注文書の発行ルール:取適法の明示義務と記載項目・承認・保管期間の整理

◆監修・編集責任者　小園 将隆　2026年11月11日

B2B EC-COLUMN

メールや電話の注文のままでよいか:注文書が必要になる取引の見分け方

取引先への注文をメールや電話で済ませていると、注文書をきちんと作るべきか、作るなら何を書き、どう承認して残せばよいかで迷うはずです。
最初の分かれ目は、その取引が取適法の対象かどうかです。
対象取引では、発注内容を書面か電磁的記録で直ちに示す義務があり、電話だけの発注は認められません³。
対象外の取引でも、記録を残しておけば数量や納期の行き違いを後から確かめられます。
保存期間は、法人税法上は原則7年¹、取適法上の書類は2年です²。

取適法の対象取引で求められること

最初に判断したいのは、自社の発注が取適法の対象取引に当たるかどうかです。
取適法は公正取引委員会が案内している法律で、仕事を委託する発注側を「委託事業者」、受ける側を「中小受託事業者」と呼び、その間の取引に発注側の義務を定めています。
注文書の発行に直接関わるのは、発注内容を相手に示す義務です。

公正取引委員会の説明では、委託事業者は発注に際して、具体的記載事項をすべて記載した書面または電磁的記録を、直ちに中小受託事業者へ交付しなければなりません²。
この一文には、押さえるべき点が三つ含まれています。
法律が定める記載事項を一部ではなく「すべて」書くこと、紙の書面だけでなく電磁的記録でもよいこと、そして発注の後で間を置かず「直ちに」交付することです。
品名と数量だけをメールで伝え、残りの条件は後で詰めるという出し方をしているなら、記載事項がそろっているかという点で見直しが必要になります。

では、自社の取引が対象かどうかは何で決まるのでしょうか。
対象になるかは、委託する取引の内容と、自社と相手方の事業規模の組み合わせで決まります。
規模の基準や対象となる取引の種類は、公正取引委員会や中小企業庁が公表している資料に定められているので、取引先ごとにその基準へ当てはめて判断します。
同じ会社の発注でも、取引先や頼む内容によって対象になったりならなかったりします。
取引先の一覧に「対象・対象外」の区分を持たせておけば、発注のたびに担当者が判断し直す必要がなくなります。

電話だけの発注が認められない理由

急ぎの追加注文を電話で伝え、相手も了解したので話は済んだ、という場面を考えてみます。
公正取引委員会のよくある質問では、電話で注文した場合でも、電話の後に直ちに明示が必要であり、電話のみの発注は明示義務違反になると示されています³。
義務の中身が「書面か電磁的記録を交付すること」なので、口頭のやりとりだけでは、交付したと言えるものが何も残らないからです。

この扱いは、実務上の困りごととも重なります。
電話で伝えた数量を相手が聞き違えていても、残っているのはお互いの手元のメモだけです。
納品されてから食い違いに気付いても、どちらの認識が正しかったかを示す記録がありません。

そこで対象取引では、電話を「急ぎの内容を先に伝える手段」と位置づけ、電話を切った後すぐに同じ内容を注文書やメールで送る流れを前提にします。
電話で伝えた日時と、書面や記録を送った日時の両方が分かるようにしておくと、後で社内で「直ちに」出せていたかを確かめるときの手掛かりになります。
電話で発注してよい担当者と、その後に注文書を作って送る担当者を同じ人にしておけば、送り忘れが起きたときにも原因をたどりやすくなります。

対象外の取引で記録を残す意味

対象外の取引であれば、取適法の明示義務はかかりません。
ただ、それで注文書を作らなくてよいと割り切れるかというと、別の観点が二つ残ります。

一つは税務上の保存です。
国税庁の説明では、法人税法上保存が求められる「書類」の例として、注文書が契約書や領収書と並んで挙げられています¹。
注文書を作って取引先に出していれば、それは保存の対象になる書類です。
発注方法をメールや表計算に任せたままだと、どれが保存すべき注文書に当たるのかがあいまいになり、保存の抜けに気付きにくくなります。

もう一つは後日の確認です。
たとえば、届いた数量が想定より少なかったとき、手元に発注内容の記録があれば、相手の請書や納品書と並べて、注文の段階でずれたのか、出荷の段階でずれたのかを追えます。
記録がなければ、確認はお互いの記憶頼みになります。
対象外の取引では法定の書式に合わせる必要はないので、自社と取引先が後から同じ内容を確かめられる程度の記録を、手間に見合う形で残すという考え方になります。

▼ 図の内容を文字で読む

1. 電話で急ぎの内容を先に伝える
   • 電話のみの発注は明示義務違反
2. 電話を切った後すぐに注文書やメールで送る
   • 電話と同じ内容を書面か電磁的記録で示す
3. 電話の日時と送付の日時を残す
   • 後で直ちに出せていたかを確かめる手掛かりになる

注文書に何を書くか:行き違いを防ぐ記載事項と、継続取引での出し方

行き違いを防ぐ記載項目の考え方

対象取引の注文書に何を書くかは、まず法定の具体的記載事項が基準になります²。
項目の一覧は公正取引委員会の資料で示されているので、自社の注文書の様式と一つずつ突き合わせ、欠けている欄がないかを確かめるところから始めます。
様式に欄があっても、急ぎの発注で空欄のまま送っていれば、そろっているとは言えません。

そのうえで、取引先と後から同じ内容を確かめるために入れておきたい項目を、ひな形の案として挙げます。
これは法定事項の一覧ではなく、行き違いを減らすための提案です。

・注文番号（後で請書・納品書・請求書と結び付けるための番号）
・発注日と、発注した部署・担当者
・品目（品名・型番）、数量と単位
・単価と金額、税の扱い
・納期と納入先
・支払条件
・検収の方法や時期

項目の中で行き違いの元になりやすいのは、書いたつもりで省いてしまう細部です。
たとえば数量を「10」とだけ書くと、10個なのか10箱なのかの解釈が相手に委ねられます。
納入先も、本社と倉庫の両方に届け先がある取引先では、書かなければ前回と同じ場所へ届けられるおそれがあります。
単位や届け先は、発注する側には当たり前でも、受け取る側には当たり前でないことがある項目です。

注文番号は、法定の記載事項かどうかとは別に、後の照合の手間を左右します。
番号の使い方は、承認と照合を扱う節で具体的に説明します。

契約書で明示事項を網羅している場合

毎月同じ取引先に似た内容の発注をしていると、毎回注文書を作るのは手間に感じます。
公正取引委員会のよくある質問では、継続的に運送を委託する例について、契約書が明示すべき事項を網羅していれば個別の明示は不要とし、ただし個々の取引で内容が異なる場合は個別の明示が必要だと答えています³。
これは運送委託の例に対する回答なので、自社の取引にそのまま当てはまるかは、取引の内容に照らして確かめる必要があります。

この回答から読み取れるのは、「毎回同じ内容か、毎回違う内容か」で扱いが分かれるということです。
品目も数量も納期も毎回変わる仕入れであれば、契約書を結んでいても、注文のたびに内容を示す必要がある、という点はこの回答からはっきりします。
反対に、決まった内容を決まった条件で繰り返す取引なら、契約書で網羅できているかを点検する価値があります。

迷いやすいのは、条件の一部だけが毎回変わる取引です。
支払条件は固定で、数量と納期だけが毎回違うといった場合に、契約書と個々の注文書とで記載事項を分けて示してよいかは、公正取引委員会の資料で条件を確かめてから様式を決めます。
契約書に頼るつもりが、毎回変わる部分の明示が抜けていた、という形が一番避けたい結果です。

継続取引・年間契約の場合

年間契約を自動更新している取引では、更新のたびに改めて交付が要るのかという疑問も出ます。
よくある質問では、年間契約の自動更新の際に明示事項に変更がなければ、改めて明示する必要はないとされています³。
逆に言えば、更新のタイミングで単価や支払条件を見直したのであれば、変更後の内容を示す必要が生じるということです。

ここで起こりうる抜けは、社内の設定だけを直して相手への明示を忘れることです。
たとえば更新時に単価を改定し、購買側の単価表や発注用の表計算は新しい単価に直したものの、取引先には口頭で伝えただけ、という状態です。
翌月の請求書が旧単価で来て初めて、相手に変更が届いていなかったと分かることになります。

契約の更新を管理している台帳に「明示事項の変更あり・なし」の欄を設け、変更ありの場合に何をいつ相手へ示したかを記録しておくと、更新ごとの判断が担当者の記憶に頼らなくなります。
自動更新は手続きが要らないことが利点ですが、条件を変えた年だけは手続きが要る、という切り替えを台帳で見える形にしておく考え方です。

▼ 図の内容を文字で読む

• 毎回内容が違う取引
  • 契約書があっても注文のたびに内容を示す
• 契約書で明示事項を網羅している取引
  • 内容が同じなら個別の明示は不要（運送委託の例）
  • 条件の一部だけ毎回変わるなら資料で確かめる
• 年間契約の自動更新
  • 明示事項に変更がなければ再明示は不要
  • 単価や支払条件を見直したら変更後の内容を示す

メール・PDF・EDIのどれで出すか:電磁的な発注の条件と注意点

電磁的記録での明示

注文書を紙で郵送しなければならないと考えている場合、その前提は見直せます。
取適法の明示は、書面だけでなく電磁的記録の交付でも行えます²。
メール本文、PDFの添付、EDI（企業間で受発注などのデータを決まった形式でやりとりする仕組み）での送信も、選択肢に入ります。

形式を変えても、記載事項をすべて書くこと、直ちに交付することという要件そのものは変わりません。
紙からメールに移って速く送れるようになっても、本文に書く項目が減ってしまえば、要件を満たす記録にはなりません。
電磁的な方法を使うときの細かな手続き、たとえば相手方との事前の取り決めが必要かどうかといった点は、公正取引委員会の資料で条件を確かめてから運用を決めます。

メール本文とPDF添付は、どちらも電磁的な手段ですが、実務上の性格は違います。
メール本文は手軽に書ける分、担当者ごとに書き方がばらつき、項目の抜けに気付きにくくなります。
PDFは様式から作るため項目がそろいやすく、送った内容が後から変わりにくいという利点があります。
どちらを使うにしても、送った日時と宛先が残る経路で送り、社内の誰が見ても後で探せる場所に控えを置くことが前提になります。

EDIで記号を使う場合

EDIや受発注のデータでは、品目や納入条件を記号やコードで送ることがあります。
よくある質問では、各記号の意味を事前に書面または電磁的方法で相手方へ示しておけば、記号による明示も可能とされ、書面やFAXでも同様に記号を使えると示されています³。
つまり、記号そのものが問題なのではなく、相手がその記号の意味を知っている状態を先に作っておくことが条件です。

注意したいのは、記号の対応表を一度送って終わりにしないことです。
品目の追加や納入先の変更でコードが増えたのに、相手に渡した対応表を更新していなければ、相手の手元にある説明と実際の注文が合わなくなります。
相手の受注担当者が見慣れないコードを前回の似た品目と取り違えれば、行き違いは記号の段階で生まれます。
コードを追加・変更する社内の手順の中に、相手方への対応表の再送を一つの工程として組み込んでおくのが一つの方法です。

形式の比較表

どの形式で出すかは、法令上の可否だけでは決まりません。
作成と送付の手間、社内承認の記録の残し方、後の請求との照合のしやすさ、相手方が受け入れられるかによって、向き不向きが変わります。
次の表は、この四つの観点で形式ごとの特徴を整理したものです。
統計に基づく評価ではなく一般的な仕組みから考えた整理で、順位は付けていません。

表の中で判断が分かれるのは、相手方の受け入れの列です。
自社だけがEDIや購買システムに移っても、取引先がその仕組みに対応していなければ、その取引先にはPDFやメールで出す運用が並行して残ります。
全取引先を一つの形式にそろえることを目標にすると、対応できない取引先の分だけ例外処理が増え、かえって管理が複雑になることがあります。

現実的なのは、取引先ごとの対応状況に合わせて使う形式を少数に絞り、どの形式でも注文番号と記載事項が同じようにそろう状態を作ることです。
形式の違いは送り方の違いにとどめ、中身の項目は同じ様式から出すようにしておけば、後の承認や照合は形式を問わず同じ手順で回せます。

承認と突合をどう回すか:注文書・請書・納品・請求の照合手順

注文番号を共通キーにする

注文書を出した後には、いくつかの書類が別々の時期に、別々の担当者のところへ届きます。
取引先からは注文を受けたことを示す請書が返り、品物が届けば納品書と現物を照らして検収し、月末には請求書が来ます。
ここからは法令の要件ではなく運用の提案ですが、これらを一本の流れとしてつなぐ手掛かりに、注文番号を使う方法があります。

提案する流れは次のとおりです。
1. 起票：担当者が注文書を作り、注文番号を採番する
2. 承認：社内の決裁規程に沿って、承認者が品目・数量・単価・取引先を確認する
3. 送付：承認済みの注文書を取引先へ送る（対象取引なら直ちに）
4. 請書の確認：返ってきた請書の数量・単価・納期を、注文番号で注文書と照らす
5. 検収：納品物と納品書を、注文番号で注文書と照らして受け入れる
6. 請求照合：請求書の明細を、注文番号で注文書と検収記録に照らす

承認の金額基準は、会社ごとの決裁規程に合わせて決めます。
一つ気を付けたいのは、承認を待つ間に送付が遅れることです。
対象取引では直ちに明示することが求められるので、急ぎの電話発注のように承認の前に注文を伝える場面が想定されるなら、電話で発注してよい範囲と、その後の注文書作成と承認の順番をあらかじめ決めておく必要があります。

注文番号の効果は、取引先にも請書・納品書・請求書へその番号を書いてもらえるかで変わります。
番号が書かれていれば、照合のときに品名や日付から該当の注文を探す作業が減ります。
一方で、番号で注文書を探し当てた後に、数量や単価が一致しているかを見る作業は残ります。
番号が付いても照合そのものがなくなるわけではなく、探す手間が減るという範囲で効果を考えておくのが妥当です。

月次の抜き取り確認

すべての請求を一件ずつ細かく照合する余力がない場合は、月に一度、請求書の中から何件かを抜き出し、単価と数量が注文書と一致しているかを確かめる方法があります。
抜き取る対象は無作為でもよいのですが、食い違いが起こりうる場面を意識して選ぶと、確認の意味が増します。
新しく取引を始めた取引先、単価を改定した直後の請求、電話で急ぎの発注をした分などは、注文書と請求の間で条件がずれる余地がある箇所です。

照合で差が見つかっても、すぐにどちらかの誤りと決めつける必要はありません。
注文の後で単価の変更を取り決めていなかったか、分納で数量が複数の請求に分かれていないか、送料などの別項目が加わっていないかを、明細と取り決めた条件で確かめてから判断します。
差額の大小だけでは原因は分からないので、注文書・検収記録・請求書の三つを並べて、どこで数字が変わったかを追います。

抜き取りで同じ種類の食い違いが繰り返し見つかるなら、それは個別の誤りというより、様式や手順の側に原因がある合図です。
単位の取り違えが続くなら注文書の数量欄に単位を必須で書く形に直す、記号の取り違えが続くなら対応表の更新手順を見直す、というように、見つかった食い違いを起票の段階のルールへ戻していきます。
こうした見直しで何が減るのかは、次の月の抜き取りで同じ食い違いが出るかどうかで確かめられます。

▼ 図の内容を文字で読む

• 請書の確認
  • 数量・単価・納期を注文番号で注文書と照らす
• 検収
  • 納品物と納品書を注文番号で注文書と照らして受け入れる
• 請求照合
  • 請求書の明細を注文書と検収記録に照らす
  • 番号で探す手間は減るが一致の確認は残る

いつまで・どの形式で保管するか:税務7年と取適法2年の違い

法人税法上の7年と10年

注文書を出し、照合も終えた後に残るのが、いつまで保管するかという問いです。
国税庁の説明では、法人の帳簿書類は、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければならないとされています¹。
保存の対象になる「書類」の例には、棚卸表、貸借対照表、損益計算書と並んで、注文書、契約書、領収書などが挙げられています¹。

ここで注意したいのは、起算点が注文書を出した日ではないことです。
同じ事業年度に出した注文書であれば、期首に出したものも期末に出したものも、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から数えます。
注文書の日付から7年を数えて廃棄すると、期間が足りなくなるおそれがあります。

また、青色繰越欠損金が生じた事業年度などは、保存期間が10年になります¹。
どの事業年度がこれに当たるかは、購買側では把握しにくい情報です。
購買部門だけで廃棄の時期を決めず、廃棄の前に経理部門へ対象の事業年度を確かめる流れにしておくと、期間の取り違えを避けられます。

取適法の2年

取適法の対象取引では、これとは別に、委託事業者に書類または電磁的記録を作成して2年間保存する義務があります²。
保存の対象となる記録の範囲や、どの時点から2年を数えるかは、公正取引委員会の資料で確かめます。

二つの期間は、根拠となる法律も、案内している機関も違います。
7年（場合により10年）は法人税法上の帳簿書類の保存、2年は取適法の対象取引で発注側に課される義務です。
期間の短い方だけを見て、注文書を2年で廃棄してしまうと、注文書は法人税法上の保存対象の書類でもあるため、税務上の保存期間を満たさなくなります。

この二つを組み合わせて考えると、注文書とその関連書類を税務上の保存期間に合わせて保管しておけば、取適法の2年もその中に収まる、という運用が考えられます。
これは制度ごとの期間を並べた上での運用の提案です。
ただし、取適法で作成と保存が求められる記録が、注文書そのものと同じとは限りません。
期間をそろえることと、必要な記録を作成していることは、分けて確かめておく必要があります。

電子でやりとりした注文書の保存

メールやEDIで注文書をやりとりしている場合、紙に印刷して保管すれば足りるのかが気になります。
税務上、電子でやりとりした取引データの保存については、国税庁が別に要件を示しています。
要件の詳細は国税庁の一問一答などの案内で、自社のやりとりの形、たとえばPDFをメールに添付しているのか、EDIでデータを送っているのかに当てはめて確かめることになります。
取適法の側でも、保存の対象は「書類又は電磁的記録」とされており²、電子で作った記録を電子のまま保存する道があります。

形式の要件とは別に、購買側で今すぐ整えられることがあります。
それは、どの形式で出した注文書がどこに保存されているかを、担当者以外も把握できる状態にしておくことです。
注文書のPDFが担当者個人のメールボックスにしか残っていなければ、担当者が異動したり退職したりした時点で探せなくなり、保存期間の途中で記録が手元にないという事態になりかねません。

注文番号をファイル名に含め、取引先ごと・事業年度ごとに共有の保存場所へ置くという運用は、保存の抜けを防ぐだけでなく、前の節で説明した照合のときにも該当の注文書を探す手間を減らします。
保存は照合が終わった後の作業に見えますが、保存場所と名前の付け方を発行の時点で決めておくことで、照合と保管が同じ手掛かりでつながります。

▼ 図の内容を文字で読む

• 法人税法の原則7年
  • 確定申告書の提出期限の翌日から数える
  • 注文書の日付からは数えない
• 欠損金が生じた事業年度などは10年
  • 対象の事業年度は廃棄の前に経理部門へ確かめる
• 取適法の2年
  • 委託事業者が書類または電磁的記録を保存する
  • 税務の期間に合わせて保管すれば2年もその中に収まる

取適法の対象判断や記載事項の点検は自社でも進められますが、電話・メール・表計算に分かれた発注の流れのどこで記録が抜けているかは、流れ全体を外から並べて見た方が整理しやすい場合があります。

現在の発注から請求照合までの流れを一緒にたどり、注文番号をどこで付けてどこで照らすか、取引先ごとに使う形式をどう絞るかを確かめられます。無料相談で要件を整理する

要点の整理

軸	基準
取適法の対象か	取引の内容と双方の規模で判断する。対象なら発注内容を書面か電磁的記録で直ちに交付
電話での発注	対象取引では電話のみは明示義務違反。電話の後すぐに注文書やメールで示す
継続取引・年間契約	内容が毎回違えば個別に明示。自動更新で明示事項に変更がなければ再明示は不要
EDI・記号	記号の意味を事前に書面か電磁的方法で示し、コード変更時は対応表も更新する
照合（運用の提案）	注文番号を共通の手掛かりに、請書・検収記録・請求書をつなぐ
保存期間	法人税法は確定申告書の提出期限の翌日から原則7年（欠損金年度などは10年）、取適法は2年。廃棄前に経理と確認

保存期間や電子での保存の要件は制度ごとに確認先が違い、購買・経理・取引先のそれぞれの運用をそろえる必要があるため、社内だけでは優先順位を付けにくいことがあります。 取引先ごとの発注形式と注文書の保存場所の現状を棚卸しし、様式・照合・保管のどこから整えるかの順番を相談できます。

よくある質問

電話で急ぎの注文をした場合、いつまでに書面や記録を出せばよいですか。

取適法の対象取引では、電話で注文した場合でも、電話の後に直ちに明示が必要とされ、電話のみの発注は明示義務違反になります³。
電話は内容を先に伝える手段と考え、切った後すぐに同じ内容を注文書やメールで送る流れにしておきます。
電話の日時と送付の日時の両方を残しておくと、後で社内で確かめやすくなります。

年間契約を結んでいれば、毎回の注文書は不要ですか。

公正取引委員会のよくある質問では、継続的な運送委託の例について、契約書が明示事項を網羅していれば個別の明示は不要とし、個々の内容が異なる場合は個別の明示が必要と答えています³。
品目や数量、納期が毎回変わる取引なら、契約書があっても注文ごとの明示が必要です。
また、年間契約の自動更新で明示事項に変更がなければ再明示は不要とされていますが³、更新時に単価などを変えた場合は変更後の内容を示す必要があります。

EDIで品目を記号やコードで送ってもよいですか。

よくある質問では、各記号の意味を事前に書面または電磁的方法で相手方へ示しておけば、記号による明示も可能とされています³。
書面やFAXでも同様に記号を使えます。
コードを追加・変更したときに対応表の再送が抜けると、相手の理解と実際の注文がずれるため、コード変更の手順に対応表の更新を組み込んでおきます。

注文書をメールで送った場合、保存はどうなりますか。

注文書は法人税法上の保存対象の書類で、原則として確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存します¹。
電子でやりとりした取引データの保存には国税庁が別に要件を示しているので、PDF添付かEDIかといった自社のやりとりの形に当てはめて、国税庁の案内で確かめてください。
取適法の対象取引では、書類または電磁的記録を作成して2年間保存する義務もあります²。

注文書の保存期間は、法人税法と取適法でなぜ違うのですか。

根拠となる法律が別で、それぞれが別に期間を定めているためです。
法人税法上の帳簿書類は原則7年（青色繰越欠損金が生じた事業年度などは10年）¹、取適法の対象取引で委託事業者が作成する書類または電磁的記録は2年です²。
短い方に合わせて廃棄すると税務上の期間を満たさなくなるので、長い方に合わせて保管する運用が考えられます。

注文書に注文番号を付けると、請求との突合はどう楽になりますか。

取引先にも請書・納品書・請求書へ同じ番号を書いてもらえれば、照合のときに品名や日付から該当の注文を探す作業が減ります。
一方で、見つけた注文書と請求の数量や単価が一致しているかを確かめる作業は残ります。
番号は探す手間を減らす仕組みであり、照合そのものを省くものではありません。

1. 1　出典：国税庁「タックスアンサー No.5930 帳簿書類等の保存期間」（2026年）
2. 2　出典：公正取引委員会「取適法 委託事業者の義務」（2026年）
3. 3　出典：公正取引委員会「よくある質問コーナー（取適法）」（2026年）