手書き注文書からの移行、全面切替と併用どちらが正解か？一人担当でも無理なく進める判断基準

◆監修・編集責任者　小園 将隆　2026年9月21日

B2B EC-COLUMN

手書き注文書の負担と移行を考えるきっかけ

手書きの注文書で受注を受け、入力も確認連絡も自分ひとりで回している。
そこへ移行の話が出てくると、いっそ全部切り替えるべきなのか、しばらく手書きと並べて使ってよいのか、判断の軸が見えないまま時間だけが過ぎがちです。
この記事では、注文件数の内訳、取引先ごとの対応状況、記録をどこで一元管理できるかという条件から、全面切替と併用のどちらが合うかを整理します。
先に答えを言えば、どちらが正解かは取引先の対応状況で決まります。
手書きをやめると取引に支障が出る先が残っているなら期間を区切った併用、そうでなければ全面切替が扱いやすく、一人担当では「併用をやめる基準」を先に決めておくことが負担を抑える鍵になります。

手入力・確認連絡にかかる手間の実態

手書きの注文書を扱う業務は、注文書が届いた時点では終わりません。
受け取った内容を販売管理の台帳や表計算ソフトへ入れ直し、品番や数量が読み取れなければ取引先へ確認し、控えを綴じて後から探せるようにしておく。
ひとつひとつは短い作業でも、注文が重なる時間帯には入力の手が止まり、確認の電話をかけ直すたびに順番が崩れます。
移行を考え始めるきっかけは、多くの場合こうした細かい詰まりの積み重ねです。

この手間は、担当者の感覚だけの話ではありません。
株式会社ハンモックが食品業の受注業務について行った調査では、FAX・メール・電話で受注業務を行う担当者90人のうち60%が「注文書の手入力に手間がかかる」と回答し、41.1%が「注文確認の連絡に手間がかかる」と答えています¹。
調査の対象は食品業で、受付手段もFAXやメール、電話を含みますから、手書きの注文書だけを取り出した数字ではありません。
それでも、紙やFAXで届いた注文を人の手で入力し直す業務では、入力そのものと、その前後に発生する確認のやり取りの二つが負担の中心になりやすいことは読み取れます。

手書きの注文書には、FAXやメールで届く注文書と比べてもうひとつ条件が加わります。
書式が取引先ごとに違い、同じ取引先でも書く人によって書き方が変わることです。
品名の略し方、数量の単位、納期の書き方がそろっていなければ、入力する側が毎回そろえ直すことになります。
この「そろえ直す作業」は手順書に書きにくく、担当者の頭の中に残りやすい部分でもあります。

調査データ

受注業務で負担になっていること

関連5項目を抜粋し、回答割合の高い順に並べています。

単位：％

注文書の手入力

60.0

注文確認の連絡

41.1

注文変更への対応

40.0

業務の属人化

38.9

注文書の保管・管理

30.0

食品の小売・卸売業でFAX・Eメール・電話による受注を行う回答者90人／複数回答
調査期間：2023年3月6〜7日。全7項目から「その他」「特にない」を除く5項目を掲載（項目名は要約）。
回答者に占める選択率。複数回答のため合計は100％を超えます。棒の尺度は0〜100％。

出典：株式会社ハンモック「食品業の受注業務に関する実態調査」Q2をもとに作成。

FAXや電話をすぐにやめられない事情

負担が分かっていても受付手段をすぐに打ち切れないのは、注文の入り口が取引先側にあるからです。
同じ調査では、FAX・電話で受注業務を行う担当者80人に対して、FAX・電話での受注を廃止した場合に取引に支障が出ると思うかを尋ねており、58.8%が「はい」と答えています¹。
受け手の側で手順を変えたいと思っても、注文を出すのは取引先であり、相手の業務のやり方まで同時に変わるわけではありません。

取引先にも、注文書を書く担当者がいます。
紙の注文書を回覧して上長の押印を受けてから送る、倉庫の在庫を見ながら手書きで数量を埋める、といった手順が相手側の業務に組み込まれていることもあります。
こちらが新しい受付方法を用意しても、社内手順を変える負担は相手が引き受けることになるため、案内の出し方ひとつで反応が変わります。

受発注の電子化が、どの会社でも当然の前提だったわけでもありません。
日本政策金融公庫総合研究所が中小商業・サービス業のIT利活用について整理した内容では、「電子文書での商取引や受発注情報管理」の導入率は18.5%と、2割を下回る結果が示されています⁴。
これは2018年時点の調査で、紹介記事を通じて確認した数字ですから、現在の導入率がこの水準にとどまっているとは言えません。
ただ、長く取引を続けてきた相手ほど、紙のやり取りを前提にした手順を積み上げてきた時期があることは、案内を出す前に押さえておいて損がありません。

全面移行と併用、最初に整理すべき判断

全面移行が向くケース

全面切替と併用のどちらを選ぶかは、好みではなく条件で決まります。
先に整理しておきたいのは、注文件数の内訳、取引先ごとの対応状況、記録をどこで一元管理できるかの三点です。
このうち、全面切替の可否をいちばん大きく左右するのは取引先の対応状況です。

全面切替が向くのは、主要な取引先の多くが新しい方式に対応でき、切替直後に一時的な負荷が増えても引き受けられる状況です。
一人で担当している場合、受付経路が二つあるということは、確認すべき場所も、入力の手順も、記録の置き場所も二つあるということになります。
この二重の管理は件数が少なくても効いてきますから、取引先の側が対応できるなら、期間を延ばさずに切り替えてしまったほうが自分の負担は軽くなります。

もうひとつ、全面切替に傾く事情として、紙の保存とデータの保存が混ざった状態を長く続けにくいという点があります。
どこに何が残っているかを自分だけが把握している状態では、探す時間も、間違いに気づく機会も自分次第になります。
受付方法を一本化すれば、少なくとも「どちらを見ればよいか」で迷う時間はなくなります。

一定期間の併用が向くケース

一方、併用が向くのは、取引先ごとに対応状況が割れていて、手書きやFAXの受付を急に止めると取引そのものに影響が出かねない場合です。
先ほどの58.8%という数字は、受注側の担当者が支障を見込んでいる割合であり、実際に取引が止まった割合ではありません¹。
ただ、支障を見込む声が一定数ある以上、こちらの都合だけで期日を切るのは現実的ではありません。

併用を選ぶ理由が「まだ決めきれないから」なのか、「取引先ごとの切替時期を調整する必要があるから」なのかは、あとの進み方を分けます。
前者は期間が延びやすく、後者は相手ごとの予定に沿って終わりが見えます。
併用を選ぶときは、どの取引先をいつ切り替えるのかという見通しとセットにしておくと、併用期間そのものが目的化しません。

併用が成立する条件と適さないケース

取引先の対応状況で分かれる併用の可否

併用の可否を判断するときに、取引先の数だけを見て決めると判断を誤りやすくなります。
見るべきは、取引先の数ではなく注文件数の内訳です。
数としては少なくても注文件数の大半を占める取引先が新しい方式に対応できるなら、併用で残るのは件数の少ない注文だけになります。
逆に、件数を多く出している取引先が手書きを続けたいと言っているなら、併用は「一部の例外」ではなく「主要な業務がそのまま残る」状態になります。

後者の場合、移行の効果は出にくくなります。
入力の手間を減らすために移行したはずが、件数の多い部分は手書きのまま残り、新しい方式の操作を覚える負担だけが増えるからです。
この状態が見込まれるなら、移行の時期そのものを見直すか、件数の多い取引先から先に相談を始めるほうが順序として無理がありません。

記録を一元管理できるかという条件

併用が成立するかどうかを決めるもうひとつの条件は、手書きで届いた注文も含めて記録を一か所にまとめられるかどうかです。
ここが分かれ目になります。
手書き分を自分で入力して同じ台帳に集約できるなら、受付の入り口が二つあっても、後工程から見れば注文の記録はひとつです。
集約できず、紙は紙のまま、データはデータのままで別々に残るなら、月末の突き合わせや欠品の確認で毎回二か所を見ることになります。

この違いは、ミスの起きやすさにも直結します。
記録が二か所にあると、片方にだけ入っている注文や、片方だけ修正された注文が生まれます。
一人で担当している場合、その食い違いに気づけるのも自分だけですから、併用の前提として「手書き分をどこへ集約するか」を先に決めておく必要があります。
集約先が決まらないまま併用を始めると、併用期間の長さに比例して突き合わせの負担が増えていきます。

併用をやめる基準をあらかじめ決めておく

併用を始めるときにいちばん決めておきたいのは、やめる基準です。
「落ち着いたら切り替える」という決め方は、落ち着いた状態が来たかどうかを判断する人が自分しかいないため、判断が先送りされやすくなります。

基準の置き方はいくつかあります。
期限で区切る、新しい方式で届く注文の件数比率で区切る、手書きが残っている取引先の数で区切る、といった形です。
どれを選ぶにしても、数えられる形にしておくことが大切です。
たとえば「新しい方式からの注文が月間件数の八割を超えたら手書きの受付終了を案内する」のように自分で線を置ければ、切替の判断を毎月の集計に任せられます。

同時に、基準に達しなかったときにどうするかも決めておくと迷いません。
期限が来ても手書きが残っている取引先があるなら、全体の期限を延ばすのか、その取引先だけ個別に扱うのかで対応が変わります。
全体の期限と個別の取引先の事情を同じ土俵で判断しようとすると、結局どちらも決まらないまま時間が過ぎます。

ここまでで、全面切替と併用のどちらを選ぶかは、取引先の対応状況、注文件数の内訳、記録を集約できるかという条件で決まることを整理しました。
後半では、それぞれを選んだあとに実際に何が起きるのか、一人で担当している場合に何を先に決めておけばよいのかを見ていきます。

全面切替と併用のどちらが合うかは条件で決まりますが、自社の注文件数の内訳と取引先ごとの対応状況を一人で洗い出すには時間がかかります。<br>受発注の仕組みを提供している側は、移行の順序のどこで詰まりやすいかを導入の現場で見ています。

現在の受注の受け方と取引先の数をお伝えいただければ、全面切替と併用のどちらから検討すべきか、併用にする場合に記録をどう一本化できるかを一緒に整理できます。無料相談で要件を整理する

受注担当者が手書き対応で感じる負担の大きさ

順位は公表された調査に依ります¹。

手書きの注文書に限った調査ではないため、取引先が少なく確認のやり取りが定型化している場合は、入力より確認連絡のほうが重く感じられることもあります。

全面移行か一定期間の併用か

型	向いている状況	選ぶ基準	主に増える負担
全面移行	一人担当で属人化と二重の記録管理の負担が大きい	主要な取引先が新しい方式に対応でき、切替直後の一時的な負荷を引き受けられる	切替直後の問い合わせ対応と取引先への説明
一定期間の併用	取引先ごとに対応状況が分かれ、急に打ち切ると取引に支障が出る懸念がある	手書きをやめると支障が出ると考える取引先が残る、または取引先ごとに切替時期の調整が必要	二つの受付経路の並行運用と記録の突き合わせ

全面切替を選んだあとに起きること

切替直後に負荷が集中する理由

全面切替は、判断としては単純ですが、負荷の出方が偏ります。
切替前の準備と切替直後の一定期間に負荷が集まり、そこを越えると平らになる形です。
一人で担当している場合、この偏りをどう吸収するかが実際の可否を決めます。

切替直後に増えるのは、新しい方式そのものの作業ではなく、取引先からの問い合わせです。
入力の仕方が分からない、いつもの品番が見つからない、送ったはずの注文が届いているか確認したい、といった連絡が短い期間に集まります。
この期間は、受注の処理そのものよりも説明の時間が増えると見込んでおいたほうが安全です。

繁忙期を避けるという判断がここで効いてきます。
注文が集中する時期と切替直後が重なると、説明に取られた時間がそのまま受注処理の遅れになります。
逆に、注文が落ち着く時期に切替日を置ければ、問い合わせに応じる余力を確保しやすくなります。

取引先への伝え方で進み方が変わる

全面切替では、取引先に手順の変更をお願いすることになります。
ここで「いつから変わるか」だけを伝えると、相手は自分の社内で何を準備すればよいか分からないまま期日を迎えます。
誰が注文を出すのか、社内の承認をどう通すのか、これまでの注文書の控えをどう残すのか。
相手の側にも決めることがあるという前提で案内を組み立てると、反応が返ってきやすくなります。

受注側の担当者の6割近くがFAX・電話での受注を廃止すると取引に支障が出ると見込んでいるという結果は¹、裏を返せば、相手の事情を確かめないまま打ち切ることへの警戒とも読めます。
実際に支障が出るかどうかは取引先ごとに違います。
全面切替を選ぶ場合でも、件数の多い取引先から順に事情を聞いておけば、期日を一律に決めるか、一部だけ個別に扱うかの判断材料になります。

併用を選んだあとに起きること

二重入力を避ける並行運用の作り方

併用で最初に決めるのは、手書きで届いた注文をどこへ入れるかです。
手書きは手書きの帳簿へ、新しい方式の注文はその中へ、と分けて持つと、受付の手間は変わらないのに確認する場所だけが増えます。
手書きで届いた注文を受注担当者が新しい方式へ代理で入力し、記録としては一本にまとめる形にすると、後工程から見た注文の姿がそろいます。

この代理入力は、負担が増えるように見えて、実際には確認作業を減らします。
在庫の引き当ても、出荷の指示も、売上の集計も、同じ記録を見ればよくなるからです。
ただし、代理入力する人が自分しかいない状態では、自分が休んだ日の手書き注文が宙に浮きます。
併用期間中は、手書きで届いた注文の置き場所と、入力が済んだかどうかの印の付け方を、目に見える形にしておく必要があります。

紙の注文書そのものをどう保存するかも、併用の設計に含まれます。
入力したら原本は不要と考えるか、一定期間は綴じて残すかで、必要な場所も探し方も変わります。
ここは社内の経理や税務の担当と方針を合わせておく部分で、受注担当の判断だけで決めきれないこともあります。

併用が長期化したときに起きること

併用そのものは悪い選択ではありませんが、終わりが決まらないまま続くと性質が変わります。
短期の併用は「切替の途中」ですが、長期の併用は「二つの業務手順を常に持つこと」になります。

手順が二つあると、例外の扱いも二つ必要になります。
注文の修正、キャンセル、納期の変更を、手書きで受けた注文と新しい方式で受けた注文のそれぞれで処理することになるためです。
この例外処理は手順書に書かれないまま担当者の判断で回りやすく、引き継ぎのときにいちばん困る部分になります。

だからこそ、前半で触れた終了基準が効いてきます。
基準を数えられる形で置いておけば、併用が「決めきれない状態の継続」ではなく「期間を区切った移行手段」として扱えます。
基準を置いたうえで期間が延びるのは、判断した結果として延びているので、性質が違います。

一人担当で無理なく移行・併用するための注意点

属人化のリスクをどう減らすか

一人で担当している業務は、移行の前からすでに属人化しています。
株式会社ミロク情報サービス MJS税経システム研究所が中小企業の経理担当者に行った調査では、働く悩みとして「業務の属人化」を挙げた回答が50.0%と、全回答の中で最も多くなっています³。
この調査は経理担当者を対象とした業種横断のもので、手書き注文書を扱う受注担当者に限った数字ではありません。
それでも、担当が一人に寄っている業務で属人化が悩みの上位に来ること自体は、受注業務にも重なります。

移行は、この属人化を減らす機会にもなれば、増やす機会にもなります。
受付方法が一本化され、注文の記録が同じ場所に残るなら、他の人が状況を見られる余地は広がります。
反対に、併用の手順が自分の頭の中にしかない状態で期間が延びれば、代われる人はさらに減ります。

減らし方として現実的なのは、完璧な手順書を先に作ることではありません。
例外が起きたときにどう処理したかを、その都度一行ずつ残しておくことです。
手書きで届いた注文の置き場所、入力済みの印、取引先ごとの切替状況。
この三つが自分以外にも見える形になっていれば、休んだ日に業務が止まらずに済む余地が生まれます。

電子化に伴う新たな業務負荷への備え

移行すれば手間が減る、とだけ見込んでいると、思っていなかった作業に足を取られます。
紙をやめた分、データをどう保存し、どう探せるようにしておくかという作業が新しく発生するからです。

株式会社ハンモックが電子帳簿保存法への対応について行った調査では、従業員100〜300名の中小企業の経理・財務・総務担当者108人のうち、約7割が電帳法対応により業務負荷が増加したと感じているとされています²。
内訳は大幅に増加したが15.7%、やや増加したが51.9%です。
対象は経理・財務・総務の担当者であり、受注担当者を対象にした調査ではありません。
またこの数字は負荷の感じ方を示すもので、制度として何をどこまで保存する必要があるかは、自社の経理・税務の担当者や顧問の税理士に確認する部分になります。

受注担当として押さえておきたいのは、移行の作業量を見積もるときに受注処理の手順だけで考えないことです。
注文の記録をいつまで、どの形で残すのか。
この点が決まっていないと、移行が終わったあとで保存方法をやり直すことになりかねません。
切替日を決める前に、社内で保存の方針を確認する時間を日程に入れておくと、後戻りが減ります。

場面	一人担当で起きやすいこと	先に決めておくこと
手書き注文が届いた直後	入力前の注文書が手元に溜まり、入力済みかどうかが本人にしか分からない	注文書の置き場所と入力済みの印の付け方
取引先ごとの切替中	どこまで話が進んだかを記憶で管理してしまう	取引先ごとの対応状況を残す一覧
担当者が不在の日	手書きで届いた注文が処理されないまま残る	不在時に誰がどこを見るかの取り決め
移行後の記録の保存	紙とデータの保存方針が決まらないまま両方が残る	記録をどの形でいつまで残すかの社内方針

移行を進める際に確認しておきたいこと

商品データなど台帳の整理は移行前に必要

移行の作業は、受付方法を変えることだけではありません。
新しい方式で注文を受けるには、商品の情報と取引先の情報があらかじめ登録されている必要があります。
手書きの注文書は、書いてある品名が多少あいまいでも、担当者が読み替えて処理できます。
登録済みのデータから選ぶ形になると、この読み替えが効かなくなります。

整理が必要になるのは、廃番になった商品、同じ商品に複数の呼び方が残っているもの、取引先ごとにしか通じない略称といった部分です。
これらは手書きの運用では担当者の知識で吸収されていたため、表に出ていないことが多い項目です。
一人で担当してきた期間が長いほど、この吸収されてきた部分は大きくなりやすく、洗い出しに時間がかかります。

整理の規模は扱う商材によって大きく変わります。
株式会社フライトソリューションズが公開している導入事例では、欧州を中心としたスポーツ自転車部品の輸入・卸売りを行う株式会社ポディウムが、移行にあわせて約2万点あった商品登録を精査したことが紹介されています⁵。
この事例はFAXや電話、メールでの受注からの移行で、手書きの注文書からの移行かどうか、担当が一人かどうかについては記載がありません。
ここから読み取れるのは効果の大きさではなく、商品点数の多い商材を扱う場合、データの精査そのものが移行作業の一部になるという実務上の順序です。

自社の商品点数がそれほど多くなくても、整理が不要になるわけではありません。
点数が少ない場合は、単位や入数、取引先ごとの単価の持ち方のほうが論点になりやすくなります。
どちらにしても、移行の日程を決める前に、登録するデータの棚卸しにどれくらいかかりそうかを見ておくと、後ろの工程が詰まりません。

要点の整理

軸	基準
取引先の対応状況	手書き継続の希望が残る先があるなら併用、主要な取引先が対応できるなら全面切替
注文件数の内訳	件数の多い取引先が手書きのまま残るなら、移行時期そのものを見直す
記録の管理	手書き分も同じ台帳へ集約できることが併用の前提
併用の終了	期限か件数比率など数えられる基準を先に置き、達しなかった場合の対応も決める
一人担当の備え	置き場所・入力済みの印・取引先ごとの切替状況を自分以外にも見える形にする
移行前の整理	商品データと取引先台帳の精査、記録の保存方針の決定を作業量に含める

移行作業の時間は、受付方法の切替そのものより、商品データや取引先情報の整理に取られます。<br>どこまで整えれば注文を受けられる状態になるかは、扱う商材や取引条件によって変わるため、一般論だけでは日程を見積もりにくい部分です。 商品点数や単価の持ち方、取引先ごとの取り決めをお聞きすれば、移行前に必要な整理の範囲と、併用期間を置く場合の運用の形を具体的に確認できます。

よくある質問

取引先が手書きの注文書を続けたいと言っている場合、どう対応すればよいですか。

まず、その取引先が自社の注文件数のどれくらいを占めているかを確認します。
件数が少ないなら、その先だけ手書きを残す個別対応にして、全体の切替は進められます。
件数の多い取引先なら、移行の効果が出にくくなるため、相手の社内手順のどこが引っかかっているのかを聞いたうえで切替時期を相談することになります。
受注側の担当者を対象とした調査では、FAX・電話での受注を廃止すると取引に支障が出ると見込む回答が58.8%ありました¹が、これはあくまで見込みであり、取引先ごとの事情は個別に確かめる必要があります。

併用期間中に転記ミスや記録の抜けを防ぐには何をすればよいですか。

記録の集約先をひとつに決めることが前提になります。
手書きで届いた注文も同じ台帳へ入力し、注文書の原本には入力済みの印を付けて、未入力のものと置き場所を分けます。
そのうえで、その日に受け取った件数と入力した件数が合っているかだけを確認すれば、抜けは当日のうちに見つかります。
突き合わせを月末にまとめて行うと、どの時点の食い違いかを追うのに時間がかかります。

一人で担当したまま、新しい方式の引き継ぎや教育をどう進めればよいですか。

移行の完了後にまとめて手順書を作ろうとすると、時間が取れないまま先送りになりがちです。
移行の途中で判断したこと、例外の処理の仕方を、その都度短く書き残していくほうが現実的です。
経理担当者を対象とした調査では業務の属人化が悩みの最多として挙がっており³、一人担当の業務では移行そのものよりも、自分以外が読んで動ける記録が残るかが後々効いてきます。

移行前の商品データや取引先台帳の整理は、どこまでやれば十分ですか。

新しい方式で注文を受けるときに選べない項目が残っていないか、という基準で見ると判断しやすくなります。
廃番品、重複した呼び方、取引先にだけ通じる略称は、登録されていないと注文の時点で詰まります。
商品点数が多い場合は精査自体が移行作業の中心になることもあり、移行にあわせて約2万点の商品登録を精査した事例も公開されています⁵。
一方、単価や入数の持ち方は点数が少なくても論点になるため、点数の多い少ないだけで作業量を見積もらないほうが安全です。

併用期間はどのくらいを目安にすればよいですか。

期間の目安を示せる調査は確認できていません。
期間そのものより、終わりを判断できる基準を先に置くほうが確実です。
新しい方式で届く注文の件数比率、手書きが残っている取引先の数など、毎月数えられる指標を決めておけば、期間の長短にかかわらず切替の判断ができます。
基準に達しなかった場合に期限を延ばすのか個別対応にするのかも、あわせて決めておくと迷いません。

1. 1　出典：株式会社ハンモック「食品業の受注業務に関する実態調査」（2023年）
2. 2　出典：株式会社ハンモック「電子帳簿保存法の対応に関する実態調査」（2024年）
3. 3　出典：株式会社ミロク情報サービス MJS税経システム研究所「中小企業の経理担当者の働き方＆実務の困りごと実態調査」（2024年）
4. 4　出典：日本政策金融公庫 総合研究所「中小商業・サービス業におけるIT利活用の現状と課題（日本公庫総研レポートNo.2018-3、紹介記事経由で確認）」（2018年）
5. 5　出典：株式会社フライトソリューションズ「EC-Rider B2B 導入事例（株式会社ポディウム様）」（2025年）