電話・FAX受注から脱却する方法｜移行5ステップ

◆監修・編集責任者　小園 将隆　2026年8月17日

B2B EC-COLUMN

電話・FAX受注からの脱却とは

電話・FAX受注からの脱却とは、受注の入口を電話・FAXから電子的なチャネルへ移し替え、最終的に旧チャネルを閉じるまでの移行を指します。中小企業庁は、2021年時点で受注側の48.5%が電子受発注に対応していると公表しており^*1（令和3年度「取引条件改善状況調査」）、電話・FAXによる受発注も一定数残っています。棚卸から旧チャネル停止までを5ステップで段階的に進めることが実務上の要点です。

脱却とは「受注の入口を移し、旧チャネルを閉じる」までの移行を指す

「脱却」という言葉は、電話・FAXを即座に禁止することを意味しません。取引先ごとに受注の入口を電子的なチャネルへ切り替え、併用期間を経たうえで旧チャネルを閉じるところまでを一つの移行と捉えます。

旧チャネルを閉じるとは、受注専用のFAX番号を廃止したり、電話受注の窓口案内を取り下げたりする具体的な作業です。ここまで到達して初めて、二重運用によるコストが解消されます。

進め方は5ステップである

脱却の進め方は、①受注チャネルと取引先の棚卸、②移行方式の決定、③業務・システム要件の確定、④取引先の段階移行、⑤旧チャネルの停止、の5ステップに整理できます。各ステップの詳細は、後述の「脱却の5ステップ」で扱います。

一度に全部を止めない―段階移行が前提

経済産業省「令和6年度電子商取引に関する市場調査」（2025年8月26日公表）によると、2024年の国内BtoB-EC市場規模は514兆4,069億円、EC化率は43.1%で前年から3.1ポイント増えています^*8。電子的な受発注は企業間取引の中で存在感を増しています。ただし、このEC化率は業種分類上「その他」以外の業種を対象に、全ての商取引金額を分母として算出した市場全体の値であり、個々の取引先がすぐに対応できることを意味しません。

総務省「令和7年版 情報通信白書」によれば、2024年にクラウドサービスを利用している企業は、全社的な利用53.1%と一部の事業所・部門での利用27.6%を合わせて80.6%です^*6。同じ調査では、利用しておらず今後も予定がない企業が8.5%、今後利用する予定がある企業が6.5%、よく分からないと回答した企業が4.4%あります^*6。取引先のIT対応状況にばらつきがある以上、全取引先を一斉に切り替える計画は現実的ではなく、件数の多い取引先から段階的に移す設計が前提になります。

なぜ今なのか―相次ぐ3つの制度対応

電話・FAX受注の見直しは、受注担当の負荷軽減だけの話ではありません。受注や発注の記録に関わる制度対応が、時期をずらしながら相次いでいる点が、いま取り組むべき理由になります。

電子取引データの保存要件（令和6年から）

国税庁は、令和5年12月31日までに行う電子取引については保存すべき電子データをプリントアウトして保存し、税務調査等の際に提示・提出できれば差し支えないとしていました。令和6年からは、保存要件に従って電子データを保存するための準備が必要とされています^*2。

電話・FAXでの受注は紙のやり取りが中心のため一見この規定と無縁に見えますが、メールやEDIなど電子的に受け付けた注文データが混在している場合、その部分は保存要件の対象になります。

取適法の施行と発注のやり取りの記録

取適法（正式名称：製造委託等に係る中小受託事業者に対する代金の支払の遅延等の防止に関する法律、通称「中小受託取引適正化法」）は、令和7年5月23日に公布され、令和8年1月1日に施行されました^*3。公正取引委員会は主な内容として、協議を適切に行わない一方的な代金決定の禁止、手形払等の禁止、振込手数料に関する規制を挙げています^*3。

発注内容を明確に取り交わし、記録として残すことが運用の前提になります。電話口頭での数量変更や当日追加が常態化していると、記録の整備が追いつかない状態になりかねません。

INSネットの提供終了とEDIの切替

NTT東日本は、INSネット64・INSネット64ライト・INSネット1500について、新規申込の受付を2024年8月31日に終了し、サービスの提供を2028年12月31日に終了すると公表しています^*5。ISDN回線を使ったFAXやEDIを運用している企業は、2028年までに回線の切替を終える必要があります。

電話・FAX受注が残る理由を切り分ける

移行方式を決める前に、なぜ電話・FAXが残っているのかを切り分けておく必要があります。原因を特定しないまま一律の方式に切り替えると、現場で運用が回らず、旧チャネルへ戻ってしまう取引先が生じるためです。

取引先側の理由

取引先の担当者が電話・FAXの操作に慣れている、あるいは自社に発注システムを持たないケースが見られます。少量多頻度の注文で、画面入力よりも口頭のやり取りが早いと感じている取引先もあります。

自社側の理由

自社の基幹システムと外部の受発注チャネルが接続されておらず、電子化しても結局は手入力が残ってしまう状態が理由になっている場合があります。例外対応が特定の担当者に属人化していることも、切り替えを難しくします。

商習慣側の理由

口頭での数量変更、当日の追加発注、取引先ごとに異なる掛率の個別運用など、日本のBtoB取引に特有の商習慣が背景にあることも少なくありません。こうした運用をそのまま画面に置き換えようとすると、システムが実務に合わなくなります。

原因が取引先・自社・商習慣のどこにあるかによって、有効な打ち手は変わります。自社の商習慣に即してこの切り分けを整理するには、無料相談で要件を整理する方法もあります。

脱却の5ステップ

ここからは、脱却の5ステップをそれぞれ具体的に見ていきます。抽象的な方針だけでは移行は進まないため、各ステップで「やること」と「決めること」を明確にします。なお、受注チャネルの移行を含むBtoB EC導入プロジェクト全体の進め方は、導入の流れを解説した記事もあわせて参考になります。

1. ステップ1　受注チャネルと取引先の棚卸
   取引先を電話・FAX・メール・EDIなどチャネル別に分類し、件数と金額を把握します。件数の多い取引先から着手する優先順位づけの土台になります。
2. ステップ2　移行方式の決定
   Web受発注、EDI・データ連携、FAXのデータ化のいずれを採用するかを、取引先の層ごとに決めます。方式ごとの向き不向きは、後述の「移行方式の比較―どれを選ぶか」で扱います。
3. ステップ3　業務要件とシステム要件の確定
   例外対応や商習慣を踏まえた業務要件を整理し、システム要件へ落とし込みます。要件を洗い出す具体的な進め方は、要件定義の手順を解説した記事で扱っています。
4. ステップ4　取引先の段階移行
   優先順位に沿って移行通知を送り、併用期間を設けながら取引先ごとに切り替えます。通知に含める項目は、後述の「取引先を移行させる進め方」で扱います。
5. ステップ5　旧チャネルの停止
   あらかじめ決めた停止日に合わせて、電話・FAXの受注窓口を閉じます。例外的に残す取引先がある場合は、範囲を限定して運用を続けます。

移行方式の比較―どれを選ぶか

移行方式には、Web受発注（BtoB EC）、EDI・データ連携、FAXのデータ化という3つの選択肢があります。特定の製品名で比較するのではなく、方式そのものの前提と留意点を整理します。

取引先の層ごとに方式を分けて併用する考え方も有効です。件数の多い主要取引先はWeb受発注、システム対応力のある取引先はEDI、それ以外はFAXのデータ化、というように組み合わせる企業もあります。自社の取引先構成に合わせた選定軸の詳細は、別記事で扱っています。

取引先を移行させる進め方

移行方式が決まったら、実際に取引先を切り替えていく進め方を設計します。ここでの主役はシステムではなく、取引先とのコミュニケーション設計です。

どの取引先から着手するか

移行通知に含める項目

取引先への移行通知には、開始日、併用期間、停止日、問い合わせ先、操作説明の5項目を含めます。特に停止日をあらかじめ明示しておくことが、併用期間の長期化を防ぐ鍵になります。

併用期間の置き方と、停止日を決めておく意味

併用期間を設けずにいきなり旧チャネルを閉じると、対応が間に合わない取引先とのトラブルにつながります。一方、停止日を決めずに併用を続けると、二重運用のコストが解消されないまま固定化してしまいます。両者のバランスを取るには、着手時点で停止日を先に確定させ、そこから逆算して通知時期を決める順序が有効です。

移行が進まない取引先への扱い

通知や併用期間を経ても移行が進まない取引先には、方式そのものを変える判断と、例外として限定的に電話・FAXを残す判断の2通りがあります。件数や金額が小さい取引先であれば、後者の対応でも全体の効率化効果は大きく損なわれません。

脱却後に残る運用―保存要件と記録

旧チャネルを停止した後も、受注データの保存と記録の運用は残ります。ここを設計しないまま脱却を進めると、制度対応の面で新たな課題が生じます。

電子取引データの保存要件

国税庁は、令和6年から電子取引データについて保存要件に従った電子データの保存を求めています^*2。Web受発注やEDIで受け付けた注文データは、この保存要件の対象になります。

発注内容の明示と記録（取適法）

取適法では、協議を適切に行わない一方的な代金決定の禁止など、取引条件に関わる規定が設けられています^*3。発注内容を明示し、記録として残す運用を電子化と合わせて整えることが望まれます^*4。

紙とデータが混在した状態を残さない

移行の途中では、紙の受注控えと電子データが混在する期間がどうしても生じます。この状態を放置すると、必要な記録がどちらに残っているか分からなくなり、保存要件への対応が後回しになりがちです。停止日を境に、記録の保存先を電子データへ一本化する計画をあらかじめ立てておくことが必要です。

よくある失敗と回避策

現行業務をそのまま画面化して、例外処理が回らなくなる

電話・FAXで運用していた例外対応（当日追加や数量変更）を洗い出さないままシステム化すると、画面上で対応できない注文が発生し、結局は電話に戻ってしまいます。ステップ3の業務要件確定で、例外パターンを事前に洗い出しておくことが回避策になります。

停止日を決めずに併用が恒常化する

停止日を定めないまま併用を始めると、二重運用のコストが解消されないまま長期化します。旧チャネルを閉じないまま電子データと紙が混在する状態が続くと、保存要件への対応も曖昧になりかねません^*2。着手前に停止日を確定させることが、この失敗を避ける前提になります。

受注担当の業務が「入力」から「確認」へ変わることを設計していない

電子化後、受注担当の役割は「転記する」作業から「届いたデータを確認する」作業へ変わります。この役割変化を事前に説明しないまま切り替えると、現場の抵抗感につながりかねません。業務フローの見直しとあわせて、担当者への説明を移行計画に組み込む必要があります。

基幹システムへの連携を後回しにして二重入力が残る

受注チャネルだけを電子化し、基幹システムとの連携を後回しにすると、届いたデータを結局は手入力する二重作業が残ります。連携の設計パターンと着手時期の考え方は、基幹システム連携を扱った記事もあわせて参考になります。

この段階の要件整理を内製で行う場合、業務フローの棚卸しとシステム要件定義の知識に加え、例外処理の設計まで一貫して担う人員が必要になります。要件整理を外部の専門パートナーに相談すると、自社の商習慣を踏まえた設計を進めやすくなります。

まとめ―脱却を進める3つの判断軸

本稿では、電話・FAX受注から脱却するための5ステップと、同時に生じている制度対応の期限を整理しました。要点を3つに集約すると次の通りです。第一に、全取引先を一度に切り替えるのではなく、棚卸から旧チャネル停止までを段階的に進めること。第二に、電子帳簿保存法・取適法・INSネット終了という制度対応の期限を踏まえて計画を立てること。第三に、電話・FAXが残る理由を取引先・自社・商習慣に切り分け、移行方式と着手順位を判断することです。

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ご不明な点はお問い合わせフォームからもご連絡いただけます。

よくある質問

電話・FAX受注をやめるまでにどのくらいの期間がかかりますか。

必要な期間は取引先数や基幹システムの状況によって異なるため、一律には示せません。棚卸から旧チャネル停止までを段階的に進める計画になるため、取引先への通知と併用期間を確保したスケジュールを組むことが前提です。停止日を先に決めておくと、計画の長期化を防げます。

取引先がWeb受発注を使ってくれない場合はどうすればよいですか。

全ての取引先を同じ方式に揃える必要はありません。使用状況を確認したうえで着手順位を見直すか、EDIやFAXのデータ化など別の方式に切り替える判断が有効です。移行が難しい取引先には、例外を限定して残す運用も選択肢になります。

FAXを完全になくす必要はありますか。

必須ではありません。少量多頻度の注文などの事情があれば、FAXを例外的に残す判断もあり得ます。重要なのは、残す範囲を限定し、電子的に受け付けた注文と混在させたまま放置しないことです。

受け取ったFAXの保存はどうすればよいですか。

紙で受信したFAXを紙のまま保存する運用と、電子取引として送受信したデータを保存する運用では扱いが異なります。国税庁は令和6年から、電子取引データについて保存要件に従った電子データの保存を求めています^*2。自社の受信方式がどちらに該当するかを確認したうえで、保存方法を整えることが必要です。

小規模な取引先だけが残った場合、どこまで対応すべきですか。

取引件数や金額が小さい取引先まで一律に電子化を強制する必要はありません。対応コストと業務上の影響を踏まえ、例外運用として電話・FAXを限定的に残す判断も選択肢になります。判断に迷う場合は、自社の商習慣に即した整理を専門家に相談する方法もあります。

1. *1　出典：中小企業庁「中小企業の受発注デジタル化」（令和3年度取引条件改善状況調査、2021年）
2. *2　出典：国税庁「電子取引関係（電子帳簿保存法関係）」
3. *3　出典：公正取引委員会「中小受託取引適正化法（取適法）関係」（公布 令和7年5月23日／施行 令和8年1月1日）
4. *4　出典：中小企業庁（ミラサポplus）「【2026年1月1日施行】受注者を守る法！手形払い禁止など「取適法」がもたらす変化」（2025年）
5. *5　出典：NTT東日本「INSネットの新規申込受付・提供終了について」（2024年）
6. *6　出典：総務省「令和7年版 情報通信白書 データ集」（図表I-1-1-12、2025年）
7. *7　出典：デジタル庁「電子インボイス（JP PINT）」
8. *8　出典：経済産業省「令和6年度 電子商取引に関する市場調査」（2025年）