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展示会受注システムで受注側の転記はどこまで減る?効果が変わる条件と導入前の測り方

◆監修・編集責任者 小園 将隆 

B2B EC-COLUMN

この記事のポイント

  • 展示会受注システムで確実に減らせるのは、紙・メモ・Excelの注文を集計用の様式へ打ち直す前段の転記です。
  • 基幹システムへの登録や出荷・請求への引き渡しまで減るかは、注文の受け方、基幹連携の方式、商品・価格マスタの整備で決まります。
  • 事例の「時間が減った」や実証の51.4%は前提つきの数字で、自社の展示会受注の削減見込みには置き換えられません。
  • 次回の展示会で受け方別の件数、打ち直しの回数と時間、訂正・問い合わせの件数、確定までの日数を測り、減らす工程を決めます。
  • 導入には、商品・価格の登録と責任の割り当て、連携の設定、取引先との受け方の合意という新しい準備が伴います。

50代前半の日本人女性が移動中のスマートフォン確認をしている場面

展示会後の受注処理で転記が起きる工程と、負担の出どころ

展示会が終わった後、持ち帰った注文書や名刺の余白のメモ、取引先から届いたExcelを見ながら基幹システムへ打ち直し、品番や数量の確認に追われていないでしょうか。
展示会受注システムで確実に減らせるのは、買い手や会場の担当者が入力した注文を、受注データとして受け取る前段の打ち直しです。
基幹システムへの登録や、出荷・請求への引き渡しまで減るかどうかは、注文の受け方、連携の方式、商品・価格マスタの整備で決まります。
導入前に自社の転記工数・誤り・確定までの日数を測り、どの工程から減らすかを決めておくと、判断がぶれにくくなります。

会場での注文受付

展示会の受注で打ち直しが起きる場所は、一か所ではありません。
ここでは、会場で注文を受ける、会期後に取りまとめる、基幹システムへ登録する、出荷・請求へ引き渡す、という4つの工程に分けて見ていきます。
この分け方は説明のための整理で、業界で決まった区分ではありません。
どの工程が重いかは会社ごとに違うため、後の節で自社の数字を取ることを前提にしています。

会場では、商談しながら注文書に手書きしてもらう、営業担当者が名刺の余白や手帳に品番と数量を書き留める、後日FAXやメールで正式な注文書を送ってもらう、といった受け方が混ざることがあります。
この時点ではまだ転記は少なく、問題はむしろ記録の形がそろわないことにあります。
品番を略して書いたのか、色やサイズの指定が抜けているのか、ブースで口頭で決めた条件が書かれていないのかは、会場を離れると確かめにくくなります。

アウトドアアパレルの日本法人であるコロンビア・スポーツウェアジャパンも、仕組みを入れる前は、代理店からFAXや手書きの注文書、メールで返送されるExcelの注文書を受け、手入力で処理していたと紹介されています1。
一社の事例ではありますが、受け方が複数あると、受注側では形式の違う紙やファイルを一つの画面へ移し替える作業が生まれることが分かります。

会期後の取りまとめ

会期が終わると、複数の営業担当者が持ち帰った注文書やメモ、届き始めたExcelを一か所に集める作業が始まります。
ここで最初の転記が起きます。
たとえば、担当者ごとの手書き注文を集計用のExcelへ打ち込み、取引先ごと・商品ごとにまとめ直す場合、同じ注文が紙からExcelへ一度移されます。
取引先から届いたExcel注文書も、列の並びや品番の書き方が自社の様式と違えば、コピーで済まずに手で直すことになります。

負担が膨らむのは、打ち込みそのものより、照合と問い合わせです。
判読しにくい数字、存在しない品番、会場で約束した納期と在庫の食い違いが見つかるたびに、営業担当者や取引先へ確認が入ります。
確認待ちの注文は確定できず、会期終了から受注確定までの日数が延びていきます。
入力した人には作業時間として見えていても、管理者からは「確定が遅い」という結果しか見えないことも、この工程の負担を把握しにくくしています。

基幹システムへの登録

取りまとめた注文は、販売管理や受注管理などの基幹システムへ登録して初めて、在庫の引当や納期の回答に使えるようになります。
集計用のExcelから基幹システムへ1件ずつ打ち直す運用なら、ここで二度目の転記が起きます。
紙からExcel、Excelから基幹という経路では、同じ品番と数量を二回入力することになり、誤りが入り込む機会もそれだけ増えます。

基幹システムがファイルの取り込みに対応していても、取り込み用の形式に整える作業が残ることがあります。
取引先が書いた品番を社内の商品コードへ置き換える、取引先コードを付ける、掛率(定価に対する卸値の割合)や展示会での特別価格を正しい単価へ直す、といった作業です。
見た目には転記でなくても、人が一件ずつ目で確かめる点では同じ負担になります。

出荷・請求への引き渡し

受注が登録された後も、出荷指示や請求の準備に必要な情報が基幹システムの外にあると、三度目の転記が起きます。
展示会では、会期中に受けた注文の納品時期を後日に指定してもらう、分納を受ける、展示会限定の条件で請求する、といった取り決めが付くことがあります。
こうした条件が注文書の余白や営業担当者のメモにしか残っていなければ、出荷や請求の担当者は、改めてそのメモを探して入力し直すことになります。

4つの工程を並べてみると、転記の回数は、注文がどの形で届くかと、工程の間でデータがどの形で渡るかで決まっていることが見えてきます。
紙で届いた注文はどこかで必ず人が読み取り、様式の違うデータは工程の境目ごとに整え直されます。

展示会の注文が受注確定までに通る工程と、移し替えが起きる箇所(工程の分け方は説明のための模式図)
会場での注文受付から出荷・請求への引き渡しまで、4つの工程を前から並べ、各工程で注文が別の様式へ移し替えられる箇所を示した図1会場での注文受付2会期後の取りまとめ3基幹システムへの登録4出荷・請求への引き渡し

▼ 図の内容を文字で読む
  1. 会場での注文受付
    • 手書き注文書・メモ・後日のFAXやExcelが混ざる
  2. 会期後の取りまとめ
    • 紙・Excelから集計用Excelへ(1回目の転記)
  3. 基幹システムへの登録
    • 集計用Excelから基幹システムへ(2回目の転記)
  4. 出荷・請求への引き渡し
    • メモの納期・分納・条件を入力し直す(3回目の転記)

展示会受注システムでなくせる転記と、残る作業

なくせる転記

展示会受注システムは、ここでは会場や会期後に、買い手または自社の担当者が画面から注文を入力し、その内容を受注データとして受け取る仕組みを指します。
製品によって呼び方や機能は異なりますが、転記を減らすうえで大事なのは、注文が最初から自社の様式に沿ったデータとして生まれることです。

前の節の流れに当てはめると、会期後の取りまとめで起きていた1回目の転記がまず減ります。
買い手が商品一覧から品番を選んで数量を入れれば、受注側が手書きの数字を読み取って打ち込む必要はありません。
品番の選択肢をあらかじめ登録した商品に絞れば、存在しない品番や色・サイズの指定漏れにも、入力の時点で気付けるようになります。
照合と問い合わせが重かった会社ほど、この変化は大きく感じられるでしょう。

先ほどのコロンビア・スポーツウェアジャパンでは、受注サイトで注文を受けるようにした結果、在庫に関する問い合わせが減り、出荷依頼の受付が一本化されたと紹介されています1。
以前は複数人で数時間かけていた対応が、少人数・短時間で済むようになったとも語られています1。
受付の窓口がFAX・紙・メールに分かれていた状態から一つにまとまったことで、どこに何の注文が届いているかを探す手間も減ったと読めます。

ただし、この事例で語られている変化の中心は代理店からの出荷依頼の受付で、ブースでの注文受付そのものを置き換えた話ではありません。
また、基幹システムとどこまで自動でつながっているかは、記事からは読み取れません。
減ったのは受付から受注データになるまでの部分だ、と範囲を絞って受け止めるのが安全です。

人手に残る作業

一方で、システムを入れても人の手に残る作業があります。
一つ目は、商品と価格の登録です。
買い手が正しい品番を選べるのは、受注側が商品情報を正しく登録しているからで、その登録は誰かが行い、誤りがあれば誰かが責任を持って直す必要があります。
同じ事例でも、商品登録の管理責任をどこに置くかをはっきりさせる必要があったとされています1。

二つ目は、基幹システムへの反映です。
受注データがシステムの中にあっても、基幹システムへ自動で渡らなければ、2回目の転記は形を変えて残ります。
画面を見ながら打ち直すのか、ファイルを出力して取り込むのかで手間は違いますが、少なくとも誰かが取り込みの操作と結果の確認をすることになります。

三つ目は、システムの外で決まった条件の扱いです。
商談の中で個別に決めた値引き、納期の約束、分納の指定などを入力欄が受け止められなければ、備考欄やメモに残り、出荷・請求の段で人が読み直すことになります。
事例でも、パッケージの標準機能だけでは要件を満たせず、カスタマイズで構築したとされています1。
自社の取引条件がどこまで標準の入力欄に収まるかで、残る作業の量は変わります。

工程 導入前 導入後
会場での注文受付 手書き注文書・メモ・FAX・Excelが混在 画面から登録済みの商品を選んで入力
会期後の取りまとめ 紙やExcelを集計用Excelへ打ち直して照合 打ち直しは減る。商品・価格登録の正確さが前提
基幹システムへの登録 集計用Excelから1件ずつ入力 連携方式により手入力・取込操作・確認が残る
出荷・請求への引き渡し メモの条件を探して入力し直す 入力欄に収まらない個別条件は人が読み直す
展示会受注システムの導入前後で、減る転記と残る作業を分けて示す模式図
導入前の作業、導入後に減る作業、導入後も人手に残る作業の3つに分け、それぞれの内容を示した図
▼ 図の内容を文字で読む
  • 導入前
    • 紙・メモ・Excelを集計用Excelへ打ち直す
    • 判読や品番の不明点を照合し、問い合わせる
  • 導入後に減る作業
    • 受注データになるまでの打ち直し
    • 存在しない品番や指定漏れの確認
  • 導入後も残る作業
    • 商品と価格の登録と、その責任
    • 基幹システムへの反映
    • 入力欄に収まらない個別条件の扱い

効果は注文の受け方・連携方式・マスタ整備で変わる

注文の受け方

なくせる転記と残る作業の境目が見えてきたところで、自社の場合にその境目がどこに来るのかを考えます。
削減の見込みを左右するのは、買い手の入力方式をどこまで変えられるか、基幹システムとの連携をどの方式にするか、商品・価格マスタがそろっているか、の3つの条件です。
マスタとは、品番・品名・単価・取引先などの基本情報をまとめた台帳のことです。
条件ごとにどれだけ減るかを示した数値はないため、ここでは各条件がどの工程に効くかをたどります。

最初の条件は、買い手にどこまで画面から入力してもらえるかです。
すべての取引先がブースや会期後に受注画面から入力してくれれば、取りまとめの転記は大きく減ります。
しかし実際には、使い慣れたExcel注文書を手放したくない取引先もいます。

コロンビア・スポーツウェアジャパンの事例では、代理店がExcel注文書を使い続けられる運用を残したと紹介されています1。
取引先に新しい操作を強いないための判断ですが、受注側から見れば、Excelで届く注文については、受け取ったファイルを取り込むか、担当者が代わりに入力する作業が残ることになります。
削減を見込めるのは画面から入力してもらえる取引先の注文の分だ、と考えると見込みを立てやすくなります。

公的な実証でも、業務の流れを変えられるかどうかが効果に関わると説明されています。
中小企業庁の情報サイトでは、企業間の受発注データ連携の実証で、中小企業は既存の業務フローを変えやすいため、大企業より業務時間の削減率が高かったとしています2。
展示会受注に限った話ではありませんが、仕組みを入れることそのものより、受け方と流れをどこまで変えられるかが効果を分けるという点は、展示会の注文にも当てはめて考えられます。

基幹連携の方式

二つ目の条件は、受注データを基幹システムへどう渡すかです。
大きく分けると、画面を見ながら手で入力し直す方法、CSV(項目をカンマで区切った表形式のファイル)などを出力して基幹側で取り込む方法、APIと呼ばれるシステム同士の接続口を使って自動で渡す方法があります。
どの方式が使えるかは、受注システムと基幹システムの双方の仕様で決まります。

手で入力し直す方法では、紙を読み取る負担は消えても、2回目の転記はそのまま残ります。
読みやすいデータを見ながら入力するので判読の誤りは減らせますが、件数に比例して時間がかかる点は変わりません。

ファイルで取り込む方法では、一件ずつの入力が取り込みの操作に置き換わります。
ただ、受注システム側の商品コードや取引先コードが基幹側と一致していなければ、取り込む前に対応表で置き換えたり、取り込みエラーを直したりする作業が生まれます。
コードがそろっているかどうかで、この方式の手間は大きく変わります。

APIで自動連携する方法は、うまく作り込めば取り込みの操作そのものが不要になります。
その代わり、連携の設計と設定が必要で、基幹システムが外部からの登録をどこまで受け付けるかにも左右されます。
事例でも標準機能ではなくカスタマイズで構築しており1、自動化の範囲を広げるほど準備の比重が増すと考えておくのが現実的です。

商品・価格マスタの整備

三つ目の条件は、商品と価格の情報が一か所にそろっているかです。
受注システムは、登録された商品の中から買い手に選んでもらう仕組みなので、マスタに抜けや誤りがあれば、それがそのまま注文データに入ります。
手書きの注文なら受注担当者が気付いて直せた誤りも、選択式の画面では気付かれないまま基幹システムへ流れることがあります。

展示会では、新商品の先行受注や展示会限定の価格を扱うことがあります。
会期直前まで品番や価格が固まらない商品が多い場合、マスタの登録が間に合わず、結局その商品だけ紙で受けることになりかねません。
取引先ごとに掛率が違う場合も、その条件をマスタで表現できるかどうかで、請求の段で手直しが残るかが決まります。

3つの条件を重ねると、画面入力に移せる取引先が多いほど取りまとめの転記が、基幹連携が自動に近いほど登録の転記が、マスタがそろっているほど訂正と問い合わせが減る、という関係になります。
どれか一つが欠けると、減ったはずの作業の一部が別の工程へ移るだけになる点に注意が必要です。
たとえば画面入力を広げてもマスタが追いつかなければ、取りまとめの打ち直しが、出荷・請求の段での訂正に置き換わります。

注文の受け方・連携方式・マスタ整備と、減る作業・残る作業のつながり(模式図。条件別の削減率は示さない)
注文の受け方、基幹連携の方式、商品・価格マスタの3条件ごとに、整った場合に減る作業と、欠けた場合に残る作業を示した図
▼ 図の内容を文字で読む
  • 注文の受け方
    • 画面入力の取引先が多いと、取りまとめの打ち直しが減る
    • Excel・紙が残ると、取込または代行入力が残る
  • 基幹連携の方式
    • 自動連携は、取り込みの操作が不要になりうる
    • ファイル取込は、取込操作とエラー修正が残る
    • 手入力は、2回目の転記が残る
  • 商品・価格マスタの整備
    • 品番・価格・掛率がそろうと、訂正と問い合わせが減る
    • 抜けや誤りは、そのまま注文データに入る

導入事例と公的実証は、何をどこまで語っているか

事例で語られた変化と前提

ベンダーの導入事例や公的な実証の数字は、社内で導入を説明するときの材料になります。
ただ、どの数字や発言も、特定の条件のもとで出たものです。
自社の判断に使うには、何が減ったのかと、その前提を対にして読むことが欠かせません。

コロンビア・スポーツウェアジャパンの事例は、ベンダーのサイトに掲載された当事者の発言です1。
減ったと語られているのは、在庫に関する問い合わせと、出荷依頼に対応する人数と時間でした。
その前提には、代理店がExcel注文書を使い続けられる運用、商品登録の管理責任の明確化、標準機能に頼らないカスタマイズがありました1。

この組み合わせから読み取れるのは、「システムを入れれば作業時間が減る」という一般論ではありません。
取引先の負担を増やさずに受付を一つにまとめ、商品情報の責任を決めたうえで、自社の流れに合わせて作り込んだ結果、問い合わせと受付の手間が減った、という具体的な筋道です。
自社に当てはめるときは、取引先がどの受け方を望むか、商品登録を誰が担えるか、標準機能で足りるかを、この筋道と並べて比べることになります。
「数時間が短時間に」という表現も、元の作業量や件数が分からない以上、削減の割合に読み替えることはできません。

公的実証の数値の読み方

公的な数字としては、中小企業庁の情報サイトが紹介している実証があります。
平成28年度補正の事業で行われた企業間の受発注データ連携の12の実証プロジェクトで、中小企業は平均して51.4%の業務時間削減効果が得られたとされています2。
受発注のデータ化が業務時間に影響しうることを示す公的な記述として、社内説明の背景には使えます。

ただし、この数字をそのまま自社の展示会受注の削減見込みにすることはできません。
対象は企業間のデータ連携の取り組み全般で、展示会での受注に絞った測定ではありません。
どの業務の、どの期間を基準に測ったかの定義もページには示されていません2。
「半分減る」と見積もって投資判断をすると、自社の条件が実証と違ったときに説明がつかなくなります。

もう一つ、受注側でどのくらいの企業が電子受発注に対応しているかを示す数字もあります。
オリックス・レンテックの記事が中小企業庁の令和3年度取引条件改善状況調査を引用したもので、88,800社を対象に令和3年に行われ、回答のあった22,757社のうち、2021年までに受注側として電子受発注に対応したと答えた企業は48.5%でした3。
引用記事を通した数字ではありますが、受注側の半数近くはすでに何らかの形で対応し、残る半数ほどはまだ対応していない、という位置づけを知る手掛かりになります。
この数字は対応の有無を示すもので、対応した企業でどれだけ転記が減ったかを示すものではありません。

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▽ 写真の出典元

導入前に自社の転記工数・誤り・確定までの日数を測る

測る項目

事例と実証からは、効果が条件で変わることまでは分かっても、自社でどれだけ減るかは分かりません。
その差を埋めるのが、導入前の測定です。
ここで挙げる項目は公的な基準ではなく、これまでの工程と条件に沿って編集部が提案するものです。

  • 注文の受け方別の件数:会場での手書き、後日のFAX、Excel注文書、メールなど、受け方ごとに何件届いたか
  • 打ち直しの回数と所要時間:1件の注文が集計用Excelや基幹システムへ何回入力され、合計でどのくらいかかったか
  • 訂正と問い合わせの件数:品番・数量・価格・納期の不明点で取引先や営業担当者へ確認した件数と、登録後に直した件数
  • 確定までの日数:会期終了から、注文が基幹システムで確定するまでに何日かかったか

記録は次回の展示会で、普段の作業に列を足す程度で構いません。
集計用のExcelに、受け方、入力した人、入力にかかった時間の目安、問い合わせの有無を書き込む欄を加えれば、会期後の作業を進めながら数字が残ります。
すべての注文で厳密に計らなくても、受け方ごとにまとまった件数が取れれば、どこが重いかの見当は付きます。

判断への使い方

測った数字は、受け方・連携・マスタの3つの条件に当てはめて使います。
たとえば、手書きの注文書が多く、問い合わせの件数も多いなら、会場や会期後に画面から入力してもらう仕組みで取りまとめの負担を減らす余地が大きいと考えられます。
反対に、届く注文の大半がすでにExcelで、打ち直しの時間の多くが基幹システムへの登録にかかっているなら、受注画面を入れるより先に、基幹システムへの取り込みを整えるほうが効く場合があります。

確定までの日数が長い場合は、その内訳を見ます。
問い合わせの返事待ちで止まっているならマスタと入力欄の整備が、登録作業の順番待ちで止まっているなら連携の方式が、改善の手掛かりになります。
同じ「確定が遅い」でも、原因の工程が違えば選ぶべき対策も変わります。

導入後も同じ項目で測り直せば、どの工程が実際に減ったかを確かめられます。
事例の「時間が減った」を借りて説明するより、自社の前後の数字を比べるほうが、社内への説明にも、次の出展での運用の見直しにも使いやすくなります。

展示会ごとに転記を測り、減らす工程を決めて測り直す流れ(測定項目は編集部の提案。模式図)
展示会で記録を取り、3つの条件に当てはめ、減らす工程を決めて準備し、次の展示会で測り直す4段が一巡する流れを示した図
▼ 図の内容を文字で読む
  1. 展示会で記録を取る
  2. 3つの条件に当てはめる
  3. 減らす工程を決めて準備する
  4. 次の展示会で測り直す

導入で新たに必要になる準備

マスタ・責任の整理

転記が減る代わりに、導入の前には新しい準備が生まれます。
測定で減らす工程が決まったら、その工程を動かすために何を整えるかを見ておきます。

手間がかかりやすいのは、商品と価格の情報を受注システムへ載せる作業と、それを保つ担当を決めることです。
展示会の前には、新商品の品番、色やサイズの展開、展示会での価格や取引先ごとの掛率を、会期に間に合うように登録しておく必要があります。
紙の注文書なら会場で書き足せた情報も、画面では登録されていなければ選べません。

登録を誰が担い、誤りが見つかったときに誰が直すかも決めておく必要があります。
商品企画、営業、受注の担当が分かれている会社では、品番は商品企画、価格は営業、受注データは受注担当というように、責任が分散することがあります。
事例で商品登録の管理責任を明確にする必要があったとされているのも1、こうした分散がそのまま誤りの原因になりうるからだと考えられます。

連携設定と取引先との合意

基幹システムとの連携を使う場合は、受注データのどの項目を基幹側のどの項目へ渡すか、コードの対応をどう取るか、取り込みに失敗したときに誰が直すかを決めます。
ファイル取込なら取り込みの手順と確認の担当を、自動連携なら連携の設計と試験を、準備に含めることになります。

取引先との合意も欠かせません。
画面から入力してもらう取引先、これまで通りExcelで送ってもらう取引先、会場で自社の担当者が代わりに入力する取引先、というように受け方を分けるなら、それぞれに何を伝え、いつから切り替えるかを決めておきます。
取引先にとって入力の手間が増えるだけなら、協力は得にくくなります。
事例でExcel注文書を残したのも、この点への配慮と読めます1。

準備にかかる期間の目安として、事例では2022年に受注サイトを公開し、2023年から出荷依頼の受付を始めており、その間はおよそ3か月でした1。
これは公開から受付開始までの間隔で、構築そのものにかかった期間は記事に書かれていません。
カスタマイズで構築した一社の例なので、自社の期間を考える際は、次の出展日から逆算して、マスタ登録、取引先への案内、連携の試験にそれぞれどれだけ時間を取れるかを先に並べておくと、会期に間に合わない事態を避けやすくなります。

ここまでの工程と条件を踏まえ、見積もりやデモの場で確かめたい質問を工程順に並べます。

自社の受注の流れのうち、どの工程の転記が重いかは、実際の注文書や基幹システムの登録画面を並べて見ないと判断しにくいものです。

現在の注文の受け方と基幹システムへの登録手順を一緒にたどり、画面入力で減らせる転記と、連携やマスタ整備が必要な部分を切り分けられます。無料相談で要件を整理する

見積もり・デモの場で確かめたい質問

注文が会場で入力されてから基幹システムで確定するまでの工程の前から順に並べた。

  • 会場で通信が不安定なとき、入力した注文はどう保存され、いつ受注データになるか
  • 取引先がExcel注文書で送ってきた注文を取り込めるか。取り込めない場合はどの作業が残るか
  • 展示会限定の価格、取引先ごとの掛率、納期や分納の指定を入力欄で扱えるか
  • 在庫を会期中に引き当てるのか、受注確定後に引き当てるのか。その設定は変えられるか
  • 基幹システムへの受け渡しは手入力・ファイル取込・自動連携のどれになり、コードの対応表は誰が作るか
  • 標準機能で足りない部分を作り込む場合、次の出展日までにどの順で準備が進むか

手書きの注文や問い合わせが多い会社は前半の質問から、基幹システムへの登録が重い会社は後半の質問から聞くと、限られた時間を使いやすくなります。

要点の整理

軸 基準
確実に減る転記 会期後に紙・メモ・Excelの注文を集計用の様式へ打ち直す作業
残りうる作業 商品・価格の登録と責任、基幹システムへの反映、入力欄に収まらない個別条件
注文の受け方 画面入力に移せる取引先の注文が削減の対象。Excel・紙の分は取込か代行入力が残る
基幹連携の方式 手入力は2回目の転記が残り、ファイル取込は取込操作と修正、自動連携は設計と試験が要る
商品・価格マスタ 品番・価格・掛率が会期前にそろうかで、訂正と問い合わせの量が変わる
数字の読み方 51.4%は企業間の受発注データ連携実証の平均で、展示会受注の予測値には使わない
導入前の測定 受け方別の件数、打ち直しの回数と時間、訂正・問い合わせの件数、確定までの日数
40代前半の日本人男性が倉庫事務所での受注対応をしている場面

測った数字を受け方・連携・マスタのどの条件に当てはめるかは、取引先との関係や基幹システムの仕様が絡むため、社内だけでは結論が出にくいことがあります。 次回の出展日から逆算して、マスタ登録・取引先への案内・連携の試験をどの順で進めるかを整理し、見積もりやデモで確かめるべき点を洗い出せます。

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よくある質問

取引先が Excel 注文書しか使えない場合でも、展示会受注システムは使えるか

使うことはできますが、その取引先の分は画面入力による削減を見込めません。
受注側では、届いたファイルを取り込むか、担当者が代わりに入力する作業が残ります。
参照した事例でも、代理店がExcel注文書を使い続けられる運用を残していました1。
Excelの取り込みに対応するか、対応する場合にどの様式が必要かは製品ごとに異なるため、自社の注文書の様式を見せて確かめると判断しやすくなります。

基幹システムと連携できない場合、転記はどこまで残るか

会期後の取りまとめでの打ち直しは減らせても、基幹システムへの登録は手入力のまま残ります。
読みやすいデータを見ながら入力するため判読の手間や誤りは減らせますが、件数分の時間はかかります。
受注データをファイルで出力できるなら、基幹側の取り込み機能を使えないかも併せて調べる価値があります。

会場でのオフライン入力や、その場での在庫引当に対応しているか

製品や設定によって異なり、一律には言えません。
会場の通信が不安定なときに入力内容がどう保存されるか、在庫を会期中に引き当てるのか確定後に引き当てるのかを、デモで実際の操作として見せてもらうと判断しやすくなります。
会期中に引き当てる場合は、基幹システムの在庫とどの頻度でそろえるのかも確認点になります。

商品・価格マスタが整っていないと、導入後に何が起きるか

誤った品番や価格が選択肢に表示され、そのまま注文データに入ります。
手書きなら受注担当者が気付けた誤りも、選択式の画面では見過ごされやすく、出荷や請求の段で訂正が必要になります。
登録が間に合わない商品を紙で受けることになれば、受け方が二重になり、取りまとめの手間も残ります。

導入事例の「作業時間が減った」を自社に当てはめるときの注意点は何か

何の作業が減ったのかと、その前提を対にして読むことです。
参照した事例で減ったと語られているのは在庫の問い合わせと出荷依頼の対応で、Excel注文書の継続、商品登録の責任の明確化、カスタマイズが前提でした1。
元の作業量が示されていない表現は割合に換算できないため、自社で測った数字と比べる材料として使うのが現実的です。

◆監修・編集責任者

小園 将隆

株式会社フライトソリューションズ ECサービス部 マネージャー

BtoB通販のパッケージシステム「EC-Rider B2B Ⅱ」の導入支援をはじめ、製造業、卸売業をはじめとした法人向け通販サイト構築を多数手掛ける。卸売領域の専門知識をもとに、日本の商習慣に固有の課題をパッケージシステムの機能追加によって解決。BtoB流通の販路拡大を支援する。

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  1. 1 出典:ecbeing「コロンビアが展示会受注をBtoB ECでDX化し業務効率を大幅改善」(2023年)
  2. 2 出典:中小企業庁(ミラサポplus)「企業間のデータ連携で、受発注の業務コストを削減する!」(2020年)
  3. 3 出典:オリックス・レンテック「受発注のデジタル化は製造業にどんなメリットをもたらすか」(中小企業庁『令和3年度取引条件改善状況調査』の引用、2021年度調査)

画像の出典元

  1. Two professionals reviewing data and graphs in a modern office setting for analysis./Photo by Yan Krukau on Pexels

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◆この記事について

独自調査以外の一次情報は、省庁・公的機関を中心とした信頼性の高い情報源から引用し、出典を明記しています。
年次更新される統計については、引用元の最新版を確認したうえで掲載しています。

※この記事は上記の監修・編集責任者がAIの協力を得て制作しています。

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