◆監修・編集責任者
B2B EC-COLUMN
この記事のポイント
- 注文書は法人税法上の帳簿書類として原則7年間の保存対象で、スキャンして画像を作っただけでは紙を破棄してよい理由にならない
- 注文書は資金や物の流れに直結・連動しない一般書類に区分され、令和6年1月1日以後の保存分は相互関連性の確保や大きさ情報の保存が不要になっている
- 破棄できるかどうかは、受領から業務処理サイクルを経ておおむね7営業日以内に入力できているかで大きく分かれる
- タイムスタンプがなくても、訂正や削除の事実と内容を確認できる保存で入力期間内の入力を確認できれば、その確認で代えられる
- 要件を満たした書類は原本とスキャンデータの同一性を確認した後に速やかに破棄でき、入力期間を過ぎた書類は紙とデータの両方を保存する
目次
手書きの注文書は電子化すれば紙を破棄してよいのか、書類の位置づけを確認する
手書きの注文書をスキャンしてサーバに保存した。
あとは棚に積んだ紙を捨てるだけ、と思ったところで手が止まる担当者は少なくありません。
注文書は法人税法上の帳簿書類として原則7年間の保存が必要な書類で、画像を作っただけでは紙を破棄してよい理由になりません。
電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件、つまり書類区分に応じた要件と、受領から入力までの期限、タイムスタンプまたはそれに代わる記録の残し方を満たして初めて、紙の保存に代えられます。
そのうえで原本とデータの同一性を確認すれば、紙は速やかに破棄して差し支えありません。
注文書は、法人税法上の帳簿書類のうち「書類」にあたります。
国税庁が示す書類の例にも注文書や契約書、領収書が挙げられており、保存期間は、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間とされています1。
手書きか印字か、自社で作ったか取引先から受け取ったかによって、この扱いが変わるわけではありません。
なお、欠損金が生じた事業年度については、保存期間が延長される場合があります1。
過去に赤字の年度があるなら、破棄の可否を考える前に、自社の各年度の保存期間がいつ終わるのかを先に押さえておくほうが確実です。
紙を捨てたくなる理由は、たいてい保管スペースや探す手間といった管理の都合です。
一方で、捨ててよいかどうかを決めるのは管理の都合ではなく、保存義務を果たしたと言える状態になっているかどうかです。
この二つを分けて考えると、判断はかなり単純になります。
見落としやすいのは、7年間という期間が「紙のまま7年」を指しているわけではない、という点です。
求められているのは取引の内容を保存しておくことで、その手段として紙以外を認める仕組みが電子帳簿保存法に用意されています。
その一つがスキャナ保存で、定められた要件を満たして電磁的記録として保存したときに、紙の保存に代えることが認められます。
裏返すと、要件を満たしていないスキャンは、保存方法の変更として扱われません。
複合機でPDFにして共有フォルダへ入れた、写真に撮って案件のフォルダに貼り付けた、という作業自体は、紙を捨ててよい理由にはならないのです。
この状態で手元にあるのは業務上便利な控えであって、法令上の保存は依然として紙の側に残っています。
ですから、「電子化したのだから捨ててよいか」という問いは、実務では「自社のスキャンと保存のやり方が、紙の保存に代わるものとして認められる形になっているか」という問いに置き換わります。
そこで次に確かめたいのが、その認められる形が、注文書という書類についてどこまで求められるのかという中身です。
紙原本の破棄が認められるための要件(書類区分・スキャナ保存要件)は何か
注文書は『一般書類』に区分される
スキャナ保存では、対象になる書類がその性格によって二つに分けられています。
資金や物の流れに直結・連動する重要書類には契約書、領収書、請求書、納品書などが、直結・連動しない一般書類には見積書、注文書、検収書などが挙げられます2。
注文書は、一般書類の側に例示されている書類です。
この区分が効いてくるのは、求められる要件の重さです。
一般書類は重要書類より要件が緩和されており、令和5年度の税制改正によって、令和6年1月1日以後に保存する分からは、国税関係帳簿との相互関連性の確保が不要になり、書類の大きさに関する情報を保存する要件も廃止されています2。
受け取った注文書を一枚ずつ帳簿の記録と結び付けたり、A4かB5かといった情報を残したりする作業は、現行の一般書類のスキャナ保存では求められていないということです。
ただし、表題が注文書であれば自動的に一般書類になる、と読むのは少し早いです。
区分の基準は名称ではなく、その書類が資金や物の流れに直結・連動するかどうかにあります2。
注文書と呼びながら、実質的に代金の請求や受け渡しの証拠としてそのまま使っている運用であれば、自社の中でどちらとして扱うかを個別に考える必要があります。
判断に迷う書類が混じるときは、迷う分だけ重要書類として扱える水準で運用しておくと、後から区分の見方が変わっても手戻りが小さくなります。
これは法令がそう求めているという話ではなく、書類ごとに要件を細かく分けるほど現場の判断が増えてしまう、という運用上の考え方です。
入力期間(業務処理サイクル+おおむね7営業日以内)の考え方
区分にかかわらず共通して効いてくるのが、いつまでに入力するかという期限です。
スキャナ保存の入力期間は、書類の受領等から、その業務の処理に係る通常の期間、いわゆる業務処理サイクル(最長で概ね2か月)を経過した後、おおむね7営業日以内に記録事項を入力すればよいとされています2。
言い換えると、受け取ったその日にスキャンしなければならないわけではありません。
社内で注文書を処理する流れがあり、その流れが一巡した後で速やかに入力していれば、期限の考え方の中に収まります。
たとえば月ごとに受注を締めて翌月に照合する運用なら、その月の処理が終わってから7営業日程度が目安になります。
前提として、受け取った時点をいつと見るかは社内でそろえておくと迷いません。
ファクスで着信した日なのか、営業が持ち帰って事務へ回した日なのかが人によって違うと、同じ注文書でも期限の数え方がぶれます。
これは法令が細かく指定している話ではなく、期限を管理するための社内の決めごとです。
逆に、期限を外しやすいのはまとめ処理です。
繁忙期に紙を溜め込み、半年分を年度末に一気にスキャンするようなやり方では、古い注文書ほど入力期間の外に出てしまいます。
そして後で見るとおり、入力期間を過ぎた書類は、データを作っても紙を捨てられません2。
つまり破棄できるかどうかは、スキャンの画質や保存先を選ぶ前に、受け取ってから入力までにどれだけ時間がかかっているかで大きく決まります。
紙を減らしたいのであれば、溜めない流れを作ることが要件を満たす近道になります。
誰が電子化してよいのか、自己判断のスキャンと要件を満たす電子化の違い
まず、受け取った注文書を自社でスキャンしてよいのかという点から確認します。
スキャナ保存の対象書類には、自己が作成した書類の写しだけでなく、取引相手から受け取った書類も含まれます3。
取引先が手書きで記入してファクスや郵送で送ってきた注文書も、受け取った側でスキャナ保存の対象にできます。
問われるのは、誰がスキャンするかよりも、そのデータをどう保存しているかです。
スキャナ保存では、読み取った電磁的記録にタイムスタンプを付与する方法のほかに、訂正または削除の事実および内容を確認できるシステム、あるいは訂正や削除ができないシステムで保存し、入力期間内に記録事項を入力したことを確認できる場合には、その確認をもってタイムスタンプの付与に代えられる扱いがあります2。
ここが、日々のスキャンと要件を満たす電子化との分かれ目です。
共有フォルダにPDFを置くだけの運用では、同じ名前で上書きができ、誰がいつ入れ替えたのかが残らないことがあります。
その状態だと、中身が後から差し替えられていないことも、期限内に入力したことも、社内に手掛かりがありません。
反対に、取り込んだ時点の記録が残り、その後の訂正や削除が履歴として追える仕組みで保存していれば、タイムスタンプの付与に代える道が開けます。
使っている文書管理や受注管理の仕組みについては、機能の名前ではなく、誰がいつ入れて、その後どう変わったかが記録として残るかどうかで確かめると判断しやすくなります。
なお、スキャナ保存の要件はこれだけではありません。
検索機能の確保や、社内の運用を定めた事務処理規程の整備など、複数の要件をあわせて満たす必要があります。
スマートフォンで撮った画像を案件フォルダに入れているだけ、という段階では、要件を満たしたことにならない場合がある点に注意してください。
そして、要件を満たせていない書類については、電子化した後も紙の原本を原則7年間そのまま保存することになります1。
この場合でもデータを持つこと自体は業務の役に立ちます。
探しやすさのための控えと、保存義務を果たすための保存を頭の中で分けておくと、社内への説明も、破棄の判断もぶれにくくなります。
要件を満たした場合、実際にどのような手順・確認を経て破棄してよいか
スキャンデータと原本の同一性確認
要件を満たして保存している場合、紙はいつ捨てられるのか。
令和4年1月1日以後に保存を行う国税関係書類については、スキャナで読み取り、書類とスキャンデータの内容が同一であることなど最低限の同等性の確認を行った後であれば、速やかに廃棄して差し支えないとされています2。
税務署の確認を待ってから捨てる、といった手順が別に必要になるわけではありません。
確認の中身は、特別な検査ではなく、取り込み漏れと読み取れない箇所をつぶす作業です。
複数枚をホチキスで留めた注文書が全ページ取り込まれているか、裏面に条件が書かれていないか、折れや影で数量や単価が欠けていないか。
手書きであれば、鉛筆書きや複写の薄い文字が画面で読める濃さになっているかも見ておきたいところです。
誰が確認するかは細かく決まっているわけではありませんが、スキャンした本人だけで完結させないほうが、取り込み漏れは見つかりやすくなります。
受注データを入力する担当者が、入力するときに画面のスキャンデータと紙を突き合わせる形にすれば、確認のための工程を別に増やさずに済みます。
これは考えられる進め方の一つで、法令が定めた手順ではありません。
入力期間を過ぎてしまった場合の扱い
気をつけたいのは、入力期間を過ぎてしまった書類です。
入力期間を経過した場合には、電磁的記録とあわせて紙の書類を保存する必要があります2。
期限を過ぎた後にスキャンしても、その行為によって紙を捨てられるようになるわけではありません。
実務で起きやすいのは、引き出しやバインダーの奥から数か月前の注文書が出てくる場面です。
この場合、データ化して検索できるようにするのは構いませんが、紙は保存期間が終わるまで残します。
破棄してよい分と残す分が同じ棚に混ざると判断を誤りやすいので、期限を外した書類は別のファイルに分けておくほうが安全です。
あわせて、いつ確認して破棄したのかを後から説明できる状態にしておくと、担当者が変わったときにも運用が崩れません。
確認した日や担当者、社内の事務処理規程を残しておく方法が考えられますが、これは説明のしやすさのための備えであり、法令が個別に保存を定めた書類ではありません。
要件を満たせない場合や取引先とのトラブルに備え、紙を残すべきケース
要件を満たせない、あるいは満たせているか自信が持てない場合はどうするか。
答えは単純で、紙を原則7年間残します1。
入力期間を外した書類についても、電磁的記録とあわせて紙を保存することになります2。
ここで一度整理しておくと、スキャナ保存の要件を満たした状態は「紙を捨ててよい」であって、「紙を捨てなければならない」ではありません。
要件を満たしたうえで紙も残しておくこと自体が問題になるわけではないのです。
保管スペースを空けたいという動機と、破棄してよいかという判断を切り離すと、無理に捨てる方向へ話が進まずに済みます。
そのうえで、紙を残す判断があり得るのはどんな場面かを考えてみます。
手書きの注文書では、数量や単価の読み取りをめぐって取引先と行き違いが起きることがあります。
欄外の但し書きや訂正印、走り書きの納期指定など、印字された書類より解釈の幅が残りやすいためです。
取引条件の食い違いが表に出たとき、原本の筆跡や押印の状態を示して話をする場面は想定できます。
そうしたやり取りが起こりやすい取引については、要件を満たした後も一定期間だけ紙を残す、という運用を選ぶこともできます。
これは実務上の対応として考えられる工夫であり、法令が求める要件ではありません。
移行の進め方としては、要件を満たす運用に切り替えた時点より後に受け取る注文書から破棄の対象にし、それ以前に受け取った分は紙のまま保存期間の満了を待つ、という分け方が現実的です。
過去に溜まった紙をさかのぼって処理しようとすると、入力期間の要件に収まらない書類が必ず出てきます。
減らしたいのは今後増えていく紙のほうだと考えれば、切り替えた日を境にする整理は、社内への説明もしやすくなります。
最後に、読み取れているかどうかの確認は破棄の前に済ませてください。
薄い複写紙や鉛筆書きの注文書は、スキャン後に文字が飛んでいても、紙が手元にあるうちなら取り直せます。
同一性の確認をその場で行う流れにしておけば、読めない書類だけ紙を残すという判断も、同じ工程の中で下せます。
ここまでの条件を自社の注文書に当てはめるとき、どこを見れば破棄の可否が決まるのかを整理します。
要件の一覧は読めても、自社の注文書がどの経路で届き、どの時点で入力できているかまでは、資料だけでは確かめにくいためです。
受注の流れに沿って、どの書類をいつ電子化できていて、どこで入力期間を外しやすいのかを一緒に洗い出せます。無料相談で要件を整理する
スキャナ保存の要件を満たしているかを確認する項目
破棄してよいかどうかが分かれる条件の順に、受け取ってから廃棄するまでの流れに沿って並べました。
- 書類の区分：注文書は一般書類として例示される側だが、自社での使われ方が資金や物の流れに直結していないかを確かめる
- 入力期間：受領から社内の処理が一巡した後、おおむね7営業日以内に入力できているか
- タイムスタンプまたはその代替：訂正や削除の事実と内容が残る保存か、訂正や削除ができない保存になっているか
- 同一性の確認：全ページ、裏面、手書き部分まで読み取れていることを、紙が手元にあるうちに確かめているか
- 期限を外した書類の扱い：入力期間を過ぎた注文書を、データと紙の両方で保存できているか
一つでも満たせない書類が混じる場合は、その書類だけ紙の保存を続ける判断に切り替えます。
要点の整理
| 確認する軸 | 判断の基準 |
|---|---|
| 保存義務 | 注文書は法人税法上の帳簿書類で、原則7年間の保存対象 |
| 書類の区分 | 資金や物の流れに直結・連動しない一般書類として例示される |
| 要件の緩和 | 令和6年1月1日以後の保存分は相互関連性の確保と大きさ情報の保存が不要 |
| 入力期間 | 業務処理サイクルを経た後、おおむね7営業日以内に入力 |
| 破棄の条件 | 内容の同一性など最低限の同等性を確認した後は速やかに廃棄可 |
| 例外 | 入力期間を過ぎた書類は電磁的記録とあわせて紙も保存 |
破棄してよい書類と残す書類の線引きは、書類の種類だけでなく、日々の処理がどれだけ早く回っているかで変わるためです。 現在の受注処理の手順を見ながら、切り替えの時点をどこに置き、どの書類を紙のまま残すかを整理できます。
よくある質問
スキャナ保存の要件を満たさないまま電子化してしまった注文書は、後から要件を満たす形に直せますか
すでに入力期間を過ぎている書類については、後からシステムを入れ替えても、その書類の紙を捨てられるようにはなりません。
入力期間を経過した場合は、電磁的記録とあわせて紙を保存する必要があるためです2。
現実的なのは、過去分は紙のまま保存期間の満了を待ち、今後受け取る分から要件を満たす流れに切り替えることです。
すでに作ったデータは、探しやすさのための控えとしてそのまま使って構いません。
手書きで文字が薄い、崩れている注文書でも一般書類としてスキャナ保存できますか
重要書類か一般書類かの区分は、文字の読みやすさではなく、その書類が資金や物の流れに直結・連動するかどうかで決まります2。
ですから、読みにくい手書きであることを理由に区分が変わるわけではありません。
問題になるのは別の段階で、紙とスキャンデータの内容が同一であることなど最低限の同等性を確認できるかどうかです2。
読み取った画像で数量や単価が判別できないなら、その書類は取り直すか、紙を残す判断になります。
訂正が入った注文書を電子化する場合、何か特別な扱いが必要ですか
訂正された注文書で保存の対象になるのは、取引の内容を示す最終的な状態の書類です。
赤字の書き直しや訂正印、欄外の追記が画像から欠けてしまうと、原本と同じ内容が残っているとは言いにくくなります。
二重線の下の元の記載まで含めて読み取れているか、訂正の入った面だけでなく関連する面も取り込めているかを、同一性の確認の中で見ておくと安全です。
判別しづらい訂正が多い書類は、無理に破棄せず紙を残す選択も取れます。
スキャナ保存の事務処理規程は、どこで確認して整備すればよいですか
要件の考え方は、国税庁が公開している電子帳簿保存法の一問一答やスキャナ保存のパンフレットで確認できます23。
規程で決めておきたいのは、誰が受け取った書類を、いつまでに、どの手順でスキャンし、誰が同一性を確認して破棄するかという流れです。
入力期間の起点をどこに置くかも、社内でそろえておくと期限の管理がぶれません。
制度の内容は改正で変わることがあるため、整備した後も最新の資料で要件を確かめ直してください。
- 1 出典：国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」（確認時点）
- 2 出典：国税庁「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】Ⅱ適用要件【基本的事項】」（確認時点）
- 3 出典：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました－国税関係書類のスキャナ保存－」（確認時点）
