受発注システムの費用は一人担当でいくら？月額を決める要素と見積もり方

◆監修・編集責任者　小園 将隆　2026年11月13日

B2B EC-COLUMN

一人で使う受発注システムの費用、月額は「ユーザー数×単価」とは限らない

電話・FAX・メール・Excelで届く注文の受け取りから、仕入先への発注、納期回答、請求までを一人で回していると、システムを入れたくても「一人分ならいくらなのか」が分からず手が止まりがちです。
ユーザー数で課金されるなら安く済みそうに見えます。
しかし確認できた範囲では、一人利用に限った月額の相場は示されていません。
月額は課金の型で決まり、さらに初期費用、オプション、契約期間、取引先側の負担で総額が変わります。
取引先数・月間注文件数・必要な機能を先に数え、同じ条件で見積もりを比べるのが近道です。

一人利用に限った相場は見つからない

受発注システムの料金表には「1アカウントあたり月額」と書かれていることがあり、使うのが自分一人なら一人分で済むと考えたくなります。
ところが、受発注を一人で担う場合の月額を利用人数で区切って示した公的な統計や業界の調査は、確認できた範囲では見当たりません。
「一人なら月いくら」という相場を前提に予算を組むと、見積もりが届いた時点でその前提が崩れることになります。

相場が出てこない理由は、月額を決める軸が人数だけではないからです。
操作する人が一人でも、相手にしている取引先が多い、毎日の注文件数が多い、受注だけでなく発注や請求までまとめて扱いたい、という条件があれば、システムが処理する量や必要な機能は大きくなります。
一人担当の現場は、人数は少なくても業務量が少ないとは限りません。
電話やFAXで受けた注文をExcelに転記し、仕入先へ発注し、納期を回答し、月末に請求書を作るところまで一人でこなしているなら、システムに任せたい範囲はむしろ広くなります。

そのため、一人担当の月額を考えるときは「何人で使うか」より先に「この製品は何に対して料金をかけているか」を見る必要があります。
人数で課金する製品なら一人分は軽く出ますが、件数や機能の範囲で料金が決まる製品では、一人であることは月額にほとんど効きません。

事業者が示す目安（初期30〜50万円・月10〜20万円）の読み方

利用人数を指定しない目安としては、受発注システムを提供する竹田印刷が、SaaS型受発注システムの費用をイニシャルコスト（導入時の初期費用）30～50万円、ランニングコスト（毎月の運用費用）10～20万円と示しています¹。
SaaS型とは、自社にサーバーを置かず、インターネット経由で提供元のシステムを月額で使う形です。

ただし、この数字は同社の自社調べで、どの規模の企業が、何人で、どこまでの機能を使った場合の目安なのかは原文に書かれていません。
同じ記事の本文には「導入までに50万円程度」「毎月の運用に20万円程度」という表現もあり、表の幅との関係は説明されていません。
一人で使う場合の相場としても、市場全体の平均としても読めない数字です。

同じ記事では、料金体系はアカウント数に応じて月額料金が加算される従量課金制が一般的だとも書かれています¹。
これは提供元の一社としての見方で、すべての製品がそうなっていると調べた結果ではありません。
人数に応じて加算される製品でも、加算の前に基本料金があるのか、最低何アカウントからの契約なのかで、一人分の額は大きく変わります。
見積もりを受け取ったら、この目安と比べて高い安いを決めるより、その金額が何に対する料金なのかを読み解くほうが判断に役立ちます。

課金の型ごとに、一人利用の負担はどう出るか

アカウント数課金

アカウント数課金は、システムにログインする人の数に応じて月額が決まる型です。
操作するのが自分一人なら、人数に連動する部分は最も小さく済みます。
ユーザー数課金と聞いて「一人なら安い」と感じるのは、この型を思い浮かべているからです。

注意したいのは、一人で始めても一人のままとは限らない点です。
担当者が休む日に代わりに注文を確認する人、月末に請求内容を見る上司、繁忙期だけ手伝う人が出てくれば、そのたびにアカウントが増えます。
また、取引先に注文を入力してもらう画面を使う場合、取引先側のログインも課金の対象に数えるのかは料金表の書き方だけでは判断しにくいため、「ユーザー」が自社の社員だけを指すのかを読み分ける必要があります。

この型で一人分の月額を出すときは、単価に1を掛けて終わりにせず、基本料金の有無、最低契約数、代行者を加えた二人目以降の単価まで並べておくと、後から予算が膨らむのを防げます。

件数・取引先数で変わる型

人数ではなく、扱う注文の件数がプランを分ける境目になっている場合もあります。
例えば受注管理サービスのGoQSystemでは、無料のフリープランを月100件・注文金額50万円までとし、クレジットカードの登録を必須にしています。
有料の受注管理プランなどでは件数を無制限としています²。
この形では、一人で使うことは料金にほとんど影響せず、月に何件の注文を扱うかが効いてきます。

件数に上限があるプランでは、件数が少ない月は低いプランで足りても、多い月に上限を超えると上位プランへの切り替えが必要になります。
季節や得意先の発注周期で注文件数に波がある事業なら、平均の月ではなく多い月の件数で判断しておかないと、忙しい時期ほど料金や運用の見直しに追われることになります。
上限に達した月の扱いがどうなるかも、契約前に確かめておきたい点です。

取引先数についても考え方は同じです。
取引先の登録数に上限や段階があるかは、料金表の注記まで読まないと分からないことがあります。
一人で多くの得意先や仕入先を抱えている担当者ほど、人数の欄より件数と取引先数の欄を先に見るほうが、実際の月額に近づけます。

件数が増えても額が変わらない固定型

注文件数が増えても月額が変わらない固定型は、件数の多い一人担当にとって負担が読みやすい型です。
GoQSystemの受注管理プランは月額15,000円（税別）、初期費用30,000円（税別）で、件数は無制限とされています²。
ただし、これは受注管理サービスの一つのプランの条件で、公式ページ上で企業間取引向けとは確認できていません。
件数に左右されない料金の組み方の例であり、受発注システム全体の相場や推奨を示すものではありません。

固定型の利点は、繁忙期に注文が倍になっても請求額が変わらないことです。
月々の予算を一定に保ちたい場合や、取引先が増えて件数も伸びる見込みがある場合に向いています。
反対に、注文が少ない事業では、使い切らない処理能力に毎月同じ額を払うことになります。
固定であっても、使える機能やアカウント数に別の上限がないかは、プランの比較表で見ておく必要があります。

三つの型を並べると、一人であることが月額を下げる方向に働くのはアカウント数課金で、ほかの型では件数や取引先数、使いたい機能のほうが月額を左右します。

▼ 図の内容を文字で読む

• アカウント数課金
  • 人数に連動する部分は最小
  • 代行者や二人目を加えると増える
• 件数・取引先数で変わる課金
  • 一人でも料金は下がらない
  • 多い月の件数や取引先数でプランが決まる
• 件数が増えても額が変わらない固定
  • 繁忙期も月額は一定
  • 注文が少ない月も同じ額

月額の外にある初期費用・オプション・取引先側の負担

初期費用とプランの違い

課金の型が分かって月額の見当がついても、導入の総額はまだ決まりません。
最初にかかる初期費用は、製品やプランによって開きがあります。
先に見た竹田印刷の目安ではSaaS型の初期費用が30～50万円とされる一方¹、GoQSystemの受注管理プランの初期費用は30,000円（税別）です²。
両者は対象も条件も違うため、どちらが妥当かをこの差から判断することはできません。

差が生まれる理由として考えられるのは、初期費用に含まれる作業の範囲です。
アカウントの発行だけなのか、取引先や商品のデータ登録、受注画面の設定、操作の説明まで含むのかで、同じ「初期費用」でも中身が変わります。
一人担当にとっては、Excelにある取引先一覧や単価表を新しいシステムへ移す作業を誰がするのかが大きな問題です。
提供元が代行するのか、自分で登録するのかを内訳で確かめておくと、導入する月の負担を見誤らずに済みます。

オプション・カスタマイズ

竹田印刷の記事では、オプションの追加や独自のカスタマイズには別途コストがかかるとされています¹。
基本プランで受注の取り込みはできても、請求書の発行、納期回答の通知、会計ソフトへのデータ出力などが別料金になっていれば、一人で抱えている作業のどこまでがシステムに移るかは、オプションを足した後の構成で決まります。

見積もりを比べるときは、月額の数字だけを並べるより、今手作業でしている作業を一つずつ挙げ、それぞれが基本料金で対応するのか、オプションなのか、対応しないのかを書き込んでいくと比べやすくなります。
例えば、FAXで届いた注文をExcelに打ち直し、それを見ながら請求書を作っているなら、受注データから請求書を作れるかどうかで、毎月の転記作業が残るかどうかが変わります。
月額の安い製品でも、必要なオプションを足すと順位が入れ替わることがあります。

最低利用期間と解約時期

契約期間の条件も、実際に払う額を左右します。
GoQSystemでは最低利用期間が3か月とされ、プランを下げる場合やオプションを解約する場合は、申請した月の翌月末での反映となります³。
この条件なら、使ってみて合わないと感じても少なくとも3か月分の月額はかかり、下位プランへの変更を申し込んでも、申請した月の翌月末までは元のプランの料金がかかる計算になります。

これは一つのサービスの条件で、最低利用期間の長さや解約の反映時期は製品ごとに異なります。
そのため総額は「初期費用＋月額×最低でも払う月数＋オプション」で比べるのが現実的です。
試しに使ってから決めたい一人担当にとっては、試用の期間や月単位で契約できるかどうかも、月額と同じくらい重要な比較点になります。

取引先側の負担は契約前に確認する

受発注システムは自社だけでは完結せず、取引先に注文画面を使ってもらったり、発注データを受け取ってもらったりして初めて効果が出ます。
そのとき取引先に登録の手間や利用料が生じるかどうかは、自社側の料金表を見ても分からないことがあります。
製品ごとに、取引先側に何が求められるかを提供元へ直接尋ねておく必要があります。

ここが重要なのは、取引先が使ってくれなければ、注文は従来どおり電話やFAXで届き続けるからです。
そうなると担当者は、システムに入ってくる注文とFAXで届く注文の両方を見て、FAXの分を自分で入力することになり、一人の作業はかえって増えます。
取引先に費用や登録の負担がかかる製品なら、その説明と依頼も担当者の仕事になります。
取引先側の条件は、自社の月額とは別に、導入がうまくいくかどうかを左右する費用として見ておく必要があります。

▼ 図の内容を文字で読む

• 契約時に払う
  • 初期費用（データ登録・設定・操作説明の範囲で差が出る）
• 毎月払う
  • 月額（課金の仕組みで決まる）
  • 必要なオプション・カスタマイズ
• やめる・変えるときに残る
  • 最低利用期間の残りの月額
  • プラン変更が反映されるまでの月額
• 取引先側に生じうる
  • 登録の手間や利用料（提供元へ要確認）

一人担当ならではの条件：不在時の代行・権限・増員時の費用

不在時に代行者を立てられるか

一人で受発注を回している担当者が困るのは、休んだ日に届いた注文や納期の問い合わせを誰も見られないことです。
システムを入れても、ログインできるのが担当者一人なら、この状態は変わりません。
代わりに確認する人を立てるには、その人のアカウントが必要になります。

ここで避けたいのが、担当者のIDとパスワードを代行者に教えて使い回す運用です。
アカウントの共有は提供元の利用規約に反する場合があり、誰が何を変更したかの記録も一人分にまとまってしまいます。
共有を前提に一人分の月額で予算を組むのではなく、代行者のアカウントが追加料金の対象になるか、休暇の間など短期間だけ使える扱いや閲覧だけの扱いがあるかを、提供元の規約やヘルプ、問い合わせで確かめておくほうが安全です。

権限設定

代行者を立てる場合でも、すべての操作を任せたいとは限りません。
注文の確認や納期の回答はしてもらいたいが、取引先ごとの単価や取引先の登録情報は担当者以外に変えてほしくない、という場面が考えられます。

代行者に許す操作をどこまで絞れるか、その設定がどのプランで使えるかは、製品の仕様として提供元に確かめる事項です。
権限を絞れれば、代行者が誤って単価を書き換える心配が減り、担当者が戻った後に見直す範囲も限られます。
絞れない製品では、代行者に任せる範囲を運用のルールで決めることになり、その分の確認は担当者に残ります。

増員時にどの型が値上がりするか

一人担当の体制がずっと続くとは限りません。
属人化を解消するために二人目を置く、繁忙期だけ応援を入れる、といった変化があれば、月額の動き方は課金の型で異なります。

アカウント数課金では、人数が増えればその分だけ月額が上がります。
件数で変わる型や固定型では、人数の増加が直接の値上がりにはつながりにくい一方、プランにアカウント数の上限が設けられていれば、上限を超えた時点で上位プランへの移行が必要になります。
見積もりの段階で、今の一人分だけでなく、二人・三人になった場合の金額もあわせて出してもらうと、今は割高に見える型が将来は安くなる、あるいはその逆になることが分かります。

▼ 図の内容を文字で読む

1. 担当者の不在
   • 休んだ日の注文や納期の問い合わせを見る人が要る
2. 代行者のアカウント
   • 追加料金の対象になるか
   • IDの使い回しは規約に反するおそれ
3. 権限設定
   • 単価や取引先情報の変更を担当者に残せるか
4. 増員
   • アカウント数課金は人数分だけ月額が上がる
   • 件数・固定はアカウント数の上限に当たるかで変わる

自社の数字で受発注システムの月額を見積もる手順と、補助金で下げられる余地

先に数える4項目

ここまでの話を自社に当てはめるには、見積もりを依頼する前に自分の業務を数字にしておくのが近道です。
次の4項目が分かれば、どの課金の型が合いそうか、届いた見積もりが自社の条件で出されたものかを判断できます。

• 取引先数：注文を受ける得意先と、発注する仕入先がそれぞれ何社か
• 月間注文件数：平均の月と、最も多い月の件数
• 必要な機能：受注、発注、納期回答、請求書の発行など、システムに任せたい作業
• 増員予定：代行者や二人目を置く予定と、その時期

数え方のこつは、今の連絡手段ごとに分けて拾うことです。
電話、FAX、メール、Excelのどれで何件届いているかを1か月分たどると、システムに移したい注文と、取引先の事情で当面は従来の手段が残りそうな注文が見えてきます。
この区別は、取引先側の負担を提供元に尋ねるときにも役立ちます。

同じ条件で見積もりを依頼する

見積もりは、数えた4項目を同じ文面で各社に伝えて依頼します。
条件をそろえずに問い合わせると、ある会社は一人分の最小構成、別の会社は請求機能まで含めた構成で金額を出してくることがあり、月額の数字だけを並べても比べられません。

比べるときは、月額ではなく同じ期間の総額で見ます。
利用期間を決め、初期費用、月額にその月数を掛けた額、必要なオプション、最低利用期間の条件を足し合わせます。
そのうえで、代行者を一人加えた場合の金額も並べておくと、一人のうちは安い製品と、人数が増えても安定する製品の違いが見えます。
竹田印刷の目安と比べて極端に高い、あるいは安いと感じた場合も、それだけで良し悪しを決めず、どの作業と機能が含まれた金額なのかを内訳で照らし合わせることが大切です。

問い合わせ前のチェックリスト

問い合わせの際に次の点を回答してもらうと、比較表の欄が埋まります。

• 何に対して課金されるか（アカウント数、件数、取引先数、固定）
• 基本料金と最低契約数の有無
• 初期費用に含まれる作業（データ登録、設定、操作説明）
• 必要な機能が基本料金に入るか、オプションか
• 最低利用期間と、解約・プラン変更が反映される時期
• 取引先側に登録の手間や利用料が生じるか
• 代行者のアカウントの扱いと、権限を絞れるか
• 二人・三人になった場合の月額

このうち、取引先側の負担と代行者の扱いは、料金表の金額欄からは読み取りにくい項目です。
回答を文面で残しておくと、契約後に聞いていた条件と違うと感じたときの確認材料にもなります。

補助金の通常枠で確認できたこと

費用の負担を軽くする手段として、国の「デジタル化・AI導入補助金2026」（旧IT導入補助金）があります。
通常枠では、補助率が原則1/2以内（賃金に関する要件を満たすと2/3以内）、1プロセス以上で補助額は5万円以上150万円未満とされ、クラウドの利用料は最大2年分が対象です⁴。
導入設定、研修、保守サポートといった役務も対象に含まれます⁴。

ただし、補助の対象になるのは事務局に登録されたITツールに限られ、汎用的なプロセスだけのツールは対象外です⁴。
検討している受発注システムが登録されているかどうかは製品ごとに異なり、受発注システムなら対象になるとは言えません。
まず提供元に、事務局へ登録済みのツールかどうか、登録済みならどの業務プロセスとして扱われるかを尋ねるのが手早い確認方法です。

申請枠は通常枠のほかに、インボイス枠（インボイス対応類型・電子取引類型）やセキュリティ対策推進枠などがあり、締切や制度の変更は事務局のサイトで随時更新されます⁵。
受発注のデータを電子でやり取りする目的なら通常枠以外が関係する可能性もありますが、どの枠で申請できるか、いつ受け付けているかは、その時点の公募要領で確かめる必要があります。
補助金を見込んで契約の時期を決める場合は、契約や支払いの順序に関する決まりも公募要領で確認してから進めると、対象外になるのを避けられます。

▼ 図の内容を文字で読む

1. 先に数える4項目
   • 取引先数
   • 月間注文件数（平均の月と最も多い月）
   • 必要な機能
   • 増員予定
2. 同じ条件で見積もりを依頼する
   • 4項目を同じ文面で各社に伝える
3. 同じ期間の総額で比べる
   • 初期費用・月額×月数・オプション・最低利用期間
   • 代行者を加えた場合の金額も並べる
4. 補助金の対象か確かめる
   • 事務局に登録済みのツールか提供元に尋ねる
   • 申請枠と受付時期は公募要領で確認

課金の型や取引先側の負担は料金表だけでは読み取りにくく、一人で複数社の見積もりを読み比べるのは負担が大きいため。

自社の取引先数や月間注文件数をもとに、どの課金の型で月額が動きやすいか、見積もり依頼に何を書き添えるべきかを整理できます。無料相談で要件を整理する

要点の整理

軸	基準
月額の決まり方	人数・件数・取引先数・固定のどれに課金されるかを先に見る
一人利用の目安	一人に限った相場は示されていない。事業者の目安は利用人数の条件がない参考値
総額	初期費用＋月額×最低でも払う月数＋必要なオプション
取引先側	登録の手間や利用料の有無を契約前に提供元へ確認
不在・増員	代行者アカウントの料金、権限、二人目以降の月額を見積もりに含める
補助金	事務局登録のITツールか、申請枠と受付時期を公募要領で確認

代行者の扱いや増員後の費用、補助金の対象かどうかは、契約後には変えにくい条件だから。 一人担当の業務の流れを前提に、問い合わせで確かめるべき項目と、総額で比べるための条件のそろえ方を確認できます。

よくある質問

一人で使うなら無料プランで足りますか？

件数・金額の上限と機能の範囲次第です。
例えばGoQSystemのフリープランは月100件・注文金額50万円までで、クレジットカードの登録が必須とされています²。
自社の最も多い月の注文件数と金額が上限に収まるか、必要な機能が含まれるかを照らし合わせてください。
同サービスは受注管理サービスで、企業間取引向けかは公式ページ上で確認できていないため、無料プランの条件の一例として見てください。

取引先に利用料や登録の負担はかかりますか？

製品によって扱いが異なり、自社側の料金表だけでは分からないことがあります。
取引先が使わなければ注文は電話やFAXで届き続け、担当者の入力作業が残ります。
取引先に求める登録の手順と費用の有無を、契約前に提供元へ尋ねておくと安心です。

一人から二人に増えると、月額はどう変わりますか？

課金の型で変わります。
アカウント数課金なら人数分だけ月額が上がり、件数で変わる型や固定型では、アカウント数の上限に当たらなければ人数の影響は小さくなります。
見積もりの段階で、二人・三人になった場合の金額もあわせて出してもらうのが確実です。

補助金は受発注システムにも使えますか？

事務局に登録されたITツールであれば対象になりえますが、受発注システムなら必ず使えるわけではありません⁴。
通常枠では補助率が原則1/2以内で、クラウド利用料は最大2年分が対象です⁴。
検討中の製品が登録済みか提供元に尋ね、申請枠と受付時期は事務局の公募要領で確かめてください⁵。

最低利用期間内に解約や下位プランへの変更はできますか？

条件は製品ごとに異なります。
例えばGoQSystemでは最低利用期間が3か月で、プランダウンやオプションの解約は申請月の翌月末での反映です³。
途中でやめた場合に何か月分を払うことになるかを、契約前に確認して総額に含めておきましょう。

1. 1　出典：株式会社竹田印刷（TS-BASE受発注 編集部）「Webの受発注システムの選び方とコストの目安」（2026年）
2. 2　出典：GoQSystem「料金プラン」（2026年）
3. 3　出典：GoQSystem「よくある質問」（2026年）
4. 4　出典：中小企業庁／中小機構「デジタル化・AI導入補助金 通常枠」（2026年度）
5. 5　出典：中小企業庁／中小機構「デジタル化・AI導入補助金 公式サイト」（2026年度）