じた紙が保存書類として足りているかどうかではなく、元のPDFをどう扱っているかのほうです。

財務省の資料では、請求書などをデータでやり取りした場合、そのデータをプリントアウトした書面のみを保存する方法は認められず、一定の要件に従って電子取引データそのものを保存する必要があるとされています²。
納品書も、取引先との間で授受する取引関係書類として同じ考え方にあてはまります。
紙で届いた納品書を紙のまま綴じるのであれば従来どおりですが、データで届いたものを印刷したあとに元のPDFを削除したり、担当者の受信箱に埋もれたまま誰も管理していなかったりすると、保存すべきものが残っていない状態になります。

この取り扱いが始まったのは2024年1月です²。
それ以前は紙に出力して保存する方法も認められていましたが、現在はその経過的な扱いが終わっています。
「前は印刷して綴じていれば問題なかった」という記憶のまま運用を続けていると、現行の要件と食い違ったままになります。

ここで誤解しやすいのが、印刷そのものが禁じられたわけではないという点です。
認められないとされているのは、プリントアウトした書面「のみ」を保存する方法です²。
検収のために現場へ紙を回す、上長の確認印をもらうために出力するといった社内の使い方まで否定されるものではありません。
変える必要があるのは、元のデータを残さないまま済ませていた部分だけです。

対象になるかどうかは、書類の名前ではなく授受の形で決まります。
メールにPDFが添付されて届いた納品書も、取引先の専用サイトや取引システムからダウンロードした納品書も、いずれもデータでやり取りしたものにあたります。
同じ取引先でも、月によって紙と電子が混ざることがありますから、取引先単位でまとめて判断せず、1枚ごとにどちらの形で受け渡したかを見るのが実務上の出発点になります。

電子データのまま保存するために満たす2つの要件――真実性の確保と検索できる状態

データを残すだけでは足りない2つの理由

では、PDFを共有フォルダに入れておけばそれで済むかというと、そこから先に2つの要件があります。
1つは、後から内容を書き換えられない状態をつくる真実性の確保。
もう1つは、必要なときに該当する納品書を探し出せる、検索できる状態の確保です。

検索については、国税庁の適用要件で、取引年月日、取引先名称、取引金額その他国税関係書類の種類に応じた主要な記録項目を検索の条件として設定することができることとされています¹。
財務省の解説でも、取引などの日付、金額、取引先で検索ができることが挙げられています²。
つまり、日付・取引先・金額の3項目が揃って、はじめて探せる状態といえます¹。

自社の現状を測るには、「先月のB社からの、金額が◯◯円の納品書を出してください」と言われて何分で出せるかを一度試してみるのが早道です。
共有フォルダを「2026年3月」「A商事」という階層で分けている場合、時期と取引先では辿れても、金額で絞り込む手掛かりがありません。
逆に、会計システムに金額を入力していても、そこから元のPDFに行き着けないのであれば、データ側が探せる状態になっているとはいえません。

この3項目が揃わない原因は、保存場所が分かれていることにある場合が多くあります。
受信箱のまま置いてあるもの、担当者のパソコンに保存したもの、取引システムの中にあるものが混在していると、どこを探せば全部なのかが誰にも分かりません。
要件を満たす作業に入る前に、電子で授受した納品書を集める場所を1か所に決めるところから始めると、その後の検索条件の付け方も決めやすくなります。

もう一方の真実性の確保は、ファイルを置く場所を工夫するだけでは埋まりません。
データは上書きも削除もできてしまうため、書き換えが起きない、あるいは起きたことが後から分かる仕組みを、どれか1つ用意しておく必要があります¹。
その選択肢が、次に見る4つの方法です。

改ざん防止のための4つの方法と、自社に合う選び方

タイムスタンプを使う方法(受領データ・自社付与)

国税庁の適用要件では、タイムスタンプが付与されたデータを受領する、受領後遅滞なくタイムスタンプを付与する、訂正削除を行った場合にその記録が残るシステムまたは訂正削除ができないシステムを利用する、訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定・運用・備付けする、のいずれかを満たすこととされています¹。
大事なのは「いずれか」である点です。
4つすべてを整える必要はなく、1つ満たせば真実性の確保の要件は満たされます。

タイムスタンプは、そのデータがその時刻に存在し、以後変更されていないことを示す仕組みです。
取引先が付与したうえで送ってくる場合、受け取った側は付与済みのデータをそのまま保存する形になります¹。
自社で付与する場合は受領後遅滞なく付与することが求められますから¹、届いたPDFを担当者の手元に置いたまま月末にまとめて処理する運用とは相性がよくありません。

納品書を発行して送る側で自社のデータに付与する場合も考え方は同じで、付与する仕組みと、誰がいつ付与するかという手順の両方が要ります。
タイムスタンプの利用には外部のサービスが必要になるため、納品書の枚数がそれほど多くない場合、この方法だけのために仕組みを用意するかは費用との兼ね合いで判断することになります。

訂正削除履歴が残るシステムを使う方法

受発注や請求のシステムを使っていて、そのシステム上で納品書を授受・保存しているなら、システム側の機能で満たせる可能性があります。
要件とされているのは、訂正や削除を行った場合にその記録が残ること、または訂正削除そのものができないことです¹。
確認すべきなのは、ファイルを置けるかどうかではなく、置いたファイルを後から差し替えたり消したりしたときに、その事実が履歴として残るかどうかです。

ここは製品の案内文だけでは判断しにくいところです。
「書類を保存できます」という説明と、「訂正削除の履歴が残ります」という説明は、指しているものが違います。
すでに使っているシステムで対応したい場合は、電子取引データ保存の要件に対応しているか、どの機能でそれを満たすのかを、提供元に具体的に確認するのが確実です。

事務処理規程で対応する方法

専用の仕組みを持っていない場合に現実的なのが、事務処理規程による対応です¹。
データを勝手に訂正・削除しないという社内の取り決めを文書にして定め、そのとおりに運用し、備え付けておく方法です。
要件として挙げられているのは策定・運用・備付けの3つで、文書をつくって終わりではなく、実際にその運用をしていることと、求めに応じて示せる状態にしておくことまでが含まれます¹。

今回確認した国税庁の適用要件からは、規程に盛り込むべき条文の細目までは特定できませんでした。
名称が示すとおり訂正削除の防止に関する取り決めであること、そして策定・運用・備付けが揃って要件になることを押さえたうえで、条文の作り込みは原典の規定や顧問税理士の助言に沿わせるのが安全です。

4つのどれを選ぶかは、方法の優劣ではなく自社の前提条件で決まります。
取引先から付与済みのデータが届くならそれを崩さずに保存する、システム上で授受しているならそのシステムの機能を確認する、どちらにも当てはまらなければ事務処理規程を整える。
この順に自社を当てはめていくと、新たに用意しなければならないものがはっきりします。

納品書を発行する側と受け取る側で、保存義務に違いはあるか

送ったデータと受け取ったデータ、どちらも残す

ここまでの要件は、納品書を受け取る側だけの話ではありません。
財務省の資料では、取引先などから受け取ったデータだけでなく、送ったデータもそのまま保存する必要があるとされています²。
自社が納品書を発行してPDFをメールで送っているなら、その送信したデータも保存の対象です。

受領側と発行側で、満たす要件そのものが変わるわけではありません。
どちらも電子データのまま保存し、真実性の確保の措置と検索できる状態の確保を満たすという、同じ組み立てになります¹²。
違うのは保存するデータの出どころで、受領側は受け取ったデータ、発行側は送ったデータです。

発行側で見落としやすいのは、納品書を作っている場所と、送ったものが残っている場所がずれている場合です。
販売管理システムで納品書を作成し、PDFに出力してメールで送る運用だと、システムには元の伝票データが、メールソフトには送信済みのPDFが、別々に残ります。
どちらを保存すべきデータとして管理するのかを決めないままだと、検索条件を設定する対象も定まりませんし、出荷後に単価を訂正して送り直したときに、取引先の手元にあるものと自社に残っているものが食い違ったままになります。

受領側で起きやすいのは、担当者ごとに受け取り口が分かれていることです。
営業担当の個人アドレスに届いた納品書と、経理の共通アドレスに届いた納品書が別々に扱われていると、保存場所をいくら整えても、入ってこない分が残ります。
要件の話に入る前に、電子の納品書がどの経路で社内に入ってきているかを一度洗い出しておくと、抜けの原因が先に分かります。

なお、今回確認できた公的資料で明示されていたのは、送ったデータにも受け取ったデータにも保存が必要だという点までです²。
控えとしてどの形式のデータを残すのが適切かといった細かい取り扱いは、自社の書類の作り方によって判断が分かれます。
断定が必要な場面では、顧問税理士や所轄の税務署に確認してください。

紙の納品書を後から電子化する場合(スキャナ保存)は要件が異なる

スキャナ保存と電子取引データ保存の対象の違い

ここまでは、最初から電子データでやり取りした納品書の話でした。
一方で、紙で届いた納品書をスキャンしてデータにし、紙のほうは処分したい、という相談もよくあります。
これは別の制度で、スキャナ保存と呼ばれます³。

分かれ目は、紙の原本があるかどうかです。
最初から電子データで授受したものは電子取引データ保存、紙で受け取った・紙で作成したものを後から画像化するならスキャナ保存です³。
どちらも「納品書を電子で保存する」という同じ作業に見えますが、適用される要件が違うため、自社の納品書がどちらに当たるかを先に切り分ける必要があります。

あわせて押さえておきたいのが、両者で迫られ方が違うことです。
電子で授受した納品書はデータのまま保存することが求められますが²、紙で受け取った納品書を紙のまま保存し続けるのであれば、スキャナ保存の要件を満たす必要はありません。
スキャナ保存は、紙を手元から減らすために自社が選んで行う電子化だと捉えると、判断の順序を間違えずに済みます。

スキャナ保存に必要な画質要件(解像度・階調)

スキャナ保存で特徴的なのが、画像の品質に関する要件です。
読み取りは200dpi以上の解像度で行うことが求められます³。
カラーで保存する場合は、赤・青・緑それぞれ256階調（24ビット/ピクセル）以上が必要です³。

数値そのものより、現場で詰まるのは設定の管理のほうです。
複合機の初期設定は機種によって異なりますし、ファイル容量を抑えるために解像度を落とした設定が残っていることもあります。
スキャンして紙を処分したあとで解像度が足りないと分かっても、原本はもう手元にありません。

電子化を始める前に、実際に使う複合機やスキャナの設定値を1台ずつ確認し、読み取りに使うボタンやプリセットを固定しておくと、担当者が替わっても設定が崩れにくくなります。
あわせて、スキャン済みの紙をいつ処分するかの手順を決めておくと、画像が要件を満たしているかの確認を飛ばして原本を捨ててしまう事態を避けられます。

なお、スキャナ保存には画質以外の定めもありますが、今回の記事で原典から確認したのは解像度と階調の数値までです。
紙の納品書を本格的に電子化して原本を処分する計画であれば、国税庁の一問一答でスキャナ保存の要件を通して確認したうえで進めてください³。

検索要件が不要になる中小企業向けの猶予――基準期間売上高5,000万円以下

売上規模で変わるのは検索要件だけ

検索条件の設定がいちばん手間だと感じているなら、自社が緩和の対象かどうかを先に確認する価値があります。
財務省の資料では、基準期間（2課税年度前）の売上高が5,000万円以下の保存義務者について、検索要件が不要とされています²。
見るのは当期の売上ではなく2課税年度前です。
直近で売上が伸びた会社でも、基準期間の数字次第では当面この区分に入ることがあります。

ここで取り違えやすいのが、緩和されるのは検索要件だけだという点です。
電子データのまま保存する義務そのものがなくなるわけではありませんし、真実性の確保の措置も引き続き必要です²。
「売上が5,000万円以下だから電子帳簿保存法への対応は不要」と読んでしまうと、印刷した紙だけを残す運用に戻ることになり、いちばん基本の部分を外します。

また、この緩和には、税務調査の際にデータの提示や提出に応じられることなど、追加の条件が付される場合があるとされています。
今回確認した資料の原文で読み取れたのは売上高の基準までで、追加条件の正確な文言までは確認できていません。
緩和の対象であることを運用の前提にするなら、条件の有無を国税庁の一問一答か顧問税理士に確かめてから判断してください。

要件として不要になることと、実務で困らないことは別の話でもあります。
取引先から納品書の再送を頼まれたとき、税務調査で特定の月の取引を聞かれたときに、該当する1枚にすぐ辿り着けるかどうかは、要件と関係なく日々の負担に直結します。
緩和の対象だと分かった場合でも、ファイル名に日付・取引先・金額を入れておく程度の運用は、自社のために残しておく価値があります。

自社がどの要件まで満たせているかが見えたら、次は誰がいつ何をするかという手順に落とす作業が残ります。

制度が求める要件は公開されていても、自社の受注から納品書の発行・送信までのどこでデータが分かれ、どこが保存されないまま流れているかは、業務の作り方ごとに違います。

現在の受注・出荷・納品書発行の流れを一緒に辿りながら、保存すべきデータがどこに残っているか、検索の条件に設定できる項目が揃っているかを確認できます。無料相談で要件を整理する

真実性確保の4つの方法の早見表

取引先側で付与されているか、自社にシステムがあるかという前提条件の違いで並べており、いずれか1つを満たせばよいため方法の間に優劣はありません。

• 取引先からタイムスタンプが付与されたデータを受け取り、そのまま保存する

• 受領後、遅滞なく自社でタイムスタンプを付与する

• 訂正削除を行った記録が残るシステム、または訂正削除ができないシステムを利用する

• 訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定し、運用し、備え付ける

専用の仕組みを持たない場合は4つ目から、受発注システム上で納品書を授受している場合は3つ目から見ると、自社で新たに用意するものが分かります。

要点の整理

判断する軸	基準
紙に出力して保存してよいか	電子で授受した納品書は、印刷した紙だけを残す方法では保存したことにならない（2024年1月以降）
満たすべき要件	真実性の確保の措置と、取引年月日・取引先名称・取引金額で検索できる状態の確保
真実性の確保の選び方	4つの方法のいずれか1つでよい。専用の仕組みがなければ事務処理規程の策定・運用・備付け
保存義務を負う側	受け取ったデータだけでなく、送ったデータも保存する
紙の原本を電子化する場合	スキャナ保存にあたり、200dpi以上・カラーは256階調以上の画質要件が加わる
検索要件の緩和	基準期間（2課税年度前）の売上高5,000万円以下。緩和は検索要件のみで、電子保存義務と真実性の確保は残る

紙と電子が混在したまま運用を続けると、どの納品書がどちらの制度に当たるかの判断が現場任せになり、担当者が替わったときに抜けが生まれます。 自社の書類の流れに沿って、電子取引データ保存とスキャナ保存の切り分け、保存先をまとめる順序、検索項目の持たせ方について、進め方の案をすり合わせられます。

よくある質問

PDF添付やクラウドサービス経由で受け取った納品書も、電子取引データ保存の対象になりますか

対象になります。
財務省の資料では、請求書などをデータでやり取りした場合に、プリントアウトした書面のみを保存する方法は認められず、電子取引データそのものを保存する必要があるとされています²。
メールにPDFが添付されて届いた場合も、取引先の専用サイトや取引システムからダウンロードした場合も、データでやり取りしたことに変わりはありません。
判断の分かれ目は書類の受け取り方であって、使ったツールの種類ではないため、取引先ごとに経路が違っても扱いは同じです。

検索要件は、ファイル名の工夫や索引簿の作成でも満たせますか

求められているのは、取引年月日・取引先名称・取引金額を検索の条件として設定することができる状態です¹。
今回確認した適用要件には、その手段を専用システムに限る記述はありません。
したがって、ファイル名に3項目を入れる、一覧表で該当するデータに辿り着けるようにするといった方法で条件を満たせるかどうかが、判断の軸になります。
どの方法を採るにせよ、担当者ごとに付け方が違うと検索できない分が残るため、命名や一覧の作り方を一通りに揃えておくことが前提になります。

事務処理規程を整備する場合、具体的に何を定めればよいですか

今回確認した国税庁の適用要件から読み取れるのは、訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定し、運用し、備え付けることが要件だという点までで、条文の細目までは特定できませんでした¹。
押さえておきたいのは、名称のとおり保存したデータを勝手に訂正・削除しないための取り決めであること、そして文書を作るだけでは足りず、そのとおりに運用していることと、求めに応じて示せる状態にしておくことまでが含まれることです。
条文の作り込みは、原典の規定や顧問税理士の助言に沿わせるのが安全です。

紙の納品書と電子データの納品書が混在する場合、保存方法をどう使い分ければよいですか

1枚ごとに、どの形で授受したかで分けます。
最初から電子データで受け取った・送ったものは電子取引データ保存、紙で受け取った・紙で作成したものを後から画像化するならスキャナ保存です³。
紙を紙のまま保存し続けるのであれば、スキャナ保存の要件を満たす必要はありません。
同じ取引先でも月によって形が変わることがあるため、取引先単位でまとめて決めず、受け取り方で振り分ける運用にしておくと判断がぶれません。

発行側として納品書をデータで送った場合、送信フォルダにPDFを残すだけで保存要件を満たしますか

送ったデータも保存の対象である点はそのとおりです²が、残してあるというだけでは要件を満たしたことになりません。
電子取引データの保存には、真実性の確保の措置と、取引年月日・取引先名称・取引金額で検索できる状態の確保が必要です¹。
メールの送信済みフォルダに置いたままだと、金額での絞り込みができず、担当者が整理した時点でデータが消える余地も残ります。
送信済みのPDFをどこに集め、どの方法で真実性を確保するかを決めるところまでが対応になります。

1. 1　出典：国税庁「電子帳簿保存法 Ⅱ適用要件【基本的事項】」（確認時点の現行制度）
2. 2　出典：財務省「広報誌「ファイナンス」令和6年8月号 特集 令和6年1月スタート 令和5年度の税制改正により見直された電子帳簿等保存制度の内容と中小企業の対応策」（2024年）
3. 3　出典：国税庁「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】」（確認時点の現行制度）