発注担当が不在のとき発注アプリでどう代理を立てるか：代理機能・ID共有の可否・記録の残し方

◆監修・編集責任者　小園 将隆　2026年11月11日

B2B EC-COLUMN

担当者が不在の日、発注アプリで何が止まるのか

朝になって発注担当者から急に休むと連絡が入り、仕入先の締め時刻が迫っているのに、誰もその人に代わって発注を出せない。
このとき発注が止まる原因は二つに分けられます。
一つは、発注権限や承認経路が担当者個人のIDに紐づいていることです。
もう一つは、仕入先ごとの手順がその人の頭の中にしかないことです。
どちらが原因かを分けると、打てる手を選びやすくなります。
まず、自社の発注アプリに代理の設定があるかを、期間指定・履歴の残り方・代理人の人数・設定できる人の四点で確かめます。
使えなければ、期間を区切った一時的な権限と引き継ぎの手順で補います。
IDやパスワードの共有は、契約を確かめたうえでの例外にとどめます。

担当者個人のIDに発注権限が紐づいている場合

同じ「発注できない」でも、止まっている場所によって打てる手は変わります。
ここでは止まる箇所を三つに切り分けます。
担当者のIDに権限が紐づいている、承認者がいない、手順が本人にしか分からない、の三つです。
この分け方は、承認の代理を扱う製品ヘルプの仕組みを踏まえた編集部の整理で、統計で裏づけたものではありません。
自社の発注アプリの権限設定と承認設定に当てはめると、どこから手をつければよいかが見えてきます。

一つ目は、発注を出す権限が担当者のIDにしか付いていない状態です。
たとえば、仕入先ごとの発注画面や、よく使う品目を登録した発注テンプレートが、担当者のアカウントにだけ作られているとします。
同じ部署の人が自分のIDでログインしても、その仕入先の発注メニューは出てきません。
仕入先や数量を知っている人がそばにいても、アプリ上で操作できる人がいないわけです。

この場合に必要なのは、アプリ上の操作権限を誰かへ渡すことです。
渡し方には二つあります。
代理の設定を使う方法と、別の人のアカウントに発注権限を一時的に付ける方法です。
どちらも、権限を付け替えられる人が社内の誰なのかが分かっていなければ進みません。
権限の設定を管理者だけが行える製品もあります。
その場合、不在の担当者本人に連絡がついても、本人だけでは解決できません。

承認者の不在で承認が進まない場合

二つ目は、担当者は発注を入力できるのに、承認者が不在で先へ進まない状態です。
発注の前に上長や購買の責任者が内容を承認する運用では、承認待ちのまま締め時刻を越えると、仕入先には何も届きません。
担当者本人が出勤していても止まるので、一つ目とは別の手当てが要ります。

承認ワークフローの製品には、申請者や処理者が不在のときに、ほかのユーザーが申請の処理を進められるよう代理人を置く仕組みがあります¹。
この例では、申請データを代わりに提出する代理申請者と、申請データを代わりに処理する代理承認者が分かれています¹。
ただし、これは汎用の承認ワークフローの機能で、発注専用の機能ではありません。
自社の発注アプリに承認の段階があるなら、承認を代わりに進める設定がどこにあるかを探すことが、この止まり方への最初の手がかりになります。

承認が止まったからといって、承認を飛ばして発注を出すのは慎重に考えたいところです。
発注者と承認者を分けているのは、数量の桁違いや仕入先の取り違えを、出す前に別の人の目で見つけるためです。
承認を省けば締め時刻には間に合っても、その確認が抜けたまま注文が仕入先へ届きます。

手順が属人化している場合

三つ目は、アプリの権限は足りているのに、何をどれだけ発注すればよいかが分からない状態です。
たとえば次のような情報が、担当者の頭の中や手元のメモにしかないとします。
仕入先ごとの締め時刻、発注単位、曜日で変わる数量の目安、仕入先から電話で聞いた欠品や納期の連絡です。
この状態では、代わりの人が画面を開けても入力欄を埋められません。

この止まり方は、代理の設定をしても解消しません。
権限を渡すことと、判断の材料を渡すことは、別の作業だからです。
反対に、手順書がそろっていても、アプリ上の権限がなければ発注は出せません。

実際の不在では、三つが重なることがあります。
たとえば、担当者が急に休んだ日に、その人のIDでしか発注画面が開けず、仕入先ごとの数量も本人しか知らないとします。
管理者が代理の設定をして権限の問題を片づけても、次は数量が分からずに止まります。
どの止まり方が起きているかを先に見分けておくと、権限の手当てと手順の手当てを同時に進めるべきかを判断できます。

▼ 図の内容を文字で読む

• 担当者のIDに発注権限が紐づいている
  • 同じ部署の人がログインしても発注メニューが出ない
  • 手当て：代理の設定または一時的な権限の付与
• 承認者の不在で承認が進まない
  • 承認待ちのまま締め時刻を越える
  • 手当て：承認を代わりに進める設定
• 手順が属人化している
  • 権限があっても何をどれだけ発注するか分からない
  • 手当て：仕入先ごとの手順の共有

代理機能で他の人に任せる方法と、自社製品で確認する項目

代理申請者・代理承認者の設定

前の節で見た一つ目と二つ目、つまり権限と承認の止まり方には、アプリの代理機能が効く可能性があります。
代理の仕組みがどう設定されるかを、二つの製品のヘルプを例に見ていきます。
どちらも発注アプリではなく、承認ワークフローと債務支払の製品です。
そのため、発注アプリに同じ機能があるとは限りません。
ここでは、自社製品を見るときに何を確かめればよいかをつかむための例として扱います。

承認ワークフロー製品のGaroonでは、ユーザーごとに代理申請者と代理承認者を1人ずつ設定でき、同じユーザーを両方に設定することもできます¹。
設定するのは管理者で、さらに一般設定で代理申請と代理承認を許可しておく必要があります¹。
発注に置き換えると、代理申請者は不在の担当者に代わって発注の申請を出す人、代理承認者は不在の承認者に代わって承認を進める人にあたります。
二つの役割が分かれているので、権限と承認のどちらの止まり方に手当てするのかを、設定の段階で選ぶことになります。

この例には、発注の現場から見て気をつけたい点が二つあります。
一つは、代理人に設定されたことが、代理人本人には通知されないことです¹。
管理者が設定を済ませても、代理人が知らなければ、締め時刻までに誰も申請を出さないまま時間が過ぎます。
もう一つは、代理申請者が提出した申請を、委任者、つまり代理を頼んだ本人が、閲覧・取り戻し・取り消し・再利用できることです¹。
本人が復帰した後や、休みの合間に連絡がついたときに、代理で出された内容を見直せる経路があるということです。

代理利用のオン・オフ

債務支払の製品であるマネーフォワード クラウド債務支払では、代理承認を管理設定の「代理承認」から設定します²。
被代理承認者、つまり承認を代わってもらう人の「編集」から「代理人追加」へ進む流れで、この設定を行うのは管理権限のある人です²。
代理承認は「代理承認利用」にチェックを入れると開始され、使わないときはチェックを外します²。

この方式は、代理人をあらかじめ登録しておき、必要なときだけ有効にする使い方に向いています。
承認者の休暇が決まった時点でチェックを入れ、戻ったら外します。
こうすれば、平時に代理人が承認できる状態が残り続けることを避けられます。
反対に、外し忘れると代理の状態が続くので、誰がいつ外すかは運用で決めておく必要があります。

自社製品で確認する4項目（期間指定・履歴・人数制限・設定者）

二つの例を並べると、自社の発注アプリで代理を使えるかを見極める確認項目が見えてきます。
期間指定ができるか、代理で操作したことが履歴に分かる形で残るか、代理人を何人置けるか、誰が設定できるか、の4項目です。
二つのヘルプで確かめられた範囲を、同じ項目で並べると次のようになります。

表で「記載なし」としたところは、機能がないという意味ではありません。
参照したヘルプのページに書かれていなかった、という意味です。
期間指定と履歴の表示は、二つとも記載がありませんでした。
どちらも、代理を安全に使えるかを左右する項目です。

期間指定ができる製品なら、終了日を入れておけば戻し忘れが起きにくくなります。
できない製品では、オン・オフの切り替えや代理人の削除を人が行います。
その作業を誰がいつ行うかを決めておかないと、代理の状態が続きます。
履歴の表示は、後で誤発注が見つかったときに、本人と代理人のどちらが出したのかをたどれるかにかかわります。
ヘルプに書かれていなければ、社内の確認用に代理で申請を一件出し、履歴画面に誰の名前がどう出るかを実際に見ておくのが確実です。

人数と設定者は、不在が重なったときに効いてきます。
代理人が1人だけの設定では、承認者と代理人が同じ時期に休むと、また止まります。
また、設定を管理者しか行えない製品では、管理者が不在の日には代理を立てられません。
例に挙げた二つの製品はいずれも、設定するのは管理者または管理権限のある人でした¹²。
自社でその権限を持つ人が誰で、何人いるかまで把握しておくと、当日の連絡先が決まります。

▼ 図の内容を文字で読む

• 承認ワークフロー製品の例
  • 代理申請者と代理承認者を各1人設定
  • 設定は管理者、一般設定での許可も必要
  • 代理人本人には通知されない
• 債務支払製品の例
  • 管理設定の代理承認から代理人を追加
  • 設定は管理権限のある人
  • 利用のチェックで開始、外して停止

IDやパスワードを共有して代わりに発注してよいか

共有を第一の選択肢にしない理由

代理の設定がない、または当日中に設定できないとなると、担当者のIDとパスワードを聞いて代わりにログインする方法が頭に浮かびます。
操作だけを見れば最も早い方法です。
担当者の画面をそのまま使えるので、テンプレートも過去の発注もいつも通りに見えます。
それでも最初の選択肢にしないほうがよい理由は、アプリの記録の上で、誰が操作したのかが分からなくなることです。

共有したIDで出した発注は、アプリの上では担当者本人が出したものとして残ります。
後で数量の誤りや二重発注が見つかっても、本人が出したのか、代わりにログインした人が出したのかを、アプリの記録からは区別できません。
本人は、休んでいた日の発注について説明を求められます。
代わりに操作した人は、それが自分の操作だったと示す記録を持っていません。
代理の仕組みであれば、代理人という立場で操作する形になります。
前の節の例のように、委任者が代理で出された申請を閲覧・取り戻しできる製品もあります¹。
ただし、履歴にどう表示されるかは、製品ごとに確かめる必要があります。

もう一つの理由は、パスワードが本人以外に広がることです。
一度伝えたパスワードは、変更しない限り、伝えた相手が使い続けられます。
電話やチャットで伝えた場合、その文字列が手元のメモやメッセージの履歴に残ることもあります。
さらに、ベンダーとの契約や利用規約で、IDを他人に貸すことを禁じている場合もあります。
共有してよいかどうかは契約ごとに違うため、一般論では決められません。

共有を例外として使う場合の条件

それでも、次のような日はありえます。
代理の設定も一時的な権限の付与もできず、仕入先も別手段での発注を受け付けない日です。
そうした日に、共有によって発注を止めないという判断はありえます。
その場合に満たしておきたい条件を、編集部の提案として挙げます。
公的な指針に基づく基準ではなく、記録が残る方法を優先するという考えから組み立てたものです。

①自社とベンダーとの契約書や利用規約で、IDの貸与が禁じられていないことを確かめ、不明ならベンダーへ問い合わせる。
②アプリ上には実際に操作した人が残らないことを、関係者が承知したうえで使う。
③使う範囲をその日の発注に限り、本人が復帰した時点でパスワードを変更する。
④共有を決める責任者を決め、誰に、いつからいつまで、何のために使わせたかを書き残す。

④の書き残しは、アプリの記録の代わりをするものです。
依頼したチャットのメッセージに、次の三点を残しておきます。
代わりにログインした人の名前、発注した仕入先と品目、ログインした時間帯です。
そうすれば、後で誤りが見つかったときに、その時間帯の発注は誰の操作だったかを説明できます。
アプリの記録ほど確かではありませんが、何も残さないよりは、本人と代理人の双方が説明しやすくなります。
この条件を満たせない場合は、共有より先に、仕入先へ別の手段で依頼できないかを探るほうが無理がありません。

代理者を立てるときの権限・承認・記録の決め方

入力のみ・承認までの権限の分け方

代理機能や一時的な権限で代理者を立てると決めたら、次に決めるのはどこまでを任せるかです。
任せ方は、発注の入力まで任せるか、承認まで任せるかの二つに分けて考えると決めやすくなります。
担当者が不在で承認者がいる日なら、代理者には入力だけを任せ、承認はいつもの承認者が行います。
承認者が不在の日なら、承認を代わる人を立て、入力はいつもの担当者が行います。

避けたいのは、同じ発注の入力と承認が一人に集まることです。
先の承認ワークフローの例では、同じユーザーを代理申請者と代理承認者の両方に設定できます¹。
設定上は可能でも、その人が代わりに出した発注を、その人自身が代わりに承認できる経路になっていないかは、承認経路と合わせて見ておく必要があります。
担当者と承認者が同じ日に不在になると、この組み合わせができやすくなります。
その日は承認だけ別の人に頼む、締め時刻を仕入先に相談する、といった逃げ道を決めておけば、確認の目を一つ残せます。

期間の区切りと設定の戻し

権限は、渡す時点で終わりの日も決めておきます。
休暇ならその期間の発注に限る、急な病欠なら本人が戻るまでに限る、退職なら後任が決まるまでに限る、というように、不在の理由ごとに期間を区切ります。

期間指定ができる製品なら、終了日を入れておけば済みます。
オン・オフで切り替える製品なら²、外す人と外す日を決めます。
代理人に設定されたことが本人に通知されない製品もあります¹。
そのため、設定した管理者から代理人へ、始まる日と終わる日を直接伝えておきます。
伝えておかないと、代理人は自分が代理だと知らないまま過ごし、期間が終わった後も自分が操作できる状態だと気づきません。

戻し忘れると何が困るかを考えてみます。
本人が復帰した後も代理人が承認できる状態が続くと、本人と代理人の両方が同じ発注に手を出せます。
その結果、二重の承認や、本人の知らない承認が起きる余地が残ります。
本人の復帰を確かめた日に、その場で設定を戻すのが、最も忘れにくい区切り方です。

記録の補い方

代理の操作が履歴にどう表示されるかは、前の節で見たとおり、製品ごとに確かめる必要があります。
そのため、アプリの履歴だけで誰が誰の代理だったかが分かるとは考えず、アプリの外でも記録を補っておくのが安全です。

補い方は、大がかりな仕組みでなくて構いません。
代理を頼むときのメッセージに、誰の代理か、どの仕入先の発注を、いつまで任せるかを書く。
発注にメモ欄があれば、「○○さんの代理で入力」と書き添える。
その日の終わりに、代理で出した発注の一覧を本人と承認者に送る。
この三つがあれば、後から発注を見返す人は、アプリの記録とメッセージを突き合わせて、どの発注が代理によるものかをたどれます。

誤発注に気づいたときの戻し方も、記録と合わせて決めておきます。
委任者が代理申請を取り戻し・取り消しできる製品では¹、本人が復帰後に一覧を見て、まだ社内の承認段階にある申請なら取り戻して直せます。
一方、仕入先へすでに送られた注文は、アプリの中で取り消しても仕入先側の受注が残ることがあります。
その場合は、仕入先へ連絡して訂正を頼むことになります。
どの段階までならアプリで止められ、どこからは仕入先への連絡が要るのかを代理者にも伝えておけば、誤りに気づいた代理者がその場で手を打てます。

▼ 図の内容を文字で読む

• 担当者が不在で承認者がいる日
  • 代理者は入力だけを任される
  • 承認はいつもの承認者
• 承認者が不在の日
  • 承認を代わる人を立てる
  • 入力はいつもの担当者
• 担当者と承認者が同じ日に不在
  • 入力と承認が一人に集まりやすい
  • 承認だけ別の人に頼む、または仕入先に締め時刻を相談

不在が突然起きた日の、当日の発注手順

管理者が今できる設定の確認

事前の設定が何もなく、締め時刻が迫っている日には、一つずつ順番に片づけるより、三つのことを並行して始めるほうが間に合いやすくなります。
一つ目は、管理者に設定を頼むことです。
二つ目は、仕入先へ別の手段で頼めるかを確かめることです。
三つ目は、今日出す発注を締め時刻の近い順に拾い出すことです。
人が二人以上いるなら、分担して同時に始めます。

最初の連絡先は、発注アプリの管理者です。
聞くことは二点です。
不在者の代理を今から設定できるか、代わりの人のアカウントに今日だけ発注権限を付けられるか。
例に挙げた製品では、代理の設定は管理者または管理権限のある人が行う形でした¹²。
管理者に連絡がつかないと、この道は使えません。
また、代理の利用を全体の設定で許可する製品では、個別の設定より先にその許可が要ります¹。

管理者が設定している間に、不在者本人に連絡がつくなら、今日出す予定だった発注の中身を聞いておきます。
権限が手に入っても、何をどれだけ出すかが分からなければ、最初の節で見た三つ目の止まり方にぶつかるからです。
本人が体調不良で休んでいるなら、長い説明は求めません。
仕入先名と品目と数量だけを聞く、前回と同じ内容で出してよいかだけを聞く、というように、答えやすい問いにします。

別手段での発注依頼

権限がすぐに手に入らない場合は、電話やメールなど、アプリ以外の手段で仕入先に発注を受けてもらえるかを確かめます。
受け付けるかどうかは取引先ごとに違います。
普段アプリで受けている仕入先が、別の手段では受けないこともあります。
受けてもらえるなら、伝える内容は発注書と同じにそろえます。
品目・数量・納期・届け先・発注者の名前を、書面かメールで残します。

別手段で出した発注はアプリに入っていないため、後で二重発注の原因になりえます。
本人が復帰し、いつも通りアプリで同じ発注を出してしまう、というのが起こりうる形の一つです。
別手段で頼んだ日は、その内容を後からアプリへ入力するのか、入力せずに記録だけ残すのかを決めておきます。
後から入力した発注が仕入先へもう一度届く仕組みなら、仕入先にもその扱いを伝えておきます。

仕入先が別の手段を受け付けない場合、この道は使えません。
その日は、管理者の設定を待つか、仕入先に締め時刻の扱いを相談することになります。
こうした日を繰り返さないための準備は、次の節で扱います。

締め時刻が近い発注の優先

並行して、今日出す発注を洗い出し、締め時刻の近い順に並べます。
すべてを今日中に代わりに出そうとすると、権限が届くのを待つ間に、最も早い締め時刻を過ぎてしまいます。
締め時刻が近いもの、欠品すると影響が大きいもの、翌日に回せるものに分けておけば、権限が手に入ったときに迷わず入力できます。

その日が終わったら、誰が、どの権限で、どの発注を代わりに出したかを記録し、本人と承認者に伝えます。
一時的に付けた権限や代理の設定は、本人の復帰とともに外します。
当日にあわてて作った設定ほど、終わり方が決まらないまま残りがちだからです。

▼ 図の内容を文字で読む

1. 担当者の不在が分かる
2. 三つを並行して始める
   • 管理者に代理の設定か一時的な権限を頼む
   • 仕入先に別の手段での受付を確かめる
   • 今日の発注を締め時刻の近い順に拾う
3. 権限が手に入ったかで分かれる
   • 手に入った：締め時刻の近い順にアプリで入力
   • 手に入らない：受け付ける仕入先へ別の手段で依頼
   • どちらも使えない：仕入先に締め時刻の扱いを相談
4. 終業時に記録して本人と承認者に伝える
5. 本人の復帰とともに設定を外す

不在に備えて普段整えておくこと

仕入先別手順書と締め時刻一覧

不在の日の判断を減らすには、当日に誰かが調べなければならないことを、前もって文書にしておきます。
まず用意したいのが、仕入先ごとの手順書と締め時刻の一覧です。
手順書には、発注画面の開き方、使うテンプレート、発注単位、数量の決め方、仕入先との特別な取り決め、問い合わせ先を書きます。
締め時刻の一覧には、仕入先ごとの締め時刻と、別の手段で発注を受け付けるかどうかを並べておきます。

別手段を受け付けるかどうかを平時に確かめておく意味は、大きいものです。
当日に仕入先へ電話してから受け付けないと分かるのでは、その分の時間がそのまま失われます。
一覧に受け付けの可否と連絡先があれば、前の節で見た別手段の道が使えるかを、電話をかける前に判断できます。

手順書は、一度作って終わりではありません。
仕入先や品目が変わったときに直す必要があります。
担当者が普段の発注を手順書どおりに出してみると、書き漏れに気づけます。

代理候補の事前指定

代理機能のある製品なら、代理候補を前もって決め、設定しておきます。
代理人を事前に登録しておき、必要なときだけ代理承認の利用を有効にできる製品もあります²。
登録が済んでいれば、不在の日に管理者がすることは、利用を有効にする操作だけになります。
代理候補には、自分が代理人になっていることを伝えます。
手順書の場所と、代理で出した発注の記録の残し方も合わせて伝えておきます。
代理人本人に通知が届かない製品では、この伝達がないと、代理候補は自分の役割を知りません¹。

代理候補が一人で足りるかも考えておきます。
代理人を1人しか置けない設定では¹、代理候補も休んだ日に止まります。
人数の上限が製品で決まっているなら、二人目の候補には一時的な権限付与の手順で備える、という組み合わせ方もあります。

代理機能が自社の製品にない場合は、運用のルールで補います。
代わりの人に一時アカウントを発行するか、既存のアカウントに発注権限を足すかを決めます。
そのうえで、誰に依頼し、依頼から使えるようになるまでどのくらいかかるかを、ベンダーや社内の管理者に平時に確かめておきます。
その所要時間で締め時刻に間に合わないなら、別の運用が必要です。
不在の予定が分かった時点で前倒しで依頼する、別手段の発注を受けてくれる仕入先とは平時から手順を決めておく、といった運用です。
不在の予定を、分かった時点でチームの予定表などに載せておくと、前倒しの依頼を出すきっかけになります。

退職・異動時の権限の見直し

退職や異動は、休暇と違って本人が戻ってきません。
担当者のIDに紐づいていた仕入先の発注画面やテンプレートを、後任のIDへ移す必要があります。
移さないまま担当者のIDを止めると、テンプレートごと使えなくなり、一つ目の止まり方がずっと続きます。
逆に、IDを止めずに残すと、本人がいないのに発注できるIDが残ります。
代理の設定も、そのIDに紐づいたまま残ります。

見直す対象は、退職・異動する本人のIDだけではありません。
本人が誰かの代理人になっていた設定、本人の代理人として登録されていた人の設定も、合わせて見直します。
時期は、後任へのテンプレートと手順書の引き継ぎが終わった時点を区切りにします。
そうすると、止めるのが早すぎて発注が止まることも、遅すぎてIDが残ることも避けやすくなります。
外す作業は、設定の権限を持つ管理者が行います。
後任が自分のIDで発注を一件出せることを確かめてから本人のIDを止める、という順にすると安全です。

代理機能の有無や設定の細かさは製品と契約によって異なります。自社の権限や承認設定のどこが担当者個人に紐づいているかは、実際の画面を見ないと判断しにくいためです。

相談では、今の発注の権限と承認の流れを一緒にたどります。代理の設定で足りるのか、一時的な権限付与や手順書の整備が要るのかを整理できます。無料相談で要件を整理する

要点の整理

軸	基準
止まる箇所	権限・承認・手順のどれが原因かを先に見分ける
代理機能の見極め	期間指定・履歴の表示・代理人の人数・設定できる人
ID共有	契約で禁じられていないことを確かめたうえでの例外
任せる範囲	同じ発注の入力と承認を一人に集めない
期間と戻し	終わる日と外す人を設定時に決め、代理人に直接伝える
記録	依頼メッセージ・メモ欄・代理発注の一覧で補う
平時の準備	仕入先別手順書・締め時刻と別手段の一覧・代理候補・退職時の見直し

退職・異動や長期不在に備えた権限の見直しは、仕入先ごとの手順や締め時刻とあわせて決める必要があります。そのため、社内だけでは優先順位を付けにくいことがあります。 相談では、自社の取引に当てはめて次の点を確かめられます。仕入先別の手順書と締め時刻一覧に何を載せるか、代理候補と権限を外す時期をどう決めるか、です。

よくある質問

発注アプリに代理機能がない場合、何から手をつければよいですか。

まず、不在の日に止まるのが権限・承認・手順のどれかを見分けます。
権限が原因なら、一時アカウントの発行や既存アカウントへの権限追加を誰に頼み、使えるまでにどのくらいかかるかを、管理者やベンダーに平時に確かめておきます。
手順が原因なら、仕入先別の手順書と、別手段の受付可否を載せた締め時刻一覧から作ります。
IDの共有は、契約で禁じられていないことを確かめたうえでの例外にとどめます。

代理発注した記録を、後で誰が見ても分かるように残すには。

代理の操作が履歴にどう表示されるかは製品ごとに違うため、まず社内の確認用に代理で一件出し、履歴画面での表示を見ておきます。
そのうえで、アプリの外でも記録を補います。
代理を頼むメッセージに誰の代理か・どの仕入先か・いつまでかを書き、発注のメモ欄に代理で入力したことを書き添え、その日の終わりに代理で出した発注の一覧を本人と承認者に送ります。

承認者が長期不在のとき、承認の代理は何人まで置けますか。

製品によって異なります。
Garoonのワークフローでは、ユーザーごとに代理承認者を1人設定する形です¹。
マネーフォワード クラウド債務支払では、被代理承認者ごとに代理人を追加して設定します²。
長期の不在では代理人自身も休む日が出てくるため、代理人を1人しか置けないなら、二人目は一時的な権限付与の手順で備えておくと止まりにくくなります。

退職・異動した担当者の権限は、いつ誰が外しますか。

外すのは、設定の権限を持つ管理者です。
時期は、後任へのテンプレートと手順書の引き継ぎが終わり、後任が自分のIDで発注を一件出せると確かめた時点が区切りになります。
本人のIDだけでなく、本人が代理人になっていた設定と、本人の代理人として登録されていた設定も合わせて見直します。

仕入先が電話やメールでの発注を受け付けない場合はどうすればよいですか。

当日は、管理者に代理の設定や一時的な権限付与を急いでもらうか、仕入先に締め時刻の扱いを相談することになります。
同じ日を繰り返さないためには、その仕入先の分について、代理候補の事前登録や一時アカウントの依頼手順を平時に決めておきます。
どうしてもIDの共有に頼る場合は、契約で禁じられていないことを確かめ、期間と責任者を決め、復帰後にパスワードを変更します。

1. 1　出典：サイボウズ株式会社「Garoon ヘルプ ワークフロー 代理人の設定」（2026年）
2. 2　出典：株式会社マネーフォワード「マネーフォワード クラウド債務支払 使い方ガイド 代理承認」（2026年）